(Har rätt att närvara)

Transkript

1 FÖRAB Kallelse 1 (1) Datum STYRELSESAMMANTRÄDE Catharina Fredriksson ordförande /Mona Karila DELGES ORDINARIE LEDAMÖTER Catharina Fredriksson Patrik Renfors Dag Bergentoft Birgitta Luoto Patrik Edström SUPPLEANTER (Har rätt att närvara) Björn Johansson Christer Offerman Ingela Wahlstam SÄRSKILT KALLADE Magnus Petersson, VD Förab Mona Karila, sekreterare Birger Svensson, ordförande Kustbostäder AB Benita Wikström, ordförande Oxelö Energi AB Per Alm, VD Kustbostäder och Oxelö Energi Annika Lindblom, ekonomichef Kustbostäder AB/ Oxelö Energi AB Tid och plats för Sammanträde: Tisdag 21 mars kl Plats Sjögatan 28, Sammanträdesrum A Sammanträdets öppnande och fastställande av dagordning 2. Val av justerare 3. Föregående protokoll (bilaga) 4. Årsredovisning 2016 (bilaga) 5. Bolagsstyrningsrapport 2016 (bilaga) 6. Information 7. Övriga frågor 8. Avslutning OXB200 v Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Kustbostäder i Oxelösund AB Sjögatan (vx) Oxelösund Oxelösund (fax) kundcenter@oxelosund.se

2 FÖRAB Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum OXELÖSUNDS KOMMUNS FÖRVALTNINGS AB Plats och tid Beslutande Övriga deltagare Tisdagen 7 mars 2016, kl Sjögatan 28, sammanträdesrum A 319 Catharina Fredriksson, ordförande Patrik Renfors Patrik Edström Birgitta Luoto Björn Johansson, tjänstgörande suppleant Birger Svensson, ordförande Kustbostäder Ingela Wahlstam Magnus Petersson, VD Per Alm, VD dotterbolagen Johan Persson, kommunchef Oxelösunds kommun (paragraf 1-9) Mona Karila, sekreterare Underskrifter Sekreterare Mona Karila Paragrafer 1-11 Ordförande Catharina Fredriksson Justerande.. Björn Johansson Justerandes sign Utdragsbestyrkande

3 FÖRAB Sammanträdesprotokoll Blad 2 Sammanträdesdatum OXELÖSUNDS KOMMUNS FÖRVALTNINGS AB Mötets öppnande Ordföranden förklarar mötet öppnat. 2 Fastställande av dagordning Förändringar i dagordningen, paragraf 6 och 7 stryks från dagordningen, därefter fastställs dagordningen. Extra styrelsemöte Förab kommer att utlysas. 3 Val av justerare Björn Johansson utses att justera dagens protokoll. 4 Föregående protokoll Föregående styrelseprotokoll läggs till handlingarna. 5 Ekonomiskt utfall FÖRAB Ekonomiskt utfall per januari är utskickat med handlingarna. Styrelsen lägger ekonomirapporten till handlingarna. 6 Årsredovisning 2016 Paragrafen struken 7 Bolagsstyrningsrapport 2016 Paragrafen struken Justerandes sign Utdragsbestyrkande

4 FÖRAB Sammanträdesprotokoll Blad 3 Sammanträdesdatum OXELÖSUNDS KOMMUNS FÖRVALTNINGS AB Info/lägesrapport dotterbolagen Dotterbolagens VD Per Alm ger en lägesrapport. - Ekonomin följer budget eller bättre för både OEAB och KBAB - Genomgång bokslut 2016 med jämförelse från andra kommuner och nyckeltal - Fastighetsprojekt - Hyresöverenskommelse klar - Omsättning hyresgäster för lägenhetsbeståndet - Arbetsmarknads- och hissförtur, fortsätter i samma utsträckning - Framtida fjärrvärmeproduktion - Resultat Bixia - Renhållningsordningen - Marinorna och gästhamnen Styrelsen tackar för informationen. 9 Information om tomatprojektet Johan Persson och Per Alm ger information om projektet. Styrelsen tackar för informationen. 10 Information om utbildning för styrelsen Förab Magnus Petersson lämnar information kring möjlighet till utbildning för styrelsen i Förab. Magnus Petersson får i uppdrag att kontakta utbildare och formulera inbjudan till styrelsen. 11 Övriga frågor Inga övriga frågor. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34 Innehåll Inledning... 2 Verksamheten enligt bolagsordning... 2 Organisationen... 3 Viktiga händelser under året... 3 Styrelsens och VD:s arbete... 4 Ekonomi... 8 Intern kontroll... 8 Riskhantering... 8 Uppföljning av kommunmål och ägardirektiv... 9 Kommunikation med revisorer och lekmannarevisorer...16 Kommunikation med dotterbolagen...16 Ärenden till KS/KF...16 Miljö...16 Framtid...16 Kommunalt ändamål

