Nätverk 20161117--18 Agenda: EASY nytt ekonomisystem Bytet av fakturaväxel Erfarenheter från riksrevisionens granskning Kartläggning av utlägg vid universitetet
EASY - Ekonomiadministrativt system Edrun Eriksson edrun.eriksson@uadm.uu.se
EASY - bakgrund Universitetet har använt dagens ekonomisystem, Raindance sedan 1994 Hösten 2014 inledes ett arbete för att undersöka om och hur UU ska arbeta med frågan om nytt ekonomisystem Våren 2015 beslutas att upphandla ett nytt ekonomisystem
EASY - bakgrund Egen upphandling: - ESVs ramavtal för ekonomisystem innehåller endast en leverantör (Agresso) - EFH (elektronisk fakturahantering) finns i ramavtalet för E-handelstjänst (inköpssystem), inte för ekonomisystem - Nytt budgetverktyg behövs - Projektfunktion efterfrågas i ett och samma system
EASY upphandling Statliga myndigheter väljer inte system Följer lagen om offentlig upphandling, LOU Två typer av krav, skall-krav och bör-krav (700 krav) Alla skall-krav måste uppfyllas för att systemet ska kvalificera Bör-kraven har fått ett pris Bör-krav behöver inte uppfyllas men om det inte uppfylls läggs ett i förväg bestämt belopp till det offererade priset
EASY upphandling För utvärdering av användbarhet används ett test som består av tre olika kategorier. Den leverantör som har den lägsta slutsumman (observera att det inte den summan som sedan ska betalas) tilldelas rätten att teckna avtal med universitetet.
EASY upphandling System 1 System 2 System 3 Offererat pris 100 150 180 Pålägg bör-krav 75 20 10 Pålägg anv.barhet 10 10 5 Summa: 185 180 195
EASY upphandling Viktigt att vi ställt rätt krav och att anbuden utvärderas noggrant. Så hur gjorde vi?
EASY- upphandling Förfrågningsunderlaget - kraven - 11 olika grupper - representanter fr inst (ek.adm/motsv), plan.avd, IT-avd och AEU - över 700 krav Tre upphandlingar innan vi fick ett avtal!
EASY utvärdering av anbud Genomgång/kontroll av svaren för de olika kraven gjordes på flera sätt: Kontrollerades vid demonstrationer då vissa utvalda delar av systemen presenterades Frågor direkt till leverantörerna Utvärdering av användbarhet
EASY - användbarhet Användbarhet mer än layout, färger och symboler! Hur systemet sätts upp och tillsammans med hur arbetsflöden fungerar påverkar hur användbart ett system blir. Komplex verksamhet, komplex redovisning en lösning
EASY - användbarhet Utvärdering av användbarhet - olika roller (granskar, ek.adm och attestanter) testade de offererade system med hjälp av en oberoende konsult I testet fick varje användare en guide till systemet för att sedan utföra vissa moment: - hämta upp en faktura - granska/kontera/attestera - ta fram en rapport - ta fram en huvudbokslista Slutligen avgjordes tillsammans med en extern konsult om uppgiften klarats av utifrån tre områden: ändamålsenlighet, effektivitet och tillfredställelse
EASY - innehåll Avtal med CGI Sverige för Raindance-systemet Huvudbok Kundreskontra Leverantörsreskontra EFH (elektronisk fakturahantering) Anläggningsregister Funktion för hantering projekt Funktion för budgetering Funktion för rapportering
EASY - innehåll Optioner: e-handelstjänst (inköpsfunktion) Driftform Tidredovisning
EASY - innehåll Optioner: e-handelstjänst (inköpsfunktion) Driftform, utvärdering direkt. Extern eller intern drift? Tidredovisning
EASY - projektet Fyra delprojekt KRAV ska ta fram en kravbild UPPHANDLING ska upprätta ett avtal med en systemleverantör LEVERANS ska ta emot systemet och genomföra nödvändiga anpassningar, integrationer och acceptanstester INFÖRANDE ska säkerställa att systemet införs i verksamheten på ett sätt som minimerar störningar och maximerar nyttan av ett nytt system
