STYRELSESAMMANTRÄDE. (Har rätt att närvara)

Transkript

1 FÖRAB Kallelse 1 (1) Datum Catharina Fredriksson ordförande /Lisa Sollenborn STYRELSESAMMANTRÄDE DELGES ORDINARIE LEDAMÖTER Catharina Fredriksson Patrik Renfors Dag Bergentoft Birgitta Luoto Patrik Edström SUPPLEANTER (Har rätt att närvara) Björn Johansson Leif Thor Ingela Wahlstam SÄRSKILT KALLADE Charlotte Johansson, VD Förab Lisa Sollenborn, sekreterare Birger Svensson, ordförande Kustbostäder AB Sören Carlsson, ordförande Oxelö Energi AB Benita Wikström, tillträdande ordförande Oxelö Energi AB Per Alm, VD Kustbostäder och Oxelö Energi Tid och plats för Sammanträde: Onsdag 13 maj 2015 efter bolagsstämman som börjar kl Plats Sjögatan 28, Sammanträdesrum A Sammanträdets öppnande och fastställande av dagordning 2. Val av justerare 3. Föregående protokoll (bilaga) 4. Ordförande och vice ordförande 5. Val av sekreterare 6. Firmateckning (bilaga) 7. Arbetsordning för styrelsen (bilaga) 8. Instruktion för VD (bilaga) 9. Attestreglemente (bilaga) 10. Ekonomiskt utfall (bilaga) 11. Avkastningsplan, informationspunkt 12. Ägardirektiv (bilaga) 13. Information/lägesrapport dotterbolagen 14. Utbildning nya styrelsen 15. Informationssammanträde om koncernen 16. Övriga frågor 17. Avslutning OXB200 v Kallade Peter Söderman och Magnus Pettersson kallade kl för punkten avkastningsplan. Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Kustbostäder i Oxelösund AB Sjögatan (vx) Oxelösund Oxelösund (fax) kundcenter@oxelosund.se

2 FÖRAB Sammanträdesprotokoll Blad 1 OXELÖSUNDS KOMMUNS FÖRVALTNINGS AB Sammanträdesdatum Tisdag 7 april, kl Sjögatan 28, Sammanträdesrum A 319 Beslutande Catharina Fredriksson, ordförande Patrik Renfors Dag Bergentoft Berit Karlsson Bo Jender Övriga deltagare Leif Thor Birger Svensson, från kl Charlotte Johansson, VD Förab Per Alm, VD dotterbolagen Underskrifter Sekreterare Charlotte Johansson Paragrafer 1-12 Ordförande Catharina Fredriksson Justerande.. Dag Bergentoft Justerandes sign Utdragsbestyrkande

3 FÖRAB Sammanträdesprotokoll Blad 2 Sammanträdesdatum OXELÖSUNDS KOMMUNS FÖRVALTNINGS AB Mötets öppnande Ordföranden förklarar mötet öppnat. 2 Val av justerare Dag Bergentoft utses att justera dagens protokoll. 3 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställs. 4 Föregående protokoll Föregående styrelseprotokoll läggs till handlingarna. 5 Bolagsstyrningsrapporter 2014 Dnr Förab VD för Kustbostäder AB och Oxelö Energi AB redogör för bolagsstyrningsrapport VD för FÖRAB redogör för moderbolagets bolagsstyrningsrapport. Det är första gången bolagsstyrningsrapporter tas fram. Syftet är att ge ägaren relevant information om hur styrningen fungerar samt öka transparensen i verksamheten. Styrelsen godkänner rapporterna och översänder de till Kommunstyrelsen. 6 Årsredovisning 2014 Dnr Förab VD för Kustbostäder AB och Oxelö Energi AB samt VD för FÖRAB redogör för årsredovisningen Oxelö Energi har lämnat ett koncernbidrag om 2,2 mkr vilket FÖRAB har tagit emot. Styrelsen fastställer årsredovisningen för Ekonomiskt utfall Dnr Förab VD för Kustbostäder AB och Oxelö Energi AB samt VD för FÖRAB presenterar ekonomisk uppföljning för januari-februari Styrelsen lägger ekonomirapporten till handlingarna. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

4 FÖRAB Sammanträdesprotokoll Blad 3 Sammanträdesdatum OXELÖSUNDS KOMMUNS FÖRVALTNINGS AB Information/lägesrapport från dotterbolagen VD för dotterbolagen informerar om följande: Oxelö Energi AB - Ekonomiskt utfall och kommentarer kring årsbokslutet - Ekonomiskt utfall per februari Ledningen till vattentornet kommer att bytas ut som en del i förnyelsen av VA-nätet. Budgeterad kostnad är 1,9 mkr. - Bixias resultat 2014 är lägre än föregående år beroende på minskad försäljning och lägre elpriser. - Bixia ProWins resultat 2014 är lägre än föregående år på grund av lägre elpriser samt att en nedskrivning har genomförts. - Diskussioner med Nyköping pågår om samarbete kring VA-verksamheten. - VA Västra Femöre följer plan. - Anslutning av VA på Tallholmen diskuteras. - Principer för taxor 2016, en översyn pågår. Kustbostäder AB - Ekonomiskt utfall och kommentarer kring årsbokslutet. - Ekonomiskt utfall per februari Prioriterade arbeten utifrån projektet nyproduktion. - Hissprojekt i kvarteret Flädern. - Förändringar gällande Hantverkshuset. Styrelsen tackar för rapporten. 9 Avkastningsplan En rapport har tagits fram avseende avkastningsplan för kommunens bolag. Materialet har diskuterats både i styrelsen för Kustbostäder AB och Oxelö energi AB. Materialet kommer att utvecklas vidare efter synpunkter som framkommit och återkommer till FÖRAB för vidare diskussion och bearbetning. 10 Återrapport uppdrag om redovisning bolagskoncernen VD informerar vad gäller redovisningen av bolagskoncernen och möjligheten att redovisa Hamnen som ett intressebolag. Styrelsen tackar för informationen. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

