STYRELSESAMMANTRÄDE. (Har rätt att närvara)

Transkript

1 FÖRAB Kallelse 1 (1) Datum Catharina Fredriksson ordförande /Lisa Sollenborn STYRELSESAMMANTRÄDE DELGES ORDINARIE LEDAMÖTER Catharina Fredriksson Patrik Renfors Dag Bergentoft Birgitta Luoto Patrik Edström SUPPLEANTER (Har rätt att närvara) Björn Johansson Leif Thor Ingela Wahlstam SÄRSKILT KALLADE Charlotte Johansson, VD Förab Lisa Sollenborn, sekreterare Birger Svensson, ordförande Kustbostäder AB Benita Wikström, ordförande Oxelö Energi AB Per Alm, VD Kustbostäder och Oxelö Energi Tid och plats för Sammanträde: Tisdag 8 mars kl Plats Sjögatan 28, Sammanträdesrum A Sammanträdets öppnande och fastställande av dagordning 2. Val av justerare 3. Föregående protokoll (bilaga) 4. Ekonomiskt utfall (bilaga) 5. Årsredovisning 2015 (bilaga) 6. Bolagsstyrningsrapport 2015 (bilaga) 7. Information/lägesrapport dotterbolagen 8. Övriga frågor 9. Avslutning OXB200 v Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Kustbostäder i Oxelösund AB Sjögatan (vx) Oxelösund Oxelösund (fax) kundcenter@oxelosund.se

2 FÖRAB Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum OXELÖSUNDS KOMMUNS FÖRVALTNINGS AB Plats och tid Beslutande Måndagen 21 december 2015, kl Sjögatan 28, sammanträdesrum A 319 Catharina Fredriksson, ordförande Patrik Renfors Dag Bergentoft Patrik Edström Birgitta Luoto Övriga deltagare Ingela Wahlstam, suppleant Leif Thor, suppleant Björn Johansson, suppleant Birger Svensson, ordförande Kustbostäder i Oxelösund AB Benita Vikström, ordförande Oxelö Energi AB Charlotte Johansson, VD Per Alm, VD dotterbolagen Lisa Sollenborn, sekreterare Underskrifter Sekreterare Lisa Sollenborn Paragrafer Ordförande Catharina Fredriksson Justerande.. Patrik Renfors Justerandes sign Utdragsbestyrkande

3 FÖRAB Sammanträdesprotokoll Blad 2 Sammanträdesdatum OXELÖSUNDS KOMMUNS FÖRVALTNINGS AB Mötets öppnande Ordföranden förklarar mötet öppnat. 46 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställs. 47 Val av justerare Patrik Renfors utses att justera dagens protokoll. 48 Föregående protokoll Föregående styrelseprotokoll läggs till handlingarna. 49 Ekonomiskt utfall per november Dnr Förab Ekonomiskt utfall per november presenteras. Styrelsen lägger ekonomirapporten till handlingarna. 50 Ägardirektiv Förabs stämma har tagit emot ägardirektiv inklusive företagspolicy och avkastningsplan. Styrelsen tar emot och antar ägardirektiven samt vidarebefordrar desamma till dotterbolagen. 51 Budget 2016 VD föredrar ärendet. För 2016 har kostnader om 75 tkr budgeterats för fortsatt utveckling av arbetet i koncernen, bland annat avkastningsplanen. I övrigt är budgeten lagd utifrån tidigare års utfall. Styrelsen beslutar anta budgetförslaget. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

4 FÖRAB Sammanträdesprotokoll Blad 3 Sammanträdesdatum OXELÖSUNDS KOMMUNS FÖRVALTNINGS AB Dotterbolagens verksamhetsplaner Dotterbolagens VD Per Alm visar översiktligt bolagens strategiska dokument inklusive verksamhetsplaner. Styrelsen tackar för rapporten. 53 Info/lägesrapport dotterbolagen Dotterbolagens VD Per Alm ger en lägesrapport. Kustbostäder - Ekonomiskt utfall per november. Prognos bättre än budget vilket bland annat beror på lägre omsättning av lägenheter och låga räntor. - Budget Nyproduktion bostäder. o Norra Malmgatan, anbudsförfrågan går ut i början av Marksanering första halvåret I bästa fall klart för inflyttning i slutet av o Cypressen 12, detaljplanearbete pågår. o Nedre Frösäng. En första idé finns framtagen, möjligt samarbetsprojekt med någon mer aktör. - Försäljning kommersiella fastigheter. - Villabacken. - Hiss planerad på Oxelögatan. - Medarbetarundersökning genomförd med positivt resultat. - Gästhamnen. Oxelö Energi - Ekonomiskt utfall per november. - Budget Fjärrvärmeledning Nyköping. - Bixia. Ytterligare två delägare väljer att sälja. - Resultat av NKI-undersökning positivt. Styrelsen tackar för informationen. 54 Styrelseutvärdering Underlaget för styrelseutvärdering har varit utskickat med kallelsen. Utvärderingen kommer att ingå i bolagsstyrningsrapporten för Styrelsen gör utvärderingen, se bilaga 1. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

