Välkomna till utbildning i EKO och Bidrag/Uppdrag

8.30 Processbeskrivning ansökan kontrakt bidrag/uppdrag Ca 10.00 Välkomna till utbildning i EKO och Bidrag/Uppdrag Genomgång av registrering av ansökan/offert bidrag/uppdrag Fika Genomgång av registrering av kontrakt finansiär motpart projektledare, upplägg 11.30-12.15 Lunch bidrag/uppdrag baskonto, bidrag/uppdrag/återbetalning verksamhet, upplägg transfereringar 14.00 Fika Ca 16.00 Avslut Rapporter från EKO kommande inbetalningar, underlag för budget 12-delar Läxa www.gu.se

Processbeskrivning ansökan kontrakt externa medel Förfrågan eller behov uppstår Ansökan & kalkyl upprättas Ansökan & kalkyl registreras Ansökan godkänns Ansökan skickas Besked från bidrags- /uppdragsgivare Beslut om mottagande/ avtal sluts Projektledare och verksamhet läggs upp och kontrakt registreras Äkta rekvisition/ faktura upprättas/ godkänns Överföring till Agresso Rekvisition/faktura skrivs ut från Agresso Rekvisition/faktura skickas till givare Betalningen bevakas Inbetalning till Gu Kundreskontra matchar inbetalningen med rekvisition/faktura Betalningen överförs till EKO Löpande uppföljning Redovisning Återbetalning/ slutbetalning Rätt pengar, rätt på GU www.gu.se

Roll Projektledare Roller och behörigheter som ingår i processen Funktion Skapar ansökan och projektkalkyl Ansvarig för innehållet i specifik ansökan Behörighet Ändra i sina ansökningar Söka fram sina ansökningar Intern medsökande Institutionsadministratör/ Granskare Ingår i ansökan /offert Skriver ansökan /offert Registrerar och granskar kalkyler, ansökningar och offerter Ändra i medverkande ansökningar Söka fram sina ansökningar Registrera och följa upp institutionens skriftliga ansökningar Granska och ändra i institutionens ansökningar Behörig att godkänna i EKO om prefekten via underskrift godkänt skriftligt underlag Kontraktsregistrerare Prefekt/ stf prefekt /Godkännare Registrerar och följer upp kontrakt Godkänner ansökningar och kalkyler Ansvarig för alla institutionens ansökningar Registrerar kontrakt och kopplar/kopplar från ansökningar/offerter Granska och Godkänna ansökningar/offerter Ser institutionens ansökningar/offerter Söka fram institutionens ansökningar/offerter Affärsjurister Granskar uppdragsavtal Behörighet att granska alla universitetets uppdragsavtal www.gu.se

Definitioner i EKO Ansökan Bidrag Offert Uppdrag Extern medsökande Ämneskategori Tvärfakultativt projekt En förfrågan till finansiär om bidrag till universitetets verksamhet utan krav på motprestation. Kunden bidrar med medel till ett projekt och universitetet förfogar fritt över resultatet. En offert är ett avtal där prefekt och projektledare utlovar en tjänst för en viss ersättning till kund. Kunden köper en tjänst och äger också resultatet av denna tjänst. Vid icke statlig kund debiteras moms. I EKO läggs beloppet in exkl moms. Extern organisation som är medsökande i projektet (ska vara registrerad i medsökandetabellen i EKO eller så väljs EJ UPPLAGD och medsökandes organisation skrivs i separat textfält. Alla ansökningar och offerter klassificeras enligt SCBs och Vetenskapsrådets ämnesområden. Ett projekt kan ha en eller flera ämneskategorier. Projekt som löper över flera fakultetsområden, dvs minst två institutioner på två olika fakulteter är involverade i ansökan/offerten. Universitetsövergripande projekt Projekt där rektor står som huvudsökande, exempelvis Linnéansökningarna där rektor har ett större ansvarstagande och signerar ansökan. Obs! Gäller ej ansökningar hos finansiärer som enbart av formalia skäl kräver rektors signatur. www.gu.se

forts. Definitioner i EKO Godkänd via signatur Projektledare Om prefekt/stf prefekt redan skriftligt godkänt en ansökan eller offert kan institutionsadministratör ha behörighet att godkänna i EKO. Den som skapar ansökan/offert och är ansvarig projektledare gentemot finansiär. Intern medsökande Granskare Godkännare Intern person som är betydande medsökande i projektet (ska vara registrerad projektledare i EKO för att kunna kopplas till en ansökan). Institutionsadministratör som granskar en ansökan/offert och kalkyl för att kvalitetssäkra materialet innan prefekt /motsvarande godkänner ansökan/offert. Den som godkänner ansökningar/offerter enligt gällande delegationsordning. Prefekt/stf prefekt ska godkänna alla ansökningar och offerter som lämnar universitetet. Kontraktsregistrerare Den som registrerar kontrakt i EKO, har behörighet att koppla en ansökan/offert till ett nytt eller befintligt kontrakt. www.gu.se

Varför registrering av ansökan och vilka ansökningar och offerter ska in i EKO? Önskan samt beslut av ledningen Skyldiga att registrera upprättade handlingar Beslutet om bidrag kan hänvisa till ansökan Alla formella ansökningar och offerter som lämnar institutionen i universitetets namn, dvs sökta för universitetets räkning Alla ev icke-formella underlag för bidrags- och uppdragsverksamhet som överstiger ett basbelopp och inte är att betrakta som försäljning. Varje fakultet kan besluta om basbeloppsgränsen ska tillämpas eller om även avtal på mindre belopp ska registreras i EKO alternativt om annan avgränsning för fakultet finns avstämd med Ekonomienheten. Avgränsning: Försäljning Anslag Resebidrag Hyresintäkter www.gu.se

Ämnesområde/Ämneskategori Ämneskategorier Ämneskategori väljs utifrån vilket ämne projektet tillhör enligt projektledaren, ex Lärande eller Företagsekonomi. Ämneskategorins respektive ämnesgrupp och ämnesområde kommer upp i EKO med automatik. Ämneskategorierna bygger på Statistiska Centralbyråns (SCB) nationella förteckning över forskningsämnen samt Vetenskapsrådets (VR) mer finfördelade förteckning. Minst en kategori måste väljas. Ämnesområden www.gu.se

Nu går vi över till EKO för visning av registrering av en ansökan. Se lathund för Registrera en ansökan /offert i EKO http://medarbetarportalen.gu.se/digitalassets/1488/1488028_reg_ansokan_eko_2012_140624.pdf www.gu.se

Genomgång av registrering av kontrakt i EKO Se lathund för Registrera kontrakt i EKO http://medarbetarportalen.gu.se/digitalassets/1488/1488029_reg_kontr_eko_2013_140623.pdf www.gu.se

Beslut om mottagande www.gu.se

Exempel på kontrakt www.gu.se

Finansiär vs Motpart Finansiär Alltid den organisation/företag som ursprungligen fattar beslut om och ger pengar till GU. Motpart Den organisation som förmedlar pengarna från finansiären till GU. Kan t ex vara ett annat universitet, företag mm. Aldrig banken. www.gu.se

