STYRELSESAMMANTRÄDE. DELGES ORDINARIE SUPPLEANTER (Äger rätt att närvara)

Transkript

1 FÖRAB Kallelse 1 (1) Datum STYRELSESAMMANTRÄDE DELGES ORDINARIE SUPPLEANTER LEDAMÖTER (Äger rätt att närvara) Catharina Fredriksson (ordf) Patrik Renfors Dag Bergentoft Berit Karlsson Bo Jender Mattias Jensen Pettersson Leif Thor Lotta Johnsson Fornarve SÄRSKILT KALLADE Charlotte Johansson, VD Förab Per Alm, VD Kustbostäder och Oxelö Energi Birger Svensson ordförande Kustbostäder Sören Carlsson, ordförande Oxelö Energi Lisa Sollenborn, sekreterare Tid och plats för Sammanträde: Tisdag 7 april 2015 kl Plats Sjögatan 28, Sammanträdesrum A Sammanträdets öppnande 2. Val av justerare 3. Fastställande av dagordning 4. Föregående protokoll (bilaga) 5. Bolagsstyrningsrapporter 2014 (bilaga) 6. Årsredovisning 2014 (bilaga) 7. Ekonomiskt utfall (bilaga) 8. Information/lägesrapport dotterbolagen 9. Avkastningsplan 10. Återrapport uppdrag om redovisning bolagskoncernen 11. Hantering nya styrdokument (bolagsordning, företagspolicy, ägardirektiv) 12. Övriga frågor OXB200 v Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Kustbostäder i Oxelösund AB Sjögatan (vx) Oxelösund Oxelösund (fax) kundcenter@oxelosund.se

2 FÖRAB Sammanträdesprotokoll Blad 1 OXELÖSUNDS KOMMUNS FÖRVALTNINGS AB Sammanträdesdatum Måndag 15 december 2014, kl Sjögatan 28, Sammanträdesrum A 319 Beslutande Catharina Fredriksson, ordförande Patrik Renfors Dag Bergentoft Berit Karlsson Bo Jender Övriga deltagare Leif Thor Birger Svensson Charlotte Johansson, VD Förab Per Alm, VD dotterbolagen Lisa Sollenborn, sekreterare Underskrifter Sekreterare Lisa Sollenborn Paragrafer Ordförande Catharina Fredriksson Justerande.. Bo Jender Justerandes sign Utdragsbestyrkande

3 FÖRAB Sammanträdesprotokoll Blad 2 Sammanträdesdatum OXELÖSUNDS KOMMUNS FÖRVALTNINGS AB Mötets öppnande Ordföranden förklarar mötet öppnat. 47 Val av justerare Bo Jender utses att justera dagens protokoll. 48 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställs. 49 Föregående protokoll Föregående styrelseprotokoll läggs till handlingarna. 50 Ekonomiskt utfall per oktober Dnr Förab Styrelsen lägger ekonomirapporten till handlingarna. 51 Budget 2015 Dnr Förab VD föredrar ärendet. För 2015 har utbildningskostnader budgeterats med kronor utifrån ny mandatperiod och i syfte att möjliggöra utveckling av arbetet i koncernen. I övrigt är budgeten 2015 lagd utifrån utfallet 2013 och prognos Räntekostnaderna har minskat vilket också återspeglas i budgeten. Styrelsen beslutar anta budgetförslaget. 52 Sammanträdesdagar 2015 Följande sammanträdesdagar för 2015 föreslås för styrelsemöten och stämmor. 24 mars kl Styrelsemöte Stämma (nya styrdokument) 13 maj kl Stämma (årsredovisning, ny styrelse m.m.) Styrelsemöte (första mötet med nya styrelsen, grundutbildning) Justerandes sign Utdragsbestyrkande