5 FÖRAB Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum OXELÖSUNDS KOMMUNS FÖRVALTNINGS AB Bilaga 1 Styrelseutvärdering Förab Hur fungerar styrelsen utifrån sin roll och ansvar? Det strategiska arbetet har utvecklats med omarbetade ägardirektiv och avkastningsplan. Fortsatt gäller att jobba vidare med bolagskoncernen i ett längre tidsperspektiv. Frågan måste föras både av ägaren och av styrelsen. Dialgen med ägaren kan utvecklas utifrån det perspektivet. 2. Har styrelsen den kunskap som behövs utifrån sin roll och ansvar? Påfyllnad om exempelvis avkastningsplan och ränteswappar har genomförts under året och det har varit värdefullt. Eventuellt kan påfyllnad om rollen för moderbolagets styrelse vara aktuellt under Gränsdragningar, befogenheter och ansvar. Benchmarking. När nya styrelseledamoter väljs in i styrelsen är det bra att fundera över vilken kompetens som ska tillföras. 3. Hur har styrelsen bidragit till samordning och optimalt resursutnyttjande (bolagets ändamål)? Även fortsättningsvis ett område som styrelsen behöver arbeta med. 4. Hur fungerar underlag för diskussion och beslut? Det fungerar bra. Styrelsen uppskattar dragningarna den får kring dotterbolagen. 5. Hur fungerar rutinerna med kallelse, protokoll, uppföljning av frågor etcetera? Det fungerar bra. Till bolagsstämmorna skickas kallelsen per post i enlighet med bolagsordningen. Till kommande år enas styrelsen om att skicka kallelse till stämma med post enbart till ägarombudet. Övriga får kallelsen elektroniskt i enlighet med upparbetat arbetssätt. 6. Hur fungerar möteslokalen? Lokalen är bra och ändamålsenlig. Det är bra att styrelsen sammanträder i Cypressen. Det underlättar för att byta fokus till bolagsfrågor och att hålla isär rollerna mellan till exempel Kommunstyrelsen och bolagsstyrelse. 7. Hur är arbetsklimatet i styrelsen (lyhördhet, respekt, personkemi och samspel)? Avspänt och bra. 8. Hur fungerar ordföranden som mötesledare? Det fungerar bra, det är ordning och reda. 9. Är styrelsen aktiv och effektiv, d.v.s. engagerad under möten, väl förberedd och påläst, konstruktiv i diskussioner samt fokuserar på det väsentliga? Det fungerar bra. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

6 FÖRAB Sammanträdesprotokoll Blad 5 Sammanträdesdatum OXELÖSUNDS KOMMUNS FÖRVALTNINGS AB Skulle ledamöterna kunna nyttjas bättre / på annat sätt? Utifrån ett ägardirektiv skulle styrelsen kunna nyttjas i diskussioner och besök kring Vattenverket och Björshult till exempel. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

7 Oxelösunds Kommuns Förvaltnings AB Org.nr Utfall Utfall MODERBOLAGETS RESULTATRÄKNING (KKR) Rörelsens intäkter Nettoomsättning 0 0 Rearesultat vid försäljning av aktier i dotterföretag 0 0 Summa intäkter 0 0 Rörelsens kostnader Övriga externa kostnader Personalkostnader Summa kostnader Rörelseresultat Resultat från finansiella poster Ränteintäkter och liknande resultatposter 1 0 Räntekostnader och liknande resultatposter Resultat efter finansiella poster Bokslutsdispositioner Erhållna koncernbidrag Resultat före skatt Skatt på årets resultat ÅRETS RESULTAT

8 Oxelösunds Kommuns Förvaltnings AB Org.nr Ingående Utgående balans balans MODERBOLAGETS BALANSRÄKNING (KKR) TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Finansiella anläggningstillgångar Andelar i koncernföretag Fordringar på koncernföretag Summa finansiella anläggningstillgångar Summa anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar Fordringar Oxelösunds Kommun, koncernkonto Skattefordringar Övriga fordringar 0 0 Summa kortfristiga fordringar Kassa och bank 0 0 Summa omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR

