Om ett kontrakt inte är fullständigt fördelat så finns det två alternativ: Alt 1: Be den som registrerat kontraktet att sätta om kontraktet till status Preliminär och sedan åter till status Normal så att systemet skapar ett nytt underlag på det som är kvar att rekvirera/fakturera. Alt 2: Skapa ett eget underlag direkt via summering av skapade rekvisitions/fakturaunderlag på kontraktet. För att skapa ett nytt rekvisitions- eller fakturaunderlag i EKO behöver du först söka fram aktuellt kontrakt och den verksamhetsfördelning som rekvisitionen eller fakturan ska avse. Gå in i EKO - Välj menyval Kontrakt välj Sök Kontrakt I denna bild går det att söka på flera olika begrepp. Är diarienumret känt så ange detta i fältet Diarie(*), annars går det exempelvis att söka ut på aktuellt ansvar och projektledare, se nedan. För att se alla kontrakt för vald projektledare. Klicka på Skapa-knappen längst ner för att se sökresultatet. 1
I resultatet av sökningen nedan framgår totalt kontraktsbelopp, hur mycket som är fördelat på skapade rekvisitioner eller fakturor, inbetalt belopp samt återstående belopp att få inbetalat av kund. För diarienummer EK-b 52/13 saknas 250 000 kr i kolumnen Skapade rekv/fakt och dessa behöver återskapas och sedan godkännas för att kunna sändas till kund. (Kontraktsbelopp 1 000 000 Skapade rekv/fakt 750 000 = 250 000) För att skapa ett nytt underlag så klickar man först på länken för diarienumret. Hamnar sedan på bilden Visa kontraktsinformation Scrolla ner i bilden till rubrik Summering av skapade rekvisitionsunderlag och klicka på knapp Visa rekvisitionsunderlag 2
Resultat av sökningen presenteras över skapade rekvisitioner för diarienummer EK-b 52/13 Resultatet visar att det saknas en rekvisition till Riksbankens jubileumsfond för december månad - 2013 på 250 000 kr. (Betalningsplanen var satt kvartalsvis i efterskott) Klicka sedan på Tillbaka-knappen för att komma tillbaka till bild Visa kontraktsinformation. Scrolla ner i bilden till rubrik Summering av skapade rekvisitionsunderlag och klicka sedan på knapp Skapa rekvisitionsunderlag manuellt Här framgår också att det finns 5st. redan skapade rekvisitionsunderlag samt att det återstår 250 000 kr att skapa resterande underlag för 3
När man ska skapa ett nytt rekvisitions-/fakturaunderlag följer mycket information med default från själva kontraktsregistreringen. Det är endast vissa fält som behöver ifyllas. Själva skapandet sker i 2 steg. Steg 1 = I ovan bild fyller man i fälten Avser år, Datum och Rekv/Fakturatext. Det är också mycket viktigt att man kontrollerar så att rätt typ Oäkta/Äkta rekvisition är markerat. Notera att valet oäkta alltid ligger som defaultvärde när rekvistioner ska skapas. ( I detta fall ska en rekvisition skickas till Riksbankens jubileumsfond i december-2013 och ska då betraktas som äkta rekvisition) Ändra till Äkta Klicka på Spara-knappen Steg 2 = Fortsätt med att klicka på knapp Skapa ny rad 4
Forts. steg 2 I denna bild som avser konteringsraden ska endast belopp fyllas i. Tryck sedan på Spara-knappen. Nu framgår även att det både skapats ett id-nr för själva rekvisitionsunderlaget samt ett id-nr för konteringsraden För uppdatering och kontroll klicka på knappen för Visa kontrakt 5
Man återkommer nu till bilden Visa kontraktsinformation Efter uppdatering framgår i bilden att det redan skapats ytterligare ett rekvisitionsunderlag 6 st. ) och att summan av skapade underlag är 1 000 000 kr. För att se ett förtydligande av skapade rekvisitionsunderlag scrolla ner i bilden och klicka på knappen för Visa rekvisitionsunderlag Resultat av sökningen visar nu att det ytterligare skapats ett rekvisitionsunderlag för dec-2013 på 250.000 kr. Summan av skapade rekvisitionsunderlag är 1 000 000 kr. Detta överensstämmer nu med det totala kontraktsbeloppet. 6
Ett kontrakt med olika ansvars- och verksamhetsfördelning godkänns alltid av det ansvarsställe där projektledaren är huvudansvarig för projektet. Nedan i bild Visa kontraktsinformation visas ett kontrakt som är fördelat på två olika ansvar och verksamheter. Det är kvar 55 000 kr att skapa underlag för som då ska fördelas på två olika ansvar och verksamheter Scrolla ner i bilden och klicka på knapp Skapa rekvisitionsunderlag manuellt 7
Man får då fram ett nytt rekvisitionsunderlag där fälten Avser år, Datum och Rekv/fakturatext ska fyllas i. Notera att valet oäkta alltid ligger som defaultvärde när rekvistioner ska skapas. ( I detta fall ska en rekvisition skickas till Hjärt & Lungfonden och ska då betraktas som äkta rekvisition) Ändra till Äkta Tryck på Spara-knappen. Därefter på knapp Skapa ny rad Ny bild visas. Nedan framgår att det nya rekvisitionsunderlaget som ska skapas innehåller två olika konteringar för ansvar 2440 och 5500. Klicka på verksamhetslänken för att komma till underlag för konteringsrad 8
Underlag för första konteringsraden gällande ansvar 2440 verksamhet 244200007 visas. I denna bild ska endast beloppet fyllas i. ( För detta underlag ska 30 000 kr konteras) Tryck på Spara-knappen och därefter på knapp Visa underlag Nu visas andra konteringsraden för ansvar 5500 och verksamhet 244306703. Här ska de resterande 25 000 kr. fyllas i. Tryck på Spara-knappen och därefter på knapp Visa underlag igen. 9
För rekvisitionsunderlag med id EK-b 53/13-64808 har det nu skapats 2 st. konteringsrader: Ansvar 2440 verksamhet 244200007 = 30 000 kr. Ansvar 5500 verksamhet 244306703 = 25 000 kr. För godkännande av en skapad rekvisition tryck på knapp Godkänn Rekvisitionen är nu godkänd inklusive båda konteringsraderna OBS! Tänk alltid på att kontrollera så att status oäkta/äkta är rätt markerat efter godkännandet. För kontroll att se om alla rekvisitionsunderlag är skapade till kontraktet kan man klicka på knapp Visa kontrakt. Kommer då åter till Visa kontraktsinformationssidan Scrolla ner i bilden och klicka på knapp Visa rekvisitionsunderlag 10
Resultat av sökningen nedan visar att det nu skapats ett nytt rekvisitionsunderlag med datum 140601 på 55 000 kr. samt att summan av skapade rekvisitioner är 200 000 kr, vilket också motsvarar det totala kontraktsbeloppet. OBS! Om det är en finansiär som skall ha en e-faktura är det viktigt att korrekt referens har angetts i fältet för Extern ref. Om referensen saknas, eller är felaktig kan mottagaren inte behandla fakturan i sitt EFH-system, och betalningen av fakturan riskerar att försenas. Tänk också på att endast ange referensvärdet, inga ledtexter. Skriv alltså inte t ex referens: 123ABC utan endast 123ABC. Hur referensen ska skrivas kan du se i Agresso om du söker på finansiärens kundid i kundregistret och tittar på flik 3. 11