Rutinbeskrivning anläggningsredovisning AT Agresso Uppdaterad 2014-11-18

Rutinbeskrivning anläggningsredovisning AT Agresso Uppdaterad 2014-11-18

Innehållsförteckning 1. AKTIVERA ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR... 3 1.1 AKTIVERING AV ANLÄGGNINGAR FRÅN FAKTUROR.... 3 1.1.2 TILLÄGG TILL BEFINTLIG ANLÄGGNING... 5 1.2 KONTROLLERA ANLÄGGNINGEN I RUTINEN ANLÄGGNINGAR... 6 1.3 BOKFÖRING/AKTIVERING AV ANLÄGGNINGEN (AT03 OCH AT04)... 7... 8 2. AVSTÄMNING AV ANLÄGGNINGAR... 8 3. AVSKRIVNINGAR... 9 4. AVSKRIVNINGSSIMULERING... 9 5. REVERSERING... 10 6. BYTE AV ANLÄGGNINGSGRUPP OCH PROJEKT... 10 7. FORSKARFLYTT... 10 8. FÖRSÄLJNING OCH UTRANGERING... 11 9. INVENTARIER (1000-GRUPPEN)... 14 10. INVENTERING... 15 11. FLÖDESSCHEMA ANLÄGGNINGAR... 16

1. Aktivera anläggningstillgångar Första förutsättningen för att poster ska uppdatera menyalternativet Skapa anläggningar från fakturor är att det finns transaktioner bokförda på det konto (1291) som är definierat för att skapa en anläggning. Kontot bokas redan i Agresso EFH på de fakturor som avser anläggningar, dvs. inte 1 000-gruppen. OBS! anskaffningsvärde för anläggningar ska överstiga 20 000 kr, för datorer gäller en gräns på 30 000 kr. 1.1 Aktivering av anläggningar från fakturor. Om en anläggning bokats på ett annat konto än 1291, exempelvis om den av misstag kostnadsförts, har man fortfarande möjlighet att få in posten i menyalternativet Skapa anläggningar från fakturor. Det enda man behöver göra är att i Agresso boka om posten från kostnadskontot mot 1291 och då dyker posten upp i menyalternativet Skapa anläggningar från fakturor. OBS! Det kan ta en stund innan fakturan dyker upp i den här bilden då alla tabeller måste uppdateras av Agresso, har man öppnat bilden och fakturan inte finns där måste man stänga ner bilden och öppna den igen för att den ska uppdateras. För att skapa en anläggning gå till menyalternativet Skapa anläggningar från fakturor. Välj den rad du vill skapa en anläggning av genom att bocka i rutan längst till vänster och välj därefter Nästa steg. Om ni ser en post som borde ha kostnadsförts men som har bokats mot 1291 kan den bokas om i huvudboken från 1291 till konstadskonto. Vid ombokningen kommer man att få upp en kredit rad i Skapa anläggningar från fakturor, för att justera detta bocka/markera då både debet- och kredit raden och klicka på knappen Ta bort. OBS! Var uppmärksam så att ni tar bort rätt rader. Sida 3 av 16

OBS! Om ni vill aktivera mer än en av raderna/verifikationerna under Skapa anläggningar från fakturor till en anläggning så börjar ni med att markera raderna. När ni gjort det och fått ett anläggningsnummer så mailar ni redovisning@ki.se vilka andra rader/verifikationer som hör ihop med anläggningen samt vilket anläggningsnummer som avses. Välj Lägg till. Ange anläggningsnummer och gå vidare till att fylla i anläggningsnamn och anläggningsgrupp. OBS! Om begreppsvärde för PROJ ska vara något annat än det som konterades på fakturan kontaktas redovisningsenheten för rättning. För att få fram en lista och beskrivning av de olika anläggningsgrupper som finns på KI ställer ni er i rutan avseende anl.grupp och klickar F9 och sedan F7 och får på så sätt upp en lista över dessa. Ni kan dela upp en faktura på flera anläggningar, och det gör ni genom att välja Lägg till ytterligare en gång. Följ sedan gången i beskrivningen i stycket ovan. OBS! Då måste ni korrigera beloppet på respektive rad så att summan inte överstiger summan på fakturan. Detta ser ni i övre delen av bilden i avsnitten Summa av valda transaktioner (fakturan) och Summa av anläggningsvärden. Längst ut till höger vid registrering av anläggningar kan ni ange den information som ni vill ha med i anläggningsregistret. Vi rekommenderar att ni använder den lilla, Text ( AT plats, lilla rutan) till inventeringsinfo (plats eller ansvarig person) och den stora rutan, Information (stora rutan) till annan information. Då kan ni ta ut inventeringslistor utan den stora rutan, men det är ert register, så ni kan göra på annat sätt om ni tycker det är bättre. På avskrivningsboken i den nedre rutan fältet Avskrivningsböcker, visas avskrivningskonteringen ni ser bara en rad i taget i avskrivningsboken, även om ni delat upp fakturan på flera anläggningar. För att komma åt respektive anläggnings rad i avskrivningsboken markerar ni aktuell rad i den övre delen - Fasta upplysningar anläggningar. Spara sedan med F12. OBS! Klicka inte på knapparna Lägg till eller Ta bort i den undre delen Avskrivningsböcker, styrningen här sker per automatik och ska inte justeras manuellt, om något ser konstig ut i denna del kontakta redovisning@ki.se. Sida 4 av 16

