Sune Edström Britt-Marie Kärngren Leif Thor Ebbe Svartling,

Transkript

1 Sammanträdesprotokoll Blad 1 (15) Nr 3/2008 Plats och tid Beslutande Kommunala bolagens sammanträdesrum, Sjögatan 28, Oxelösund Tisdag 6 maj 2008, kl Styrelseledamöterna Birger Svensson, ordförande Sten Nordlander Maud Linder Sören Carlsson Dag Bergentoft, ersättare för Bo Jender Hans Nilsson Emil Carlsson Övriga deltagare Sune Edström Britt-Marie Kärngren Leif Thor Ebbe Svartling, Patrik Thomaeus, ekonomi Lars Blomkvist, förvaltning Ulf Rohlén, VD Lisbeth Svensson, sekreterare Lennart Nilsson, lekmannarevisor, Rolf Elgmark, lekmannarevisor Utses att justera Dag Bergentoft Underskrifter Sekreterare Sekreterare Lisbeth Svensson Paragrafer Ordförande Ordförande Birger Svensson Justerande.. Justerare Dag Bergentoft

2 Sammanträdesprotokoll Blad 2 13 ÖPPNANDE/FASTSTÄLLANDE DAGORDNING Ordförande Birger Svensson hälsar välkomna och förklarar dagens sammanträde öppnat. Tillägg i dagordningen: Under punkt 12 Övriga frågor: Medarbetarenkät Barken 1 Allvillutredningen Som punkt 13: Balanslistan Därmed godkänns och fastställs dagordningen.

3 Sammanträdesprotokoll Blad 3 14 FÖREGÅENDE SAMMANTRÄDES PROTOKOLL Föregående sammanträdesprotokoll från har varit bifogat kallelsen. Efter beslut enligt 9, årsredovisning 2007, har koncernbidragssumman ändrats. Därför blir den justerade årsredovisningen fastställd under punkt 11 vid dagens sammanträde. Därmed godkänns protokollet och läggs till handlingarna.

4 Sammanträdesprotokoll Blad 4 15 Handling nr 10/2008 VALÄRENDEN Kommunfullmäktige har utsett Birger Svensson till ordförande och Sten Nordlander till vice ordförande i Kustbostäder i Oxelösund AB. Beslutet gäller under pågående mandatperiod och har fastställts av Kustbostäders årsstämma Därutöver föreslås Lisbeth Svensson som sekreterare. Det fackliga representantskapet har Kommunal överlåtit på SKTF, och SKTF har utsett Annelie Fröjd som ordinarie representant och Carina Berglund som ersättare. Kustbostäders styrelse beslutar enligt ovanstående genom 1. Att fastställa valet av Birger Svensson som ordförande. 2. Att fastställa valet av Sten Nordlander som vice ordförande. 3. Att välja Lisbeth Svensson som sekreterare. 4. Att fastställa, av SKTF utsedda representanter i Kustbostäders styrelse, Annelie Fröjd som ordinarie och Carina Berglund som ersättare.

5 Sammanträdesprotokoll Blad 5 16 Handling nr 11/2008 FIRMATECKNING Förslag på firmateckning har varit bifogad kallelsen. Kustbostäders styrelse beslutar enligt förslag 1. Att bolagets firma tecknas, förutom av styrelsen i förening, också av verkställande direktören enligt 8 Kap 37 i aktiebolagslagen, samt av styrelsens ordförande, eller vice ordförande, i förening med verkställande direktören.

6 Sammanträdesprotokoll Blad 6 17 Handling nr 12/2008 ARBETSORDNING FÖR STYRELSEN Förslag till arbetsordning för styrelsen har varit bifogad kallelsen. Paragraf nr 7 saknas och styrelsen föreslår att paragraf nr 8 (Suppleanter) ändras till nr 7 och att paragraf nr 8 ska innehålla uppgifter om fackliga representanter i styrelsen. Kustbostäders styrelse beslutar enligt ovan med följande lydelse i 8: Av fackliga organisationer utsedda representanter, att företräda fack och personal i Kustbostäders styrelse, äger rätt att närvara och har yttranderätt vid sammanträden, men har inte rösträtt eller beslutsrätt och har därmed inget styrelseansvar. Fackliga representanter ska kallas till styrelsens sammanträden i enlighet med 4.

