Administratörsmanual Companyexpense (Bokföring) Companyexpense Svenska AB 556977-0075 companyexpense.se 0771 584 886 info@companyexpense.se
Innehållsförteckning 1. Kom igång 2 2. Min organisation 2 2.1 Översikt 3 2.2 Information 3 2.3 Avdelningsstruktur 3 2.4 Attestering 3 2.5 Design 3 2.6 Fakturauppgifter 3 3. Inställningar 3 3.1 Rapporter 4 3.2 Hantering/Flöde 4 3.3 Betalsätt 5 3.4 Attestering 5 3.5 Utläggskategorier 5 3.6 Inmatningsfält 6 3.7 Kontoplan 6 3.8 Kostnadsställen, Projekt & Dimensioner 6 4. Användare 7 5. Rapporter 7 6. Tilläggstjänster 8 6.1 Bankkopplingar 9 6.2 Elektronisk körjournal 9 6.3 Funktioner 9 Companyexpense Svenska AB 556977-0075 companyexpense.se 0771 584 886 info@companyexpense.se 1
1. Kom igång Efter att du har skapat upp din organisation på Companyexpense.se får du ett välkomstmail, vilket också är en bekräftelse på att din organisation är skapad. Följ de enkla stegen nedan eller i mailet du fått för att komma igång. Eftersom du är administratör över organisationen, kan du i vänstermenyn växla mellan din organisation och ditt privata läge. Privat läge använder du när du vill registrera dina utlägg och skicka in dina rapporter till organisationen. För att administrera organisationen (bjuda in användare, hantera inskickade rapporter, ändra i inställningar etc.) växlar du lätt till organisationen genom att klicka på pilen bredvid privatläge. 2. Min organisation Companyexpense Svenska AB 556977-0075 companyexpense.se 0771 584 886 info@companyexpense.se 2
2.1 Översikt Under fliken Översikt hittar du en sammanställning över rapporter, utlägg och användare per månad för organisationen. Du kan också ta ut en avstämningsrapport. I avstämningsrapporten kan du bl.a. få information om totalt belopp per användare, en kontosummering, information om upplupna resekostnader etc. 2.2 Information Under fliken Information hittar du information om din organisation, och det är även här du kan säga upp tjänsten om så önskas. Det gör du genom att klicka på Ta bort organisationen 2.3 Avdelningsstruktur Finns det olika avdelningar på organisationen kan du sätta upp de olika avdelningarna här. 2.4 Attestering Läs mer här hur du sätter upp attestflödet. 2.5 Design Under fliken Design kan du designa hur tjänsten ska se ut för användarna. Du kan sätta organisationens egen logotyp och en bakgrundsbild. 2.6 Fakturauppgifter Här ställer du in om fakturan ska skickas som pappersfaktura eller på e-post. 3. Inställningar Companyexpense Svenska AB 556977-0075 companyexpense.se 0771 584 886 info@companyexpense.se 3
Den första sidan du kommer till när du skapat ditt bolag är Inställnings-sidan. Det är här du anpassar inställningarna som ska vara unika för din organisation. Den finns 7 olika kort (Rapporter, Hantering/Flöde, Betalsätt, Attestering, Utläggskategorier, Kontoplan, Kostnadsställen & Projekt och Dimensioner) med inställningar att gå igenom. Det finns en förklaringstext till varje inställning i tjänsten, men nedan förklaras utvalda inställningar lite extra. 3.1 Rapporter Välj den rapportmottagare som rapporterna ska skickas till, exempelvis SIEfil, Visma Agda eller Fortnox Bokföring. Klicka på pennan för att ändra rapportmottagare och kugghjulet för att göra inställningar på den rapportmottagaren som är vald. 3.2 Hantering/Flöde Om du väljer att aktivera redigeringsläget innebär det att du som administratör eller redovisningskonsult har möjlighet att granska rapporterna innan de skickas till rapportmottagaren. I stället för att rapporten går direkt från användaren till den uppsatta rapportottagren kommer rapporterna ligga under Rapporter och fliken redo att skickas. Du får även ett val där du har möjlighet att välja en mottagare av påminnelse när en rapport kan skickas. Den personen får ett mail med en påminnelse när en rapport är redo att skickas in. Du kan även välja att ladda ner godkända rapporter direkt i webbläsaren om du har bockat i aktivera redigeringsläget. Filen laddas ner direkt i webbläsaren istället för att skickas till mottagaren. Om du väljer använd betalningsunderlag ges administratörer för organisationen möjlighet att betalmarkera rapporter och få en sammanställning per användare för valda rapporter. Kontrollnummer för papperskvitton används genom att användaren får ett nytt nummer som ska skrivas på varje kvitto innan det fotas (gäller enbart papperskvitton). Companyexpense Svenska AB 556977-0075 companyexpense.se 0771 584 886 info@companyexpense.se 4
