M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 1(35) M2 instruktioner för slutanvändaren Hanken På grund av leverantörens programuppdateringar kan bilderna i denna manual skilja sig från bilderna i M2.
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 2(35) INNEHÅLL 1 Allmänt... 4 1.1 Inloggning... 4 1.2 Infosidan... 4 1.3 Kalenderfönstret... 5 2 Gör en reseplan... 6 2.1 Allmänt... 6 2.2 Tillägg data till reseplanen Blåa knappar... 7 2.3 Övriga funktioner Gråa knappar... 10 3 Gör en reseräkning...11 3.1 Allmänt... 11 3.2 Tillägg data till reseräkningen Blåa knappar... 11 3.3 Övriga funktioner Gråa knappar... 15 3.3.1 Jämförelse av reseplanen och reseräkningen... 16 3.3.2 Inköpstransaktioner... 17 3.4 Gör en inrikes reseräkning utan godkänd reseplan (undantagsfall)... 19 3.5 Gör en utrikes reseräkning... 20 4 Räkningens kontering...22 5 Bifoga bilagor till räkningen/planen...24 6 Gör en KOSTNADSERSÄTTNING...24 6.1 Allmänt... 24 6.2 Övriga funktioner Gråa knappar... 26 7 GÖR EN KILOMETERERSÄTTNING...27 7.1 Allmänt... 27 7.2 Övriga funktioner Gråa knappar... 28 8 Sakgranskning och godkänning av räkningar (och reseplaner)...29 8.1 Sökning av reseräkningar och reseplaner som har sänts för att sakgranskas eller godkännas... 29 8.2 Godkänn / Förkasta -översikt... 30 8.2.1 Cirkulering... 30 8.2.2 Godkänning... 31 8.2.3 Returnering... 31 8.2.4 Förkastning... 31
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 3(35) 8.2.5 Stoppa... 31 9 Vikariatfunktion...32 10 Valbara resetyper och kostnadsslag...33 10.1 Resetyper i M2... 33 10.2 Kostnadsslag i M2... 34 Ändringshistorik Datum Uppdaterare Ändring 4.10.2010 Logium Dokumentet publicerats 01.01.2011 Hanken Hankenspecifika ändringar 26.03.2013 Hanken Hankenspecifika ändringar
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 4(35) 1 Allmänt 1.1 Inloggning Inloggning till programmet sker via länken som finns i verktygsbalken på intranätet. Personalen loggar in i M2 med sin hanken-id och sitt hankenlösenord (s.k. HAKA-inloggning). 1.2 Infosidan Efter inloggningen öppnas Infosidan, där du ser halvfärdiga reseplaner, reseräkningar, kostnadsdebiteringar och kilometerersättningar samt de senaste (öppna) inköpstransaktionerna (inköp som är gjorda med betalkort eller från resebyrån) vilka kommit in till systemet. Maximalt visas de tre nyaste reseplanerna, så att den nyaste är överst. Fyra stycken räkningar visas maximalt. Ifall användaren inte har en enda halvfärdig kilometer- eller kostnadsdebitering, visas fyra reseräkningar, men om det finns halvfärdiga kilometer- och kostnadsdebiteringar minskar de på reseräkningarnas antal. Tio stycken öppna kreditkorts- och resebyråinköp visas. På Infosidan visas även dina öppna penningförskott och gällande vikariat, ifall du har rollen som hanterare för reseplaner, reseräkningar, kostnads- eller kilometerdebiteringar. Till Kalenderfönstret kommer du genom att klicka på Reseräkningar -mellanbladet. På Inställningar mellanbladet kan du byta lösenord och definiera vikarie. Bild 1: Infosidan
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 5(35) 1.3 Kalenderfönstret Till Kalenderfönstret kommer du genom att klicka på Reseräkningar mellanbladet. Bild 2: Kalenderöversikt (kalendern innehåller inga reseplaner el reseräkningar) I kalenderfönstret kan du börja göra en reseräkning eller en reseplan genom att trycka på resans avfärdsdatum i kalendern. Datum i framtiden startar en reseplan, innevarande eller tidigare datum startar en reseräkning. I kalenderfönstret kan man även kopiera reseräkningar eller reseplaner. Dessutom kan du redigera halvfärdiga reseplaner och reseräkningar, samt granska dina gamla transaktioner. Bild 3: Kalenderöversikt med flera halvfärdiga och godkända reseplaner och reseräkningar
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 6(35) 2 Gör en reseplan 2.1 Allmänt En reseplan börjar man göra så att man endera klickar på resans avfärdsdatum i kalendern eller på -knappen som finns både under kalendern och på Infosidan. Du kan även kopiera en tidigare gjord reseplan med resa i framtiden. -knappen. En reseplan kan endast göras för en Fyll i reseplanens basuppgifter och tryck på -knappen. Dagtraktamentena uträknas automatiskt på basen av skatteförvaltningens beslut om skattefria resekostnadsersättningar, enligt de uppgifter resenären uppgett (bl.a. resetider, ankomster till landet, måltidsuppgifter). En godkänd reseplan blir automatiskt en halvfärdig reseräkning, som du kan redigera efter din resa. Basuppgifterna som bör fyllas i är Destination, Resetyp, Förklaring, Avfärdstid och Ankomsttid (= tid då resan avslutas). Bild 4: Inmatandet av reseplanens basuppgifter Om inga dagtraktament skall betalas för resan sätt ett kryss i rutan.
