34. Protokoll fört vid styrelsemöte i Fiber i Ljung ekonomisk förening Möte den 9 oktober 2014 hos Sivert, kl. 19:30

Transkript

1 34. Protokoll fört vid styrelsemöte i Fiber i Ljung ekonomisk förening Möte den 9 oktober hos Sivert, kl. 19:30 Närvarande: Olof Samuelsson, ordförande Johan Sköld, Kassör Raymond Andersson, Sekreterare Stefan Johnsson Siwert Westlund Martin Westlund, Suppleant Robert Sjöberg, suppleant Johan Larsson, Adjungerande, Etapp 2 Dagordning: 1. Mötets öppnade 2. Val av sekreterare och justeringsman 3. Godkännande av dagordningen 4. Godkännande av föregående protokoll 5. Rapportering av genomfört arbete inklusive aktivitetslistan 6. Frågor för beslut 7. Ekonomirapport inklusive beslut om utlägg 8. Övriga frågor 9. Nästa möte 10. Mötets avslutande 34.1 Mötets öppnande Ordföranden öppnande mötet och hälsade alla välkomna Val av sekreterare och justeringsman Sekreterare för mötet Raymond Andersson Justeringsman Martin Westlund 34.3 Godkännande av dagordningen Dagordningen godkändes 34.4 Godkännande av föregående protokoll Protokoll Nr. 33 godkändes och lades till handlingarna 34.5 Rapportering av genomfört arbete inklusive aktivitetslistan Etapp 2 hade medlemsmöte den 6 oktober inför stängningen av etapp 2, se anteckningarna från mötet i bifogad bilaga. Efter godkännande av etapp 1 tar utsikt över ansvar, drift och underhåll. Förhandsbeskedet efter besiktningen så är det OK, efter materialet är redovisat och återlämnat blir besiktningen definitivt godkänt och klar. Kartor från Utsikt till oss efter inmätningen. Aktivitetslista Etapp 1 Aktivitetslista gicks igenom och status uppdaterades enligt nedan Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status Medlemsmöte föreningen 24/11 Förberedelser praktiska. frågor för beslut 1 Styrelsen Olof 24/11

2 Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status Slutrapport Johan S. Snarast Olof lägger ut på hemsidan att vi nu har fiber i etapp 1 och med bild på installationen. Olof Snarast Olof kollar med Utsikt om vi kan lagra de överblivna materialet från etapp 1 och använda till etapp 2, slippa fraktkostnader för kranbil Samordna och inventera materialet som skall lämnas tillbaka till utsikt samlingsplats hos Sivert Fixa så det finns en jourgrävare finns till hands Utsikt börjar fibrera denna vecka, kontakt samt schemalägga fibreringen och anslutningarnas Göra en extra kontroll så att allt är färdigt vid husen inför fibreringen Kontroll med Utsikt hur ser ansvarsbiten ut för lednings kollen Sätta upp egna stolpar på de privata vägarna Fastsättning av optoskyltarna, poppnita 17 stolpar 2 Olof Snarast Sivert Alla kollar Snarast Stefan snarast Olof Snarast Styrelsen snarast Olof snarast Stefan snarast Öppna Stefan snarast Öppna Sammanställning av kalkylen/kartmätning Olof snarast Kontroll av märkningen av slangtrummorna/slangarna, rapport till Olof Framtagning av medlemmar som inte betalt medlemsavgiften Hitta rätt Bokföringsmodell för föreningen innan året är slut Johan S. kollar med Länsstyrelsen angående bokföringen Olof kontaktar Utsikt angående förfarandet med Optoskyltarna Egenkontroll inför fibreringen, se bilaga Egenkontroll Skicka en förfrågan via e post till Fortifikationsverket hur vi betalar avgiften Reglera felaktigheter i avgifter Martin W Betala en proj Stefan J: 2kkr åter Gösta: Medlemsavgift (via Mårten/Fredrik E) Henrik: Medl avg Bertil: Medlavg Sivert Utan åtgärd Johan S. Johan.S/ Sivert Johan S. Olof 22/9 Styrelsen 14/9 Sivert 22/9 Johan Sköld Omgående Hur ska projekteringskostnad göras per Johan Sköld omg

