Aktivitetslista Etapp 1 Aktivitetslista gicks igenom och status uppdaterades enligt nedan Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status 16/6 2015

Transkript

1 43. Protokoll för styrelsemöte i Fiber i Ljung ekonomisk förening Möte den 15 september i Perstorps Bygdegård, kl. 19:30 Närvarande: Raymond Andersson Johan Sköld, Kassör Robert Sjöberg Stefan Johnsson Peder Blidfors Martin Westlund, Suppleant Carl Fredrik Gabrielsson, Suppleant Dagordning: 1. Mötets öppnade 2. Val av sekreterare och justeringsman 3. Godkännande av dagordningen 4. Godkännande av föregående protokoll 5. Rapportering av genomfört arbete inklusive aktivitetslistan 6. Frågor för beslut 7. Ekonomirapport inklusive beslut om utbetalningar 8. Information, nya frågor, inte beslutsmässiga 9. Nästa möte 10. Mötets avslutande 43.1 Mötets öppnande Ordförande hälsade alla välkomna och öppnade mötet Val av sekreterare och justeringsman Till Sekreterare valdes Peder Blidfors, justeringsman Stefan Johnsson Godkännande av dagordningen Dagordningen godkändes Godkännande av föregående protokoll Protokoll 41 och 42 godkändes och lades till handlingarna Rapportering av genomfört arbete inklusive aktivitetslistan Ett föreläggande har kommit från Bolagsverket om att stadgarna inte stämmer med årsmötesprotokollet/konstituerande protokoll angående suppleanter samt elektroniskt i texten skall förtydligas innan de nya stadgarna kan godkännas har inkommit. Hemsidan är nu uppdaterad. Bidragsansökan till länsstyrelsen skall kompletteras med uppgifter som saknas. Johan kontaktar länsstyrelsen. Markrättsavtal med Slottstornet är nu klart. Markrättsavtal med Fortifikationsverket har skickats in för granskning av FV. Avtal med Vattenfall och Vägverket kommer att upprättas. Öppningsprotokoll för inkomna svar på anbuden angående operatörer och entreprenaden upprättades under mötet vid öppning av breven med anbud. Aktivitetslista Etapp 1 Aktivitetslista gicks igenom och status uppdaterades enligt nedan Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status Brunnarna ses över med avslutet i etapp 2 samtliga brunnar 1 Styrelsen I samband med avslut i etapp 2 Öppen

2 Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status Ring Utsikt angående relationshandlingarna för Etapp 1. Raymond Nästa möte Raymond har fått relation handlingarna. Fastighetsanslutningsavtal måste uppdateras för nya anslutningar Ett förtydligande om att det är ett krav på medlemskap i 5 år för att behålla sin anslutning under den tiden. Olof/Johan. S. Olof/Johan. S. Uppdaterat i de nya stadgarna. Få in de tre överlåtelserna snarast om fastigheterna skall ha tillgång till giltig fiberanslutningen. Bänorp Grinden, Bullorp 2, Gottorp Granorp, Gottorp Granvik. Historik över föreningens medlemmar från start, 2012,, och framåt läggs på hemsidan Sätta upp egna stolpar på de privata vägarna inget krav från Utsikt Olof/Johan. S. Johan. S Öppen Stefan snarast Öppna Etapp 2 Aktivitetslista gicks igenom och status uppdaterades enligt nedan: Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status Johan sänder in protokoll till Bolagsverket Johan Snarast Öppen Raymond kontrollerar på kartan om någon som är tänkt att vara med i etapp2 har en röd markering. Om röd markering finns skall motivering sändas till Länsstyerlsen. Raymond kopierar original protokoll och sänder dem till berörda i styrelsen. Raymond kontaktar Tjällmo Gräv och frågar va som ingår i grävning i vägdike. Raymond meddelar anbudsgivarna att vi mottagit anbuden och att vi återkommer Nytt protokoll från medlemsmötet upprättas och sändes som PDF till Johan Raymond sänder PDF på årsmötesprotokollet till Johan Raymond Snarast Öppen Raymond Snarast Öppen Raymond Snarast Öppen Raymond Snarast Öppen Raymond Snarast Öppen Raymond Snarast 2