4 FÖRAB Sammanträdesprotokoll Blad 3 Sammanträdesdatum OXELÖSUNDS KOMMUNS FÖRVALTNINGS AB juni kl Styrelse (budget och 3-årsplan) 13 oktober kl Styrelse Stämma (ägardirektiv 2016) 21 december kl Styrelse Styrelsen beslutar fastställa föreslagna sammanträdesdagar. 53 Styrdokument remiss Dnr KS Kommunstyrelsen har sett över styrdokumenten för de helägda kommunala företagen. Förab har getts möjlighet att yttra sig kring de nya dokumenten. Lisa Sollenborn föredrar de större förändringarna som gjorts i dokumenten. Styrelsen går igenom Företagspolicy, bolagsordning för Förab och ägardirektiv för Förab. Styrelsen enas om att lämna synpunkterna som redovisas i bilaga 1. Bo Jender föreslår dessutom en förenklad skrivning i Bolagsordningen 3 gällande bolagets ändamål så att bland annat lokaliseringsprincipen tas bort. Catharina Fredriksson och Patrik Renfors yrkar avslag på Bo Jenders förslag. Ordföranden ställer Bo Jenders förslag mot sitt eget avslagsyrkande och finner att styrelsen avslår förslaget. Styrelsen beslutar att lämna synpunkter som redovisas i bilaga 1. att uppdra till VD att se över redovisningen av bolagskoncernen och möjligheten att redovisa Hamnen som ett intressebolag. 54 Styrelseutvärdering 2014 Dnr Förab I kommande bolagsstyrningsrapport som Förab tidigare beslutat om, ska en styrelseutvärdering ingå. Styrelsen gör utvärderingen, se bilaga Lägesrapport dotterbolagen VD för dotterbolagen lämnar följande rapport: Oxelö Energi AB Ekonomiskt utfall bra. Komponentredovisningen lyfter resultatet. Lite lägre personalkostnader. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

5 FÖRAB Sammanträdesprotokoll Blad 4 Sammanträdesdatum OXELÖSUNDS KOMMUNS FÖRVALTNINGS AB Jämfört med budget ligger resultatet ganska stabilt. Mild 2014 drar ner fjärrvärmeresultatet. Bixias resultat kommenteras särskilt. Flera delar påverkar resultatet och också värdet på Bixia. T.ex. förlorade marknadsandelar, varmt väder, avveckling av Bixia-butiker och SAAB-konkursen. Rekrytering fjärrvärmechef pågår. VA Västra Femöre. Diskussioner har förts gällande vägbygge och strandskyddsdispens. Merparten kan göras utan strandskyddsdispens och löper på som planerat. Det sista på gångoch cykelväg kommer inte kunna genomföras utan beslut om strandskyddsdispens. Grönviken sommarstugeförening. I gällande detaljplan står att fastigheterna ska ansluta till det kommunala VA-nätet. I verkligheten äger föreningen själv ett VA-nät som fastigheterna är anslutna till. Oxelö Energi kommer att ta över VA-nätet. Ärendet ska gå vidare till Kommunfullmäktige för beslut. Processen om en eventuell sammankoppling av Oxelösunds och Nyköpings fjärrvärmesystem pågår. Kustbostäder AB Ekonomiskt utfall påverkas av komponentredovisningen. Siffrorna börjar vara under kontroll. Många reparationer inom kommunfastigheter görs, dialog sker med kommunen. Styrelsen jobbar vidare kring ägardirektivet om nyproduktion. 4 projekt med kort uppstartstid (1-2 år) finns kartlagda. - Frösäng som troligen blir för dyrt med att göra i ordning marken. Förslag är att göra klart detaljplaneprocessen för att kunna bygga där på sikt. - Kvarteret Cypressen. Vindsvåningar på befintlig fastighet skulle kunna göras om till lägenheter. Det finns också planlagd mark. Ändringar i detaljplan krävs. - Kvarterat Syrenen (Norra Malmgatan). Befintlig detaljplan skulle kunna användas. - Villabacken, samarbete med PEAB. 3 möjliga projekt med längre uppstartstid (2-4 år) har identifierats. - Frösäng, utreda ytor utanför detaljplanelagt område. - Fullriggaren, markundersökning pågår, ny detaljplan krävs för punkthus. - Stenvikshöjden, föroreningar finns i marken. Fredag 19 december kommer domen om tvisten med JM. Soltimmarna i Oxelösund mäts. Justering av apparaturen pågår för att säkerställa mätningen. Styrelsen tackar för rapporten. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

