Sammanträdesprotokoll Avesta Vatten och Avfall AB Plats och tid Prästgatan 50, kl 13:15-16:15. Beslutande

Transkript

1 Plats och tid Prästgatan 50, kl 13:15-16:15 Beslutande Patrik Sundin (S), ordförande Tord Birgersson (V) Sten-Åke Mörk (S), ersättare för Mia Bergkvist (S) Gunnar Månsson (MP), ersättare för Mikael Karlsson (KL) Övriga deltagande Erik Nordén, VD Tommy Öijar, Vision Örjan Lindström, Kommunal Lennart Hammargren, kommunrevisionen Sören Aspgren, kommunrevisionen Åsa Mosell Lindstedt, sekreterare Utses att justera Gunnar Månsson (MP) Justeringens plats och tid Prästgatan 50, måndag 18 april, kl 13:00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer Ordförande Justerande Sammanträde ANSLAG Datum Anslag sätts upp Anslag tas ner Protokollets förvaring Åsa Mosell Lindstedt

2 Sida 2 ÄRENDELISTA 10 Information 3 11 Månadsrapport mars Svar - Kommunrevisionens granskningsrapport - Bolagets arbete med risker 6 13 Ändrat datum för styrelsemöte 8

3 Sida 3 10 Information Verksamhetsinformation Aktuella bolagsfrågor Pågående kommande investeringar, dnr VA 13/ Projektavstämning VA 2050 Informationen är flyttad till mötet i juni. VD informerar Rekryteringsläget Arbetsledare VA-verken klart, börjar i maj. VA-ingenjör klart, börjar i april. Drift och underhållsarbetare, pågår. Driftsansvarig VA-nät, pågår. VD redovisar skatter och avgifter Revisionsrapport VD går igenom rapporten. Ledamöterna ges möjlighet att ställa frågor. Samverkansprojekt Avesta-Hedemora-Säter VD ger en lägesrapport. Swecos beslutsunderlag beräknas vara klar i maj. Ett styrgruppsmöte hölls den 7 april och där beslutades att på nästa möte som är i augusti ska beslut fattas om hur man ska gå vidare. Samlokalisering av verksamheten i Avesta Vatten har tecknat hyresavtal med Gamla Byn avseende lokaler i Koppardalen. Mål och Budget Mål och indikatorer

4 Sida 4 10 (forts) Återvinning av hushållsavfall, genom materialåtervinning % % % Målnivå: Öka till Sverigesnitt senast 2018 (Sverigesnitt %) påbörjades utsortering av matavfall. Under 2016 kommer effekterna av detta att synas. För att ytterligare förbättra talet pågår arbetet med att arbeta fram en ny återvinningscentral. Denna är en viktig byggsten för att kunna förbättra utsorteringen av återvinningsmaterial från hushållen. Genomgång av kundenkät 2015 Dalarnas kommuner i samarbete med Dala Avfall gör vartannat år en kundenkät där man bl a mäter kundnöjdheten avseende avfallshantering. Mobilinsamling grovavfall, Daniel Zetreus informerar besöktes 15 platser och totalt hade man 306 besökare. Under 2016 vecka 22-24, planeras att besöka 8 platser, man har då valt de platser som haft flest besökare tidigare.

5 Sida 5 11 Månadsrapport mars 2016 Dnr VA 16/ Rapporten delas ut vid sammanträdet. VD Erik Nordén föredrar den ekonomiska rapporten efter mars 2016 för Avesta Vatten och Avfall AB. Ledamöterna ges möjlighet att ställa frågor. Beredning - :s månadsrapport mars beslutar - Månadsrapporten för mars 2016 godkänns.

6 Sida 6 12 Svar - Kommunrevisionens granskningsrapport - Bolagets arbete med risker Dnr VA 16/ Bolagets verksamhet styrs av det fastställda kommunala ändamålet, de ägardirektiv som beslutats av fullmäktige samt de lagar och regler som är tillämpliga för bolagets verksamhet. Dessa tre utgör i sig det ramverk som bolaget har att hålla sig inom. För styrning av verksamheten upprättar bolagets ledning årligen en verksamhetsplan som är baserad på detta ramverk. Verksamhetsplanen redovisas för styrelsen vid det årliga strategimöte som styrelsen har gemensamt med bolagets ledning, vanligtvis i juni månad. Då diskuteras även strategiska frågor som efterhand vävs in i verksamhetsplanen förutsatt att de ryms inom ändamålet för bolagets verksamhet och ägardirektiven. KPMG har i sin rapport ansett att styrelsen ska vara drivande i framtagandet av bolagets verksamhetsplan och att planen ska beslutas av styrelsen. Det framgår av förordet till bolagets verksamhetsplan att Verksamhetsplanen visar den övergripande färdriktningen i som gäller för alla medarbetare samt att Underlag för arbetet har varit ägardirektiv, bolagsordning, visioner och mål för kommunen, omvärldsanalys och beslutsunderlag för bildandet av bolaget. Verksamhetsplanen är ledningens styrinstrument och bolagets ledning redovisar regelbundet uppdateringar av verksamhetsplanen och det årliga utfallet till styrelsen. Styrelsens uppfattning är att det även i fortsättningen bör vara bolagets ledning som ska vara drivande vid framtagande av verksamhetsplanen och att den därefter fastställs av styrelsen. Internkontrollplanen fastställs årligen av styrelsen, hittills har ingen formell uppföljning skett genom att utfallet återrapporterats till styrelsen. KPMG rekommenderar i rapporten att återrapportering ska ske en gång per år. Styrelsen tar till sig förslaget och kommer fortsättningsvis följa upp internkontrollplanen en gång per år, lämpligtvis i samband med att uppföljning av efterlevnad av ägardirektiven sker. Förnyelseplan för ledningsnätet togs fram för åren under senhösten Åtgärdsplanen har reviderats varje år i samband med uppdateringen av verksamhetsplanen och VA Förnyelseplanen skulle ha reviderats senast hösten 2015, men detta har inte skett främst på grund av att många stora projekt har genomförts och prioriterats under Revidering av förnyelseplanen kommer att genomföras under 2016 och läggas fram i styrelsen för beslut senast hösten Styrelsen diskuterar förslag till svar. Kommunrevisionen

7 Sida 7 12 (forts) Beredning - Kommunrevisionens rapport 1 februari :s skrivelse beslutar - Att ställa sig bakom förslaget. - Svaret överlämnas till kommunrevisionen. Kommunrevisionen

8 Sida 8 13 Ändrat datum för styrelsemöte Mötet i juni är flyttat från den 8 juni till den 15 juni.