F22 Attestant INNEHÅLL 1 Generellt...1 1.1 Beskrivning av rutinen...1 1.1.1 Koppling till övriga rutiner...1 1.1.2 Navigationsväg...1 1.1.3 Arbetsflödet...1 2 Ansvar attestant...2 3 Attestera faktura...3 3.1 Attestera och skicka vidare...3 4 Korrigera faktura...6 4.1 Ändra kontering...6 4.2 Dela upp en faktura på flera rader...7 4.2.1 Kopiera rad...9 4.2.2 Kopiera hantering och användare till alla rader...10 4.2.3 Radera rad...11 4.3 Skicka vidare...12 4.4 Lägg till kommentar...14 4.5 Bifoga dokument...15 4.6 Parkera fakturarad...18 4.7 Avvisa fakturan...19 5 Fel i fakturadata...20 6 Text vid kontering...20 7 Olika typer av fakturor...21 7.1 Vidarefakturering...21 7.2 Inventarier fakturor...22 7.3 Utländska fakturor...24 7.4 Tullverksfakturor/Utländska transportfakturor...25 7.5 Representation...25 8 Söksymbolen...26 8.1 Spara egna begrepp...28 9 Övrigt...30 9.1 Felaktigt förfallodatum...30 9.2 Felaktigt momsbelopp...30 10 Lathund...31 Utgivare: Karolinska Institutet
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 1 (32) 1 Generellt 1.1 Beskrivning av rutinen Rutinen Attestant är en del av processen för elektronisk fakturahantering. Förkontroll Godkänna Attestera Efterkontroll Betalning Informations uttag Lokal systemadministrat Ankomstregistrering Agresso Definitivbokföring Rutinen beskriver hur attestering av faktura hanteras i KI:s EFH-system Contempus. Vid attest bekräftar attestanten att fakturan är korrekt konterad och att behöriga personer har följt gällande avtal för inköp eller avrop. Den föreslagna konteringen kontrolleras och kan vid behov ändras. Ändring kan göras av någon som bara hanterar konteringar eller av den som attesterar fakturan. 1.1.1 Koppling till övriga rutiner F01 - Inloggning F31 - Sök faktura 1.1.2 Navigationsväg Contempus Arbetslista 1.1.3 Arbetsflödet Sök och visa fakturarad Kontrollera och utför eventuella ändringar Attestera fakturaraden Fortsätt
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 2 (32) 2 Ansvar attestant Attestant för en faktura sätts utifrån vilket/vilka projekt fakturan har konterats på. Attestanten ansvarar för att kontrollera att fakturerade varor/tjänster avser KI:s verksamhet och att angivet projekt ska belastas med kostnaden. Attestanten ska också kontrollera att fakturan är korrekt konterad och vid behov ändra konteringen vad gäller konto eller projekt. Om fakturan ska fördelas på fler projekt eller attestanter ska fakturan delas för att attesteras eller skickas vidare till annan/andra godkännare/attestanter. En faktura går automatiskt till högre chef vid stort belopp. Beloppsgränsen styrs utifrån delegationsordningen per projekt.
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 3 (32) 3 Attestera faktura Funktionaliteten i Contempus är samma oavsett om en person enligt delegationsordningen har rollen godkännare eller attestant. Vilket ansvar samt vilka uppgifter respektive roll ska utföra i systemet definieras i KI:s delegationsordning. 3.1 Attestera och skicka vidare När en fakturarad öppnas visas den kontering som registrerades vid godkännande av fakturaraden. En korrekt kontering kräver inga ändringar. Öppna en fakturarad genom att välja texten under fältet Arbetssteg på fakturan som ska bearbetas. Fönstret för att attestera öppnas.
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 4 (32) Granska fakturan genom att titta på fakturabilden till höger. Kontrollera att fakturan stämmer och att varan/tjänsten avser KI:s verksamhet. Kontrollera att levererat antal, pris, förfallodatum, belopp m.m. är rimligt. Om fakturan stämmer kontrollera att rätt projekt belastas och att konteringsbegreppen är korrekta. Är alla kontroller gjorda och inga ändringar ska göras kan fakturan attesteras. Välj åtgärden Attestera i rullisten för Hantering.