Tillåt administratörer att ändra rapporter innebär att du som administratör får göra ändringar som påverkar bruttobeloppet och betalsättet i rapporter som ligger under redo att skickas. Under Avancerade inställningar kan du ange vilken valuta som ska redovisas i rapporten. Tänk på att om du väljer till exempel Euro här så kommer den inställningen ställas in för alla användare på företaget. Det kommer även påverka organisationen befintliga utlägg och rapporter. 3.3 Betalsätt De betalsätt du lägger upp här är de som användarna ser och kommer kunna välja mellan när de registrerar sina utlägg. Det går också bra att välja personliga betalsätt. Då styr du vilka användare som ska se vilka betalsätt. 3.4 Attestering Om attesteringen är aktiverad innebär det att rapporterna kommer gå från användaren till den personen som är uppsatt att attestera. När attesteraren sedan har godkänt rapporten går den vidare till rapportmottagaren eller till fliken redo att skickas om aktiveringsläget är aktiverat. Hur du sätter upp attesterings-strukturen kan du läsa om här: 3.5 Utläggskategorier Vanliga utlägg Här lägger du upp de kategorier som är aktuella för organisationen. Du styr vad som ska synas för användarna och inte. Det du lägger upp under Vanliga utlägg är de kategorier som kommer vara valbara för användarna när de klickar på Nytt utlägg. Representation Här anger man inställningarna för intern och extern representation. Bocka i vilka representationstyper som företaget använder. Inköp från utlandet (omvänd skatteskyldighet). Den här kategorin används när omvänd skatteskyldighet gäller. Till exempel om företaget gör inköp av tjänster från utlandet. Traktamente. Du bestämmer om traktamente är aktuellt för organisationen. Företaget kan även lägga in en avancerad inställning om man vill tillåta endagsförrättningstillägg eller lägga till en skattepliktig del per dag. Companyexpense Svenska AB 556977-0075 companyexpense.se 0771 584 886 info@companyexpense.se 5
Milersättning. Om företaget reser i tjänsten och registrerar milersättning så kan man registrera det här. Lägg in skattefritt och skattepliktigt konto för milersättningen. Fyll i ersättning per km och välj om den raden ska vara valbar eller standard för användarna. 3.6 Inmatningsfält Genom att klicka på Hantera fler inmatningsfält väljer du vilka fält som ska vara synliga och vilka fält som ska vara obligatoriska att fylla i för användaren. Man kan välja att lägga till en validering på ett inmatningsfält. beroende på vad det är för typ av inmatningsfält. Vill man göra en validering på belopp så kommer det istället stå beloppsvalidering, det är då möjligt att lägga in min- och maxgränser som ska vara tillåtna. Man kan även lägga till en text till användaren när reglerna inte är uppfyllda som exempelvis Observera att företagsnamnet måste stå med på kvittot vid köp över 4 000 kronor!. Användaren får då upp meddelandet vid registrering över 4 000 kr. Man kan även välja lägg till undantag, här kan du då välja att lägga till ett undantag på en specifik kategori. 3.7 Kontoplan Om du har valt Fortnox eller Visma som rapportmottagare synkroniseras grunddatat som finns där till Companyexpense. Varje natt hämtas kontoplan, projekt, kostnadsställen och verifikationsserier. Behöver du lägga till ett konto i kontoplanen t.ex. är det alltså i dessa externa system du hanterar det. Vill du inte vänta till morgondagen för att de nya kontona ska dyka upp klickar du på Hämta senaste data, i mitten på inställningssidan. Har du valt en annan rapportmottagare underhåller du kontona manuellt. Behöver du lägga upp ett nytt konto klickar du på pennan till höger om konton. Du kan ladda ner kontomallen, fylla i nummer på kontot och en beskrivning. Välj att importera filen så kommer de konton som du har lagt till i filen föras över till kontoplanen. Spara din ändring. 3.8 Kostnadsställen, Projekt & Dimensioner Om du valt en mottagare genom att integrera direkt med det mottagande systemet (ej filbaserad) synkroniseras grunddatat som finns där till Companyexpense. Varje natt hämtas då projekt och kostnadsställen. Behöver du lägga upp fler Kostnadsställen eller Projekt är det i det externa Companyexpense Svenska AB 556977-0075 companyexpense.se 0771 584 886 info@companyexpense.se 6
