Revisionsrapport Kustbostäder i Oxelösund AB. Rapportering

Transkript

1 Revisionsrapport 2017 Kustbostäder i Oxelösund AB Rapportering

2 Innehållsförteckning 1 Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Avgränsning Revisionskriterier Metod Genomförd granskning Styrande dokument Ägardirektiven Bolagsordningen I vilken utsträckning sker återrapportering och uppföljning avseende ägardirektivet? Granskning Slutsats Hur har bolaget uppfyllt ägarens mål och direktiv? Kommentar Hur hanterar bolaget de olika flöden av inflyttande människor (immigration, arbetskraft, kommunala nämndutövningen) i förhållande till personer som köat en längre tid? Slutsats Sammanfattande bedömning 7 Bilagor: Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Ägardirektiv för Kustbostäder Bolagsordning Bolagsstyrningsrapport Vakanser 1

3 1 Bakgrund Kustbostäder i Oxelösund Aktiebolag har ett ägardirektiv fastställt av fullmäktige (KF) den 25 november 2015 som bl a säger följande: Bolaget ska arbeta tillsammans med berörda nämnder för att skapa boendeformer för människor med behov av särskilt boendestöd. Särskild uppmärksamhet ska riktas på nämndernas behov i löpande verksamheten. Styrelsen har även tagit ett beslut om att gynna arbetskraftsinvandring (inflyttning?) där förtur erhålls i bostadskön vid denna typ av inflyttning i kommunen. En ytterligare aspekt som påverkar bolagets fördelning av boenden är flyktinginvandringen vilket sätter press på den redan ansträngda bostadssituationen. I och med ovan uppkommer frågan om hur dessa olika inflyttningsflöden prioriteras i förhållande till varandra då antalet boenden till förfogande är begränsat. Mot bakgrund av revisorernas riskanalys genomförs en granskning av frågan i samband med att bolagets uppfyllande av ägardirektiv granskas. 1.1 Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att bedöma hur Kustbostäder i Oxelösund Aktiebolag efterföljer de ägardirektiv som KF i Oxelösunds kommun ställt på bolaget. För att uppnå granskningens syfte besvaras följande frågor: I vilken utsträckning sker återrapportering och uppföljning avseende ägardirektivet? Hur har bolaget uppfyllt ägarens mål och direktiv? Hur hanterar bolaget de olika flöden av inflyttande människor (immigration, arbetskraft, kommunala nämndutövningen) i förhållande till personer som köat en längre tid? 1.2 Avgränsning Granskningen avgränsas till uppfyllandet av ägardirektiv under räkenskapsåret Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder och kan hämtas från lagstiftning, förarbeten eller interna regelverk fastställda av fullmäktige. Även vedertagen erfarenhet kan användas. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Ägardirektiv och bolagsordning för Kustbostäder i Oxelösund AB Kommunallagen 2

4 1.4 Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer med nyckelpersoner och genom granskning av relevanta dokument. Följande funktioner har intervjuats i granskningen: - VD för Kustbostäder - Styrelseordförande för Kustbostäder - Kommunstyrelsens ordförande En prövning har skett av de sakkunnigas oberoende och integritet i relation till uppdraget och det har inte framkommit några omständigheter som strider mot att någon av medarbetarna ska kunna agera oberoende i denna granskning. Utöver vår interna kvalitetssäkring har samtliga intervjuade fått möjlighet att komma med synpunkter på rapportutkastet. Detta för att säkerställa att revisionsrapporten bygger på korrekta fakta och uttalanden. 2 Genomförd granskning 2.1 Styrande dokument Kommunfullmäktiges främsta verktyg för att styra bolaget är ägardirektiv samt bolagsordning, vilka beskrivs kortfattat nedan Ägardirektiven Bolagets verksamhet styrs av ägardirektiven vilka överlämnas till bolaget. Nedanstående punkter är de mål och direktiv som ägardirektiven fokuserar på: Bolaget är underordnat Oxelösunds kommun och ska följa policies och direktiv från kommunen om de inte står i strid med Aktiebolagslagen. Bolaget ska drivas enligt affärsmässiga grunder under iakttagande av det kommunala ändamålet med verksamheten. Bolaget ska lämna förslag på nyckeltal som gör att ägaren kan bedöma om bolagets uppdrag genomförs kostnadseffektivt och med god kvalitét. Bolaget ska arbeta tillsammans med berörda nämnder för att skapa boendeformer för människor med behov av särskilt boendestöd. Särskild uppmärksamhet ska riktas på nämndernas behov i löpande verksamheten. Bolaget ska samarbeta med berörda nämnder och arbetsförmedlingen för att kunna erbjuda praktikplatser. Minst två hissar per år ska byggas i det befintliga fastighetsbeståndet. En effektiviseringsplan för kommunuppdraget har upprättas. Denna ska gås igenom med respektive uppdragstagare. Bolaget ska för kommunuppdragen redovisa kundernas nöjdhet/upplevelse. Bolaget ska fortsätta påbörjad process med att möjliggöra/tillskapa nya hyresrätter Sköta drift och förvaltning av småbåtshamnsverksamheten inklusive gästhamnen verksamhet i anslutning till Badhusviken. 3

