Version 5, 2011-04-12 1 av 8 LATHUND Registrering av Närvarotid
Version 5, 2011-04-12 2 av 8 Du som är anställd som teknisk- eller administrativ personal omfattas av Högskolans lokala arbetstidsavtal. Anställda som är undantagna från detta avtal har reglerats i särskild ordning. Enligt avtalet ska arbetsgivaren tillhandahålla ett system för tidredovisning. Lathunden innehåller endast Närvarotidens funktionalitet. Lathunden innehåller inte avtalstext och tillämpning av avtal. I Primula finns även kortfattade hjälptexter till höger i varje flik. Webbadressen till Primula är https://primula.hb.se/ eller så går du in via www.hb.se, välj Personal och längst ned till höger finns en länk till Primula. Du kan även be IT-avdelningen om att få en länk direkt till Primula på ditt skrivbord i din dator. Innehåll Sid Inloggning, stämpla in/ut, ofullständig tidrapportering 3 Beskrivning av fliken Närvarotid och kalenderns funktionalitet 4 Efterregistrering och korrigering av registrerad tid 5 Semester och ledigheter som påverkar din tid 6 Längre ledigheter som innebär schemaändring 6 Övertids-/mertidsregistrering (finns i sin helhet i egen lathund) 7 Utskrift av Närvarokalendern till excel 7 Chefsbehörighet 8
Version 5, 2011-04-12 3 av 8 INLOGGNING, STÄMPLA IN/UT, OFULLSTÄNDIG TIDRAPPORTERING Logga in med din användarid (signatur) som du fått från IT-avdelningen. Knapparna för att Stämpla in/ut resp Tjänste in/ut finns högst upp på sidan. Knapparna byter namn från in till ut när du stämplar in. Du stämplar in och ut vid vanlig tjänstgöring. Du stämplar ut/in när du går på lunch. Om du inte stämplar för lunch så görs lunchavdrag på 45 minuter. Lunchstämpling ska göras mellan 11.00 och 13.30. Har du lunch annan tid måste du korrigera dagen då du kommer att få dubbelt lunchavdrag. Lägg då lunchen inom ovanstående intervall. Om du har varit på tjänsteärende på morgonen så stämplar du Tjänste in när du kommer. Du stämplar Tjänste ut om du ska på ett tjänsteärende på eftermiddagen och du inte avser komma tillbaka till arbetsplatsen. Ska du på tjänstresa så stämplar du Tjänste ut. Du måste stämpla Tjänste ut dagen innan du påbörjar din tjänsteresa. Då räknar Primula mellanliggande dagar automatiskt. Du kan stämpla in som vanligt när du åter är i tjänst, såvida du inte avslutar din tjänstresa mitt på dagen då stämplar du Tjänste in. Har du glömt att stämpla Tjänste ut inför en tjänsteresa så får du efterregistrera tiden motsvarande ditt schema istället. Om du glömt att stämpla ut så får du meddelandet Ofullständig tidrapportering. Tryck på knappen och en dialogruta öppnas. Fyll i de tider du behöver fylla i och Verkställ. Du kommer inte vidare förrän du åtgärdat den ofullständiga tidrapporteringen.
Version 5, 2011-04-12 4 av 8 BESKRIVNING AV FLIKEN NÄRVAROTID OCH KALENDERNS FUNKTIONALITET För att efterregistrera, rätta eller se din kalender väljer du fliken Närvarotid under Min Sida. Dagens datum visas alltid som defaultvärde men du kan välja annan period genom att skriva över datumen. Även om du bara anger ett datum så visas kalendern för hela veckan där dagen infaller. Tryck på Hämta. Din kalender visas. I den framgår hur du ska arbeta aktuell vecka, beroende på om du arbetar hel- eller deltid samt veckor med arbetstidsförkortning. Schematid visar antal timmar som du ska arbeta per dag. Instämplad visar dina registrerade tider oavsett om du använt stämpla in/ut-funktionen eller efterregistrerat. Man. rapp visas om din lönehandläggare korrigerat tid på dig eller om du registrerat kompledighet. I Plus/minus visas dagens flexsaldo. Lunchavräkning görs under natten vilket innebär att innevarande dag visar för mycket tid. Om du inte stämplar ut/in vid lunch dras 45 minuter. I Flexsaldo visas det ackumulerade flexsaldot, dvs hur mycket flex du har totalt. Varje dag måste ha någon typ av registrering. Primula drar av lika många timmar som din schematid visar. Har du kommit överens med din chef att vara helt flexledig ska du inte registrera något den dagen. Rätt saldo ser du alltid på morgonen. Du kan öppna varje registrering genom att trycka på den understrukna tiden i respektive dag. Då ser du hur din registrering ser ut i detalj.
