Välkomna till utbildning i EKO och Bidrag/Uppdrag

Transkript

1 8.30 Processbeskrivning ansökan kontrakt bidrag/uppdrag Ca Välkomna till utbildning i EKO och Bidrag/Uppdrag Genomgång av registrering av ansökan/offert bidrag/uppdrag Fika Genomgång av registrering av kontrakt finansiär motpart projektledare, upplägg Lunch bidrag/uppdrag baskonto, bidrag/uppdrag/återbetalning verksamhet, upplägg transfereringar Fika Ca Avslut Rapporter från EKO kommande inbetalningar, underlag för budget 12-delar Läxa

2 Varför registrering av ansökan och vilka ansökningar och offerter ska in i EKO? Önskan samt beslut av ledningen Skyldiga att registrera upprättade handlingar Beslutet om bidrag kan hänvisa till ansökan Alla formella ansökningar och offerter som lämnar institutionen i universitetets namn, dvs sökta för universitetets räkning Alla ev icke-formella underlag för bidrags- och uppdragsverksamhet som överstiger ett basbelopp och inte är att betrakta som försäljning. Varje fakultet kan besluta om basbeloppsgränsen ska tillämpas eller om även avtal på mindre belopp ska registreras i EKO alternativt om annan avgränsning för fakultet finns avstämd med Ekonomienheten. Avgränsning: Försäljning Hyresintäkter

3 Processbeskrivning ansökan kontrakt externa medel Förfrågan eller behov uppstår Ansökan & kalkyl upprättas Ansökan & kalkyl registreras Ansökan godkänns Ansökan skickas Besked från bidrags- /uppdragsgivare Beslut om mottagande/ avtal sluts Projektledare och verksamhet läggs upp och kontrakt registreras Äkta rekvisition/ faktura upprättas/ godkänns Överföring till Agresso Rekvisition/faktura skrivs ut från Agresso Rekvisition/faktura skickas till givare Betalningen bevakas Inbetalning till Gu Kundreskontra matchar inbetalningen med rekvisition/faktura Betalningen överförs till EKO Löpande uppföljning Redovisning Återbetalning/ slutbetalning Rätt pengar, rätt på GU

4 Roll Projektledare Roller och behörigheter som ingår i processen Funktion Skapar ansökan och projektkalkyl Ansvarig för innehållet i specifik ansökan Behörighet Ändra i sina ansökningar Söka fram sina ansökningar Intern medsökande Institutionsadministratör/ Granskare Ingår i ansökan /offert Skriver ansökan /offert Registrerar och granskar kalkyler, ansökningar och offerter Ändra i medverkande ansökningar Söka fram sina ansökningar Registrera och följa upp institutionens skriftliga ansökningar Granska och ändra i institutionens ansökningar Behörig att godkänna i EKO om prefekten via underskrift godkänt skriftligt underlag Kontraktsregistrerare Prefekt/ stf prefekt /Godkännare Registrerar och följer upp kontrakt Godkänner ansökningar och kalkyler Ansvarig för alla institutionens ansökningar Registrerar kontrakt och kopplar/kopplar från ansökningar/offerter Granska och Godkänna ansökningar/offerter Ser institutionens ansökningar/offerter Söka fram institutionens ansökningar/offerter Affärsjurister Granskar uppdragsavtal Behörighet att granska alla universitetets uppdragsavtal

5 Definitioner i EKO Ansökan Bidrag Offert Uppdrag Extern medsökande Ämneskategori Tvärfakultativt projekt En förfrågan till finansiär om bidrag till universitetets verksamhet utan krav på motprestation. Kunden bidrar med medel till ett projekt och universitetet förfogar fritt över resultatet. En offert är ett avtal där prefekt och projektledare utlovar en tjänst för en viss ersättning till kund. Kunden köper en tjänst och äger också resultatet av denna tjänst. Vid icke statlig kund debiteras moms. I EKO läggs beloppet in exkl moms. Extern organisation som är medsökande i projektet (ska vara registrerad i medsökandetabellen i EKO eller så väljs EJ UPPLAGD och medsökandes organisation skrivs i separat textfält. Alla ansökningar och offerter klassificeras enligt SCBs och Vetenskapsrådets ämnesområden. Ett projekt kan ha en eller flera ämneskategorier. Projekt som löper över flera fakultetsområden, dvs minst två institutioner på två olika fakulteter är involverade i ansökan/offerten. Universitetsövergripande projekt Projekt där rektor står som huvudsökande, exempelvis Linnéansökningarna där rektor har ett större ansvarstagande och signerar ansökan. Obs! Gäller ej ansökningar hos finansiärer som enbart av formalia skäl kräver rektors signatur.