Projektledare, ny/ändring AGRESSO Egen meny -> Registerunderhåll -> Projektledare, ny/ändring Hänvisning till lathunden: http://medarbetarportalen.gu.se/digitalassets/1489/1489703_uppl_begr_20110322.pdf www.gu.se

Bidrag Ansökan Bidragsbeslut/kontrakt Forskaren bestämmer arbetet Resultatet ägs av universitetet Inkomst av bidrag, vid inbetalningen Rekvisition skickas till bidragsgivaren Kan vid behov samfinansieras Får transfereras Uppdrag Offert Affärsavtal reglerar uppdraget Uppdragsgivaren beställer arbetet Resultatet ägs av uppdragsgivaren Intäkt av uppdrag/avgift, fordran skapas i ekonomisystemet Uppdrag faktureras uppdragsgivaren Full kostnadstäckning Moms/ej moms www.gu.se

Val av kontraktstyp och konto för Bidrag Kontraktstyp Bidr stat mynd o aff verk 35 Bidrag från statl mynd o aff drivande verk 3521 Universitet, socialstyrelsen, forskningsråden mfl, K202100 3522 Svenska kraftnät 3522 Luftfartsverket 3522 Sjöfartsverket Kontraktstyp Bidr offentlig sektor 36 Övrig offentlig sektor 3611 Statliga bolag http://www.offentliglistan.se/statligabolag.php 3612 Övrig statlig sektor, t.ex. Chalmers http://www.offentliglistan.se/statligastiftelser.php 3613 Landsting K232100 3614 Kommuner K212000 3615 Övrig kommunal sektor K222000 www.gu.se

Kontraktstyp Bidr övriga 37 Bidrag från övriga 3711 Privata företag, ek. föreningar 3721 Övriga org och ideella föreningar 3731 Enskillda personer Kontraktstyp Bidr EU 37 Bidrag EU 3741 EU: inst 3742 EU: inst 7:e ram 37425 EU: inst (övriga 6,5%) 3743 Bidrag från EU ins Horizon 2020 Kontraktstyp Bidr utland 37 Bidr utland 3751 EU-länder företag 3752 EU-länder, org utan vinstsyfte 3761 Övriga länder företag 3762 Övriga länder org utan vinstsyfte www.gu.se

Konton för återbetalning och transfereringar 3529 Återbetalning bidrag statliga 3629 Återbetalning bidrag offentliga 3729 Återbetalning bidrag övriga 3598 Transferering motbokning statlig finansiär 3698 Transferering motbokning offentlig sektor 3798 Transferering motbokning ej statlig finansiär 7311 Anslag för finansiering av transferering 7351 Bidrag från myndigheter för finansiering av transferering 74* - Övriga 77* - Statlig och offentlig sektor 78* - Till Eu och övriga länder 79* - Privata företag, föreningar m.m. i Sverige www.gu.se

Val av konto Uppdrag 33 Intäkter av uppdragsverksamhet Uppdragsutbildning Uppdragsforskning Chalmers, samverkande institutioner Välj först rätt kontraktstyp i EKO. Uppdrag eller uppdrag momsfri www.gu.se

Övningsuppgift Registrera kontrakt www.gu.se

Lunch! www.gu.se

Verksamhet, ny/ändring AGRESSO Egen meny -> Registerunderhåll -> Verksamhet, ny/ändring http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/universitetetsredovisningsmodell/funkti onellindelning/ Hänvisning till lathunden: http://medarbetarportalen.gu.se/digitalassets/1489/1489703_uppl_begr_20110322.pdf www.gu.se

Begreppet verksamhet Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr All verksamhet delas i redovisningshänseende in i kärnverksamhet och stödverksamhet. Utbildning Forskning Stödverksamhet Anslagsfinansierad 10-13 20-23 Bidragsfinansierad 14-15 24-25 Bidragsfinansierad 26 Uppdragsfinansierad 16-19 28-29 Finansieras främst av OH 3 4 Exempel: Lokaler och IT 244064919 Jivegård L N Gunnarssons Allt blått =projektledarkod, 4 i blått= fakultet, 2 sista siffrorna löpnummer www.gu.se

Transfereringar Enbart bidrag Medgivande från givaren http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomi-goteborgsuniversitet/stodverksamhet/redovisa/transfereringar/ Inbet K 100:- (konto) 3521 36* 37* K-motpart Täckning D 100:- (konto) 3598 3698 3798 K-motpart Täckning K 100:- (konto) 73* 74* 74* K-motpart Utbet transf D 100:- (konto) 7711 77*, 78* 77*, 78*, 7931 L-motpart www.gu.se

Länkar till material från informationsmöten med Ekonomienheten http://medarbetarportalen.gu.se/organisation/universitetetsorganisation/gemensamma-forvaltningen/administrativtstod/ekonomienheten/informationsmoten/ Korta redovisningsdagen 4, 6 oktober 2016 http://medarbetarportalen.gu.se/digitalassets/1591/1591372_kortaredovisningsdagen-4-6-oktober-2016.pdf www.gu.se

Rekvisitions- och fakturahantering: flera kontraktsfördelningar En rekvisition = 1 inbetalning Om ett kontrakt har flera kontraktsfördelningar skapas en rekvisition eller faktura med därtill hörande konteringsrader. Det är alltid kontraktsansvaret, där projektledaren är huvudmottagare, som rekvirerar eller fakturerar alla underlag på hela kontraktet, även om kontraktsfördelningen ligger utanför den egna institutionen. www.gu.se

Rekvisitions- och fakturahantering Olika status som en rekvisition/faktura kan ha i EKO: Preliminär ändra till status Godkänd för överföring av rekvisitions- /fakturaunderlag till ekonomisystemet enligt valt Datum. Godkänd rekvisitionsunderlaget avvaktar rekvisitions-/fakturadatum då underlaget överförs till ekonomisystemet och en rekvisition/faktura genereras. Överförd rekvisitionsunderlaget har överförts till ekonomisystemet och en rekvisition/faktura har genererats med tillhörande ordernummer. Fem ordernummerserier. Betald Rekvisitionen/Fakturan har betalats av finansiären och bokförts i Agresso. Inbetalt belopp visas. Låst status. Makulerad Makulerad. Låst status. www.gu.se

Fem ordernummerserier 4000XXXXX Fakturor, vilka skapas för uppdragskontrakt 50000XXXX Äkta rekvisitioner, vilka skapas för bidragskontrakt Äkta rekvisitioner ska godkännas, föras över till Agresso, skrivas ut och skickas till kund, varpå kunden skickar pengar till GU. På rekvisitionsunderlaget i EKO finns det en checkbox där du som administratör markerar om rekvisitionen är av typen äkta. 60000XXXX + 1000XXXXX Oäkta rekvisitioner, vilka skapas för bidragskontrakt Oäkta rekvisitioner skapas när bidragsgivaren skickar pengar utan att vi skickar dem något underlag. Obs! Institutionen förbereder en oäkta rekvisitioner som ligger i status preliminär. Den godkänns av Kundreskontran när inbetalningen kommer in till GU. 999999999 Driftstart, endast för systemadministratören www.gu.se