systemen du hanterar det. Har du valt en annan rapportmottagare underhåller du fälten manuellt. Välj om Kostnadsställe och Projekt ska registreras på rapportnivå eller utläggsnivå. Rapportnivå innebär att ett Kostnadsställe/Projekt sätts på hela rapporten, oavsett hur många utlägg rapporten innehåller. Väljer du på utläggsnivå ska Kostnadsställe/Projekt väljas specifikt på varje utlägg. Importera ett eller flera kostnadsställen och projekt genom att ladda ner mall. Fyll i kolumnerna i filen och importera. De nya kostnadsställena och projekten läggs nu till. Spara din ändring. Lägg till en dimension genom att klicka på plustecknet. Välj vilken typ av dimension, beskrivning och nivå. 4. Användare Har du ställt in alla inställningar på organisationen är du redo att bjuda in användarna som ska använda tjänsten för sina reseräkningar. Klicka på Användare i vänstermenyn. Här visas organisationens samtliga användare, eventuella redovisningskonsulter samt pågående inbjudningar. För att bjuda in nya användare klickar du på Bjud in användare Skriv in e-postadressen på personen som ska bjudas in. Ett inbjudningsmail samt instruktioner hur användaren kommer igång går nu iväg till den tillagda e-postadressen. Klickar du i Ange fler fält kan du redan från början fylla i fler uppgifter om användaren, t.ex. om de ska vara administratör över organisationen, lägga till anställningsnummer, avdelning, kostnadsställe etc. 5. Rapporter Under fliken Rapporter i vänstermenyn får du kontroll på alla rapporter som är inskickade från de anställda. Companyexpense Svenska AB 556977-0075 companyexpense.se 0771 584 886 info@companyexpense.se 7
Är attesteringen påslagen, syns de rapporter som väntar på godkännande under fliken Att attestera Är redigeringsläget påslaget syns de rapporter som användarna har skickat in till företaget under fliken Redo att skickas, de är alltså ännu inte inskickade till rapportmottagaren. Under denna flik kan du som administratör eller redovisningskonsult granska rapporterna och göra de ändringar som behövs, innan de skickas in till rapportmottagaren. När du vill skicka in dessa rapporter markerar du dem och klickar på Skicka rapporter Under fliken Inskickade ligger alla rapporter som har skickats in till rapportmottagaren. Utbetalda rapporter. Om man har bockat i Använd betalningsunderlag under företagsinställningarna så får man möjlighet att betalmarkera rapporten. Rapporten hamnar då under den här fliken som heter Utbetalda. Felaktiga rapporter hamnar under den här fliken. Om man har lagt till en e- postadress under mottagare vid inskickningsfel under företagsinställningarna, kommer den personen få ett mail om att det finns en felaktig rapport på företaget. 6. Tilläggstjänster Companyexpense Svenska AB 556977-0075 companyexpense.se 0771 584 886 info@companyexpense.se 8
För att förenkla utläggshanteringen ytterligare är det möjligt att koppla tjänsten med organisationens företagskort och/eller en elektronisk körjournal. Gå in under Tilläggstjänster i menyn till vänster. 6.1 Bankkopplingar Läs mer här hur du kopplar till tjänsten. 6.2 Elektronisk körjournal Tjänsteresor i egen bil eller tjänstebil resulterar i rapportering av milersättning. Det är möjligt att ansluta en elektronisk körjournal i tjänsten under fliken Elektronisk körjournal. Läs mer här hur du kopplar till tjänsten. 6.3 Funktioner Under funktioner kan företaget aktivera drivmedelsförmån. Läs mer här hur du aktiverar funktionen och använder den funktionen. Companyexpense Svenska AB 556977-0075 companyexpense.se 0771 584 886 info@companyexpense.se 9