Sammanträdesprotokoll Plats och tid 13 december 2016, kl. 13.15-15.30 Sjögatan 28, sammanträdesrum A 319 Beslutande Catharina Fredriksson, ordförande Patrik Renfors Dag Bergentoft Birgitta Luoto Patrik Edström Övriga deltagare Björn Johansson Ingela Wahlstam Birger Svensson Benita Vikström Magnus Petersson, VD Per Alm, VD dotterbolagen Lisa Sollenborn, sekreterare Mona Karila, vikarierande kommunstrateg Underskrifter Sekreterare Lisa Sollenborn Paragrafer 54-67 Ordförande Catharina Fredriksson Justerande.. Patrik Edström
Sammanträdesprotokoll Blad 2 54 Mötets öppnande Ordföranden förklarar mötet öppnat. 55 Tillåtelse att delta vid mötet Styrelsen godkänner att Mona Karila, vikarierande kommunstrateg, får delta vid mötet. 56 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställs. 57 Val av justerare Patrik Edström utses att justera dagens protokoll. 58 Föregående protokoll Föregående styrelseprotokoll läggs till handlingarna. 59 Ekonomiskt utfall Dnr Förab 2016.5 VD Magnus Petersson redogör för ekonomiskt utfall per november som också varit utskickat med kallelsen. På föregående sammanträde beslutades att jämförelse med budget också ska göras. Det har inte kommit med i utskicket. Magnus visar jämförelsen. Styrelsen lägger ekonomirapporten till handlingarna. 60 Budget 2017 för Förab VD Magnus Petersson redogör för utskickat budgetförslag. En konsultkostnad med 100 000 kronor har budgeterats för eventuella behov. Räntekostnaderna har justerats utifrån omlagt lån. Borgensavgiften har justerats vilket också påverkar räntekostnaderna. Styrelsen beslutar anta budgetförslaget.
Sammanträdesprotokoll Blad 3 61 Val av sekreterare Styrelsen utser Mona Karila till sekreterare. 62 Information utvecklingsarbete bolagen VD för Oxelö Energi AB och Kustbostäder AB Per Alm informerar om: - Utveckling solcellskoncept - Alternativa fjärrvärmekällor på SSAB - Miljökörkort för samtliga anställda - Återbruksanläggning på Återvinningscentralen samt ökad service - Digitalisering Bixia - Uppdragsbeskrivningar kommunuppdragen (gata/park och Idrottsplatsen) - Energieffektivisering reningsverket - Kartläggning VA-nätet - Vattenförsörjning vid avbrott - Fler elbilar - Förfrågan från Tomatodlare 63 Budget och verksamhetsplaner för dotterbolagen Dotterbolagens VD Per Alm går igenom strukturen för de strategiska dokument som bolagen arbetar med och delar av innehållet. Genomgång av budgeten för respektive bolag. 64 Rapport projekt med alternativ fjärrvärmeproduktion Dotterbolagens VD Per Alm informerar om vad som händer i projektet, summerar slutsatserna så här långt och presenterar en arbetshypotes för de kommande åren. 65 Prisman 6 Dotterbolagens VD Per Alm informerar om alternativ på kommande nybyggnationsprojekt. En idéskiss har gjorts för Prisman 6.
Sammanträdesprotokoll Blad 4 66 Information/lägesrapport bolagen Dotterbolagens VD Per Alm ger en lägesrapport. - Vakanser allmännyttan - Flera störningar i driften på VA, fjärrvärme och stadsnät - Krisövning genomförd kring vattenförsörjning - Bygglov klart för projekt Syrenen - Inget prövningstillstånd ges för JM Värmdöstrandmålet - Problem med utsläpp till reningsverket - Belysning Alkärsvägen - Reservelverk kommunens lokaler - Flytt av pumphus och VA-ledningar - Ekonomi Oxelö Energi AB och Kustbostäder i Oxelösund AB. Budgeten följs väl. - Kritik på teknik. Bra resultat för Oxelösund med undantag för vägstandard. 67 Styrelseutvärdering Underlaget för styrelseutvärdering har varit utskickat med kallelsen. Utvärderingen kommer att ingå i bolagsstyrningsrapporten för 2016. Styrelsen gör utvärderingen, se bilaga 1.
Sammanträdesprotokoll Blad 5 Bilaga 1 Styrelseutvärdering Förab 2016 1. Hur fungerar styrelsen utifrån sin roll och ansvar? Dialogen med ägaren har utvecklats under året utifrån ett helhetsperspektiv kring koncernen. Frågorna förs i fler forum nu och med ett mer långsiktigt perspektiv. 2. Har styrelsen den kunskap som behövs utifrån sin roll och ansvar? Tema kring avkastningsplan har genomförts. Gränsdragningen mellan moderbolaget och dotterbolagen är viktig att tänka på. Gemensam utbildning för alla tre styrelserna skulle kunna vara aktuellt. Hur ska vi se på den formella och informella styrningen? Planera för en sådan dag under 2017. 3. Hur har styrelsen bidragit till samordning och optimalt resursutnyttjande (bolagets ändamål)? Gränsdragningen är svår. På vilken nivå ska moderbolaget optimera och styra samt vilka befogenheter finns. Kopplat till fråga 2 med en utbildningsdag som fokuserar på den frågan. 4. Hur fungerar underlag för diskussion och beslut? Det fungerar bra. Styrelsen uppskattar dragningarna den får kring dotterbolagen. 5. Hur fungerar rutinerna med kallelse, protokoll, uppföljning av frågor etcetera? Det fungerar bra. 6. Hur fungerar möteslokalen? Lokalen är bra och ändamålsenlig. Det är bra att styrelsen sammanträder i Cypressen. Det underlättar för att byta fokus till bolagsfrågor och att hålla isär rollerna. 7. Hur är arbetsklimatet i styrelsen (lyhördhet, respekt, personkemi och samspel)? Avspänt och bra. 8. Är styrelsen aktiv och effektiv, d.v.s. engagerad under möten, väl förberedd och påläst, konstruktiv i diskussioner samt fokuserar på det väsentliga? Det är svårt att vara påläst för att många dragningar görs på sammanträdet utan att något material har skickats ut i förväg. I de frågor som styrelsen förväntas fatta beslut finns material utskickat innan och styrelsen är förberedd. I övrigt fungerar det bra med aktivitet och frågor. 9. Skulle ledamöterna kunna nyttjas bättre / på annat sätt? Frågan är kopplad till vilken roll Förab ska ha, se fråga 2. Idag har inte Förab någon operativ roll. 10. Hur fungerar ordföranden som mötesledare? Det fungerar bra, engagemang, ordning och reda. Vilja till utveckling finns.