6 Bilaga 1 - Yttrande Förab gällande styrdokument för bolagen Företagspolicy Definitionerna av vinstutdelning, avkastning och soliditet behöver ses över. Ta bort det vill säga i första stycket på s. 2 Ta bort KS har därför inte rätt att ändra bolagsordningen i sista stycket under punkt 4. Ta bort FARS rekommendation om gemensam revision ska tillämpas på s. 3 första stycket under punkt 7. Se över formuleringen om Kommunens revisorer har i uppdrag att upphandla auktoriserade revisorer utifrån om begreppet lekmannarevisorer ska användas istället. Se över om både punkten e på s. 4 samt det som står om kallelse av suppleanter på s. 5 behövs. Om suppleanter alltid ska kallas innebär det kanske också rätt att närvara. Punkt h på s. 4 felstavning (ska stå kräver). S. 5 i 4:e stycket borde det stå denna policy istället för detta avtal. Behövs sista stycket under Insyn, uppsikt och samråd s. 5? Väga för- och nackdelar med att ha det kvar eller ta bort. Om det står kvar bör det förtydligas på vems initiativ träffarna genomförs och vem som kallar. Bolagsordning Förab Se över språket. I bolagsordningens huvud bör organisationsnummer stå med. I 12 på s. 2 saknas val av revisorer och val av styrelse. I 12 på s. 2 punkt 3 skriva Val av en justeringsman. I 12 på s. 2 punkt 6 behöver inte koncernredovisning stå med eftersom den ingår i årsredovisningen. I 12 på s. 2 punkt 7 lägga till koncernresultat och koncernbalansräkning I 12 på s. 2 punkt 11 ta bort när så ska ske. Ägardirektiv Förab Punkt 9 s. 2 om underställningsplikt ta bort större. I punkt 4 överensstämmer formuleringen inte exakt med den som finns i bolagsordningen. Bör justeras så det står på samma sätt.

7 Bilaga 2 Styrelseutvärdering Förab Hur fungerar styrelsen utifrån sin roll och ansvar? Under senare år har Förabs styrelse fått en mer renodlad roll. Det har blivit tydligare vem som gör vad och strukturerna har förbättrats. Det strategiska arbetet kan utvecklas. Vad vill vi med koncernbolagen på lite längre sikt? 2. Har styrelsen den kunskap som behövs utifrån sin roll och ansvar? Utbildning behöver vara återkommande och påfyllning behövs. Under 2014 har fokus kring styrningsfrågor varit bra och inslagen tillsammans med KS har uppskattats. Liknande inslag kring olika frågor bör läggas in varje år. En ambition av att jobba med teman vid sammanträden har vi inte kommit igång ännu. Ambitionen kvarstår och det blir också ett utbildningstillfälle. 3. Hur har styrelsen bidragit till samordning och optimalt resursutnyttjande (bolagets ändamål)? Styrelsen har bidragit i viss mån. Framåt bör den frågan få ta mer tid i anspråk. 4. Hur fungerar underlag för diskussion och beslut? Det fungerar bra. Styrelsen uppskattar dragningarna den får kring dotterbolagen. 5. Hur fungerar rutinerna med kallelse, protokoll, uppföljning av frågor etc? Det fungerar bra. 6. Hur fungerar möteslokalen? Lokalen är bra och ändamålsenlig. Det är bra att styrelsen sammanträder i Cypressen. Det underlättar för att byta fokus till bolagsfrågor och att hålla isär rollerna mellan till exempel Kommunstyrelsen och bolagsstyrelse. 7. Hur är arbetsklimatet i styrelsen (lyhördhet, respekt, personkemi och samspel)? Avspänt och bra. 8. Hur fungerar ordföranden som mötesledare? Det fungerar bra. 9. Är styrelsen aktiv och effektiv, d.v.s. engagerad under möten, väl förberedd och påläst, konstruktiv i diskussioner samt fokuserar på det väsentliga? Det fungerar bra. 10. Skulle ledamöterna kunna nyttjas bättre / på annat sätt? För- och nackdelar med adjungerade ledamöter (ordförandena i dotterbolagen) diskuteras. Det fungerar bra och dialogen mellan moderbolag och dotterbolag främjas. Förabs roll är idag väldigt administrativ. I dagsläget nyttjas ledamöterna på rätt sätt. Det är viktigt att ha hela styrelsen i åtanke vid olika studiebesök, rapporteringar med mera.