EASY - projektet Fyra delprojekt KRAV ska ta fram en kravbild UPPHANDLING ska upprätta ett avtal med en systemleverantör LEVERANS ska ta emot systemet och genomföra nödvändiga anpassningar, integrationer och acceptanstester INFÖRANDE ska säkerställa att systemet införs i verksamheten på ett sätt som minimerar störningar och maximerar nyttan av ett nytt system
EASY - projektet Projektinitiering och projektplanering Analys- och design Teknisk installation Implementation/parametersättning Test Driftsättning Kvalitetssäkring Utbildning Konvertering Verifiering av leverans Projektavslut Överlämnade till förvaltning
EASY - projektet
EASY - projektet Projektägare UU: Projektledare UU: Ledamöter UU: Ledningsrepresentant CGI: Projektledare CGI: 1. Styrgrupp Claes Nilsson Edrun Eriksson Mia Lindegren, IT-avd NN, representant fr kärnverksamh. NN, representant fr kärnverksamh. NN, konsultchef/konsultansvarig NN
EASY - projektet
EASY - projektet 3. Delprojektgrupp 1 Delprojektledare UU Delprojektledare CGI Projektmedlemmar UU: *Systemadm AEU *Redovisning/Controller *Reskontra *IT.avd *2-3 ek.adm 3. Delprojektgrupp 2 Delprojektledare UU Delprojektledare CGI Projektmedlemmar UU: *Systemadm AEU *Redovisning/Controller *Reskontra *IT.avd 3. Delprojektgrupp 3
EASY - projektet
EASY - projektet Delprojekt: 1. Redovisning 2. Budget och prognos 3. Behörighetsadmin och attestregelverk 4. Leverantörsfakturaprocessen 5. Kundfakturaprocessen 6. Projekt 7. Anläggningsredovisning 8. Rapporter och analys 9. Integrationer och konvertering 10. Användarstöd och utbildning
EASY - medverkan Medverka i delprojekten: - budget och prognos - behörighetsadmin och attestregelverk - projekt Medverka i referensgrupp Medverka i ett eventuellt samarbetet med IT-inst, inom forskargruppen Hälsa Teknik Organisation (HTO) med fokus på användbarhet och införande av ett it-verktyg Möjlighet att anmäla intresse kommer i slutet av november
EASY - projektet Anpassa systemet till: gällande lagar och förordningar interna behov externa behov Anpassa systemet, inte bygga ett nytt system!
EASY - tidplan Projektstart februari 2017 Budgetera i nytt system hösten 2017 Driftstart 2018
EASY Vill du veta mer om projektet: https://mp.uu.se/web/info/vart-uu/uniovergrprojekt/easy-nyttekonomisystem edrun.eriksson@uadm.uu.se Frågor? Tack!
EASY - gruppövning Hämta fika Sätt er i grupper Skriv ned svaren Patrik Wallin Patrik.wallin@uadm.uu.se
EASY - gruppövning 1. Vilka förväntningar har du på det nya ekonomisystemet? 2. Inom vilka områden tror du att det kan finnas möjligheter till att utveckla mer enhetliga rutiner i samband med att vi nu inför ett nytt ekonomisystem? 3. Hur skulle du vilja bli informerad om projektet? 4. Vad tycker du att projektledningen särskilt bör tänka på inför planeringen av projektet? 5. Har du några specifika frågor vad det gäller projektet eller det nya systemet? Patrik Wallin Patrik.wallin@uadm.uu.se
Byte fakturaväxel 1 oktober bytte universitetet fakturaväxel med tillhörande skanningstjänst från Opus Capita till Pagero för inkommande och utgående e-fakturor skannade leverantörsfakturor
Ny faktureringsadress Svenska leverantörsfakturor: Uppsala universitet PG1254 737 84 Fagersta Utländska leverantörsfakturor: Institutionens postadress (ingen förändring) Inst skickar för skanning: Uppsala universitet UTLAND PG1255 737 84 Fagersta
Ny faktureringsadress Opus Capita eftersänder post till den nya adressen under tre månader, ev längre Information om adressändringen har skickats ut till UU:s leverantörer Påminn gärna om adressändringen när ni har kontakt med leverantör
Fakturaformat Universitet tar emot leverantörsfakturor i format: 1. E-fakturor (svenska) 2. Pappersfakturor 3. PDF-fakturor