3 Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status Kompetensbeskrivning skickas in till Snarast Johan S. skall med i bidragsansökan Raymond skickar in en fullmakt för bidragsansökan till Jordbruksverket och en kopia till Johan Sköld Robert pratar med Granvik om avtal om medlemskap i föreningen Lägga ut relationshandlingarna på hemsidan. Berörda markägare får markrättsavtalet Raymond A. Robert J. Carl Fredrik G. Raymond Snarast Robert Nästa möte Raymond Nästa möte Robert Nästa möte Öppen Avtal om samläggning med Vattenfall Raymond Nästa möte Öppen Kolla vägverket ska avtal göras Raymond Näst möte Öppen 20/1 13/11 13/11 Skicka in angående markrättsavtal till Fortifikationsverket. Kolla om det går att komplettera det befintliga avtalet eller om dom kräver ett nytt avtal. Möte med Vattenfall angående samläggning tillsammans med Vattenfalls Ledningsgrävning Sibborp Fallbron mm Ladda ner ansökningsblanketter och börja förbereda inför den elektroniska ansökan. Samordna med Johan S. inför Upphandlingen Ta fram en tydlig handlingsplan, adresslista, budget samt tidsplan för Etapp 2 19/3 Föreslagna grävsträckor mot Slottstornet ska förankras, och få besked om kostnad. Raymond snarast Raymond Nästa möte Raymond Raymond Nästa möte Raymond Robert/Raymond Brev till Greven Innan Bidragsansökan snarast Sammanställa ett markrättsavtal anpassat för Fiber i Ljung samt godkänns av Utsikt Prata med Johan Petterson angående ev. flytt av hemsidan Fiber i Ljung, Hemsidan kommer ligga kvar tillsvidare 3 Carl Fredrik Nästa möte Carl Fredrik Nästa möte. a aktiviteter kvarstår i listan under två på varandra följande protokoll, därefter tas de bort. Aktiviteterna är sorterade i datumordning, äldst sist. Texten skall ändras till aktuell text.

4 43.6 Frågor för beslut Mötet beslutade att stängda aktiviteter i styrelseprotokoll skall vara kvar tills protokollen är justerade. I därefter följande protokoll tas stängda aktiviteter bort från protokollen. Skall också in i beslutsloggen Upphandlingarna gicks igenom men beslut om vem som får uppdragen fattas på ett kommande möte. Uteslutna Medlemmar 2012 Förnamn Efternamn Adress Fastighetsförteckning Johan Pettersson Bjärka Bjärkhult Bjärka1:2 Hubert Didriksson Hjälmsätter Lindsbo? Mikael Broberg Slättmon Häradsskälet Stackstorp1:17 Karin Rehn Bjärka Karlstorp 1 Bjärka 1:21 Ulf Hallqvist Enhagsvägen 49 Lkpg.? Evelin Bertilsson Fröjd Bjärka Backe Bjärka 1:6 Samuel Svensson Prästtomta Solliden Prästtomta 2:21 Örjan/Leif Pettersson Kungs Norrby Gilleberga 2:1 Roland Markström Hjälmsätter Perstorp Hjälmsäter 1:2 Ola Bjärkefur Bjärka Bjärka 1:3 Randi Löfgren Gottorp Gärdet? Per Nilsson Slättmotorp 1 Slättmon 2:2 Hans Johansson Karl Dalgrensgatan 55 Lkpg. Hjälmsäter Bäckliden Stefan Bohlin Bjärka Björkliden Bjärka 1:7 Roine Andersson Kilen Stackstorp Sonia Larsson Skallorp 1? Uteslutna Medlemmar Förnamn Efternamn Adress Fastighetsförteckning Rolf Jungbark Bänorp Dalhem 2 Slätmon 2:6 Anders Dalhammer Gilleberga Bäckaskog Gilleberga 2:7 Urban Andersson Bänorp Dalhem 1 Blixtorp 1:2 Pernilla Sjögren Larsson Haraldsberg Prästtomta 2:8 Kurt Fransson Bänorp Grinden Slättmon 2:5 Björn Onmalm Åsmetorp 1 Åsmetorp 2:1 Magnus Ulvan 43.7 Ekonomirapport inklusive beslut om utbetalningar Ekonomirapporten till styrelsemötet har inkommit via mail. Se rapporten i bilaga. Två medlemmar har ännu ej betalat medlemsavgiften för Information, nya frågor, inte beslutsmässiga. Beslutslogg Mötet beslutade att stängda aktiviteter i styrelseprotokoll skall vara kvar tills protokollen är justerade. I därefter följande protokoll tas stängda aktiviteter bort från protokollen. Styrelsen beslutade att ansvarig mot Vattenfall är Raymond Andersson Styrelsen beslutade om ansvarsområden som gäller mot bidragsansökan. Ansvarig för ekonomin: Joan Sköld, Ansvarig för upphandlingar: Carl Fredrik Gabrielsson, Ansvarig Projektledare Raymond Andersson, Ansvarig för det tekniska Robert Sjöberg. Styrelsen beslutade att använda kostnadskalkylen som underlag för bidragsansökan 4

