Sammanträdesprotokoll

Transkript

1 Sida 1 Plats och tid Konferensrum, Corneliusgatan 15, kl 17,50 19,00 Beslutande Roy Uppgård, kd Rune Berg, c Laila Borger, s Ordförande Kalle Hedin, s Kurt Kvarnström, s Eva Gustavsson, s Ruth Johansson, s Bo Brännström, fp Martti Hopponen, sd Övriga deltagande Örjan Bengs, ekonomichef, sekr Jan Näslund, VD, avvek från mötet kl 18,15 Kjell Lindberg, kommunal Ann-Christin Suneson, vision Henric Schef, Advokat 9 Utses justera Kurt Kvarnström Justeringens plats och tid Gamla Byn AB, Underskrifter Sekreterare Paragrafer 1-13 Ordförande Justerande.. Anslag Sammanträde Gamla Byn AB Datum Anslags uppsättande Anslags nedtagande Protokollets förvaring Gamla Byn AB, Corneliusgatan Örjan Bengs

2 Sida 2 ÄRENDELISTA 1 Föredragningslista 2 Föregående protokoll 3 Ekonomiska rapporter 4 Marknadsrapporter 5 Investering ny förskola Åvestadalsskolan 6 VD-instruktion 7 Arbetsordning för styrelsen samt instruktioner för ekonomisk rapportering fram till februari Äskande om medel för lekmannarevisionsgranskningen för år Nya Byn Krylbo AB 10 Bestämmelser om omställningsstöd och pension för förtroendevalda 11 Svar på remiss till Kommunstyrelsen angående Eva Thomsons medborgarförslag om kolonilotter 12 Informationer 13 Delgivningar

3 Sida 3 1 Föredragningslista Ordförande föredrar föredragningslistan. fastställa föredragningslistan

4 Sida 4 2 Föregående protokoll Ordförande föredrar föregående protokoll. godkänna protokollet

5 Sida 5 3 Ekonomiska rapporter Örjan Bengs föredrar finansiell rapport per den 31 december Örjan Bengs föredrar likviditetsrapport per den 31 december Styrelsen diskuterar rapporterna Örjan Bengs föredrar årsredovisning för räkenskapsår 2014 med förvaltningsberättelse, resultaträkning, balansräkning, finanseringsanalys, nyckeltal och fastighetsförteckning. För året finns inte VD har ordet med. Företaget använder för första gången huvudregelverket för redovisning K3 med bland annat komponentavskrivning. En komponent på ca 3 Mkr som enligt gamla principer redovisats som underhåll aktiverades av bolaget. Detta medför resultatet ökar med motsvarande summa och med detta blir resultatet kronor. Styrelsen diskuterar bokslutet Örjan Bengs redogjorde för avslutade investeringar för år 2014 Styrelsen diskuterade investeringarna godkänna den finansiella rapporten godkänna likviditetsrapporten godkänna bokslutet och årsredovisning för år 2014 samt föreslå årsstämman vinstmedlen disponeras i enlighet med förslaget i resultatdispositionen godkänna de avslutade investeringarna

6 Sida 6 4 Marknadsrapporter Örjan Bengs föredrar vakansrapporten för lägenheter per den 1 januari Vakansgraden är 9 st (0,9 %). Örjan Bengs informerar om vakanserna i lokalerna och vakansgraden är 1,5 % den 1 januari Styrelsen diskuterar marknaden godkänna informationerna

7 Sida 7 5 Investering ny förskola Åvestadalsskolan Jan Näslund föredrar förslag av ombyggnad av en del av Åvestadalsskolan till förskola som får 6 avdelningar på ca 1200 m². Den 18 mars 2014 tog styrelsen beslut starta projektering till en summa av 2,5 Mkr. Nu är det färdigprojekterat samt upphandlat enligt LOU. Det var sju företag som lämnade anbud vilket är otroligt bra siffra för bolaget. Investeringen är beräknad till 23,5 Mkr för färdigställa förskolan, till detta tillkommer det som styrelsen tidigare beviljat. Således kommer hela investeringen kosta 26 Mkr. bevilja ytterligare 23,5 Mkr till totalt 26 Mkr för investeringen under förutsättning hyresavtalet med Avesta kommun, Bildningsförvaltningen undertecknas för motsvarande investering