5 Uppföljning av ovanstående mål och direktiv ska följas upp årligen enligt tidplan och anvisningar från Kommunstyrelsen. Uppföljningen ska harmonisera med kommunens mål- och budgetprocess. Se bifogat ägardirektiv i bilaga Bolagsordningen Bolagsordning är ett styrande dokument som ett bolag enligt aktiebolagslagen måste upprätta i samband med sitt bildande. Dokumentet innehåller grundläggande information så som företagets namn, styrelsen säte, alltså den ort där bolagsstämman ska hållas, företagets verksamhet, det registrerade aktiekapitalet eller de det lägsta och högsta aktiekapital som är tillåtet, antalet aktier, antalet styrelseledamöter, antalet revisorer, eller uppgift om att bolaget inte ska ha revisor, hur kallelsen till bolagsstämman (årsstämman) ska ske, eventuellt vilka ärenden som ska finnas med på årsstämman och räkenskapsåret. För aktiebolag med kommunalt ägande ska även det allmännyttiga syftet framgå, vilket Kustbostäder uppfyller. Se bifogad bolagsordning i bilaga 2. I Bolagsordningen står att bolaget ska... inom Oxelösunds kommun förvärva, avyttra, äga och förvalta fastigheter och tomträtter som ägs av Oxelösunds kommun eller de bolag som ingår i kommunens aktiebolagsrättsliga koncern. Häri ingår att svara för drift och underhåll av gator, vägar, parker och andra offentliga platser. Bolaget ska också bygga bostäder, affärslokaler, kollektiva anordningar samt därmed förenlig verksamhet. Bolaget ansvarar för all fastighetsförvaltning inklusive städning av kommunens fastigheter. Bolaget har vidare till föremål att ombesörja ekonomiredovisningen och personaladministrationen åt de bolag, som ingår i Oxelösunds kommuns aktiebolagsrättsliga koncern. 2.2 I vilken utsträckning sker återrapportering och uppföljning avseende ägardirektivet? Dialog förs löpande mellan bolaget och kommunstyrelsen (KS) i samband med kommunens budgeteringsprocess. Detta inkluderar diskussioner om ägardirektiven och bolagens framtid för att hålla dessa uppdaterade och förankrade i bolagets verksamhet. Bolaget redovisar sin uppföljning i form av en bolagsstyrningsrapport, två gånger per år, genom delårsrapporten och rapporten för helåret. Enligt ägardirektivet skall uppföljning ske en gång per år, vilket sker i samband med överlämning av årsredovisningen. Utöver detta sker ytterligare en föredragning av ekonomin för KS. Ytterligare en rutin för uppföljning sker genom att ordförande och VD är adjungerade till Oxelösunds kommuns Förvaltnings Aktiebolags (FÖRAB) styrelsemöten och ger moderbolagets styrelse en kontinuerlig och regelbunden bild över bolagets verksamhet samt förändringar i den. 4

6 2.2.1Granskning Avstämning mot protokoll för KS har skett och tre tillfällen har noterats (en avseende delårsrapporten i oktober, en avseende helårsrapporten i mars och en allmän informationsträff i maj). Vid läsning av bolagsstyrningsrapporten framgår att ordföranden för Kustbostäder har närvarat på majoriteten av de styrelsemöten som FÖRAB haft. Av styrelseprotokollen för FÖRAB framgår att Kustbostäders VD har varit närvarande på samtliga styrelsemöten Slutsats Bolaget synes ha en god löpande kommunikation med FÖRAB genom och utanför ägardirektivet vilket därmed minskar risken för skillnad i tolkningar av direktiven (detta då delar av KS representeras i FÖRABs styrelse). Den löpande kommunikationen mellan ägare och bolag medför också en möjlighet att löpande alt. vid avstämningstidpunkterna justera de delar som skulle kunna avvika mot ägardirektiven eller annan styrande handling. 2.3 Hur har bolaget uppfyllt ägarens mål och direktiv? Bolagets uppföljning för att rapportera uppfyllelse enligt ägardirektiven sker som bolagets bolagsstyrningsrapport, se bilaga 3 (sida 14-17). Bolaget anser sig uppfylla sju av åtta punkter i direktivet. Direktivet avseende effektiviseringsplan för kommunaluppdraget anser bolaget endast är delvis uppfyllt då bolaget gjort en genomlysning av uppdraget och noterat obalans mellan storleken på uppdraget och inköpt tjänst från kommunen. I detta ingick även att upprätta en grund för energieffektivisering i kommunaluppdraget genom en separat budget för detta. Då kommunen valt att behålla tidigare budgetstruktur har denna punkt inte kunnat uppfyllas helt. Bolaget anser att punkten avseende produktion av två hissar per år är uppfyllt då nyproduktion som färdigställs under 2018 räknas med. Med en bokstavstrogen tolkning av punkten ska två hissar byggas/uppföras under 2016, vilket inte har skett då nyproduktionen inte är färdigställda. Enligt ägardirektivet ska en avkastningsplan antas årligen av kommunfullmäktige. Avkastningskravet för 2016 för allmännyttan och kommersiella fastigheter är satt till 4,5% under 2016 men utfallet blev 4,1%. En del i denna förklaring är att kommersiella fastigheter har belastats med kostnader för tvist vilket gav ett negativt utfall för denna verksamhet Kommentar Enligt ovan uppfylls sju av åtta mål. Med en bokstavstolkning av punkten gällande produktion av hissar skulle denna inte kunna anses som uppfylld. 5

7 I övrigt har vi i vår granskning ej noterat beslut i styrelsens protokoll som synes stå i direkt motsats mot ägardirektiven eller bolagsordningen. 2.4 Hur hanterar bolaget de olika flöden av inflyttande människor (immigration, arbetskraft, kommunala nämndutövningen) i förhållande till personer som köat en längre tid? Bolaget upplever en fortsatt stark efterfrågan och prospekterar efter nyproduktionsplatser, se bilaga 4 avseende den låga vakansgrad samt omflyttningsgrad som funnits under senaste mätperioden. För tillfället har en nyproduktion om 36 nya lägenheter påbörjats vilken ska stå klar våren Nybyggnationer påverkar bolagets driftsnetto negativt de första åren varmed bolaget inte kan genomföra för många nybyggnationer samtidigt eller för tätt inpå varandra. Omsättningen ligger på ca lägenheter per månad med i snitt 150 sökande per lägenhet vilket ger ett högt tryck på bostadskön (se bilaga 1 avseende vakansstatistik). Den höga efterfrågan och låga vakansgraden kan medföra problem inom bostadsförsörjning för olika grupper. I denna miljö har bolaget kommunens allmänna åtagande om flyktingströmmar att ta hänsyn till och husera likväl den efterfrågan som uppkommer genom kommunens operationella verksamhet. I samband med detta tog bolaget ett beslut om en arbetsmarknadsförtur vilken kan sökas av personer som fått ett jobb i regionen och bor på ett avstånd om minst tio mil. När det gäller de direkta nämndbehoven har kommunen tillgång till 20 lägenheter som kan nyttjas för det direkta behovet från kommunens nämnder vilka konsekvent är fullt uthyrda för detta ändamål enligt bolagets företrädare. 19 lägenheter hyrdes ut genom arbetsmarknadsförturen under Denna siffra minskade till 12 lägenheter under 2016 varmed trycket från arbetsmarknadsförturen, enligt bolaget, bedöms om hanterbar. Förturen innebär inte att bolaget måste ta emot samtliga som söker vilket medför att prioritering kan göras mot andra, mer akuta grupper om så skulle behövas. Beslutet fastställer även att den sökande får ett erbjudande inom ramen för förturen. Därefter flyttas personen till den ordinära bostadskön. Rent praktiskt hanteras ansökningarna i samma system/bostadskö, med val om sökanden använder förturen eller ej. När förturen förverkats (personen har tackat nej till lägenhetserbjudande) blir personen klassificerad i den ordinära bostadskön. Enligt bolaget har inga nyanlända fått förtur under En vidare fråga avseende bostadsköerna avser om det går att hitta stöd i kommunal rätt att erbjuda personer utanför kommunen bostäder i förtur mot sina egna kommuninvånare. SKL har inte utfärdat ett generellt ställningstagande avseende detta utan man hänvisar till att en samlad bedömning av kommunens situation kan ge stöd i frågan och att bedömningen bör ske från kommun till kommun. I diskussion med SKL betonar man även komplexiteten i frågan då verksamheten bedrivs i ett kommunalt aktiebolag och att kommunalrätten inte kan översättas rakt av att gälla aktiebolag i kommunal regi. En nyans av komplexiteten som inverkar på kommunalrätten avser att bolagen ska bedriva sin verksamhet baserat på affärsmässiga grunder vilket särskiljer sig från om verksamheten skulle ligga helt i kommunal regi. 6