Ex på Oäkta rekvisitioner Order 1000XXXXX Från de fyra forskningsråden (Vetenskapsrådet, Cancerfonden, Forte, Formas) Finansiären önskar ej få en rekvisition sänd till sig, kundreskontran får in bidragen i klump från finansiär och fördelar enligt mall. Dessa ordrar är inte kopplade till Agresso. Kontrollera att pengarna kommit in i Agresso och godkänn sen rekvisitioen. 60000XXXX Osäkra inbetalningar avseende tidpunkt och belopp: Tex EU-bidrag. Rekvisitionens datum och belopp fastställs efter information från kundreskontra om att medlen inkommit. Vid osäkerhet angående äkta/oäkta, kontakta då supporten på 4040@gu.se. Ni kan också få vägledning av det inscannade kontraktet som finns tillgängligt i EKO. www.gu.se

Arbetsrutin för administratör (institution/motsvarande) 1. Viktigt att snabbt få in uppgifter till institutionen för registrering av kontrakt. 2. Godkänn rekvisition/faktura innan rekvisitions-/fakturadatum förfaller. 3. Godkänd rekvisition/faktura överförs till Agresso varje hel timme. 4. Sök ut rekvisitioner/fakturor i Agresso 45 min efter att de gått över från EKO. Frågemall finns i Agresso - Egen meny - EKO. 5. Skriv ut äkta rekvisitioner och fakturor och skicka till kund. 6. Att underlagen är överförda till Agresso gör att kundreskontra kan matcha inbetalning mot äkta rekvisition och faktura i Agresso. Efter daglig integrationskörning förs inbetalningsinformationen åter till EKO när medel inkommit till universitetet. ALLA EXTERNA BIDRAG & UPPDRAG SKA REGISTERAS I EKO! www.gu.se

Fel på EKO rekvisition En felaktig rekvisition med status Preliminär eller Godkänd kan du ta bort själv i EKO med Ta bort knappen. Skapa sedan en ny rekvisition i EKO, se lathund Skapa ny rekvisition eller faktura i EKO En felaktig äkta/oäkta rekvisition (5XXXXXXXX/6XXXXXXXX) med status Överförd eller Betald måste makuleras i EKO och spärras i Agresso. En felaktig oäkta rekvisition med status Betald och ett ordernummer som startar med (1XXXXXXXX) behöver enbart makuleras i EKO eftersom dessa ej förts över till Agresso. För att makulera en överförd eller betald äkta eller oäkta rekvisition kontakta supporten på 4040@gu.se Ange vilket rekvisitionummer som är aktuellt för makulering för en snabbare hantering. www.gu.se

Fel på EKO faktura En felaktig faktura med status Preliminär eller Godkänd kan du ta bort själv i EKO med Ta bort knappen. Skapa sedan en ny faktura i EKO. Se lathund Skapa ny rekvisition eller faktura En felaktig faktura med status Överförd eller Betald har fått ett ordernummer (4XXXXXXXX) och måste makuleras i EKO samt även åtgärdas i Agresso. För att makulera en överförd eller betald faktura kontakta supporten 4040@gu.se. Ange vilket fakturaid och ordernummer som är aktuellt för makulering för en snabbare hantering. www.gu.se

Fel på EKO faktura Om en faktura är felaktig och ej sänts till givaren ska den reverseras i Agresso och makuleras i EKO så att ny faktura kan ställas ut i EKO. Se Agresso lathund Reversering av kundfaktura Om den felaktiga fakturan redan sänts till givaren och de önskar få ett underlag från vårt ekonomisystem alternativt att de redan betalt fakturan så måste den krediteras i Agresso och makuleras i EKO. Se Agresso lathund Kreditering av kundfaktura Ny faktura kan sedan ställas ut i EKO och utskrift tas ut via menyval Egen meny EKO Utskrifter EKO fakturor och rekvisitioner. Obs! vid fel på finansiär, motpart, verksamhet eller ansvar på fakturaunderlaget måste kontraktet ändras innan ny faktura kan skapas. www.gu.se

Support Ankn: 4040 Mail: 4040@gu.se eller administrativtstod@gu.se www.gu.se

Lathund Registrera en ansökan/offert i EKO För att registrera en ansökan eller offert går du in i EKO via Medarbetarportalen Verktyg. Logga in med ditt x-användarid samt ditt systemlösenord, obs använd gemener (små bokstäver) när du anger ditt användarid. Välj Ansökan/Offert i menyn och klicka på Registrera till vänster. Nu ser du första sidan i registreringsflödet. Alla fält med grön ram är obligatoriska och måste fyllas i. 2015-07-02 1

Lathund Registrera en ansökan/offert i EKO Fyll i projektledarkoden för huvudsökande. Om du inte kan den så klicka på Sök. I pop-up fönstret skriver du in aktuellt namn och klickar på sök. Klicka på aktuell projektledarkod. Finns inte projektledaren upplagd i EKO så kontakta kontraktsregistrerare på kansli/institution för upplägg i AGRESSO och överföring till EKO. Fyll i projekttitel, belopp och valutakod. Om du inte vet finansiärsnumret så klicka på Sök så att sökfönstret kommer upp. Skriv namn eller kundnummer plus * och Sök. Välj rätt finansiär och klicka på kundnumret. 2015-07-02 2

Lathund Registrera en ansökan/offert i EKO Om finansiären inte finns i EKO kan du i ansökningsregistreringen använda dig av finansiären Ej upplagd. Sök fram finansiären via sökfönstret genom att fältet för Namn ange *upplagd* och tryck på Sök. Klicka på länken EJ UPPL och fyll i aktuellt namn på finansiären i pop-up rutan som visas i webläsaren och tryck på OK. Obs! Om pop-up rutan inte syns så bör det finnas en fråga från systemet högst upp eller längst ned på sidan angående tillåtelse av pop-up fönster. Välj alternativ Tillåt alltid pop-up fönster från servern kontrakt.gu.se. Om ansökan sedan blir beviljad måste finansiären läggas upp i Agressos kundregister för att föras över till EKO och registreras på kontraktet. Använd blanketten för Kund upplägg i kundregister/kreditprövning och sänd till 4040@gu.se 2015-07-02 3

Lathund Registrera en ansökan/offert i EKO Fyll i ansvaret i fältet eller använd sökfönstret för att söka fram rätt ansvar. Du kan söka på del av namn eller ansvarsnummer plus * så får du fram alla liknande, där du kan välja det riktiga ansvaret. Fyll i om det är en bidragsansökan eller en uppdragsoffert. Välj aktuell verksamhetsgren i scrollistan. Bocka i rutorna om det är ett tvärfakultativt eller universitetsövergripande projekt, dessa fält är ej obligatoriska. Skall ansökan kopplas till en annan ansökan eller offert på grund av att de tillhör samma projekt, sök fram aktuell Ansökanslänk via sökfönstret och välj rätt länk. Finns ingen länk så 2015-07-02 4