7 Sammanträdesprotokoll Blad 7 18 Handling nr 13/2008 INSTRUKTION FÖR VD Förslag till VD-instruktion har varit bifogad kallelsen. Kustbostäders styrelse beslutar att fastställa VD-instruktionen enligt förslaget.

8 Sammanträdesprotokoll Blad 8 19 Handling nr 14/2008 ATTESTREGLEMENTE Förslag på attestliggare samt fullmakter har varit bifogat kallelsen. Kustbostäders styrelse beslutar att fastställa attester och fullmakter enligt förslaget.

9 Sammanträdesprotokoll Blad 9 20 Handling nr 15/2008 INFORMATION/RAPPORTER Hyresstatistik Handling nr 15/2007 Hyresstatistik för februari, mars och april har varit bifogad kallelsen. Statistiken för maj delges vid sammanträdet. Det är ett fåtal vakanta lägenheter, varav endast några är lediga för omedelbar inflyttning, och det är cirka 100 som står i bostadskön Remotex Remotex Technologies AB tillhandahåller hård- och mjukvara för att kunna hantera felanmälan, uppföljning arbetsordrar, faktureringsunderlag m. m. med handdatorer. Ett antal handdatorer kommer först att användas av några fastighetsarbetare och reparatörer och därefter utvärderas. Efter utvärdering kommer all driftpersonal att förses med handdator Uppföljning NKI (Nöjd Kund Index) Lars Blomkvist informerar om den återkoppling som sker till de hyresgäster som besvarat enkäten och bett om svar eller uppgifter. Dessutom sker uppföljning med översyn av tvättstugor, lekplatser, trapphus som enligt enkäten fick sämst resultat. En översyn av bemanningen är också påbörjad Timjan 2 Ombyggnaden av Timjan 2 (f d Sundsskolan) fortgår planenligt. Vissa ändringar måste ske då en del ritningar inte stämmer helt överens med verkligheten, men i stort sett fungerar det bra. Så här långt följs budget någorlunda och projektet beräknas vara inflyttningsklart i november Hittills är 10 lägenheter reserverade och dessutom finns intresseanmälan på 3 lägenheter

10 Sammanträdesprotokoll Blad 10 Forts 20 Cefastområdet Ett studiebesök på Cefastområdet har föregått dagens sammanträde och av styrelsen deltog åtta ledamöter och suppleanter. Dessutom de två lekmannarevisorerna. Området har fått ett nytt fräscht utseende jämfört med för bara några månader sedan. Sanering och rivning kommer att vara helt klart tillmidsommar enligt plan och kostnaderna följer budget. I processen med JM Värmdöstrand har ingen ny information kommit. Områdets framtida utveckling diskuteras på kommande strategimöte i juni Almen 7 Eventuell ombyggnad av Almen 7 dröjer med hänvisning till att detaljplan för området beräknas tas tidigast i december Projektering och framtagning av kostnader för ombyggnad respektive försäljning pågår Överläggning med hyresgästföreningen VD Ulf Rohlen och Lars Blomkvist har haft ett samrådsmöte med hyresgästföreningen. Bland annat har man diskuterat hur ett eventuellt underskott i samband med ny- och ombyggnationer ska hanteras Floragatan Lars Blomkvist meddelar att han ska ha ett möte med företrädare för Floragatan den 7 maj. Man diskuterar ett avtalsförslag där även SSAB är med i diskussionerna. Syftet är att det ska bli klart under maj Ägardirektiv 2009 VD informerar om att det till höstens bolagsstämma kommer nya ägardirektiv. Rent och Prydligt kvarstår. Direktivet att bygga ett visst antal lägenheter blir modifierat till 60 lägenheter under mandatperioden

