Utbildning i Hybron Tid med avseende på lön

Transkript

1 Utbildning i Hybron Tid med avseende på lön Arbetsstämpling och Tid-Open 1-1

2 1 Innehållsförteckning 1 Generellt om Hybron Tid Specialfunktioner Grundläggande register Flöde vid uppläggning av register Att tänka på innan man börjar Löneart Dag- och nattschema Kalender Avtal Personal Grundinställningar Allmänna inställningar Export till lönesystem Övriga funktioner under File Registervård Räkna nu Logga in Visa Flex och komp Centraltid Närvaro Regler för ÖT/Flex Generella regler Flex och övertid Mintid innan övertid Varifrån övertidskod hämtas Hur Helgdag påverkar övertidsberäkningen Hur övertiden beräknas ÖT normalt enligt avtal (utan flex) ÖT normalt enligt avtal (med flex) ÖT enligt särskild knapptryckning (utan flex) I fallet In/Ut så gäller följande: I fallet In/Övertid ut gäller följande: I fallet Övertid In/Ut gäller följande: I fallet Övertid in/övertid ut gäller följande: ÖT enligt särskild knapptryckning (med flex) I fallet In/Ut så gäller följande: I fallet In/Övertid ut gäller följande: I fallet Övertid In/Ut gäller följande: I fallet Övertid in/övertid ut gäller följande: ÖT enligt min/max Begränsningar Manuella rutiner som komplement Arbetsflöde Närvarostämpling Närvaro Arbetsstämpling och Tid-Open

3 9.2 Start/stopp Gruppstart Efterhand Veckostämpling Kortstämpling Frånvaroregistrering I förskott I efterskott Närvaro, start/stopp, gruppstart och efterhandsstämpling Veckostämpling Magnetkortsstämpling Manuell frånvaro under Visa tider Visa tider Korrigera Ändra in- eller uttid Ändra flex till övertid Ändra övertidskod Ändra tid på en av två poster som tangerar varandra Ändra schema Ändra glömd utstämpling Räkna om veckostämpling Attestera Skriv ut Jämför arbetad-/närvarotid Tidrapport Löneunderlag Tidrapport och löneunderlag i ett Exportera till lönesystem Måsten innan export kan göras Hur exporten görs Arbetsstämpling och Tid-Open 1-3

4 2 Generellt om Hybron Tid Hybron Tid innehåller två delar; närvaro/frånvaroregistrering och hantering samt arbetsorderstämpling. I denna dokumentation ser vi på Hybron Tid ur löneperspektiv. Genom att arbeta med ett tidmätningssystem kommer ni att vinna många saker, exempelvis snabbare hantering vid lönetillfällena. När man går från en stämpelklocka eller manuell tidrapportering till ett stämplingssystem är det lämpligt att se över sina scheman. Det är nu som man uppmärksammar hur det verkligen varit. Ett exempel kan vara att man inte haft flextid men tillåtet sin personal att ha egna tider, vilket i praktiken kanske innebär att man har lika många scheman som anställda. Därför är det viktigt att man har sett över vad man har och vad man vill åstadkomma med det nya systemet innan man börjar. Det är nu det finns störst möjlighet att rationalisera och få ett enkelt och bra system för framtiden. För att kunna göra detta måste givetvis kunskap finnas om vad Hybron Tid kan och inte kan i kombination med varje företags unika önskemål om upplägg. Hybron Tid har idag kopplingar till sex olika lönesystem. 2.1 Specialfunktioner Normalt arbetar Hybron Tid med närvaro och frånvaro som räknas ut med automatik enligt vilket avtal och kalender som gäller för respektive person. Det enklaste sättet är att man inte tillåter flex och att man arbetar dagtid eller möjligen tvåskift. Normalt sker all stämpling inne i datorn med funktionstangenter, musklickningar eller liknande. 1-4 Arbetsstämpling och Tid-Open

5 Det finns dock några specialvarianter som systemet hanterar. Kräv särskild knapptryckning för övertid Normalt räknas övertid så snart man passerat en mintid innan övertid ska beräknas. Det finns en inställning att göra så att systemet ska beräkna övertid enligt normat regelverk endast om knapparna Övertid in och/eller Övertid ut används. Min/max-schema Det finns ett speciellt schema som hanterar flexibel arbetstid. Det kallas min/max-schema. I detta schema kan man ge ett ganska stort tidsintervall för när på dagen man tillåts arbeta. Dessutom finns minimum- och maximumtid per dag. Om man arbetar inom tidsintervallet men passerar maxtiden för dagen så används en speciell övertidskod. Om man går utanför tidsintervallet hämtas övertidskoder enligt normalt regelverk från avtalsregistret. Nattskift schema kan skapas för de som arbetar nattskift. Vid sökning i systemet inför exempelvis lönekörning så används alltid startdatum för stämplingen. Veckostämpling normalt skapar systemet helt automatiskt närvaro, frånvaro och olika övertider enligt de regelverk som finns. Det finns en bild som heter Veckostämpling och som i stort sett är helt manuell registrering. Viss kontroll av närvaro och övertid kan ske i efterhand. Frånvaro är dock alltid helt manuell. I denna bild kan man antingen rapportera mot arbetsorder eller mot projekt. Personliga kalendrar kalender kopplas till varje person. Olika kalendrar kan skapas för olika typer av scheman. Exempelvis kan en kalender skapas för Dagtid med flex, ett annat för Dagtid utan flex och ett för Nattskift. Varje kalender kan i sin tur bestå av olika scheman per kalenderdag. Detta ger en stor frihet. Projektredovisning det är i Veckostämplingsbilden som man kan rapportera mot projekt istället för arbetsorder. Det finns då projektregister med kostnadsställen, register för olika projektfaser och projektlönearter per anställd. Flex alla scheman utom min/max och veckostämpling kan kombineras med flex. Varje anställd kan själva se sin flex i speciellt visningsområde. Komp systemet har också kompsaldo. Även detta visas i flexsaldo-bilden och gäller per anställd. Komp beräknas på kompfaktorer som är kopplade till lönearterna. Magnetkortsstämpling systemet stödjer också stämpling med magnetkort. Här kan de anställda dock inte se om de varit frånvarande utan denna information går direkt till visningen av tidsposterna där även attesteringen sker. Streckkodsstämpling slutligen finns det även möjlighet att ansluta streckkodsteknik både för att stämpla närvaro och arbetsorder. Detta är möjligt överallt utom under Veckostämplingen. Arbetsstämpling och Tid-Open 1-5

