7. Att attestera leverantörsfakturor och administrera ersättare

Leverantörsreskontra 7. Att attestera leverantörsfakturor och administrera ersättare Ver 0.2 Systemmanual Agresso Web

7. Attestera leverantörsfakturor och administrera ersättare Innehåll SID 2(35) Innehåll 7. Attest av leverantörsfaktura... 3 7.1 Roller i leverantörsfakturaflödet... 3 7.2 Dina uppgifter... 3 7.2.1 Öppna fakturan... 4 7.2.2 Fakturadetaljer... 5 7.2.2.1 Fält och funktioner... 5 7.2.2.2 Normalläge och avancerat läge... 8 7.2.3 Mottagningsattest/kontering... 8 7.2.3.1 Detaljer leverantörsfaktura kontera fakturan... 8 7.2.3.2 Åtgärdsknappar... 10 7.2.3.3 Distribuera konteringsrad (används vanligtvis inte i stadens flöde)... 12 7.2.3.4 Mottagningsattestera en faktura... 13 7.2.3.5 Dela upp en konteringsrad... 13 7.2.3.6 Informera... 14 7.2.3.7 Vidarebefordra konteringsrad... 16 7.2.4 Periodisera konteringsrad...16 7.2.5 Korrigering av momslyft...17 7.2.6 Konteringsattest...18 7.2.7 Beslutsattest...18 7.2.7.1 Detaljer leverantörsfaktura granska konteringsrad... 18 7.2.7.2 Informationsknappar i konteringsraden... 20 7.2.7.3 Åtgärdsknappar... 21 7.2.7.4 Eskalera... 22 7.2.7.5 Informera... 23 7.2.8 Dokumenthantering...26 7.2.8.1 Bifoga dokument till faktura... 26 7.2.8.2 Titta på ett bifogat dokument... 27 7.3 Rapporter...28 7.3.1 Fråga arbetsflöde inkommande fakturor...28 7.3.1.1 Urvalskriterier... 28 7.3.1.2 Resultat... 29 7.3.1.3 Detaljlänkar... 30 7.3.2 Logg arbetsflöde inkommande fakturor...31 7.3.2.1 Urvalskriterier... 32 7.3.2.2 Resultat... 32 7.3.2.3 Detaljlänkar... 32 7.4 Ersättare i arbetsflöde...34 7.5 Tilldela ersättare i Agresso Web...35

SID 3(36) 7. Attest av leverantörsfaktura Efter att en leverantörsfaktura blivit ankomstregistrerad, skannad eller inläst från en elektronisk fakturafil, distribueras fakturan för behandling i Agressos webbaserade gränssnitt för attest. Fakturan distribueras automatiskt till rätt fakturamottagare om rätt beställarreferens (beställarens AnvändarID, exempelvis heka1003) angivits av leverantören på fakturan. 7.1 Roller i leverantörsfakturaflödet Mottagningsattestant/konterare: Kontrollerar att vara/tjänst är levererad/utförd, ofta den som gjort inköp/beställning. Om mottagningsattestanten har en konterare, så krävs endast att fakturan mottagningsattesteras. Om användaren inte har någon konterare så måste även mottagningsattestanten kontera fakturan. Konteringsattestant: Personal vid ekonomiavdelningen. Konterar fakturor som blivit attesterade av en mottagningsattestant. Kontrollattestant: Personal på ekonomiavdelningen som kontrollerar att fakturor är rätt hanterade på de konton som önskas följas upp. Exempelvis konteringar på representationskonto. Beslutsattestant: Beslutsattestant är den som enligt attestreglementet har rätt att beslutsattestera utbetalningar för en ansvarsroll. 7.2 Dina uppgifter I den översta menyraden i Agresso Web kan du se om du har några arbetsflödesuppgifter för behandling, antalet aktuella uppgifter visas i siffran breddvid bocken. Uppgifterna kan vara olika typer som t ex leverantörsfakturor. När du klickar på ikonen visas uppgiftslistan Dina uppgifter och det framgår vilket typ av attestroll som uppgiften avser. Antalet fakturor anges inom parentes efter rubriken. Saknas parentes, betyder det ändå att det finns en (1) faktura att behandla. Har du inga fakturor för en attestroll kommer attestrollen inte att finnas synligt. 3(36)

SID 4(36) 7.2.1 Öppna fakturan När du klickar på arbetsflödesuppgiften för attestrollen i Dina uppgifter öppnar sig attestbilden för leverantörsfakturor. I fakturalistan (till vänster) visas de fakturor du har att åtgärda. När en faktura har förfallit visas en röd triangel med utropstecken Finns kommentar till fakturan, visas en pratbubbla Du kan välja att sortera fakturorna i listan efter t ex fakturanummer, verifikationsnummer, förfallodatum m m. För att dölja respektive ta fram fakturalistan, klicka på << eller >> i fakturalistans övre bård. Detta kanmed fördel göras för att skapa mer utrymme 4(36)