Lathund Registrera en ansökan/offert i EKO måste den först skapas i Grunddata tabellen Kontraktslänk av kontraktsregistrerare på kansliet/institutionen. Obs! Detta är samma länk som sedan kan användas för att knyta samman flera olika kontrakt. Fyll i Start- och Slutdatum samt Sista ansökningsdag. Sista ansökningsdag styr även vilket datumintervall som ansökan/offerten uppkommer i Att göra listan. I fritext kan du skriva in övrig information eller kommentarer som du anser vara viktiga att de finns med. Klicka på Nästa för att gå vidare eller Spara om du vill stanna här och fortsätta senare. Det är först när du tryckt Spara eller Nästa som ansökan/offerten får ett idnummer i EKO. 2015-07-02 5

Lathund Registrera en ansökan/offert i EKO När du har klickat på Nästa i den tidigare bilden så kommer du till Fördelning av belopp över åren. I fältet Belopp (valuta) visas totalbeloppet för aktuell ansökan/offert. När du fyller i beloppet för första året (2012) och tabbar till nästa år så räknar systemet fram vad som är kvar att fördela i fältet Belopp kvar att fördela. Fyll i beloppet för 2013 och 2014. Nu visas belopp 0 kvar att fördela. Klicka Nästa för att gå vidare. 2015-07-02 6

Lathund Registrera en ansökan/offert i EKO Nästa bild i flödet är att ange Ämneskategori för projektet. För att välja Ämneskategori är det lättast att använda sökfönstret och sök fram alla genom att trycka på sökfönstrets Sök knapp eller via beskrivning eller ämnesområde. Välj den ämneskategori du vill ha och klicka på id. numret. Du kan även välja fler ämneskategorier på en gång genom att klicka i rutorna framför varje och sedan längst ner. Då kommer den som står längst upp i listan att markeras som huvudkategori. Klicka på Lägg till och ämneskategorin visas i raden under. Skall det vara fler ämneskategorier så gör om samma procedur igen. 2015-07-02 7

Lathund Registrera en ansökan/offert i EKO Här kan du även justera vilken ämneskategori som skall var huvudkategori genom att klicka i punkten framför. Klicka sedan på Nästa för att gå vidare. Nästa bild i flödet är Interna och Externa medsökande. Finns det en eller flera interna medsökande angivna på ansökan/offerten så använd sökfönstret och sök på projektledarkod, efternamn eller förnamn. Välj den medsökande som du vill ha genom att klicka i rutan Välj framför vald person och sedan Ok eller klicka på länken för projektledarkoden. Även här kan du välja flera medsökande i listan som du sökt fram genom att bocka i flera rutor och trycka Ok. 2015-07-02 8

Lathund Registrera en ansökan/offert i EKO Nu hamnar vald medsökande i registreringsfältet nedan, för att den ska sparas på ansökan/offerten måste du nu klicka på Spara. Den medsökande syns nu i raden under. Finns flera interna medsökande så gör samma procedur igen. Här finns det bara en intern medsökande. Finns flera så klicka i punkten för vem som ska vara huvudmedsökande, d.v.s. kunna ses i rapporterna. Finns det externa medsökande så gör du samma procedur där, d.v.s. välj aktuell extern medsökande, klicka på länken så Kundnr syns i registreringsfältet för Externa medsökande och klicka på Spara. Obs! Här kan du bara ange lärosäte/organisation och inte person. Om den externa organisation du söker ej finns med i tabellen kan även här valet med Ej upplagd användas, se sid 3 för sök instruktion. 2015-07-02 9

Lathund Registrera en ansökan/offert i EKO Klicka på Nästa för att gå vidare. Till varje ansökan/offert måste en ansökanshandling/offert och kalkyl bifogas vilket sker i nästa steg. Klicka på Lägg till för att bifoga Ansökan/Offert. Skriv i beskrivningsfältet vad det är för dokument, ex Ansökan Formas. Använd Bläddra knappen för att leta fram sökvägen och hämta filen från din dator. Obs! Måste vara en pdf-fil. Klicka på Lägg till/ändra. Dokumentet visas nu under registreringsfältet. Har du lagt dit fel dokument så får du klicka på Bläddra igen och leta fram den nya sökvägen till rätt dokument och klicka Lägg till/ändra så byter du ut det tidigare dokumentet Klicka på Åter bifoga dok när du är klar. Klicka på Lägg till för att bifoga kalkylen. 2015-07-02 10

Lathund Registrera en ansökan/offert i EKO Fyll i Beskrivning, ange sökvägen till kalkylen på din dator via Bläddra och klicka på Lägg till. Ansökan/Offert och Kalkyl är obligatoriska dokument och det kan bara finnas ett dokument av varje sort. Vill du bifoga ytterligare dokument så klickar du på Lägg till för Övriga dokument och gör samma procedur som vid Ansökan/Offert och Kalkyl. Under Övriga dokument kan du bifoga hur många dokument som du vill. Klicka på Nästa när du är klar. Nu kommer du till bilden Visa information för ansökan/offert. Här ser du allt som du har registrerat. Ser du något som är fel kan du gå in på respektive avsnitt med Ändra knapparna och editera. Om hela ansökan skulle vara fel kan du klicka på Ta bort, då tas den bort helt från databasen. Är allt riktigt så klickar du på Klar. 2015-07-02 11

Lathund Registrera en ansökan/offert i EKO 2015-07-02 12

Lathund Registrera en ansökan/offert i EKO Nu har ansökan fått status Klar. Det går nu inte att ändra direkt i den. Knapparna har bytt från Ändra till Visa. Nästa steg är att Granska, Godkänna via signatur eller Komplettera ansökan via knapparna längst ner. 2015-07-02 13

Lathund Registrera en ansökan/offert i EKO Titta igenom ansökan/offerten igen så att allt stämmer. Klicka på Granska knappen så går ansökan vidare till prefekt/motsvarande för godkännande. Är ansökan (underlaget) redan påskrivet (godkänt) av prefekt eller motsvarande så kan du godkänna ansökan/offerten genom att klicka på Godkänn via sign knappen. Ansökan/offerten blir då markerad som granskad och godkänd med ditt x- användarid i systemet. OBS! Signatur från prefekt/motsvarande måste finnas bifogat i systemet för att denna funktion ska kunna användas. Skulle du upptäcka något som är fel i registreringen av ansökan när den är klarmarkerad så klickar du på Komplettera knappen så sätts ansökan tillbaka i status preliminär så att den blir ändrings bar igen. När du har kontrollerat att ansökan är riktig så klickar du på Granska. Nu ser du i bilden att ansökan fortfarande har status Klar men att den också har blivit granskad och ditt x- användarid står angivet som granskare. När en ansökan/offert blivit granskad så går ansökan/offerten vidare i systemet till den som ska godkänna den. Mail sänds enbart ut varje tisdag och torsdag för ärenden som behöver granskas eller godkännas. 2015-07-02 14