8 Sida 8 6 VD-Instruktion Laila Borger föredrar förslag till VD-instruktion och det är ingen ändring mot tidigare år. VD-instruktion Instruktion för verkställande direktören (VD) i Gamla Byn AB(bolaget) fastställd av bolagets styrelse Enligt 8 kap. 29 aktiebolagslagen (ABL) skall VD sköta den löpande förvaltningen av bolaget enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. På grund härav skall vad som nedan anges gälla för VD i bolaget. Härutöver gäller även andra riktlinjer och anvisningar som meddelas av styrelse för del av VD:s verksamhet eller för särskilt fall. 1 VDs ansvarsområde VD är ensam ansvarig inför styrelsen för bolagets kommersiella utveckling och detta även i de fall underlaget till besluten framtagits av medarbetare eller utomstående konsulter. VDs beslutanderätt är därför i princip endast begränsad av i styrelsens arbetsordning förbehållna åtgärder, samt av de lagar, förordningar och avtal, som har inflytande på verksamheten. Bolagsordningen jämställs med nyssnämnda regelverk. VDs ansvarsområde med tillhörande personella och materiella resurser omfar hela bolaget, hel- eller delägda dotterbolag, samt övriga engagemang utanför detta. 2 Löpande förvaltning VD skall handha den löpande förvaltningen i bolaget enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. 3 Brådskande ärenden VD skall fa beslut i förvaltningsfråga som annars ankommer på styrelsen besluta om, om styrelsens beslut inte kan avvaktas utan väsentlig olägenhet för bolagets verksamhet. I sådant fall skall styrelsen så snart som möjligt underrättas om åtgärden. 4 Bokföring och medelsförvaltning VD skall vidta de åtgärder som är nödvändiga för bolagets bokföring skall fullgöras i överensstämmelse med lag och för medelsförvaltningen skall skötas på ett betryggande sätt. 5 Offentlighetsprincipen VD skall på bolagets vägnar fa beslut enligt sekretesslagen med hänvisningar. Vid VD:s frånvaro fullgörs denna skyldighet av bolagets ekonomichef. 6 Underrättelse till styrelsens ordförande VD skall omedelbart underrätta styrelsens ordförande om anledning förekommer styrelsen tar ställning till viss fråga.

9 Sida 9 7 Rapportering VD skall fortlöpande informera styrelsen om förhållandena i bolaget. Ekonomisk rapportering skall ske i enlighet med särskilda av styrelsen fastställda instruktioner enligt 8 kap. 4 ABL. Rapporter om bolagets förhållanden i övrigt skall lämnas vid varje styrelsesammanträde. Det åvilar VD halvårsvis rapportera personalens sjukfrånvaro, läget i aktuella rekryteringar samt marknadsläget för externa leverantörer. Dessutom skall VD årligen rapportera löneläget i respektive befning och för respektive kön samt hur jämställdhets- och arbetsmiljöarbetet bedrivs. 8 Beredning av ärenden VD skall i samråd med styrelsens ordförande bereda styrelsens ärenden och föredra dessa vid styrelsens sammanträden. 9 Kontroll och tillsyn VD skall i erforderlig omfning utöva kontroll och tillsyn över bolagets personal. 10 Delegation VD har rätt inom ramen för sin behörighet delegera beslutanderätt till annan befningshavare inom bolaget. VD ansvarar för beslut fade med stöd av delegation. VD får även inom ramen för sin behörighet utfärda fullmakt. Det åvilar VD kontrollera hur överförda befogenheter utnyttjas. godkänna VD-instruktionen för år 2015