8 2.4.1 Slutsats Bolaget synes väl medvetna om den höga efterfrågan på boende och sin tvååriga bostadskö. Nyproduktion och tillskott till fastighetsbeståndet eftersträvas för att minska pressen och minska bostadskön. De förtursgrupper/prioriterade grupper som finns bedöms enligt bolaget ligga på en hanterbar nivå. Trots detta ser vi en problematik med bolagets möjlighet att tillgodose kommunens och bolagets behov av boenden på grund av rådande bostadsbrist. Vi kan dock inte uttala oss om huruvida den arbetsförtur som finns går emot kommunal rätt då det går att argumentera för den sakliga grunden i förturen för att kommunen ska kunna locka arbetstagare som kommunen behöver. Häri bedömer vi att det behöver göras ett övergripande ställningstagande från fall till fall. Vi vill, i detta hänseende, fästa uppmärksamhet på att saklig grund behöver finnas, och med fördel dokumenteras, i de avseende där avsteg görs från någon av de grundläggande kommunala principerna. 3 Sammanfattande bedömning Bolaget bedöms uppfylla sina ägardirektiv förutom att en punkt delvis uppfylls (effektivisering av kommunaluppdraget) och en punkt inte kan tolkas som uppfyllt (två hissar byggda per år). Uppföljning av ägardirektiv sker enligt den modell som presenterats ovan med två uppföljningar i samband med delårsbokslut och årsredovisning. I övrigt sker en löpande rapportering till moderbolaget i den kommunala bolagskoncernen för att hantera de händelser som i övrigt uppkommer. Bolaget övervakar den höga efterfrågan på lägenheter och försöker minska pressen på bostadskön genom nyproduktion. De olika prioriterade grupperna hanteras på olika sätt där den kommunala nämndutövningen generellt fått en särställning genom ett antal lägenheter som ställs till kommunens förfogande. De två övriga grupperna i form av nyanlända och arbetsmarknadsförtur bedöms enligt bolaget vara hanterbara. Vi ser dock en intressekonflikt mellan de olika grupperna i detta som bolaget noggrant måste beakta så att en saklig grund finns för dessa förturer i kön. Johannes Karlsson Auktoriserad revisor 7

9

10

11

12

13

14 Innehåll Inledning... 2 Verksamheten enligt bolagsordning... 2 Organisationen... 3 Viktiga händelser under året... 3 Styrelsens och VD:s arbete... 4 Ekonomi... 8 Intern kontroll... 8 Riskhantering... 8 Uppföljning av kommunmål och ägardirektiv... 9 Kommunikation med revisorer och lekmannarevisorer...16 Kommunikation med dotterbolagen...16 Ärenden till KS/KF...16 Miljö...16 Framtid...16 Kommunalt ändamål

15 Inledning Enligt kommunens företagspolicy ska bolagen i samband med årsredovisningen lämna en gemensam bolagsstyrningsrapport. Rapporten ska på ett transparant sätt redogöra för bolagens verksamhet, hur den bedrivits och utvecklats och hur styrningen fungerat. Kommunstyrelsen ska varje år pröva om bolagens verksamhet har varit förenlig med ändamålet och de kommunala befogenheterna. Årsredovisningen och bolagsstyrningsrapporten ska vara så utformade att de kan läggas till grund för lekmannarevisorernas granskning liksom för kommunstyrelsens prövning. Verksamheten enligt bolagsordning Förab Oxelösunds kommuns Förvaltnings AB (Förab) är moderbolag i kommunkoncernen med Oxelö Energi AB (100 %) och Kustbostäder i Oxelösund AB 100 %) som dotterbolag. Bolaget har till föremål för sin verksamhet att äga och förvalta aktier i bolag som Oxelösunds kommun använder för sin verksamhet, liksom att tillhandhålla finansiella, administrativa och konsultativa tjänster för dessa. Bolagets syfte är att med iakttagande av kommunal likställighets,- lokaliseringsoch självkostnadsprincip åstadkomma en samordning till gagn för ett optimalt resursutnyttjande för verksamheterna i de kommunala företagen inom Oxelösunds kommun. Kustbostäder i Oxelösund AB Bolaget har till föremål för sin verksamhet att inom Oxelösunds kommun förvärva, avyttra, äga och förvalta fastigheter och tomträtter som ägs av Oxelösunds kommun eller de bolag som ingår i kommunens aktiebolagsrättsliga koncern. Häri ingår att svara för drift och underhåll av gator, vägar, parker och andra offentliga platser. Bolaget ska också bygga bostäder, affärslokaler, kollektiva anordningar samt därmed förenlig verksamhet. Bolaget ansvarar för all fastighetsförvaltning inklusive städning av kommunens fastigheter. Bolaget har vidare till föremål att ombesörja ekonomiredovisningen och personaladministrationen åt de bolag, som ingår i Oxelösunds kommuns aktiebolagsrättsliga koncern. Oxelö Energi AB Bolaget ska bedriva nätverksamhet enligt Ellagen, producera och anskaffa el, distribuera värme och vatten samt bedriva energirådgivning. Bolaget ska vidare bedriva verksamhet innefattande uppsamling, borttransport och rening eller destruktion av avloppsvatten respektive avfall samt bygga, äga och förvalta stadsnät inom Oxelösunds kommun. Bolaget ska uppföra och äga härför erorderliga anläggningar. Bolaget kan även bedriva annan därmed förenlig verksamhet samt äga aktier och andelar i företag inom verksamhetssektorn. Verksamheten kan bedrivas direkt av bolaget eller via dotterbolag. 2