SID 5(36) 7.2.2 Fakturadetaljer Klicka på den faktura som ska behandlas. Fakturadetaljerna blir synliga i olika fält och vissa fält ska du själv fylla i eller ändra. 7.2.2.1 Fält och funktioner Information leverantörsfaktura Här framgår fakturans uppgifter som fakturanummer, fakturadatum mm. Ref.nr (verifikationsnummer) är till för att referera en debetfaktura till en kreditfaktura. Förutsätter att Ref.nr (fakturanummer) angetts vid registrering av fakturan. Ref.nr är då klickbart så att man enkelt kan jämföra kredit- och debetfakturan. Logg arbetsflöde Här framgår när, av vem eller vilka som haft fakturan steget innan. I fältet Skriv in kommentar nedanför, kan ny kommentar anges som följer med fakturan och visas i Logg arbetsflöde hos efterföljande arbetsflödesanvändare. 5(36)

SID 6(36) Kopiera Periodisering via nycklar Du kan även använda knappen för att kopiera kommentaren om flera konteringsrader på samma faktura ska ha identisk kommentar. Markera boxen till vänster i Detaljer leverantörsfaktura för att kopiera kommenteren till önskad rad. Fält för periodisering. I fältet för Fördelning väljs det antal månader som kostnadsraden ska fördelas på och i fältet för Korrigering startperiod den månad som fördelningen ska starta. Om du delar upp en periodiserad rad får även den delade raden samma periodisering och fördelning. Om du delar upp raden och därefter periodiseras, så måste varje konteringsrad periodiseras förhand. Genom att markera en konteringsrad, så går det att kontrollera om den är periodiserad. Dokumenttyp (Sekretessfaktura) I fältet Dokumenttyp faktura visas vilken sekretessgrupp som kan se fakturabilden. Om man har tillgång till flera olika sekretessgrupper, går det att ändra sekretessgrupp på fakturan. Välj en ny sekretessgrupp i fältet Välj ny dokumenttyp faktura och tryck på Spara. OBS! Det är endast fakturabilden som blir hanterad med sekretess. Kommentarer i Logg arbetsflöde och Bifogad dokument är fortfarande synliga för andra användare. 6(36)

SID 7(36) Transaktionsdetaljer I fältet Period visas vilken bokföringsperiod som fakturan är registrerad på. Fältet Ver. datum visar det datum som fakturan är ankomstregistrerad. Bild Här visas fakturabilden. Ikonerna ovanför bilden möjliggör att spara, förhandsgrandska, zooma in, zooma ut och rotera bilden. Via förhandsgranska kan bilden skrivas ut. När fakturan består av flera sidor aktiveras ikoner (nästa/föregående) med vilka man växlar mellan sidorna. Om det saknas bild kan det bero på att bilden har en dokumenttyp som är sekretessklassad. Kontakta i så fall din ekonomifunktion. Bilagor kan också ses här via knappen Nästa nedanför bilden. Om fakturan är skannad kan du klicka på fakturabilden så visas den i ett separat fönster från vilket du kan zooma, skriva ut och spara ner bilden. Om fakturan är en e-faktura klickar man på någon av ikonerna ovanför fakturabilden så visas den i ett separat fönster vilket du kan zooma, skriva ut och spara ner bilden. 7(36)

SID 8(36) 7.2.2.2 Normalläge och avancerat läge Det finns två sätt att behandla fakturor i, Normalläge och Avancerat läge. Du klickar på knappen Till avancerat läge eller Till normalläge för att ändra läget mellan de två alternativen. I Normalläge kommer åtgärdsknapparna längst ner på sidan och att det är färre knappalternativ. Normalläge är en snabbfunktion så det räcker att trycka på önskad åtgärd för att fakturan ska sparas (d v s du behöver inte trycka på Spara-knappen för att åtgärden ska verkställas). Som default är Normalläge valt. I Avancerat läge ligger åtgärdsknapparna strax ovanför normallägesknapparna, eller direkt under Detaljer leverantörsfaktura. Det är fler knappar än i Normalläge (Vid val av Avancerat läge blir en del knappar i Normalläge inaktiva). Här måste du trycka på Spara för att åtgärden ska gå igenom om du exempelvis klickar på en attestknapp. Som default är Normalläge valt. 7.2.3 Mottagningsattest/kontering Mottagningsattest och eventuellt även kontering ska göras av den som gjort beställningen av varan/tjänsten. Om mottagningsattestanten har en utpekad konterare, så behöver mottagningsattesten endast mottagningsattestera fakturan. Fakturan styrs till den person vars beställarreferens (användarid) står på fakturan. Attesten innebär en kontroll och ett godkännande av att fakturan är korrekt med avseende på: innehållet är varan/tjänsten levererad/utförd, att leveransen stämmer med beställningen, att varan (motsv) är felfri och att korrekt pris har tillämpats. 7.2.3.1 Detaljer leverantörsfaktura kontera fakturan I sektionen för Detaljer leverantörsfaktura finns fakturans kontering. Som defaultvärde är alltid en inläst leverantörsfaktura konterad på ett preliminärt konto (konto 4999), vilket alltid ska ändras vid kontering av fakturan. För att fylla i/ändra kontering ställer du dig i önskat fält. Genom att klicka på det blå fältet som finns bredvid varje ruta i konteringssträngen, har du möjlighet att söka efter konton, ansvar etc. Konteringssträngens fält är dessutom försedda med type ahead, vilket innebär att du får förslag 8(36)