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 7(35) 2.2 Tillägg data till reseplanen Blåa knappar När att du fyllt i basuppgifterna i reseplanen och tryckt på öppnas ett nytt reseplan-fönster: Bild 5: Tillägg data till reseplanen Du kan tillägga olika uppgifter till reseplanen genom att trycka på de blåa länkarna som finns i mitten av reseplan-fönstret (Se Bild 5). När du trycker på de blå länkarna öppnas ett nytt fönster där tilläggsuppgifterna kan fyllas i. I den slutliga reseräkningen går det ännu att ändra dessa tillägg: (Tillägg resa: du kan tillägga flera resor på samma reseplan. Det här tillägget används inte på Hanken) Tillägg ankomst till landet: bör alltid fyllas i för en utrikesresa, via länken lägger man till data för resa till flera länder (för att programmet skall kunna räkna ut rätt dagtraktament). Se bild 6. Tillägg kostnad: På tillägget kostnad uppger man med vilket betalningsmedel kostnaden kommer att betalas. När man tillägger en kostnad som man själv kommer att betala så är betalningsmedlet alltid Kontant och för en kostnad som faktureras Hanken är betalningsmedlet Faktureras/RONDO. Dessa kostnader överförs som sådana till reseräkningen och måste sedan vid behov korrigeras så att de motsvarar de riktiga beloppen. På samma sätt planerar man betalkortsinköp och inköp från resebyrån, men summorna överförs inte som sådana till reseräkningen, utan de ersätts av de verkliga inköpstransaktionerna som överförs maskinellt till M2. Se Bild 7.
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 8(35) Tillägg km-ersättning: du kan tillägga kilometrar som kommer att köras. Man kan även välja antalet tilläggspersoner (passagerare) samt antalet kilometrar som gäller dem. På reseräkningen bör tilläggspersonernas namn uppges i förklaringsfältet. Se Bild 8. Tillägg måltid eller annan data: Du kan per dag definiera antalet kostnadsfria måltider och måltidsersättninger. Här fyller man också i eventuella nattresepenningar och man kan välja att ta bort dagtraktament för en eller flera dagar. Ifall man inte vet dessa uppgifter vid planeringsskedet, så kan man även uppge dem när reseräkningen görs (obligatoriskt uppgift i reseräkningen). Se Bild 9. Tillägg förskottsbehov: du kan informera om ditt reseförskottsbehov i reseplanen. Förklaring är obligatorisk! Förskottssumman kan inte överstiga kostnaderna som givits på reseplanen. Se närmare Bild 10. Bild 6: Tillägg ankomst till landet (endast i bruk vid utrikes resor)
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 9(35) Bild 7: Tillägg kostnad Bild 8: Tillägg km-ersättning Bild 9: Tillägg måltid eller annan data Bild 10: Tillägg förskottsbehov
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 10(35) 2.3 Övriga funktioner Gråa knappar Följande funktioner finns under de gråa knapparna på mitten av reseplanen: : Här kan du redigera reseplanens konteringar. I reseplanen kan man ändra konteringen endast för den totala resekostnaden. (Se Räkningens kontering) : öppnar utskriftsversionen av reseplanen och föreslår skrivare. : öppnar ett nytt fönster, där du kan sända reseplanen för att godkännas. Efter sändningen återgår du till kalenderfönstret. : återgår till kalenderfönstret. Bild 11: Reseplanens funktioner : när du tillägger resenärer kan du göra en gruppreseplan. Observera att dina planerade kostnader el. dyl. gäller alla de valda resenärerna. När en gruppreseplan blivit godkänd, bildas för varje deltagande resenär en egen halvfärdig reseräkningsbotten, som var och en sedan redigerar efter resan enligt sina egna utgifter.