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 5 (32) Välj symbolen Fortsätt i menyraden för att attestera fakturan och skicka fakturaraden vidare i flödet.
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 6 (32) 4 Korrigera faktura 4.1 Ändra kontering Om konteringen är felaktig måste ändring av kontering göras. Ändra eventuellt konteringsbegrepp genom att ställa markören i fältet som är felaktigt och ange rätt kontering. Om inga ytterligare ändringar ska utföras välj Hantering Attestera för att attestera fakturan. Välj symbolen Fortsätt i menyraden för att attestera fakturan och skicka fakturaraden vidare i flödet.
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 7 (32) 4.2 Dela upp en faktura på flera rader En fakturarad kan delas upp i fler rader. De nya raderna kan ha en annan kontering än ursprungsraden. Ange de konteringsbegrepp som ska gälla för första fakturaraden och ange belopp. Tips: Istället för att skriva belopp kan procentuell fördelning anges. T.ex. om första raden ska belastas med 20% av fakturan och nästkommande rad med resterande belopp anges 20% i Belopp. Välj symbolen Visa avancerade val i menyraden. Alternativen avancerade val visas. Välj Ny rad i menyraden för att få en ny fakturarad. En ny fakturarad visas med resterande belopp av fakturan ifyllt.
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 8 (32) Ange de konteringsbegrepp som ska gälla för den nya fakturaraden. För att fördela kostnaden över ytterligare fler rader välj Ny rad i menyraden. När fakturan är färdigkonterad markera med en bock de fakturarader som ska attesteras. Välj symbolen Fortsätt i menyraden för att attestera fakturan och skicka fakturaraderna vidare i flödet. OBS! När en faktura delas upp i flera rader kommer de nya raderna bara kunna tilldelas hantering Godkänna p.g.a. tvåhandsprincipen d.v.s. en faktura måste gå genom två personer innan betalning. Den nya raden måste därför attesteras av överordnande chef alternativt skickas vidare till godkännaren för att sedan komma tillbaka till attestanten.
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 9 (32) 4.2.1 Kopiera rad När en kostnad ska fördelas över flera fakturarader kan funktionen Kopiera rad användas. Kopiera rad tar med konteringen till den nya fakturaraden. OBS! Kom ihåg att beloppet också kopieras vilket innebär att det kopierade beloppet måste ändras till önskad storlek eftersom summan av raderna inte kan överstiga fakturans belopp. För att kopiera en fakturarad markera med bock den rad som ska kopieras och välj Kopiera rad i menyraden. En kopia av vald fakturarad visas. Ange kontering och belopp för den nya fakturaraden. Markera fakturaraderna med en bock och välj symbolen Fortsätt i menyraden för att skicka fakturaraderna vidare i flödet.
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 10 (32) 4.2.2 Kopiera hantering och användare till alla rader Funktionen Kopiera användare till alla rader kan användas när flera rader ska ha samma hantering t.ex. för att sända tillbaka alla raderna till godkännaren. Skapa nya fakturarader och ange de konteringsbegrepp som ska gälla för de nya fakturaraderna. Välj symbolen Kopiera användare till alla rader i menyraden. Ursprungsradens hantering och användare kopieras till de övriga fakturaraderna. Markera med bock i rubrikraden för att få samtliga fakturarader markerade och välj symbolen Fortsätt i menyraden för att skicka fakturaraderna vidare i flödet.
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 11 (32) 4.2.3 Radera rad Om en fakturarad av misstag har delats upp i flera fakturarader så går åtgärden att ångra förutsatt att fakturaraderna inte har skickats vidare i flödet. Markera med en bock fakturaraden som ska raderas och välj Radera rad i menyraden. Den valda fakturaraden har raderats. Välj symbolen Fortsätt i menyraden för att skicka fakturaraden vidare i flödet.