6 3 Grundläggande register 3.1 Flöde vid uppläggning av register Först börjar vi med att titta på hur man bäst lägger upp registren vid uppstart av Hybron Tid. Det är fem register som berör närvaro/frånvaro i Hybron Tid. Dessa är: Löneart Dag- och nattschema Kalender Avtal Personal Snabbaste sättet är att lägga upp registren i ovan nämnda ordning eftersom vissa uppgifter som ska registreras finns i andra register. Lönearter innehåller koder för olika former av närvarotid (timlön, månadslön etc), övertider och frånvaro. Dag- och nattschema ska ses som små delar i varje persons arbetskalender. Ett dagschema för tjänstemän och med flex kan exempelvis vara att man ska arbeta normaltid 7-16 och att man kan flexa 6-8 på morgonen och på eftermiddagen. Oftast brukar det bli ganska många scheman på ett företag. Kalender är en större del som sedan kopplas mot alla anställda. I en kalender styr man vilket dagsschema som ska gälla respektive dag när man ska arbeta. Oftast brukar det på ett företag bli ett fåtal kalendrar, exempelvis ett för dagtid produktionspersonal utan flex och ett annat för dagtid för tjänstemännen med flex. Avtal är en annan parameter som sedan kan kopplas ihop med de olika anställda. Ett avtal innehåller information om vilka övertids- och OB-regler som gäller för olika avtal. Avtal kan oftast jämställas med fackavtal, exempelvis Metall och SIF. Personal slutligen innehåller information om vilket avtal och vilken kalender som ska gälla för denna person. Det finns dock ännu mer informationer i personalregistret som beskrivs längre fram. 3-6 Arbetsstämpling och Tid-Open

7 3.2 Att tänka på innan man börjar Vad vill man uppnå med att införa ett tidmätningssystem? Vilka konsekvenser ger det? Vilka möjligheter ger det? (Bonussystem tex) Har personalen fått tillräcklig förståelse för systemet? Hur ställer man sig till att det till skillnad från stämpelklockor inte hanterar perioder både med avseende på närvaro och flex? Har man sett över sina scheman? Har alla personer fasta scheman utan flex vilka alla har olika fasta tider? Kan detta läggas om till en normaltid med stor flextidsram? Hur vill man rapportera frånvaro? (I förskott (förman eller varje person), i efterskott (tillåts man ange koder personligen eller ska förmannen ändra löneart noll till rätt orsak?) Hur vill man hantera övertid? Enligt avtal automatiskt eller ska särskild knapptryckning till? Hur ska avtal byggas? Är det mer generellt med övertid i pengar än ledighet? Vilka ska attestera? (Förmän, lönekontor, andra?) Vilka olika arbetstider finns idag? Används flex? Vilka fackavtal finns inom företaget? Hur ofta ska olika saker göras? (Attestering, utskrift av tidrapport, exporter) Är alla medvetna om att övertid och frånvaro kommer med i rätt löneperiod och inte som tidigare i perioden efter? 3.3 Löneart I löneartsregistret ska man registrera de lönearter som används för närvaro, frånvaro och övertid. Här visas nummer och namn på de lönearter som finns upplagda. Det finns ett antal uppgifter som kan matas in för varje löneart. Det är viktigt att dessa uppgifter blir korrekta när de sedan ska överföras till något lönesystem. Nr och namn är löneartens nummer och namn. Kopplad löneart används för vissa former av övertid. Om personal ska ha övertidsersättning enligt exempelvis Metalls avtal så får de normal timlön plus en viss mängd extra kronor per arbetad övertidstimma. Väljer man då övertidskod 850 (se ovan) för två timmars övertid så kommer det till lönesystemet att gå 2 timmar löneart 850 samt 2 timmar av löneart 100. Kopplad löneart går att använda även för frånvarokoder, exempelvis sjukdom ska kopplas till sjukavdrag. Dock kommer det visningsmässigt inte att vara komplett eftersom det inte är förberett för detta fullt ut. Arbetsstämpling och Tid-Open 3-7

8 För frånvaro gäller följande: I tidsregistret och på tidrapporten kommer kopplad löneart inte att visas. Dock kommer den med på löneunderlaget och går med i exporterna till lönesystemen. Löneartstyp Närvaro eller Frånvaro används internt av Hybron Tid för att man endast ska kunna välja en frånvaroorsak om man varit frånvarande. Frånvarokoder hamnar också i speciella kolumner i visningar av tider och på utskrifter. Komptidsfaktor och Flextidsfaktor fungerar på liknande sätt. I exemplet nedan är komptidsfaktorn satt till 1 eftersom det gäller uttag av komptid. Komp- och flexfaktorn gäller inte kopplad löneart utan enbart huvud lönearten. Om det gäller övertid så blir faktorn beroende på avtal. Vi ska titta på hur 2 timmars övertid på en vanlig vardagskväll hanteras för normala Metall- och SIF-avtal. För Metall gäller att man får sin normala timlön för hela övertiden samt 50% som komptid. Det vill säga man ska få 2 timmar med löneart 100 (= timlön) samt 1 timma tid till sin kompbank. I det fallet ska kompfaktorn vara satt till +0,50 och kopplad löneart ska användas. För SIF gäller istället enbart tid till kompbanken. Här ska de 2 timmarna ge 3 timmar tid till kompbanken. Då ska kompfaktorn vara satt till +1,50. Här ska ingen kopplad löneart användas. Hybron Tid hanterar normalt all tid som timlön. Därför är det viktigt att ställa om månadslöner med hjälp av de två första kryssrutorna. Acquarius lön kan hantera att en löneart är en grundlön eller en månadslön. Därför finns det två kryss som är mycket snarlika. En månadslön kommer därför automatiskt att få kryss i båda rutorna medan andra lönearter kan vara enbart grundlöner. Om man missar att ställa om en löneart till månadslön så kommer överföringen till löneprogrammet att visa 168 månadslöner för en person som har arbetat 168 timmar en viss period. Om man arbetar med tidredovisning via veckostämpling så måste övertidskoder klassas som detta via krysset framför Lönearten är en övertidskod. Orsaken är att veckostämpling inte har någon automatisk koppling till kalender och avtal. Det fjärde krysset, Sänd datum till lönesystem, ska sättas om man vill ha med datum för händelsen till lönesystemet. Datum kan endast väljas för frånvarokoder. Det femte och sista krysset, Sänd tiden i dagar till lönesystem, ska sättas för de typer av lönearter som ska gälla antal dagar istället för antal timmar. Det gäller exempelvis sjukdom. I Hybron Tid kommer en dags sjukdom att tolkas som 8 timmar frånvaro, men vid överföringen till lönesystemet kommer det att gå 1 dag om detta kryss är satt. Se vidare om omräkningen till dagar under Personal, Medeltid per vecka. 3-8 Arbetsstämpling och Tid-Open