Leverantörer PDF-fakturor Skickar PDF-fakturor till en e-postadress vid institutionen Hela fakturan inklusive bilagor måste ligga i samma PDF Institutionen Kontrollerar fakturan Kompletterar utländska med etikett anvisningar för elektronisk etikett och sammanfoga PDF finns i MP Anger SV resp UTL i början på ämnesraden Skickar PDF-fakturan vidare för skanning till avd för ekonomi och upphandling på adress invoice@uadm.uu.se Utbetalning till privatperson/student ska alltid skickas för skanning som PDF-faktura Skannas en faktura/underlag i papper till PDF-faktura vid institution ska originalet arkiveras vid institutionen
PDF-fakturor Avd för ekonomi och upphandling Kontrollerar fakturan Kan returnera fakturan om den är bristfällig Skickar den vidare för tolkning till skanningsföretaget Skanningsföretaget Tolkar fakturan Skickar fakturabild och tolkade uppgifter till UU på samma sätt som pappersfakturorna Arkiverar fakturan elektroniskt
Utländska leverantörsfakturor Ny etikett för kompletterande uppgifter Fälten för riksbankskod och intrastat borttagna Borttagna koder behövs fortfarande, förvalda koder kommer på fakturan i Raindance när den importeras Nya blanketter E18a-b ersätter E17d-e Bifoga alltid underlag bakom blanketterna
Fakturaimport Fakturorna hanterade vid skanningsföretaget hämtas och importeras in i Raindance 2 ggr/dag, kl 13 och 17 E-fakturor importeras in i Raindance kontinuerligt
Referenskod Vid fakturaimporten fastnar många fakturor pga referenskod saknas Viktigt var och hur referenskoden anges på fakturan Koden anges på fakturan i fältet "Er referens eller motsvarande (referensfält 1) - ingen annan information ska anges i fältet Kontrollera att kod finns angiven på inkomna svenska PDF-fakturor - annars bör den returneras för komplettering
Utländska leverantörsfakturor Förvalda koderna för Riksbankskod/UBK och Intrastat Riksbankskod/UBK Kod 11 för varuinköp förvald Ändras vid inköp av tjänst Intrastat vara, vikt och kvantitet inom EU Kod X förvald för inköp inom EU Vid varuinköp ändras koderna till de rätta koderna Vid inköp av tjänst ändras de till kod 0 Vid inköp utom EU är koderna förvalda till 0
Utländska leverantörsfakturor Förvalda koderna för UBK/Utbet kod utland och Intrastat kontrolleras och rättas i samband med att fakturan konteras Koderna ändras genom knappen Ändra faktura Kod söks via förstoringsglaset när du står i aktuellt fält Kontrollera gärna även momskoden
Leverantörsfakturor Underlätta kontrollen av svenska och utländska fakturor genom att sortera på kolumn UBF i inkorgen BU = utländska fakturor PS = svenska fakturor
Utländska leverantörsfakturor Kontrollera om X-kod är ändrad Sök fram via Leverantörsreskontran i classic Leverantörsfaktura - Visning (RK:LFV) Fakturatyp: UP Tabelltyp: vara Kod: X Sortera listan i org-nrordning för att lätt se dina fakturor
Utländska leverantörsfakturor Glömt ändra X-kod Fakturor med status Prel ändras i Raindanceportalen Fakturor med status DEF/HBET ändras i Raindance Classic
Information i MP Stöd och service - Ekonomi Ekonominytt 2016:7 https://mp.uu.se/web/info/stod/ekonomi/ekonominytt/2016/7 Ekonomisystemet Raindance - Leverantörsfakturor https://mp.uu.se/web/info/stod/ekonomi/raindance/leverantorsfakturor https://mp.uu.se/web/info/stod/ekonomi/raindance/leverantorsfakturor/svenska https://mp.uu.se/web/info/stod/ekonomi/raindance/leverantorsfakturor/utlandska
Frågestund Maud Tellström maud.tellstrom@uadm.uu.se
Erfarenheter från Riksrevisionens granskning Hanna Mörtberg Hanna.mortberg@uadm.uu.se
Granskning i tre delar Delårsrapport Löpande granskning Slutlig granskning Riksrevisionens granskning av årsredovisning för 2015 Sammanställning av iakttagelser Anläggningstillgångar Bidragsfinansierad verksamhet Avgiftsfinansierad verksamhet Inköpsrelaterade och personalrelaterade frågor