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 11(35) 3 Gör en reseräkning 3.1 Allmänt Om du har gjort en reseplan före resan och din reseplan har blivit godkänd, har du automatiskt i ditt kalenderfönster en halvfärdig reseräkningsbotten. Den kan du redigera så att du först klickar på resedatumet i kalendern och sedan trycker på -knappen, som finns under kalendern i sammandraget som öppnades. Halvfärdiga räkningar (nyaste) visas också på Infosidan, från vilken du kommer direkt till räkningens redigering genom att klicka på den ifrågavarande räkningsraden. I räkningens övre del i Reseräkningsdelen finns en länk, där du vid behov kan se reseplanen som är botten för reseräkningen. När du kontrollerat räkningens basuppgifter och gjort eventuella ändringar tryck på - knappen. Räkningen sparas automatiskt och du kan fylla i andra kostnader med olika kostnadsslag, vilka hör till resan. Dagtraktamentena uträknas automatiskt på basen av skatteförvaltningen beslut om skattefria resekostnadsersättningar, enligt de uppgifter resenären uppgett (bl.a. resetider, ankomster till landet, måltidsuppgifter). 3.2 Tillägg data till reseräkningen Blåa knappar Du kan tillägga olika uppgifter genom att trycka på de blåa länkarna som finns i mitten av reseräkningens fönster. Se Bild 12. (Tillägg resa: du kan tillägga flera resor på samma reseplan, används inte på Hanken) Tillägg ankomst till landet: i en utrikes reseräkning kan du tillägga byte av land. Används då man på en utrikes resa vistas i flera länder (för att programmet skall kunna räkna ut rätt dagtraktament). Se Bild 13. Tillägg kostnad: du kan tillägga en kostnad som du själv har betalat eller en kostnad som faktureras Hanken. När man tillägger en kostnad som man själv har betalat är betalningsmedlet Kontant och för en kostnad som faktureras Hanken är betalningsmedlet Faktureras/RONDO. Beroende på resetypen så finns det i Kostnadens data alternativen inrikes eller utrikes kostnad. När man väljer Utrikes kostnad, så beaktar inte M2 mervärdesskatten. När man väljer att kostnaden är en Inrikes kostnad, beaktar M2 den definierade mervärdesskatten för kostnaden. Se Bild 14. OBS: Inköp gjorda med betalkort eller inköp från resebyrån kan inte tilläggas så här, utan de visas när man trycker på - knappen.
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 12(35) Tillägg km-ersättning: du kan tillägga körda kilometrar till reseräkningen. Uppge gatuadress eller känt landmärke (t.ex. flygfältet). Du kan även välja antalet tilläggspersoner (passagerare) samt antalet kilometrar som gäller dem. I reseräkningen bör personernas namn uppges i förklaringsfältet. Se Bild 8. Tillägg måltid eller annan data: du bör definiera per dag antalet kostnadsfria måltider, måltidsersättning, nattresepenning samt radera dagtraktament. Måltidsersättning betalas endast i sådana fall då dagtraktamenten inte betalas. Dagtraktamenten bör raderas för sådana dagar som anses vara privata resedagar. Se Bild 16. Bild 12: En halvfärdig reseräkning har bildats av en godkänd reseplan. Du kan tillägga olika uppgifter genom att trycka på de blåa länkarna som finns i mitten av reseräkningens fönster.
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 13(35) Bild 13: Tillägg ankomst till landet, endast i bruk vid utrikes resor. Bild 14: Tillägg kostnad. Viktigt att märka och ta ställning till är om kostnaden är en inrikes eller utrikes kostnad. När man väljer Utrikes kostnad, så beaktar inte M2 mervärdesskatten. När man väljer att kostnaden är en Inrikes kostnad, beaktar M2 den definierade mervärdesskatten för kostnaden. T.ex. om du på en utrikesresa har åkt taxi i Finland, skall du ändra kostnadens data till en inrikes kostnad.