3 Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status medlem eller fastighet? BESLUT: Per fastighet. JS ordnar med indrivning av kostnader. Skicka adresslista till Johan S. för komplettering av Medlemslistan 3 OS Omg Sätt ut rosa käppar för tryckning i Råby SJ Omg Klipp 1st 15m PE40 till Råby för tryckning Ändrades till 2st via mail konversation MW Omg Ordna med hämtning av TA utrustning till 5/9 Kolla med Siverts möjligheter. MW Omg Ta fram plan till Utsikt för slutförande av entreprenad, fibrering och installation OS Omg Meddela medlemmar om senaste datum för håltagning 7 Sep klart 8 14 sep Kontroll 15 sep Klart för fibrering 22 sep Klart för installation OS Omg Säkerställa fakturering om 226kkr JS Omg 3/6 Gå igenom medlemslistan Något kvarstår, men det mesta är nu iordning. Johan/Olof 3/6 13/5 Olof kollar och ev. justerar texten i avtalet som gäller Hantering vid överlåtelse av fastighet OS föreslog att låta nya ägare ordna överlåtelse av Anslutningsavtal. Ny beställning till Utsikt måste göras. Skriv mail om detta till nya ägare.. Ny utvärdering angående de extra 2000 kr för nytillkomna anslutningar. Frågan tas upp på nästa föreningsmöte Olof Olof 3/6 a aktiviteter kvarstår i listan under två på varandra följande protokoll, därefter tas de bort. Aktiviteterna är sorterade i datumordning, äldst sist. Etapp 2 Aktivitetslista gicks igenom och status uppdaterades enligt nedan: Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status Framtagning kartmaterial, kolla markägare, samt Arbetsgruppen snarast förbereda för projektering och bidragsansökan Etapp 2. Kontakta Magnus för kontakt till PEAB Raymond Snarast Skicka in angående markrättsavtal till Robban/Sivert snarast Fortifikationsverket Raymond och Robban besöker ev. nya intressenter för att sälja in fiber Raymond/Robban 28/9 Utarbeta en strategi och handlingsplan för Etapp 2. Raymond Snarast 11/8 Raymond sätter ihop informationsmaterial som Raymond

4 Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status skall delas ut till tilltänkta nya intressenter för Etapp 2 11/8 Robert skickar ut påminnelse och information om vad som skall betalas in, medlems, engångs samt Robert projektering avgift 13/5 Kontrollera beslut från Länsstyrelsen natur och kultur angående etapp 2. Johan 3/6 19/3 Kartmaterial för sträckningar som ska till Robert 14/4 Fortifikationsverket. 19/3 Föreslagna grävsträckor mot Slottstornet ska Robert 14/4 förankras. 19/3 Erhålla betalning för projektering Raymond 14/4 19/3 Uppdatera projekteringsunderlag för att återspegla Etapp 2 19/3 Uppdaterat projekteringsunderlag skickas till Länsstyrelsen för godkännande a aktiviteter kvarstår i listan under två på varandra följande protokoll, därefter tas de bort. Aktiviteterna är sorterade i datumordning, äldst sist Frågor för beslut 34.7 Ekonomirapport inklusive beslut om utbetalningar Olof kollar med Mårten angående faktura grävning rep av dränering Övriga frågor Beslutslogg Styrelsen beslutade om föreningsmöte den 24 november Styrelsen beslutade att utesluta de medlemmar som inte betalt medlemsavgift och betala tillbaka insatsen. Styrelsen beslutade att stänga etapp 2.fredagen den 10 oktober. Styrelsen beslutade att om vi inte får behålla materialet från etapp 1 och använda i etapp 2 skall vi be Utsikt ordna med transporten och skicka räkning till oss Styrelsen beslutade Medlemsmöte för Etapp 2 måndagen den 6 oktober i Perstorps bygdegård Styrelsen beslutade att föreningen skall sättas upp egna stolpar på de privata vägarna med optoskyltar Föreningen står för Slangarna på tomterna och extra slangar Krav på kontinuerligt medlemskap för att få installation och ta del av ev. återbetalning: gäller från betald insats Styrelsen beslutade att vi sätter upp märkstolpar vid genomföringar enbart på allmän väg då vi inte kan se att det är ett krav för enskilda vägar. Styrelsen beslutade att dela upp anslutningarna på styrelsemedlemmarna och göra egenkontroll på de fastigheter som skall fibreras, se bilaga Egenkontroll. BESLUT: Reglera felaktigheter i avgifter 4