6 forts. Definitioner i EKO Godkänd via signatur Projektledare Om prefekt/stf prefekt redan skriftligt godkänt en ansökan eller offert kan institutionsadministratör ha behörighet att godkänna i EKO. Den som skapar ansökan/offert och är ansvarig projektledare gentemot finansiär. Intern medsökande Registrerare Granskare Godkännare Intern person som är betydande medsökande i projektet (ska vara registrerad projektledare i EKO för att kunna kopplas till en ansökan). Den som registrerar ansökan/offert i EKO. Kan vara en administratör, projektledare eller intern medsökande. Institutionsadministratör som granskar en ansökan/offert och kalkyl för att kvalitetssäkra materialet innan prefekt /motsvarande godkänner ansökan/offert. Den som godkänner ansökningar/offerter enligt gällande delegationsordning. Prefekt/stf prefekt ska godkänna alla ansökningar och offerter som lämnar universitetet. Kontraktsregistrerare Den som registrerar kontrakt i EKO, har behörighet att koppla / koppla från en ansökan/offert till ett nytt eller befintligt kontrakt.

7 Ämnesområde/Ämneskategori Ämneskategorier Ämneskategori väljs utifrån vilket ämne projektet tillhör enligt projektledaren, ex Lärande eller Företagsekonomi. Ämneskategorins respektive ämnesgrupp och ämnesområde kommer upp i EKO med automatik. Ämneskategorierna bygger på Statistiska Centralbyråns (SCB) nationella förteckning över forskningsämnen samt Vetenskapsrådets (VR) mer finfördelade förteckning. Minst en kategori måste väljas. Ämnesområden

8 Nu går vi över till EKO för visning av registrering av en ansökan. Se lathund för Registrera en ansökan /offert i EKO

9 Genomgång av registrering av kontrakt i EKO Se lathund för Registrera kontrakt i EKO

10 Beslut om mottagande

11 Exempel på kontrakt

12 Finansiär vs Motpart Finansiär Alltid den organisation/företag som ursprungligen fattar beslut om och ger pengar till GU. Motpart Den organisation som förmedlar pengarna från finansiären till GU. Kan t ex vara ett annat universitet, företag mm. Aldrig banken.

13 Projektledare, ny/ändring AGRESSO Egen meny -> Registerunderhåll -> Projektledare, ny/ändring Hänvisning till lathunden:

14 Uppdrag & fakturor vs Bidrag & rekvisitioner VERKSAMHETSTYP Uppdrag Bidrag Offert/ansökan Offertlämnande GU ansöker om medel hos presumtiv givare Äganderätt Kunden köper en tjänst och äger också resultatet av denna tjänst Kunden bidrar med medel till ett projekt och universitetet förfogar fritt över resultatet Betalningssätt Faktureras Efter överföring från EKO till Agresso bokas kundfordran och intäkt upp direkt. Rekvireras I Agresso bokas kundfordran och intäkt först upp när inbetalning sker från kund. Kontraktstyp (styr konto i EKO & Agresso) Uppdrag Uppdrag momsfri Bidr EU Bidr offentlig sektor Bidr stat mynd och affärsverk Bidr utland Bidr övriga

15 Val av konto Bidrag 35 Bidrag från statl mynd o aff drivande verk Universitet, socialstyrelsen, forskningsråden mfl, K Svenska kraftnät Luftfartsverket Sjöfartsverket 36 Övrig offentlig sektor Statliga bolag Chalmers Landsting Kommuner 37 Bidrag från övriga Företag, föreningar, stiftelser EU Enskilda personer Konton för återbetalning och transfereringar

16 Val av konto Uppdrag 33 Intäkter av uppdragsverksamhet Uppdragsutbildning Uppdragsforskning Chalmers, samverkande institutioner

17 Övningsuppgift Registrera kontrakt

18 Lunch!

19 Verksamhet, ny/ändring AGRESSO Egen meny -> Registerunderhåll -> Verksamhet, ny/ändring onellindelning/ Hänvisning till lathunden:

20 Transfereringar Enbart bidrag Medgivande från givaren Inbet K 100:- (konto) * 37* Täckning D 100:- (konto) Täckning K 100:- (konto) 73* 74* 74* Utbet transf D 100:- (konto) *, 78* 77*, 78*, 7931

21 Rekvisitions- och fakturahantering: flera kontraktsfördelningar Om ett kontrakt har flera kontraktsfördelningar skapas en rekvisition eller faktura med därtill hörande konteringsrader. Det är alltid kontraktsansvaret, där projektledaren är huvudmottagare, som rekvirerar eller fakturerar alla underlag på hela kontraktet, även om kontraktsfördelningen ligger utanför den egna institutionen.

22 Rekvisitions- och fakturahantering Olika status som en rekvisition/faktura kan ha i EKO: Preliminär ändra till status Godkänd för överföring av rekvisitions- /fakturaunderlag till ekonomisystemet enligt valt Datum. Godkänd rekvisitionsunderlaget avvaktar rekvisitions-/fakturadatum då underlaget överförs till ekonomisystemet och en rekvisition/faktura genereras. Överförd rekvisitionsunderlaget har överförts till ekonomisystemet och en rekvisition/faktura har genererats med tillhörande ordernummer. Fyra ordernummerserier fakturor, äkta rekvisitioner och oäkta rekvisitioner samt en serie för driftstart. Låst status. Betald Rekvisitionen/Fakturan har betalats av finansiären och bokförts i Agresso. Inbetalt belopp visas. Låst status. Makulerad Makulerad. Låst status.