8 FÖRAB Bolagsstyrningsrapport 2014

9 Inledning Kommunstyrelsen ska varje år pröva om bolagens verksamhet har varit förenlig med ändamålet och de kommunala befogenheterna. Efter förra årets prövning uppmanade Kommunstyrelsen bolagen att utveckla underlaget som ligger till grund för prövningen. Förab har mot den bakgrunden beslutat att tillsammans med dotterbolagen ta fram en bolagsstyrningsrapport för Rapporten syftar till att ge ägaren relevant information om hur styrningen fungerar samt öka transparensen i bolagsverksamheten. Mycket av informationen i rapporten är sådan som löpande förmedlas muntligen vid till exempel bolagsstämma, informationsmöte med Kommunfullmäktige och Förabs styrelsesammanträden. Genom rapporten finns möjlighet för fler att ta del av informationen. Om ägaren är nöjd med det underlag som lämnas i bolagsstyrningsrapporterna föreslår Förab att ett generellt ägardirektiv framöver lämnas med krav om en årlig bolagsstyrningsrapport och vad den ska innehålla. Verksamheten enligt bolagsordning Oxelösunds kommuns Förvaltnings AB (Förab) är moderbolag i kommunkoncernen med Oxelö Energi AB (100 %) och Kustbostäder i Oxelösund AB (100 %) som dotterbolag. Enligt bolagsordningen ska bolaget äga och förvalta aktier i bolag som Oxelösunds kommun använder för sin verksamhet samt tillhandahålla finansiella, administrativa och konsultativa tjänster. Organisationen Förab har ingen egen verksamhet men fungerar som moderbolag där ägaren, Oxelösunds Kommun, har fört över verksamhet att skötas i bolagsorganisationen. Samordnande och övergripande frågor behandlas av moderbolaget för verkställighet i dotterbolagen. Kommunchefen är VD i bolaget. Ett bakomliggande syfte är att optimera samordningsmöjligheter och minimera risker för effektivitetsförluster i kommunkoncernen, det vill säga kommunen och de kommunala helägda bolagen. Styrelsens och VD:s arbete Förab har haft fem styrelsesammanträden och en stämma under året.

10 Närvaro 5/3 24/4 10/6 15/9 15/12 Stämma Ledamöter 24/4 Catharina Fredriksson (ordf.) X X X X Patrik Renfors (vice ordf.) X X X X Dag Bergentoft X X X X X X Bo Jender X X X X X Berit Karlsson X X X X X X Suppleanter Mattias Jensen Pettersson X X X X Lotta Johnsson Fornarve Leif Thor X X X X X X Stämmoombud Mayvor Lundberg Luiza Kaminska X Styrelseutvärdering En styrelseutvärdering genomfördes i december 2014 på ett ordinarie styrelsesammanträde. Styrelsens arbete diskuterades utifrån några olika frågeställningar. Utvärderingen visar ett gott resultat. Styrelsen upplever att de fått en mer renodlad roll och att strukturerna har förbättrats. Fokus under 2014 kring ägaroch styrningsfrågor har varit bra. Tillfällena när dessa frågor har diskuterats tillsammans med Kommunstyrelsen har upplevts positivt. Stämningen i styrelsen är avspänd och bra. Rutinerna omkring sammanträdena fungerar fint. Utvecklingsområden är att det strategiska arbetet kan utvecklas. Idag är Förabs roll till största del administrativ. De strategiska frågorna, till exempel vad kommunen vill med koncernbolagen på lite längre sikt, kan utvecklas. En fortsatt dialog/diskussion med Kommunstyrelsen kring detta är viktigt liksom ägarstyrningen i stort. Framöver bör också Förab ägna mer tid åt att fundera över samordning och optimalt resursutnyttjande. VD:s arbete VD har under 2014 tagit initiativ till utbildning för Kommunstyrelsen kring ägarstyrningen liksom arbete kring att utveckla rollerna i koncernen. VD har också lett kvalitetsarbetet kring reviderade styrdokument för bolagen. För att stärka helhetsperspektivet i koncernen ingår numera också bolagen i den ekonomiska månadsuppföljningen. Ekonomi Förab har ett ägardirektiv om att lämna utdelning enligt avkastningsplanen. Planen följs.