Lathund Registrera kontrakt i EKO I den här lathunden visas hur man går tillväga för att registrera kontrakt i EKO. Registrering av kontrakt förutsätter att beslut om bidrag eller överenskommelse om uppdrag är klart. Beslut eller överenskommelse ska alltid bifogas blanketten Beslut om mottagande av gåvomedel och andra externa medel för forskningsändamål mm. http://medarbetarportalen.gu.se/digitalassets/1437/1437645_besl_mott_gavomedel_130218.p df Välj Kontrakt i toppmenyn och Reg Standard i den vänstra menyn för att komma till registreringsbilden. Samtliga fält där rubriktexten är blågrön är obligatoriska fält. Vid de textfält där det finns en Sök-knapp går det att söka fram uppgifter med hjälp av * före och/eller efter den text eller det nummer man angett. Klicka därefter på länken på den korrekta uppgiften för att få uppgiften i registreringsfältet. I registreringsbilden ställer sig markören alltid i första vita fältet, (koppla Ansökan/offert dnr). Registreringstyp Standard, värdet anges som default. Koppla ansökan/offert dnr Kontrollera alltid om det finns en ansökan registrerad. Finns sådan erhålls vissa uppgifter från ansökan till kontraktet. Ansökan blir med denna koppling beviljad. Finns ingen ansökan registrerad, tabbar man till nästa fält. 2013-09-30 1

Lathund Registrera kontrakt i EKO Ankomstdatum ange det datum då handlingen inkommit till universitetet, enligt datumstämpeln. Handlingens datum ange det datum som finns på avtalet/kontraktet, kan vara datum då t ex handlingen undertecknades. Finansiärens beteckning här anges den beteckning som kan identifiera handlingen vid kontakt med finansiären/motparten, t ex diarienummer eller liknande som finns på avtalet/beslutet. Vid bidrag från Vetenskapsrådet, Forte (tidigare FAS), Formas eller Cancerfonden anges alltid respektive organisations diarienummer. Valuta välj aktuell valuta enligt kontraktet. Kontraktsbelopp ange det beviljade beloppet i kontraktets valuta. Handläggare anges med automatik den som har loggat in i EKO. Nämndområde anges ej, genereras med automatik av systemet, respektive handläggare är kopplad till en fakultet. Denna koppling styr vilken diarienummerserie som kontraktet hamnar i. Status ska vara Preliminär som default, ändras till Normal när kontraktet är färdigregistrerat. När kontraktet avslutats ska kontraktets status sättas om till Historia. Finansiär Finansiär är den som ursprungligen beviljar medlen. Sök fram rätt finansiär med sökfunktionen. Använd * före och/eller efter om man inte vet exakt stavning eller namn. Klicka på länken för att visa finansiärens kod i registreringsfältet. Till höger om fältet visas finansiärens namn utskrivet. Tabba vidare till nästa fält. Söker man på en finansiär som har flera kundnummer måste man vara noga med att välja rätt finansiär för att fakturorna/rekvisitionerna ska hamna rätt. Det är finansiären som styr mottagaradressen. 2013-09-30 2

Lathund Registrera kontrakt i EKO Motpart är inget obligatoriskt fält, men mycket viktigt att kontrollera så att motparten blir korrekt. Anges ingen motpart blir motparten densamma som finansiär då kontraktet sparas. Motpart är den som betalar ut medlen till GU. Det kan vara någon annan än finansiären. Fel motpart leder till fel vid motpartsavstämningen i slutet av året. Särskilt viktigt då motparten är statlig. Projektledare ange ansvarig projektledare för projektet. Skriv direkt i fältet eller använd sökfönstret. Ansvar ange det ansvar som har huvudansvaret för projektet. Skriv direkt i fältet eller använd sökfönstret. Projekttitel ange projektets titel. Kontraktstyp ange vilken typ av kontrakt som avses, Bidrag eller Uppdrag. Det är motparten, dvs den som betalar medlen till GU, och inte finansiären som styr typ av bidrag eller uppdrag; bidrag EU, uppdrag momsfri osv. Den som registrerar kontraktet måste kontrollera att dessa uppgifter är korrekta så att rätt verksamhet har registrerats i rätt verksamhetsgrupp i ekonomisystemet. Skillnaden mellan bidrag och uppdrag finns att läsa på ekonomienhetens hemsida, se också bilaga 1 till detta dokument. Det är också viktigt att säkerställa vilken typ av organisation motparten är. Är det en statlig myndighet som motpart och kontraktet avser ett uppdrag ska alltid kontraktstypen vara Uppdrag momsfri eftersom moms inte debiteras mellan statliga myndigheter. Baskonto Varje Kontraktstyp är kopplad till ett antal konton. Välj rätt konto enligt listan. Vissa konton är låsta i ekonomisystemet till vissa motparter så att det inte ska bli fel i motpartsredovisningen. Verksamhetsgren Välj aktuell verksamhetsgren i rullistan. Tvärfakultativt projekt ej obligatoriskt. Markera rutan om kontraktet avser samarbete mellan två eller flera fakulteter inom GU. 2013-09-30 3

Lathund Registrera kontrakt i EKO Universitetsövergripande ej obligatoriskt. Markera rutan om kontraktet avser beslut för ett gemensamt projekt för hela universitetet. Oftast är ansökan undertecknad av rektor. Betalningsplan välj den betalningsplan som angetts på blanketten Beslut om mottagande Kontrollera alltid uppgiften med avtalet. Betalningsplanen tillsammans med start- och slutdatum på kontraktet genererar sedan det antal rekvisitioner/fakturor som kommer att skapas för kontraktet. Fritext ange eventuella kommentarer till kontraktet. Texten kommer inte med på någon rekvisition eller faktura. Kontraktslänk väljs om kontraktet ska kopplas ihop med något annat kontrakt. Kan vara samma projekt/verksamhet men med en annan finansiär. Vår referens kontaktpersonen för projektet på GU med telefonnummer, kan vara administratör, projektledare eller motsvarande. Er referens motpartens kontaktperson. Viktigt med exakt referens vid elektronisk fakturering. Klicka på Spara, om ni vill stanna kvar i bilden och fortsätta senare, eller klicka på Nästa för att fortsätta registreringen. Längst upp på sidan visas nu kontraktets diarienummer, EK- Om man väljer att klicka på Nästa, visas nästa sida, Kontraktsfördelning ---- 2013-09-30 4