5 Hur ska projekteringskostnad göras per medlem eller fastighet? BESLUT: Per fastighet. JS ordnar med indrivning av kostnader. 11/8 Sättning av kvarvarande brunnar skall sättas under två helger 23/24 8 samt 30/31 8 Två grävarlag/ helg 11/8 Styrelsen kom fram till att skadorna på utsikts stamnät vid lilla Bänorp inte ligger under föreningens ansvar 3/6 Styrelsen beslutade om att betala för adressändring av den nya styrelsen 3/6 Styrelsen beslutade att Olof kollar och ev. justerar texten i avtalet som gäller Hantering vid överlåtelse av fastighet 3/6 Styrelsen beslutade att Siwert, Olof samt Johan ställer samman en gemensam kalkyl inklusive moms som vi skall förhålla oss till, därefter kan vi ta beslut hur momsen kommer att påverka slutprognosen. 3/6 Styrelsen beslutade att avsluta ärendet med vattenfall angående samförläggning av slang, inte genomförbart. 13/5 Styrelsen beslutade att betala till Bolagsverket för att registrera den nya styrelsen. 900 kr. 13/5 Styrelsen beslutade att en ny Projektskylt skall införskaffas, den tidigare är borta ca.300 kr. 13/5 Projekteringsavgiften skall betalas separat och inte hopräknat i betalningsåttagandet. 13/5 Styrelsen beslutade att all bokföring skall finnas hos kassören 13/5 Styrelsen beslutade att ändra sluttidpunkten för projektet till den 31/10 13/5 Styrelsen beslutade att en ny värdering kring de extra 2000 kr som gäller vid ny anslutning. 13/5 Styrelsen beslutade att en påminnelse skall skickas ut angående medlemsavgiften samt att projekteringsavgiften skall betalas av de fastigheter som ännu inte har gjort det. 13/5 Styrelsen beslutade att Siwert Westlund och Johan Sköld upprättar rutiner för attestgången i föreningen, klara instruktioner tas fram 14/4 Styrelsen beslutade att köpa tjänst av Tjällmo Grävmaskiner för att ansöka om TA plan. 19/3 Styrelsen beslutade att samförläggning med Vattenfall ska göras under förutsättning att tidplan och kostnader är acceptabla 19/3 Styrelsen beslutade att ev. självrisk för försäkring ska betalas av föreningen. 10/2 Styrelsen beslutade att påbörja grävning så snart all materiel erhållits. 10/2 Styrelsen beslutade att hålla ett Föreningsmöte under mars (se även 25.9 nedan) samt Årsmöte under april 17/12 Styrelsen beslutade att om det inte går att hitta en annan bra lösning så ska avgiften om kr betalas. 17/12 Styrelsen beslutade att köpa material från Utsikt. 6/11 Styrelsen beslutade att betala fakturan för domänadress om 200SEK. 6/11 Styrelsen beslutade att föreningen finansierar de extra PE25 slangarna 6/11 Styrelsen beslutade om följande övergripande tidplan: Grävstart 1:a december, klar 30:e maj med reservation för väder och vind. 6/11 Styrelsen beslutade att godkänna och skriva under avtalet med Utsikt. 5

