Sammanträdesprotokoll

Transkript

1 Sida 1 Plats och tid Konferensrum, Corneliusgatan 15, kl 16,10 18,05 Beslutande Laila Borger, Ordförande Rune Berg Roy Uppgård Kalle Hedin Kurt Kvarnström Ruth Johansson Leif Eriksson Bo Brännström Martti Hopponen Övriga deltagande Utses justera Örjan Bengs, ekonomichef, sekr Jan Näslund, VD Kjell Lindberg, Kommunal Ann-Christin Suneson, Vision Tommy Åhlberg, ekonom Avesta Kommun 17 Lars-Olov Eriksson Anders Eriksson Kurt Kvarnström Justeringens plats och tid Gamla Byn AB, Underskrifter Sekreterare Paragrafer Ordförande Justerande.. Anslag Sammanträde Gamla Byn AB Datum Anslags uppsättande Anslags nedtagande Protokollets förvaring Gamla Byn AB, Corneliusgatan Örjan Bengs

2 Sida 2 ÄRENDELISTA 15 Föredragningslista 16 Föregående protokoll 17 Ekonomiska rapporter 18 Marknadsrapporter 19 Granskning av bolagens arbete med risker 20 Forts byggnation i centrala Avesta 21 Försäljning Härden KPMG:s granskningsrapport 23 Informationer

3 Sida 3 15 Föredragningslista Ordförande föredrar föredragningslistan. fastställa föredragningslistan

4 Sida 4 16 Föregående protokoll Ordförande föredrar föregående protokoll. godkänna protokollet

5 Sida 5 17 Ekonomiska rapporter Tommy Åhlberg föredrar finansiell rapport per den 29 februari Örjan Bengs föredrar likviditetsrapport, resultatrapport, balansrapport och investeringsrapport per den 29 februari Styrelsen diskuterar rapporterna godkänna den finansiella rapporten godkänna likviditetsrapporten, resultatrapporten, balansrapporten och investeringsrapporten

6 Sida 6 18 Marknadsrapporter Örjan Bengs föredrar vakansrapporten för lägenheter per den 1 mars Vakansgraden är 2 st (0,2 %) för lägenheter varav 1 st lägenheter som Omsorgen tillsätter hyresgäster. Jan Näslund informerar om vakanserna i lokalerna. Styrelsen diskuterar marknaden. godkänna informationerna

7 Sida 7 19 Lekmannarevisionens granskning av bolagens arbete med risker Jan Näslund och Laila Borger överlämnar följande förslag till svar på Lekmannarevisionens granskning av bolagens risker. Yttrande över revisionens Granskning av Bolagens arbete med risker. - Styrelseordförandena saknar erfarenhet från Bolagsstyrelser samt det endast förekommit begränsade utbildningsinsatser för styrelsens ledamöter. Trots revisionens påpekande om fler styrelseledamöter är nya i styrelsen vill vi ändå påpeka det finns en bred kompetens och kunskap i styrelsen. Där finns ledamöter som varit eller är VD, f.d. riksdagsledamot, ledamot i SABO:s styrelse samt mångårig erfarenhet från politiskt arbete och externa styrelseuppdrag. - Bristerna är i mångt och mycket hänförliga till styrelsens arbete samt brister i VDs ledning och styrning av bolagen. Intern kontroll- redovisas årligen för styrelsens efter införandet Underhållsplaner lokaler- Våren 2015 införskaffades ett underhållssystem, inventering samt inmatning/inläsning av data till systemet har skett under hösten. Plan för utförande av 2016 års underhåll är framtagen delvis genom tidigare sätt samt från systemet. Till 2017 kommer även driftplaneringen (rondering) finnas i systemet. Underhållsplaner bostäder- Har funnits i vårt fastighetssystem sedan slutet av -90-talet. Policy- Bolagen kommer få delar av Avesta kommuns policys bolagsspecifika när IFOCUS införs under hösten Arbetsmiljöpolicy, Gemensam projektstyrningsmodell vid större projekt samt mutor- och bestickning blir bolagsspecifika. Verksamhetsplan- Kommer finnas för som revideras årligen. Verksamhetsuppföljning- finns sedan hösten 2015 Projekt- Kritiken avser 1 projekt som ej följde våra gängse normer då bolaget hade hyrt in konsult under tiden som ny projektledare rekryterades. Styrelsen diskuterar förslaget till svar. ställa sig bakom förslaget svaret överlämnas till Lekmannarevisionen delge svaret till Kommunstyrelsen

8 Sida 8 20 Forts byggnation i centrala Avesta Jan Näslund informerar om förslag på tomter i centrala Avesta. Det finns inga tomter som är byggklara utan först måste en detaljplaneändring göras innan byggnation kan påbörjas. Styrelsen diskuterar tomter i centrala Avesta som kan bebyggas och först står badhustomten där både Omsorgsstyrelsen och Bildningsstyrelsen är intresserade hyra bottenplanen i de tilltänkta husen. godkänna informationen

9 Sida 9 21 Försäljning av Härden 10 Jan Näslund informerar en intressent hört av sig för köpa en tomt för bygga modulhus men det inte längre är aktuellt. godkänna informationen

10 Sida KPMG:s granskningsrapport Örjan Bengs informerar om KPMG:s granskningsrapport av intern- och bokslutsgranskningen. Styrelsen diskuterar frågan godkänna informationen

11 Sida Informationer Jan Näslund redogör för planer till verksamhetsplan för år Ledningen skall ta fram förslag till verksamhetsplan under år Laila Borger föreslår en styrelseresa den 3 maj och ledningen kommer med förslag på tilltänkta resmål till nästa styrelsemöte. Styrelsen diskuterar olika förslag på orter som kan vara aktuella. Örjan Bengs informerar om läget för tvisten med Nya Byn Krylbo AB. Styrelsen diskuterar Nya Byn Krylbo AB. godkänna informationerna ge ledningen uppdrag komma med förslag till styrelseresa den 3 maj.