SID 9(36) på möjliga värden om du anger en eller flera siffror. Använd Tab för att förflytta dig mellan konteringsfälten. Rad markerad med GL i kolumn VT är kostnadsrader, och AP visar leverantörsskulden. Inga ändringar kan göras för leverantörsskulden. Momsbeloppet visas som differens längst ner. Om fakturan måste delas upp på flera konteringsrader, måste det hanteras i Avancerat läge med åtgärden Dela upp raden. Informationsknappar i konteringsraden Översikt Klicka här för att se arbetsflödeskartan för konteringsraden. När du för pekaren över en box visas information över loggade värden. Box med grön ram är klar/avslutad, gul ram visar var fakturaraden befinner sig just nu och röd box innebär avvisad eller returnerad. Moms Klicka här för att se momsinformation. Fönstret Skatteinformation öppnas. All moms är bokad på leverantörsskulden, d v s AP-raden. 9(36)

SID 10(36) 7.2.3.2 Åtgärdsknappar För att skicka en faktura vidare i systemet måste den markeras med en åtgärd. Följande åtgärder finns i: Normalläge Avancerat läge Ta bort Används när en faktura har delats upp på flera rader och du vill ångra en sådan rad. Markera raden med ett kryss i ruta och klicka sedan på Ta bort. Distribuera Distribuera möjliggör att man manuellt kan komplettera distributionen, d v s lägga till en eller flera personer som får fakturan som uppgift. Distribuera används alltid i kombination med en åtgärds som exempelvis attestera. Denna knapp används vanligtvis inte i nuvarande fakturaflöde. 10(36)

SID 11(36) Mottagningsattest Skickar fakturan vidare i flödet. Dela upp raden Delar upp raden och beloppet till flera konteringsrader. Informera Med denna åtgärd kan du informera andra om en faktura i din uppgiftslista. Kommentar är obligatoriskt. Användaren som får en informera-uppgift har möjlighet att skriva en kommentar, bifoga ett dokument och bekräfta fakturan. Parkera Används när du vill behålla fakturaraden i din Uppgiftslista. Åtgärden kräver att en kommentar anges och fakturan markeras med en stopp-hand som symbol. Vidarebefordra Används när fakturan ska skickas till annan användare. Retur ekonomi Fakturan skickas tillbaka till ankomstregistreringen, d v s till ekonomiavdelningen. Åtgärden kräver att en kommentar anges. När flera rader avvisas måste en kommentar för varje rad anges. Använda Kopiera för att få samma kommentar på alla rader. Ångra Används när du vill ångra en åtgärd, statusen återställs. När en åtgärd valts i Avancerat läge anges åtgärden i kolumnen för Status. Avsluta med att trycka på knappen Spara. 11(36)

SID 12(36) 7.2.3.3 Distribuera konteringsrad (används vanligtvis inte i stadens flöde) Via åtgärden Distribuera kan man manuellt skicka vidare en konteringsrad till en annan användare. Användaren som redan finns i distributionen kan inte tas bort, men distributionslistan kan kompletteras med ytterligare användare via Distribuera. Distribuera finns endast i Avancerat läge och är en funktion som alltid används i kombination med en åtgärden mottagningsattest. Gör så här för att distribuera: 1. Markera den konteringsrad du vill distribuera. 2. Klicka på åtgärden Distribuera. Nu öppnar sig fönstret Manuell distribution. 3. Sök upp den person du vill distribuera fakturan till i listan Tillgängliga. 4. Markera namnet och för över till listan Valda 5. Flera användare kan läggas till. I fältet Roll- och användarfilter kan du söka fram en användare. 6. Klicka Ok nere till vänster för att slutföra distributionen. 7. Fortsätt sedan att behandla fakturan som vanligt, d v s markera raden med en åtgärd och Spara. 12(36)