9 Oxelösunds Kommuns Förvaltnings AB Org.nr Ingående Utgående EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Bundet eget kapital Aktiekapital (5.000 aktier med kvotvärde 100 kr) Reservfond Summa bundet eget kapital Fritt eget kapital Balanserat resultat Årets resultat Summa fritt eget kapital Summa eget kapital Långfristiga skulder Skulder till Oxelösunds kommun Skulder till koncernföretag Summa långfristiga skulder Kortfristiga skulder Skulder Oxelösunds Kommun, koncernkonto 0 0 Skatteskulder 0 0 Övriga skulder Summa kortfristiga skulder SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37 FÖRAB Bolagsstyrningsrapport 2015

38 Innehåll Inledning... 2 Verksamheten enligt bolagsordning... 2 Organisationen... 3 Viktiga händelser under året... 3 Styrelsens och VD:s arbete... 4 Ekonomi... 6 Intern kontroll... 6 Riskhantering... 6 Uppföljning av kommunmål och ägardirektiv... 7 Kommunikation med revisorer och lekmannarevisorer...11 Kommunikation med dotterbolagen...11 Ärenden till KS/KF...11 Miljö...11 Framtid...11 Kommunalt ändamål

39 Inledning Enligt kommunens företagspolicy ska bolagen i samband med årsredovisningen lämna en gemensam bolagsstyrningsrapport. Rapporten ska på ett transparant sätt redogöra för bolagens verksamhet, hur den bedrivits och utvecklats och hur styrningen fungerar. Kommunstyrelsen ska varje år pröva om bolagens verksamhet har varit förenlig med ändamålet och de kommunala befogenheterna. Årsredovisningen och bolagsstyrningsrapporten ska vara så utformade att de kan läggas till grund för lekmannarevisorernas granskning liksom för kommunstyrelsens prövning. Verksamheten enligt bolagsordning Förab Oxelösunds kommuns Förvaltnings AB (Förab) är moderbolag i kommunkoncernen med Oxelö Energi AB (100 %) och Kustbostäder i Oxelösund AB 100 %) som dotterbolag. Bolaget ska äga och förvalta aktier i bolag som Oxelösunds kommun använder för sin verksamhet samt tillhandahålla finansiella, administrativa och konsultativa tjänster. Oxelö Energi AB Bolaget ska bedriva nätverksamhet enligt Ellagen, producera och anskaffa el, distribuera värme och vatten samt bedriva energirådgivning. Bolaget ska vidare bedriva verksamhet innefattande uppsamling, borttransport och rening eller destruktion av avloppsvatten respektive avfall samt bygga, äga och förvalta stadsnät inom Oxelösunds kommun. Bolaget ska uppföra och äga härför erorderliga anläggningar. Bolaget kan även bedriva annan därmed förenlig verksamhet samt äga aktier och andelar i företag inom verksamhetssektorn. Verksamheten kan bedrivas direkt av bolaget eller via dotterbolag. Kustbostäder i Oxelösund AB Bolaget har till föremål för sin verksamhet att inom Oxelösunds kommun förvärva, avyttra, äga och förvalta fastigheter och tomträtter som ägs av Oxelösunds kommun eller de bolag som ingår i kommunens aktiebolagsrättsliga koncern. Häri ingår att svara för drift och underhåll av gator, vägar, parker och andra offentliga platser. Bolaget ska också bygga bostäder, affärslokaler, kollektiva anordningar samt därmed förenlig verksamhet. Bolaget ansvarar för all fastighetsförvaltning inklusive städning av kommunens fastigheter. Bolaget har vidare till föremål att ombesörja ekonomiredovisningen och personaladministrationen åt de bolag, som ingår i Oxelösunds kommuns aktiebolagsrättsliga koncern. 2