9 3.4 Dag- och nattschema Denna funktion används för att tala om när på dygnet det är tänkt att man ska arbeta. Det måste skapas ett schema för varje kombination av arbetstider, flex och löneart. Det är viktigt att få med specialschema, exempelvis som gäller för halvdagar och 6-timmars dagar. Det finns ett fast schema när man startar som heter 999 = Helgdag. Detta kan inte tas bort, eftersom den har en speciell funktion i systemet. Varje schema innehåller information om löneart, normal in- och uttid samt information om när obetalda raster finns. Dessa tider räknas bort om man är närvarande eller frånvarande. Längst ned i bilden finns information om schemat tillåter flextid eller inte. När man kryssar för Flextid tänds fälten runt Flextid in och Flextid ut. Om man inte använder sig av flextid kommer dessa fält ändå att vara ifyllda. Systemet sätter då flextidsramarna lika med normal intid respektive uttid, dvs i fallet ovan utan flextid hade det stått inflex 7.00 till 7.00 och utflex lika med till Arbetsstämpling och Tid-Open 3-9

10 Normalt sätts scheman till Standard. Det går dock att användas på ett speciellt sätt om man arbetar med min- /maxtider per dag. Då ska man välja Min in Max ut ur popup-menyn i mitten på bilden. Se nedan. Skillnaden mot ett standard schema är att man kan ange gränser för när man tidigast kan komma och senast gå samt hur mycket man tillåts variera sin arbetstid per dag. Frånvaro räknas först när man arbetat mindre än mintiden. Dessutom räknas inte frånvarotiden ut förrän efter att man passerat senast ut för den dagen. Om en person enligt ett normalt schema ska arbeta 7-16 och stämplar ut 11 och kommer tillbaka kl 13 så får den personen en fråga om frånvaroorsak för denna tid. Med ett min- och maxschema enligt ovan kommer jag inte att få någon fråga om frånvarotid förrän jag stämplar in första gången efter senast ut. Orsaken är att jag kan arbeta 6-11 och sedan komma tillbaka 13 och arbeta till 15. Då har jag (när jag räknat bort rasterna) arbetat 6,75 timmar och det är inom mina gränser. Det andra som är unikt för min-/maxschema är övertidsersättningen. Det finns en speciell övertidskod som gäller inom gränserna. Först när övertiden går utanför dessa hämtas normalt avtals övertidskoder. Antag att ett avtal säger att man vid övertid mellan och ska ha övertid enligt löneart 850 (som i detta fall betyder 50% komptid och 100% timlön för det antal timmar som du arbetat). Om en person enligt ett normalt schema ska arbeta 7-16 och arbetar 7-18 kommer det att generera 2 timmar extra timlön med löneart 850 samt 1 timma komptid. Med ett min-/maxschema enligt ovan och samma arbetstider kommer personen istället att få 2 timmar med övertidskod 900 som kanske står för ren komptid. 3.5 Kalender I kalender lägger man upp kombinationer av scheman för varje dag som det är tänkt att man ska arbeta. Här får man oftast en kalender för exempelvis Dagtid tjänstemän utan flex, dagtid tjänstemän med flex, dagtid kollektiv, skift fm jämn vecka och skift fm udda vecka. I en kalender kopplar man rätt schema till respektive dag för ett år i taget. Detta används både för att räkna ut frånvaro och övertid Arbetsstämpling och Tid-Open

11 Här gäller det att hitta minsta gemensamma nämnare. Så fort arbetsfria dagar eller schema skiljer sig per kalenderdag måste en ny kalender skapas för denna kombination. I exemplet ovan är en kalender skapad för skift fm jämn vecka. Vi kan också se att varannan fredag är ledig och att det är olika scheman som gäller för jämna och udda veckor. Dagar som har 0 angivet kommer aldrig att ge vare sig normal närvarotid eller frånvarotid. I exemplet nedan ser vi att för en kalender för dagtid med flex gäller arbetsfria dagar den 24 och 25 december samt 31 december och 1 januari. Det finns en speciell kalender som heter Helgkalender och är skapad av systemet. Den kan inte tas bort eftersom den har en speciell funktion. I denna ska man tala om när normala vardagar är helgdagar eller dag före afton. Orsaken till detta är att övertidsersättningen oftast är något annat sådana dagar. Endast schema 999 kan användas här. Arbetsstämpling och Tid-Open 3-11

12 En person har ett schema en torsdag som säger att han ska arbeta mellan 7 och 12 (eftersom det är en dag före afton). Nu måste han arbeta fram till och enligt det normal övertidsavtalet kommer han att få 50% extra ersättning för denna tid. Men eftersom det är en afton så har han rätt till 100% extra ersättning. För att få en automatik i denna övertidsuträkning används Helgkalender som ett överordnat begrepp. Det vill säga när en person har arbetat övertid går systemet in och kontrollerar om denna dag finns angiven i Helgkalendern. Om så är fallet kommer speciella helgövertidskoder att hämtas istället (se vidare under Avtal nedan). 3.6 Avtal Avtalsregistret används för att styra normal övertids- och OB-ersättning alla tider på dygnet. Man kan ange upp till 3 olika intervall per dag för övertid respektive OB samt varianten där en viss mängd övertid styr övertidskoden. Dessutom styr man vilka övertids- och OB-regler som gäller per veckodag samt den åttonde veckodagen Helgdag. För att förenkla arbetet skapar man Måndagens regler och låter sedan kopiera dessa till övriga önskade dagar. Funktionen är skriven så den kan hantera flera olika typer av avtal enligt nedanstående beskrivning. Första exemplet gäller tre olika övertider beroende på tid på dygnet. Antag att avtalet ser ut så här: Söndag 17,00 Måndag 06,00 övertidskod 859 Måndag 06,00 Måndag 17,00 övertidskod 857 Måndag 17,00 Tisdag 06,00 övertidskod 858 Tisdag 06,00 Tisdag 17,00 övertidskod 857 Tisdag 17,00 Onsdag 06,00 övertidskod 858 Observera att natten mellan söndag och måndag ger en högre övertid än övriga nätter i veckan. Därefter gäller en låg övertidsersättning mellan 6.00 och samt en högre mellan och Nedanstående visas hur avtalet för ovanstående tider för de 48 timmar som ingår i avtalet för måndag och tisdag. Först kommer måndagens avtalstider Arbetsstämpling och Tid-Open