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 14(35) Bild 15: Tillägg Km-ersättning Du kan välja antalet tilläggspersoner (passagerare) samt antalet kilometrar som gäller dem. I reseräkningen bör tilläggspersonernas namn uppges i förklaringsfältet. Om resenären har skjutsat flera passagerare och dessa har åkt olika sträckor, får man antalet kilometrar som skall uppges genom att först räkna ihop deras sammanlagda kilometrar och därefter dividera summan med antalet passagerare. Bild 16: Tillägg måltid eller annan data I reseräkningen är det obligatoriskt att per dag ta ställning till hur många kostnadsfria måltider man har erbjudits.
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 15(35) 3.3 Övriga funktioner Gråa knappar Bild 17: Reseräkningens funktioner : du kan inrikta inköp till räkningen (inköp med Hankens Eurocard betalkort och inköp via Kaleva Travel) eller frigöra dem från räkningen (kan då hanteras i en annan räkning). (Se Inköpstransaktioner) : du kan redigera reseräkningens konteringar (Se Räkningens kontering) : du kan inrikta reseförskott (penningförskott) till räkningen eller frigöra dem helt eller delvis från räkningen (kan då hanteras i en annan räkning). : öppnar utskriftsversionen av reseräkningen och föreslår skrivare. : öppnar ett nytt fönster, där du kan sända reseräkningen för sakgranskning och betalning till Pave.(I undantagsfall kan en reseräkning sakna en godkänd reseplan, då skickas den för sakgranskning till Pave, därifrån den skickas vidare till förmannen för godkännande). Efter sändningen återgår du till kalenderfönstret. : återgår till kalenderfönstret.
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 16(35) 3.3.1 Jämförelse av reseplanen och reseräkningen Under reseräkningen visas jämförelsen mellan reseplanen och reseräkningen i euron och procent. En närmare utredning visas via > Jämförelse av reseplanen och reseräkningen -länken. Bild 18: Jämförelse av reseplanen och reseräkningen Bild 19: Jämförelse av reseplanen och reseräkningen, utredning
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 17(35) 3.3.2 Inköpstransaktioner Om det gjorts inköp med ditt Hankens betalkort under de datum som du har en reseplan i M2, så inriktar programmet automatiskt ifrågavarande inköp till resans halvfärdiga reseräkning. Du kan sedan själv frigöra inköpet från reseräkningen om den inte hör till ifrågavarande resa. Kaleva Travel inköpen inriktas enligt resedatum. Observera även serviceavgifterna som hör till resan, de kan vara daterade till dagen före resan. Du kan inrikta och frigöra inköp till räkningen/från räkningen via -knappen. Bild 20: Inrikta/frigöra betalkorts- och resebyråinköp (Hankens Eurocard betalkort och Kaleva Travel)
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 18(35) Inriktade inköp syns som en kostnad på reseräkningen och du kan redigera inköpstransaktionens data genom att trycka på ifrågavarande rad. (Se Bild 21) Bild 21: Inriktade inköp till reseräkningen
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 19(35) 3.4 Gör en inrikes reseräkning utan godkänd reseplan (undantagsfall) Om en reseplan inte blivit gjord och godkänd före resan kan resenären göra en reseräkning enligt följande instruktioner. Märk! Denna funktion används endast i undantagsfall! En reseräkning börjar man göra så att man endera klickar på resans avfärdsdatum i kalendern eller på -knappen som finns både på Infosidan eller under kalendern. Fyll i räkningens basuppgifter och tryck på andra uppgifter som hör till resan. -knappen. Räkningen sparas och du kan fylla i Bild 22: Basuppgifter i en inrikes reseräkning Om det i resan ingår inköp med Hankens Eurocard betalkort, inriktas de automatiskt till reseräkningen på basen av inköpsdatum. Kaleva Travel inköpen inriktas enligt resedatum. Reseräkningen slutförs lika som en vanlig reseräkning. Reseräkningen skickas till Pave för sakgranskning, varifrån den skickas vidare för godkännande.