40 Organisationen Förab fungerar som moderbolag där ägaren, Oxelösunds Kommun, har fört över verksamhet att skötas i bolagsorganisationen. Samordnande och övergripande frågor behandlas av moderbolaget för verkställighet i dotterbolagen. Dotterbolagen samarbetar med att ha en gemensam administration samt vissa gemensamma specialisttjänster. Kommunchefen är VD i moderbolaget. Ett bakomliggande syfte är att optimera samordningsmöjligheter och minimera risker för effektivitetsförluster i kommunkoncernen, det vill säga kommunen och de kommunala helägda bolagen. KBAB och OEAB har en gemensam ledningsstruktur och en hög grad av samarbete i organisationen men drivs som två separata bolag och har olika styrelsesammansättningar. Antalet anställda vid årsskiftet är 28 st inom OEAB och 70 st på KBAB. Där OEAB har anställt två resurser för kompetensöverföring och överlappning i samband med pensioneringar samt en utökning på elnät. Kustbostäder har en oförändrad organisation förutom två projektanställda som jobbar dels med förskola/skolprojektet och övertagandet av småbåtshamnarna samt underhållet av kommunens fastigheter. Korttidssjukfrånvaron är 1,52 % för OEAB och 1,96 % för KBAB. Långtidssjukskrivningen är 1,97 % för OEAB respektive 4,06 % för KBAB. Där ett omfattande arbete pågår med rehabilitering och att hitta andra arbetsuppgifter eller arbetsgivare för dessa medarbetare. Viktiga händelser under året Fortsatt kraftig utbyggnad av stadsnätet med 420 anslutna kunder under året. Försäljning av fastigheterna Liljan 3, Vitsippan 3 och Eken 9. Flera nyckelkompetenser rekryterade under året såsom ekonomichef, fjärrvärmechef och VA-chef. Fortsatt låga räntor påverkar bolagets kostnader positivt. Mycket hög efterfrågan på lägenheter. Minskad omsättning av omflyttningar inom allmännyttan. En förbättring av medarbetarindex jämfört med mätning En förbättrad nöjdkundindex från våra fjärrvärmekunder jämfört med Färdigställt VA-utbyggnaden på Västra Femöre. Ett längre elavbrott på ca 3 timmar uppstod i kommunens västra delar på grund av en kortslutning. En solcellsanläggning för laddning av elbilar har invigts. Driftansvaret för småbåtshamnarna har tagits över. Flera större kampanjer har genomförts så som Tack för maten och 40 % ut ur påsen. En mycket mild avslutning på året med lägre fjärrvärmeförsäljning. Friskvårdprojekt med träning på arbetstid pågår och ska utvärderas Deltagit i förändringsarbete tillsammans med kommunen, Förändra radikalt. Deltagit vid Bomässa, Näringslivsdag och Oxelö Marknad. 3

41 Styrelsens och VD:s arbete Närvaro I tabellerna nedan visas närvaron på styrelsesammanträden och bolagsstämmor. Förab 13/5 8/6 13/10 21/12 Stämma Stämma Ledamöter 13/5 21/12 Catharina Fredriksson (ordf.) X X X X X X Patrik Renfors (vice ordf.) X X X Dag Bergentoft X X X X X X Patrik Edström X X X X X X Birgitta Luoto X X X X X Suppleanter Leif Thor X X X X Björn Johansson X X X X X X Ingela Wahlstam X X X X X Stämmoombud Mayvor Lundberg X X Linda Hägglund (ersättare) OEAB 18/5 9/6 10/9 23/10 22/12 Stämma Stämma Ledamöter 18/5 21/12 Benita Vikström (ordf.) X X X X X X X Emil Carlsson (vice ordf.) X X X X X X Lars-Åke Lindman X X X X X X Lena Blomkvist X X X X X Urpo Koivula X X X Bo Jender X X X X X Björn Johansson X X X X X X X Suppleanter Ann Svensson X X X X X X Bengt Lundström X X X X X Erland Lindkvist X X X X X Aimo Konttinen X X X X X Stefan Andersson X X X X X Anna Philipsson X X X X X Sandra Landin X X X Stämmoombud Linda Hägglund Mayvor Lundberg X X 4

42 KBAB 19/5 9/6 4/9 20/10 21/12 Stämma Stämma Ledamöter 19/5 21/12 Birger Svensson (ordf.) X X X X X X X Ingela Wahlstam (vice ordf.) X X X X X X X Britt-Marie Kärngren X X X X X X Tommy Karlsson X X X X X Sten Nordlander X X X X X X X Eva Asthage X X X Sandra Landin X X X X X X Suppleanter Carlinge Lindberg X X X X X X X Lennart Samuelsson X X X X X Lennart Nilsson X X X X X X Kurt-Lennart Karlsson Magnus Råd X X X X X X Kicki Belldal Andersson X Björn Johansson X X X X X X X Stämmoombud Linda Hägglund Mayvor Lundberg X X Styrelseutvärdering Förab En styrelseutvärdering genomfördes i december 2015 på ett ordinarie styrelsesammanträde. Styrelsens arbete diskuterades utifrån några olika frågeställningar. Utvärderingen visar att styrelsearbetet fungerar väl utifrån struktur, arbetsklimat, engagemang och utbildningsinsatser. Det strategiska arbetet har utvecklats med omarbetade ägardirektiv och avkastningsplan. Fortsatt gäller att jobba vidare med bolagskoncernen i ett längre tidsperspektiv. Den frågan måste föras både av ägaren och av styrelsen. Utifrån ett sådant perspektiv kan dialogen med ägaren utvecklas ytterligare. Styrelsen skulle kunna nyttjas i diskussioner och besök kring till exempel Vattenverket och Björshult. OEAB En styrelseutvärdering är genomförd på ett ordinarie styrelsemöte i december Utvärderingen gav generellt mycket positiva kommentarer. En förbättringsåtgärd är att för vissa ärenden finns det behov av att styrelsen får en något mer utförlig skriftlig beskrivning av ärendet som medskick till styrelseunderlaget. Tidigare återkoppling på styrelsearbetet har lyft frågan om att styrelsen önskar göra studiebesök för att se andra verksamheter men även få tid att fördjupa sig i vissa frågor. Samt även besöka verksamheter inom avfall och VA-verksamheten så som exempelvis Björshult och Högåsen. 5