35 Inledning Enligt kommunens företagspolicy ska bolagen i samband med årsredovisningen lämna en gemensam bolagsstyrningsrapport. Rapporten ska på ett transparant sätt redogöra för bolagens verksamhet, hur den bedrivits och utvecklats och hur styrningen fungerat. Kommunstyrelsen ska varje år pröva om bolagens verksamhet har varit förenlig med ändamålet och de kommunala befogenheterna. Årsredovisningen och bolagsstyrningsrapporten ska vara så utformade att de kan läggas till grund för lekmannarevisorernas granskning liksom för kommunstyrelsens prövning. Verksamheten enligt bolagsordning Förab Oxelösunds kommuns Förvaltnings AB (Förab) är moderbolag i kommunkoncernen med Oxelö Energi AB (100 %) och Kustbostäder i Oxelösund AB 100 %) som dotterbolag. Bolaget har till föremål för sin verksamhet att äga och förvalta aktier i bolag som Oxelösunds kommun använder för sin verksamhet, liksom att tillhandhålla finansiella, administrativa och konsultativa tjänster för dessa. Bolagets syfte är att med iakttagande av kommunal likställighets,- lokaliseringsoch självkostnadsprincip åstadkomma en samordning till gagn för ett optimalt resursutnyttjande för verksamheterna i de kommunala företagen inom Oxelösunds kommun. Kustbostäder i Oxelösund AB Bolaget har till föremål för sin verksamhet att inom Oxelösunds kommun förvärva, avyttra, äga och förvalta fastigheter och tomträtter som ägs av Oxelösunds kommun eller de bolag som ingår i kommunens aktiebolagsrättsliga koncern. Häri ingår att svara för drift och underhåll av gator, vägar, parker och andra offentliga platser. Bolaget ska också bygga bostäder, affärslokaler, kollektiva anordningar samt därmed förenlig verksamhet. Bolaget ansvarar för all fastighetsförvaltning inklusive städning av kommunens fastigheter. Bolaget har vidare till föremål att ombesörja ekonomiredovisningen och personaladministrationen åt de bolag, som ingår i Oxelösunds kommuns aktiebolagsrättsliga koncern. Oxelö Energi AB Bolaget ska bedriva nätverksamhet enligt Ellagen, producera och anskaffa el, distribuera värme och vatten samt bedriva energirådgivning. Bolaget ska vidare bedriva verksamhet innefattande uppsamling, borttransport och rening eller destruktion av avloppsvatten respektive avfall samt bygga, äga och förvalta stadsnät inom Oxelösunds kommun. Bolaget ska uppföra och äga härför erorderliga anläggningar. Bolaget kan även bedriva annan därmed förenlig verksamhet samt äga aktier och andelar i företag inom verksamhetssektorn. Verksamheten kan bedrivas direkt av bolaget eller via dotterbolag. 2

36 Organisationen Förab fungerar som moderbolag där ägaren, Oxelösunds Kommun, har fört över verksamhet att skötas i bolagsorganisationen. Samordnande och övergripande frågor behandlas av moderbolaget för verkställighet i dotterbolagen. Dotterbolagen samarbetar med att ha en gemensam administration samt vissa gemensamma specialisttjänster. Kommunchefen är normalt VD i moderbolaget. Ett bakomliggande syfte är att optimera samordningsmöjligheter och minimera risker för effektivitetsförluster i kommunkoncernen, det vill säga kommunen och de kommunala helägda bolagen. Under andra halvåret 2016 har kommunens ekonomichef haft rollen som tillförordnad VD. KBAB och OEAB har en gemensam ledningsstruktur och en hög grad av samarbete i organisationen men drivs som två separata bolag och har olika styrelsesammansättningar. Antalet anställda vid årsskiftet är 28 inom OEAB och 70 inom KBAB. Där OEAB sedan något år förstärkt elnätsorganisationen för att hantera en arbetstopp med anslutningar av servisledningar som kommer att pågå under ett par års tid. Kustbostäder har en oförändrad organisation förutom två projektanställda som jobbar dels med förskola/skolprojektet och övertagandet av småbåtshamnarna samt underhållet av kommunens fastigheter. Korttidssjukfrånvaron är 1,53 % för OEAB och 1,57 % för KBAB. Långtidssjukskrivningen är 1,97 % för OEAB respektive 1,73 % för KBAB. Ett stort fokus läggs på förebyggande hälsoarbete där träning på arbetstid har testats och utvärderats. Slutsatsen är att träning på arbetstid är en metodik som kan används under en begränsad tid men fungerar sämre långsiktligt. Viktiga händelser under året Fortsatt hög takt i utbyggnaden av stadsnätet med 140 anslutna villakunder samt två bostadsrättsföreningar med 280 hushåll. Har påbörjat byggnationen av 36 lägenheter på Norra Malmgatan Har genomfört försäljning av fastigheterna Liljan 3, Vitsippan 3 och Eken 9. Fortsatt låga räntor påverkar bolagets kostnader positivt. Oförändrat hög efterfrågan på lägenheter. Färdigställt en hissinstallation på Oxelö gatan 7A Har förstärkt VA- nätet ut till Fiskehamnen samt anlagt en GC-väg åt kommunen Har installerat solcellsanläggning på driftkontoretas tak. Har genomfört en förstudie om framtida fjärrvärmeproduktion som alteranativ vid eventuell omläggning av driften från SSAB. Ytterligare en laddstation för elbilar har installerats på Prismanparkeringen. Har genomfört första säsongen med driftansvaret för småbåtshamnarna och Gästhamnen. En enkätundersökning med frågor om den tekniska förvaltningen har enomförts. Har genomfört en genomlysning av Gatapark organisationen samt dess uppdrag. Under hösten förekom två större störningar i stadsnätet som påverkade tillgängligheten under ett antal timmar. 3