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 12 (32) 4.3 Skicka vidare Ibland kan det hända att en faktura ska hanteras som inte är din eller att en faktura ska delas upp mellan olika användare. Enligt attestordningen måste fakturan i vissa fall också attesteras av ytterligare attestant t.ex. om fakturan rör egna utlägg, egen mobil eller representation där attestanten deltagit. Välj åtgärden Vidare i rullisten Ange den användare som fakturaraden ska skickas vidare till. Det går att söka fram användare via söksymbolen till höger. Välj symbolen Fakturaflödesprognos i menyraden för att kontrollera att fakturaraderna kommer att skickas till rätt person.
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 13 (32) Fönstret för Förhandsgranskning av flöde öppnas. Nästa person i fakturaflödet visas under Till. Välj Close i menyraden för att stänga fönstret. Välj symbolen Fortsätt i menyraden för att skicka fakturaraden vidare i flödet.
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 14 (32) 4.4 Lägg till kommentar Ibland måste en kommentar skrivas avseende fakturan t.ex. om fakturan avvisas eller skickas vidare. Välj symbolen Lägg till i fönstrets informationsdel och ange en kommentar. OBS! En bifogad kommentar kan inte tas bort efter att den ha lagts till utan kommer alltid vara synlig vid granskning av fakturan.
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 15 (32) 4.5 Bifoga dokument Ibland måste dokument bifogas fakturan t.ex. följesedlar eller deltagarförteckning vid representation. Välj symbolen Visa avancerade val i menyraden. Alternativen avancerade val visas. Välj Bifoga i menyraden för att bifoga ett dokument till fakturan. Fönstret för Lägg till fil öppnas. Välj Bläddra för att hämta dokumentet. Markera aktuellt dokument och välj öppna.
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 16 (32) Välj Start för att spara filen. Välj Stäng. Kontrollera att valt dokument är bifogat genom att välja symbolen Visa logg/bild i menyraden.
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 17 (32) Fönstret för Logg visas istället för fakturabilden. Kontrollera att posten Info finns vilket innebär att det finns ett dokument bifogat till fakturan. Stäng loggfönstret genom att välja symbolen Visa logg/bild i menyraden längst ner i fönstret. För att bläddra mellan bifogade dokument välj bläddringssymbolerna i menyraden. Antal bifogade filer visas i Antal sidor fönstret.
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 18 (32) 4.6 Parkera fakturarad Parkera används t.ex. när en fakturarad ska helt eller delvis krediteras. Fakturan parkeras då i väntan på att kreditfaktura erhålls. För en parkerad faktura skickas inga påminnelser om att den ska behandlas. Lägg till kommentar om varför fakturaraden parkeras. Markera Parkerad med en bock och välj symbolen Spara i menyraden.
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 19 (32) 4.7 Avvisa fakturan Om en fakturarad är felaktig kan den skickas till Ekonomi för åtgärdshantering. Det kan ske om fakturan kommit till fel person eller om uppgifter i fakturan är fel t.ex. momsbelopp, fakturadatum, belopp. Välj åtgärden Till ekonomi i rullisten. Lägg till en kommentar om varför fakturaraden avvisas. Det går inte att skicka en fakturarad till ekonomi utan kommentar. Välj symbolen Fortsätt i menyraden för att skicka fakturaraden vidare till ekonomi.
