Tja nsteresor - lokala anvisningar Go teborg & Co AB

Transkript

1 Tja nsteresr - lkala anvisningar G tebrg & C AB Tjänsteresr - lkala anvisningar Götebrg & C Utgåva 6 Antagen i styrelsen Reviderad Sida 1 (6)

2 Kmmunfullmäktige ch Kmmunstyrelsen har beslutat m plicy ch riktlinjer för resr i tjänsten. Plicyn innebär att de minst klimatpåverkande färdmedlen ska väljas resr ska genmföras på ett kstnadsmedvetet sätt färdsätt ch lgi ska väljas så att arbetstiden utnyttjas effektivt webb- ch videmöten ska ersätta resr när det är lämpligt säkerhet ch arbetsmiljö ska vägas in vid val av resa. Under tjänsteresa får medarbetare inte utnyttja, medverka till eller bedriva kmmersiellt sex, eskrtservice eller besöka brdell- ch sexklubbar. Eventuella bnuspäng, rabatter ch liknande för tjänsteresr med flyg, buss ch tåg ch dylikt får enbart utnyttjas för resr i tjänsten. Det är väsentligt att alla berörda chefer ch medarbetare har gd kunskap m plicy, riktlinjer samt lkal anvisning. Tjänsteresr lkal anvisning Lkala anvisningar gäller för Götebrg & C ch innefattar förtydliganden av plicy ch riktlinjer. Vad är en tjänsteresa? En tjänsteresa innebär att du sm anställd reser eller förflyttar dig i tjänsten, för Götebrg & C:s räkning. Syftet med resan måste ha en diskutabel anknytning till Götebrg & C:s uppdrag ch medarbetarens uppdrag. Antalet deltagare ska nga övervägas ch ett tydligt mtiv måste finnas för valet av deltagare. Tjänsteresan kan ske både inm Sverige ch utmlands. Tjänsteresr kan ha lika syften, här nedan exemplifieras de vanligast förekmmande: Knferens: Syftet med arrangemanget ska ha en tydlig anknytning till verksamhetens uppdrag. Det kan gälla antingen att tillföra kunskaper ch erfarenheter sm bedöms nödvändiga för verksamheten. Ytterligare anvisning för knferens finns i blagets lkala anvisning för representatin. Studieresr sm är ett led i att värva ch/eller utföra ett evenemang, kngress eller liknande. En sådan resa kan t.ex. vara för att studera ett visst arrangemang eller kngress ch/eller för att knyta affärsmässiga kntakter. Studieresr sm kmpetensutveckling. En sådan resa kan vara att resa till en annan destinatin ch genm studiebesök, guidningar genm staden, möten med samarbetspartners etc. lära sig nytt. En sådan resa kan ske för enskild medarbetare eller med hela affärsmrådet/avdelningen eller gruppen. Möten med nuvarande eller presumtiva kunder, samarbetspartner etc. Mässbesök Utbildning

3 Generella anvisningar Inrikes tjänsteresa ska skriftligt gdkännas i förväg av närmaste chef. Sparas i filhanteraren ch i redvisning enligt Dkumentatin nedan. Utrikes tjänsteresa ska skriftligt gdkännas i förväg av såväl affärsmrådeschef eller mtsvarande (ingår i ledningsgruppen för Götebrg & C) sm VD. I VD:s frånvar ch i brådskande fall äger Administrativ Chef rätt att gdkänna tjänsteresa. Sparas i filhanteraren ch i redvisning enligt Dkumentatin nedan. Resa beställs via den av Götebrgs Stad upphandlade resetjänsten. Lgi Beställs via den av Götebrgs Stad upphandlade resetjänsten. Miljöcertifierade, prrfilmsfria alternativ (htell, knferensanläggningar) ska pririteras. 5-stjärniga htell ska sm huvudprincip inte bkas. UNDANTAG Undantag är m resebyrån inte kan erbjuda annat bende på förättningsrten eller vid knferens där huvudhtell för knferensen inte kan bkas via resebyrån. Detta ska dkumenteras skriftligen (mail från resebyrån) ch gdkännas av närmaste chef i förväg. Reserapprt. Studieresa ch mässbesök ska alltid dkumenteras med reserapprt ch återrapprteras till närmaste chef. Reserapprt sparas under aktuellt prjekt i filhanteraren ch bifgas utläggsredvisning ch tillsammans med faktura i winst. Tjänsteresr får inte kmbineras med privata aktiviteter/ledighet utan att det på förhand blivit gdkänt av närmaste chef. Detta får heller inte innebära merkstnad för Blaget. Sådan överenskmmelse ska skriftligen dkumenteras ch bifgas redvisning av resa. Blaget följer vid var tid gällande lagstiftning ch skatteverkets anvisningar. Om en sådan avvikelse beviljas kan det innebära knsekvenser för traktamente ch innebära förmånsbeskattning. För mer infrmatin kntakta HR eller eknmiavdelningen. Internknferens Anvisning för internknferens finns i blagets lkala anvisning för representatin. I samband med utbildningar, interna knferenser sm persnaldagar ch affärsmrådes eller avdelningsknferens ch dyl. där Blaget rganiserar ch står för samtliga kstnader utgår inte traktamente eller andra reseersättningar.