5 FÖRAB Sammanträdesprotokoll Blad 4 Sammanträdesdatum OXELÖSUNDS KOMMUNS FÖRVALTNINGS AB Hantering av nya styrdokument Kommunfullmäktige har antagit nya styrdokument för bolagen, bolagsordning, företagspolicy och ägardirektiv. FÖRAB har varit delaktig i processen. De nya styrdokumenten kommer att överlämnas till FÖRAB på stämman Styrelsen enas om inriktningen att redan nu, i väntan på stämman, arbeta utifrån de nya dokumenten. 12 Avslutning Ordförande konstaterar att det är styrelsens sista sammanträde med nuvarande sammansättning och tackar styrelsen, VD för FÖRAB och VD för dotterbolagen för väl utfört arbete under den gångna mandatperioden. Sammanträdet förklaras avslutat. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

6

7 FÖRAB Firmateckning Bolagets firma tecknas förutom av styrelsen i förening, också av styrelsens ordförande Catharina Fredriksson eller vice ordförande Patrik Renfors, i förening med verkställande direktören Charlotte Johansson samt av verkställande direktören Charlotte Johansson beträffande löpande förvaltningsåtgärder enligt kap 8 36 i aktiebolagslagen.

8 FÖRAB ARBETSORDNING FÖR STYRELSEN I OXELÖSUNDS KOMMUNS FÖRVALTNINGS AB Denna arbetsordning har antagits av styrelsen i Oxelösunds kommuns förvaltnings AB X och gäller till och med första sammanträdet efter årsstämman år Styrelsens uppgifter a) enligt aktiebolagslagen (ABL) Styrelsen svarar för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Styrelsen ska se till att bolagets organisation är utformad så att bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kan kontrolleras på ett betryggande sätt. Styrelsen ska fortlöpande bedöma bolagets och koncernens ekonomiska situation. Styrelsen ska meddela skriftliga instruktioner för när och hur sådana uppgifter som behövs för styrelsens bedömning ska samlas in och rapporteras till styrelsen. Styrelsen ska i skriftliga instruktioner ange arbetsfördelningen mellan styrelsen och VD. Styrelsen ska årligen fastställa en skriftlig arbetsordning för sitt arbete. b) enligt bolagsordningen/ ägardirektiv/företagspolicy Styrelsen ska se till att samordning och ett optimalt resursutnyttjande sker inom den kommunala bolagskoncernen samt även mellan bolagskoncernen och kommunen med iakttagande av kommunal likställighets- och självkostnadsprincip. Förab är ägare till dotterbolagen och dess styrelse har att besluta om utfärdande av ägardirektiv. VD i Förab är kommunchefen. 2 Ordförandens uppgifter Ordföranden ska leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsen fullgör de uppgifter som ankommer på den. Ordföranden ska se till att styrelsearbetet bedrivs på ett ordnat och rationellt sätt. Ordföranden ska se till att sammanträden hålls i enlighet med arbetsordningens bestämmelser och i övrigt när det behövs. Ordföranden ska kalla till sammanträde om styrelseledamot eller VD begär det. Ordföranden ska se till att ärenden som bör behandlas av styrelsen läggs fram för styrelsen. Ordföranden ska se till att ärendena är beredda på ett tillfredsställande sätt. Ordföranden ska se till att samtliga ledamöter bereds tillfälle att delta i ärendenas behandling och att samtliga ledamöter erhåller tillfredsställande beslutsunderlag. Ordföranden ska kontinuerligt - följaktligen även mellan sammanträdena - i erforderlig omfattning lämna ledamöterna upplysningar rörande bolagets förhållanden, verksamhetens gång och viktigare händelser. Ordföranden ska bevaka att styrelsens beslut verkställs och på vilket sätt detta sker. Ordföranden ska i samråd med VD se till att nya styrelseledamöter och suppleanter introduceras i styrelsens arbete och bolagets verksamhet.