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 20 (32) 5 Fel i fakturadata Det tolkade fakturadata som visas i Contempus ska stämma överens med informationen i fakturabilden. Endast en ekonomihandläggare kan ändra fakturadata i Contempus. Om t.ex. förfallodatum eller momsbelopp är fel ska fakturan skickas tillbaka till ekonomi för åtgärd. Ange också en kommentar med vad som ska rättas. 6 Text vid kontering Kontotext anges enligt nedan regelverk: Tjänster: Resor: Konferenser och kurser: Representation: Vem har utfört tjänsten och vilken slags tjänst Reseordernummer, destination och skäl till resan Vilken typ av konferens/kurs Antal personer och vilken typ av representation (vem/vilken organisation och varför)
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 21 (32) 7 Olika typer av fakturor 7.1 Vidarefakturering När fakturan avser en kostnad som ska vidarefaktureras ska fakturaraden konteras på konto 5800 Vidarefakturering och en kommentar skrivas om vem som ska vidarefaktureras. När kontot används stoppas fakturan i efterkontrollen där fakturan omkonteras och därefter vidarefaktureras. Välj åtgärd Attestera i rullisten. Ange konto 5800 och övriga konteringsbegrepp. Välj symbolen Lägg till och ange en kommentar med information om fakturaadress, referens, belopp och en fakturatext.
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 22 (32) Välj symbolen Fortsätt i menyraden för att skicka fakturaraden vidare i flödet. 7.2 Inventarier fakturor Vad gäller köpta inventarier, anläggningar och stöldbegärligt ska kontering ske på konto 5600 anläggning, utrustning, inventarier. När kontot används stoppas fakturan i efterkontrollen för vidare behandling av ekonomiavdelningen. Välj åtgärd Attestera i rullisten. Ange Konto 5600 och övriga konteringsbegrepp.
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 23 (32) Välj symbolen Lägg till och ange en kommentar med en utförlig beskrivning av vad det är, var den står och livslängd. Välj symbolen Fortsätt i menyraden för att skicka fakturaraden vidare i flödet.
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 24 (32) 7.3 Utländska fakturor Utländska fakturor stoppas alltid i förkontrollen. I kommentarsfältet kan ekonomiavdelningen på institutionen skriva en fråga till godkännaren/attestanten om vad fakturan avser och vikt inför intrastatrapporteringen. Kontrollera i Kommentar om vad som ska anges. Välj symbolen Lägg till och ange en kommentar som svarar på frågorna angående intrastatrapporteringen. Ange konteringsbegrepp och välj symbolen Fortsätt för att skicka fakturaraden vidare i flödet. OBS! Konteringen ska göras i fakturavalutan d.v.s. om fakturan är på 1000 euro ska det i Belopp stå angivet 1000
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 25 (32) 7.4 Tullverksfakturor/Utländska transportfakturor Fakturorna som gäller införselmoms ska bokföras på konto 15461 för att sen hanteras av ekonomiavdelningen i efterkontrollen. Om fakturan avser införselmoms ska 15461 anges i Konto och belopp fyllas i angående införselmomsen. 7.5 Representation Om en faktura gäller representation ska godkännare/attestant bifoga deltagarförteckning, syfte m.m. via kommentar eller bifogat dokument. För att bifoga deltagare och syfte via ett dokument gör följande: Ange konteringsbegrepp för fakturan och bifoga ett dokument innehållande syfte och deltagare genom att välja symbolen Visa avancerade val i menyraden. Alternativen avancerade val visas. Välj Bifoga i menyraden för att bifoga ett dokument till fakturan. För att bifoga deltagare och syfte via en kommentar gör följande: Välj symbolen Lägg till och ange deltagare och syfte.
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 26 (32) 8 Söksymbolen Det finns söksymboler placerade till höger om vissa fält för att ge användaren möjlighet att söka efter värden. Välj Söksymbolen för att utföra sökning. Fönstret för Sök efter öppnas i ett eget fönster. I den översta delen av fönstret anges de sökbegrepp sökningen ska utföras på. I den nedre delen av fönstret visas sökresultatet. Sökresultatet visar ett begrepp per rad. Om sökningen resulterar i fler än 20 träffar använd symbolen >> och symbolen << för att bläddra i sökresultatet.
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 27 (32) Ange ett eller flera sökbegrepp och välj Sök. Obs! Om söklistan är aktiverad med Egna favoriter sker endast sökning bland dina favoriter. Välj begrepp för att ta med begrepp till tidigare fönster. Valt begrepp visas.