13 Sedan kommer tisdagens avtalstider. OB-tider fungerar på motsvarande sätt som övertidstider med den skillnaden att de alltid gäller inom tidsintervall och inte efter en viss tid. Skillnaden mellan OB-tider och en kopplad löneart är att här får man endast extratillägget OB när man arbetar normal tid OCH normaltiden ligger inom angivna tidsramar. Om en person arbetar dagtid, 8-17, i produktionen har han kanske löneart 100 = timlön. Samma löneart 100 = timlön kan också gälla för en annan person som arbetar skift. Den senare personen ska då ha OBtillägget för vissa timmar som han arbetar medan den andre personen aldrig ska ha det för sin normaltid. Detta styrs då genom olika avtal. Nästa exempel visar hur avtal kan hantera olika övertidskoder beroende på hur länge i en följd en person arbetar över. Om en person arbetar mindre än 2 timmar får all övertid löneart 856. Om han däremot arbetar över 5 timmar så kommer personen att få 2 timmar av löneart 856, 2 timmar av löneart 854 samt 1 timma av löneart 855. Observera att här sätts intervallet till 00-24, det vill säga oavsett när på dygnet övertiden påbörjas så räknas en viss grundövertidsersättning upp till, i detta fall, 2 timmar. Arbetsstämpling och Tid-Open 3-13

14 I nedanstående exempel ser vi hur en Helgdag kan se ut inmatningsmässigt. Här gäller löneart 851 (kvalificerad övertid metall) hela dygnet om dagen är klassad som helgdag i Helgdagskalendern. Detta gäller oavsett vilken veckodag det egentligen är. Dock är det viktigt att ha i tankarna att det per avtal endast går att ange en normal övertidskod. Grundtanken är att avtal ska gälla avtal i pengar och att önskemål om ersättning i tid istället styrs via kryss framför Ev. övertid önskas i ledighet innan utstämpling. Om det är så att man som policy på ett företag har att ersättning normalt ska ge ren komptid så kan man bygga sitt avtal på det sättet och hanterar undantagen övertid i pengar manuellt. 3.7 Personal Under Personal finns många uppgifter att fylla i. Vissa av uppgifterna gäller arbetsorder och de kommer inte att kommenteras här. Ur lönehänseende så är det här som man kopplar ihop kalender och avtal med varje unik person. Det finns även information om vem som har rätt att attestera vem och vad varje person har behörighet att göra. Normalt sett finns en dummy person upplagd i systemet som kan heta antingen Produktion eller Stämpling. Denna person har ingen extra behörighet och används för inloggning på den gemensamma maskinen/maskinerna för stämpling. Anställningsnr, förnamn och efternamn är självklara saker att fylla i. Lösenord bör man fylla i för de personer som ska ha behörighet till flera saker. När man fyller i ett nytt lösenord kommer det alltid upp en ruta där man än en gång får mata in lösenordet för att det ska vara säkert att man gjort rätt. Observera att det är skillnad på stora och små bokstäver och att ett lösenord aldrig visas i klartext utan endast som stjärnor Arbetsstämpling och Tid-Open

15 Viktigt att veta är att behörigheten för en person normalt sätts till att endast kunna komma åt närvarostämplingsbilden. All annan behörighet måste talas om. Kortnummer matas in om in- och utstämpling ska ske via magnetkortsläsare. Kalender är viktig att fylla i så att automatisk uträkning av övertid och frånvaro ska kunna ske. Kompsaldo och Flexsaldo visar dessa värden och är dessutom ändringsbara. Medeltid är viktigt för att överföringar i dagar ska skicka korrekt värde till lönesystemen. Exempelvis om 40 timmar snitt per vecka gäller och en person har en frånvaro på 8 timmar en dag så kommer systemet att räkna ut att detta blir 1 dag genom att snittid per vecka alltid delas med 5 dagar per vecka. Avtal är viktigt att fylla i om man vill att övertidsuträkning ska ske automatiskt. Det finns möjlighet att lägga in upp till tre olika personer som kan attestera närvaro-/frånvarotiden. Fälten för lönekostnad per timma, lönekonto, projektlöneart används om man arbetar med projektstämpling i systemet. De två första fälten används enbart för att räkna fram uppgifter till en bokföringsorder. Projektlöneart används som normal närvarokod vid registrering av närvaro i veckostämplingsbilden. Kryss framför Frånvaroberäkning ska ske finns normalt. Om det är en person som arbetar någon timma då och då (det vill säga det är svårt att kunna ange en kalender i förväg eftersom vilka dagar som arbete kommer att ske är okänt) är det dock lämpligt att ta bort krysset. Då kommer all stämplingstid att sättas som närvaro. Ingen uträkning om frånvaro kommer då att ske med automatik. Slutligen finns det en popup-meny längst ned till vänster för att per person kunna styra vilken stämplingsbild som ska användas. I de flesta fall styrs detta av hur respektive person ska stämpla sina arbeten. Dock kan man säga att Närvarostämpling endast kan användas för de personer som inte stämplar några arbeten. Detta beskrivs mer under kapitlet Tidregistrering. Valet Veckostämpling kan gälla för personer som endast stämplar närvaro/frånvaro men också personal som stämplar arbetsorder. Byter man sida på personalregistret med hjälp av radioknapparna längst ned kommer man till Behörigheter. De val som har att göra med närvaro/frånvaro är följande: Arbetsstämpling och Tid-Open 3-15

16 Arkiv: Grundinställningar, Exportera, Egna rapporter, Registervård och Räkna tider. Information: Lönearter, Dag-/nattschema, Kalender, Personal och Avtal. Visa: Tider, Närvaro och Flexsaldo Arbetsområde: Frånvaroregistrering och Kortstämpling (OBS närvarostämpling kommer alla åt). Övrigt: Attestera och Ändra egen tid. Generellt kan man säga att de som stämplar oftast endast har tillgång till Frånvaroregistrering och Visa komp- /flexsaldo. Förmän eller liknande har tillgång även till Attestera, Egna rapporter, Visa tider och Visa närvaro. Lönekontoret har tillgång till alla funktioner utom möjligtvis Ändra egen tid. Någon, oftast endast en person, har dock tillgång till att ändra sina egna tider. Någon på företaget har också rätt att gå in som administratör för att komma åt specialkommandon samt vissa rensrutiner. Det kan lika gärna vara en person inom produktionen (som har hand om arbetsorderstämplingarna) likaväl som någon på lönekontoret Arbetsstämpling och Tid-Open