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 20(35) 3.5 Gör en utrikes reseräkning När man gör en utrikes reseräkning skiljer det sig lite vid vissa punkter från en inrikes reseräkning. När man fyller i resans basuppgifter till reseräkningen måste man välja till vilket land man först har anlänt. Om man har varit i flera länder, fyller man först i hela resetiden, avfärd och ankomst (=hemkomst), som man sedan spjälker i delar, genom att tillägga ankomster till olika länder. Detta bör även göras om det första resedygnet (24 h från avfärdstiden) avslutas i ett annat land än det huvudsakliga målet/ankomstlandet (t.ex. vid övernattning i annat land i samband med planbyte). Bild 23: Basuppgifter i en utrikes reseräkning
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 21(35) Vid byte av land klickar man på anlänt, samt ger en förklaring. -länken och fyller i uppgifterna om när man Bild 24: Ankomst till landet data I kostnadens uppgifter finns ett alternativ inrikes eller utrikes kostnad. När man väljer Utrikes kostnad, så beaktar M2 inte mervärdesskatten. När man väljer att kostnaden är en Inrikes kostnad beaktas mervärdesskatten för kostnaden. Bild 25: Kostnadens data i en utrikes reseräkning För övrigt avviker inte ifyllandet av en utrikes reseräkning från en inrikes reseräkning.
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 22(35) 4 Räkningens kontering När man klickar på -knappen och därifrån -knappen kan räkningens konteringar ändras. Bild 26: Reseräkningens och kostnadernas kontering Bild 27: Redigering av konteringen Efter att du rättat konteringarna tryck på -knappen.
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 23(35) Vid behov kan man dela upp konteringen i procentandelar, för hela räkningen eller för en enskild kostnadsrad, genom att klicka på -knappen. Uppdelningen kan man upphäva med -knappen. Bild 28: Dela konteringen Bild 29: Kopiering av konteringen
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 24(35) 5 Bifoga bilagor till räkningen/planen På högra sidan av varje kostnadsrad finns en ikon av ett pappersgem ( öppnas ett separat webfönster. ), när man klickar på det Bild 30: Bifoga en bilaga Välj filen från din maskin och tryck på klickar man på den öppnas filen. -knappen. Filen visas sedan som en ikon och Bilagorna kan ha följande format pdf, htm, rtf, doc, xls, jpg, gif eller png och maximistorleken på en enskild bilaga är 5 MB. När man bifogat en bilaga, blir gem-ikonen på räkningen gul (med en liten fördröjning). Man kan även tillägga bilagor till reseplanen (t.ex. reseprogrammet) på samma sätt som till räkningen. Bilagor som har tillsatts till en reseplan visas även i den reseräkning som bildats av den godkända reseplanen. Konferens-, seminarieprogram o.dyl. bör alltid bifogas reseplanen. 6 Gör en KOSTNADSERSÄTTNING 6.1 Allmänt En kostnadsersättning börjar man göra så att man endera klickar på -knappen på Infosidan eller i Funktionermenyn Kostnadsdebiteringar som finns i Reseräkningar- mellanbladets vänstra kant. I M2 används uttrycket kostnadsdebitering, det står för samma sak som kostnadsersättning.
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 25(35) Välj kostnadsslag, komplettera de obligatoriska fälten och tryck på -knappen. I kostnadens data finns alternativen inrikes kostnad och utrikes kostnad. När man väljer Utrikes kostnad, beaktar inte M2 mervärdesskatten. När man väljer att kostnaden är en Inrikes kostnad, beaktas mervärdesskatten för kostnaden. Kontering och utskrivning samt bifogning av bilagor görs på samma sätt som i reseräkningen. Bild 31: Spara en kostnadsersättning
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 26(35) 6.2 Övriga funktioner Gråa knappar : du kan inrikta inköp till räkningen (inköp med Hankens Eurocard betalkort och inköp via Kaleva Travel) eller frigöra dem från räkningen (kan då hanteras i en annan räkning). (Se Inköpstransaktioner) : du kan tillägga och redigera kostnadsdebiteringens konteringar. (Se Räkningens kontering) : du kan inrikta reseförskott (penningförskott) till räkningen eller frigöra dem helt eller delvis från räkningen (kan då hanteras i en annan räkning) : raderar alla kostnader från kostnadsdebiteringen : öppnar utskriftsversionen av kostnadsdebiteringen och föreslår skrivare. : öppnar ett nytt fönster, där du kan sända kostnadsersättningen till sakgranskaren på Pave, som sedan skickar den sedan vidare till förmannen för godkänning. Efter sändningen återgår du till kalenderfönstret. : återgår till kalenderfönstret. Endast en kostnadsdebitering kan vara öppen åt gången. Kompletterandet av en halvfärdig kostnadsdebitering görs t.ex. genom att trycka på Kostnadsdebiteringar i Funktioner menyn och sedan på -knappen. Du kan redigera kostnadsdebiteringens data genom att klicka på den kostnaden som du vill redigera. Datan öppnas och du kan redigera den. Efter ändringarna tryck på -knappen.
