Sammanträdesprotokoll

Transkript

1 Sida 1 Plats och tid Konferensrum, Corneliusgatan 15, kl 15,50 17,10 Beslutande Laila Borger, Ordförande Rune Berg Martti Hopponen Anders Eriksson Kurt Kvarnström Lars-Olov Eriksson Leif Eriksson Bo Brännström Roy Uppgård, gick kl 16,50 Övriga deltagande Örjan Bengs, ekonomichef, sekr Tommy Åhlberg, ekonom Avesta Kommun 4 Kjell Lindberg, kommunal Ann-Christin Suneson, vision gick kl 16,40 Anders Löfberg, projektledare 10 Utses justera Bo Brännström Justeringens plats och tid Gamla Byn AB, Underskrifter Sekreterare Paragrafer 2-13 Ordförande Justerande.. Anslag Sammanträde Gamla Byn AB Datum Anslags uppsättande Anslags nedtagande Protokollets förvaring Gamla Byn AB, Corneliusgatan Örjan Bengs

2 Sida 2 ÄRENDELISTA 2 Föredragningslista 3 Föregående protokoll 4 Ekonomiska rapporter 5 Marknadsrapporter 6 VD-instruktion 7 Arbetsordning för styrelsen samt instruktioner för ekonomisk rapportering fram till februari Dokumenthanteringsplan 9 Ombyggnad av kök Fors skola 10 Fortsa byggnationer 11 Styrelse- och VD utvärdering 12 Informationer 13 Delgivningar

3 Sida 3 2 Föredragningslista Ordförande föredrar föredragningslistan. fastställa föredragningslistan

4 Sida 4 3 Föregående protokoll Ordförande föredrar föregående protokoll. godkänna protokollet

5 Sida 5 4 Ekonomiska rapporter Tommy Åhlberg föredrar finansiell rapport per den 31 januari Örjan Bengs föredrar likviditetsrapport per den 31 januari Styrelsen diskuterar rapporterna. Örjan Bengs föredrar årsredovisning för räkenskapsår 2016 med förvaltningsberättelse, resultaträkning, balansräkning, finansieringsanalys, nyckeltal och fastighetsförteckning. Omsättningen har ökat med ca 7 Mkr beroende på ökad uthyrning samt även köp av fastigheten Smeden 6 i Krylbo. Resultatet för moderbolaget Gamla Byn AB blev ca 12 Mkr och för Koncernen blev resultatet ca 16 Mkr. Koncernen Gamla Byn AB har använt Bokföringsnämndens allmänna råd 2012:1 (K3) för tredje gången. K3 reglerna innefar komponentavskrivning som innebär företagen bygger upp en bomb när bolagen aktiverar det som tidigare klassades som underhåll såsom utbyte av fönster, tak mm. Skemässigt är ombyggnationerna fortfarande underhåll vilket gör det skemässiga resultatet skiljer mot det bokförda resultatet. När det bokförda värdet på fastigheterna överstiger marknadsvärdet måste det bokförda värdet skrivas ner (nedskrivning). För kunna möta framtiden med nedskrivningar behöver bolagen göra bra resultat som balanseras enligt förslaget i resultatdispositionen. Resultaten kommer bli ryckigare i framtiden beroende på om nedskrivning sker eller inte under året. godkänna den finansiella rapporten godkänna likviditetsrapporten ge Ordförande och VD i uppdrag justera avsnittet VD har ordet godkänna bokslutet och årsredovisningen för år 2016 föreslå årsstämman vinstmedlen disponeras i enlighet med förslaget i resultatdispositionen

6 Sida 6 5 Marknadsrapporter Örjan Bengs föredrar vakansrapporten för lägenheter per den 1 februari Vakansgraden är 6 st (0,2 %) för lägenheter varav 1 st lägenheter som Omsorgen tillsätter hyresgäster. Styrelsen diskuterar marknaden. godkänna informationerna

7 Sida 7 6 VD-instruktion Ordförande Laila Borger föredrar förslag till VD-instruktion och det är ingen förändring mot tidigare år. godkänna VD-instruktionen för år 2017

8 Sida 8 7 Arbetsordning för styrelsen samt instruktioner för ekonomisk rapportering fram till februari 2018 Ordförande Laila Borger föredrar förslag till arbetsordning för styrelsen samt instruktioner för ekonomisk rapportering fram till februari Det som är ändrat från förra årets arbetsordning är våra ägare ändrat ändamålet i de allmänna ägardirektiven till följande lydelse Bolaget skall eftersträva en hyressättning som utöver självfinansiering möjliggör utdelning på aktiekapital motsvarande medelvärdet av statslåneräntan för året före gällande räkenskapsår samt om möjligt annan utdelning. godkänna arbetsordning för styrelsen godkänna förslaget till instruktioner för ekonomisk rapportering

9 Sida 9 8 Dokumenthanteringsplan för koncernen Gamla Byn AB Örjan Bengs redogör för förslag till dokumenthanteringsplan för koncernen Gamla Byn AB. Dokumenthanteringsplanen har uppdaterats av Örjan Bengs och Avesta kommuns arkivarie. Styrelsen diskuterar dokumenthanteringsplanen. godkänna redogörelsen anta dokumenthanteringsplanen för koncernen Gamla Byn AB

10 Sida 10 9 Ombyggnad av kök Fors skola Örjan Bengs redogör för köket i Fors skola. Dagens skolbespisningar lagar flera sorters mat på grund av olika allergier och kulturella skillnader. Köket har behov av om- och tillbyggnad för uppfylla dagens standard. Köket byggs ut med ca 70 m² och matsal rustas upp. Upphandlingen är genomförd och hamnade på 12 Mkr. Styrelsen diskuterar investeringen bevilja medel om totalt 12 Mkr för investeringen under förutsättning Avesta kommun Bildningsförvaltning undertecknar hyresavtal för investeringen, dvs 12 Mkr.

11 Sida Fortsa byggnationer Projektledare Anders Löfberg informerar om hur de olika byggprojekten fortskrider. Styrelsen diskuterar projekten godkänna informationen

12 Sida Styrelse- och VD utvärdering Laila Borger informerar utvärderingsunderlag är beställt från SABO för styrelseledamöterna och för fyra styrelsesuppleanter. De övriga suppleanterna har ej varit med på styrelsemötena och vet ej hur styrelsen eller VD sköter sina uppdrag. Ärendet bordlägges till nästa styrelsemöte. Styrelsen diskuterar ärendet bordlägga ärendet till nästa styrelsemöte

13 Sida Informationer Örjan Bengs informerar om läget för tvisten med Nya Byn Krylbo AB. Styrelsen diskuterar tvisten med Nya Byn Krylbo AB. godkänna informationen

14 Sida Delgivningar 1. Protokoll extra bolagsstämma