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 28 (32) 8.1 Spara egna begrepp Vid sökning efter begrepp kan användaren spara egna favoritbegrepp. Markera favoritbegrepp med bock.
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 29 (32) För att visa favoritbegrepp välj Egna. En filtrerad lista med endast favoritbegrepp visas. Välj Alla för att återgå till alla begrepp.
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 30 (32) 9 Övrigt 9.1 Felaktigt förfallodatum Endast Ekonomihandläggarna kan ändra förfallodatum i Contempus. Om fakturan registrerats med ett felaktigt förfallodatum ska den skickas till ekonomi för åtgärd. 9.2 Felaktigt momsbelopp Endast Ekonomihandläggarna kan ändra momsbelopp i Contempus. Om fakturan registrerats med ett felaktigt momsbelopp ska denna skickas till ekonomi för åtgärd.
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 31 (32) 10 Lathund Attestera faktura - Gör så här: 1. Gå in under Contempus Arbetslista 2. Välj den fakturarad som ska bearbetas 3. Kontrollera att fakturan stämmer 4. Välj Hantering Attestera i rullisten 5. Välj symbolen Fortsätt. Raden skickas vidare i flödet Korrigera faktura Ändra kontering - Gör så här: 1. Gå in under Contempus Arbetslista 2. Välj den fakturarad som ska bearbetas 3. Kontrollera att fakturan stämmer 4. Ändra konteringen 5. Välj Hantering Attestera i rullisten 6. Välj symbolen Fortsätt. Raden skickas vidare i flödet Dela upp en faktura på flera rader - Gör så här: 1. Gå in under Contempus Arbetslista 2. Välj den fakturarad som ska bearbetas 3. Kontrollera att fakturan stämmer 4. Välj Hantering Attestera i rullisten 5. Ange konto och eventuella konteringsbegrepp 6. Ange belopp för fakturaraden 7. Välj symbolen Visa avancerade val 8. Välj Ny rad 9. Ange konto, konteringsbegrepp och belopp för den nya fakturaraden 10. För att få ytterligare en rad välj Ny rad 11. Markera alla fakturarader med en bock 12. Välj symbolen Fortsätt. Raderna skickas vidare i flödet Skicka vidare en faktura - Gör så här: 1. Gå in under Contempus Arbetslista 2. Välj den fakturarad som ska bearbetas 3. Välj Hantering Vidare i rullisten 4. Ange användare som fakturaraden ska vidare till 5. Välj symbolen Fakturaflödesprognos. Kontrollera att tillagd användare finns med i flödet 6. Välj Close 7. Välj symbolen Fortsätt. Raden skickas vidare i flödet
Karolinska Institutet - F22 - Attestant 1.1 32 (32) Lägg till kommentar - Gör så här: 1. Gå in under Contempus Arbetslista 2. Välj den fakturarad som ska bearbetas 3. Välj symbolen Lägg till 4. Ange en kommentar Bifoga dokument - Gör så här: 1. Gå in under Contempus Arbetslista 2. Välj den fakturarad som ska bearbetas 3. Välj symbolen Visa avancerade val 4. Välj Bifoga 5. Lägg till dokument och välj Start 6. Välj Stäng 7. Välj symbolen Visa logg/bild. Kontrollera att dokumentet är bifogat Parkera faktura - Gör så här: 1. Gå in under Contempus Arbetslista 2. Välj den fakturarad som ska bearbetas 3. Markera Parkerad med en bock 4. Lägg till kommentar om varför fakturaraden parkeras 5. Välj symbolen Spara Avvisa faktura - Gör så här: 1. Gå in under Contempus Arbetslista 2. Välj den fakturarad som ska bearbetas 3. Lägg till kommentar om varför fakturaraden avvisas 4. Välj symbolen Fortsätt för att skicka fakturaraden vidare till ekonomi Sök med söksymboler - Gör så här: 1. Välj Söksymbolen till höger om aktuellt fält 2. Ange sökvillkor 3. Välj Sök