23 Äkta och oäkta rekvisitioner Fakturor skapas för uppdragskontrakt och rekvisitioner skapas för bidragskontrakt. I EKO finns det två typer av rekvisitioner, äkta och oäkta. Äkta rekvisitioner ska godkännas, föras över till Agresso, skrivas ut och skickas till kund, varpå kunden skickar pengar till GU. På rekvisitionsunderlaget i EKO finns det en checkbox där du som administratör markerar om rekvisitionen är av typen äkta. Oäkta rekvisitioner skapas när bidragsgivaren skickar pengar utan att vi skickar dem något underlag. Obs! Institutionen godkänner oäkta rekvisitioner först när betalning inkommit till GU. Vid osäkerhet angående äkta/oäkta, kontakta då supporten på 4040@gu.se. Ni kan också få vägledning av det inscannade kontraktet som finns tillgängligt i EKO.

24 Ex på Oäkta rekvisitioner Finansiären önskar ej få en rekvisition sänd till sig, kundreskontra/institutionen får in bidragen i klump från finansiär och fördelar enligt mall. Exempelvis Vetenskapsrådet, Cancerfonden, Forte, Formas, Jubileumsfonden vid GU Osäkra inbetalningar avseende tidpunkt och belopp: Tex EUbidrag. Rekvisitionens datum och belopp fastställs efter information från kundreskontra om att medlen inkommit. Därefter godkänner institutionen i EKO och betalmärkning syns efter nästkommande integrationskörning (sker 4 ggr per dag).

25 Arbetsrutin för administratör (institution/motsvarande) 1. Viktigt att snabbt få in uppgifter till institutionen för registrering av kontrakt. 2. Godkänn rekvisition/faktura innan rekvisitions-/fakturadatum förfaller. 3. Godkänd rekvisition/faktura överförs till Agresso via 4 dagliga körningar kl.9, 12, 15 och kl Sök ut rekvisitioner/fakturor i Agresso efter kl 10, 13, 16 och kl 18 då överföringen från EKO gått. Frågemall finns i Agresso - Egen meny - EKO. 5. Skriv ut äkta rekvisitioner och fakturor och skicka till kund. 6. Att underlagen är överförda till Agresso gör att kundreskontra kan matcha inbetalning mot äkta rekvisition och faktura i Agresso. Efter daglig integrationskörning förs inbetalningsinformationen åter till EKO när medel inkommit till universitetet. ALLA EXTERNA BIDRAG & UPPDRAG SKA REGISTERAS I EKO!

26 Fel på EKO rekvisition En felaktig rekvisition med status Preliminär eller Godkänd kan du ta bort själv i EKO med Ta bort knappen. Skapa sedan en ny rekvisition i EKO, se lathund Skapa ny rekvisition eller faktura i EKO En felaktig äkta rekvisition med status Överförd eller Betald har fått ett ordernummer (5XXXXXXXX) som finns på Resultat av sökning och högst upp till höger i rekvisitionsunderlaget. Den måste makuleras i EKO och även åtgärdas i Agresso. En felaktig oäkta rekvisition med status Betald och ett ordernummer som startar med (1XXXXXXXX) behöver enbart makuleras i EKO eftersom dessa ej förts över till Agresso. För att makulera en överförd eller betald äkta eller oäkta rekvisition kontakta supporten på 4040@gu.se Ange vilket rekvisitionsid och ordernummer som är aktuellt för makulering för en snabbare hantering.

27 Fel på EKO faktura En felaktig faktura med status Preliminär eller Godkänd kan du ta bort själv i EKO med Ta bort knappen. Skapa sedan en ny faktura i EKO, se lathund Skapa ny rekvisition eller faktura En felaktig faktura med status Överförd eller Betald har fått ett ordernummer (4XXXXXXXX) och måste makuleras i EKO samt även åtgärdas i Agresso. För att makulera en överförd eller betald faktura kontakta supporten 4040@gu.se. Ange vilket fakturaid och ordernummer som är aktuellt för makulering för en snabbare hantering. Om en faktura är felaktig och ej sänts till givaren ska den reverseras i Agresso och makuleras i EKO så att ny faktura kan ställas ut i EKO. Se Agresso lathund Reversering av kundfaktura Om den felaktiga fakturan redan sänts till givaren och de önskar få ett underlag från vårt ekonomisystem alternativt att de redan betalt fakturan så måste den krediteras i Agresso och makuleras i EKO. Se Agresso lathund Kreditering av kundfaktura Ny faktura kan sedan ställas ut i EKO och utskrift tas ut via menyval Egen meny EKO Utskrifter EKO fakturor och rekvisitioner. Obs! vid fel på finansiär, motpart, verksamhet eller ansvar på fakturaunderlaget måste supporten kontaktas 4040@gu.se kontaktas för ändring på kontraktet innan ny faktura kan skapas.

28 support: ankn 4040 mail: eller e