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 27(35) 7 GÖR EN KILOMETERERSÄTTNING 7.1 Allmänt En kilometerdebitering börjar man göra så att man endera klickar på - knappen på Infosidan eller väljer i Funktioner menyn Kilometerdebiteringar som finns i Reseräkningarmellanbladets vänstra kant. Som körrutt bör gatuadress eller känt landmärke anges. En ofta körd resrutt kan sparas som modell. Komplettera de obligatoriska fälten och tryck på -knappen. Kontering och utskrivning samt bifogning av bilagor görs på samma sätt som i reseräkningen. De obligatoriska fälten är datum, km, körrutt och förklaring. Bild 32: Spara en kilometerdebitering
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 28(35) 7.2 Övriga funktioner Gråa knappar : du kan tillägga måltidsuppgifter per dag : du kan tillägga och redigera kilometerdebiteringens konteringar (Se Räkningens kontering) : raderar alla sparade rader från kilometerdebiteringen : öppnar utskriftsversionen av kilometerdebiteringen och föreslår skrivare. : öppnar ett nytt fönster, där du kan sända kilometerersättningen till sakgranskaren på Pave, som sedan skickar den vidare till förmannen för godkänning. Efter sändningen återgår du till kalenderfönstret. : återgår till kalenderfönstret. Endast en kilometerdebitering kan vara öppen åt gången. Kompletterandet av en halvfärdig kilometerdebitering görs genom att trycka på Kilometerdebiteringar i Funktioner menyn och sedan -knappen. Efter tilläggandet och ändringarna trycker man på -knappen.
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 29(35) 8 Sakgranskning och godkänning av räkningar (och reseplaner) När en reseplan gjorts skickas den för godkännande till förmannen. Efter att reseplanen godkänts blir den automatiskt en halvfärdig reseräkning i M2. Resenären kontrollerar och redigerar den halvfärdiga reseräkningen efter resan, varefter den skickas till Pave för sakgranskning. Om reseräkningen inte nämnvärt skiljer sig från reseplanen skickas den från Pave direkt vidare till betalning. En reseräkning måste godkännas hos förmannen om den skiljer sig nämnvärt från reseplanen eller om en reseplan saknas (undantagsfall). En kostnads- och kilometerersättningar skickas alltid först för sakgranskning till Pave varifrån de skickas vidare till förmannen för godkänning. 8.1 Sökning av reseräkningar och reseplaner som har sänts för att sakgranskas eller godkännas På Infosidan, under mellanbladet Transaktioner hittar du funktionerna Godkännandet av reseplanerna och Godkännandet av räkningarna. Mellanbladet Transaktioner syns endast om du har en godkännarprofil i M2 (du har rätt att godkänna räkningar). Den här vägen kan du söka reseplaner och reseräkningar som skickats till dig för godkännande när du är inne i programmet. Bild 33: Sökning av reseräkningar
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 30(35) I Godkännandet av räkningar-fönstret listas alla de rese-, kostnads- och kilometerräkningarna (eller reseplanerna), vilka har skickats till dig för att hanteras. När du klickar på Välj-knappen i slutet på en rese-, kostnads- eller kilometerdebiteringsrad (eller reseplanen), öppnas den räkningen. Reseplanerna godkänns på en nivå och reseräkningarna på två nivåer (sakgranskning på Pave och godkänning). Bild 64: Reseplan öppnad för granskning 8.2 Godkänn / Förkasta -översikt Du kan godkänna eller förkasta reseräkningen, kostnads- eller kilometerdebiteringen (eller reseplanen) genom att klicka på mitten av räkningsfönstret. -knapparna, som finns ungefär i Klickandet öppnar ett nytt fönster, där själva åtgärden görs. Se bild 35. 8.2.1 Cirkulering Genom att välja Godkänn och sedan kryssa i Endast cirkulering kan en räkning cirkuleras till en annan sakgranskare/ attestant, som har behörighet både till just den godkänningsnivån (sakgranskning/godkänning) och till resenärens organisation.
