Manual för godkännande av leverantörsfakturor med Agresso Milestone 5. l Författare: Ekonomiavdelningen År: 2016
Innehåll 1 Inloggning... 3 1.1 Inlogg via VPN... 3 2 Startsidan... 5 2.1 Aktivitetsmenyn... 5 Favoriter... 5 Nyligen använt... 5 Linneuniversitetet from 2013... 5 Åtgärdsmeny... 6 Meddelanden... 6 Att göra... 6 Samarbete el. Nålade samtal... 6 Sök... 6 2.2 Vänster menyn... 6 3 Dina uppgifter som Godkännare... 7 4 Funktions och åtgärdsbeskrivningar... 9 4.1 Minimera och maximera... 9 4.2 Information leverantörsfaktura... 9 4.3 Logg arbetsflöde... 9 4.4 Bild... 10 4.5 Detaljer leverantörsfaktura (kontering och fälthjälp)... 11 4.6 Åtgärdsknappar för GODKÄNNA-steget... 11 5 Godkänna faktura med utländsk valuta... 12 6 Bifoga ett dokument... 13 7 Rapporter... 15 7.1 Klicka på Rapporter.... 15 8 Visa mina tidigare fakturor... 16 8.1 Klicka på LNU Mina leverantörsfakturor.... 16 2
1 Inloggning För att komma åt AGRESSO följer du nedanstående länk. Länken bifogas även i de e-mail, som sänds ut när du har en leverantörsfaktura att godkänna. https://agresso.lnu.se/agresso/ Inloggningsuppgifter: (samma som till din dator) 1.1 Inlogg via VPN För att komma in i AgressoWeb utifrån LNU måste du logga in via VPN.lnu.se Öppna webläsaren och gå in på https://vpn.lnu.se/ Allternativt skriv hela adressen https://vpn.lnu.se/+cscoe+/logon.html Logga först in med ditt vanliga datoranvändarnamn och lösenord. 3
Klicka på Web Applications i menyn till vänster. Då hittar du AgressoWeb i mitten på sidan. Klicka där så kommer du till en inloggningsruta och du kan nu logga in och attestera dina fakturor. Logga in med ditt vanliga datoranvändarnamn och lösenord igen. Lycka till annars hör av dig till Leverantörsfunktionen på mail: faktura@lnu.se 4
2 Startsidan AGRESSO innehåller en mängd tjänster. När du loggat in kan du i menyn till vänster och aktivitetsmenyn överst se vilka tjänster som finns tillgängliga för dig som användare. 2.1 Aktivitetsmenyn Favoriter Här kan du lägga till dina favoritaktiviteter t.ex den org som du godkänner mest. Du trycker då på hjärtat så att det blir fyllt (rött) och så hamnar den under menyn Favoriter. Nyligen använt Här ser du de aktiviteter du nyligen använt. Linneuniversitetet from 2013 Här kan du byta företag till det gamla LNU som gällde t o m år 2012 om du behöver söka på en gammal faktura. 5
Åtgärdsmeny Här loggar du ut när du är färdig med dina uppgifter. Meddelanden Återkommer med information om hur denna funktion fungerar. Att göra Under bocken (Att göra) hittar du dina leverantörsfakturor som du ska godkänna. Klicka på raden Godkännare Org: (din referenskod) finns det ingen parantes efter med en siffra så har du bara en faktura att hantera. Dina uppgifter är uppdelade per Org och öppnas i olika flikar. Samarbete el. Nålade samtal Här kan du starta en chat med en person som kanske inte är godkännare men som kan veta något om en faktura som du fått. Denna konversation loggas med den faktura du ställer frågan om. Sök Vanlig sökfunktionsruta. 2.2 Vänster menyn Har i dagsläget bara beskrivit Rapporter som förklaras i kapitel 7 och 8. 6
3 Dina uppgifter som Godkännare För att komma till dina uppgiftslistor klicka på bocken. När du klickar på uppgiften Godkännare Org öppnar sig en attesteringsbild för de leverantörsfakturor du har att godkänna. Alla aktiviteter hamnar under olika flikar så du kan ha många olika fönster öppna samtidigt. Du kan också dela vy genom att trycka på grönmarkerad. så att du ser båda fönstren samtidigt knappen blir då Det dyker upp fler funktioner när du delar vy. Den första är dela vy, nästa är flytta fönstret till nästa fönster, chat, dokument, favoriter och hjälp. 7
I vänsterkanten visas varje leverantörsfaktura i form av en ruta vertikalt. Fakturorna sorteras efter förfallodatum (ändra sortering under pilen över denna lista). Genom att markera en ruta får man upp ytterligare information om fakturan, fakturabild och konteringsrad. Om en faktura redan har förfallit till betalning visas en röd symbol för detta i rutan. Om personen som skickat ut fakturaraden i flödet har bifogat en kommentar visas en symbol i form av en pratbubbla med rader. En faktura kan vara ankomstregistrerad med flera kostnadsrader. Godkänna faktura Kontroll ska göras att fakturan är korrekt, att leverans har skett och att pris och villkor stämmer med avtal/överenskommelse. Vid representation extern och intern krävs syfte och namn på deltagare precis som tidigare. Du kan välja att anteckna informationen i skriv in kommentar, eller bifoga en fil med informationen. Instruktioner för att bifoga dokument finns under rubrik 6. Kvitto/restaurangnota ska skannas in och bifogas. Även vid resor och Kurs och konfrerens ska ändamål eller syfte bifogas. När du har kontrollerat fakturan väljer du åtgärden Godkänna. Fakturan försvinner och nästa faktura visas. Hittar du något fel eller distributören ber dig skicka tillbaks fakturan till dem med en kommetar så väljer du åtgärden Åter distributör. När det gäller utländska fakturor läs rubrik 5. 8