Anläggningstillgångar Immateriella anläggningstillgångar Rutiner för nedlagda kostnader i interna utvecklingsprojekt Materiella anläggningstillgångar / Lån i Riksgälden Märkning och inventeringsförrättare Rutiner för registrering i anläggningsregistret
Bidragsfinansierad verksamhet Bruttoredovisade bidragsmedel inom samma projekt Rutiner för uppföljning av projekt Oförbrukade bidrag återbetalt eller resultatfört? Lämnade bidrag - klassificering av transaktion köpt tjänst eller lämnat bidrag? Brist i bokslutsunderlag
Avgiftsfinansierad verksamhet Avgiftsfinansierad verksamhet Klassificering av intäkter Avgiftsfinansierad verksamhet med ekonomiskt krav på full kostnadstäckning Vid utgången av 2015 uppgår de ackumulerade överskotten till väsentliga belopp
Inköpsrelaterade frågor Underlag till kostnader för representation, konferenser o liknande Underlag till reseräkningar Utlägg för utlandsresor o hotell Gåvor till anställda Antal betalkort utan personligt betalningsansvar Attest av chefers kostnader
Personalrelaterade frågor Bisysslor Rutiner för inrapportering och hantering Redovisning av övertid Gemensamma rutiner saknas
Revisionsplan 2016 Anslagsredovisning- LADOK Bidragsfinansierad verksamhet Personalkostnader Fakturahantering och betalningar Anläggningstillgångar Bokslutsprocess Resultatredovisning Mindre granskningsinsatser Holdingbolag Bisysslor Förordning om intern styrning och kontroll (FISK)
Revisionsplan 2016 Följer särskilt upp Avgiftsfinansierad verksamhet Svårt att uppnå det ekonomiska målet full kostnadstäckning Personalkostnader Iakttagelser till följd av centralisering av lönefunktionen Bisysslor Brister avseende rapporteringsfrekvens och uppföljning
Utlägg Kartläggning av 2015 års samtliga utlägg för driftskostnader, vid Uppsala universitet
Vad är ett utlägg? Hur hanteras ett utlägg?
Varför behövdes en kartläggning? Utlägg ska vara i undantagsfall sistahandsalternativ Underlag och fakta Minska antalet utlägg Utläggen korrekt bokförda Vi behövde ett nuläge
Anställd Chef = ekonomiansvarig Primula webb *Inrikes resa *Utrikes resa *Endagsresa *Utlägg Ej resa Org.enhetens kontaktperson = ansvarig konterare Löneenheten granskar
Frågeställningar Frågor Antal utläggsräkningar? Antal utläggsrader? Antal personer? Resultat 17 900 st utläggsräkningar 33 300 st rader i bokföringen 6 074 unika individer
Frågeställningar Frågor Totalsumma? Vad? Resultat 48,6 mnkr i Raindance från Primula (ktoklass 5) Resekostnader utgör 82% av utläggen. 1/3 av universitetets totala resekostnader redovisas via Primula.
Typ av utlägg 1,8 mnkr övriga förbrukningsvaror 1,0 mnkr övriga tjänster 650 tkr böcker 300 tkr datorer och mobiltelefoner 300 tkr drivmedel 200 tkr datortillbehör 200 tkr övrigt lab.material
Frågeställningar Frågor När? Antal utläggsräkningar / person? Resultat I direkt anslutning till resan. Efter 12 månader förloras rätten till ersättning. 3 personer > 40 utläggsräkningar 61 personer >20 utläggsräkningar 3123 personer = 1 utlägg
Frågeställningar Frågor Summor? Andel av kostnad i Resultaträkningen Resultat 33 personer > 100 000 kronor 199 utläggsräkningar <20 kr 41 utläggsräkningar <10 kr 83% av utrikes logikostnader 27% av inrikes resekostnader 11% av inrikes logikostnader 5% av dator- och mobiltelefonkostnader (kto 5641)
Frågeställningar Frågor Bokföring? Administrationskostnad? Resultat Personens lönekontering styr automatiskt projektet. Utläggstyp styr kontot 400 kronor per utläggsräkning (uppmätt på annat lärosäte) 17 900 utlägg = 7 160 000 kronor
Bokföring Utläggstyper finns i rull-listor (t ex Flyg utrikes, Parkering inrikes, Taxi utrikes, Övriga utlägg) Utläggstyperna är kopplade till olika konton och är det som tvingande styr bokföringen. Det går inte att ändra!