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 31(35) Bild 35: Åtgärd: Endast cirkulering, Godkännandet, Returnering, Förkasta slutgiltigt och Avbryt 8.2.2 Godkänning Med Godkännandet (attestant) godkänner förmannen reseplanen eller räkningen. Godkännandet (sakgranskare Pave) gäller för Pave sakgranskaren. Se bild 35. 8.2.3 Returnering En räkning som är bristfälligt eller felaktigt ifylld kan returneras till resenären för att korrigeras. Dessutom kan man returnera en räkning från godkänningsnivån till sakgranskaren. Vid returnering är Förklaring-fältet alltid obligatorisk. 8.2.4 Förkastning En slutgiltig förkastning raderar räkningen (eller reseplanen) och den kan inte längre returneras. Förklaring-fältet är obligatorisk. 8.2.5 Stoppa Man kan stoppa hanteringen av en räkning genom att välja alternativet Avbryt hanteringen under själva utredningen. Välj detta för att visa att räkningen redan är under hantering, men det finns ännu något oklart i den. Efter utredningen kan man göra samma åtgärder åt räkningen som normalt; avbrottet upphävs inte separat.
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 32(35) 9 Vikariatfunktion I systemet kan man definiera vikariat för den tid när sakgranskarna eller attestanterna är frånvarande. Sakgranskarna och attestanterna kan själva tillsätta sina egna vikarier från Inställningar-mellanbladet, Egna vikariat-funktionen (Se Bild 11). Dessutom kan huvudanvändaren tillsätta vikariat. Man kan redigera, radera, tillägga samt granska vikariat årligen. Bild 36: Egna vikariat När man trycker på Ny-knappen öppnas Vikariatet-fönstret (Se Bild 127), där man kan definiera datum för ett vikariat. Man kan definiera att ett vikariat gäller tillsvidare och då lämnar man Datum när vikariatet slutar-fältet tomt. Vid behov kan man definiera olika vikarier för reseplanerna och reseräkningarna (kostnads- och kilometerersättningar ingår). I det e-postmeddelande som sänds till vikarien visas det meddelande som skrivs i En kommentar i e-postmeddelandet som skall sändas till vikarien-fältet. Bild 37: Aktivera vikariat
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 33(35) 10 Valbara resetyper och kostnadsslag 10.1 Resetyper i M2 Resetyper för reseplaner och reseräkningar: 1. Inrikesresa, används för resor inom Finland. 2. Utrikesresa, används för utrikesresor. 3. Inrikes resekostnad vidarefaktureras, används då resekostnaderna eller en del av dem skall vidarefaktureras efter resan. 4. Utrikes resekostnad vidarefaktureras, används då resekostnaderna eller en del av dem skall vidarefaktureras efter resan. Resetyper för kostnads- och kilometerersättningar A. Kostnadsersättning. Kostnadsersättning används då personalen gjort inköp kontant eller med ett personligt kreditkort och skall få ersättning för utlägget samt för inköp som är gjorda med Hankens betalkort. Denna resetyp används även för kilometerersättningar. Kilometerersättning används då personalen kört med egen bil och skall få ersättning för körda kilometrar. B. Kostnadsersättning vidarefaktureras, används då personalen gjort inköp kontant eller med ett personligt kreditkort och skall få ersättning för utlägget och kostnaderna skall vidarefaktureras. C. Internet inköp av tjänster EU (ej Finland), används då personalen gjort inköp av tjänster via Internet från ett annat EU land. Denna resetyp gör automatiskt rätt mervärdesskattekontering. D. Internet inköp av tjänster ej EU, används då personalen gjort inköp av tjänster via Internet från ett land utanför EU. Denna resetyp gör automatiskt rätt mervärdesskattekontering. E. Internet inköp av vara EU (ej Finland), används vid inköp av vara via Internet från ett annat EU land (ej Finland). Denna resetyp gör automatiskt rätt mervärdesskattekontering. F. Internet inköp av vara ej EU, används vid inköp av vara via Internet från ett land utanför EU. Resetyperna C,D,E och F används för olika slag av internet inköp. Genom att välja rätt resetyp behöver den som gör kostnadsersättningen inte ta ställning till hur mervärdesskatten skall bokas.