9 FÖRAB 3 Tid för styrelsesammanträde Styrelsen ska sammanträda minst fyra gånger per år. Vid årets sista sammanträde ska styrelsen fastställa preliminära sammanträdesdagar för det kommande året. 4 Kallelse till sammanträde Kallelse sker genom ordförandens försorg. Kallelsen ska tillställas ledamöter och suppleanter senast en vecka före sammanträde. Till kallelsen ska fogas dagordning och beslutsunderlag. 5 Dagordning Dagordning, som ska bifogas kallelsen enligt 4, ska i förekommande fall innehålla följande rubriker: Mötets öppnande Val av justerare Fastställande av dagordning Protokoll från föregående möte Beslutsärenden Anmälningar/information/rapporter Ekonomisk rapportering enligt 9 Balanslista Övriga frågor 6 Beredning av ärenden Ärendena bereds av ordföranden och VD samt vice ordförande i samråd eller av den eller de dessa bestämmer. Beredningen ska genomföras på sådant sätt att beslutsunderlaget hinner färdigställas inom den tid som anges i 4. I beslutsunderlaget som ledamöterna tillställs enligt 4 ska ärendet redovisas. Det ska framgå vilka problem och risker som kan finnas, vilka handlingsalternativ som står till buds och konsekvenserna av dessa samt ett förslag till beslut. 7 Suppleanter Suppleanter ska kallas till styrelsens sammanträden i enlighet med 4. Enligt Kommunfullmäktiges beslut har suppleant som ej tjänstgör rätt att närvara och yttra sig vid styrelsesammanträde. 8 Protokoll Vid styrelsens sammanträden ska protokoll föras. I protokollet ska de beslut som styrelsen har fattat antecknas. Styrelsen ska utse en sekreterare som för protokoll. Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot utsedd av styrelsen.

10 FÖRAB Protokollet ska tillställas ledamöter och suppleanter senast två veckor efter sammanträdet. Protokollen ska föras i nummerföljd med löpande paragrafnumrering. Protokollen ska genom VD:s försorg förvaras brandsäkert. 9 Ekonomisk rapportering Vid varje styrelsesammanträde ska ekonomisk rapportering ske i enlighet med av styrelsen meddelade skriftliga instruktioner. Styrelsen ska på grundval av rapporteringen bedöma bolagets ekonomiska situation. 10 Offentlighet och sekretess Bolaget omfattas av bestämmelserna i 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen. Detta innebär att vad som föreskrivs i nämnda lag samt i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av handlingar gäller i bolaget samt att bolaget jämställs med myndighet vid tillämpning av offentlighets- och sekretesslagen. Dessa bestämmelser avser allmänhetens rätt att ta del av uppgifter i allmänna handlingar hos bolaget. Härutöver erinras styrelsens ledamöter och suppleanter om sin tystnads- och lojalitetsplikt som följer av aktiebolagslagen.

11 FÖRAB VD-INSTRUKTION Instruktionen för verkställande direktören (VD) i Oxelösunds kommuns förvaltnings AB, är fastställd av styrelsen , X och gäller tills vidare. Enligt 8 kap. 29 aktiebolagslagen ska VD sköta den löpande förvaltningen av bolaget enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. Nedanstående gäller VD i bolaget. Styrelsen kan dessutom meddela ytterligare riktlinjer och anvisningar för en del av VD:s verksamhet eller för särskilda fall. 1 Löpande förvaltning VD ska handha den löpande förvaltningen l bolaget, vilket omfattar att: Leda bolagets verksamhet. Verkställa styrelsens beslut. Fullgöra förhandlings- och informationsskyldighet enligt medbestämmandelagen (MBL). Besluta om tjänstledighet, semester, reseersättningar och extern utbildning för personalen. Besluta om uppsägning och omplacering av personal. Inom ramen för den löpande verksamheten ingå avtal där bolagets åtaganden inte överstiger femhundratusen kronor ( kronor) eller annars är av principiell betydelse eller av större vikt. I enlighet med av kommunfullmäktige beslutade riktlinjer placera bolagets likvida medel. I övrigt fatta de beslut och vidta de åtgärder som erfordras för den löpande förvaltningen av bolaget. 2 Bokföring och medelsförvaltning VD ska vidta de åtgärder som är nödvändiga för att bolagets bokföring ska fullgöras enligt lagen och för att medelsförvaltningen ska skötas på ett betryggande sätt. 3 Offentlighetsprincipen VD ska se till att bolaget följer bestämmelserna i Offentlighets- och sekretesslagen 2 kap. 3 om allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar. VD ska på bolagets vägnar fatta beslut enligt 6 kap. 2-3 och 6-9 Offentlighets- och sekretesslagen med hänvisningar. Styrelsen ska utse en ersättare att fatta beslut vid VD:s frånvaro. 4 Upphandling VD ska se till att bolaget följer bestämmelserna i lagen om offentlig upphandling (LOU).

12 OXELÖSUNDS KOMMUNS FÖRVALTNINGS AB Attester och fullmakter Styrelsebeslut x

13 OXELÖSUNDS KOMMUNS FÖRVALTNINGS AB Attest av leverantörsfakturor Som beslutsattestant för bolagets kostnader upp till kr förordas verkställande direktören. För kostnader över kr förordas ordförande i förening med VD.

14 OXELÖSUNDS KOMMUNS FÖRVALTNINGS AB Specificering för attest av leverantörsfakturor VD:s egna kostnader attesteras av styrelsens ordförande. Kostnader för styrelsens ordförande attesteras av vice ordförande. Kostnader för styrelsens vice ordförande attesteras av ordförande I attesträtten ingår beställningsrätt enligt angivna beloppsgränser. Kostnader ska rymmas inom budget, om inte diskuteras med ordförande. Kostnader för administration hanteras av Kustbostäder enligt avtal.

15 OXELÖSUNDS KOMMUNS FÖRVALTNINGS AB Lönehantering Löner utbetalas via filöverföring genom banken. Carina Berglund och Vuokko Kokko har behörighet att skicka filerna för utbetalning. Lönelistorna attesteras av personalchef, Annelie Löfstedt innan filen skickas.