H213200001 1.1.2 Tillägg till befintlig anläggning Tillägg går till på i stort sätt samma sätt som aktivering av en ny anläggning, den enda skillnaden är att ni istället för att ange ett nytt anläggningsnummer skriver in ett redan befintligt anläggningsnummer och därefter fylls information som anläggningsgrupp text osv i automatiskt från den befintliga anläggningen. OBS! Vid tillägg ska tillägget vara bokat på samma projekt som den befintliga anläggningen annars kommer det att uppstå differenser på projektnivå på konto 1291. Bokföring av tillägget sker av redovisningsenheten. Sida 5 av 16

1.2 Kontrollera anläggningen i rutinen Anläggningar I denna rutin kommer ni åt själva anläggningsregistret I fliken anläggningar kan ni eventuellt lägga till/justera informationstext. Ändra inte i andra värden då dessa används av systemet. I nya AT-modulen får ni inte lägga upp nya anläggningar i denna bild, endast inventarier (1000-gruppen), se rutin för 1 000-gruppen i avsnitt 9. Inventarier (1 000-gruppen). Fliken Huvudbok fungerar enbart som ett informationsfält, det är informationen från aktiveringen som återfinns här och om ni byter projekt på anläggningen kommer denna flik inte att uppdateras automatiskt. Sida 6 av 16

Fliken Avskrivningsbok visar i detta skede att anläggningen är registrerad men inte bokförd. Efter bokföring kommer texten i kolumn Akt.status att ändras från Registrerad, inte bokförd till Aktiverad. Efter bokföring kan ni även genom att klicka på Transaktioner per avskrivningsbok får upp bokningen i anläggningsmodulen. 1.3 Bokföring/aktivering av anläggningen (AT03 och AT04) Detta sköts av redovisningsenheten. Rapporterna som bokför anläggningarna är endast rapporter som ska gå på schema. Till en början så görs det dock manuellt då vi vill bli säkra på funktionalitet samt avvakta den nya versionen av Agresso. Rapporterna körs två dagar i veckan (tisdagar och torsdagar). Resultatet av AT04-rapporten kan ses via Underhåll beställda rapporter och via huvudbokens Fråga verifikation. Sida 7 av 16

Resultatet i anläggningsmodulen kan ni se i rutinen Transaktioner per avskrivningsbok. Samtliga fält är sökbara via den grå sök-raden. Fyll t ex i anläggningsnummer för att se samtliga transaktioner på aktuell anläggning. För att se årets anskaffning av en anläggning får ni i anläggningsmodulen söka på aktuellt år. Den bokföring som visar årets anskaffning på ett eget huvudbokskonto finns enbart i huvudboken, och denna kontering sker automatiskt via en transaktionstrigger när man bokför anläggningen i anläggningsmodulen. 2. Avstämning av anläggningar För att stämma av att anläggningsreskontran stämmer mot huvudboken används två rapporter. Saldot i huvudboken (HB) tas fram genom att trycka på plustecknet vid saldotabell och välja rapport Avstämning restvärde per inst HB. Saldo i anläggningsreskontran (AT) tas fram genom att välja Anläggningsredovisning (AT) Fråga och klicka sedan på plustecknet vid Transaktioner per avskrivningsbok och välj Avstämning restvärde per inst., om saldot av dessa två stämmer så är allt ok. Det finns även ytterligare en rapport som visar restvärde per anläggning, den ligger ovanför ovan nämnda i AT och heter Avstämning restvärde per anl. Dessa rapportrar är browser rapporter så att ni kan justera dem själv efter vad ni vill få fram. Rapporten Avstämning restvärde används även för att stämma av tillgångsbilagan avseende anl. istället för rapport FA04. Det finns även en ny tillgångsbilaga avseende konto 1291, som fylls i med de poster som över boksluten ligger kvar på konto 1291. Sida 8 av 16

Avstämningsrapport HB Avstämningsrapport AT 3. Avskrivningar Detta sköts av redovisningsenheten och är endast en rapport som skriver av anläggningstillgångar som ni lagt in i systemet. När avskrivningsrapporten är körd kan ni även kontrollera detta precis som ovan i huvudboken via Fråga verifikation och i anläggningsmodulen via Transaktioner per avskrivningsbok. 4. Avskrivningssimulering Man kan i AT-modulen göra avskrivningssimuleringar, för att se kommande avskrivningar på en/flera anläggningar eller en/flera anläggningsgrupper. Gå till Avskrivningssimulering. Sida 9 av 16