16 Organisationen Förab fungerar som moderbolag där ägaren, Oxelösunds Kommun, har fört över verksamhet att skötas i bolagsorganisationen. Samordnande och övergripande frågor behandlas av moderbolaget för verkställighet i dotterbolagen. Dotterbolagen samarbetar med att ha en gemensam administration samt vissa gemensamma specialisttjänster. Kommunchefen är normalt VD i moderbolaget. Ett bakomliggande syfte är att optimera samordningsmöjligheter och minimera risker för effektivitetsförluster i kommunkoncernen, det vill säga kommunen och de kommunala helägda bolagen. Under andra halvåret 2016 har kommunens ekonomichef haft rollen som tillförordnad VD. KBAB och OEAB har en gemensam ledningsstruktur och en hög grad av samarbete i organisationen men drivs som två separata bolag och har olika styrelsesammansättningar. Antalet anställda vid årsskiftet är 28 inom OEAB och 70 inom KBAB. Där OEAB sedan något år förstärkt elnätsorganisationen för att hantera en arbetstopp med anslutningar av servisledningar som kommer att pågå under ett par års tid. Kustbostäder har en oförändrad organisation förutom två projektanställda som jobbar dels med förskola/skolprojektet och övertagandet av småbåtshamnarna samt underhållet av kommunens fastigheter. Korttidssjukfrånvaron är 1,53 % för OEAB och 1,57 % för KBAB. Långtidssjukskrivningen är 1,97 % för OEAB respektive 1,73 % för KBAB. Ett stort fokus läggs på förebyggande hälsoarbete där träning på arbetstid har testats och utvärderats. Slutsatsen är att träning på arbetstid är en metodik som kan används under en begränsad tid men fungerar sämre långsiktligt. Viktiga händelser under året Fortsatt hög takt i utbyggnaden av stadsnätet med 140 anslutna villakunder samt två bostadsrättsföreningar med 280 hushåll. Har påbörjat byggnationen av 36 lägenheter på Norra Malmgatan Har genomfört försäljning av fastigheterna Liljan 3, Vitsippan 3 och Eken 9. Fortsatt låga räntor påverkar bolagets kostnader positivt. Oförändrat hög efterfrågan på lägenheter. Färdigställt en hissinstallation på Oxelö gatan 7A Har förstärkt VA- nätet ut till Fiskehamnen samt anlagt en GC-väg åt kommunen Har installerat solcellsanläggning på driftkontoretas tak. Har genomfört en förstudie om framtida fjärrvärmeproduktion som alteranativ vid eventuell omläggning av driften från SSAB. Ytterligare en laddstation för elbilar har installerats på Prismanparkeringen. Har genomfört första säsongen med driftansvaret för småbåtshamnarna och Gästhamnen. En enkätundersökning med frågor om den tekniska förvaltningen har enomförts. Har genomfört en genomlysning av Gatapark organisationen samt dess uppdrag. Under hösten förekom två större störningar i stadsnätet som påverkade tillgängligheten under ett antal timmar. 3

17 Deltagit i förändringsarbetet Förändra radikalt med fokus på tillgången av hissar. Arrangerat loppmarknad på torget, Ljus och värme samt deltagit vid Bomässa och Näringslivsdag. Under året har Förabs lån omsatts till ett nytt lån till en lägre ränta än tidigare. Ett arbete har gjorts för att utveckla processen kring avkastningsplanen. En granskning har genomförts av kommunens samtliga arrenden och hyresavtal. Arbetet med att utveckla processen fortsätter under Styrelsens och VD:s arbete Närvaro I tabellerna nedan visas närvaron på styrelsesammanträden och bolagsstämmor. Förab 8/3 28/4 7/6 23/8 11/10 13/12 Stämma Stämma Ledamöter 28/4 11/10 Catharina Fredriksson X X X X X X X (ordf.) Patrik Renfors (vice ordf.) X X X X X X X X Dag Bergentoft X X X X X X X X Patrik Edström X X X X X X X X Birgitta Luoto X X X X X X X X Suppleanter Leif Thor X X X X Björn Johansson X X X X X X X Ingela Wahlstam X X X X X X X X Birger Svensson X X X X X X X Benita Vikström X X X X X Stämmoombud Mayvor Lundberg X Linda Hägglund (ersättare) X 4

18 OEAB 4/3 15/4 inkl stämma 16/6 15/9 21/10 inkl stämma Ledamöter Benita Vikström (ordf.) X X X X X X Emil Carlsson (vice ordf.) X X X X X X Lars-Åke Lindman X X X X X Lena Blomkvist X X X X X Urpo Koivula X X X X X X Bo Jender X X X X X Björn Johansson X X X X X X Suppleanter Ann Svensson X X X X X Bengt Lundström X X X X X Erland Lindkvist X X X X Aimo Konttinen X X X X X Stefan Andersson X X X X X Anna Philipsson X X X X Sandra Landin X X X X Stämmoombud Linda Hägglund Mayvor Lundberg X X 5/12 KBAB 3/3 12/4 inkl stämma 18/5 21/6 6/9 18/10 inkl stämma Ledamöter Birger Svensson (ordf.) X X X X X X X Ingela Wahlstam (vice ordf.) X X X X X X X Britt-Marie Kärngren X X X X X Tommy Karlsson X X X X X X Sten Nordlander X X X X X X X Eva Asthage X X X X X X Sandra Landin X X X X X Suppleanter Carlinge Lindberg X X X X X X X Lennart Samuelsson X X X X X X X Lennart Nilsson X X X X X X X Kurt-Lennart Karlsson Magnus Råd X X X X X Kicki Belldal Andersson X X X Björn Johansson X X X X X X Stämmoombud Linda Hägglund Mayvor Lundberg X X 6/12 5