16 OXELÖSUNDS KOMMUNS FÖRVALTNINGS AB Utbetalning Internetbanken Underlag för betalning erhålls Underlag har eller kompletteras med bokföringsorder Utbetalning direkt i Internet-banken sker två i förening enligt gällande fullmakt Registreras i IFS ekonomi av den som handhar huvudbokföringen

17 OXELÖSUNDS KOMMUNS FÖRVALTNINGS AB Behörighetsnivåer Internetbanken Två nivåer för behörighet Administratörsbehörighet: Annika Lindblom Annelie Fröjd Utföra betalningar två i förening: Annika Lindblom Annelie Fröjd Carina Berglund Anna Liljekvist Cecilia Kjellberg Vuokko Kokko Administratörsbehörighet innebär att enligt separat upprättad fullmakt göra förändringar i behörigheter.

18 Oxelösunds Kommuns Förvaltnings AB Org.nr Utfall Utfall MODERBOLAGETS RESULTATRÄKNING (KKR) Rörelsens intäkter Nettoomsättning 0 0 Rearesultat vid försäljning av aktier i dotterföretag 0 0 Summa intäkter 0 0 Rörelsens kostnader Övriga externa kostnader Personalkostnader Summa kostnader Rörelseresultat Resultat från finansiella poster Ränteintäkter och liknande resultatposter 5 0 Resultat från andelar i koncenföretag Räntekostnader och liknande resultatposter Resultat efter finansiella poster Skatt på årets resultat ÅRETS RESULTAT

19 Oxelösunds Kommuns Förvaltnings AB Org.nr Ingående Utgående balans balans MODERBOLAGETS BALANSRÄKNING (KKR) TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Finansiella anläggningstillgångar Andelar i koncernföretag Fordringar på koncernföretag Summa finansiella anläggningstillgångar Summa anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar Fordringar Oxelösunds Kommun, koncernkonto Skattefordringar Övriga fordringar 0 0 Summa kortfristiga fordringar Kassa och bank 0 0 Summa omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR

20 Oxelösunds Kommuns Förvaltnings AB Org.nr Ingående Utgående EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Bundet eget kapital Aktiekapital (5.000 aktier med kvotvärde 100 kr) Reservfond Summa bundet eget kapital Fritt eget kapital Balanserat resultat Årets resultat Summa fritt eget kapital Summa eget kapital Långfristiga skulder Skulder till Oxelösunds kommun Skulder till koncernföretag Summa långfristiga skulder Kortfristiga skulder Skulder Oxelösunds Kommun, koncernkonto 0 0 Skatteskulder 0 0 Övriga skulder 68 2 Summa kortfristiga skulder 68 2 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER

21 Företagspolicy för Oxelösunds kommun Dokumenttyp Fastställd av Beslutsdatum Reviderat Ägardirektiv Kommunfullmäktige Överlämnad på årsstämma Förab Dokumentansvarig Förvaring Dnr Lisa Sollenborn KS Dokumentinformation

22 Företagspolicy för Oxelösunds kommun 2 (7) Datum FÖRETAGSPOLICY FÖR OXELÖSUNDS KOMMUN Kommunallagen ställer krav på kommunalt inflytande och kontroll över all kommunal verksamhet, även den som ägs och bedrivs i bolagsform. De kommunalt ägda bolagen representerar stora tillgångar som kommunfullmäktige har ett politiskt och ekonomiskt ansvar för. Det kräver en löpande uppsikt över bolagens utveckling, resultat och ställning. Det är också viktigt att skapa likartade och goda förutsättningar för de verksamheter som Oxelösunds kommun äger och förvaltar oavsett den juridiska formen. Företagspolicyn beskriver kommunens relation till bolagen i bolagskoncernen. Alla bolag i koncernen ska fastställa och tillämpa policyn. 1 Definitioner Kommunkoncernen Med kommunkoncernen avses i denna policy Oxelösunds kommun, Oxelösunds kommuns förvaltnings AB, Kustbostäder i Oxelösund AB och Oxelö Energi AB. Bolagskoncernen Förab och de bolag som Förab äger. Moderbolag Bolag som äger annat bolag till mer än femtio procent eller på annat sätt ensamt har ett bestämmande inflytande över företaget. Dotterbolag Bolag som annat bolag äger till mer än femtio procent eller ensamt har ett bestämmande inflytande över företaget. Den totala kommunala organisationen Kommunkoncernen och övriga bolag som kommunen är delägare i. Ägardirektiv Komplement till bolagsordningen. Uttrycker ägarens förväntningar och krav på bolaget. Avkastning Definieras i avkastningsplanen. Vinstutdelning Den vinst som ägaren tar ut som utdelning efter beskattning. Koncernbidrag Ett bidrag mellan två företag inom en och samma koncern utan att det utgör betalning för någon prestation. Soliditet Hur stor andel av företagets tillgångar som finansieras med eget kapital. 2 Kommunen och dess bolag De kommunala bolagen finns till för att tillgodose behov för kommunens invånare. De är därför en del av den kommunala organisationen. Bolagen bildar en aktiebolagsrättslig koncern, med moderbolag och dotterbolag. Kommunen är direkt ägare endast av moderbolaget. Moderbolaget i sin tur äger dotterbolagen.