SID 13(36) 7.2.3.4 Mottagningsattestera en faktura Åtgärden Mottagningsattest skickar fakturan framåt i flödet, t ex till konteraren eller beslutsattestanten. Nedan beskrivs hur man mottagningsattesterar en faktura: 1. Kontrollera fakturabilden mot registrerad fakturainformation. Med navigeringspilar ovanför fakturabilden växlar du mellan sidorna på flersidiga fakturor. Det kan även finnas bilagor som komplement till fakturabilden. 2. Kontrollera konteringen om fakturan redan är konterad. Kommer fakturan skickas vidare till en konterare efter mottagningsattest, så kommer fakturan vara konterad på konto 4999 Prel kostnader leverantörsfakturor. Markera konteringsraden för att korrigera konteringen och tabba ur ändrade fält för att verkställa ändringen. Gör eventuella ändringar, skriv kommentar, periodisera etc. 3. Klicka på åtgärdsknappen Mottagningsattest längst ner till vänster i bilden (Normalläge). Då går fakturan vidare i flödet. I Avancerat läge ska du markera raden och därefter åtgärden Mottagningsattest så den visas i kolumnen Status. 4. Klicka på Spara nere till vänster för att skicka fakturaraden/-raderna vidare i flödet. Ett meddelande om att fakturan är behandlad visas upptill i bilden. Avancerat läge Normalläge 7.2.3.5 Dela upp en konteringsrad Dela upp raden är en funktion för att dela upp en fakturarad i två eller flera rader. Dela upp raden finns enbart i avancerat läge. För att dela upp konteringen på en leverantörsfaktura gör man så här: 1. Markera konteringsraden du vill dela upp. 2. Välj åtgärden Dela upp raden. 13(36)

SID 14(36) 3. En kopia av konteringsraden skapas med valutabelopp 0,00. Ange belopp och kontera den nya raden enligt önskemål. Beloppet på ursprungsraden räknas av automatiskt. Ursprungsraden kan aldrig ha valutabelopp 0,00. 4. Klicka på Spara 7.2.3.6 Informera Informera är en åtgärd för att skicka meddelande om en leverantörsfaktura som man har i sin uppgiftslista till en annan användare. En kommentar är obligatorisk. Användaren som får en informera-uppgift har möjlighet att bekräfta den och skriva en kommentar. Om så inte sker tas informera-uppgiften automatiskt bort efter viss tid (anges i systemparameter, tid ej fastställd). Gör så här för att informera: 1. Markera fakturan/raden du vill skicka information om. 2. Klicka på Informera. Nu öppnar sig fönstret Informera. 3. Här väljer du till vilka användare som du vill skicka informera-uppgiften till, genom att markera och föra över namn från listan Tillgängliga till listan Valda. 4. I fältet Mottagarfilter kan du söka fram användare, jokertecken (*) kan användas i sökningen. Informationen skrivs i fältet Meddelande. 14(36)

SID 15(36) 5. Sektionen Meddelande per mottagare aktiveras när listan Valda innehåller flera användare och möjliggör att olika meddelande kan skrivas till olika användare. 6. Normalläge: klicka på Skicka nere till vänster, så skickas information direkt ut i flödet. Avancerat läge : Skacka-knappen har här istället namnet OK. 7. Klicka på OK nere till vänster och fakturaraden blir markerad med statusen Informera. Slutligen klicka på Spara för att skick ut informationen i flödet 8. Fortsätt sedan behandla fakturan som vanligt, d v s markera raden med en åtgärd, t ex Mottagningsattest, och Spara. 9. Alternativt lämna den utan åtgärd för att behålla faktura i uppgiftslistan. Den som skickade informationen kan se sitt meddelande i Logg arbetsflöde, förutsatt att uppgiften/fakturan finns kvar i uppgiftslistan. Så här ser uppgiften Informera ut hos mottagaren: 15(36)

SID 16(36) Så här ser arbetsflödeskartan ut; information har gått ut till två användare. Symbolen för Informera är en blå cirkel med pratbubbla. Grön ram visar att informera-uppgiften är bekräftad, blå ram visar att den ligger kvar i mottagarens uppgiftslista. Om du för pekaren över en box visas informationen av loggade värden, exempelvis i boxen med grön ram kan du se vilken kommentar som användare skrivit i Logg arbetsflöde. 7.2.3.7 Vidarebefordra konteringsrad Om du har fått en faktura som inte tillhör dig ska du vidarebefordra denna faktura till rätt granskare. 1. Markera raden du vill vidarebefordra. 2. Klicka på knappen Vidarebefordra. Nu öppnar sig ett nytt fönster. 3. Sök fram den person du vill vidarebefordra till och ange en kommentar. Tryck sedan Vidarebefordra. 4. Du ser nu i statusfältet att fakturan ska vidarebefordras. Det är först när du trycker på spara som fakturan skickas iväg. 7.2.4 Periodisera konteringsrad I rutan Period. via nycklar kan man periodisera fakturan till en annan period än det ursprungliga perioddatumet. I fältet för Fördelning väljs det antal månader som kostnadsraden ska fördelas på och i fältet för Korrigering startperiod den månad som fördelningen ska starta. 16(36)

