Användarhandbok Trio hänvisningssystem Uppdaterad 2012-09-11
Ansvar Växeln i Orsa kommun har en funktion för att hantera inkommande samtal och förmedla dessa på bästa sätt. Växelfunktionen kan också ta emot meddelanden och vidarebefordra dem via e-post och SMS. Växelfunktionen ska inte i första hand användas för internsamtal, d v s förfrågningar om vidarekoppling mellan kommunens anknytningar. Dessa internsamtal ska hanteras av respektive användare genom att använda automatiska telefonisten eller Trio Assistant. Medarbetare ansvarar för att den egna anknytningen är rätt inställd. Varje användare har skyldighet att hänvisa telefonen när man inte är anträffbar samt att koppla ur meddelanden och hänvisningar vid återgång till normalt läge. Anvisningar om hur detta hanteras finns att få hos växeln alternativt på intranätet. Har man en röstbrevlåda knuten till sin anknytning, är man skyldig att lyssna av denna. Du som förutom medarbetare även är chef ska alltid meddela växeln om någon slutar, byter tjänst, får andra arbetsuppgifter eller om en ny medarbetare tillkommit. Detta för att växeln skall kunna koppla samtalen till rätt person eller funktion. 2
Viktigt 5-siffriga interna anknytningar Samtliga interna anknytningar blir 5-siffriga exempelvis blir 123 -> 52 123. Röstbrevlåda i Trio Alla kommer att få en röstbrevlåda, det innebär att nytt hälsningsmeddelande måste läsas in. Schemaläggningar Befintliga schemaläggningar försvinner exempelvis för telefontider. Ni kommer att kunna sköta detta själva på datorn genom Trio Assistant. Byt lösenord Det är obligatoriskt att byta sitt lösenord i Trio Assistant och röstbrevlådan. Spärrade nummer Alla anknytningar kommer att vara spärrade för utlandssamtal. Ni som tidigare haft tillgång till detta måste höra av er till växel så öppnar vi upp. Alla anknytningar kommer att vara spärrade för betalsamtal ex 0900 och 118 Frågor och felanmälning Frågor och felanmälningar gällande telefonin gör du till växeln på anknytning 99 (från fast anknytning) alternativt 996 (från mobil anknytning). 3
Ringa internt internkatalog I det nya telefonisystemet Trio finns en automatisk telefonisttjänst. Genom att slå 99 (från fast anknytning) alternativt 996 (från mobil anknytning) kommer du till den automatiska telefonisten. Med hjälp av den kan du ringa upp, få namnoch nummerupplysning, göra dina hänvisningar och hantera din röstbrevlåda. Att nå automatisk telefonist Från fast anknytning: Från mobil anknytning: Slå 99 Slå 996 Auto. telefonist: Vem vill du ringa? Du: Anna Svensson Auto. telefonist: Ringer Anna Svensson, varsågod. Ringa växeln Ring 99 (från fast anknytning) alternativt 996 (från mobil anknytning) säg Växeln Orsa. Säger du bara växeln kommer du till någon av kommunernas växel i Mora, Orsa eller Älvdalen. Tänk på: Prata i normal takt, men gärna lite högre Du kan i alla lägen säga hjälp, för att få hjälptext uppläst Du kan när som helst avbryta den automatiska telefonisten genom att söka den person/funktion du söker. Du kan kopplas till alla kommuner i hela Dalarna via den automatiska telefonisten Ringa externt nummer utan riktnummer Exempelvis sjukvårdsupplysningen 1177 eller polisen 114 14 så ringer du 00 + telefonnumret (från fast anknytning) alternativt 995 + telefonnumret (från mobil anknytning). Internkatalog i Trio Assistant Du hittar en genväg till Trio Assistant på ditt skrivbord. Logga in med ditt kortnummer som både användarnamn och lösenord. OBS! Byt lösenord snarast! Här kan du hänvisa din telefon, söka telefonnummer och hantera din röstbrevlåda. Mer information finns i användarhandboken Trio Web Assistant. 4