37 Deltagit i förändringsarbetet Förändra radikalt med fokus på tillgången av hissar. Arrangerat loppmarknad på torget, Ljus och värme samt deltagit vid Bomässa och Näringslivsdag. Under året har Förabs lån omsatts till ett nytt lån till en lägre ränta än tidigare. Ett arbete har gjorts för att utveckla processen kring avkastningsplanen. En granskning har genomförts av kommunens samtliga arrenden och hyresavtal. Arbetet med att utveckla processen fortsätter under Styrelsens och VD:s arbete Närvaro I tabellerna nedan visas närvaron på styrelsesammanträden och bolagsstämmor. Förab 8/3 28/4 7/6 23/8 11/10 13/12 Stämma Stämma Ledamöter 28/4 11/10 Catharina Fredriksson X X X X X X X (ordf.) Patrik Renfors (vice ordf.) X X X X X X X X Dag Bergentoft X X X X X X X X Patrik Edström X X X X X X X X Birgitta Luoto X X X X X X X X Suppleanter Leif Thor X X X X Björn Johansson X X X X X X X Ingela Wahlstam X X X X X X X X Birger Svensson X X X X X X X Benita Vikström X X X X X Stämmoombud Mayvor Lundberg X Linda Hägglund (ersättare) X 4

38 OEAB 4/3 15/4 inkl stämma 16/6 15/9 21/10 inkl stämma Ledamöter Benita Vikström (ordf.) X X X X X X Emil Carlsson (vice ordf.) X X X X X X Lars-Åke Lindman X X X X X Lena Blomkvist X X X X X Urpo Koivula X X X X X X Bo Jender X X X X X Björn Johansson X X X X X X Suppleanter Ann Svensson X X X X X Bengt Lundström X X X X X Erland Lindkvist X X X X Aimo Konttinen X X X X X Stefan Andersson X X X X X Anna Philipsson X X X X Sandra Landin X X X X Stämmoombud Linda Hägglund Mayvor Lundberg X X 5/12 KBAB 3/3 12/4 inkl stämma 18/5 21/6 6/9 18/10 inkl stämma Ledamöter Birger Svensson (ordf.) X X X X X X X Ingela Wahlstam (vice ordf.) X X X X X X X Britt-Marie Kärngren X X X X X Tommy Karlsson X X X X X X Sten Nordlander X X X X X X X Eva Asthage X X X X X X Sandra Landin X X X X X Suppleanter Carlinge Lindberg X X X X X X X Lennart Samuelsson X X X X X X X Lennart Nilsson X X X X X X X Kurt-Lennart Karlsson Magnus Råd X X X X X Kicki Belldal Andersson X X X Björn Johansson X X X X X X Stämmoombud Linda Hägglund Mayvor Lundberg X X 6/12 5

39 Styrelseutvärdering Förab En styrelseutvärdering genomfördes i december 2016 på ett ordinarie styrelsesammanträde. Styrelsens arbete diskuterades utifrån några olika frågeställningar. Utvärderingen visar att styrelsearbetet fungerar väl. Dialog och helhetssyn har utvecklars till att vara mer långsiktighet och med perspektiv på helhetssyn. Dotterbolagens information har fungerat bra. För att öka styrelsens kunskap kring roll och ansvar föreslås en utbildningsinsats under kommande år. Mötesklimatet bedöms som bra med diskussion och frågor och med en ordförande som visar engagemang och utvecklingsvilja. OEAB En styrelseutvärdering är genomförd på ordinarie styrelsemöte i december Utvärderingen gav generellt mycket positiva kommentarer. En förbättringsåtgärd är att maila ut allt styrelsematerial så det finns samlat. Tydliggöra styrelsearbetets årscykel med olika frågor som skall tas upp. Tidigare återkoppling på styrelsearbetet har lyft frågan om att styrelsen önskar göra studiebesök för att se andra verksamheter men även få tid att fördjupa sig i vissa frågor. Samt även besöka verksamheter inom avfall och VA-verksamheten så som exempelvis Björshult och Högåsen. KBAB En styrelseutvärdering är genomförd på ordinarie styrelsemöte i december Utvärderingen gav en positiv återkoppling från ledamöterna. En förbättringsåtgärd är att ge arbetet med verksamhetsplanen mer tid och eventuellt lägga det utanför ett ordinarie styrelsemöte. Tidigare återkoppling på styrelsearbetet har lyft frågan om att en positiv aktivitet är att åka i väg på något internat med hela styrelsen. VD:s arbete Förab Under året har VD skapet i Förab skiftat VD Charlotte Johansson avslutade sin tjänstgöring i kommunen och i Förab 31 maj Första juni 2016 tillträdde Magnus Petersson som tillförordnad VD i Förab. VD har under 2016 fortsatt arbetet tillsammans med kommunstyrelsen kring ägarstyrningen liksom arbetet kring att utveckla rollerna i koncernen. VD har också lett det fortsatta kvalitetsarbetet kring utvecklad process kring ägardirektiven och avkastningsplanen. Arbetet med ekonomisk månadsuppföljning med bolagen har fortsatt under Under året har uppföljningen utvecklats i och med att bolagen redovisar sin verksamhet ur fler perspektiv än bara ekonomi, nämligen kund, verksamhet och medarbetare. Dessutom har den ekonomiska uppföljningen för Förab gjorts om. Ekonomin följs upp gentemot budget till samtliga styrelsemöten, och per delår (augusti) och bokslut även gentemot resultatet för samma period föregående år. 6