6 2/10 6/8 6/8 27/6 27/6 Fortsatt arbete hos PEAB beslutades om ett takpris om ytterligare 5000 SEK. Styrelsen beslutade att Projektören ska fortsätta sitt arbete med att slutföra att ta fram markägare, ledningsrättsavtal med Vägverket samt kontakta Länsstyrelsen för att kontrollera fornminnen. Detta görs mot ett takpris om SEK. Med motiveringen att uppkomna utträden sänker den totala kostnaden för projektet beslutar styrelsen att acceptera deras utträde utan att vidta några åtgärder. Styrelsen beslutar att skicka ut fastighetsanslutningsavtal till medlemmarna, med information om att detta ska vara påskrivet senast 15/7 och att inbetalning ska ske senast 1/8. Styrelsen beslutar att godkänna justerat avtal från Utsikt mailkonversation Föreningen/Utsikt/Länsstyrelsen sparas. Sivert förslag på Ledningsrättsavtal godkändes av styrelsen. Styrelsen beslutade att tillsätta ett utskott med Robert Sjöberg som sammankallande med uppgiften att ta fram beslutsunderlag för etapp 2 av projektet. För att få ett erbjudande om anslutning skall insats, medlemsavgift, projekteringskostnad om 1250kr var inbetalda samt att ett betalningsåtagande alt. anslutningsavtal ska vara påskrivet 20/3 Sedan tidigare har beslutats att tillkommande medlemmar som inte lämnat in betalningsåtagande ska betala 2000kr extra. Utformning av ledningsrättsavtal enligt förslag Tillsättning av utskott som bereder beslutsunderlag för Etapp 2 av fiberprojektet. Robert Sjöberg är sammankallande. Som ett resultat av förgående års revision beslutade styrelsen att komplettera den ekonomiska rapporten med en beslutslogg för de utbetalningar föreningen godkänt. Styrelsen beslutade att snarast ansöka om maximalt förskottsbelopp. Under förutsättning att kompletterande bidragsansökningar kan ske i efterhand ska projektansökan uppdateras enligt Länsstyrelsen förslag och enbart omfatta de 30 hushåll som vi i dagsläget har finansiering för. Detta innebär att beslut från förgående möte har uppdaterats. Bidrags ansökan ska ske för alla 36 hushåll. En villkorad ansökan görs där föreningen blir skyldig att betala tillbaka bidrag om inte kanalisation slutfördes. Styrelsen informerar om utfallet av enkäten om betalningsåtagande för enskilda medlemmar 10/2 10/1 10/1 Tillkommande medlemmar: styrelsen fattar beslut i varje enskilt fall om fastigheten kommer med i projektet eller ej. 10/1 Borenet hittar ingen lösning till samarbete 10/1 Årsmöte i mars månad 4/10 Inga formella beslut fattades. 23/8 I de fall fastigheter vill ansluta sig efter avslutad projektering beslutade mötet att ett uppsamlingsheat och att en modell för anslutning i senare skede tas fram. 23/8 PEAB genomför projekteringen. Underlaget biläggs protokollet 29/5 Beslut om projektering 15/5 Inga formella beslut fattades 17/4 Inga formella beslut fattade 27/3 Inga formella beslut fattades 12/3 Magnus registrerar föreningen och öppnar konto. Olof och Magnus tecknar firman i föreningen var och en för sig. 6

7 Beslutslogg endast kopplade till ekonomiska beslut. 13/5 14/4 17/12 6/11 2/10 6/8 27/6 30/5 Faktura från Mårten Engholm kr. Bidragsgrundande Köpa tjänst av Tjällmo Grävmaskiner för ansökan om TA plan. 500 (exkl. moms) Bidragsgrundande Kopior av projekteringskartor c:a 1000 Faktura för domänadress 200 Bidragsgrundande Fortsatt arbete hos projektören (PEAB) Max Bidragsgrundande Fortsatt arbete hos projektören Max Bidragsgrundande (PEAB) Slutförande av projektering Ca 4000 kr innestående Bidragsgrundande Registrering av ny styrelse 900 Bidragsgrundande Kopior av projekteringskartor 1063 Bidragsgrundande EU skylt 215 Bidragsgrundande 34.9 Nästa möte Torsdagen den 13 november hos Stefan Johnsson Västra Klasbäck Mötet avslutas Justeringsman Mötets ordförande 7