2016-11-22 DNR LIU-XXXX-YYYYY 1(15) Grundfunktioner Sammanfattning Denna manual omfattar de grundläggande och gemensamma funktionerna som finns i Raindanceportalen. Manualen beskriver tekniska förutsättningar, in- och utloggning, Min inkorg, personliga inställningar, menyraden, attester samt hjälpfunktion. Vissa delar, bl a attester, redovisas mer detaljerat i kurserna för respektive modul. Innehåll 1 Tekniska förutsättningar... 2 2 In- och utloggning... 3 2.1 Inloggning... 3 2.2 Utloggning... 4 3 Min inkorg... 5 3.1 Personliga inställningar... 7 3.1.1 Flik Inkorgen... 7 3.1.2 Flik Användare...10 4 Meny... 11 5 Attester... 12
2(15) 1 Tekniska förutsättningar Raindanceportalen är anpassad för de vanliga webbläsarna t ex: Internet Explorer Netscape Firefox Chrome Safari Mozilla Funktionerna är anpassade för en skärmupplösning på 1024 x 768 eller högre.
3(15) 2 In- och utloggning 2.1 Inloggning För att logga in i Raindance-portalen, startar du webbläsaren och anger portaladressen https://ek.liu.se i adressfältet. Adressen är dock giltig först när vi är i skarp drift. Inloggning sker med uppgifterna för din AD-klient, dvs det är samma inloggningsuppgifter i Raindance som till din egen dator. Användare: Ange ditt liu-id Lösenord: Ange ditt lösenord för AD-klienten (det lösenord du använder för att öppna datorn) Företag: Lämnas blankt Klicka på Ok. Om portalen accepterar inloggningen, visas din inkorg.
4(15) 2.2 Utloggning För att logga ut ur Raindance-portalen, klickar du på ditt namn i skärmbildens övre högra hörn. I rutan som visas väljer du Logga ut. Portalen kontrollerar då om du har dokument som behöver signeras. Detta meddelande visas om du har dokument som behöver signeras. Klicka på Logga ut för att skjuta upp signeringen till nästa gång. Dokumenten ligger kvar i inkorgen och cirkuleras inte. Klicka på Signering för att starta signeringsdialogen. Du loggas ut automatiskt så snart signeringen är godkänd.
5(15) 3 Min inkorg Första sidan man kommer till efter inloggningen är alltid Min inkorg. I inkorgen hamnar allt som skickas till dig för kontering eller attest, såsom beställningar, leverantörsfakturor och bokföringsordrar. Dokumenten är indelade i kategorier, t ex Leverantörsfaktura, Intern levfaktura, Beställningar och Bokföringsorder (se ovan). Dokumenten för varje kategori visas under en egen flik. I rubriken för fliken står, inom parentes, hur många dokument fliken innehåller. Varje rad motsvarar ett dokument. Antalet räknas ned i takt med att du bearbetar och cirkulerar dokumenten vidare. Via inkorgen hanterar du alla dina dokument. Längst ner i bilden finns knappar för de olika funktionerna. Dessa beskrivs närmare på nästa sida.
6(15) Cirkulation: Du kan cirkulera ett eller flera dokument till en användare eller cirkulationsmall. Klicka i kryssboxen vid varje dokument du vill cirkulera. Klicka på knappen Cirkulera för att utföra cirkulationen. Du kan även välja att behålla dig själv på cirkulationen. Dokument med status Attestering påbörjat kan inte cirkuleras. Mina inställningar: För Min inkorg är det möjligt att ange egna inställningar, bl a för hantering av dokument vid frånvaro. Funktionerna för Mina inställningar beskrivs ytterligare sist i detta avsnitt under rubriken 3.3 Personliga inställningar. Byt företag: Detta är inte aktuellt för LiU, eftersom vi endast använder ett företag i Raindance. Signera: Efter att du konterat eller attesterat ett dokument, måste du även göra en signering. De bearbetade dokumenten som inte signerats, ligger kvar i Min inkorg och visas vid nästa inloggning. Kontera/Attestera: För att kontera eller attestera ett dokument, klickar du i kryssboxen för ett dokument i listan och klickar sedan på knappen Kontera/Attestera. Alternativt kan du dubbelklicka på raden. Dokumentet öppnas så att du kan bearbeta det.
7(15) 3.1 Personliga inställningar För Min inkorg kan du ange egna inställningar, bl a för hantering av dokument vid frånvaro. För att ange egna inställningar klickar du på knappen Mina inställningar längst ner i fönstret. 3.1.1 Flik Inkorgen När sidan öppnas visas fliken Inkorgen.
8(15) Första gången du loggar in som ny användare, gör du följande inställningar: Status: Ska alltid vara Öppen. E-post: Ange hur du vill få meddelande (e-post) om att det kommit in dokument i Min inkorg att hantera. Du kan välja mellan Ingen, Alltid och Intervall. Valet Intervall rekommenderas. Det innebär att ett meddelande skickas 1 gång per dag (varje morgon), så länge det finns dokument i Min inkorg att hantera. Eskalera till: Används inte av LiU. Spara: Klicka på knappen Spara för att spara dina val. Flytta: Du kan ange att alla dokument för en viss kategori (leverantörsfakturor, kundfakturor, beställningar mm) ska flyttas till en annan användare. Klicka på knappen Flytta. För varje dokumenttyp kan du ange (eller söka fram) användar-id för användaren du vill flytta samtliga dokument till. Klicka på Ok.