19 Styrelseutvärdering Förab En styrelseutvärdering genomfördes i december 2016 på ett ordinarie styrelsesammanträde. Styrelsens arbete diskuterades utifrån några olika frågeställningar. Utvärderingen visar att styrelsearbetet fungerar väl. Dialog och helhetssyn har utvecklars till att vara mer långsiktighet och med perspektiv på helhetssyn. Dotterbolagens information har fungerat bra. För att öka styrelsens kunskap kring roll och ansvar föreslås en utbildningsinsats under kommande år. Mötesklimatet bedöms som bra med diskussion och frågor och med en ordförande som visar engagemang och utvecklingsvilja. OEAB En styrelseutvärdering är genomförd på ordinarie styrelsemöte i december Utvärderingen gav generellt mycket positiva kommentarer. En förbättringsåtgärd är att maila ut allt styrelsematerial så det finns samlat. Tydliggöra styrelsearbetets årscykel med olika frågor som skall tas upp. Tidigare återkoppling på styrelsearbetet har lyft frågan om att styrelsen önskar göra studiebesök för att se andra verksamheter men även få tid att fördjupa sig i vissa frågor. Samt även besöka verksamheter inom avfall och VA-verksamheten så som exempelvis Björshult och Högåsen. KBAB En styrelseutvärdering är genomförd på ordinarie styrelsemöte i december Utvärderingen gav en positiv återkoppling från ledamöterna. En förbättringsåtgärd är att ge arbetet med verksamhetsplanen mer tid och eventuellt lägga det utanför ett ordinarie styrelsemöte. Tidigare återkoppling på styrelsearbetet har lyft frågan om att en positiv aktivitet är att åka i väg på något internat med hela styrelsen. VD:s arbete Förab Under året har VD skapet i Förab skiftat VD Charlotte Johansson avslutade sin tjänstgöring i kommunen och i Förab 31 maj Första juni 2016 tillträdde Magnus Petersson som tillförordnad VD i Förab. VD har under 2016 fortsatt arbetet tillsammans med kommunstyrelsen kring ägarstyrningen liksom arbetet kring att utveckla rollerna i koncernen. VD har också lett det fortsatta kvalitetsarbetet kring utvecklad process kring ägardirektiven och avkastningsplanen. Arbetet med ekonomisk månadsuppföljning med bolagen har fortsatt under Under året har uppföljningen utvecklats i och med att bolagen redovisar sin verksamhet ur fler perspektiv än bara ekonomi, nämligen kund, verksamhet och medarbetare. Dessutom har den ekonomiska uppföljningen för Förab gjorts om. Ekonomin följs upp gentemot budget till samtliga styrelsemöten, och per delår (augusti) och bokslut även gentemot resultatet för samma period föregående år. 6

20 OEAB och Kustbostäder VD Per Alm ansvarar för att sköta den löpande förvaltningen av bolagen enligt styrelsernas riktlinjer och anvisningar. VD sammanställer också i dialog med styrelsernas ordförande och vice ordförande dagordningen för styrelsemötenoch beslutsunderlag till dessa möten. Vidare ska VD se till att styrelsernas ledamöter får information om Oxelö Energi AB och Kustbostäder AB:s utveckling för att kunna fatta väl underbyggda beslut. Styrelserna har under 2016 genomfört en utvärdering av VD:s arbete utan VD och övriga i ledningens närvaro. 7

21 Ekonomi Kustbostäders resultat för 2016 är 3,4 Mkr är bättre än budget, men 9,2 Mkr lägre jämfört med föregående år beroende på 2015 års reavinster från försäljning av fastigheter. Oxelö energis resultat för 2016 är 3,9 Mkr, resultatet är sämre än budget beroende på en nedskrivning av stadsnätet med 10 Mkr. Koncernbidrag har lämnats till moderbolaget i enlighet med avkastningsplanen. Förab har ett ägardirektiv om att lämna utdelning enligt avkastningsplanen vilket genomförs enligt plan. För den ekonomiska redovisningen av bolagen hänvisas till årsredovisningarna. Avkastning KBABs avkastningsmål för allmännyttan och kommersiella fastigheter är 4,5 % på sysselsatt kapital. Utfallet blev ca 4,1 % för allmännyttan. Kommersiella fastigheter har tagit upp kostnader för tvisten med JM och får i och med det ett negativt resultat. För OEAB är avkastningsmålet 12 % på sysselsatt kapital. Fjärrvärme respektive elnätsverksamheten fick ett utfall på 10 % respektive 1 %. Processen kring avkastningsplanen har fortsatt under Styrelsen för Förab har tagit beslut att från och med 2016 öka utdelningen från Förab till kommunen. Intern kontroll I dialog med styrelserna har bolagens interkontrollplaner reviderats med dels komplettering med några ytterligare kontroller men även med en rutin att kvittera vilka kontrollpunkter som är genomförda. En viktig princip är att vid attestering av fakturor så skall inte detta kunna ske utan att två medarbetare i förening har godkänt och attesterat. Riskhantering Den riskinventering som tidigare genomförts har under året uppdaterats där några risker har omprioriterats. Dels beroende på genomförda åtgärder men även nya bedömningar. Exempelvis så bedöms att arbetet med Lagen om offentliga upphandlingar (LOU) -frågor avseende minskat risken för felaktigheter vid upphandlingar. Relationen till media bedöms ha en lägre risk än tidigare. Riskbilden med förändringar inom SSABs verksamhet bedöms däremot ha ökat. Prioriterade aktiviteter för att minska bolagens riskexponering är följande: - Planera för alternativ fjärrvärmeproduktion - Ta fram förslag på rutin för bevakning av lagar och myndighetskrav - Extra rondering av allmännyttans vindar och källarförråd (förebygga brandrisk) - Ta fram riskrutiner för Gästhamnen - Kollar upp server back-up för ekonomi rapporter - Reservsystem för styrsystem vatten och avlopp 8

22 Uppföljning av kommunmål och ägardirektiv Kommunmål De kommunala bolagen ska bidra till att kommunen når visionen och de kommunmål som sätts upp i Mål och budget. Framtidstro Verksamheterna inom bolagen fokuserar på frågor med att ha ordning och reda samt vara lönsamma. Vilket skapar möjligheter att satsa på utvecklande insatser för verksamheten och personalen. Vilket i sin tur generarar en företagskultur som kan ha ett långsiktligt perspektiv och grunden för en framtidstro. För att bygga upp ett mod i organisationen är inriktningen att ha en kultur som inte är straffande eller tillrättavisande utan istället bygger på förtroende. Exempel på projekt inom bolagen som präglas av mod och framtidstro är den snabba utbyggnaden av stadsnätet, beslut om byggnation av fler bostäder på Norra Malmgatan, dragning av fjärrvärme fram till området för projektet Villabacken, prov med träning på arbetstid och att erbjuda språkpraktik för nyanlända. Trygg och säker uppväxt Genom att tillhandahålla väl underhållna bostäder med ordning och reda inom bostadsområdena och bra utförd skötsel av gator och parker skapas bra och trygga boendemiljöer. Låga energipriser skapar förutsättningar för en bättre hushållsekonomi för kommunens invånare, vilket också är en viktig parameter för barnfamiljernas möjlighet att skapa en trygg och säker uppväxtmiljö. God folkhälsa Bolagen arbetar aktivt med förebyggande hälsoarbete och det ger en både direkt och indirekt påverkan på oxelösundarnas hälsa. Dels genom att de flesta av bolagens personal bor i Oxelösund men också som förebild. Total sjukfrånvaro: KBAB 4,32 %, OEAB 3,18 %. Utnyttjande av friskvårdsbidrag: KBAB 58%, OEAB 50%. Bolagen stöttar också flera föreningars ungdomsverksamhet ekonomiskt. Trygg och värdig ålderdom Kustbostäder kan erbjuda boende i ett trygghetsboende som kan tillhandahålla extra boendeservice några timmar varje dag. Detta skapar bättre förutsättningar att kunna bo kvar i sin lägenhet längre. Bolaget producerar också allt fler lägenheter som har tillgång till hiss. Dels via nyproducerade lägenheter men även genom att komplettar befintliga fastigheter med hiss. Attraktiv bostadsort Bolagen bidra på många olika sätt i hur attraktivt Oxelösund upplevs. Några exempel på det är genom en hög servicenivå inom både energi och bostadsförsörjning, låga energipriser, attraktiva bostäder, utbyggt 9