40 OEAB och Kustbostäder VD Per Alm ansvarar för att sköta den löpande förvaltningen av bolagen enligt styrelsernas riktlinjer och anvisningar. VD sammanställer också i dialog med styrelsernas ordförande och vice ordförande dagordningen för styrelsemötenoch beslutsunderlag till dessa möten. Vidare ska VD se till att styrelsernas ledamöter får information om Oxelö Energi AB och Kustbostäder AB:s utveckling för att kunna fatta väl underbyggda beslut. Styrelserna har under 2016 genomfört en utvärdering av VD:s arbete utan VD och övriga i ledningens närvaro. 7

41 Ekonomi Kustbostäders resultat för 2016 är 3,4 Mkr är bättre än budget, men 9,2 Mkr lägre jämfört med föregående år beroende på 2015 års reavinster från försäljning av fastigheter. Oxelö energis resultat för 2016 är 3,9 Mkr, resultatet är sämre än budget beroende på en nedskrivning av stadsnätet med 10 Mkr. Koncernbidrag har lämnats till moderbolaget i enlighet med avkastningsplanen. Förab har ett ägardirektiv om att lämna utdelning enligt avkastningsplanen vilket genomförs enligt plan. För den ekonomiska redovisningen av bolagen hänvisas till årsredovisningarna. Avkastning KBABs avkastningsmål för allmännyttan och kommersiella fastigheter är 4,5 % på sysselsatt kapital. Utfallet blev ca 4,1 % för allmännyttan. Kommersiella fastigheter har tagit upp kostnader för tvisten med JM och får i och med det ett negativt resultat. För OEAB är avkastningsmålet 12 % på sysselsatt kapital. Fjärrvärme respektive elnätsverksamheten fick ett utfall på 10 % respektive 18,8 %. Processen kring avkastningsplanen har fortsatt under Styrelsen för Förab har tagit beslut att från och med 2016 öka utdelningen från Förab till kommunen. Intern kontroll I dialog med styrelserna har bolagens interkontrollplaner reviderats med dels komplettering med några ytterligare kontroller men även med en rutin att kvittera vilka kontrollpunkter som är genomförda. En viktig princip är att vid attestering av fakturor så skall inte detta kunna ske utan att två medarbetare i förening har godkänt och attesterat. Riskhantering Den riskinventering som tidigare genomförts har under året uppdaterats där några risker har omprioriterats. Dels beroende på genomförda åtgärder men även nya bedömningar. Exempelvis så bedöms att arbetet med Lagen om offentliga upphandlingar (LOU) -frågor avseende minskat risken för felaktigheter vid upphandlingar. Relationen till media bedöms ha en lägre risk än tidigare. Riskbilden med förändringar inom SSABs verksamhet bedöms däremot ha ökat. Prioriterade aktiviteter för att minska bolagens riskexponering är följande: - Planera för alternativ fjärrvärmeproduktion - Ta fram förslag på rutin för bevakning av lagar och myndighetskrav - Extra rondering av allmännyttans vindar och källarförråd (förebygga brandrisk) - Ta fram riskrutiner för Gästhamnen - Kollar upp server back-up för ekonomi rapporter - Reservsystem för styrsystem vatten och avlopp 8