5 20/1 13/11 9/10 9/10 9/10 9/10 9/9 9/9 25/8 25/8 11/8 11/8 3/6 3/6 3/6 Styrelsen beslutade att styrelsens ledamöter själva skriver ut de handlingar som är aktuella för styrelsemötena. Styrelsen beslutade att ha medlemsmöte tisdagen den 2 juni Styrelsen beslutade att andelsmodellen bestäms efter att Etapp 2 är klart Medlemmar som inte betalt medlemsavgiften för utesluts, medlemmar som inte betalt avgiften för utesluts efter årsskiftet /15, se bifogad lista. Andelsmodell för föreningen skall vara klar till föreningsmötet Styrelsen beslutade att all överskott i ekonomin skall fonderas tills vidare. Alla nya projekt i föreningen måste vara självbärande ekonomiskt för att få startas. Styrelsen beslutade att använda Visma TendSign annonsering för upphandling av operatör till Etapp 2. Styrelsen beslutade om föreningsmöte den 24 november Styrelsen beslutade att utesluta de medlemmar som inte betalt medlemsavgift och betala tillbaka insatsen. Styrelsen beslutade att stänga etapp 2.fredagen den 10 oktober. Styrelsen beslutade att om vi inte får behålla materialet från etapp 1 och använda i etapp 2 skall vi be Utsikt ordna med transporten och skicka räkning till oss Styrelsen beslutade Medlemsmöte för Etapp 2 måndagen den 6 oktober i Perstorps bygdegård Styrelsen beslutade att föreningen skall sättas upp egna stolpar på de privata vägarna med optoskyltar Föreningen står för Slangarna på tomterna och extra slangar Krav på kontinuerligt medlemskap för att få installation och ta del av ev. återbetalning: gäller från betald insats Styrelsen beslutade att vi sätter upp märkstolpar vid genomföringar enbart på allmän väg då vi inte kan se att det är ett krav för enskilda vägar. Styrelsen beslutade att dela upp anslutningarna på styrelsemedlemmarna och göra egenkontroll på de fastigheter som skall fibreras, se bilaga Egenkontroll. BESLUT: Reglera felaktigheter i avgifter Hur ska projekteringskostnad göras per medlem eller fastighet? BESLUT: Per fastighet. JS ordnar med indrivning av kostnader. Sättning av kvarvarande brunnar skall sättas under två helger 23/24 8 samt 30/31 8 Två grävarlag/ helg Styrelsen kom fram till att skadorna på utsikts stamnät vid lilla Bänorp inte ligger under föreningens ansvar Styrelsen beslutade om att betala för adressändring av den nya styrelsen Styrelsen beslutade att Olof kollar och ev. justerar texten i avtalet som gäller Hantering vid överlåtelse av fastighet Styrelsen beslutade att Siwert, Olof samt Johan ställer samman en gemensam kalkyl inklusive moms som vi skall förhålla oss till, därefter kan vi ta beslut hur momsen kommer att påverka slutprognosen. 5

6 3/6 14/4 19/3 19/3 10/2 10/2 17/12 17/12 2/10 6/8 6/8 27/6 27/6 14/5 Styrelsen beslutade att avsluta ärendet med vattenfall angående samförläggning av slang, inte genomförbart. Styrelsen beslutade att betala till Bolagsverket för att registrera den nya styrelsen. 900 kr. Styrelsen beslutade att en ny Projektskylt skall införskaffas, den tidigare är borta ca.300 kr. Projekteringsavgiften skall betalas separat och inte hopräknat i betalningsåtagandet. Styrelsen beslutade att all bokföring skall finnas hos kassören Styrelsen beslutade att ändra sluttidpunkten för projektet till den 31/10 Styrelsen beslutade att en ny värdering kring de extra 2000 kr som gäller vid ny anslutning. Styrelsen beslutade att en påminnelse skall skickas ut angående medlemsavgiften samt att projekteringsavgiften skall betalas av de fastigheter som ännu inte har gjort det. Styrelsen beslutade att Siwert Westlund och Johan Sköld upprättar rutiner för attestgången i föreningen, klara instruktioner tas fram Styrelsen beslutade att köpa tjänst av Tjällmo Grävmaskiner för att ansöka om TA plan. Styrelsen beslutade att samförläggning med Vattenfall ska göras under förutsättning att tidplan och kostnader är acceptabla Styrelsen beslutade att ev. självrisk för försäkring ska betalas av föreningen. Styrelsen beslutade att påbörja grävning så snart all materiel erhållits. Styrelsen beslutade att hålla ett Föreningsmöte under mars (se även 25.9 nedan) samt Årsmöte under april Styrelsen beslutade att om det inte går att hitta en annan bra lösning så ska avgiften om kr betalas. Styrelsen beslutade att köpa material från Utsikt. Styrelsen beslutade att betala fakturan för domänadress om 200SEK. Styrelsen beslutade att föreningen finansierar de extra PE25 slangarna Styrelsen beslutade om följande övergripande tidplan: Grävstart 1:a december, klar 30:e maj med reservation för väder och vind. Styrelsen beslutade att godkänna och skriva under avtalet med Utsikt. Fortsatt arbete hos PEAB beslutades om ett takpris om ytterligare 5000 SEK. Styrelsen beslutade att Projektören ska fortsätta sitt arbete med att slutföra att ta fram markägare, ledningsrättsavtal med Vägverket samt kontakta Länsstyrelsen för att kontrollera fornminnen. Detta görs mot ett takpris om SEK. Med motiveringen att uppkomna utträden sänker den totala kostnaden för projektet beslutar styrelsen att acceptera deras utträde utan att vidta några åtgärder. Styrelsen beslutar att skicka ut fastighetsanslutningsavtal till medlemmarna, med information om att detta ska vara påskrivet senast 15/7 och att inbetalning ska ske senast 1/8. Styrelsen beslutar att godkänna justerat avtal från Utsikt mailkonversation Föreningen/Utsikt/Länsstyrelsen sparas. Sivert förslag på Ledningsrättsavtal godkändes av styrelsen. 6