Lathund Registrera kontrakt i EKO I denna bild anges hur kontraktets medel ska fördelas mellan t ex Projektledare, Ansvar eller Verksamhet. Projektledare, Ansvar och Belopp ärvs från första bilden. Behövs ingen fördelning av medlen sker registrering enbart i denna omgång av bilderna Kontraktsfördelning och Periodfördelning. Ska medlen fördelas visas bilden för Kontraktsfördelning samt Periodfördelning efter hand som fördelningen sker. Uppgifter om Projektledare, Anvsar eller Verksamhet ändras då manuellet i de olika bilderna. Ändamål välj rätt ändamål i scrollistan. Verksamhetnummer ange aktuellt verksamhetsnummer i fältet eller använd sökfönstret. Kontrollera att det är rätt verksamhetnummer för den kombination av bidrag/uppdrag och utbildning/forskning som valts i första bilden, jämför med verksamhetsstrukturen i Ekonomihandboken, kapitel 4 Redovisning. Verksamhetsnumret förutsätts först ha registrerats i Agresso. Belopp hela kontraktsbeloppet står som default. Ska beloppet fördelas på fler verksamheter anges det belopp som ska fördelas till denna verksamhet. Fritext egna kommentarer till denna verksamhetsfördelning Ansvarigt projekt denna ruta ska vara ifylld på den verksamhetsfördelning som har huvudansvaret för projektet. Ange datum för Start och Slut för projektet och sista Dispositionsdatum. Fylls inget dispositionsdatum i anger systemet automatiskt samma datum som i fältet för Slutdatum när sidan sparas. Dispositionsdatum talar om hur länge medlen får användas. Klicka Nästa. ---- 2013-09-30 5

Lathund Registrera kontrakt i EKO På denna sida ska medlen fördelas mellan åren enligt kontraktet. Ange respektive belopp på respektive rad. Avser utbetalningen bara ett år anges beloppet det år då utbetalningen sker. Kvar att verksamhetsfördela anger hur mycket av kontraktsbeloppet som återstår att verksamhetsfördela. Klicka på Nästa. ---- Om kontraktet ska fördelas mellan ytterligare Projektledare, Ansvar eller Verksamheter visas bilden Kontraktsfördelning igen. Den andra Projektledaren, Ansvaret eller Verksamheten anges och registreringen fortsätter därefter enligt ovanstående beskrivning. Om ingen ytterligare kontraktsfördelning ska ske, visas bilden för Ämneskategori. Har ämneskategori angetts vid registrering av ansökan är dessa uppgifter redan ifyllda. Annars kan aktuell ämneskategori väljas via knappen Sök. Ange hela eller del av ämneskategorin i fältet för Beskrivning. Markera i någon av rutorna och klicka på Välj. Klicka på Lägg till och ämneskategorin har sparats. Flera ämneskategorier kan väljas, men en av dem måste alltid vara huvudkategori. Ange huvudkategori genom att markera i rutan framför aktuell huvudkategori. 2013-09-30 6

Lathund Registrera kontrakt i EKO Klicka på Nästa för att komma till registrering av Händelser ---- I denna bild kan olika händelser väljas, som ska utföras. De kommer då med som påminnelse i Att göra-listan. Ange datum och eventuell beskrivning. Då en händelse har avrapporterats, t ex att en slutredovisning skickats till finansiären, markeras rutan i kolumnen Avrapp. Då kommer denna Händelse inte med i Attgöra-listan om sökning sker på enbart händelser som ska rapporteras. Klicka på Nästa ---- 2013-09-30 7

Lathund Registrera kontrakt i EKO I denna bild bifogas kontrakt/avtal/beslut mm tillsammans med Beslut om mottagande samt eventuella övriga dokument som är viktiga i relation till kontraktet. När dokumenten sökts fram via Browsern klicka på Lägg till. Ange alltid i fältet för beskrivning vilken typ av dokument det gäller. Komplettera under projektets gång med dokument avseende t ex förlängning av kontrakt, slutredovisning mm. Möjlighet finns alltid att Ta bort dokument. OBS! Kontrakt/motsv och blanketten Beslut om mottagande ska alltid bifogas kontraktet. Klicka på Nästa ---- 2013-09-30 8

Lathund Registrera kontrakt i EKO Sista bilden Visa kontraktsinformation visar all information som registrerats för kontraktet. Kontrollera att alla uppgifter stämmer och ändra om det behövs via Ändraknapparna. Stämmer allt, klicka på knappen Registrering klar. Kontraktets status ändras till Normal och kontraktet är slutregistrerat. ---- 2013-09-30 9

Lathund Registrera kontrakt i EKO För att kontrollera att rekvisitioner/fakturor har skapats enligt uppgifterna i kontraktet, scrolla ned och klicka på knappen Visa rekvisitionsunderlag eller fakturaunderlag. Då visas de rekvisitioner/fakturor som skapats enligt de förutsättningar som angetts i kontraktet. För att godkänna en rekvisition/faktura se Lathund Godkänn rekvisition/faktura i EKO. Med knapparna längst ned på sidan kan kontraktsregistraren sätta kontraktet i status Historia Makulerat eller Preliminär. Status Historia ska anges när kontraktet är slutredovisat och inga ytterligare uppgifter ska bifogas kontraktet eller korrigeringar göras i ekonomisystemet på verksamheten. Kontraktet går därefter inte att ändra. Status Makulerat används enbart om kontraktet inte skulle ha registrerats i EKO. Med knappen status Preliminär sätts kontraktet i preliminärt läge igen och justeringar kan göras i de olika kontraktsdelarna. Obs! rekvisitions/fakturaunderlag kan komma ändras i de olika statusstegen. 2013-09-30 10

Lathund - Godkänn rekvisition eller faktura i EKO För att godkänna en rekvisition eller faktura i EKO kan man söka fram aktuell händelse via två menyval: 1. Kontrakt Att göra 2. Kontrakt Sök Rekv/Fakt eller Konteringsrad 1. Kontrakt Att göra Gå in via menyval Kontrakt Välj Att Göra i vänstermenyn Fyll i specifikt datumintervall (Grönmarkerat = Obligatoriskt att fylla i ) Fyll sedan i något eller några av de övriga fälten. För att begränsa sökningen ange t.ex. ansvar och finansiär. (Lämnas fältet för finansiär tomt kommer allt inom ett ansvarsställe med i sökningen som ska åtgärdas.) Markera statusruta med bock för preliminär Klicka på Skapa-knappen 1

Lathund - Godkänn rekvisition eller faktura i EKO Resultatet presenteras i en lista enligt nedan. Listan visar 3st. preliminära oäkta rekvisitioner tillhörande olika kontrakt från Vetenskapsrådet på ansvar 2440 för perioden 130901-130930. En rekvisition eller faktura som har status preliminär ska åtgärdas i EKO genom ett godkännande. Avser underlagen äkta rekvisitioner eller fakturor förs dessa över till Agresso genom att man markerar rutan för äkta rekvisition på underlaget. ( rutmarkering = Gäller enbart rekvisitioner ) När det gäller de fyra stora finansiärerna Vetenskapsrådet, Forte (tidigare FAS), Formas och Cancerfonden går det även att direkt godkänna ett underlag via Att åtgärda-rutan. (se ovan), då medel från dessa i regel inbetalas månadsvis samt att rekvisitionsunderlagen innehåller samma kontering och är av typen oäkta. Detta för att underlätta hanteringen. (För att godkänna oäkta rekvisitioner. Se bilaga 2) Man markerar önskvärd åtgärdsruta och klickar på knapp Utförd åtgärd Efter utförd åtgärd återstår det nu 2 st. rekvisitionsunderlag från Vetenskapsrådet att åtgärda för september månad. Upprepa samma procedur för resterande rekvisitioner. OBS! Vid godkännande av rekvisitioner som ej tillhör ovan nämnda finansiärer ska man gå in på respektive underlag och göra godkännadet. Innan man godkänner ska man kontrollera att underlaget är markerat med/som Oäkta/Äkta rekvisition rätt år rätt datum rätt kontraktstyp rätt belopp och rätt kontering. För att komma dit klickar man på datum-/eller diarielänken. 2