11 Kommunikation med revisorer och lekmannarevisorer Bolagen har haft två möten med lekmannarevisorerna i samband med delår och helår. Kommunikation med dotterbolagen Dialogen med dotterbolagen är tät. På Förabs styrelsesammanträden deltar alltid VD för dotterbolagen. Dotterbolagens ordföranden är också adjungerade till styrelsesammanträdet. Dotterbolagens VD ingår i kommunens koncernledningsgrupp. Framtid Kommunfullmäktige har beslutat om reviderade ägardirektiv för Förab och dotterbolagen samt en reviderad företagspolicy. Utifrån de nya styrdokumenten behöver Förab framöver lägga ytterligare kraft på hur bolagen arbetar med de kommunövergripande målen samt att samordna återrapporteringen/redovisningen till Kommunstyrelsen. Framöver är det också angeläget att ta del av hur andra kommunkoncerner arbetar. Genom jämförelser och goda exempel kan utvecklingen i Oxelösund fortsätta. Kommunalt ändamål Bolagsstyrningsrapporterna för Förab och dotterbolagen har tagits fram för att fördjupa underlaget till Kommunstyrelsen inför ställningstagande om förenligheten med det kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna. Under året har bolaget ansträngt sig för att vara transparent och haft kommunikationen med ägaren och allmänheten i fokus. Det som hänt under året går att följa i protokoll från styrelsemötena. Ett informationssammanträde om bolagskoncernens verksamhet anordnades i samband med Kommunfullmäktiges sammanträde i maj. Ägarombudet har också fått fördjupad information om vad som är på gång hos bolagen i samband med årsstämman.

12 Bolagsstyrningsrapport

13 Bolagsstyrningsrapport Inledning Kustbostäder i Oxelösund AB (KBAB) och Oxelö Energi AB (OEAB) är två helägda dotterbolag till Oxelösunds kommuns Förvaltnings AB (FÖRAB) som i sin tur ägs till 100% av Oxelösunds kommun. Bolagen samarbetar med att ha en gemensam administration samt vissa gemensamma specialisttjänster. En ledstjärna som båda bolagen följer är att förenkla Oxelösundarnas vardag. Båda dotterbolagen drivs med en ekonomi som är i balans även om verksamheten inom allmännyttan har en historik med obalans mellan intäkter och utgifter men som sedan ett par år generar vinst. Verksamheten enligt bolagsordning Oxelö Energi AB Bolaget skall bedriva nätverksamhet enligt Ellagen samt producera och anskaffa, naturgas och distribuera värme och vatten. Bolaget skall vidare bedriva verksamhet innefattande uppsamling, borttransport och rening eller destruktion av avloppsvatten respektive avfall. Bolaget skall uppföra och äga härför erforderliga anläggningar. Bolaget kan även bedriva annan därmed förenlig verksamhet samt äga aktier och andelar i företag inom verksamhetssektorn. Verksamheten kan bedrivas direkt av bolaget eller via dotterbolag. Kustbostäder i Oxelösund AB Bolaget har till föremål för sin verksamhet att inom Oxelösunds kommun förvärva, avyttra, äga och förvalta fastigheter och tomträtter som ägs av Oxelösunds kommun eller de bolag som ingår i kommunens aktiebolagsrättsliga koncern. Häri ingår att svara för drift och underhåll av gator, vägar, parker och idrottsplats. Bolaget ska också bygga bostäder, affärslägenheter, kollektiva anordningar samt därmed förenlig verksamhet. Bolaget har vidare till föremål att ombesörja ekonomiredovisningen och personaladministrationen åt de bolag, som ingår i Oxelösunds kommuns aktiebolagsrättsliga koncern. Organisationen KBAB och OEAB har en gemensam ledningsstruktur och en hög grad av samarbete i organisationen men drivs som två separata bolag och har olika styrelsesammansättningar. Antalet anställd vid årsskiftet är 25 st inom OEAB och 70 på KBAB. Där OEAB har förstärkt organisationen med tre tjänster under året. Kustbostäder har minskat organisationen med fyra tjänster. Korttidssjukfrånvaron är 2,28 % för OEAB och 3,04% för KBAB. Långtidssjukskrivningen är 4,19% för OEAB respektive 3,99% för OEAB. Där ett omfattande arbete pågår med rehabilitering och hitta andra arbetsuppgifter eller arbetsgivare för dessa medarbetar.