23 Företagspolicy för Oxelösunds kommun 3 (7) Datum Kommunfullmäktige och bolagen Kommunfullmäktige (KF) har det yttersta ägaransvaret för kommunens bolag. KF styr bolagen. Denna styrning sker i första hand genom ägardirektiv. Ägardirektiven ska bli föremål för beslut i bolagsstämman. I vissa fall ska de också föras in i bolagsordningen. KF:s ägardirektiv tar över eventuella andra direktiv från Kommunstyrelsen och moderbolaget. Vart och ett av bolagen har rätt att väcka ett ärende i fullmäktige. 4 Kommunstyrelsen och bolagen Kommunstyrelsen (KS) ska ha uppsikt över den kommunala verksamhet som bedrivs i bolag. KS har därför rätt att få all den information från bolagen som man behöver för detta. Bolagen erinras om att kommunstyrelsen enligt 6 kap. 1a Kommunallagen har att fatta årliga beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Bolagens styrelse ska årligen i årsredovisningen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa direktiv angivna syftet och ramarna med densamma. Uttalandet ska vara så utformat att den kan läggas till grund för lekmannarevisorns granskning liksom för kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap.1 och 1 a Kommunallagen. KS ska också styra över bolagen i de delar som förts över från KF i KS reglemente. Där framgår vilka viktiga frågor som ligger kvar hos KF. 5 Moderbolaget Moderbolaget är kommunens instrument för rationell styrning av bolagskoncernen. Moderbolagets styrning av dotterbolagen ska gå till på sådant sätt att den kan anses godkänd av KS. Detta förutsätter samråd och goda relationer. Moderbolaget ska ge ägardirektiv till dotterbolagen för att få den information som KS behöver. Moderbolaget ska ge denna information till KS på det sätt och vid de tidpunkter som KS bestämmer. KS kan även hämta information direkt från dotterbolagen. Moderbolaget ska ge ägardirektiv till dotterbolagen så att de följer de ägardirektiv som KF och KS ger.

24 Företagspolicy för Oxelösunds kommun 4 (7) Datum Delägda bolag Kommunstyrelsen ska ha tillsyn även över delägda bolag. Hur KS ska utöva kommunens ägarfunktion framgår av KS:s reglemente. 7 Kommunkoncernens revision Revisionen i kommunen och bolagen går till på olika sätt. Kommunens revisorer har ansvar för att kommunrevision, bolagsrevision och lekmannarevision samordnas på bästa sätt. Onödigt dubbelarbete ska undvikas. Lekmannarevisorerna ska i sin granskning, förutom vad i lag anges, söka utvärdera bolagets måluppfyllelse samt redovisa vad därvid framkommit i granskningsrapporten. Det åligger bolagens lekmannarevisorer att årligen i sin granskningsrapport särskilt yttra sig huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angivits i bolagsordningen och i detta ägardirektiv, liksom de kommunala befogenheterna som utgör ram för verksamheten. Lekmannarevisorerna ska snarast uppmärksamma KS på om bolagen brister i dessa avseenden. Kommunens lekmannarevisorer har i uppdrag att upphandla auktoriserade revisorer till de helägda kommunala bolagen. 8 Koncernnyttan Kommunen och dess bolag är en helhet som finns till för invånarna. Alla delar av kommunkoncernen ska sträva efter att helheten blir den bästa. Om en del kan få fördel av ett handlande som drabbar övriga delar negativt ska helhetens intresse gå först. 9 Samförstånd och acceptans Kommunen ska styra bolagen i samförstånd. Kommun och bolag ska visa acceptans och respekt för varandras roller. 10 Särskilda relationsfrågor a) KF utser ombud och ombudsersättare till årsstämma i moderbolaget och dotterbolagen. b) Ombud enligt punkt 10a till årsstämma får erforderlig fullmakt och instruktioner från KF. Till annan stämma än årsstämma, har KS rätt att besluta om ombudsinstruktioner. c) Kommunen ska få bolagens årsredovisningar, revisionsberättelser och kommunrevisorernas granskningsrapporter så snart de är färdiga.

25 Företagspolicy för Oxelösunds kommun 5 (7) Datum d) När kommunen fått handlingarna i c) men senast 30 juni ska ett för bolagskoncernen gemensamt informationsmöte hållas för KF. Mötet ska anordnas på ett sådant sätt att allmänheten är särskilt inbjuden. Moderbolaget ska anordna detta i samråd med kommunen. Vid sammanträdet ska ordförande och vice ordförande, verkställande direktör, revisorer och lekmannarevisorer i möjligast mån närvara och besvara frågor om bolagens verksamhet. Frågor ska ej besvaras om därigenom skulle röjas uppgifter som enskild ej äger rätt att ta del av. e) Bolagen ska ge KS den information KS behöver för att upprätta den sammanställda redovisningen enligt lagen om kommunal redovisning. f) KF beslutar om arvode och andra ersättningar som ska utgå till styrelseledamöter, lekmannarevisorer och suppleanterna för dessa. g) Bolagen ska ha en affärsmässig inriktning inom den ram som lagar och förordningar utgör. Samtidigt kräver koncernnyttan en god samordning mellan de olika delarna i kommunkoncernen. 11 Budget och verksamhetsplan Bolagen ska årligen fastställa en verksamhetsplan för de närmaste tre räkenskapsåren varav det första detaljplaneras och budgeteras. Fastställd verksamhetsplan ska tillställas KS senast januari aktuellt budgetår. I verksamhetsplanen ska en tydlig koppling finnas till kommunens vision, kommunmål och prioriteringar, som antas årligen av KF. 12 Bolagens redovisningsskyldighet Bolagen ska utifrån sina verksamhetsplaner per augusti och december redovisa hur bolagen bidrar till att kommunövergripande mål och prioriteringar uppnås. Dotterbolagen ska till KS redovisa sin ekonomi per april, augusti, oktober och december. För moderbolaget gäller att ekonomin redovisas per augusti och december. Bolagen ska i övrigt på sätt och vid tidpunkter som KS begär lämna information rörande uppdragets verksamhet. 13 Insyn, uppsikt och samråd Kommunstyrelsen utövar kommunens styrfunktion över bolaget i de avseenden som anges i KS reglemente och i kommunens antagna företagspolicy. KS äger rätt att genom utsedd eller utsedda personer närhelst den så önskar ta del av bolagets räkenskaper och övriga handlingar rörande uppdraget, vilket följer av KS uppsiktsplikt enligt 6 kap 1, Kommunallagen.