Hänvisning Hänvisa din telefon så att inringande person nås av ett korrekt besked och ges möjlighet att lämna ett meddelande eller att få komma till växeln. Tala in din hänvisning: Från fast anknytning: Från mobil anknytning: Slå 99 Slå 996 Auto. telefonist: Vem vill du ringa? Du: Hänvisning Auto. telefonist: Säg din hänvisning Du: Lunch till klockan 13.00 (Orsak enligt nedan). Auto. telefonist: Lunch till klockan 13.00, stämmer det? Du: Ja Auto. telefonist: Din hänvisning är sparad. Knappa in hänvisning: Från fast anknytning: Från mobil anknytning: Lyft luren och invänta Slå 990 ton Slå in kod enligt nedan (knappa). Tala Knappa 0 Tillfälligt ute (default 20 *23*0# minuter) 1 Lunch (default 60 *23*1# minuter) 2 Gått för dagen *23*2# 3 Tjänsteärende *23*3*tim/min# 4 Återkommer klockan *23*4*tim/min# 5 Tjänsteresa *23*5*mån/dag# 6 Ledig *23*6*mån/dag# 7 Sjuk *23*7# 8 Återkommer den *23*8*mån/dag# 9 Radera hänvisning #23# 5
Lägg in hänvisning via Outlook-kalendern Du, som planerar din tid i kalendern i Outlook kan även hänvisa din telefon direkt i Outlook-kalendern med hjälp av trebokstavskod för frånvaroorsaken följt av ett kolon (:) GFG: LED: SAM: TJL: TJÄ: UTE: ÅDA: ÅKL: Gått för dagen Ledig Sammanträde Tjänstledig Tjänsteärende Tillfälligt ute Åter datum Åter klockan I exemplet nedan har jag skrivit SAM: innan mötesinformationen. Då hänvisas min telefon automatiskt den 19 september kl 11.30. Du kan även lämna din telefon öppen även om du är på ett ärende. Då anger du istället ett semikolon (;). Telefonisten kan då tala om var du är om du inte svarar och därmed ge bättre service till kund. Lägg in hänvisning via Trio Assistant Du hittar en genväg till Trio Assistant på ditt skrivbord. Logga in med ditt kortnummer som både användarnamn och lösenord. OBS! Byt lösenord snarast! Här kan du hänvisa din telefon, söka telefonnummer och hantera din röstbrevlåda. Mer information finns i användarhandboken Trio Web Assistant. 6
Röstsvar / röstbrevlåda Låt de som ringer nås av en personlig hälsningsfras, när du inte kan ta emot samtal. Notera att du ska använda Trio:s röstsvar och inte mobilsvar 133. Att ringa upp sitt röstsvar: Från fast anknytning: Slå 99 och säg röstbrevlåda Från mobil anknytning: Slå 996 och säg röstbrevlåda Ring 023-860 01 (du kommer direkt till röstbrevlådan). Fungerar från både fast och mobil anknytning. Att använda röstbrevlådan första gången: 1. Ring upp röstbrevlådan från din egen anknytning. 2. Ange din personliga kod (ditt anknytningsnummer) och tryck #. 3. Tryck 2 för att komma till inställningsmenyn 4. Tala in en personlig hälsningsfras. Följ de talade instruktionerna. 5. Ändra din personliga kod (obligatoriskt) till egen vald kod (2-9 siffror). Följ de talade instruktionerna. Huvudmeny 1 Avlyssna meddelanden 2 Ändra inställningar 0 Hjälp (aktiverar hjälpen som läses upp) * Startar om Huvudmenyn 7
Fakta Samtliga dalakommuner har samverkat kring upphandling av nytt telefoniavtal och kommit fram till en gemensam växellösning. Alla kommuner finns nu i en gemensam katalog med femsiffriga kortnummer. Du behöver fr.o.m. nu inget riktnummer för att ringa till någon annan dalakommun (OBS Borlänge driftsätts den 15 oktober). Den viktigaste hörnstenen när vi upphandlat har varit att hitta former för att medborgare, kunder, medarbetare och andra parter, lättare ska kunna nå den funktion eller person de söker inom våra kommuner. Tack vare den gemensamma upphandlingen har vi också fått bättre priser och ett bredare tjänsteutbud. 8