I nästa kapitel förklaras alla steg mer noggrant. Logga ut när du är klar. 4 Funktions och åtgärdsbeskrivningar 4.1 Minimera och maximera För att dölja menyn till vänster klickar du på dubbelpilarna (minimera fönster). På så vis behöver du inte skrolla lika mycket för att se all information. För att ta tillbaka menyn klickar du på de högerriktade dubbelpilarna (maximera meny). 4.2 Information leverantörsfaktura Här visas information om Leverantören, fakturanummer, verifikationsnummer, fakturadatum, förfallodatum, valuta och vilket belopp som ska godkännas. 4.3 Logg arbetsflöde Här visas samtliga användare som varit inblandad i fakturaradens flöde, inklusive den som distribuerat ut raden till flödet. Eventuella kommentarer per användare visas. Man kan också skriva in egna kommentarer som även dessa följer med vidare i arbetsflödet. 9
4.4 Bild Genom att klicka på bilden (skannade fakturor) får man upp bilden i större ruta för ökad läsbarhet. Se bilderna bredvid vad de olika ikonerna betyder. För elektroniska fakturor får man klicka på Spara ikonen för att få upp bilden i större ruta för ökad läsbarhet. Klickar du på Utskrift ikonen så får du med Verifikationsnr i överkanten och konteringen i nederkanten. I dessa lägen kan man spara en kopia, skriva ut eller helt enkelt stänga bilden när man tittat färdigt. 10
4.5 Detaljer leverantörsfaktura (kontering och fälthjälp) Här kan man lägga till och ändra kontering samt ange beskrivningstext. Vet man ej konteringskod klickar man på rutan till höger om konteringsfältet för att komma till Fälthjälp, där man kan göra sökningar och välja kod. Du kan även börja skriva namnet på t.ex kostnadsbäraren och får då upp en lista över alla dessa. Fungerar på alla fält. 4.6 Åtgärdsknappar för GODKÄNNA-steget Godkänna = Fakturaraden sänds då vidare i attestkedjan enligt fördefinierat regelverk. Åter Distributör = Fakturaraden skickas tillbaka till din distributör för åtgärdande. Denna åtgärd fordrar en kommentar. Till avancerat läge = Innebär att du flyttar åtgärdsknapparna under Detaljer leverantörsfaktura, där man både måste välja åtgärd och spara. De andra knapparna ligger ändå kvar. Välja åtgärd = När du har kontrollerat fakturan väljer du åtgärden Godkänna. Fakturan försvinner och nästa faktura visas. Hittar du något fel eller distributören ber dig skicka tillbaks fakturan till dem med en kommetar så väljer du åtgärden Åter distributör. 11
5 Godkänna faktura med utländsk valuta I exemplet nedan visas hur en faktura med utländsk valuta ser ut i Agresso. (Agresso har SEK som förvald valuta). Det är viktigt att kolla dessa fält: Valuta vilken valuta fakturan kommer betalas ut med. Totalt fakturabelopp fältet visar vilket belopp fakturan har i den utländska valutan (DKK) Ska godkännas beloppet i SEK. 12
6 Bifoga ett dokument Du kan själv bifoga dokument till din leverantörsfaktura. Exempel på användningsområde är att bifoga en deltagarlista till fakturan. För att bifoga,t.ex, ett Exceldokument till en leverantörsfaktura klicka på gemet. Fönstret Dokument öppnar sig. Klicka sedan på antingen ikonen Lägg till ett dokument eller nere till vänster Lägg till ett dokument. Nu öppnar sig ännu ett fönster. Klicka på pilen vid Dokumenttyper och välj Bilaga leverantörsfaktura klicka på Överför och leta dig fram till det dokument som du vill bifoga fakturan. När du har hittat dokumentet dubbelklickar du på det. Klicka sedan på knappen Spara. Nu syns din bilaga som en fil bredvid fakturabilden. Man kan också ändra vy på hur bilderna visas genom att trycka på de olika knapparna bredvid Ändra vy. 13
Har du råkat lägga in fel dokument kan du högerklicka på dokumentet och välja Ta bort. Tryck sedan på Ta bort igen och dokumentet är borta. Stäng fönstret för att komma tillbaka till fakturan. Du kan nu nå det bifogade dokumentet via gemet - ikonen här eller i olika frågebilder. När det finns en bilaga så blir gemet blåmarkerat. 14
7 Rapporter 7.1 Klicka på Rapporter. Klicka på» tecknet vid LNU gemensamt sedan ner till Leverantörsreskontra här hittar du de rapporter som kan vara intressanta för dig. 15
8 Visa mina tidigare fakturor LNU Bevaka Fakultetens flöde LNU Mina leverantörsfakturor LNU Vart finns fakturan LNU Är fakturan betald Vissa rapporter rör kanske inte dig som användare utan fokusera på LNU Mina leverantörfakturor. 8.1 Klicka på LNU Mina leverantörsfakturor. Du får upp denna ruta välj att söka på Period t.ex. 201604 och klicka på Sök. Tänk på att denna sökning tar lite tid. Nu får du upp alla fakturor du hanterat under april månad 2016. Klickar du på ett Ver.nr så kan du se hur fakturan såg ut och annan information som kan vara till nytta. 16
Jag klickade på Ver.nr 30140262 och fick detta resultat. 17