14 Styrelsens och VD:s arbete Kustbostäder har haft 7 st styrelsemöten medan Oxelö energi har haft 6 st möten med två studiebesök för KBAB och ett för Oxelö energi. Närvaron av ordinarie ledamöter på styrelsemötena är 76 % för OEAB och 78 % för KBAB. Närvaron för suppleanter är 60% för OEAB och 51 % för KBAB. Styrelsearbetet har inte utvärderats under året förutom den återkoppling som getts från ensskilda styrelsemedlemmar. Enligt dessa återkopplingar så är uppfattningen att styrelsearbetet fungerar med en bra struktur. Intern kontroll I internkontrollplanen finns beskrivet vilka löpande kontroller som sker i verksamheten utöver det sker även budgetuppföljningar med respektive verksamhetsansvarig varje månad. Under året har bolagen haft ca 10 st uppföljningsmöten angående kommunuppdragen. Bolagens uppfattning är att internkontrollen fungerar men att det är en trend att det ställs allt högre krav på egenkontroll av verksamheten, vilket också innebär att det behövs en systematik som kommer att behöva ses över. Även ökade krav på dokumenthantering gör att bolaget kommer förstärka organisationen med en resurs för detta. Riskhantering Under året har bolagen genomfört en övergripande riskinventering med ett antal arbetsmöten med personalen för att identifiera och kvantifiera bolagens risker. Syftet med arbetet har varit att skapa en struktur avseende riskhantering som enkelt kan följas upp och uppdateras i takt med att det uppstår förändringar samt om nya risker tillkommer eller minskar. De största riskerna enligt inventeringen är kopplade till LOU (lagen om offentlig upphandling) samt risk för personskador vid schakt, el eller arbeten med fjärrvärmen. Som en konsekvens av detta har mycket fokus lagts på arbetsmiljöfrågor och utbildning av driftpersonalen avseende arbetsmiljöfrågor. Samt några genomlysningar av utförda ramavtalsarbeten Uppföljning av kommunmål och ägardirektiv Bolagens målsättning är att få med kommunmålen som en del i det dagliga arbetet. Kommunmålen Trygg och säker uppväxt - Bolagen kan bidra med att ha ordning och reda inom bostadsområden men även via kommunuppdragen att det ska vara rent och snyggt. Några

15 exempel på det är att deltagandet i de trygghetsvandringar som kommunen ordnar har hög prioritet hos bolagen. Ett annat exempel är att klottersanering sker omgående. Under året har det även på prov anställts ett par helg fastighetsskötare som har till uppgift att hålla snyggt i några utvalda områden även under helgerna. God folkhälsa - För detta kommunmål har bolagen lagt sitt fokus på personalens hälsa och arbetar via två hälsoinspiratörer som ger personalen möjlighet att prova på aktiviteter och delta på kurser. Övertygelsen är också att vara en bra arbetsgivare där medarbetarna tilltåts ha inflytande över sin arbetssituation även bidrar till en ökad trivsel och därmed ett bättre välbefinnande. Trygg och värdig ålderdom - Kustbostäder satsar mycket resurser på byggnationen av ytterligare hissar inom sitt fastighetsbestånd. Detta för att möjliggöra för äldre hyresgäster att bo kvar hemma så länge som möjligt. Attraktiv bostadsort - Båda bolagen har som målsättning att när något arbete planeras att tänka på att detta bidrar till ortens attraktivitet. Några exempel på det är byggnationen av pumphuset som uppfördes i form av en modell av Hävringe. Ett annat har varit att erbjuda gratis Wifi för badgästerna på Jogersö. Även om den tjänsten kommer att utvärderas om det verkligen tillhör bolagets uppgift eller istället påverkar konkurrensen negativt. Andra exempel är arrangemangen med Ljus och Värme, loppmarknaden på torget, midsommarfirande på torget m m. Hållbar utveckling - Energibesparing en viktig aktivitet för hållbar utveckling där båda bolagen jobbar aktivt med att minska energiförbrukningen inom både allmännyttan och kommunfastigheter. Även ett bättre utnyttjande av spillvärmen från SSAB har prioritet där sammankoppling med Nyköping som ett alternativ. Andra aktiviteter är installationen av ett vindkraftverk och solcellsanläggning i Fiskahamnen samt inköp av en elbil. Bolagen har även handlat upp all el som förbrukas under år 2014 som till 100 % är baserad på vattenkraft. Inför 2015 har bolagen och kommunen genomfört en ny elupphandling som också innebär 100% förnyelsebar el. Specifika ägardirektiv Kustbostäder AB 1. Kustbostäder ska fortsätta att bygga minst två hissar per år i det befintliga fastighetsbeståndet. Alternativt genomföra andra bostadsanpassningar för ökad tillgänglighet, till exempel anlägga marklägenheter. Under året har tre hissar på Hagvägen installerats. Ägardirektivet anses uppnått.