43 KBAB En styrelseutvärdering är genomförd på ett ordinarie styrelsemöte i december Utvärderingen gav en positiv återkoppling från ledamöterna för bra förberedda möten som har en tydlig struktur och genomförs i en bra samtalston. Tidigare återkoppling på styrelsearbetet har lyft frågan om att en positiv aktivitet är att åka i väg på något internat med hela styrelsen vid något tillfälle under året. Samt att på dessa möten kunna ägna mer tid åt någon specifik fråga. VD:s arbete Förab VD Charlotte Johansson har under 2015 fortsatt arbetet tillsammans med kommunstyrelsen kring ägarstyrningen liksom arbetet kring att utveckla rollerna i koncernen. VD har också lett det fortsatta kvalitetsarbetet kring reviderade styrdokument för bolagen vilka nu är beslutade och klara. Arbetet med ekonomisk månadsuppföljning med bolagen har varit framgångsrikt och fortsatt under OEAB och Kustbostäder VD Per Alm ansvarar för att sköta den löpande förvaltningen av Bolagen enligt styrelsernas riktlinjer och anvisningar. VD sammanställer också i dialog med styrelsernas ordförande dagordningen för styrelsemöten- och beslutsunderlag till dessa möten. Vidare ska VD se till att styrelsernas ledamöter får information om Oxelö Energi AB och Kustbostäder AB:s utveckling för att kunna fatta väl underbyggda beslut. Styrelserna har under 2015 genomfört en utvärdering av VD:s arbete utan VD och övriga i ledningens närvaro. Ekonomi Dotterbolagens resultat är bättre än budget och utbetalning av koncernbidrag till moderbolaget har genomförts som planerat. Förab har ett ägardirektiv om att lämna utdelning enligt avkastningsplanen vilket genomförs enligt plan. För den ekonomiska redovisningen av bolagen hänvisas till årsredovisningarna. Intern kontroll I internkontrollplanen finns beskrivet vilka löpande kontroller som sker i verksamheten utöver löpande budgetuppföljningar med respektive verksamhetsansvarig varje månad. En viktig princip är att vid attestering så skall inte detta kunna ske utan att två medarbetare i föringen har godkänt och attesterat. För att utveckla interkontrollplanen har bolaget identifierat att det behövs en rutin med att kvittera vilka kontrollpunkter som är genomförde. Riskhantering Den riskinventering som genomfördes 2014 har under året uppdaterats där några risker har omprioriterats. Dels beroende på genomförda åtgärder men även nya bedömningar. Exempelvis så bedöms en brand i fastighet med en högre sannolikhet än tidigare, högre sannolikhet att det uppstår neddragningar i SSAB:s verksamhet. Risk för störningar i vattenleveransen har bedömts vara lägre. 6