26 Företagspolicy för Oxelösunds kommun 6 (7) Datum Kommunstyrelsen ska i övrigt ges den information som är nödvändig och tillställas de handlingar som KS begär. Karaktären och omfattningen av den fortlöpande informationen ska fastställas efter samråd med bolagets styrelse. Kommunstyrelsens granskningsrätt och bolagets informationsskyldighet omfattar ej handling eller förhållanden för vilket sekretess gäller enligt lag. Kommunen och bolaget ska hålla varandra informerade om alla förhållanden rörande denna policy i syfte att gemensamt uppnå bästa resultat. Kommunrevisionens granskning av bolaget fullgörs av de av KF utsedda lekmannarevisorerna i bolaget. 14 Informationsskyldighet Bolagen ska hålla kommunen väl informerad om sin verksamhet. Det åligger bolaget att till kommunen snarast översända: a) protokoll från bolagsstämma, b) protokoll från styrelsemöte, c) bolagets årsredovisning, d) revisionsberättelse, e) granskningsrapport. Innehåller protokoll, som ska översändas till kommunen, uppgift av sådant slag att bolaget ej är skyldigt att tillhandahålla enskild handling, vari uppgiften återfinns, äger bolaget rätt att utesluta uppgiften. Av översänt material ska framgå att sådan åtgärd vidtagits. 15 Kallelse av suppleanter med mera Suppleant ska alltid kallas till styrelsesammanträde. Suppleant har rätt att yttra sig vid styrelsesammanträde även om vederbörande ej ersätter ledamot. Närvarande suppleant, som ej ersätter ledamot, har att iakttaga motsvarande tystnadsplikt som gäller för ledamot. 16 Kommunens styrdokument Kommunens policys, riktlinjer och övriga styrdokument gäller i tillämpliga delar också för bolagen. 17 Upphandling I den mån detta låter sig göra ska bolaget medverka i samordning av kommunens och övriga företags upphandling.

27 Företagspolicy för Oxelösunds kommun 7 (7) Datum Tolkningsmotsättningar Skulle kommunens och bolagets ombud inte kunna enas om innebörden av skrivning eller annat i dessa eller andra ägardirektiv avgör Kommunstyrelsen den fråga, om vilken olika meningar råder. Vid tolkning av ägardirektiven företräds kommunen av kommunchefen eller den Kommunstyrelsen genom beslut sätter i kommunchefens ställe. Bolaget företräds av dess VD eller den som bolagsstyrelsen utser.

28 Ägardirektiv Oxelösunds kommuns förvaltnings AB, Förab Dokumenttyp Fastställd av Beslutsdatum Reviderat Ägardirektiv Kommunfullmäktige Överlämnad på årsstämma xx Dokumentansvarig Förvaring Dnr Lisa Sollenborn KS Dokumentinformation

29 Ägardirektiv FÖRAB Organisationsnr Datum (3) Ägardirektiv för Oxelösunds kommuns förvaltnings AB, FÖRAB Bolaget som organ för kommunal verksamhet Bolaget är organ för kommunens verksamhet och således underordnat Oxelösunds kommun. Bolaget står i sin verksamhet under Kommunstyrelsens uppsikt. Det ankommer på bolagets styrelse och verkställande direktör att följa utfärdade direktiv om de inte står i strid mot tvingande bestämmelser i Aktiebolagslagen eller annan lag eller författning. Direktiven lämnas till bolaget via årsstämma. Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet och bolagets förhållande till kommunen genom: a/ gällande bolagsordning, b/ företagspolicy, c/ gällande ägardirektiv, d/ av fullmäktige och av Kommunstyrelsen utfärdade särskilda direktiv, e/ förekommande avtal mellan kommunen och bolaget. Bolagets verksamhet Bolagets verksamhet ska följa det som finns angivet i bolagsordningen. Mål för bolagets verksamhet Ägarfråga att jobba med under Grundläggande principer för bolagets verksamheter Ansvaret för bolagets organisation tillkommer enligt Aktiebolagslagen bolagets styrelse. Styrelsen har att utforma organisationen så att de bästa förutsättningarna för bolagets ändamål och mål tillgodoses. Bolaget ska drivas enligt affärsmässiga grunder under iakttagande av det kommunala ändamålet med verksamheten och de kommunalrättsliga principer, som framgår av dessa direktiv. Syftet med att driva verksamheten enligt ovan, är att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för dem som utnyttjar bolagets tjänster utan att detta går ut över den kommunala organisationen. Koncernbidrag Kommunen ska erhålla utdelning från FÖRAB i enlighet med den avkastningsplan som Kommunfullmäktige har beslutat om. Bolagets styrelse beslutar efter samråd med Kommunstyrelsen om fördelning av koncernbidrag.

