Ägardirektiv för Höörs Fastighets AB

Transkript

1 Ägardirektiv för Höörs Fastighets AB Ägardirektiv för verksamheten i Höörs Fastighets AB ( ), nedan kallat Bolaget, antagna av kommunfullmäktige i Höörs kommun den , 89 och fastställda av bolagsstämman Bolagets dotterbolag tillsammans med Bolaget benämns nedan Bolagskoncernen. Ändamål med Bolagskoncernens verksamhet Bolagskoncernen skall i allmännyttigt syfte och med iakttagande av kommunallagens (lokaliseringsprincip) regler främja bostadsförsörjningen i Höörs kommun och erbjuda hyresgästerna möjlighet till boendeinflytande samt tillhandahålla lokaler som tillgodoser behovet av varor och tjänster. Bolaget skall tillgodose behovet av kommunala verksamhetslokaler, fullgöra de förvaltningsuppdrag fullmäktige kan ge bolaget samt i övrigt biträda kommunen i fastighetstekniska frågor. Verksamheten skall bedrivas enligt affärsmässiga principer. Likvideras dotterbolag i Bolagskoncernen skall dess behållna tillgångar tillfalla Moderbolaget. Likvideras Bolagskoncernen skall dess behållna tillgångar tillfalla Höörs kommun. Bolagskoncernen som organ för kommunal verksamhet Bolagskoncernen är organ för kommunens verksamhet och således underordnat Höörs kommun. Bolagskoncernen står i sin verksamhet under kommunstyrelsens uppsikt och har att följa av kommunfullmäktige och av kommunstyrelsen utfärdade direktiv. Förutom genom lag och författning regleras Bolagskoncernens verksamhet och Bolagskoncernens förhållande till kommunen genom a) gällande bolagsordning b) gällande ägardirektiv c) av fullmäktige och kommunstyrelse särskilt fattade beslut, samt d) förekommande avtal mellan kommunen och Bolagskoncernen. Kommunens direktivrätt Det ankommer på styrelse och verkställande direktör att följa utfärdade direktiv om de ej står i strid med tvingande bestämmelser i aktiebolagslagen eller annan lag eller författning. Kommunens direktivrätt under löpande verksamhetsår utövas av kommunfullmäktige. Underställandeplikt Kommunfullmäktiges beslut skall inhämtas såvitt avser

2 a) större investeringar, förvärv och försäljningar av fast egendom till ett belopp överskridande 10 % av beståndets värde eller överstigande 20 MSEK. Avyttringar av fastigheter i övrigt får ske först efter samråd med ägaren i enlighet med dessa direktiv. b) bildande och förvärv eller fusion och likvidation av dotterbolag. Dotterbolag får dock bildas vid försäljning av fastigheter utan kommunfullmäktiges beslut. c) planer på ny eller ändrad inriktning av Bolags eller Bolagskoncernens verksamhet. d) ändring av aktiekapital e) förvärv av aktier i andra bolag f) övriga frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt. Skulle olika meningar uppkomma i styrelsen, om fråga är av sådant slag att den skall underställas kommunfullmäktige, skall frågan underställas kommunfullmäktige. Kommunens insyn och styrfunktion Bolagskoncernens verksamhet står under uppsikt av kommunstyrelsen, som utövar kommunens styrfunktion över Bolagskoncernen i de avseenden som anges i kommunstyrelsereglementet. Samtliga bolagsstyrelseprotokoll och andra beslut av betydelse för ägaren distribueras till ägaren löpande. Offentlighetsprincipen gäller i Bolagskoncernen och därmed även meddelarfrihet. Föremålet för Bolagskoncernens verksamhet Föremål för Bolagskoncernens verksamhet, som till den art den anges i bolagsordning, är att inom Höörs kommun förvärva, avyttra, bebygga och förvalta fastigheter eller tomträtter för att därpå uppföra bostadshus med tillhörande affärslägenheter, serviceinrättningar, kontor och kollektiva anordningar, samt lokaler för kommunal eller annan verksamhet. Bolagskoncernen får inte driva verksamhet eller vidta åtgärd som inte är förenlig med kommunal kompetens. Bolagskoncernen skall främja en god bebyggelse vad avser miljö- och hållbarhetsaspekter. Finanspolicy. Bolagskoncernen skall följa en av fullmäktige fastställd finanspolicy för kommunkoncernen. Finanspolicyn skall omfatta regelverk för utdelning och koncernbidrag samt vilka finansiella instrument som får tillämpas i förvaltningen av Bolagskoncernens kapital. Vidare skall finanspolicyn omfatta riktlinjer till Bolagskoncernen avseende internräntenivåer, avskrivningstider och andra faktorer som kan gynna Bolagskoncernens brukare utan att äventyra Bolagskoncernens övriga finansiella mål. Finansiella mål. Hyressättningen skall vara konkurrenskraftig.