44 Uppföljning av kommunmål och ägardirektiv Kommunmål De kommunala bolagen ska bidra till att kommunen når visionen och de kommunmål som sätts upp i Mål och budget. Trygg och säker uppväxt Kustbostäder och Oxelö Energi bidrar med att invånarna i Oxelösund ska känna en upplevd trygg och säker boende-, skol- och levnadsmiljö. Detta görs med att vara en bra arbetsgivare, underhålla fastigheterna inom allmännyttan, utföra kommunuppdragen av kommunens fastigheter och gata/park samt städning av lokaler på ett effektivt och bra sätt, delta på trygghetsvandringar tillsammans med Polisen och kommunen. Hålla en hög tillgänglighet i leveranserna av el, fjärrvärme, VA, stadsnät och avfallshantering samt ha konkurrensmässiga priser. Bedömningen är att bolagen bidrar till att skapa förutsättningar för en trygg och säker uppväxt. God folkhälsa För detta kommunmål har bolaget valt att ha fokus på personalens hälsa och satsar extra på förebyggande åtgärder. Den senaste åtgärden är att testa att personalen får träna på arbetstid för att utvärdera om det har någon långsiktlig effekt. Arbetet bedrivs med ett långsiktligt perspektiv och är svår att verifiera via mätningar. Trygg och värdig ålderdom De åtgärder som stödjer målet med en trygg och värdig ålderdom är i huvudsak satsningen på att installera fler hissar samt bolagens deltagande i de trygghetsvandringar som ordnas av kommunen. I dialogen med pensionärsorganisationerna så fås återkopplingar om att arbetet i bolagen bidrar på ett positivt sätt. Attraktiv bostadsort Kustbostäder prioriterar underhållet av fastigheterna vilket är viktig parameter för kommunens attraktivitet. Låga energipriser samtidigt med hög tillgänglighet för mediaförsörjningen bidrar. Den snabba utbyggnaden av stadsnätet underlättar för privatpersoner och företagandet. Även vid nyproduktionen av fastigheter tas stor hänsyn till att fastigheterna ska bidra positivt till Oxelösunds attraktivitet. Kommunfullmäktiges mått 2015 som bolagen rapporterar: Ingångsvärde Målvärde 2015 Resultat 2015 Andel hushåll med tillgång till stadsnät 90 % * Ökad andel 95 % Andel aktiva användare av hushåll anslutna till stadsnätet * Avser augusti % * Ökad andel 66 % Vad avser utbyggnaden av stadsnätet så är målet med att få ut infrastrukturen i stort klar, även om det fortfarande finns vissa gator eller delar av gator som det inte har grävts ned stadsnät i. Fokus är nu att få upp användandet av stadsnätet 7

45 med fler aktiva kunder. I villaområdena som byggts ut är användandet högt medan den är lägre i innerstaden då vissa bostadsrättsfastigheter ännu inte valt stadsnätet. Målbilden för hur många aktiva stadsnätkunder är att nå aktiva användare, vilket ska jämföras med dagens aktiva användare. Hållbar utveckling Bolaget har infört en målbild att ha minst 5 pågående projekt med inriktning mot hållbar utveckling. De projekt som arbetats med under året är kampanjen Tack för maten, 40 % ut ur påsen. Matsvinns arbetet på Brevik och Ramdalsskolan tillsammans med företaget Eko vågen. Installation av en solcellsanläggning för laddning av elbilar samt inköp av en elbil. Andelen återvunnet material mäts en gång per år då Oxelö Energi och FTI (förpackning och tidningsinsamling) rapporterar in sina siffror och de sammanställs i en årlig rapport års resultat är 36 % vilket är bättre än föregående års resultat. Arbetet och prioriteringarna med avfallsplanen bedöms vara riktiga där uthålligheten kommer att vara en framgångsfaktor. Kommunfullmäktiges mått 2015 som bolagen rapporterar: Andel återvunnet material i förhållande till totala mängden hushållsavfall *2014 års utfall (2015 års resultat kommer hösten 2016) Ägardirektiv Ingångsvärde Målvärde 2015 Resultat % Ökad andel 36%* Förab Kommunen ska erhålla utdelning från Förab i enlighet med av Kommunfullmäktige beslutad avkastningsplan erhålls utdelning från Förabs verksamhet Ägardirektivet är uppfyllt. Oxelö Energi AB Bolaget ska samarbeta med berörda nämnder och Arbetsförmedlingen för att kunna erbjuda arbetspraktikplatser och när det gäller att få personer medfunktionsnedsättning, som medför nedsatt arbetsförmåga, i varaktig anställning. Bolaget har diskuterat detta ägardirektiv med socialtjänsten för att dels definiera hur det ska tolkas samt hitta en modell som bolaget kan jobba efter. Bolaget har idag 2 personer anställda med någon form av funktionsnedsättning och har anpassat arbetet efter deras förmåga. Målsättningen är att kunna utöka det något men har nu valt att ändra inriktningen något till att ge nyanlända språkpraktik. Idag har bolagen OEAB och Kustbostäder tillsammans 3 språkpraktikanter. Bedömningen är att ägardirektivet är uppfyllt. För att säkra framtida vattenförsörjning ska VA-nätet hålla en förnyelsetakt på år. I år genomfördes byte av en sträcka på 700 meter av en strategiskt viktig ledning. Bedömningen är att ägardirektivet är uppfyllt. 8