11 Sammanträdesprotokoll Blad 11 Forts 20 Bredband OpenNet Oxelö Energi AB har övertagit bredbandsnätet från och med Kustbostäders avtal med ComHem löper ut hösten Ombyggnad till Oxelö Energis bredbandsnät kommer enligt en första beräkning inte att bli dyrare än fortsatt avtal med ComHem, men man ger Kustbostäders hyresgäster bättre tillgång till bredband, TV och telefoni. Oxelö Energi äger fibernätet medan samarbetsavtal med OpenNet AB planeras för att leverera operatörstjänster Värdering Kråkan 12, 13 och 43 Fastighetsvärdering har tagits fram för Kråkan 12, 13 och 43 för eventuell framtida användning. Tas upp som diskussionsämne vid bolagets strategimöte 10 juni Kustbostäders styrelse tackar för informationen och godkänner rapporterna som läggs till handlingarna.

12 Sammanträdesprotokoll Blad Handling nr 16/2008 EKONOMISK RAPPORT Den ekonomiska rapporten per 31 mars 2008 har varit bifogad kallelsen. Differensen i driftkostnaderna beror på att där ingår en fastighetsförsäkring som vid periodisering kommer att jämnas ut. Verksamheten Gata/Park har lägre kostnad än budgeterat, vilket kan hänvisas till den snöfattiga vintern, medan IP har en högre kostnad på grund av det milda vädret som medfört högre elförbrukning för kunna hålla isbanorna igång. Jämfört med budget ser det totala utfallet bra ut. Kustbostäders styrelse tackar för rapporten som godkänns och läggs till handlingarna.

13 Sammanträdesprotokoll Blad FASTSTÄLLANDE AV JUSTERAD ÅRSREDOVISNING Som framgår av kommentar till föregående protokoll är beloppet i årsredovisningen ändrat till följd av att högre belopp erhållits som koncernbidrag. Kustbostäders styrelse beslutar enligt förslaget i den reviderade årsredovisningen: 1. Att årets resultat kronor tillsammans med balanserat resultat kronor, totalt kronor balanseras i ny räkning. I balanserat resultat ingår kronor vilket avser fusionsdifferens samt kronor i koncernbidrag med avdrag för skatt på koncernbidrag kronor.

14 Sammanträdesprotokoll Blad ÖVRIGA FRÅGOR Medarbetarenkät VD redovisar enkäten som sammanställts av Annelie Löfstedt. Totalt sett ger det en bild av, att det stora flertalet medarbetare har höga förväntningar, och att förväntningarna motsvaras rätt bra av hur bolaget och dess företrädare uppfattas Barken 1 VD kommenterar artikel i Södermanlands Nyheter om att Kustbostäder förlorat mot nuvarande ägare av Barken 1, Lennart Larsson Agentur. Sakförhållandet är att Kustbostäder inte har någon affär med Lennart Larsson Agentur. Kustbostäder sålde Barken 1 till Oxelösunds kommun som i sin tur sålt marken till Lennart Larsson Agentur. Ärendet är redovisat för av Kustbostäder anlitad advokat. Länsstyrelsens skrivelse samt sammanställningen över ägar- och säljarförfarandet delges ledamöterna genom separat utskick Allvillutredningen Ulf Rohlén meddelar att han och Lars Blomkvist kommer att delta vid Allvillutredningskonferensen i Stockholm 13 maj och Birger Svensson och Sten Nordlander kommer att delta i motsvarande konferens i Göteborg 15 maj Företagsevent Ordföranden flaggar för höstens företagsevent/företagsgolf 4 september.

15 Sammanträdesprotokoll Blad Handling nr 17/2008 BALANSLISTAN 32 från Smidesbolaget tas bort och i stället tillkommer Cefastområdet i Vid 47 från ändras Sundaskolan till Timjan 2. Därmed fastställs balanslistan. 25 AVSLUTNING Ordförande Birger Svensson tackar för idag och avslutar sammanträdet.