Högsbynät Mailservice - egroupware -användarmanual för personal i Högsby kommun Inloggning Hemsida: mail.hogsby.se Om länken inte fungerar eller om du befinner utanför kommunens nätverk, logga in via Mobility Guard: 1. Öppna hemsidan http://login.hogsby.se 2. Klicka på Webbdosa 3. Skriv användarnamn och lösenord och klicka på Logga in 4. Klicka på länken egroupware 5. Logga in med samma användarnamn och lösenord som vid inloggning till kommunens nätverk (domän HK) eller tilldelat användarnamn. Översikt Hem På sidan Hem visas en översikt på kataloger där e-postmeddelanden finns sparade. Klicka på valfri katalog eller på E-post i huvudmenyn för att visa e-postmeny. - 1 -
E-post Olästa brev från vald katalog (blåmarkerad) visas med fet stil i listan till höger. Klicka på valfri rubrik för att ändra sorteringsordningen (Ämne, Datum, Från, Storlek). Öppna/läs e-post Klicka på ämnet/rubriken för öppna/läsa ett e-postmeddelande. Om avsändare av e-post ska läggas in i adressboken: 1. Öppna mottaget e-post. 2. Klicka på symbolen till höger om avsändareadressen och klicka på OK eller ändra informationen som visas i fönstret. Flytta e-post Klicka i rutan framför e-postmeddelanden som ska flyttas och välj målkatalog. Texten Välj målkatalog visas över brevkorgen när en eller flera rutor är markerade. Klicka på Flytta om rutan Move Messages visas. Sök e-post Skriv in sökord till i den tomma rutan. Välj vilket fält till vänster som sökningen ska göras i för att begränsa antal träffar. För att exempelvis endast visa olästa brev: Välj status Oläst till höger. Ta bort e-post Klicka i rutan framför e-postmeddelanden som ska raderas och tryck på knappen Markera som raderad eller klicka på katalogen Borttaget. Raderade e-post flyttas till katalogen Borttaget. Klicka på Töm Borttaget i e-postmenyn för att ta bort e-postmeddelanden permanent. - 2 -
Skriva e-post Klicka på Skriv i e-postmenyn eller på knappen Skriv och ett fönster visas: 1 = Sända e-post. = Spara e-post till utkast-katalogen = Välj mottagare från adressboken eller välj från hela eller delar från distributionslista. = Bifoga fil (dokument, bild etc.) 2 Skriv in mottagares e-postadress(er). En e-postadress per rad. = Radera inmatad e-postadress 3 Skriv in ämne (fältet får inte vara tomt) 4 Skriv brödtext för e-postmeddelandet. Om ändringar görs av text (centrering, teckensnitt etc.), är det inte säkert att dessa ändringar ser 100 % likadana ut i mottagarens e-postprogram. 5 Välj eller inaktivera signatur till e-postmeddelandet. Skapa/ändra/ta bort signaturer går att ändra via menyvalet Hantera signaturer. - 3 -
E -postmeny Ikonerna från vänster till höger: Skriv, Markera som läst. Markera som oläst, Flagga för uppföljning, Ta bort flagga, Markera som raderad. Töm Borttaget Tömmer papperskorgen. Import message Importera meddelande (avancerat) Alternativ Inställningar hur e-post ska sorteras m.m. i kataloger Hantera signaturer =Lägg till signatur. Skriv namn på signaturen jämte Beskrivning. Klicka i Standardsignatur om skapad signatur ska vara förstaval. Klicka på Spara när signaturen är klar. = Ta bort markerad signatur. =För att ändra signatur: Klicka på namnet Kataloghantering Skapa ny katalog genom att markera katalog där den ska skapas. Markera IMAP Server om katalogen ska ligga på samma nivå som t.ex. Inkorg. Ta bort katalog: Markera katalog och klicka på Radera. Endast kataloger som du själv har skapat går att ta bort. Byt namn på katalog: Ändra namn och klicka på Byt namn. Move folder: Flytta folder till annan plats. Klicka på Välj. ACL: Tillvalsinställningar för katalog vid speciella ändamål (avancerat). - 4 -