46 Ökat antal anslutna hushåll till fjärrvärmenätet. Under året har det anslutits 25 småhus vilket är något bättre än de senaste åren tack vare i huvudsak nyproduktionen av 14 radhus på Femöre. Bedömningen är att ägardirektivet är uppfyllt. Utveckla fjärrvärmeverksamheten med den långsiktiga inriktningen att, om det finns affärsmässiga och tekniska förutsättningar, koppla ihop Oxelösunds och Nyköpings fjärrvärmesystem. Projektet har under året arbetet intensivt med att verifiera möjliga spillvärmekällor på SSAB, som underlag för beslut om möjligt leverans till Nyköping. Då detta har koppling till ett miljödomslut så finns en risk att detta kan försena projektet. Detta samtidigt som stålbranschen är inne i en konjunktursvacka med hård konkurrens så är inriktning att även se över fler alternativa lösningar. Bedömningen är att ägardirektivet är uppfyllt. Stödja kommuninvånare och företagare i att energieffektivisera sin bostad, sina lokaler eller verksamheter. Klimat och Energirådgivarna i Oxelösund arrangerade en Nätverksträff i Stjärnholm den 23 maj för samtliga EKR i Mälardalen tillsammans med personanal ifrån Energikontoret Mälardalen. Aktiviteter som anordnats är Cykeldagen i samband med Städ- och loppisdagen den 5 april, Villaägarnas dag den 5 september samt transportdagen den 17 september med totalt ca 200 besökare i montrar samt. 68 rådgivningar har genomförts, vilket är ungefär lika många som föregående år. Bedömningen är att ägardirektivet är uppfyllt. Verka för etablering av alternativa energikällor t.ex. vindkraft i kommunen. Under året har en solcellsanläggning för laddning av elbilar uppförts, samt inköp av ytterligare en elbil. Även har all el som köps in till kommunen, Kustbostäder och Oxelö Energi en miljömärkning som förnyelsebar. Bedömningen är att ägardirektivet är uppfyllt. Ordna och administrera en årlig städdag i anslutning till "Håll Sverige Rent"-kampanjens skräpplockardag. En städdag är genomförd. Bedömningen är att ägardirektivet är uppfyllt. Ta fram en målbild för antalet aktiva användare av stadsnätet. Styrelsen har diskuterat frågan och analysen har kommit fram till att stadsnätet behöver ha minst aktiva användare för att ha ett tillräckligt stort kundunderlag. Idag har bolaget aktiva användare och kunder som är anslutna. Bedömningen är att ägardirektivet är uppfyllt. 9

47 Kustbostäder AB Bolaget ska arbeta tillsammans med berörda nämnder för att skapa boendeformer för människor med behov av särskilt boendestöd. Särskild uppmärksamhet ska riktas på nämndernas behov i löpande verksamhet. Bolagets tolkning av detta ägardirektiv är att i det pågående projektet med nyproduktionen prioritera att producera lägenheter som inte är för stora och för dyra samt bygga in en flexibilitet som möjliggör för olika typer av målgrupper att bo i fastigheten. Utöver det så har bolaget en dialog i huvudsak med socialtjänst angående behov av lägenheter. Behov har varit riktigt stora lägenheter för anläggande av exempelvis HVB-verksamheter men framför allt behövs fler lägenheter. Bedömningen är att ägardirektivet är uppfyllt. Bolaget ska samarbeta med berörda nämnder och Arbetsförmedlingen för att kunna erbjuda arbetspraktikplatser och när det gäller att få personer med funktionsnedsättning, som medför nedsatt arbetsförmåga, i varaktig anställning. Bolaget har diskuterat detta ägardirektiv med socialtjänsten för att dels definiera hur det ska tolkas samt hitta en modell som bolaget kan jobba efter. Bolaget har idag 5 personer anställda med någon form av funktionsnedsättning och har anpassat arbetet efter deras förmåga. Målsättningen är att kunna utöka det något men har nu valt att ändra inriktningen något till att ge nyanlända språkpraktik. Idag har bolagen OEAB och Kustbostäder tillsammans 3 språkpraktikanter. Bedömningen är att ägardirektivet är uppfyllt. Minst två hissar per år ska byggas i det befintliga fastighetsbeståndet. Som alternativ kan andra bostadsanpassningar genomföras för ökad tillgänglighet, till exempel anläggande av marklägenheter. Föregående år färdigställdes tre hissar och innan dess har ytterligare tre hissar samt ett trygghetsboende med 37 lägenheter byggts. Så takten med motsvarande 2 hissar per år eller andra åtgärder uppfylls. Den hiss som beställts under 2015 har inte kunnat påbörjas på grund av förseningar i bygglovsprocessen. Som komplement kommer 8 lägenheter tillgänglighetsanpassas med ramper under våren Bedömningen är att ägardirektivet delvis är uppfyllt. Bolaget har under 2014 arbetat fram en effektiviseringsplan för kommunuppdragen. Åtgärder i effektiviseringsplanen ska genomföras under kommande år i dialog med respektive uppdragsgivare. Bolagen har fokuserat på att jobba med att ha en effektiv organisation och formulerat en idé om hur det fortsatta arbetet ska bedrivas. För kommunfastigheter är inriktningen att ha en separat budget för effektiviseringsåtgärder för att inte hamna i prioriteringar där de kortsiktiga åtgärderna får förtur och de långsiktiga åtgärderna, som minskar på framtida driftkostnader, prioriteras ned. För gata/park så pågår två projekt. Ett där den långsiktliga utformningen av Oxelösunds parker formuleras. Ett med en genomlysning av hur bolaget genomför gat/park-uppdraget. Detta då det idag inte finns lämpliga nyckeltal som kan underlätta en jämförelse. Bedömningen är att ägardirektivet är uppfyllt. 10