SID 17(36) Om du delar upp en periodiserad rad får även den delade raden samma periodisering och fördelning. Om du delar upp raden och därefter periodiserar denna, så måste varje konteringsrad periodiseras förhand. OBS! Du kan endast se om en rad är periodiserad genom att markera varje konteringsrad för sig. 7.2.5 Korrigering av momslyft Vid exempelvis representation kan det krävas att man manuellt behöver justera aktuellt momslyft på fakturan. Knappen Moms finns till vänster på varje konteringsrad, men det är endast på konteringsrad med VT AP och konto 25XX Levskuld som momsen går att se. Klickar man på knappen för moms, öppnas ett fönster där det går att se aktuellt momslyft och momskonto. Vid exempelvis representation kan det krävas att man manuellt behöver justera aktuellt momslyft på fakturan. Knappen Moms finns till vänster på varje konteringsrad, men det är endast på konteringsrad med VT AP och konto 25XX Levskuld som momsen visas. Klickar man på knappen för moms, öppnas ett fönster där aktuellt momslyft och momskonto visas. För att korrigera momsbeloppet så använder man åtgärden Dela upp raden och justerar momsen genom att använda momskontot enligt fönstret Skatteinformation. När beloppet justeras på den nya raden så justeras automatisk beloppet på ursprungskonteringen, d v s den översta konteringsraden. 17(36)

SID 18(36) 7.2.6 Konteringsattest I de fall där attestanten utför mottagningsattesten i steget före kontering är gjord, så krävs det att mottagningsattestanten har en utpekad konterare som ansvarar för att konteringen blir rätt. Konteringsattesten innebär ett godkännande av att kostnaden är konterad på rätt angiven konteringssträng. Attestrollen för Konteringsattest fungerar på samma sätt som i rollen för Mottagningsattest/kontering. Den enda skillnaden är att i rollen för Konteringsattest finns inte åtgärderna Distribuera eller Vidarebefordra, d v s det går inte att överlåta sin kontrollattesträtt till någon annan. Det finns ytterligare en knapp, Retur till mottagningsattestant, för att kunna skicka tillbaka fakturan till mottagningsattestanten. För övrigt är det inga skillnader. Se beskrivningen i kapitlet för mottagningsattest/kontering. Obs! Parkera-knapp saknas i webversionen. Konterad-knapp kommer byta namn till Konteringsattest. 7.2.7 Beslutsattest Beslutsattesten innebär ett godkännande av att kostnaden får belasta det ansvar/verksamhet som är angivet i konteringen av fakturan, liksom av att finansiering finns och att kostnaden är inom ramen för kommunens verksamhet. 7.2.7.1 Detaljer leverantörsfaktura granska konteringsrad I sektionen för Detaljer leverantörsfaktura framgår fakturans kontering som kan bestå av en eller flera konteringsrader. Om du ställer pekaren över ett konteringsfält så visas även en beskrivningstext på vald kontering (se bild nedan). Det går inte att ändra kontering i menyn för beslutsattest. Om konteringen är fel måste fakturan returneras i flödet till antingen mottagningseller konteringsattestanten. 18(36)

SID 19(36) Rad markerad med GL i kolumn VT är kostnadsrader, och AP visar leverantörsskulden. Det är endast rader med som är kostnadsrader som ska beslutsattesteras. De kostnadsrader som är gråmarkerade finns i arbetslödet hos en annan användare och ska/kan inte beslutsattesteras. Momsbeloppet visas som differens längst ner i kolumnen Valutabelopp. Momsbeloppet kan vara manuellt korrigerat på en egen konteringsrad med konto 1677, t ex vid korrigering av moms på en representationsfaktura. För mer information om detta så se avsnitt Korrigering av momslyft i kapitlet för Mottagningsattest/kontering För att kunna se om en konteringsrad är periodiserad, måste man trycka en konteringsrad åt gången. Då blir den blåmarkerad. Om raden är periodiserad visas periodiseringsinformation i rutan Period. via nycklar. Om inte raden är periodiserad så gäller perioddatumet som står i rutan Transaktionsdetaljer. 19(36)

SID 20(36) 7.2.7.2 Informationsknappar i konteringsraden Översikt Klicka här för att se arbetsflödeskartan för konteringsraden. När du för pekaren över en box visas information över loggade värden. Box med grön ram är klar/avslutad, gul ram visar var fakturaraden befinner sig just nu och röd box innebär avvisad eller returnerad. Här går det även att se kommentarer. Moms Klicka här för att se momsinformation. Fönstret Skatteinformation öppnas. All moms är bokad på leverantörsskulden, d v s AP-raden. 20(36)