3 Den bokförda soliditeten bör på sikt uppgå till 10 %. Höörs kommun skall årligen erhålla marknadsmässig avkastning på insatt kapital. Avkastningen är den för verksamhetsåret genomsnittliga statslåneräntan med ett påslag om en procentenhet av det aktiekapital som ägaren tillskjutit. Kommunfullmäktige fastställer en borgenspolicy och borgensram för Bolagskoncernen. Bolagskoncernen skall erlägga en årlig borgensavgift för de borgensförbindelser ägaren ingått. Avgiften regleras av kommunfullmäktige i särskilt beslut. Bolagskoncernen skall samverka med kommunen med uppgifter inom finansförvaltningen för att uppnå ökad koncernnytta som t ex betalningssystem, likviditet och upplåning, samt vara ansluten till kommunens koncernkonto. Målen gäller även för Bolagskoncernens dotterbolag. Försäljning av fastigheter Bolagskoncernen får försälja fastigheter motsvarande 10 % av beståndets värde eller högst 20 mkr inom koncernen per år. Försäljning därutöver skall beslutas av kommunfullmäktige i Höörs kommun. All försäljning av fastigheter skall samrådas med kommunen och anmälas till kommunstyrelse och kommunfullmäktige. Försäljning får ske genom bildande av nya aktiebolag som är underställda Höörs Fastighets AB. Förvärv av fastighet Bolagskoncernen får förvärva fastigheter motsvarande 10 % av beståndets värde inom koncernen per år. Alla förvärv av fastigheter anmäls till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Värdering av fastighetsbestånd Värdering av fastighetsbeståndet skall göras vid tecken på värdeförändring, eller vart tionde år, av en oberoende extern konsult. Värderingen är till grund för över- eller undervärdering i bokslutet. Grundläggande principer för Bolagskoncernens verksamhet Ansvaret för Bolagskoncernens organisation åvilar enligt aktiebolagslagen Bolagskoncernens styrelse. Styrelsen har att utforma organisationen så att de bästa förutsättningarna för Bolagskoncernens ändamål och mål tillgodoses. Bolagskoncernen skall drivas enligt affärsmässiga grunder under iakttagande av det kommunala ändamålet med verksamheten och inom gällande kommunalrättsliga principer. Syftet med att driva verksamheten i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för dem som utnyttjar Bolagskoncernens tjänster utan att det går ut över den kommunala koncernen. Bolagskoncernen kan därför inte tillåtas att optimera effektiviteten i sin verksamhet om detta medför nackdelar för koncernen i dess helhet som överväger fördelarna med Bolagskoncernen. Bolagskoncernen skall vara aktör i strategiska kommunala projekt och medverka i genomförande av kommunen miljöpolitik.

4 Bolagskoncernen skall biträda kommunen med framtagande av projekterings- och beslutsunderlag. Ekonomisk reglering sker i samband med byggnation eller senast tre år efter arbetets utförande. Budget och handlingsprogram Bolagskoncernen skall årligen fastställa budget och flerårsplan för de närmaste tre räkenskapsåren. I flerårsplanen redovisas Bolagskoncernens förslag för att uppnå kommunens mål. Flerårsplanen uppdateras årligen eller i samband med nya riktlinjer från kommunfullmäktige. Underlag för sammanställd redovisning Bolagskoncernen skall årligen vid utgången av februari månad tillhandahålla kommunstyrelsen det underlag styrelsen begär för upprättande av kommunens sammanställda redovisning enligt lagen om kommunal redovisning. Informationsskyldighet Bolagskoncernen skall hålla kommunen väl informerad om sin verksamhet. Det åligger Bolagskoncernen att till kommunen snarast översända: protokoll från bolagsstämma a) protokoll från styrelsesammanträde b) bolagskoncernens årsredovisning c) revisionsberättelse d) granskningsrapport e) en ekonomisk rapport inklusive balansräkning, i enlighet med kommunens uppföljningsrutiner f) varje halvår avge en rapport om uthyrningsläget, samt g) i årsredovisningen redovisa hur gällande ägardirektiv följts. h) gällande policydokument och instruktioner Innehåller protokoll som skall översändas till kommunen uppgift av sådant slag att Bolagskoncernen ej är skyldigt att tillhandahålla enskild handling vari uppgiften återfinns äger Bolagskoncernen utesluta uppgiften. Av översänt material skall framgå att sådan åtgärd vidtagits. Upphandling Bolagskoncernen skall medverka i samordning av kommunens och övriga kommunala företags upphandling. För företaget gäller regler enligt LOU. Policydokument och instruktioner Bolagskoncernen skall följa av fullmäktige fastställda policies, som berör bolagskoncernen, samt i övrigt upprätta egna. Med beaktande av fullmäktiges

5 policybeslut, upprätta och regelbundet se över följande policydokument och instruktioner: a) instruktion för verkställande direktör (enligt 8 kap 25 aktiebolagslagen) b) arbetsordning för styrelsen (enligt 8 kap 5 aktiebolagslagen) c) finanspolicy d) personalpolicy e) säkerhetspolicy med krisplan f) informationspolicy g) miljöpolicy h) rese- och representationspolicy Information till kommunfullmäktige Bolagskoncernen skall årligen informera kommunfullmäktige före bolagsstämman om sin verksamhet och ekonomiska ställning. Informationen skall lämnas i samband med ordinarie kommunfullmäktigesammanträde. Bolaget skall i övrigt tillhandahålla den information kommunen bestämmer och på sätt kommunen bestämmer. Förvaltningsberättelsens innehåll Bolagskoncernens styrelse skall i förvaltningsberättelsen utöver vad aktiebolagslagen i detta avseende stadgar redovisa hur verksamheten bedrivits mot bakgrund av det kommunala syftet med densamma och av kommunen uppställda mål. Revisorer och lekmannarevisorer Revisorer och lekmannarevisorer skall samordna sin granskning så att onödigt dubbelarbete undviks. För detta skall FARs rekommendation om gemensam revision tillämpas. Lekmannarevisorerna skall i sin granskning förutom vad lag anger söka utvärdera Bolagskoncernens måluppfyllelse samt redovisa vad därvid framkommit i granskningsrapporten. Alla kostnader förenliga med lekmannarevisorernas uppdrag skall ersättas av Bolagskoncernen. Arkivreglemente Kommunens gällande arkivreglemente som antagits av kommunfullmäktige gäller för Bolagskoncernens dokumenthantering.