23 stadsnät, skötsel av marinorna, väl skötta parker och grönområden samt sponsor och arrangör om av många lokala evenemang. Hållbar utveckling Kommunfullmäktiges mål 2016 som bolagen rapporterar: Andel återvunnet material i förhållande till totala mängden hushållsavfall ska öka Ingångsvärde 36 % (2014) Resultat % (2015) Andelen återvunnet material är valt som indikator på utvecklingen inom området hållbar utveckling. Resultatet visar på en positiv trend där oxelösundarna blir allt bättre på att hantera avfall och material som kan återvinnas. Enkäten kritik på teknik indikerar även att kunskapen om dessa frågor ökar. Bolagen bidrar positivt till kommunens ekonomi med god lönsamhet och soliditet samt en verksamhet med en låg sjukfrånvaro. Oxelö Energi jobbar även med att etablera mer förnyelsebar elproduktion samt köpa fler elbilar. Bolagen har även infört målet att ha minst tre pågående projekt med inriktning mot hållbar utveckling. 10

24 Ägardirektiv Beskriv hur bolaget arbetet för att uppfylla ägardirektivet samt om det är uppfyllt eller inte. Förab Kommunen ska erhålla utdelning från Förab i enlighet med av Kommunfullmäktige beslutad avkastningsplan erhölls utdelning från Förabs verksamhet Ägardirektivet är uppfyllt. Oxelö Energi AB Bolaget ska samarbeta med berörda nämnder och Arbetsförmedlingen för att kunna erbjuda arbetspraktikplatser och när det gäller att få personer medfunktionsnedsättning, som medför nedsatt arbetsförmåga, i varaktig anställning. 1. Beskriv hur ni arbetat under innevarande år för att uppfylla detta ägardirektiv Oxelö Energi har idag två medarbetare med någon form av funktionsnedsättning, samt en språkpraktikant. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? ja 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år? För att säkra framtida vattenförsörjning ska VA- nätet hålla en förnyelsetakt på år. 1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv Bolaget har tagit fram en arbetsmetodik för att på ett systematiskt sätt kartlägga vilka vatten och spillvattenledningar som är mest i behov av att bytas ut. Detta för att skapa förutsättningar att bara byta ut de ledningar som behövs för att inte orsaka onödiga kostnader för VA kollektivet. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? ja 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år? Ökat antal anslutna hushåll till fjärrvärmenätet. 1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv Bolaget har anslutit totalt 13 fastigheter till fjärrvärmenätet varav 8 är villor. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? ja 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år? 11

25 Utveckla fjärrvärmeverksamheten med den långsiktiga inriktningen, om det finns affärsmässiga och tekniska förutsättningar, koppla ihop Oxelösunds och Nyköpings fjärrvärmesystem. 1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv Bolaget har genomfört en förstudie om vilka alternativa tekniker som är möjliga som alternativ till spillvärmeleveransen, med en förbindelseledning som ett alternativ. SSAB har även kommunicerat en plan för en successiv avveckling av den koksbaserade metallurgin vilket underlättar planeringen för en omställning. Men då samtidigt ändrat förutsättningar för att koppla ihop fjärrvärmenäten. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? delvis 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år? Med resultaten från utredningen är de ekonomiska och tekniska förutsättningarna klarlagda för en förbindelseledning. Men med SSABs planer finns inte idag de affärsmässiga förutsättningarna för en hopkoppling med leverans från Oxelösund till Nyköping. Stödja kommuninvånare och företagare i att energieffektivisera sin bostad, sina lokaler eller verksamheter. 1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv Oxelö Energi har haft ca 50 kontakter i sitt uppdrag som energirådgivare. Utöver det har rådgivningen arrangerat två tematillfällen med dels en cykeldag i samband med städdagen samt ett seminarium för solelinstallationer med inriktning till småhusägare. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? ja 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då kommande år? Verka för etablering av alternativa energikällor t.ex. vindkraft i kommunen. 1. Beskriv hur ni under året arbetat för att uppfylla detta ägardirektiv Bolaget jobbar med alternativa energikällor via ägandet i dotterbolaget Bixia som uppför och driver ett antal vindkraftverk men även uppför solelanläggningar. I egen regi har en solcells anläggning på 30 KW installerats på driftkontoret på Sjögatan Är ägardirektivet uppfyllt? ja 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då kommande år? Ordna och administrerar en årlig städdag i anslutning till "Håll Sverige Rent"-kampanjens skräpplockardag. 12

26 1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv Städdagen genomfördes lördagen den 23 april i samband med en loppmarknad och andra aktiviteter på Järntorget. Tvåhundra oxelösundare deltog i städandet tillsammanse med att antal föreningar och det samlades ihop 170 säckar fyllda med skräp. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? ja 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år? Ta fram en målbild för antalet aktiva användare av stadsnätet. 1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv Bolaget har arbetat fram ett förslag på ny målbild för hur många aktiva användare av stadsnätet som behövs för att få ett tillräckligt kundunderlag. Verksamhetens nya målbild är att nå aktiva användare. Idag finns aktiva användare och kunder som är anslutna till stadsnätet. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? ja 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då kommande år? Kustbostäder AB Bolaget ska lämna förslag på nyckeltal som gör att ägaren kan bedöma om bolagets uppdrag genomförs kostnadseffektivt och med god kvalitet. Bolaget ska under första halvåret 2016 återkomma med en rapport till Kommunstyrelsen om vilka områden som redan idag kan följas och vilka områden där ett utvecklingsarbete behövs för att kunna följas. 1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv Kustbostäder har tagit fram och presenterat förslag på nyckeltal för uppföljning av verksamheten. Inriktningen av nyckeltalen är vald där verksamheten har störst kostnad samt möjlighet till jämförelse (nyckeltal se bilaga). Gata/ park verksamheten har idag inga lämpliga nyckeltal men där görs istället en genomlysning av verksamheten som en punktinsats. Inom SKL pågår ett arbete med att ta fram jämförande nyckeltal som förhoppningsvis kan användas i framöver. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? ja 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år? Bolaget ska arbeta tillsammans med berörda nämnder för att skapa boendeformer för människor med behov av särskilt boendestöd. Särskild uppmärksamhet ska riktas på nämndernas behov i löpande verksamhet. 1. Beskriv hur ni hittills arbetat under innevarande år för att uppfylla detta 13