42 Uppföljning av kommunmål och ägardirektiv Kommunmål De kommunala bolagen ska bidra till att kommunen når visionen och de kommunmål som sätts upp i Mål och budget. Framtidstro Verksamheterna inom bolagen fokuserar på frågor med att ha ordning och reda samt vara lönsamma. Vilket skapar möjligheter att satsa på utvecklande insatser för verksamheten och personalen. Vilket i sin tur generarar en företagskultur som kan ha ett långsiktligt perspektiv och grunden för en framtidstro. För att bygga upp ett mod i organisationen är inriktningen att ha en kultur som inte är straffande eller tillrättavisande utan istället bygger på förtroende. Exempel på projekt inom bolagen som präglas av mod och framtidstro är den snabba utbyggnaden av stadsnätet, beslut om byggnation av fler bostäder på Norra Malmgatan, dragning av fjärrvärme fram till området för projektet Villabacken, prov med träning på arbetstid och att erbjuda språkpraktik för nyanlända. Trygg och säker uppväxt Genom att tillhandahålla väl underhållna bostäder med ordning och reda inom bostadsområdena och bra utförd skötsel av gator och parker skapas bra och trygga boendemiljöer. Låga energipriser skapar förutsättningar för en bättre hushållsekonomi för kommunens invånare, vilket också är en viktig parameter för barnfamiljernas möjlighet att skapa en trygg och säker uppväxtmiljö. God folkhälsa Bolagen arbetar aktivt med förebyggande hälsoarbete och det ger en både direkt och indirekt påverkan på oxelösundarnas hälsa. Dels genom att de flesta av bolagens personal bor i Oxelösund men också som förebild. Total sjukfrånvaro: KBAB 4,32 %, OEAB 3,18 %. Utnyttjande av friskvårdsbidrag: KBAB 58%, OEAB 50%. Bolagen stöttar också flera föreningars ungdomsverksamhet ekonomiskt. Trygg och värdig ålderdom Kustbostäder kan erbjuda boende i ett trygghetsboende som kan tillhandahålla extra boendeservice några timmar varje dag. Detta skapar bättre förutsättningar att kunna bo kvar i sin lägenhet längre. Bolaget producerar också allt fler lägenheter som har tillgång till hiss. Dels via nyproducerade lägenheter men även genom att komplettar befintliga fastigheter med hiss. Attraktiv bostadsort Bolagen bidra på många olika sätt i hur attraktivt Oxelösund upplevs. Några exempel på det är genom en hög servicenivå inom både energi och bostadsförsörjning, låga energipriser, attraktiva bostäder, utbyggt 9

43 stadsnät, skötsel av marinorna, väl skötta parker och grönområden samt sponsor och arrangör om av många lokala evenemang. Hållbar utveckling Kommunfullmäktiges mål 2016 som bolagen rapporterar: Andel återvunnet material i förhållande till totala mängden hushållsavfall ska öka Ingångsvärde 36 % (2014) Resultat % (2015) Andelen återvunnet material är valt som indikator på utvecklingen inom området hållbar utveckling. Resultatet visar på en positiv trend där oxelösundarna blir allt bättre på att hantera avfall och material som kan återvinnas. Enkäten kritik på teknik indikerar även att kunskapen om dessa frågor ökar. Bolagen bidrar positivt till kommunens ekonomi med god lönsamhet och soliditet samt en verksamhet med en låg sjukfrånvaro. Oxelö Energi jobbar även med att etablera mer förnyelsebar elproduktion samt köpa fler elbilar. Bolagen har även infört målet att ha minst tre pågående projekt med inriktning mot hållbar utveckling. 10

44 Ägardirektiv Beskriv hur bolaget arbetet för att uppfylla ägardirektivet samt om det är uppfyllt eller inte. Förab Kommunen ska erhålla utdelning från Förab i enlighet med av Kommunfullmäktige beslutad avkastningsplan erhölls utdelning från Förabs verksamhet Ägardirektivet är uppfyllt. Oxelö Energi AB Bolaget ska samarbeta med berörda nämnder och Arbetsförmedlingen för att kunna erbjuda arbetspraktikplatser och när det gäller att få personer medfunktionsnedsättning, som medför nedsatt arbetsförmåga, i varaktig anställning. 1. Beskriv hur ni arbetat under innevarande år för att uppfylla detta ägardirektiv Oxelö Energi har idag två medarbetare med någon form av funktionsnedsättning, samt en språkpraktikant. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? ja 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år? För att säkra framtida vattenförsörjning ska VA- nätet hålla en förnyelsetakt på år. 1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv Bolaget har tagit fram en arbetsmetodik för att på ett systematiskt sätt kartlägga vilka vatten och spillvattenledningar som är mest i behov av att bytas ut. Detta för att skapa förutsättningar att bara byta ut de ledningar som behövs för att inte orsaka onödiga kostnader för VA kollektivet. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? ja 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år? Ökat antal anslutna hushåll till fjärrvärmenätet. 1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv Bolaget har anslutit totalt 13 fastigheter till fjärrvärmenätet varav 8 är villor. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? ja 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år? 11