SID 21(36) 7.2.7.3 Åtgärdsknappar För att skicka en faktura vidare i systemet måste den markeras med en åtgärd. Följande åtgärder finns i Normalläge. Beslutsattest Skickar fakturan vidare i flödet. Eskalera Används när fakturan ska attesteras av närmaste högre chef. Informera Med denna åtgärd kan du informera andra om en faktura i din uppgiftslista. Kommentar är obligatoriskt. Användaren som får en informera-uppgift har möjlighet att skriva en kommentar, bifoga ett dokument och bekräfta fakturan. Parkera Används när du vill behålla fakturaraden i din Uppgiftslista. Åtgärden kräver att en kommentar anges och fakturan markeras med en stopp-hand som symbol. Retur mottagningsattestant Fakturan skickas tillbaka till mottagningsattestanten. Åtgärden kräver att en kommentar anges. När flera rader avvisas måste en kommentar för varje rad anges. Använda Kopiera för att få samma kommentar på alla rader. Retur konteringsattestant Fakturan skickas tillbaka till konteringsattestanten. Åtgärden kräver att en kommentar anges. När flera rader avvisas måste en kommentar för varje rad anges. Använda Kopiera för att få samma kommentar på alla 21(36)

SID 22(36) rader. Om ingen konteringsattest används i flödet, så får inte denna knapp användas. Avancerat läge Används för att få fler åtgärdsmöjligheter, t ex om inte alla konteringsraderna ska hanteras med samma åtgärd. Exempelvis om en av raderna ska eskaleras vidare till närmaste högre chef. Fler åtgärder Används ej. 7.2.7.4 Eskalera När en beslutsattestant har en faktura som avser egna kostnader kan den eskaleras vidare för attest till överordnad chef. Beslutsattestanten använder knappen Eskalera vilket innebär att fakturan automatiskt går vidare till närmaste högre chef. Med egna kostnader avses exempelvis representationsfakturor där beslutsattestanten själv deltagit. Eskalering kan även ske av fakturor om beslutsattestanten av andra orsaker vill att en överordnad chef beslutsattesterar. Tryck på knappen Eskalera som finns i nedre vänstra hörnet, se markering i bild nedan. En dialogruta öppnas där orsaken till varför fakturan eskaleras måste anges. När kommentaren är skriven trycker du på Eskalera och fakturan går automatiskt vidare för attest av närmaste högre chef. 22(36)

SID 23(36) 7.2.7.5 Informera Informera är en åtgärd för att skicka meddelande om en leverantörsfaktura som man har i sin uppgiftslista till en annan användare. En kommentar är obligatorisk. Användaren som får en informera-uppgift har möjlighet att bekräfta den och skriva en kommentar. Om så inte sker tas informera-uppgiften automatiskt bort efter viss tid (anges i systemparameter, tid ej fastställd). Gör så här för att informera: 1. Markera fakturan/raden du vill skickar information om. 2. Klicka på Informera. Nu öppnar sig fönstret Informera. 3. Här väljer du till vilka användare som du vill skicka informera-uppgiften till genom att markera och föra över namn från listan Tillgängliga till listan Valda. 4. I fältet Mottagarfilter kan du söka fram användare, jokertecken (*) kan användas i sökningen. 5. Informationen skrivs i fältet Meddelande. 6. Sektionen Meddelande per mottagare aktiveras när listan Valda innehåller flera användare och möjliggör att olika meddelande kan skrivas till olika användare. 1. Normalläge: Klicka på Skicka nere till vänster, så skickas information direkt ut i flödet. Avancerat läge: har istället knappen namnet OK. 2. Klicka på OK nere till vänster och fakturaraden blir markerad med statusen Informera. 3. Slutligen klicka på Spara för att skicka ut informationen i flödet. 23(36)

SID 24(36) 4. Fortsätt sedan behandla fakturan som vanligt, d v s markera raden med en åtgärd, t ex Beslutsattest, och Spara. Alternativt lämna den utan åtgärd för att behålla faktura i uppgiftslistan. Den som skickade informationen kan se sitt meddelande i Logg arbetsflöde, förutsatt att uppgiften/fakturan finns kvar i uppgiftslistan. Så här ser uppgiften Informera ut hos mottagaren: 24(36)

SID 25(36) Så här ser arbetsflödeskartan ut; information har gått ut till två användare. Symbolen för Informera är en blå cirkel med pratbubbla. Grön ram visar att informerauppgiften är bekräftad, blå ram visar att den ligger kvar i mottagarens uppgiftslista. Om du för pekaren över en box visas informationen av loggade värden, exempelvis i boxen med grön ram kan du se vilken kommentar som användare skrivit i Logg arbetsflöde. 25(36)