Fyll i institution och välj önskad period förval ett år framåt. Man kan se när rapporten är färdig via Underhåll av beställda rapporter. I fråga simuleringar kan ni sedan titta på resultatet. Den är bäst i browser (högerklicka). Ni kan även använda färdig mall. 5. Reversering Kontakta redovisningsenheten via redovisning@ki.se vid behov av reversering. 6. Byte av anläggningsgrupp och projekt Kontakta redovisningsenheten via redovisning@ki.se vid behov av byte av anläggningsgrupp eller projekt. 7. Forskarflytt Kontakta redovisningsenheten via redovisning@ki.se vid behov av flytt av anläggning mellan institutioner eller projekt. Sida 10 av 16

8. Försäljning och utrangering Vid försäljning eller utrangering går ni till meny alternativ Försäljningar och utrangeringar. Ange den anläggning som ska säljas eller utrangeras. Ange avskrivningsbok och försäljnings- alt utrangeringsdatum, lägg in valfri transaktionstext. Klicka därefter på Nästa steg. Sida 11 av 16

Ändra om försäljningskvantitet ska vara något annat än det förvalda 100 procent. Klicka därefter på Nästa steg. Ange försäljningspris i fältet Utpris. OBS! Om anläggningen ska utrangeras anges inget belopp i Utpris. Denna anläggning säljs med förlust. Klicka därefter på Nästa steg. Sida 12 av 16

En periodisk sammanställning visas. Om detta är korrekt sparar man med F12, annars klickar man på Föregående steg och korrigerar beloppen. Nu är anläggningen sparad för bokföring. Rapporten som bokför körs av redovisningsenheten. Vid utrangering/försäljning skapas i vissa fall en korrigerande avskrivning. Justeringen avser beräknad avskrivning per dag och sker utrangeringen/försäljningen i mitten av månaden beräknas justeringen av avskrivningarna fram till detta datum. Gå till Underhåll av transaktioner och kontrollera att försäljnings- alt utrangeringstransaktioner ligger där och väntar på bokföring. Efter bokföring spärras anläggningen i anläggningsregistret och nu går det även att i Sida 13 av 16

Transaktioner per avskrivningsbok och Fråga verifikation se bokningen av försäljningen/utrangeringen. 9. Inventarier (1000-gruppen) Hanteringen av inventarier (kostnadsförda anläggningar, 1000-gruppen) hanteras ungefär som i gamla anläggningsmodulen (FA). De läggs upp som innan direkt under Anläggningar. VIKTIGT: Det är endast 1000-gruppen som läggs upp här. Det blir fel om ni lägger upp en anläggning som ska skrivas av. Den ska skapas genom skapa anläggningar från fakturor. I flik 1- Anläggning, fyll i nummer, namn, välj grupp 1000, värde skrivs in i ruta ursprungsvärde, text kan skrivas in i stora rutan. I flik 2 - Huvudbok ska ni fylla i institutionskod och projekt. Projektet här används för inventeringsrapporten och kopplas där även till grupp. Projekt ska vara samma som på fakturan (verifikationen). Om ni bokar om den senare till annat projekt ska ni ändra projekt här i flik två. Sida 14 av 16

Spara med (F12). Ni kan sedan boka fakturan på detta nummer, är den i Contempus får ni vänta till uppdatering har skett (samma rutin som tidigare). Utrangering av inventarier (1000-gruppen) görs genom att ändra status till Spärrad i anläggningsregistret. 10. Inventering Det finns två nya inventeringslistor i nya AT-modulen. Den första Inventeringslista AT är den som rekommenderas vid inventering och innehåller information om grupp, projekt, anläggningsnummer, anskaffningsvärde (ej INV/1000-gruppen) och texter i båda informationsrutorna i AT registret (inkl. den senast uppdaterade texten från FA flik 4). Ni söker på begreppet INST och kan göra flera begränsningar i flik 2-sökvillkor. OBS! Det finns inventarier i 1000-gruppen som inte har projekt registrerat i registret. De får då ingen grupptillhörighet utan hamnar i grupp inst. Om ni vill ha med dem i grupp, kan ni lägga in ett projekt i anläggningsregistret, så kopplas de till rätt grupp i rapporten. Den andra Inventeringslista AT med gamla texter hämtar alla gamla texter från FAanläggningsregistret, den är bra att använda om ni vill se andra texter än den senaste. Om det finns fler än en text kommer den att presentera en rad per textrad, dvs ni får dubbletter (trippletter etc.) om det finns flera textrader. Siffran i # kolumnen är radnummer för texterna och = är att ingen text fanns. Om ni har radnummer 2 eller större fanns det fler texter och ni kommer att ha flera rader på samma anläggning/inventarie. Sida 15 av 16

11. Flödesschema anläggningar Sida 16 av 16