45 Utveckla fjärrvärmeverksamheten med den långsiktiga inriktningen, om det finns affärsmässiga och tekniska förutsättningar, koppla ihop Oxelösunds och Nyköpings fjärrvärmesystem. 1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv Bolaget har genomfört en förstudie om vilka alternativa tekniker som är möjliga som alternativ till spillvärmeleveransen, med en förbindelseledning som ett alternativ. SSAB har även kommunicerat en plan för en successiv avveckling av den koksbaserade metallurgin vilket underlättar planeringen för en omställning. Men då samtidigt ändrat förutsättningar för att koppla ihop fjärrvärmenäten. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? delvis 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år? Med resultaten från utredningen är de ekonomiska och tekniska förutsättningarna klarlagda för en förbindelseledning. Men med SSABs planer finns inte idag de affärsmässiga förutsättningarna för en hopkoppling med leverans från Oxelösund till Nyköping. Stödja kommuninvånare och företagare i att energieffektivisera sin bostad, sina lokaler eller verksamheter. 1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv Oxelö Energi har haft ca 50 kontakter i sitt uppdrag som energirådgivare. Utöver det har rådgivningen arrangerat två tematillfällen med dels en cykeldag i samband med städdagen samt ett seminarium för solelinstallationer med inriktning till småhusägare. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? ja 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då kommande år? Verka för etablering av alternativa energikällor t.ex. vindkraft i kommunen. 1. Beskriv hur ni under året arbetat för att uppfylla detta ägardirektiv Bolaget jobbar med alternativa energikällor via ägandet i dotterbolaget Bixia som uppför och driver ett antal vindkraftverk men även uppför solelanläggningar. I egen regi har en solcells anläggning på 30 KW installerats på driftkontoret på Sjögatan Är ägardirektivet uppfyllt? ja 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då kommande år? Ordna och administrerar en årlig städdag i anslutning till "Håll Sverige Rent"-kampanjens skräpplockardag. 12

46 1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv Städdagen genomfördes lördagen den 23 april i samband med en loppmarknad och andra aktiviteter på Järntorget. Tvåhundra oxelösundare deltog i städandet tillsammanse med att antal föreningar och det samlades ihop 170 säckar fyllda med skräp. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? ja 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år? Ta fram en målbild för antalet aktiva användare av stadsnätet. 1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv Bolaget har arbetat fram ett förslag på ny målbild för hur många aktiva användare av stadsnätet som behövs för att få ett tillräckligt kundunderlag. Verksamhetens nya målbild är att nå aktiva användare. Idag finns aktiva användare och kunder som är anslutna till stadsnätet. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? ja 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då kommande år? Kustbostäder AB Bolaget ska lämna förslag på nyckeltal som gör att ägaren kan bedöma om bolagets uppdrag genomförs kostnadseffektivt och med god kvalitet. Bolaget ska under första halvåret 2016 återkomma med en rapport till Kommunstyrelsen om vilka områden som redan idag kan följas och vilka områden där ett utvecklingsarbete behövs för att kunna följas. 1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv Kustbostäder har tagit fram och presenterat förslag på nyckeltal för uppföljning av verksamheten. Inriktningen av nyckeltalen är vald där verksamheten har störst kostnad samt möjlighet till jämförelse (nyckeltal se bilaga). Gata/ park verksamheten har idag inga lämpliga nyckeltal men där görs istället en genomlysning av verksamheten som en punktinsats. Inom SKL pågår ett arbete med att ta fram jämförande nyckeltal som förhoppningsvis kan användas i framöver. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? ja 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år? Bolaget ska arbeta tillsammans med berörda nämnder för att skapa boendeformer för människor med behov av särskilt boendestöd. Särskild uppmärksamhet ska riktas på nämndernas behov i löpande verksamhet. 1. Beskriv hur ni hittills arbetat under innevarande år för att uppfylla detta 13

47 ägardirektiv Bolagets tolkning av detta ägardirektiv är att befintliga och nya bostäder inte ska utesluta någon målgrupp. Bolagets inriktning är att förbättra tillgängligheten i befintligt bestånd och vid nyproduktion skapa bostäder som kan användas av samtliga kundgrupper. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? ja 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år? Bolaget ska samarbeta med berörda nämnder och Arbetsförmedlingen för att kunna erbjuda arbetspraktikplatser och när det gäller att få personer med funktionsnedsättning, som medför nedsatt arbetsförmåga, i varaktig anställning. 1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv Kustbostäder har idag två medarbetare med någon form av funktionsnedsättning samt under året har bolaget haft två språkpraktikanter. Bolaget har även haft två arbetspraktikanter inom förvaltningen. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? ja 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år? Minst två hissar per år ska byggas i det befintliga fastighetsbeståndet. Som alternativ kan andra bostadsanpassningar genomföras för ökad tillgänglighet, t.ex. anläggande av marklägenheter. 1. Beskriv hur ni arbetat året för att uppfylla detta ägardirektiv Under året har en hiss färdigställts på Oxelögatan 7 A och i och med byggstarten med av 36 lägenheter på Norra Malmgatan bedöms att ägardirektivet uppfylls. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? ja 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år? Bolaget har arbetat fram en effektiviseringsplan för kommunuppdragen. Åtgärder i effektiviseringsplanen ska genomföras under kommande år i dialog med respektive uppdragsgivare. 1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv För uppdraget med driften av gata park har det under året genomförts två utvecklingsprojekt. Ett med inriktning med att skapa en långsiktlig plan för hur verksamheten ska prioritera. Samt ett projekt med att göra en 14