10 Sida 10 7 Arbetsordning för styrelsen samt instruktioner för ekonomisk rapportering fram till februari 2016 Ordförande Laila Borger föredrar förslag till arbetsordning för styrelsen samt instruktioner för ekonomisk rapportering fram till februari Arbetsordning för styrelsen i Gamla Byn AB, reg.nr Denna arbetsordning har antagits av styrelsen i Gamla Byn AB och gäller till och med februari månad år Bolaget Gamla Byn AB Verksamhet Bolaget skall äga och uppföra fastigheter i Avesta kommun inom ramen för kommunens ägarpolicy. Bolaget skall vara kommunkoncernens gemensamma fastighetsförvaltare. Ändamål Bolagets ändamål skall vara enligt god teknisk praxis och gällande hyreslagstiftning samt med optimalt resursutnyttjande verka för tillgodose behovet av bostäder och lokaler inom Avesta kommun. Bolagets verksamhet skall vara självfinansierad. Bolaget skall eftersträva en hyressättning som utöver självfinansiering möjliggör utdelning på tillskjutet kapital motsvarande skälig ränta. Uppkommer vinst härutöver skall den balanseras i ny räkning. Vision Bolagets vision skall vara: Gamla Byn AB skall vara förstahandsvalet vid val av lägenheter och lokaler i Avesta kommun Affärsidé Bolagets affärsidé skall vara: Vi skall på ett aktivt och affärsmässigt sätt erbjuda lägenheter och lokaler så alla kunder upplever vår produkt och vår service som det bästa alternativet 1 Styrelsens uppgifter enligt aktiebolagslagen (ABL) Styrelsen svarar för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Styrelsen skall se till bolagets organisation är utformad så bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kan kontrolleras på ett betryggande sätt. Styrelsen skall fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation. Styrelsen skall meddela skriftliga instruktioner för när och hur sådana uppgifter som behövs för styrelsens bedömning skall samlas in och rapporteras till styrelsen. Styrelsen utövar erforderlig kontroll över hur verkställande direktören handhar den löpande förvaltningen. Styrelsen skall årligen fastställa en skriftlig arbetsordning för sitt arbete. Styrelsen skall årligen i skriftliga instruktioner ange arbetsfördelningen mellan styrelsen och VD.

11 Sida 11 2 Styrelsens ansvarsområde Styrelsen är bolagets högsta förvaltningsorgan under bolagsstämman. Styrelsen fyller inför bolagsstämman det sysslomannaansvar och den vårdnadsplikt som bolagsordningen, lagar och förordningar lägger på styrelsen. Styrelsens arbetsområde täcker hela Gamla Byn AB koncernen med tillhörande hel- eller delägda företag samt övriga engagemang utanför denna. Vidare hör Gamla Byn ABs relationer till aktieägare, allmänhet, myndigheter samt andra organisationer och intressegrupper till arbetsområdet. 3 Styrelsens arbetsuppgifter Styrelsen skall i första hand ägna sig åt övergripande och långsiktiga frågor samt frågor av ovanlig beskaffenhet eller av stor betydelse i övrigt. Vidare har styrelsen fortlöpande kontrollera hur VD fyller det ansvar för den löpande förvaltningen som pålagts honom. Följande frågor är av ovanlig beskaffenhet eller av stor betydelse och skall beslutas av styrelsen: 1. Igångsättning av ny verksamhet. Nedläggning av befintlig verksamhet. 2. Förvärv av företag. Avyttring av företag. Samgående med annat företag. 3. Försäljning av fastighet. Förvärv av fastighet. 4. Investeringar som är större än 1 Mkr. 5. Policyfrågor. 6. Fastställande av strategiska planer. 7. Fastställande av budget. 8. Väsentliga organisationsförändringar. 9. Anställande och entledigande av VD och dennes närmaste medarbetare. 10. Avtal förutom hyresavtal med en löptid mer än 1 år och ett värde över 1 Mkr. 11. Lösande av tvist som belastar företagets resultat med mer än kr. Gäller såväl affärs- som personaltvist. 12. Upptagande av nya lån. Lämnande av säkerheter eller borgensförbindelser. 4 Ordförandens uppgifter Ordförande skall leda styrelsens arbete och bevaka styrelsen fullgör de uppgifter som ankommer på den. Ordföranden skall se till styrelsearbetet bedrivs på ett ordnat och rationellt sätt. Ordföranden skall se till sammanträden hålls i enlighet med arbetsordningens bestämmelser och i övrigt när det behövs. Ordföranden skall kalla till sammanträde om styrelseledamot eller VD begär det. Ordföranden skall se till ärenden som bör behandlas av styrelsen läggs fram för styrelsen. Ordföranden skall se till ärendena är beredda på ett tillfredsställande sätt. Ordföranden skall se till samtliga ledamöter bereds tillfälle delta i ärendenas behandling och samtliga ledamöter erhåller tillfredsställande beslutsunderlag. Ordföranden skall i samråd med VD se till nya styrelseledamöter och suppleanter introduceras i styrelsens arbete och bolagets verksamhet.