Bokföring Några utläggstyper har dock varit blanka och måste ändras manuellt. Formulär Utlägg ej resa 1) Utlägg Ej resa Formulär Reseräkning 2) Utlägg ej moms, inrikes 3) EU moms
Bokföring Konteraren ansvarar alltid för att konteringen blir rätt och vid ovan nämnda utläggstyper måste en kontering fyllas i! Om inget konto fylls i hamnar kostnaden på personens lönekontering (t ex 4015, 4024)! Detta skedde mer än 600 gånger under 2015 och resulterade i ökade falska lönekostnader på över 400 000 kronor.
Bokning ska ske via upphandlad leverantör Lägre totalkostnad för universitetet Reseräkningen hanteras via faktura Försäkring via Diners tac: avbeställningsskydd, ersättning vid förseningar eller om bagaget råkar komma på avvägar Vid olika händelser som uppstår i olika delar av världen kan universitetet snabbt få en överblick över var anställda på resa befinner sig Mindre administration inom universitetet som helhet 69
Statligt ramavtal med ranking Hyrbil Hotell Företagslösningar & Statliga upphandlingar Fakturakort flex Fakturakort Taxiresor i Uppsala och övriga landet Reskassa företagskort
Kategori 3
Kategori 4
Kategori 5
Problem vid ersättning av utlägg Representation med en gäst och ingen från UU - det är inte tillåtet! Representation när flera olika personer lagt ut pengar och redovisar olika kvitton från samma aktivitet - momskompensationsproblematik och underlag som ska bifogas på flera ställen Syftet med måltider är inte lunch eller arbetslunch, syftet måste vara något annat än själva ätandet för att arbetsgivaren ska betala Ofta redovisas representation i fel formulär i Primula och i andra formulär finns ingen ruta för syfte - brister i dokumentationen Om prefekten sagt OK innan aktiviteten genomförs, bifoga dokument som visar det, då kan det gå snabbare och blir lättare att bedöma Kvitton saknas ibland - då måste individuell bedömning göras
Syfte i utlägg Primula, exempel Syfte: Representation, inbjuden föreläsare - Frågor: Vad har de gjort, varför inbjuden, vilka deltog och funktion, om arvoderad blir det förmån, är hen arvoderad? Syfte: Lunch med talare - Frågor: Vilken talare, talat på vaddå, vad, varför, arvoderad, vilka deltog och funktion? Syfte: Diskussion forskning - Frågor: Vilken forskning? Vilka deltog och funktion, vad, varför, arbetsmöte? Syfte: Lunchmöte med gruppen x - Frågor: Vilka var med, vad, varför, arbetsmöte? Syfte: Mentorslunch, anställningsintervju, Postdoc kandidat, seminarielunch - Frågor : samma som ovan och ska UU betala allt? Informationen måste bli bättre! En utomstående betraktare ska också kunna förstå och göra samma bedömning som vi gjort avseende hur kostnaden ska hanteras i UU s bokföring och i redovisning till Skatteverket
Mattvätt IKEA Data- och telefoniprylar Möbler Exempel på andra utlägg än måltider Ska hanteras via faktura och vi ska använda upphandlade leverantörer!
Finns det risk för ekonomiska oegentligheter? Korruption mutor och bestickning Missbruk av tillgångar kontanter och utbetalningar, inventarier och lager Falsk rapportering finansiell, icke finansiell Brott mot staten (betalar vi rätt skatter och sociala avgifter, moms etc)
Vad behöver göras? Diskussioner kring kultur/attityder Utbildning kring innebörd av attester Lära oss att följa LOU för att undvika: - avvikelse från avtal - risk för jäv - dåliga affärer, det kan bli dyrt - olämpliga leverantörer
Tack för din medverkan! ekonomisupport@uadm.uu.se https://mp.uu.se/web/info/stod/ekonomi/kontakt https://mp.uu.se/web/info/stod/ekonomi/a-o