30 Ägardirektiv FÖRAB Organisationsnr Datum (3) Underställningsplikt Kommunfullmäktiges godkännande ska inhämtas avseende: a/ investeringar som överstiger 10 miljoner, b/ bildandet av eller förvärv av dotterbolag, c/ planer på ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet, d/ övriga frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt. Skulle olika meningar uppkomma i styrelsen, om frågan är av sådant slag att den ska underställas Kommunfullmäktige, ska samråd ske med Kommunstyrelsen. Verksamhetsplan och uppföljning Bolaget ska särskilt följa att kommunövergripande mål och prioriteringar implementeras i dotterbolagens verksamhetsplaner och samordna återrapportering/redovisning till Kommunstyrelsen. Direktiv till dotterbolag I enlighet med av Kommunfullmäktige antagen företagspolicy för kommunen och dess bolag, utfärdar bolaget direktiv för dess dotterbolags verksamhet. Sådana direktiv ska dessförinnan ha godkänts antingen av Kommunfullmäktige eller av Kommunstyrelsen beroende på om ärendetypen delegerats till Kommunstyrelsen eller ej. Bolaget tillser att sådant direktiv vidare fastställs genom årsstämmobeslut. Uppföljning av ägardirektiv Utöver vad som står i företagspolicyn om bolagens redovisningsskyldighet, ska dessa ägardirektiv som helhet följas upp en gång per år enligt tidplan och anvisningar från Kommunstyrelsen. Uppföljningen ska harmoniera med kommunens mål- och budgetprocess.

31 Ägardirektiv Kustbostäder i Oxelösund AB, KBAB Dokumenttyp Fastställd av Beslutsdatum Reviderat Ägardirektiv Kommunfullmäktige Överlämnad på årsstämma Dokumentansvarig Förvaring Dnr Lisa Sollenborn KS Dokumentinformation

32 Ägardirektiv KBAB Organisationsnr Datum (3) Ägardirektiv till Kustbostäder i Oxelösund AB Bolaget som organ för kommunal verksamhet Bolaget är organ för kommunens verksamhet och således underordnat Oxelösunds kommun. Bolaget står i sin verksamhet under Kommunstyrelsens uppsikt. Det ankommer på bolagets styrelse och verkställande direktör att följa utfärdade direktiv om de inte står i strid mot tvingande bestämmelser i Aktiebolagslagen eller annan lag eller författning. Direktiven lämnas till bolaget via årsstämma. Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet och bolagets förhållande till kommunen genom: a/ gällande bolagsordning, b/ företagspolicy, c/ gällande ägardirektiv, d/ av fullmäktige och av Kommunstyrelsen utfärdade särskilda direktiv, e/ förekommande avtal mellan kommunen och bolaget. Bolagets verksamhet Bolagets verksamhet ska följa det som finns angivet i bolagsordningen. Grundläggande principer för bolagets verksamhet Ansvaret för bolagets organisation tillkommer enligt Aktiebolagslagen bolagets styrelse. Styrelsen har att utforma organisationen så att de bästa förutsättningarna för bolagets ändamål och mål tillgodoses. Bolaget ska drivas enligt affärsmässiga grunder under iakttagande av det kommunala ändamålet med verksamheten och de kommunalrättsliga principer, som framgår av dessa direktiv. Syftet med att driva verksamheten enligt ovan, är att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för dem som utnyttjar bolagets tjänster utan att detta går ut över den kommunala organisationen. Mål för bolagets verksamhet Ägarfråga att arbeta med under Övrigt Bolaget ska arbeta tillsammans med berörda nämnder för att skapa boendeformer för människor med behov av särskilt boendestöd. Särskild uppmärksamhet ska riktas på nämndernas behov i löpande verksamhet. Bolaget ska samarbeta med berörda nämnder och Arbetsförmedlingen för att kunna erbjuda arbetspraktikplatser och när det gäller att få personer med funktionsnedsättning, som medför nedsatt arbetsförmåga, i varaktig anställning.