16 2. Kustbostäder ansvarar för utförandet av städning av kommunens lokaler. Städningen genomförs i enlighet med de upprättade städavtal och bolagets uppfattning är att uppdraget fungerar bra. Ägardirektivet anses uppnått. 3. Kustbostäder ansvarar för all fastighetsförvaltning av kommunens fastigheter. Uppdraget har under åren successivt försvårats då kommunens ekonomi inte har gett utrymme att satsa på underhåll av kommunens fastigheter, vilket nu innebär en kraftig ökning av reparationen som ger ökade kostnader och gör det svårare för förvaltningsorganisationen att planera arbetet. Men i budget för 2015 är det lagt en högre underhållsbudget som om några år kan ge en positiv påverkan. Ägardirektivet anses uppnått men har inte kunna leverares med den kvalitet som önskas beroende på det ett stort behov av underhåll. 4. Kustbostäder ska ha regelbundna och goda kontakter med kommunens socialtjänst. Bolagets sociala ansvar skall kombinera koncernnytta med en affärsmässighet. Uppdraget har blivit svårare då bolaget inte alltid kan möte det behov som finns och här uppstår ibland diskussioner och prioriteringar där hänsyn till bolagets hyresgäster ibland gör att kommunens behov inte alltid går att tillfredsställa. Ägardirektivet anses uppnått utifrån de förutsättningar som just nu råder på hyresmarknaden. 5. Kustbostäder ska starta en process för att se över möjligheterna att tillskapa nya hyresrätter och under 2014 återkomma med en rapport till kommunstyrelsen där olika alternativa förslag för detta presenteras. Under året har styrelsen arbetet med frågan och det finns en plan framtagen som nu bolaget fortsätter att arbete efter. Ägardirektivet anses uppnått. 6. Kustbostäder ska följa kommunens renhållningsordning och avfallsplan samt genomföra de åtgärder/aktiviteter som bolaget enligt planen ansvarar för. Kustbostäder har under året haft en aktiv roll i arbetet med nya avfallsplanen. Som exempel pågår flera informationskampanjer i hyresgästtidningen samt underlätta för hyresgästerna att sortera soporna. Ägardirektivet anses uppnått. 7. Kustbostäder ska för kommunuppdragen arbeta fram en effektiviseringsplan för åren Planen ska redovisas för Kommunstyrelsen : Det har arbetats fram en energieffektiviseringsplan plan för respektive verksamhet. Underlaget har presentetrats i mål och budgetprocessen. För genomförandet så behövs en tät dialog då flera av de långsiktliga besparingarna kräver någon form av investering. Det behövs också en tydlig överenskommen uppdragsbeskrivning av vad som skall levereras, vilket idag saknas för båda uppdragen. Ägardirektivet anses uppnått Oxelö Energi AB 1. Oxelö Energi ska fortsätta utbyggnaden av stadsnätet med en målsättning att ha byggt ut en infrastruktur så att den når minst 90 % av samtliga hushåll senast år 2020, delmål är att 80 % ska ha möjlighet att ansluta sig till stadsnätet år 2016 : Med ovan definition är det bolagets uppfattning att målet redan är uppfyllt. Det arbete som återstår nu är att få upp antalet aktiva användare, vilket är en kritisk framgångsfaktor för den långsiktliga ekonomin för stadsnät affären. Ägardirektivet anses uppnått.