4 Priritering vid val av resa Vid val av resa ska enligt Götebrgs stads plicy ch riktlinjer för resr i tjänsten en sammanvägning göras av syftet med resan, tid, kstnad, klimatpåverkan samt säkerhet ch arbetsmiljö (utan inbördes rdning). Grundregeln är att resa nrmalt ska företas i 2:a klass eller mtsvarande m det inte finns särskilda skäl eller mständigheter i det enskilda fallet. Avsteg från detta ska mtiveras särskilt ch gdkännas av närmaste chef. När fler ska resa tillämpas samåkning m möjligt. Resfria möten. Anställd på Götebrg & C ska i samråd med sin närmaste chef överväga m det är möjligt att ersätta resan till förmån för exempelvis telefn, vide- eller skypemöte. För telefnmöte kntakta receptinen för instruktiner. Gå ch cykla (första hand). Götebrg & C tillhandahåller cyklar (5 st) för krtare tjänsteresr. Cyklarna parkeras i Svenska Mässans garage på angiven plats ch gäller endast för dessa fem tjänstecyklar. För cykelpendlare tillhandahåller Götebrg & C0 ckså två dusch- ch mklädningsutrymmen för att förenkla mbyte. Alla tjänsteärenden med cykel ska ske med cykelhjälm. Resa med kllektivtrafik (andra hand). Götebrg & C tillhandahåller Västtrafikkrt för tjänsteresa med kllektivtrafik. Västtrafikkrt kvitteras ut i receptinen. Bilpl (tredje hand), Götebrg & C ingår i en bilpl via leverantören bilplen.nu. För instruktiner se persnalhandbken under avsnitt 1.4 Reseplicy/Representatin\Tjänsteresr. Taxi. Enligt stadens riktlinjer kan taxi väljas m ingen av stadens bilar finns att tillgå ch m inget kllektivt alternativ finns eller då det är mer kstnadseffektivt än andra alternativ. För Götebrg & C gäller att utöver vanstående kan taxi användas - m utställningsmaterial etc. behöver fraktas - vid extern representatin kvällstid ch vid enstaka tillfällen (hemresa efter kl. 22) - anslutningsresr till flygplats eller tågstatin tidig mrgn eller sen kväll när kllektivt alternativ inte är realistiskt Detta ska då gdkännas av närmaste chef ch särskilt mtiveras på reseräkning alternativt nteras i Winst vid attestering av faktura. Taxi bkas enligt ramavtal, för kundnummer kntakta receptinen. Tjänsteresa med egen bil. Privat bil får användas undantagsvis ch ska i så fall vara beslutat av närmaste chef. Särskilda mtiv ska finnas ch dkumenteras på reseräkning. Resa med flyg. Flyg får endast användas för resr sm är längre än 50 mil, enkel väg ch där andra alternativ inte är realistiska utifrån en sammanvägning av Götebrgs Stads plicys faktrer. Om flyg i undantagsfall används vid resr sm är krtare än 50 mil ska detta mtiveras särskilt. Undantag för flygresa under 50 mil ska alltid beslutas ch dkumenteras i förväg av närmaste chef.