48 genomlysning för att få en tydligare bild av organisationens dimensionering. Genomlysningen av organisationen indikerar på en obalans mellan storleken på uppdraget samt dimensioneringen av organisationen. En dialog med uppdragsgivaren har påbörjats angående detta. För förvaltning av Kommunfastigheter så finns en aktivitetsplan som grund för energieffektiviseringsarbetet. Målet var också att få en separat budget på energieffektiviseringsåtgärder. Men där har kommunen valt att behålla tidigare budgetstruktur. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? delvis. Kustbostäder saknar en separat budget för energieffektiviseringsarbetet. 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år? Bolaget ska för kommunuppdragen redovisa kundernas nöjdhet/upplevelse. 1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv En nöjdkundmätning genomfördes i januari En ny mätning genomförs januari Mätningen indikerar behovet av att förtydliga ansvarsgränsen mellan ägaren och Kustbostäders förvaltningsuppdrag. Där hyresgästerna idag upplever en otydlighet i vem som har ansvaret. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? ja 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år? Bolaget ska fortsätta påbörjad process med att möjliggöra/ tillskapa nya hyresrätter. 1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv Kustbostäders har under året påbörjats byggnation av 36 lägenheter på Norra Malmgatan. Utöver det pågår detaljplanearbete för två andra områden för framtida byggnation samt diskussioner om ett tredje område. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? ja 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år? Sköta drift och förvaltning av småbåtshamnsverksamheten inklusive gästhamnens verksamhet i anslutning till Badhusviken. Uppdragets innehåll och omfattning ska regleras i avtal mellan kommunen och bolaget. 1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv 15

49 Kustbostäder tog över driften av småbåtshamnarna och Gästhamnen i november Utfallet är positivt med fler gästande båtar i Gästhamnen och ett ökat intresse av att hyra båtplatser i marinorna. Mycket underhållsinsatser har lagts på marinorna för att komma ifatt ett eftersatt underhåll. Det ekonomiska utfallet jämfört med budget var ett underskott med tkr. Första året i Gästhamnen satsades det på att ha en hög nivå på servicen för att stärka Oxelösunds varumärke. Upplevelsen och de återkopplingar som kan fås indikerar att det lyckades med många positiva kommentarer från gästande båtägare. 2. Är ägardirektivet uppfyllt? ja 3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år? Kommunikation med revisorer och lekmannarevisorer Bolagen har haft två möten med lekmannarevisorerna i samband med delår och helår. Kommunikation med dotterbolagen Dialogen med dotterbolagen är tät. På Förabs styrelsesammanträden deltar alltid VD för dotterbolagen. Dotterbolagens ordförande är också adjungerade till styrelsesammanträdet. Dotterbolagens VD ingår i kommunens koncernledningsgrupp. Dotterbolagens VD har också deltagit i Kommunens uppföljningsprocess varje månad, från februari till och med december med undantag för juni. Ärenden till KS/KF Bolagen har under åren deltagit på ett flertal kommunstyrelsemöten för presentation av olika projekt så som ny förskola/skola, underhållsprojekt av kommunens fastigheter och utvecklingsprojekt för gata/park. För kommunfullmäktige har bolagen haft ärende avseende byggnationen på Norra Malmgatan, lägespresentation av verksamheten samt beslut om taxor och avgifter. Miljö All elleverans till kommunens verksamhet har miljömärkningen 100 % förnybar el. Antingen producerad med vatten, vind eller sol. OEAB har installerat solcellsanläggning på driftkontorets tak samt en elbilsladdare på Prismanparkeringen, beställt ytterligare en elbil. Bolagen har nu totalt fyra elbilar. Driften av reningsverket uppfyller samtliga riktvärden och gränsvärden. Framtid KBABs ekonomi medför en begränsning i hur hög takt på förnyelse av bostäder som bolaget kan hålla. Det finns ett stort behov att producera fler hyreslägenheter men varje projekt tynger resultatet de första driftåren. För att kunna hantera detta behöver bolaget bl.a. avyttra objekt för att frigöra kapital som en del av finansieringen. 16