SID 26(36) 7.2.8 Dokumenthantering 7.2.8.1 Bifoga dokument till faktura Gör så här för att bifoga ett dokument, t ex en följesedel, deltagarlista för en representation eller en agenda för ett möte: 1. Tryck på Gemet längst upp till höger i attestbilden 2. Tryck på Lägg till ett dokument 3. Välj Dokumenttyper leverantörsbilaga 4. Tryck på Överför för att bläddra i utforskaren för att hämta aktuell fil 5. Välj att lägga till en Dokumenttitel och en Dokumentbeskrivning 6. Tryck på Spara 26(36)

SID 27(36) 7.2.8.2 Titta på ett bifogat dokument Var observant på gemet längst upp till höger. Har knappen med Gemet en blå bakgrund så finns det ett bifogat dokument till fakturan. Klicka på knappen så öppnas ett nytt fönster med dokument. Öppna önskat dokument genom att dubbelklicka på dokumentikonen. 27(36)

SID 28(36) 7.3 Rapporter 7.3.1 Fråga arbetsflöde inkommande fakturor I menyraden Inköp kan du välja rapporten Fråga arbetsflöde inkommande fakturor. Här visas var en konteringsrad finns i sökögonblicket, d v s i vilket användarsteg och hos vilken användare uppgiften finns för behandling i arbetsflödet. Det gäller när man söker mot Aktiv flödesstatus. Man kan också söka mot historisk arbetsflödesstatus (Hist.) vilket innebär att fakturorna har status Avslutad (T) i flödet och ligger klara för bokföring alternativt redan är bokförda/betalda. 7.3.1.1 Urvalskriterier Fakturor som ligger kvar i arbetsflödet är Aktiva, och de som redan är hanterade och därmed arkiverade är Historiska (Hist.) Vilka poster som kommer med väljer du till höger i bilden under Urvalskriterier Urvalskriterier Lev.nr lika med För att söka efter fakturor från en specifik leverantör, så kan du skriva in aktuellt leverantörsnummer i sökfältet Lev.nr lika med. För att söka upp leverantören efter namn så kan du öppna fönstret för fälthjälp. Du kan enkelt söka efter leverantörsnamn som innehåller skrivet begrepp någonstans i leverantörsnamnet. Klicka på vald leverantör. 28(36)

SID 29(36) Fakturanr lika med Här kan du söka efter leverantörens fakturanummer Företag lika med Här visas i vilken klient inom Helsingborgs stad som sökningen görs. Detta fält är inte valbart. Ver.nr lika med Här kan du söka efter Agressos verifikationsnummer på leverantörsfakturan. 7.3.1.2 Resultat När du gjort dina urval trycker du på knappen Sök i fältet Resultat. Matchade konteringsrader visas i tabellen i resultatrutan. Som default visar rapporten endast 50 rader per webbsida. Finns fler sidor så går det att bläddra mellan sidorna. Det går att välja att upp till 500 rader kan visas per sida. 29(36)

SID 30(36) I sökresultatet finns det kolumner med fält som har blå text. Dessa fält har klickbara länkar för att få mer information om fakturan. I fälten över varje kolumnrad går det vidare att skriva in urvalskriterier för att begränsa sökurvalet ytterligare. Det går att använda stjärna * framför och efter valt sökbegrepp för att söka begrepp som man inte är helt säker på stavningen. 7.3.1.3 Detaljlänkar Attestansvarig Visar detaljerad information om aktuell användaren som har konteringsraden i sitt attestflöde. Det går inte att söka på attestansvariga på historiska fakturor, d v s beslutsattesterade konteringsrader. Statusflöde arbetsflöde (T) Här ser du statusen för konteringsraden. Klicka här för att se arbetsflödeskartan för raden. När du för pekaren över en box visas information över loggade värden. Box med grön ram är klar/avslutad, gul ram visar var fakturaraden befinner sig just nu och röd box innebär avvisad eller returnerad. Här går det även att se kommentarer. Lev.nr Visar detaljer om leverantören Konto Visar detaljer om koddelen konto Ansvar Visar detaljer om koddelen ansvar Projekt Visar detaljer om koddelen projekt Ver.nr Visar transaktionsdetaljer för fakturan som fakturabild, bilagor, konteringsrader, bokföringsperiod etc. Längst ner på sidan finns en knapp Välj kolumner där du kan begränsa vilka kolumner som ska visas i rapporten. Rapporturval kan exporteras till olika format genom knappen Export. 30(36)

SID 31(36) För mer avancerade analyser kan du skapa pivottabeller och grafiskatabeller via knappen Analys. 7.3.2 Logg arbetsflöde inkommande fakturor I menyraden Inköp kan du välja rapporten Logg arbetsflöde inkommande fakturor. Här går det att söka på alla loggade händelser/steg i arbetsflödet, d v s vem som mottagningsattesterat, eskalerat, beslutsattesterat etc. I sökresultatet visas en rad för varje användarsteg. En rad visas först när någon behandlat den, t ex attesterat eller avvisat, d v s när det finns något att logga. I resultatet framgår om fakturan blivit behandlad av en ersättare. Rapporten visar alla rader, d v s tar inte hänsyn till om flödet är aktivt eller avslutat. 31(36)