33 Ägardirektiv KBAB Organisationsnr Datum (3) Minst två hissar per år ska byggas i det befintliga fastighetsbeståndet. Som alternativ kan andra bostadsanpassningar genomföras för ökad tillgänglighet, t.ex. anläggande av marklägenheter. Bolaget har under 2014 arbetat fram en effektiviseringsplan för kommunuppdragen. Åtgärder i effektiviseringsplanen ska genomföras under kommande år i dialog med respektive uppdragsgivare. Bolaget ska fortsätta påbörjad process att se över möjligheterna att tillskapa nya hyresrätter och återkomma med en rapport till Kommunstyrelsen där olika alternativa förslag för detta presenteras. Underställningsplikt Kommunfullmäktiges godkännande ska inhämtas avseende: a/ investeringar, som överstiger 10 miljoner, b/ bildandet av eller förvärv av dotterbolag, c/ planer på ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet, d/ övriga frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt. Skulle olika meningar uppkomma i styrelsen, om frågan är av sådant slag att den ska underställas Kommunfullmäktige, ska samråd ske med Kommunstyrelsen. Ekonomi Ägaren kommer att komplettera avsnittet när ny avkastningsplan är klar. Bolaget ska lämna förslag på nyckeltal som gör att ägaren kan bedöma om bolagets uppdrag genomförs kostnadseffektivt och med god kvalitet. Insyn och samråd Bolaget ska lämna förslag på nyckeltal som gör att ägaren kan bedöma om bolagets uppdrag genomförs kostnadseffektivt och med god kvalitet. Uppföljning och ändring av ägardirektiv Utöver vad som står i företagspolicyn om bolagens redovisningsskyldighet, ska dessa ägardirektiv som helhet följas upp en gång per år enligt tidplan och anvisningar från Kommunstyrelsen. Uppföljningen ska harmoniera med kommunens mål- och budgetprocess. Ändringar i ägardirektiven ska alltid föregås av dialog med bolaget och med god framförhållning om det förorsakar ökade kostnader för bolaget.

34 Ägardirektiv Oxelö Energi AB, OEAB Dokumenttyp Fastställd av Beslutsdatum Reviderat Ägardirektiv Kommunfullmäktige Överlämnad på årsstämma Dokumentansvarig Förvaring Dnr Lisa Sollenborn KS Dokumentinformation

35 Ägardirektiv OEAB Organisationsnr Datum (3) Ägardirektiv till Oxelö energi AB Bolaget som organ för kommunal verksamhet Bolaget är organ för kommunens verksamhet och således underordnat Oxelösunds kommun. Bolaget står i sin verksamhet under Kommunstyrelsens uppsikt. Det ankommer på bolagets styrelse och verkställande direktör att följa utfärdade direktiv om de inte står i strid mot tvingande bestämmelser i Aktiebolagslagen eller annan lag eller författning. Direktiven lämnas till bolaget via bolagsstämma. Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet och bolagets förhållande till kommunen genom: a/ gällande bolagsordning, b/ företagspolicy, c/ gällande ägardirektiv, d/ av fullmäktige och av Kommunstyrelsen utfärdade särskilda direktiv, e/ förekommande avtal mellan kommunen och bolaget. Bolagets verksamhet Bolagets verksamhet ska följa det som finns angivet i bolagsordningen. Grundläggande principer för bolagets verksamhet Ansvaret för bolagets organisation tillkommer enligt Aktiebolagslagen bolagets styrelse. Styrelsen har att utforma organisationen så att de bästa förutsättningarna för bolagets ändamål och mål tillgodoses. Bolaget ska drivas enligt affärsmässiga grunder under iakttagande av det kommunala ändamålet med verksamheten och de kommunalrättsliga principer, som framgår av dessa direktiv. Syftet med att driva verksamheten enligt ovan, är att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för dem som utnyttjar bolagets tjänster utan att detta går ut över den kommunala organisationen. Underställningsplikt Kommunfullmäktiges godkännande ska inhämtas avseende: a/ investeringar, som överstiger 10 miljoner, b/ bildandet av eller förvärv av dotterbolag, c/ planer på ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet, d/ beslut om taxor för VA och renhållning e/ information om fjärrvärme, elnät samt taxa för stadsnät d/ övriga frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt.

36 Ägardirektiv OEAB Organisationsnr Datum (3) Skulle olika meningar uppkomma i styrelsen, om frågan är av sådant slag att den ska underställas Kommunfullmäktige, ska samråd ske med Kommunstyrelsen. Mål för bolagets verksamhet Ägarfråga att arbeta med under Övrigt Bolaget ska samarbeta med berörda nämnder och Arbetsförmedlingen för att kunna erbjuda arbetspraktikplatser och när det gäller att få personer med funktionsnedsättning, som medför nedsatt arbetsförmåga, i varaktig anställning. För att säkra framtida vattenförsörjning ska VA-nätet hålla en förnyelsetakt på år. Ökat antal anslutna hushåll till fjärrvärmenätet. Utveckla fjärrvärmeverksamheten med den långsiktiga inriktningen, om det finns affärsmässiga och tekniska förutsättningar, koppla ihop Oxelösunds och Nyköpings fjärrvärmesystem. Stödja kommuninvånare och företagare i att energieffektivisera sin bostad, sina lokaler eller verksamheter. Verka för etablering av alternativa energikällor t.ex. vindkraft i kommunen. Ordna och administrerar en årlig städdag i anslutning till Håll Sverige Rent - kampanjens skräpplockardag. Ta fram en målbild för antalet aktiva användare av stadsnätet. Ekonomi Ägaren kommer att komplettera avsnittet när ny avkastningsplan är klar. Bolaget ska lämna förslag på nyckeltal som gör att ägaren kan bedöma om bolagets uppdrag genomförs kostnadseffektivt och med god kvalitet. Uppföljning och ändring av ägardirektiv Utöver vad som står i företagspolicyn om bolagens redovisningsskyldighet, ska dessa ägardirektiv som helhet följas upp en gång per år enligt tidplan och anvisningar från Kommunstyrelsen. Uppföljningen ska harmoniera med kommunens mål- och budgetprocess. Ändringar i ägardirektiven ska alltid föregås av dialog med bolaget och med god framförhållning om det förorsakar ökade kostnader för bolaget.