Filterregler (automatisk hantering av inkommande e-post) Lägg till regel: Skapa ny regel för inkommande e-post. Aktivera regel: Markera regel och klicka på Aktivera. Inaktivera regel: Markera regel och klicka på Inaktivera. Ta bort regel: Markera regel och klicka på Radera. Ändra regel: Klicka på regelns namn. Skriv in villkor för regel och välj åtgärder för inkommande e-post om regeln uppfylls: Frånvaromeddelande Ändra status till Aktiv, skriv in meddelande och klicka på Spara. Inga andra rutor eller dagar behöver anges om inte automatiskt meddelande ska skickas t ex vart sjunde dag. Se nästa punkt: Skicka automatiskt frånvaromeddelande vart X-e dag Skriv in e-postmottagare i den nedre tomma rutan till höger, om person(er) ska få frånvaromeddelandet automatiskt efter angivet antal dagar. Klicka på pilarna för att flytta e-postadresser mellan rutorna. E-postadresser i högra rutan kommer automatiskt få frånvaromeddelande efter valt antal dag/dagar (standard är 10 dagar). - 5 -
Kalender 1 =Lägg till kalenderhändelse. Skriv rubrik och välj tidpunkt. Skriv information om händelsen under fliken Beskrivning. Under fliken Deltagare går det att skicka kallelse till personer som ska vara med vid händelsen (sammanträde, möte eller dyl.). Om händelse är återkommande, t.ex. sker varje fredag, går det att ställa in detta under fliken Upprepning. = Visa vald dag. = Visa vecka = Visa månad = Visa grupplanerare = Visa inskrivna händelser. Det går att visa nya och/eller äldre händelser, ta bort eller lägga till kolumner. Exportera listan med händelser till fil. 2 Välj vy för kalendern: - 6 -
3 Sök kalenderhändelse. 4 Klicka på «eller» för att välja år. Klicka på < eller > för att välja månad. 5 Kalendervy. 6 Välj alla händelser eller händelser för viss kategori. 7 Filtrera kalender. 8 Välj egen eller annan persons utdelade kalender. 9 Exportera kalender till ical-format. 10 Importera kalender, ical eller CSV-format. 11 Avancerade ändringar för kalendern. 12 Dela kalendern med andra personer via Reglera åtkomst. 13 Ändra/skapa nya kategorier. - 7 -
Adressbok I adressboken visas alla e-postadresser inom kommunen och sina egna skapade eller importerade kontakter. Det går också att skapa egna distributionslistor. Klicka på fliken -- > till vänster för mer val för att visa dold meny. Lägg till kontakt Klicka på Lägg till i menyn eller på knappen och skriv in kontaktinformation. Om avsändare av ett e-post ska läggas in i adressboken: 1. Öppna mottaget e-post 2. Klicka på symbolen till höger om avsändareadressen och klicka på OK eller ändra informationen som visas i fönstret. Importera kontakter 1. Skapa en fil med semikolonavgränsade värden i (csvformat) i t.ex. Outlook eller Outlook Express. 2. Välj CSV import i adressbokmenyn och välj filen som exporterats från t.ex Outlook. Klicka sedan på Importera. Ändra kontakt Klicka på till höger om en kontakt i adressboken. Det går endast att ändra sina egna kontakter. Ta bort kontakt Klicka på till höger om en kontakt i adressboken. Det går endast att ta bort sina egna kontakter. - 8 -
Skapa distributionslista 1. Välj Add a new list i menyn 2. Klicka på gula raden som eventuellt visas: 3. Välj Tillåt tillfälligt skriptbaserade fönster : 4. Välj Add a new list i menyn igen 5. Ta bort undefined i popup-fönster och skriv in namn på distributionslistan, klicka på OK: 6. Listan är nu skapad och distributionslistan Ingen ska fortfarande vara vald. 7. Välj kontakter som ska ingå i distributionslistan och välj sedan distributionslista under Add to distribution list. Använda distributionslista Se under avsnitt E-post, skriva e-post. - 9 -