7 14/5 14/5 Styrelsen beslutade att tillsätta ett utskott med Robert Sjöberg som sammankallande med uppgiften att ta fram beslutsunderlag för etapp 2 av projektet. För att få ett erbjudande om anslutning skall insats, medlemsavgift, projekteringskostnad om 1250kr var inbetalda samt att ett betalningsåttagande alt. anslutningsavtal ska vara påskrivet 2/5 2/5 2/5 2/5 20/3 Sedan tidigare har beslutats att tillkommande medlemmar som inte lämnat in betalningsåttagande ska betala 2000kr extra. Utformning av ledningsrättsavtal enligt förslag Tillsättning av utskott som bereder beslutsunderlag för Etapp 2 av fiberprojektet. Robert Sjöberg är sammankallande. Som ett resultat av förgående års revision beslutade styrelsen att komplettera den ekonomiska rapporten med en beslutslogg för de utbetalningar föreningen godkänt. Styrelsen beslutade att snarast ansöka om maximalt förskottsbelopp. Under förutsättning att kompletterande bidragsansökningar kan ske i efterhand ska projektansökan uppdateras enligt Länsstyrelsen förslag och enbart omfatta de 30 hushåll som vi i dagsläget har finansiering för. Detta innebär att beslut från förgående möte har uppdaterats. Bidrags ansökan ska ske för alla 36 hushåll. En villkorad ansökan görs där föreningen blir skyldig att betala tillbaka bidrag om inte kanalisation slutfördes. Styrelsen informerar om utfallet av enkäten om betalningsåtagande för enskilda medlemmar 10/2 10/1 10/1 Tillkommande medlemmar: styrelsen fattar beslut i varje enskilt fall om fastigheten kommer med i projektet eller ej. 10/1 Borenet hittar ingen lösning till samarbete 10/1 Årsmöte i mars månad 4/10 Inga formella beslut fattades. 23/8 I de fall fastigheter vill ansluta sig efter avslutad projektering beslutade mötet att ett uppsamlingsheat och att en modell för anslutning i senare skede tas fram. 23/8 PEAB genomför projekteringen. Underlaget biläggs protokollet 29/5 Beslut om projektering 15/5 Inga formella beslut fattades 17/4 Inga formella beslut fattade 27/3 Inga formella beslut fattades 12/3 Magnus registrerar föreningen och öppnar konto. Olof och Magnus tecknar firman i föreningen var och en för sig. Beslutslogg endast kopplade till ekonomiska beslut. 13/11 14/4 Styrelsen beslutade att inköpa Ca. 20 stolpar för markering av övergångar vid enskilda/privata vägar Styrelsen beslutade att använda Visma TendSign annonsering för upphandling av operatör till Etapp kronor inklusive moms 4500 kr+ moms Bidragsgrundande Faktura från Mårten Engholm kr. Bidragsgrundande Köpa tjänst av Tjällmo Grävmaskiner för ansökan om TA plan. 500 (exkl. moms) Bidragsgrundande 7

8 17/12 2/10 6/8 27/6 30/5 14/5 Kopior av projekteringskartor c:a 1000 Faktura för domänadress 200 Bidragsgrundande Fortsatt arbete hos Max Bidragsgrundande projektören (PEAB) Fortsatt arbete hos Max Bidragsgrundande projektören (PEAB) Slutförande av projektering Ca 4000 kr Bidragsgrundande innestående Registrering av ny styrelse 900 Bidragsgrundande Kopior av projekteringskartor 1063 Bidragsgrundande EU skylt 215 Bidragsgrundande 43.9 Nästa möte Ordförande kallar till styrelsemöte 17 september. Skriv vid behov då det bara är två dagar mellan den 15 och 17 september Mötet avslutas Ordförande tackade för visat intresse och avslutade mötet. Justeringsman Mötets ordförande 8