12 Sida 12 5 Tid för styrelsesammanträde Styrelsen skall sammanträda minst sju gånger per år, normalt i februari, mars, april, juni, augusti, september, oktober och december. 6 Kallelse till sammanträde Kallelse sker genom ordförandens försorg. Kallelsen skall tillställas ledamöter, samt suppleanter för kännedom, senast en vecka före sammanträde. Till kallelsen skall fogas dagordning, beslutsunderlag samt protokoll från föregående möte. Ledamot som inte kan närvara vid sammanträde skall snarast anmäla detta till bolagets kansli som skall se till suppleant kallas. 7 Beredning av ärenden Ärendena bereds av ordföranden och VD i samråd eller av den eller de dessa bestämmer. Beredningen skall genomföras på sådant sätt beslutsunderlaget hinner färdigställas inom den tid som anges i 6. 8 Suppleanter Suppleant som ej tjänstgör har rätt närvara och yttra sig vid styrelsesammanträde. 9 Arbetstagarrepresentanter Arbetstagarrepresentanter har närvaro- och yttranderätt men ej beslutsrätt vid styrelsemöten. 10 Protokoll Vid styrelsens sammanträden skall protokoll föras. I protokollet skall de beslut som styrelsen har fat antecknas. Protokollet skall föras genom VD:s försorg och justeras av ordföranden och en ledamot utsedd av styrelsen. Protokollet skall tillställas ordföranden och justeringsmannen senast en vecka efter sammanträdet. Protokollen skall föras i nummerföljd med löpande paragrafnumrering. Protokollen skall genom VD:s försorg förvaras brandsäkert. 11 Ekonomisk rapportering Vid varje styrelsesammanträde skall ekonomisk rapportering ske i enlighet med av styrelsen meddelade skriftliga instruktioner. Styrelsen skall på grundval av rapporteringen bedöma bolagets ekonomiska situation. 12 Återkommande ärenden Följande ärenden skall - om omständigheterna inte föranleder annat behandlas vid nedan angivna sammanträden. - Februarisammanträde: Årsredovisningen från föregående räkenskapsår. Fastställande av arbetsordning för styrelsen samt VD-instruktion. - Septembersammanträde: Delårsbokslut samt årsprognos. - Decembersammanträde: Budget för nästkommande räkenskapsår. Beslut om firmateckningsrätt.

13 Sida Offentlighet och sekretess Bolaget omfas av bestämmelserna i sekretesslagen. Detta innebär vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt ta del av handlingar gäller i bolaget samt bolaget jämställs med myndighet vid tillämpning av sekretesslagen. Dessa bestämmelser avser allmänhetens rätt ta del av uppgifter i allmänna handlingar hos bolaget. Härutöver erinras styrelsens ledamöter och suppleanter om sin tystnadsoch lojalitetsplikt som följer av aktiebolagslagen. Styrelsen skall fa beslut om bolagets organisation vad avser allmänhetens rätt utbekomma allmänna handlingar. Instruktioner för ekonomisk rapportering enligt 8 kap. 4 ABL för Gamla Byn AB Dessa skriftliga instruktioner har fastställts av styrelsen i Gamla Byn AB. 1 Rapporter inför varje styrelsesammanträde Det åligger VD vid varje styrelsesammanträde tillhandahålla skriftlig information om - Marknadsläge - Bolagets likviditet, upplåning och andra finansieringsförhållanden - Riskengagemang - Senaste periodbokslut med relevanta nyckeltal - Aktuella investeringar - Eventuella synpunkter från revisor - Övriga förhållanden av betydelse för bedömning av bolagets ekonomiska ställning 2 Rapportering i övrigt Det åvilar VD omgående underrätta styrelsens ordförande om förändrade förhållanden av betydelse för bedömning av bolagets ekonomiska ställning. Bo Brännström föreslår styrelsens och VD:s arbete skall utvärderas varje eller vart annat år. Sabo har en modell som kan användas med ett frågeformulär med ett antal frågor. Styrelsen diskuterar förslaget till arbetsordning för styrelsen. godkänna arbetsordning för styrelsen styrelsen skall utvärdera styrelsens och VD:s arbete vart annat år och lägga in det i styrelsens arbetsordning från år 2016 godkänna förslaget till instruktioner för ekonomisk rapportering

14 Sida 14 8 Äskande om medel för lekmannarevisionsgranskningen för år 2015 Lekmannarevisorerna har ställt en skrivelse med ett äskande om medel för lekmannarevisonen för år Ansvaret för finanseringen åvilar bolaget enligt lekmannarevisorerna. De begär i sin framställan ett budgetmedel om 90 tkr för båda bolagen. Lekmannarevisorerna kommer under året använda KPMG som biträde och granskningen sker med många olika metoder. Styrelsen diskuterar äskandet och varför de inte tagit upp detta innan styrelsen tog budgeten. Till kommande år måste de komma med sitt äskande innan budgeten tas i december månad. Styrelsen diskuterar äskandet om medel bevilja medel om kronor för båda bolagen fakturan delas upp på det företag som kommer granskas.