17 4 Grundinställningar I registret Grundinställningar finns ett antal inställningar som har med lön att göra. Bland annat är det där man styr till vilket lönesystem man ska exportera. 4.1 Allmänna inställningar Under allmänna inställningar finns flera områden under Grundinställningar. Vi börjar med område Tider. Det finns en automatik om man glömmer bort att stämpla ut när man går hem alternativt glömmer att stämpla in när man kommer. Systemet känner av om man två gånger efter varandra försöker exempelvis stämpla in. Det kommer då en varning om detta och verklig uttid får rättas manuellt. Om inga tider är satta här kommer glömd intid att sättas till 00,00 och glömd uttid till 24,00. Om man fyller i några tider här kommer dessa att användas istället för 00,00 respektive 24,00. Tid innan övertid är en inställning för hur mycket extra tid man tillåts arbeta per dag innan övertid börjar räknas. Det gäller summan av tid före normal starttid på morgonen och tid efter normal uttid på eftermiddagen. Arbetsstämpling och Tid-Open 4-17

18 Under område Räkna hittar vi endast en inställning som har att göra med löneadministration och det är Beräkna personaltider senare. Denna funktion används normalt sett inte idag. Tidigare var frånvaroberäkningen mycket långsam. Efter omskrivning av regelverk för övertid och frånvaro så fyller detta val inte så stor funktion. Nästa område är Innehåll. Här är det fyra val som är av intresse. Alla valen gäller specialfunktioner. Använd streckkodspenna innebär att närvaro- och arbetsorderstämpling kan göras med hjälp av streckkodsläsare. Denna funktionalitet finns i stämplingsbilderna; närvaro, start/stopp, gruppstart samt efterhandsrapportering. Med streckkodspenna menas streckkodsteknik, det vill säga det går lika bra att använda scanner. Magnetkort som stämpelur ska kryssa för om denna typ av läsare ska användas. Det finns sämre automatik i frånvaro- och övertidsautomatiken om man arbetar med magnetkortsläsare. Frånvaroorsak kan inte anges vid stämplingstillfället utan all frånvaro ansätts löneart 9999 med automatik. Övertid räknas endast ut genom att Räkna nu i menyn File innan attestering påbörjas. Fråga efter orsak vid övertid innebär att en liten inmatningsruta kommer upp om jag stämplar ut och har arbetat övertid. Där kan man mata in orsak till övertiden. Denna orsak visas sedan på tidsposten under Visa tider Arbetsstämpling och Tid-Open

19 Kräv särskild knapptryckning för att få övertid innebär att övertid aldrig räknas ut om man inte trycker på Övertid in alternativt Övertid ut om man arbetat utöver sin vanliga arbetstid. Se vidare under Specialfunktioner. 4.2 Export till lönesystem Under område Export ska man ställa in till vilket lönesystem man ska exportera, dess sökväg samt eventuellt idnr för lönesystemet. Det är viktigt att när man anger sökväg att det finns någon form av dokument att markera i den mapp man vill lägga löneunderlagen, se bild nedan. Arbetsstämpling och Tid-Open 4-19

20 Sökvägen visas då så här: 4-20 Arbetsstämpling och Tid-Open

21 5 Övriga funktioner under File Under File finns ytterligare några funktioner som kan vara användbara ur löneperspektiv. Exportera beskrivs separat längre fram. Egna rapporter tas heller inte upp här. 5.1 Registervård Under registervård kan man radera ett intervall av poster; det gäller både tidsposter och arbetsposter. Hur länge man vill ha kvar posterna bestämmer man själv. Ange datumintervall. Om man vill ta bort alla poster i datumintervallet så väljs anställningsnr 0 annars kan poster tas bort för en person i taget. Klicka sedan på Radera personaltider. Det kommer då att komma upp en varning med information om hur många poster som kommer att tas bort. Godkänn denna. 5.2 Räkna nu Under Räkna nu finns en funktion för att räkna personaltider och/eller arbetsordertider. Om man i grundinställningar Räkna har kryssat för att någon av dessa tider ska räknas senare så är det här man gör det. Normalt räknas tiderna ut så fort utstämpling sker och därmed behövs inte denna funktion. För att få fram övertid om man arbetar med kortstämpling måste denna funktion användas. Om man manuellt ändrat lönearter på sina tidsposter avråds från att räkna om med denna generella rutin eftersom då normala närvaro- respektive övertidskoder kommer att hämtas till tidsposterna. 5.3 Logga in Eftersom behörigheterna spelar så stor roll finns möjlighet att logga in som annan person utan att behöva stänga ned hela programmet. Denna finns under File och fungerar precis likadant som den vanliga inloggningen. Arbetsstämpling och Tid-Open 5-21

22 6 Visa Under Visa-menyn finns några funktioner som visar information som kan vara bra att ha. 6.1 Flex och komp Här måste man logga in för att kunna se sitt eget flex- och kompsaldo. Därefter visas summan av flex- och kompsaldot för angiven person. 6.2 Centraltid Genom att välja att visa centraltiden så får användaren en uppfattning om vilken tid han/hon stämplade in/ut. Det finns två val; stor och liten visning. Stor klocka ser ut så här: Liten klocka ser ut så här: 6-22 Arbetsstämpling och Tid-Open

23 6.3 Närvaro Under visa närvaro kan man se vilka personer som är instämplade respektive inte instämplade. Arbetsstämpling och Tid-Open 6-23

24 7 Regler för ÖT/Flex Det vanligaste är att systemet ska ge övertid automatiskt utifrån de regler som finns upplagda för respektive person. För att detta ska fungera måste varje person ha en kalender och ett avtal upplagt mot sig. Sedan finns det en inställning för Tid innan övertid under Grundinställningar som samverkar. Detta kallas normal beräkning. Det finns också två specialsätt som heter Min/max och Kräv särskild knapptryckning för övertid. Dessa regler skiljer sig något från normalfallet och beskrivs därför separat längre ned. 7.1 Generella regler Flex och övertid Om flex tillåts så räknas all tid inom flextidsramen som flex. All tid utanför flexramen räknas som övertid OM man passerat mintiden för att övertid ska räknas. Om flex inte tillåts så räknas all tid utanför normaltiden som övertid OM man passerat mintiden för att övertid ska räknas. När man har plus- eller minusflex kommer närvarotiden alltid att bli normal tid och differensen hamnar på flexkontot. Om man arbetar skift och har flex så kommer man att få OB-ersättning för plusflexen om den ligger inom OBramen. Om man minusflexar så kommer man bara att få OB-ersättning för den tid man varit där. Flex kan inte användas för min/maxschema och veckostämpling. Flex kan användas för normala scheman och om övertid kräver särskild knapptryckning Mintid innan övertid Mintid innan övertid hanteras lite olika beroende på vilket sätt man stämplar Arbetsstämpling och Tid-Open