50 För OEAB är driften på SSAB en mycket viktig faktor som påverkar bolagets ekonomi och verksamhet. Oavsett vad som sker står bolaget bra rustad med ett fjärrvärmenät som till stora delar är avskrivet och en bra soliditet samt goda förutsättningar att få till en bra produktion av fjärrvärme med eller utan SSAB som huvudleverantör. Förnyelsetakten av VA- nätet är en viktig aktivitet där utmaningen är att hitta de VA- rör som behöver bytas och prioritera i rätt ordning. Metoden för detta är framtagen och nu kommer den att arbetas in och testas. Stadsnätet har byggts upp sedan år 2009 och utmaningen är att få fler att använda stadsnätet för att utöka verksamhetens intäkter och få en bra lönsamhet. Det bedöms dock ta till år 2020 innan kundunderlaget är tillräckligt stort så att en god lönsamhet har uppnåtts. Under 2017 kommer Kommunstyrelseförvaltningen att genomföra två utredningar. Kommunstyrelseförvaltningen kommer att utreda hur förvaltningsprocessen och lokalberedningsprocessen fungerar i kommunen. I dessa processer är även Kustbostäder AB inblandade, vad avser det förvaltningsuppdrag som Kustbostäder har gentemot kommunen gällande de kommunala fastigheterna. Under 2016 har ett externt bolag gjort en genomlysning för att utreda hur gata park processen fungerar och vad vi kan göra i framtiden för att utveckla processen så att den blir effektivare och uppfyller dess syften. Resultatet kommer att presenteras för Kustbostäders styrelse och berörda nämnder Arbetet med arrende processen fortsätter tillsammans med utvecklingen av processen kring avtalshantering. Kommunalt ändamål Utöver den här rapporten förmedlas också information om bolagens verksamhet löpande under året. I juni månad genomfördes ett informationsmöte i samband med Kommunfullmäktiges sammanträde. Information har delgetts ägarombudet i samband med bolagsstämmorna. Månadsuppföljningar görs tillsammans med representanter från bolaget och kommunen. Sammantaget har bolagen under året försökt vara transparenta och haft kommunikationen med ägaren och allmänheten i fokus. 17

51 Nyckeltal Städ Städning År 2013 År 2014 År 2015 År 2016 Kostnad/ resursåtgång kr/ kvm BRA-yta* (Kustbostäder) Förskolor Skolfastigheter Kommunhuset Koordinaten 356,00 kr/m² 146,00 kr/m² 121,00 kr/m² 135,00 kr/m² 328,00 kr/m² 130,00 kr/m² 121,00 kr/m² 135,00 kr/m² 328,00 kr/m² 139,00 kr/m² 121,00 kr/m² 135,00 kr/m² 337,00 kr/m² 139,00 kr/m² 124,00 kr/m² 138,00 kr/m² Riktvärde (REPAB**, typfastighet 2, normal städning) Årskostnad kr/ kvm BRA-yta Förskolor Skolfastigheter 286,00 kr/m² 179,00 kr/m² 290,00 kr/m² 181,00 kr/m² 302,00 kr/m² 189,00 kr/m² 334,00 kr/m² 208,00 kr/m² *BRA- yta =Bruksarea ** REPAB =Sammanställning med jämförande nyckeltal Kommentar: I jämförelse med tillgängliga nyckeltal så följer städkostnaderna förväntade resultat. Städningen är på en normal nivå och avviker inte nämnvärt från det jämförande underlaget. I förskolorna städas det med en något högre frekvens men har även en högra kostnad tack vare nattisverksamhet som inte finns med i det jämförande REPAB underlaget. 18

52 El och fjärrvärme Förbrukningar kwh/m² A-temp* Skolfastigheter REPAB m² El Fjärrvärme Förskolor REPAB 2221 m² El Fjärrvärme Äldreomsorg REPAB m² El Fjärrvärme * A-temp = arean av samtliga våningsplan, vindsplan och källarplan för temperaturreglerade utrymmen avsedda att uppvärmas till mer än 10 grader C. Arean är ändrat till A-temp. Jmf med tidigare års redovisningar (för att kunna jämföra med energideklarationerna och REPAB) gäller båda åren. Förbrukningarna är inte graddagsjusterade. Graddagsjustering innebär att förbrukning av tex fjärrvärme justeras och jämförs med ett normalår temperaturmässigt (SMHI läser av temperaturer på ett antal orter och levererar underlag för jämförelser) År 2016 var ca 5 % varmare än ett normalår. 19

53 I skolfastigheter ingår även sporthall och badhus. Kostnader kr/m² Loa** Skolfastigheter REPAB m² Drift Reparationer Administration Förskolor REPAB m² Drift Reparationer Administration Äldreomsorg REPAB m² Drift Reparationer Administration **Loa=bruksarea för annat ändamål än boende I skolfastigheter ingår även sporthall och badhus. Kommentar: Energiförbrukningen och reparationskostnaderna är i jämförelse med REPAB:s värden (faktaböcker med jämförande statistik för motsvarande fastigheter) högre både för skol- och vårdbyggnaderna. För skolfastigheter finns en försvårande omständighet i att badhuset och sporthallen är hopbyggt med skolfastigheten och gör jämförelsen svår. Arbete pågår att bygga isär systemen och inom något år kan uppföljningen särredovisas. Kostnaden för förskolarna ligger generellt högre då dessa är i stort behov av förnyelse. Med skolprojektet och ett ökat underhåll kommer energiförbrukningen och reparationskostnaderna minska men det bedöms ta ett antal år innan det ger avtryck i nyckeltalen. Att administrationskostnaden är hög för förskolorna hänger ihop med att dessa nycklas ut relaterat till kostnader för driften och reparationer. Där reparationskostnaderna för förskolarna idag är mycket höga. 20