Lathund - Godkänn rekvisition eller faktura i EKO 2. Kontrakt Sök Rekv/Fakt Ett annat sätt att godkänna rekvisitioner eller fakturor är att gå in på menyval: Kontrakt från huvudmenyn och välja Sök Rekv/Fakt i vänstermenyn Fyll i något eller några av de sökbara fälten. För att begränsa sökningen ange t.ex. Ansvar, Finansiär och Rekv/Faktdatum. Status = Preliminär är defaultvärde Klicka sedan på knappen Sök underlag 3

Lathund - Godkänn rekvisition eller faktura i EKO Resultat av sökningen presenteras i en lista Listan visar att det finns 2 st. underlag från finansiär Volvo Car Corp att godkänna för år 2013 och år 2014 tillhörande diarienr. EK-b 55/13. De har status preliminär och måste godkännas för att senare få status överförd. Det är först när rekvisitions-/fakturaunderlagen fått status överförd med ett tillhörande ordernummer som de går att skriva ut från ekonomisystemet Agresso och skickas till kund. Klicka på första länken. Alla godkända underlag förs över till Agresso fyra gånger per dag, klockan 9:00, 12:00, 15:00 och 17:00. Efter klockan 10:00, 13:00, 16:00 och 18:00 kan utskrift tas ut ur Agresso. Se vidare Lathund - Utskrift EKO faktura och/eller rekvisition ur Agresso. 4

Lathund - Godkänn rekvisition eller faktura i EKO Rekvisitionsunderlaget visar att kontraktet är fördelat på två olika ansvar och verksamheter. Finns det rekvisitions-/fakturaunderlag med olika ansvar och verksamheter ska det ansvar som har huvudansvaret för kontraktet göra godkännandet. I nedan rekvisitionsunderlag har ansvar 2220 huvudansvaret och ska då godkänna även för ansvar 2250. Innan man godkänner underlaget måste man kontrollera att rätt värden är ifyllda/fylls i Det gäller fälten: Avser år, Datum, Vår/Er referens, Rekv/fakturatext. Var extra noga med att markeringen av Oäkta/Äkta rekvisition är riktig Notera att valet oäkta alltid ligger som defaultvärde när rekvistioner ska godkännas. ( I detta fall ska en rekvisition skickas till Volvo Car Corp. i sept-2013 och ska då betraktas som äkta rekvisition) Ändra till Äkta. Kontrollera även att konteringsraden/erna är riktiga Är allt rätt ifyllt så klicka på knappen Godkänn. Båda konteringsraderna inkluderas genom godkännandet. OBS! Tänk alltid på att kontrollera så att status oäkta/äkta är rätt markerat efter godkännandet. 5

Lathund - Godkänn rekvisition eller faktura i EKO Nedan syns nu att rekvisitionen fått status Godkänd och att den är markerad som äkta rekv. Skulle man upptäcka att något är felaktigt i ett redan godkänt rekvisitions-/fakturaunderlag går det att sätta underlaget åter i status preliminär genom att klicka på knapp Åter preliminär. Önskad ändring kan sedan göras. Av ett godkänt underlag går det även att se ett förtydligande av statusändringen genom att klicka på knappen för Visa kontrakt. Man kommer då till bild Visa kontraktsinformation och därefter scrolla ner i bilden och Klicka på knappen Visa rekvisitionsunderlag 6

Lathund - Godkänn rekvisition eller faktura i EKO Förtydligande av statusändring visas Här framgår att statusen är Godkänd. OBS! Om det är en finansiär som skall ha en e-faktura är det viktigt att korrekt referens har angetts i fältet för Extern ref. Om referensen saknas, eller är felaktig kan mottagaren inte behandla fakturan i sitt EFH-system, och betalningen av fakturan riskerar att försenas. Tänk också på att endast ange referensvärdet, inga ledtexter. Skriv alltså inte t ex referens: 123ABC utan endast 123ABC. Hur referensen ska skrivas kan du se i Agresso om du söker på finansiärens kundid i kundregistret och tittar på flik 3. 7

Lathund Utskrifter av EKO fakturor och/eller rekvisitioner i Agresso För att ta ut EKO fakturor och rekvisitioner ur Agresso gå via menyval: Egen meny - EKO Utskrifter av EKO fakturor och - rekvisitioner. Klicka på Utskrifter av EKO fakturor och - rekvisitioner. Fyll i ansvar, tabba ur och tryck på sök (F7). (Det går även att fylla i dagens eller det aktuella datumet för att slippa se tidigare överföringar.) Obs! Alla utskrifter från EKO skapas med automatik av användarid EKORAPP, så användarid måste alltid vara tomt för att Agresso ska kunna hitta rätt fil. En lista på de senaste utskrifterna via EKO presenteras Dubbelklicka sedan på raden med senaste datum. SO09 betyder att det är en rekvisition och SO13 att det är en faktura. 1

Lathund Utskrifter av EKO fakturor och/eller rekvisitioner i Agresso Så här ser en rekvisition ut. Skriv ut rekvisition och skicka iväg till kund. Skriv ut ensidigt då det kan finnas fler rekvisitioner i samma fil. Det ser du om du skrollar ner i bilden. 2

Lathund Utskrifter av EKO fakturor och/eller rekvisitioner i Agresso Har du även godkänt fakturor på samma datum så får du ytterligare en rad. Fortsätt med nästa rad och gör samma procedur med fakturorna som du gjorde med rekvisitionerna. 3

Lathund Upplägg begreppsvärden i Egen meny Upplägg/ändring av begreppsvärden AGRESSO Egen meny -> Registerunderhåll Denna meny används för att lägga upp nya samt ändra i begreppsvärden för verksamhet, fritt fält, projektledare, huvudprojekt och EFH koppla relation verksamhet - användare. Institutionsanvändare har behörighet till valet Fritt fält, ny/ändring. Övriga menyval uppdateras endast av kanslianvändare. 1 110322

Lathund Upplägg begreppsvärden i Egen meny Sök på begreppsvärde För att söka upplagda värden gå in under Gemensamt -> Begrepp och relationer -> Begreppsvärden. Från denna meny skall inga ändringar göras. a) b) Ange önskat begrepp (a), tex ANSVAR, VERKS, PLEDAR eller HPROJ och tryck TAB. Den översta raden, markerad med?, används för urval. I exemplet ovan 2530054* för att se samtliga verksamheter som börjar med 2530054. Sök genom att klicka på alt F7. För att se ytterligare uppgifter kopplade till verksamheten, klicka på Relation (b) i Verktygsraden, raden för önskad verksamhet skall vara markerad. För att komma tillbaka till översikten stäng fönstret eller klicka på fliken Begreppsvärden. 2 110322