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 34(35) 10.2 Kostnadsslag i M2 När du gör en reseplan, reseräkning eller kostnadsersättning och skall välja kostnadsslag för en kostnad så visas de möjliga alternativen för ifrågavarande resetyp i droppmenyn. Alla kostnadsslag som finns i M2 går inte att välja för alla resetyper och om du gör en reseplan finns det färre kostnadsslag att välja mellan än om du gör en reseräkning. Mervärdesskatten beaktas på alla kostnadsslag fastän momsprocenten inte står utskriven efter namnet. Procentsatsen är utskriven om det finns flera olika moms-alternativ för samma slags kostnad. Inrikes flygbiljetter har alltid samma moms och därför står inte momsprocenten utskriven efter namnet Flygbiljetter. Inhemska konferensavgifter kan däremot vara utan mervärdesskatt eller innehålla 24 % moms, därför finns det två olika kostnadsslag för denna typ av kostnad. Mervärdesskatten vid utrikes kostnad beaktas inte. Om ett kostnadsslag har en nämnd moms procent (t.ex. 24 %) efter namnet, betyder det att nämnda momsprocent beaktas vid konteringen av en inhemsk kostnad, för en utrikes kostnad beaktas inte procentsatsen. Du kan allstå välja ett kostnadsslag med en nämnd momsprocent fastän det skulle vara frågan om en utrikes kostnad, M2 vet att inte beakta momsen. Märk dock att om du själv tillägger en kostnad så måste du i kostnadens data välja om det är frågan om en inrikes eller utrikes kostnad, se bild 14: tillägg kostnad, för att programmet skall veta hur momsen skall beaktas. När du väljer ett bestämt kostnadsslag så vet M2 på vilket bokföringskonto kostnaden skall bokas. Flera kostnadsslag kan bokföras på samma bokföringskonto. Då man väljer ett kostnadsslag syns inte hela kostnadsslagets namn i droppmenyn men när man valt ett visst kostnadsslag och efter det sätter kursorn på namnet visas hela namnet. Kostnadsslag för reseplaner i M2 Deltagar- och konferensavgifter 0 % moms Deltagar- och konferensavgifter 24 % moms Ersättning för användning av egen bil Flygbiljetter Flygbiljetters serviceavgift Hotellfrukost Hotellinkvartering Internet Parkering Reklam och marknadsföring Medlemsavgifter Medlemsavgifter, inhemska 0 % moms Serviceavgifter Övriga resekostnader 24 % moms
M2 INSTRUKTIONER FÖR SLUTANVÄNDAREN 35(35) Kostnadsslag för reseräkningar och kostnadsersättningar i M2 Endast de kostnadsslag som går att välja för vald resetyp syns i listan. IT-användartjänser (inklusive databaser) IT-tillbehör Böcker Deltagar- och konferensavgifter 0 % moms Deltagar- och konferensavgifter 24 % moms Drycker (alkohol), tillställningar för utomstående Elektroniska böcker Elektroniska tidningar och tidskrifter Ersättning för användning av egen bil Feldebiteringar Flygbiljetter Flygbiljetters serviceavgift Hotellfrukost Hotellinkvartering Internet Kontorsmaterial Köpta tjänster moms 24 % Livsmedel, tillställningar för utomstående moms 14 Medlemsavgifter Medlemsavgifter, inhemska moms 0 % Parkering Parkering utan kvitto (undantagsfall) Postkostnader Reklam och marknadsföring Representationskostnader moms 10 % Representationskostnader moms 14 % Representationskostnader moms 24 % Resebiljetter (buss, tåg, båt) Restaurang, moms 14 % (mat) Restaurang, moms 24 % (alkohol) Restaurang Perho, moms 0 % Serviceavgifter Taxi Telefonkostnader Tidningar Undervisningsmaterial och tillbehör Valutaväxlingskostnader Visum Övriga resekostnader utan kvitto (undantagsfall) Övriga personalkostnader 14 % moms Övriga personalkostnader 24 % moms Övriga resekostnader 24 % Övriga material och utrustning