25 Normalt räknas Mintid innan övertid som summan av tiden före normal IN och tiden efter normal UT. Om min/maxschema används så räknas mintiden som differensen mellan stämplad tid och maxschemat. Om kräv särskild knapptryckning krävs för övertid räknas Mintid innan övertid som summan av tiden före normal in OM Övertid In använts och tiden efter normal ut OM Övertid Ut använts. Det vill säga om en person kommer 10 minuter innan normal tid och stämplar på knappen In och sedan använder Övertid Ut 20 minuter efter normaltid så kommer tiden att räknas som 20 minuter och detta värde jämförs med inställningen för Mintid. Mintid för veckostämpling hanteras enbart om posten räknas om med hjälp av Räkna nu under Visa tider. När själva registreringen görs sker ingen kontroll Varifrån övertidskod hämtas Om normal övertidshantering eller kräv särskild knapptryckning används hämtas alltid övertidskoden från avtalsregistret. Om min/maxschema så hämtas övertidskoden från schemat så länge övertiden ligger inom tidsintervallet som man tillåts arbeta. Om övertiden ligger utanför tidsintervallet hämtas övertidskod från avtalsregistret. Om veckostämpling så hämtas ingen övertidskod automatiskt om det matas in i själva stämplingsbilden. Om det finns ett avtal kopplat till personen och posten räknas om inifrån Visa tider så hämtas övertidskod från avtalet Hur Helgdag påverkar övertidsberäkningen För normala stämplingar och om kräv särskild knapptryckning gäller följande. Om den dag man arbetar över på är klassad som röd dag kommer avtalets regler för Helgdag att hämtas oavsett vilken veckodag det egentligen är. För min/maxschema kommer alltid övertidskoden från schemat att hämtas om tiden ligger inom tidsintervallet för tiden man tillåts arbeta. Om det ligger utanför detta intervall kommer normalt avtal att användas. Om veckostämpling så hämtas ingen övertidskod automatiskt om det matas in i själva stämplingsbilden. Om det finns ett avtal kopplat till personen och posten räknas om inifrån Visa tider så hämtas övertidskod från avtalet Hur övertiden beräknas Generellt räknas all tid utanför flextidsramarna som övertid OM denna tid är större än mintiden. Om det blir övertid räknas all tid som övertid, det vill säga inga raster räknas bort. Övertid räknas enbart om extra tiden är större än inställd Mintid. Se ovan för närmare beskrivning. I kommande kapitel beskrivs hur ett visst exempel hanteras för de olika stämlingsalternativen. Antag följande: En person har en kalender kopplad till sig som heter Dagtid (med flex). En viss dag gäller ett schema som heter Heldag (med flex), vilket innebär arbete 7-16 med löneart 110 = månadslön och om flex tillåts gäller flex 6-8 respektive Personen har ett avtal kopplat till sig som heter Metall (Almega) och innebär att vardagar mellan och gäller övertidskod 857 samt mellan och dagen därpå gäller övertidskod 858. Arbetsstämpling och Tid-Open 7-25

26 Tid innan övertid är inställt på 29 minuter. Alternativ 1: Personen stämplar in 05:45 och stämplar ut 18:12 Alternativ 2: Personen stämplar in 06:50 och stämplar ut 16: ÖT normalt enligt avtal (utan flex) Alternativ 1 kommer att ge följande stämpling: Total Närvaro 05:45-18:12 = 11 timmar och 27 minuter Normal närvaro 8 timmar, löneart 110 Övertid 1 1 timma och 27 minuter, övertidskod 858 Övertid 2 2 timmar, övertidskod 857 Alternativ 2 kommer att ge följande stämpling: Total Närvaro 06:50-16:18 = 8 timmar och 28 minuter Normal närvaro 8 timmar, löneart ÖT normalt enligt avtal (med flex) Alternativ 1 kommer att ge följande stämpling: Total Närvaro 05:45-18:12 = 11 timmar och 27 minuter Normal närvaro 8 timmar, löneart 110 Övertid 1 1 timma och 27 minuter, övertidskod 858 Flex + 2 timmar Alternativ 2 kommer att ge följande stämpling: Total Närvaro 06:50-16:18 = 8 timmar och 28 minuter Normal närvaro 8 timmar, löneart 110 Flex + 28 minuter 7.4 ÖT enligt särskild knapptryckning (utan flex) Här gäller att för att övertid ska beräknas måste knapparna Övertid in respektive Övertid ut användas. Därför måste man i detta fall se på de kombinationer som finns: knapparna In/Ut används, Övertid in/ut används, In/Övertid ut används samt Övertid in/övertid ut används I fallet In/Ut så gäller följande: Alternativ 1 kommer att ge följande stämpling: Total Närvaro 05:45-18:12 = 11 timmar och 27 minuter Normal närvaro 8 timmar, löneart 110 Alternativ 2 kommer att ge följande stämpling: Total Närvaro 06:50-16:18 = 8 timmar och 28 minuter Normal närvaro 8 timmar, löneart I fallet In/Övertid ut gäller följande: Alternativ 1 kommer att ge följande stämpling: Total Närvaro 05:45-18:12 = 11 timmar och 27 minuter Normal närvaro 8 timmar, löneart Arbetsstämpling och Tid-Open

27 Övertid 1 1 timma, övertidskod 857 Övertid 2 1 timma och 12 minuter, övertidskod 858 Alternativ 2 kommer att ge följande stämpling: Total Närvaro 06:50-16:18 = 8 timmar och 28 minuter Normal närvaro 8 timmar, löneart I fallet Övertid In/Ut gäller följande: Alternativ 1 kommer att ge följande stämpling: Total Närvaro 05:45-18:12 = 11 timmar och 27 minuter Normal närvaro 8 timmar, löneart 110 Övertid 1 15 minuter, övertidskod 858 Övertid 2 1 timmar, övertidskod 857 Alternativ 2 kommer att ge följande stämpling: Total Närvaro 06:50-16:18 = 8 timmar och 28 minuter Normal närvaro 8 timmar, löneart I fallet Övertid in/övertid ut gäller följande: Alternativ 1 kommer att ge följande stämpling: Total Närvaro 05:45-18:12 = 11 timmar och 27 minuter Normal närvaro 8 timmar, löneart 110 Övertid 1 1 timma och 27 minuter, övertidskod 858 Övertid 2 2 timmar, övertidskod 857 Alternativ 2 kommer att ge följande stämpling: Total Närvaro 06:50-16:18 = 8 timmar och 28 minuter Normal närvaro 8 timmar, löneart ÖT enligt särskild knapptryckning (med flex) Här gäller att för att övertid ska beräknas måste knapparna Övertid in respektive Övertid ut användas. Därför måste man i detta fall se på de kombinationer som finns: knapparna In/Ut används, Övertid in/ut används, In/Övertid ut används samt Övertid in/övertid ut används I fallet In/Ut så gäller följande: Alternativ 1 kommer att ge följande stämpling: Total Närvaro 05:45-18:12 = 11 timmar och 27 minuter Normal närvaro 8 timmar, löneart 110 Flex + 2 timmar Alternativ 2 kommer att ge följande stämpling: Total Närvaro 06:50-16:18 = 8 timmar och 28 minuter Normal närvaro 8 timmar, löneart 110 Flex + 28 minuter I fallet In/Övertid ut gäller följande: Alternativ 1 kommer att ge följande stämpling: Arbetsstämpling och Tid-Open 7-27