Version 5, 2011-04-12 5 av 8 EFTERREGISTRERING OCH KORRIGERING AV REGISTRERAD TID För att efterregistrera trycker du på Instämplad i kalendern. En dialogruta öppnas och där anges datum, tidpunkterna när man kom och gick hem. Vill du registrera lunch så gör du det i två steg. Välj datum och fyll i tidpunkterna för förmiddagen och Skicka. Välj Instämplad igen och fyll i eftermiddagens tider och Verkställ. Har du varit på tjänsteresa registrerar du motsvarande antal timmar som ditt schema visar så att ditt flexsaldo blir noll den dagen. Visar det sig att du registrerat fel någon dag väljer du också Instämplad, fyller i aktuellt datum och bockar i Rensa hela denna dag och Verkställ. Därefter registrera du om din dag. Det är endast tidregistrering du kan rensa, dvs ansökta ledigheter som ska attesteras kan inte rensas utan dessa ska istället återtas/korrigeras. Se särskild lathund för detta.
Version 5, 2011-04-12 6 av 8 SEMESTER OCH LEDIGHETER SOM PÅVERKAR DIN TID, LÄNGRE LEDIGHETER SOM PÅVERKAR DITT SCHEMA Har du ansökt om semester så visas det i din kalender så fort du registrerat och skickat ärendet. Semester ansöker du som vanligt i fliken Semester. Har du ansökt om en övrig ledighet som vård av sjukt barn, flyttledigt mm så visas detta också direkt i din kalender. Dessa ledigheter söker du som vanligt i flikarna Föräldraledighet och Ledighet. Du kan se status på din ledighet genom att trycka på tiden för aktuell dag. Önskad betyder att ärendet inte är attesterat och avslutat i Primulas klient. Observera att om du ansöker om en ledighet som pågår mer än 4 veckor i en följd så skall schemaändring göras. När du varit sjuk registrera du detta i vanlig ordning i fliken Sjuk/friskanmälan. Detta visas också direkt i din kalender om du har ett schema där du arbetar varje dag. För dig som arbetar koncentrerad deltid måste ärendet komma in i Primulaklienten för att beräknas. Först efter beräkning ser du din sjukregistrering i kalendern. Blir du osäker på om du gjort din sjukregistrering kan du se det i fliken Mina ärenden. Finns inte ärendet där och inte heller i din kalender så har du inte gjort någon registrering. Om du avser vara ledig minst 4 veckor i en följd skall schemat ändras. När du gör din ledighetsansökan meddelar du lönehandläggaren hur du tänker förlägga din ledighet. Då ändrar lönehandläggaren ditt schema i Primulaklienten. Efter att lönehandläggaren ändrat schemat ska dina timmar vara förändrade i Schematid. Skulle du byta din arbetsfria dag någon vecka registrerar du tid som vanligt den dagen och då matchas den plusflex som uppstår mot den minusflex du fått den dag du egentligen skulle arbetat. Om du arbetar deltid men arbetar varje dag, är ett schema som är förlagt med lika många timmar varje dag att föredra. Du kan därefter justera din arbetstid med flextiden. För dig som arbetar koncentrerad deltid finns särskild anvisning om hur din tid för de veckor som har arbetstidsförkortning ska korrigeras.
Version 5, 2011-04-12 7 av 8 ÖVERTID-/MERTIDSREGISTRERING, UTSKRIFT AV NÄRVAROKALENDERN Om din chef beordrat dig övertid (eller mertid) ska du inte använda knapparna stämpla in/ut. Arbetar du över efter full arbetsdag stämplar du alltså först ut. När övertiden är avslutad gör du en upplysningsregistrering för din egen skull samt för chefens skull. Du går in i närvorotiden och väljer Instämplad och efterregistrerar den tid du arbetat över. Bocka i rutan Ej flextid så att timmarna inte räknas in i ditt flexsaldo. Registreringen visas då som *0:00 i kalendern. Öppnar du tiden så visas tidpunkterna i dialogrutan. För att få din övertid/mertid utbetald eller inlagd i kompsaldot måste du dock registrera timmarna som vanligt i fliken Ersättningar/kompled. Du registrerar dina arbetade timmar och skickar ärendet för attest. Observera att minuter ska anges i hundradelsminuter (se lathund för registrering av övertid). I din kalender visas nu din registrerade övertid som ska betalas ut alternativt läggas i kompsaldot och som matchas mot din registrerade tid samma dag. Om du vill ha din kalender utskriven trycker du på Excelikonen. När du gjort det visas en länk under kalendern. Öppna excelfilen genom att trycka på länken.
Version 5, 2011-04-12 8 av 8 CHEF Du som chef ska ha behörighet till din inst/enhet. Du väljer fliken Tjänster i menyn och därefter fliken Närvarotid. Här väljer du period, avdelning alternativt enstaka person. När du gjort dina val trycker du på Hämta. Den kalender som visas är densamma som den anställde har (se i bilderna ovan). Du kan också välja Flexrapport som skrivs ut direkt i excel. Om du väjer att skriva ut Flexrapporten ska du välja ett datum (inte en period). I rapporten ser du endast ackumulerat flexsaldo per det datum du valt. I den version av Primula som högskolan har kan du inte få uppgift om aktuella kompsaldon för dina anställda. Kontakta din lönehandläggare om du behöver ett utdrag av aktuella saldon.