27 ägardirektiv Bolagets tolkning av detta ägardirektiv är att befintliga och nya bostäder inte ska utesluta någon målgrupp. Bolagets inriktning är att förbättra tillgängligheten i befintligt bestånd och vid nyproduktion skapa bostäder som kan användas av samtliga kundgrupper. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? ja 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år? Bolaget ska samarbeta med berörda nämnder och Arbetsförmedlingen för att kunna erbjuda arbetspraktikplatser och när det gäller att få personer med funktionsnedsättning, som medför nedsatt arbetsförmåga, i varaktig anställning. 1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv Kustbostäder har idag två medarbetare med någon form av funktionsnedsättning samt under året har bolaget haft två språkpraktikanter. Bolaget har även haft två arbetspraktikanter inom förvaltningen. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? ja 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år? Minst två hissar per år ska byggas i det befintliga fastighetsbeståndet. Som alternativ kan andra bostadsanpassningar genomföras för ökad tillgänglighet, t.ex. anläggande av marklägenheter. 1. Beskriv hur ni arbetat året för att uppfylla detta ägardirektiv Under året har en hiss färdigställts på Oxelögatan 7 A och i och med byggstarten med av 36 lägenheter på Norra Malmgatan bedöms att ägardirektivet uppfylls. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? ja 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år? Bolaget har arbetat fram en effektiviseringsplan för kommunuppdragen. Åtgärder i effektiviseringsplanen ska genomföras under kommande år i dialog med respektive uppdragsgivare. 1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv För uppdraget med driften av gata park har det under året genomförts två utvecklingsprojekt. Ett med inriktning med att skapa en långsiktlig plan för hur verksamheten ska prioritera. Samt ett projekt med att göra en 14

28 genomlysning för att få en tydligare bild av organisationens dimensionering. Genomlysningen av organisationen indikerar på en obalans mellan storleken på uppdraget samt dimensioneringen av organisationen. En dialog med uppdragsgivaren har påbörjats angående detta. För förvaltning av Kommunfastigheter så finns en aktivitetsplan som grund för energieffektiviseringsarbetet. Målet var också att få en separat budget på energieffektiviseringsåtgärder. Men där har kommunen valt att behålla tidigare budgetstruktur. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? delvis. Kustbostäder saknar en separat budget för energieffektiviseringsarbetet. 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år? Bolaget ska för kommunuppdragen redovisa kundernas nöjdhet/upplevelse. 1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv En nöjdkundmätning genomfördes i januari En ny mätning genomförs januari Mätningen indikerar behovet av att förtydliga ansvarsgränsen mellan ägaren och Kustbostäders förvaltningsuppdrag. Där hyresgästerna idag upplever en otydlighet i vem som har ansvaret. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? ja 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år? Bolaget ska fortsätta påbörjad process med att möjliggöra/ tillskapa nya hyresrätter. 1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv Kustbostäders har under året påbörjats byggnation av 36 lägenheter på Norra Malmgatan. Utöver det pågår detaljplanearbete för två andra områden för framtida byggnation samt diskussioner om ett tredje område. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? ja 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år? Sköta drift och förvaltning av småbåtshamnsverksamheten inklusive gästhamnens verksamhet i anslutning till Badhusviken. Uppdragets innehåll och omfattning ska regleras i avtal mellan kommunen och bolaget. 1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv 15

29 Kustbostäder tog över driften av småbåtshamnarna och Gästhamnen i november Utfallet är positivt med fler gästande båtar i Gästhamnen och ett ökat intresse av att hyra båtplatser i marinorna. Mycket underhållsinsatser har lagts på marinorna för att komma ifatt ett eftersatt underhåll. Det ekonomiska utfallet jämfört med budget var ett underskott med tkr. Första året i Gästhamnen satsades det på att ha en hög nivå på servicen för att stärka Oxelösunds varumärke. Upplevelsen och de återkopplingar som kan fås indikerar att det lyckades med många positiva kommentarer från gästande båtägare. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? ja 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år? Kommunikation med revisorer och lekmannarevisorer Bolagen har haft två möten med lekmannarevisorerna i samband med delår och helår. Kommunikation med dotterbolagen Dialogen med dotterbolagen är tät. På Förabs styrelsesammanträden deltar alltid VD för dotterbolagen. Dotterbolagens ordförande är också adjungerade till styrelsesammanträdet. Dotterbolagens VD ingår i kommunens koncernledningsgrupp. Dotterbolagens VD har också deltagit i Kommunens uppföljningsprocess varje månad, från februari till och med december med undantag för juni. Ärenden till KS/KF Bolagen har under åren deltagit på ett flertal kommunstyrelsemöten för presentation av olika projekt så som ny förskola/skola, underhållsprojekt av kommunens fastigheter och utvecklingsprojekt för gata/park. För kommunfullmäktige har bolagen haft ärende avseende byggnationen på Norra Malmgatan, lägespresentation av verksamheten samt beslut om taxor och avgifter. Miljö All elleverans till kommunens verksamhet har miljömärkningen 100 % förnybar el. Antingen producerad med vatten, vind eller sol. OEAB har installerat solcellsanläggning på driftkontorets tak samt en elbilsladdare på Prismanparkeringen, beställt ytterligare en elbil. Bolagen har nu totalt fyra elbilar. Driften av reningsverket uppfyller samtliga riktvärden och gränsvärden. Framtid KBABs ekonomi medför en begränsning i hur hög takt på förnyelse av bostäder som bolaget kan hålla. Det finns ett stort behov att producera fler hyreslägenheter men varje projekt tynger resultatet de första driftåren. För att kunna hantera detta behöver bolaget bl.a. avyttra objekt för att frigöra kapital som en del av finansieringen. 16