28 Total Närvaro 05:45-18:12 = 11 timmar och 27 minuter Normal närvaro 8 timmar, löneart 110 Övertid 1 1 timma och 12 minuter, övertidskod 857 Flex + 2 timmar Alternativ 2 kommer att ge följande stämpling: Total Närvaro 06:50-16:18 = 8 timmar och 28 minuter Normal närvaro 8 timmar, löneart 110 Flex + 28 minuter I fallet Övertid In/Ut gäller följande: Alternativ 1 kommer att ge följande stämpling: Total Närvaro 05:45-18:12 = 11 timmar och 27 minuter Normal närvaro 8 timmar, löneart 110 Flex + 2 timmar Alternativ 2 kommer att ge följande stämpling: Total Närvaro 06:50-16:18 = 8 timmar och 28 minuter Normal närvaro 8 timmar, löneart 110 Flex + 28 minuter I fallet Övertid in/övertid ut gäller följande: Alternativ 1 kommer att ge följande stämpling: Total Närvaro 05:45-18:12 = 11 timmar och 27 minuter Normal närvaro 8 timmar, löneart 110 Övertid 1 1 timma och 27 minuter, övertidskod 858 Flex + 2 timmar Alternativ 2 kommer att ge följande stämpling: Total Närvaro 06:50-16:18 = 8 timmar och 28 minuter Normal närvaro 8 timmar, löneart 110 Flex + 28 minuter 7.6 ÖT enligt min/max Här får vi komplettera exemplet med att schemat gäller min/max och därmed tillåter arbete mellan och Maxtid per dag är 8 timmar innan övertid börjar räknas. Övertidskoden inom min/max -intervallet är 900. Flex kan inte kombineras med min/max-schema. Alternativ 1 kommer att ge följande stämpling: Total Närvaro 05:45-18:12 = 11 timmar och 27 minuter Normal närvaro 8 timmar, löneart 110 Övertid 1 15 minuter, övertidskod 858 Övertid 2 3 timmar och 12 minuter, övertidskod 900 Alternativ 2 kommer att ge följande stämpling: Total Närvaro 06:50-16:18 = 8 timmar och 28 minuter Normal närvaro 8 timmar, löneart Arbetsstämpling och Tid-Open

29 8 Begränsningar Lunchflex - systemet har ingen automatik idag för att hantera lunchflex. Om en person är långtidssjuk över en hel löneperiod så kommer det inte att gå över något till lön om inte det skapats frånvaroposter på något sätt dess förinnan. Om man arbetar in lunchen finns det ingen automatik för att personen ska kunna tala om detta för löneadministratören. Måste kompletteras med manuell rutin, se nedan. Funktionalitet för tjänsteärende finns inte. Om man ofta har tjänsteärende ut på dagen så kommer det idag att ge en fråga om frånvaroorsak när man kommer dagen efter. Det är därför viktigt att lägga upp en frånvaroorsak som har en närvaro-löneart kopplad till sig. Det finns idag ingen kontroll över att övertid först kan utgå efter 8 timmars arbetsdag. Om en person har flex och arbetar övertid så kommer systemet alltid att sätta all tid inom flextiden till flex och endast tiden utanför som övertid. Här kan det behöva kompletteras med manuell rutin, se nedan. Om en person har flex och arbetar över, men övertiden utanför flexramen är mindre än mintiden för övertid så kommer det inte att bli någon övertid med automatik. Systemet kan inte hantera summerad flex över dagen om det blir en frånvaro mitt på dagen. Om en person som har flex har många stämplingar på en dag, exempelvis (normaltid 7-16) kommer 6.30 och stämplar ut (innebär +30 min flex och 3,5 timmar normal närvaro), stämplar in igen (ger frånvaro 2 timmar) och stämplar sedan ut (ger 3 timmar närvaro). Effekten blir att personen som inte arbetat 8 timmar totalt ändå får plusflex för morgonen; totalt över dagen 6,5 timmars närvaro, 2 timmars frånvaro och +30 min flex. Helgersättning med automatik. Om produktionspersonalen har timlön så är det oftast så att avtalet säger att de ska ha en helgersättning om en normal arbetsdag är en röd dag och de därmed är lediga. Det finns fyra sätt att hantera detta idag. Alternativ 1 är att man får hantera detta manuellt i lönesystemet. Alternativ 2 är att lägga upp manuella poster under visa tider. Alternativ 3 är att skapa frånvaroposter i förskott. Alternativ 4 är att de anställda får få en fråga om frånvaro vid instämpling dagen efter. Om det hanteras via frånvaro måste det lönearten för helgersättning klassas som frånvarokod för att kunna vara valbar vid frånvarostämpling. Det finns ingen automatik i systemet för att begränsa maxflexen för en viss tidsperiod. Exempelvis att man max får ha plus/minus 40 timmar på en månad och att all tid däröver ska ignoreras. Det finns ingen automatik för att vid stämpling tala om att personen som stämplar har bytt skift. Om detta är vanligt förekommande går det att åtgärda programmeringsmässigt. 8.1 Manuella rutiner som komplement Flex och övertid - allt önskas som övertid. Det finns inget sätt i systemet där den anställde kan tala om att han/hon önskar all tid som övertid. Ett sätt är att man varje vecka skickar ut tidrapporter och att de anställda där kan notera om ändring ska göras till enbart övertid. Ett annat sätt är att de anställda har en speciell blankett där de kan skriva önskemålet och direkt lämna till den som har hand om attesteringar. Arbeta in lunch Normalt sett tillåts man inte arbeta utan rast om man arbetar mer än 6 timmar. Därför kan inte Hybron Tid hantera detta automatiskt. Ett sätt är dock att berörd person lämnar en blankett till löneadministratören om att han/hon arbetat in 30 min lunch. När uttaget av denna inarbetning sedan sker måste en frånvarokod finnas som säger exempelvis Uttag inarbetad lunch och som har kompfaktor -1. Arbetsstämpling och Tid-Open 8-29