17 2. Utbyggnaden av fjärrvärme ska fortsätta och bolaget ska aktivt arbeta för att hitta lösningar för att ansluta fler villor, som inte har vattenburen värme, till fjärrvärmenätet. : Under året har det anslutit ett antal befintliga radhus och villor, samt förberett att ansluta 14 nybyggda radhus på Femöre. Dock har inga villor som är uppvärmda med direktel anslutits då elpriserna är så pass låga att det inte motiverar kunden att göra den investeringen. Ägardirektivet är inte uppnått i enlighet med ambitionen, beroende på att alternativet med direktel är så pass billig och kostnaden för omställning till fjärrvärme är för stor i förhållande till vinsten för kunden. 3. Bolaget ska fortsätta arbetet för att hitta andra former att utnyttja den överskottsenergi som genereras på SSAB. : Under året har diskussioner förts med en entreprenör angående en växthusodling där spillvärme från SSAB skulle vara värmekällan. Ägardirektivet anses uppnått även om det inte har resulterat i någon ytterligare spillvärmekund. 4. Bolaget ska aktivt arbeta för att stödja kunder i arbetet med att energieffektivisera sin bostad, sina lokaler eller verksamheter. : Detta arbete bedrivs utifrån uppdraget med energirådgivningen. Under året har 85 st rådgivningar, 3 st föresläsningar om energibesparingar och 4 st event genomförts. Ägardirektivet anses uppnått. 5. Bolaget ska öka takten i upprustningen av VA nätet för att säkra vattenförsörjningen med målsättningen är att hålla en förnyelsetakt på 50 år. Under året har det gjorts en omprioritering då det varit många andra stora pågående projekt med dels en utbyggnad av VA nätet samt en ombyggnad av reningsverket varför det inplanerade utbytesjobbet inte drogs igång. Men det kommer genomföras under nästa år istället. Ägardirektivet är inte uppnått p g a en omprioritering som beslutats av företagsledningen. 6. Bolaget ska ta en aktiv del i att verka för att få etableringar av vindkraft i kommunen. : Under året har ett minivindkraftverk uppförts samt solceller för elproduktion, på en husfasad. Ägardirektivet anses uppnått. 7. Bolaget skall ordna och administrera en städdag en gång om året. Den årliga städdagen ska samordnas med Håll Sverige Rent kampanjens Skräpplockardag. : Städdagen är genomförd. Ägardirektivet anses uppnått. 8. Bolaget ska följa och aktivt genomföra kommunens renhållningsordning och avfallsplan. Bolaget driver denna fråga aktivt och totalt har ca 30 olika aktiviteter tagits fram varav ca. hälften är genomförda. Detta arbete bedrivs i samarbeta med Kustbostäder och kommunen. Ägardirektivet anses uppnått. 9. Bolaget ska arbeta för att utveckla fjärrvärmeverksamheten med den långsiktliga inriktningen att, om det finns affärsmässiga och tekniska förutsättningar, koppla ihop Oxelösund och Nyköpings fjärrvärmesystem. Dialogen med SSAB och Vattenfall fortsätter och tagit ytterligare några steg i rätt riktning även om det återstår mycket arbete innan ett färdigt koncept är framtaget. Ägardirektivet anses uppnått. Ekonomi Båda bolagen går bättre än budget och det beror dels på att kostnaderna följer budget medan intäkterna överstiger budget något samt att ändringen av

18 komponentredovisning höjer resultaten för båda bolagen. (hänvisning till årsredovisningen) Kommunikation med revisorer och lekmannarevisorer Bolagen har haft 2 st möten med lekmannarevisorerna med genomgång av läget för bolagen samt diskussion om några i förväg anmälda frågeställningar. Bolaget har en tät dialog med revisorn och det har under året varit 4 st möten förutom de genomgångar som revisorerna haft på plats vid revisionerna i samband med hel och delår. Ärenden till KS/KF Under året har det lyfts några frågeställningar angående delägaskapet i Bixia. Men i övrigt inga större principiella frågor. Miljö Bolaget har en tillståndspliktig verksamhet i reningsverket och samtliga gränsvärden och riktvärden har kunnat innehållas. Framtid De senaste åren har kunskapen om dokumenthantering ökat inom bolagen och därmed också påvisat på att det finns behov att förbättra strukturen och systematiken inom detta område. Ett annat område som kräver mer uppmärksamhet är att försöka identifiera var det finns en potentiell risk för en långtidssjukskrivning innan den uppstår. Då det i dag tar mycket kraft och tid för bolaget samt blir en stor olägenhet för den som drabbas. Att för Kustbostäder hitta en systematik i förnyelsen av bostadsbeståndet där det alltid ska finnas ett nyproduktionsprojekt som är på gång. Antingen i planeringsfasen eller under genomförande. En viktig fråga för Oxelö energi är att komma till ett avgörande läge om fjärrvärmeledningen till Nyköping skall byggas eller ej. Samt för båda bolagen behålla en god ekonomi som är i balans och en verksamhet som utvecklas och körs effektivt. Kommunalt ändamål Inom flera områden så har bolagen och kommunen är tät dialog dels via moderbolaget Förab och regelbundna möten med kommunledningen samt att bolaget finns representerad i kommunen koncernledning. Vilket sammantaget gör att det är korta kommunikationsvägare mellan kommunen och ledning för bolagen. Dessa korta kommunikationsvägar kan också innebära en risk i att bolagen gör mer än vad som de har i uppdrag vilket bolagsledningen men även dess styrelser bör ha under uppsikt.

19

20