5 Ersättning ch redvisning Reseersättning Traktamente ch bilersättning enligt vid var tid gällande Traktamentesersättningar vid Götebrg & C. Parkering Parkeringskstnader ersätts i de fall närmaste chef gdkänt tjänsteresa med bil enligt priritering van. Parkeringsböter ersätts ej. Trängselskatt I de fall en medarbetare nyttjar egen bil för att göra en tjänsteresa (gdkänd enligt priritering van), ch därigenm får kstnader för trängselskatt, ska ersättning för den faktiska kstnaden utgå. En situatin sm kan uppstå är att en medarbetare tar sig till jbbet med egen bil för att kunna göra en tjänsteresa under dagen. I detta fall uppstår en större kstnad för trängselskatt än bara den sm kan kpplas till själva tjänsteresan. Medarbetaren blir i så fall ersatt för den under dagen uppkmna kstnaden. Reseförsktt För de sm inte har First Card kan den anställde kvittera ut ett reseförsktt för att täcka beräknade utgifter i samband med tjänsteresa. Sald på förskttsknt sm stått reglerat mer än sju dagar efter avslutad resa regleras i samband med löneutbetalning. Klimatkmpensatin Klimatkmpensatin för resr med bil ch flyg ska redvisas i syfte att genmföra förbättringar för miljön. Redvisning av klimatkmpensatin genmförs centralt inm Götebrg & C. Dkumentatin Följande dkumentatin ska i tillämpliga delar biläggas reseräkning ch faktura i Winst. Påskrivet beslut m tjänsteresa, särskild mall ska användas Syfte med tjänsteresan Fullständigt knferensprgram Eventuella avvikelser från prgram (t.ex. deltar ej på ingående måltid) Om frmellt prgram inte finns - redvisning av inbkade möten, studiebesök (namn, rganisatin ch titel på persner) etc. Inbjudan till möte, utbildning etc. Eventuella avvikelser från lkal anvisning ch att de är gdkända av närmaste chef - priritering vid val av resa (t.ex. taxi, egen bil) - lgi - bkning av resa eller lgi Om avresa tidigare eller hemresa senare än vad sm till synes är mtiverat p.g.a. att ttalkstnad blir lägre ch/eller att det finns risk för förseningar till avtalat möte/knferens Om tjänsteresa kmbineras med privata aktiviteter/ledighet Reserapprt (vid studiebesök ch mässbesök)

6 Reseräkning Reseräkning upprättas så snart sm möjligt efter tjänsteresans slut. Reseräkning görs via Hgia Travel, för mer infrmatin se persnalhandbken, avsnitt 0.1 Allmänna rutiner ch infrmatin\löneutbetalning ch tidrapprt Vid redvisning av utlägg ch vid begäran m traktamente gäller följande: - Kvitt för utlägg ska bifgas med beskrivning av syfte ch eventuella andra deltagare. - Kntutdrag från företagsupphandlat krt bifgas tillsammans med kvitt. - Underlag för trängselskatt ska bifgas. - Om du är berättigad till resetillägg (kan utges vid inrikes resa med övernattning) måste det begäras särskilt ch det gör du via fliken utlägg. - Biljett/resedkument med resplan (för att styrka traktamente) ska bifgas. Resplan ska innehålla uppgifter m avresedatum, ankmst annan destinatin, hemresedatum ch ankmstdatum tjänstestället eller bstaden. - Om det i undantagsfall finns kvitt på htellräkning. Ersättning lämnas för verifierad lgikstnad på htell. På htellräkningen upptagna kstnader för måltider, persnlig service etc. ska inte inräknas i lgikstnaden. - Se även under rubriken dkumentatin van Parkeringsplats Medlemmar av blagets ledningsgrupp kan årsvis ansöka m en p-plats för ett år i taget. Innehavare av parkeringsplats förmånsbeskattas. Förmånsbeskattning utgår 12 månader m året.