48 Bolaget ska fortsätta påbörjad process att se över möjligheterna att tillskapa nya hyresrätter och återkomma med en rapport till kommunstyrelsen där olika alternativa förslag för detta presenteras. Bolaget har en plan på att upphandla nyproduktion av en fastighet med målet byggstart under 2016 samt senare bygga hyresrätter i kvarteret Cypressen och i Frösäng. Beslut att skicka ut en förfrågan för nyproduktion på Norra Malmgatan är taget i Kustbostäders styrelse. Projektplanen presenterades för kommunstyrelsen i mars månad. Bedömningen är att ägardirektivet är uppfyllt. Kommunikation med revisorer och lekmannarevisorer Bolagen har haft två möten med lekmannarevisorerna i samband med delår och helår. Kommunikation med dotterbolagen Dialogen med dotterbolagen är tät. På Förabs styrelsesammanträden deltar alltid VD för dotterbolagen. Dotterbolagens ordföranden är också adjungerade till styrelsesammanträdet. Dotterbolagens VD ingår i kommunens koncernledningsgrupp. Ärenden till KS/KF Bolagen har under åren deltagit på ett flertal kommunstyrelsemöten för presentation av olika projekt så som ny förskola/skola, underhållsprojekt av kommunens fastigheter och utvecklingsprojekt för gata/park. För kommunfullmäktige har bolagen avgett en lägespresentation. Miljö För 2015 tecknades elavtal som innebär 100 % elleverans med märkningen bra miljöval, vilket innebär att elen kommer fån sol, vatten eller vind. Mycket fokus har lagts på kampanjen Tack för maten och 40 % ut ur påsen med inriktning att öka andelen matavfall som hamnar i rätt påse. Driften av reningsverket uppfyller samtliga riktvärden och gränsvärden. Framtid Kommunfullmäktige har beslutat om reviderade ägardirektiv för Förab och dotterbolagen samt en reviderad företagspolicy. Med utgångspunkt i de nya styrdokumenten redovisas för första gången Förabs verksamhet för 2015 tillsammans med dotterbolagens verksamhet i denna gemensamma bolagsstyrningsrapport. Arbetet med att utveckla avkastningsplanen kommer att fortsätta. Det är fortfarande angeläget att ta del av hur andra kommunkoncerner arbetar och genom jämförelser och goda exempel utveckla bolagsverksamheten i Oxelösund vidare. Bolagens ekonomi kommer fortsatt att vara prioriterad för att dels skapa förutsättningar för Kustbostäder att kunna producera nya bostäder samt säkra infrastrukturen inom de områden som Oxelö Energi ansvarar över. Men att även ha kapacitet att hantera en situation med mindre spillvärmeleverans från SSAB. 11

49 Förnyelsen av VA-nätet kommer särskilt att vara en av utmaningarna samt att få en uthållig lönsamhet i Stadsnätaffären. Kommunalt ändamål Utöver den här rapporten så förmedlas också information om bolagens verksamhet löpande under året. I juni månad genomfördes ett informationsmöte i samband med Kommunfullmäktiges sammanträde. Information har delgetts ägarombudet i samband med bolagsstämmorna. Månadsuppföljningar görs tillsammans med representanter från bolaget och kommunen. Sammantaget har bolagen under året försökt vara transparenta och haft kommunikationen med ägaren och allmänheten i fokus. 12