15 Sida 15 9 Nya Byn Krylbo AB Advokat Henric Schef informerar styrelsen Gamla Byn AB och tidigare Rivella Fastigheter kommit överens vid en förlikning Rivella Fastigheter AB skulle få anta namnet Nya Byn Krylbo AB. I förlikningsavtalet står det om bolaget sätts i konkurs, ansöker om företagsrekonstruktion, upptar ackordsförhandling, träder i likvidation eller eljest kommer på obestånd skall de byta namn till något som inte innehåller Nya, Gamla eller Byn. Gamla Byn AB har påtalat för Nya Byn AB de bryter mot förlikningsavtalet när de inte sköter sina betalningar till staten och leverantörer på ett tillfredsställande sätt. Den 8 december var skuldsaldot hos Kronofogden kronor och den 21 januari var skuldsaldot kronor. Nya Byn Krylbo AB är således insolvent och på detta sätt har också Gamla Byn AB:s renommé skadats vilken var anledningen till förlikningen som sådan. Nya Byn Krylbo AB har svarat de inte tänker byta namn. Styrelsen diskuterar Nya Byn Krylbo AB ge advokat Henric Schef i uppdrag stämma Nya Byn Krylbo AB

16 Sida Bestämmelser om omställningsstöd och pension för förtroendevalda Örjan Bengs informerar Avesta Kommun beslutat i enlighet med Sveriges Kommuner och Landstings styrelses rekommendation anta bestämmelser om omställningsstöd och pension för förtroendevalda (OPF- KL). ställa sig bakom och anta samma regler som Avesta Kommun

17 Sida Svar på remiss till Kommunstyrelsen angående Eva Thomsons medborgarförslag om kolonilotter Jan Näslund informerar styrelsen om förslag till svar på Eva Thomsons medborgarförslag om kolonilotter. Förslagsställaren önskar koloniområden i Avesta kommun, helst man kan få plats med kolonistugor på varje kolonilott. Gamla Byn AB har idag kolonilotter i två bostadsområden, kvarteret Rågen och i Gamla Byn för hyresgästerna i dessa områden. Kolonilotterna är populära i bostadsområdet Gamla Byn men i kvarteret Rågen finns det lotter kvar som kan odlas. I framtiden finns idéer om utöka vissa bostadsområden med kolonilotter främst där intresse finns. Något större koloniområde kan ej placeras inom Gamla Byns fastighetsbestånd. Styrelsen diskuterar kolonilotterna. Bolaget har dragit ner på antal kolonilotter när efterfrågan minskat för dagen inte utöka koloniområdena för våra bostadshyresgäster Kommunfullmäktige får bestämma för Avesta Kommuns del av medborgarförslaget

18 Sida Informationer Örjan Bengs informerar om budgeten för Gamla Byn AB. Enligt de nya K3 reglerna kommer det bli svårt följa budgeten när underhållsåtgärder kan bli klassat som utbyte av komponenter och då måste intäktsföras och skrivas av på den förväntande ekonomiska livslängden. Skemässigt skall underhållet kostnadsföras i inkomstdeklarationen. Resultatet för budgeten är beräknad till 3,3 Mkr. Bo Brännström föreslår Gamla Byn AB skall anordna en fest för våra bostadshyresgäster samt personal med anledning av bolagets 20 årsjubileum 2015, något liknande som festen var vid 10 års jubiléet. Styrelsen diskuterar förslaget om 20 års jubiléet Örjan Bengs informerar i samband med nästa styrelsemöten den 31 mars kommer en heldagsutbildning hållas hos Köket i Gränden för styrelse samt suppleanter. godkänna informationerna

19 Sida Delgivningar 1. Informationsbrev februari 2. Registreringsbevis Bolagsverket 3. Bolagsordning med ägardirektiv 4. Kammarrättens beslut och Förvaltningsrättens dom angående Lennart Olssons begäran om laglighetsprövning om koncernbidrag från Gamla Byn AB till Avesta Industristad AB