30 9 Arbetsflöde När väl alla register och inställningar är gjorda så kommer man till det dagliga arbetsflödet. Alla underlag till lön kommer normalt från stämplingar för närvaro och frånvaro. Dessa kan sedan korrigeras, attesteras och exporteras till lönesystem. Det är viktigt att ha en rutin för hur man ska arbeta dagligen för att överföring till lön ska bli så enkel som möjligt. Genom att införa ett tidmätningssystem förväntar man sig också en tidsvinst. En bra rutin är basen för att få en så stor tidsvinst som möjligt. En sak man bör göra är att attestera och korrigera tider varje dag eftersom det då är enkelt som förman (eller dylikt) att veta vem man bett arbeta över, gett ledigt etc. För att få ned mängden korrigeringar är det mycket viktigt att ha lagt upp data på ett korrekt sätt samt att ha tänkt igenom vissa saker. Se vidare under Att tänka på innan man börjar. Flödet ser ut så här och beskrivs mer ingående i kommande kapitel. Stämpla närvaro/frånvaro alt. registrera frånvaro i förskott Korrigera tidsposter vid behov Attestera tider Skriv ut avstämningslistor för jämförelse arbetad-/närvarotid Skriv ut tidrapporter och/eller löneunderlag Exportera löneunderlag 9-30 Arbetsstämpling och Tid-Open

31 10 Närvarostämpling Närvarostämpling kan göras på olika ställen i systemet. Ur tidregistreringssynpunkt fungerar det likadant på de flesta ställena, men här beskrivs ändå hur bilderna ser ut. Vilken av bilderna Närvaro, Start/stopp, Gruppstart, Efterhand och Veckostämpling som visas beror på vad som är inställt i personalregistret per person. Ur närvaroregistrerings-synpunkt har det ingen betydelse, men är väsentligt ur registreringssynpunkt för arbetsorder. Knapparna Övertid in respektive Övertid ut kan endast användas om man i grundinställningar har kryssat för Kräv särskild knapptryckning för övertid. Då gäller att övertid ALDRIG räknas före respektive efter normal arbetstid om man stämplar ut på de vanliga knapparna In respektive Ut. Om man arbetar med flex räknas dock flex på vanligt sätt inom flextidsintervallet. Ev. övertid önskas i ledighet är ett sätt för de som stämplar att tala om för den som attesterar att de istället för normal övertidskod enligt avtalet vill få ut sin övertid i komptid. Den som attesterar ser då detta som en not på tidsposten. Se vidare under Visa tider. Detta val måste kryssas för innan utstämpling sker Närvaro Närvarobilden är den enklaste och innehåller endast knapparna In och Ut. Övertid in, Övertid ut samt Ev. övertid önskas i ledighet är beskrivet ovan. Den kan inte användas av personer som stämplar arbeten Start/stopp Denna bild är den vanligast förekommande bild för registrering både av arbetsorder och närvaro. Här startas och avslutas en arbetsorder per gång. Arbetsstämpling och Tid-Open 10-31

32 Ur närvarohänseende är det dock endast knapparna In, Ut, Övertid in, Övertid ut samt Ev. övertid önskas i ledighet som har med närvaro att göra Gruppstart Denna bild används om man arbetar med parallella arbeten och därmed vill starta och avsluta flera arbetsorder på en gång. Ur närvarohänseende är det även här endast knapparna In, Ut, Övertid in, Övertid ut samt Ev. övertid önskas i ledighet som har med närvaro att göra Efterhand Denna bild används om man arbetar många gånger på en arbetsorder men den totala tiden inte är så stor. Då tillåts man att manuellt ange hur lång tid man arbetat på en arbetsorder istället för att det räknas ut automatiskt av systemet Arbetsstämpling och Tid-Open

33 På samma sätt som på tidigare bilder är det knapparna In, Ut, Övertid in, Övertid ut samt Ev. övertid önskas i ledighet som har med närvaro att göra Veckostämpling Denna bild skiljer sig på många sätt från de tidigare beskrivna i detta kapitel. Orsakerna är flera, men man kan kortfattat säga att det bygger på manuella registreringar. Grundtanken är att man ska rapportera hur lång tid man lagt på ett arbete per dag. Detta ska sedan ge närvaro också. Man kan antingen rapportera arbetsorder eller projekt här. Om man rapporterar projekt istället för arbetsorder kommer bilden att innehålla projektnr och fas istället för arbetsordernr och aktivitet. Per arbetsorder eller projekt skriver man in den mängd tid per aktivitet (fas om man arbetar med projekt) man lagt ner per dag i respektive vecka. Under tidsangivelsen visas sedan den normala löneart som gäller för närvaro och hämtas från personalregistret per person. När anställningsnr skrivs in visas projektlönearten från personalregistret i alla celler. Om man arbetat 10 timmar en dag (mot normalt 8 tim) på en AO och en aktivitet så ska 8 timmar räknas som normal närvaro och 2 tim som övertid. I det fallet måste två poster läggas upp; en för 8 timmar med normal löneart samt en med 2 timmar med manuell ändring till övertidslöneart. Se viss automatik för övertid under OBS här nedan. Frånvaro har ingen automatik i denna funktion utan bygger på manuell inmatning helt och hållet. Övertid innehåller vid inmatningsläge ingen automatik, men kan kompletteras med automatik i efterhand Arbetsstämpling och Tid-Open 10-33

34 på följande sätt: Personen måste ha ett avtal och en kalender (för kopplade till sig, posten måste i efterhand räknas om under Visa tider. Då kommer normala övertidskoder att hämtas för det antal timmar som överstiger schemats tider Alla stämplingar som gäller för en dag i veckan kommer att ge en total närvarostämpling. Notera att närvarotiden vid veckostämpling alltid kommer att utgå från och så många timmar bakåt som man arbetat. I exemplet ovan med 10 timmar så blir normal närvarotid och övertiden mellan Orsaken till detta är att systemet inte vet när personerna ska arbeta i och med att ingen automatik finns kopplad till schema och kalender. Men systemet kräver att stämplingar gäller för ett visst tidsintervall och därför sätts dessa tider utifrån Om man matar in frånvaro så ska inget arbetsordernr/projektnr fyllas i utan endast en frånvarokod och en tid på den dag det inträffat. Längst ned på bilden finns två summor: Totalt stämplad tid samt Total arbetstid. Skillnaden är att Totalt stämplad tid innehåller närvarotid + övertid + frånvarotid medan Total arbetstid endast innehåller de poster som har ett arbetsordernr/projektnr kopplat mot sig. Summatiderna per kolumn räknas inte ut förrän man klickar OK (fler poster än som får plats på en sidan kan mycket väl gälla för en vecka). Om man vill ha halvautomatik för uträkning av övertid måste ett schema skapas som vid 8 timmars närvaro om dagen ska se ut så här: Arbetsstämpling och Tid-Open