9(15) Hänvisning: Används inte av LiU. Frånvaro: Vid planerad frånvaro kan du ange under vilken period du vill hänvisa dokument till en annan användare. För att ange ny frånvaroperiod klickar du på knappen Ny (1). Ange datumintervall. Klicka på knappen Spara (2). Klicka därefter på knappen Ny (3), efter texten Ingen hänvisning är sparad. Ange datum intervall, dokumenttyp (alla eller specifik) och användare (till vem dokumenten ska skickas under den angivna perioden). Klicka på knappen Spara när du är klar. Klicka på knappen Tillbaka för att komma tillbaka till Min inkorg.
10(15) 3.1.2 Flik Användare När du klickar på fliken Användare visas denna bild: De gråmarkerade fälten kan endast ändras av systemförvaltarna. Språk: Default-värde för språkinställningen är svenska. Ändra lösenord: Detta är inte aktuellt för LiU, eftersom lösenordet styrs från ADklienten. Personlig konteringsmall: Här ser du dina personliga konteringsmallar. Klicka på länken Hantera personlig konteringsmall för att uppdatera samt skapa nya mallar. Mallarna kan användas vid kontering av olika typer av dokument, t ex leverantörsfakturor och bokföringsorder.
11(15) 4 Meny Menyn visas alltid högst upp i bilden. Det val som är aktivt indikeras med vit text på blå botten. Menyn har två nivåer. När du klickar på en modul i den övre menyraden, visas möjliga funktioner på den nedre menyraden. Favoriter: Här finns bl a Min inkorg. Hjälpfunktion: Du når hjälpfunktionen genom att klicka på? längst till höger i menyraden. I hjälpfunktionen kan du söka genom att ange ett sökord i fältet Sökhjälp. Här finns även CGI s standardmanualer för respektive modul. Hjälpfunktionen känner av var i systemet du befinner dig. Om du t ex står i bilden för skapa bokföringsorder och klickar på, kommer du till avsnittet Registrera bokföringsorder i hjälpfunktionen.
12(15) 5 Attester Cirkulation och attest av dokument sker via Min inkorg. I Raindance finns två typer av attester: Mottagningsattesten ska göras av den som kan intyga att leverans har skett till universitetets verksamhet och att leveransen stämmer överens med beställningen och fakturan. Mottagningsattest av faktura kan utföras av alla anställda, utan särskilt beslut och ska i första hand göras av den person som har mottagit varan/tjänsten. I de fall en elektronisk beställning och leverantörsfaktura matchas automatiskt, så är mottagningsattest samma moment som leveranskvittens. Beslutsattesten är obligatorisk och innebär att behörigt utsedd person godkänner den ekonomiska transaktionen. Beslutsattestanten har det övergripande ansvaret för transaktionen vilket innebär att man med attesten intygar att utgiften är relevant för LiU:s verksamhet, att samtliga kontrollmoment har vidtagits samt att verifikationen är konterad på rätt konto och att den belastar den verksamhet som har ianspråktagit resurserna. Lämplig som beslutsattestant för ett kostnadsställe är den närmaste chefen för verksamheten. Efter beslutsattest måste även signering ske. En person kan inte vara både mottagningsattestant och beslutsattestant på samma faktura mottagningsattest och beslutsattest måste alltid göras av två olika personer. Det finns även en demonstrationsfilm som beskriver attestförfarandet i Raindance. Filmen finns lagrad på samma plats som den här manualen.
13(15) Alla dokument som du har att attestera, finns i Min inkorg. Olika dokumenttyper (t ex leverantörsfakturor, interna leverantörsfakturor och bokföringsorder) visas under olika flikar. Inom parentes visas hur många dokument fliken innehåller. Varje rad i listan motsvaras av ett dokument (t ex en faktura). I exemplet nedan visas mottagningsattest och beslutsattest av en leverantörsfaktura. Markera fakturan som ska mottagningsattesteras och klicka på knappen Kontera/Attestera alt dubbelklicka på raden. För leverantörsfakturor visas den inskannade fakturan med kontering. De viktigaste registrerade uppgifterna visas i grå rutor bredvid fakturabilden så att det går att förvissa sig om att allt är korrekt.
14(15) För att mottagningsattestera fakturan, klickar du i rutan Mottagningsattest. Ditt namn visas då till höger om rutan. För att cirkulera fakturan till beslutsattestanten, klickar du på fliken Cirkulation. För att lägga till ett permanent meddelande eller bilaga, klickar du på knapparna resp. All korrespondens som avser fakturor och andra dokument som ska attesteras, ska ske i Raindance och inte via mejl, telefon eller internpost. I samband med cirkulationen är det möjligt att lägga till ett tillfälligt meddelande under rubriken Meddelande. Detta meddelande följer bara med under cirkulationen och sparas inte tillsammans med fakturan. När du ska beslutsattestera en faktura, markerar du fakturan och klickar på knappen Kontera/Attestera alt dubbelklickar på raden. För att beslutsattestera en rad, klickar du på stämpeln till höger om raden. För att beslutsattestera alla konteringsrader du har behörighet att attestera, klickar du på dubbelstämpeln. Om det finns några meddelanden eller bilagor till fakturan är knapparna med pennan och arket rödmarkerade.
15(15) När fakturan är attesterad, visas ditt liu-id till vänster på konteringsraden. Alla attesterade dokument måste även signeras. Klicka på knappen Tillbaka för att gå tillbaka till Min inkorg. Statusen för fakturan är nu Attestering påbörjad. Klicka på knappen Signera. Alla dokument som har status Attestering påbörjad signeras på samma gång. Skriv i ditt lösenord och klicka på knappen Ok.