SID 32(36) 7.3.2.1 Urvalskriterier Denna rapport har ett fast urval på inloggad klient/företag. Vidare urval kan endast göras i kolumnerna i resultattabellen. 7.3.2.2 Resultat I fälten över varje kolumnrad går det att skriva in urvalskriterier för att begränsa sökurvalet. Det går att använda stjärna * framför och efter valt sökbegrepp för att söka begrepp som man inte är helt säker på stavningen. När du gjort dina urval så trycker du på knappen Sök i fältet Resultat. Matchade rader visas i tabellen i resultatrutan. Som default visar rapporten endast 50 rader per webbsida. Finns fler sidor så går det att bläddra mellan sidorna. Det går att välja att upp till 500 rader kan visas per sida. I sökresultatet finns det kolumner med fält som har blå text, d v s detaljlänkar. Dessa fält är länkar som går att trycka på för att få mer information om fakturan. 7.3.2.3 Detaljlänkar Uppgiften bearbetad av Attestansvarig Statusflöde arbetsflöde (T) Lev.nr Konto Visar detaljerad information om den användaren som har utfört åtgärden på konteringsraden. Visar detaljerad information om den användaren som har utfört åtgärden på konteringsraden. Här ser du statusen för konteringsraden. Klicka här för att se arbetsflödeskartan för raden. När du för pekaren över en box visas information över loggade värden. Box med grön ram är klar/avslutad, gul ram visar var fakturaraden befinner sig just nu och röd box innebär avvisad eller returnerad. Här går det även att se kommentarer. Visar detaljer om leverantören Visar detaljer om koddelen konto 32(36)

SID 33(36) Ansvar Projekt Ver.nr Visar detaljer om koddelen ansvar Visar detaljer om koddelen projekt Visar transaktionsdetaljer för fakturan som fakturabild, bilagor, konteringsrader, bokföringsperiod etc. Längst ner på sidan finns en knapp Välj kolumner där det själv går att begränsa vilka kolumner som ska visas i rapportern. Det går att exportera önskat rapporturval till olika format genom knappen Export. För mer avancerade analyser går det att skapa pivottabeller och grafiskatabeller via knappen Analys. 33(36)

SID 34(36) 7.4 Ersättare i arbetsflöde För varje fakturamottagare ska det definieras vilken eller vilka personer som är möjliga ersättare och under vilken tid dessa personer ska kunna väljas. När en ersättare aktiveras för en fakturamottagare, får ersättaren sina ordinarie fakturor samt de fakturor som kommer till faktura-mottagaren under en definierad tidsperiod. Både fakturamottagaren och ersättaren får fakturorna. En ersättare ska ha behörighet till samma steg i flödet som fakturamottagaren. I Agresso Web kan fakturamottagaren själv aktivera sina ersättare i menyn Din anställning. Detta går också att hantera av annan (med behörighet) än fakturamottagaren i både Agresso Desktop eller Agresso Web. Instruktioner för upplägg och tilldelning av ersättare i Agresso Desktop se separat manual. 34(36)

SID 35(36) 7.5 Tilldela ersättare i Agresso Web Sökväg: Agresso Web > Logga in > Din anställning > Dina ersättare 1) Klicka på Dina ersättare under Din anställning när du har loggat in i Agresso Web. 2) I rutan Datumintervall och fältet Arbetsflödesanvändare visas automatiskt ditt AnvändarID. 3) Välj Frånvarostatus Jag är inte på kontoret just nu. Datumfälten blir då skrivbara. 4) Fyll i datum i fälten Frånvarodatum från och Frånvarodatum till, d v s ange de datum när ersättaren ska få fakturamottagarens fakturor. 35(36)

SID 36(36) 5) Klicka på Lägg till i rutan Ersättare och välj Typ Generell i rullgardinslisten. Tabba fram till fältet Ersättare. 6) Fyll i det användarid eller namn på ersättaren. Tabba. 7) Fyll i datum och tabba i fälten Giltig från och Giltig till, för den tid som ersättaren ska var aktiverad. Ska frånvaroperioden delas mellan två eller fler ersättare, upprepa steget ovan och ange den period som är aktuell för respektive ersättare i respektive Giltig från och Giltig till. Spara. 8) Spara genom att klicka på den blå Spara-knappen. 9) Justera genom att klicka i det fält som ska ändras. Om en rad ska tas bort bockas kryssrutan till vänster i och klicka på Rensa-knappen. 36(36)