30 För OEAB är driften på SSAB en mycket viktig faktor som påverkar bolagets ekonomi och verksamhet. Oavsett vad som sker står bolaget bra rustad med ett fjärrvärmenät som till stora delar är avskrivet och en bra soliditet samt goda förutsättningar att få till en bra produktion av fjärrvärme med eller utan SSAB som huvudleverantör. Förnyelsetakten av VA- nätet är en viktig aktivitet där utmaningen är att hitta de VA- rör som behöver bytas och prioritera i rätt ordning. Metoden för detta är framtagen och nu kommer den att arbetas in och testas. Stadsnätet har byggts upp sedan år 2009 och utmaningen är att få fler att använda stadsnätet för att utöka verksamhetens intäkter och få en bra lönsamhet. Det bedöms dock ta till år 2020 innan kundunderlaget är tillräckligt stort så att en god lönsamhet har uppnåtts. Under 2017 kommer Kommunstyrelseförvaltningen att genomföra två utredningar. Kommunstyrelseförvaltningen kommer att utreda hur förvaltningsprocessen och lokalberedningsprocessen fungerar i kommunen. I dessa processer är även Kustbostäder AB inblandade, vad avser det förvaltningsuppdrag som Kustbostäder har gentemot kommunen gällande de kommunala fastigheterna. Under 2016 har ett externt bolag gjort en genomlysning för att utreda hur gata park processen fungerar och vad vi kan göra i framtiden för att utveckla processen så att den blir effektivare och uppfyller dess syften. Resultatet kommer att presenteras för Kustbostäders styrelse och berörda nämnder Arbetet med arrende processen fortsätter tillsammans med utvecklingen av processen kring avtalshantering. Kommunalt ändamål Utöver den här rapporten förmedlas också information om bolagens verksamhet löpande under året. I juni månad genomfördes ett informationsmöte i samband med Kommunfullmäktiges sammanträde. Information har delgetts ägarombudet i samband med bolagsstämmorna. Månadsuppföljningar görs tillsammans med representanter från bolaget och kommunen. Sammantaget har bolagen under året försökt vara transparenta och haft kommunikationen med ägaren och allmänheten i fokus. 17

31 Nyckeltal Städ Städning År 2013 År 2014 År 2015 År 2016 Kostnad/ resursåtgång kr/ kvm BRA-yta* (Kustbostäder) Förskolor Skolfastigheter Kommunhuset Koordinaten 356,00 kr/m² 146,00 kr/m² 121,00 kr/m² 135,00 kr/m² 328,00 kr/m² 130,00 kr/m² 121,00 kr/m² 135,00 kr/m² 328,00 kr/m² 139,00 kr/m² 121,00 kr/m² 135,00 kr/m² 337,00 kr/m² 139,00 kr/m² 124,00 kr/m² 138,00 kr/m² Riktvärde (REPAB**, typfastighet 2, normal städning) Årskostnad kr/ kvm BRA-yta Förskolor Skolfastigheter 286,00 kr/m² 179,00 kr/m² 290,00 kr/m² 181,00 kr/m² 302,00 kr/m² 189,00 kr/m² 334,00 kr/m² 208,00 kr/m² *BRA- yta =Bruksarea ** REPAB =Sammanställning med jämförande nyckeltal Kommentar: I jämförelse med tillgängliga nyckeltal så följer städkostnaderna förväntade resultat. Städningen är på en normal nivå och avviker inte nämnvärt från det jämförande underlaget. I förskolorna städas det med en något högre frekvens men har även en högra kostnad tack vare nattisverksamhet som inte finns med i det jämförande REPAB underlaget. 18

32 El och fjärrvärme Förbrukningar kwh/m² A-temp* Skolfastigheter REPAB m² El Fjärrvärme Förskolor REPAB 2221 m² El Fjärrvärme Äldreomsorg REPAB m² El Fjärrvärme * A-temp = arean av samtliga våningsplan, vindsplan och källarplan för temperaturreglerade utrymmen avsedda att uppvärmas till mer än 10 grader C. Arean är ändrat till A-temp. Jmf med tidigare års redovisningar (för att kunna jämföra med energideklarationerna och REPAB) gäller båda åren. Förbrukningarna är inte graddagsjusterade. Graddagsjustering innebär att förbrukning av tex fjärrvärme justeras och jämförs med ett normalår temperaturmässigt (SMHI läser av temperaturer på ett antal orter och levererar underlag för jämförelser) År 2016 var ca 5 % varmare än ett normalår. 19

33 I skolfastigheter ingår även sporthall och badhus. Kostnader kr/m² Loa** Skolfastigheter REPAB m² Drift Reparationer Administration Förskolor REPAB m² Drift Reparationer Administration Äldreomsorg REPAB m² Drift Reparationer Administration **Loa=bruksarea för annat ändamål än boende I skolfastigheter ingår även sporthall och badhus. Kommentar: Energiförbrukningen och reparationskostnaderna är i jämförelse med REPAB:s värden (faktaböcker med jämförande statistik för motsvarande fastigheter) högre både för skol- och vårdbyggnaderna. För skolfastigheter finns en försvårande omständighet i att badhuset och sporthallen är hopbyggt med skolfastigheten och gör jämförelsen svår. Arbete pågår att bygga isär systemen och inom något år kan uppföljningen särredovisas. Kostnaden för förskolarna ligger generellt högre då dessa är i stort behov av förnyelse. Med skolprojektet och ett ökat underhåll kommer energiförbrukningen och reparationskostnaderna minska men det bedöms ta ett antal år innan det ger avtryck i nyckeltalen. Att administrationskostnaden är hög för förskolorna hänger ihop med att dessa nycklas ut relaterat till kostnader för driften och reparationer. Där reparationskostnaderna för förskolarna idag är mycket höga. 20

34 Vakanser, om- och avflyttningar 1 dec dec Vakanser 8 6 Om- och avflyttningar Dec Jan Feb Mars April Maj Juni Aug Sept Okt Nov Dec Vakanta lägenheter 1 dec 2016, 11 st (Vakanta lägenheter 1 dedc 2015, 12 st) Om- och avflyttningar 10 st, varav avflyttningar 8 st och byten 2 st. Inflyttningar 7 st.

35 Ägardirektiv Kustbostäder i Oxelösund AB Dokumenttyp Fastställd av Beslutsdatum Reviderat Ägardirektiv Kommunfullmäktige Överlämnad på årsstämma Dokumentansvarig Förvaring Dnr Lisa Sollenborn KS Dokumentinformation