Lathund Upplägg begreppsvärden i Egen meny Fritt fält, ny/ändring AGRESSO Egen meny -> Registerunderhåll -> Fritt fält, ny/ändring För att lägga upp ett nytt fritt fält, klicka på symbolen för ny rad Ange aktuellt nummer i Begr.värde kolumnen på den första tomma raden, ange beskrivningstext för det fria fältet och tryck på Spara eller F12. Begr.värde: 8 positioner långt, där de fyra första ska vara lika med ansvar och fyra positioner löpnummer. Beskrivning Valfri beskrivningstext för det fria fältet. S, Status N=Normal P=Parkerad (stängd för onlinebokföring, inläsning av tex lönefil tillåten) C=Stängd för all bokföring 3 110322

Lathund Upplägg begreppsvärden i Egen meny Verksamhet, ny/ändring (kanslibehörighet) AGRESSO Egen meny -> Registerunderhåll -> Verksamhet, ny/ändring Om det är en ny projektledare som verksamhetsupplägget gäller så lägg först upp projektledarkoden via menyval Projektledare, ny/ändring, se nedan. För att lägga upp en ny verksamhet, klicka på symbolen för ny rad. Vid ny verksamhet fyll i Begr.värde samt beskrivning. Var noga med att följa den fastlagda strukturen för begreppsvärdets uppbyggnad, se Ekonomihandboken kap 4. Från- och tillperiod sätts med automatik med aktuell period som Från per och 209912 som Till per. Ska ej ändras. Ange verksamhetens namn i Beskrivnings kolumnen, tryck på Spara eller F12 S, Status N=Normal P=Parkerad (stängd för onlinebokföring, inläsning av tex lönefil tillåten) C=Stängd för all bokföring (sätts endast av ekonomiavdelningen!) 4 110322

Lathund Upplägg begreppsvärden i Egen meny Sök fram verksamheten igen och markera aktuell rad. Klicka på Relation i verktygsmenyn. Fyll i värden för de relationer som är relevanta för verksamheten. PSTART PSLUT PLEDAR HPROJ VERKGRP FPROC BIDUPP PAL REGSLUT ANV GEMVERKS BUDKOD VERKS2 JMEDFINBIDR JMEDFINOHK JMEDFINLOK UMEDFINBIDR Informationsfält när projektet startade (ååååmmdd). Projektslut, används vid avslut av resultaträkning (ååååmmdd). Projektledarnummer (pos 3-7 i verksamhetskoden). Aktuellt endast för bidrags- och uppdragsverksamheter som är 9 pos långa. Vid ny kod, lägg först upp i tabellen för begreppsvärden PLEDAR (se nedan). Används för att knyta flera verksamheter till ett huvudprojekt. Begreppsvärden skall finnas i tabellen för HPROJ. Koppling till rätt verksamhetsgrupp. Detta värde sätts med automatik utifrån de två första positionerna i verksamheten. Ska ej ändras. Andel statlig finansiering, används vid avslut av resultaträkning. Ska alltid användas Anges med två decimaler. Anger om verksamheten är anslag, bidrag eller uppdrag. Detta värde sätts med automatik utifrån de två första positionerna i verksamheten. Ska ej ändras. Kod (J) för om värdet skall överföras till Palasso. Ska ej ändras. För framtida maskinell kontroll av verksamhetens löptid. Ska ej ändras. Visar ev koppling mot användare för attest av EFH-fakturor. Anger om verksamheten är gemensam och ej ska styras till enskild person för EFH-attest. Om X är verksamheten gemensam, om blank är enskild attest möjlig. För att markera att verksamheten endast används för budget, förs ej över till datalagret. Ska ej ändras. För gruppering/summering av verksamheter på 2 positioner. Ska ej ändras. Procentsats som används för maskinell bokning av medfinansiering på pågående bidragsprojekt. Bas bidragsintäkter. Relationen används jämna år. Procentsats som används för maskinell bokning av medfinansiering på pågående bidragsprojekt. Bas oh-kostnader. Relationen används jämna år. Procentsats som används för maskinell bokning av medfinansiering på pågående bidragsprojekt. Bas lokalkostnader. Relationen används jämna år. Procentsats som används för maskinell bokning av medfinansiering på pågående bidragsprojekt. Bas bidragsintäkter. Relationen används udda år. 5 110322

Lathund Upplägg begreppsvärden i Egen meny UMEDFINOHK UMEDFINLOK Procentsats som används för maskinell bokning av medfinansiering på pågående bidragsprojekt. Bas oh-kostnader. Relationen används udda år. Procentsats som används för maskinell bokning av medfinansiering på pågående bidragsprojekt. Bas lokalkostnader. Relationen används udda år. När relationsvärdena är ifyllda tryck på Spara eller F12. 6 110322

Lathund Upplägg begreppsvärden i Egen meny Projektledare, ny/ändring (kanslibehörighet) AGRESSO Egen meny -> Registerunderhåll -> Projektledare, ny/ändring Ta för vana att först söka på PLEDAR *Namn* i Beskrivningen, för att kontrollera om koden redan finns upplagd. Vid nyupplägg av verksamheter med 9 positioner skapas via ett jobb (två gånger om dagen) en pledar-kod med beskrivningen Namn ej upplagt. Detta görs med automatik av Agresso för att denna kod måste vara ifylld på verksamheter som är 9 positioner långa. För att lägga upp en ny projektledare, klicka på symbolen för ny rad. Ange värde (positionerna 3-7 i bidrags- och uppdragsverksamheter som är 9 pos långa) samt beskrivning (namn på projektledaren). Ange alltid efternamnet, förnamn på projektledaren. Tryck på Spara eller F12. S, Status N=Normal P=Parkerad (stängd för onlinebokföring, inläsning av tex lönefil tillåten) C=Stängd för all bokföring 7 110322

Lathund Upplägg begreppsvärden i Egen meny Koden för projektledaren är nu upplagd, ange den nyupplagda projektledaren och tryck på Sök alt F7. klicka på Relation för att lägga till projektledarens x-användarid. I fältet för Rel.värde anges aktuellt x-användarid för projektledaren. Tryck på Spara via eller F12. 8 110322

Lathund Upplägg begreppsvärden i Egen meny Huvudprojekt, ny/ändring (kanslibehörighet) AGRESSO Egen meny -> Registerunderhåll -> Huvudprojekt, ny/ändring För att lägga upp en ett nytt huvudprojekt, klicka på symbolen för ny rad. Ange värde samt beskrivning. Värdet ska alltid börja på 7 och vara 9 positioner långt. Pos 2-6 ska vara huvudprojektledarens projektledarkod, resterande positioner är löpnummer. Status (S), N=Normal P=Parkerad (stängd för onlinebokföring, inläsning av tex lönefil tillåten) C=Stängd för all bokföring Spara eller F12. För detta begrepp finns inga relationer. Koder för huvudprojekt är nu upplagd och kan användas som relation på verksamheten. 9 110322