SEKRETESSPOLICY FÖR INTRESSEFÖRETAG, KOLLEGOR OCH UTFÖRARE

Transkript

1 Dcument C SEKRETESSPOLICY FÖR INTRESSEFÖRETAG, KOLLEGOR OCH UTFÖRARE Välkmmen till Adecc Sweden AB ( ) med tillhörande dtterblag ch varumärken (dvs Adecc/Mdis/Badench & Clark). Vi ser fram emt att arbeta med dig för att hjälpa dig utveckla din karriär vidare. Sm du kan förvänta dig samlar vi in ch använder infrmatin m dig för att kunna utföra våra tjänster krrekt. Adecc är besluten att skydda ch respektera din sekretess. Denna sekretessplicy beskriver dina sekretessrättigheter avseende infrmatinen m dig sm vi behandlar, samt de åtgärder vi vidtar för att skydda din sekretess. Vi vet att den är lång, men läs denna plicy nggrant. Det finns ett index nedan så att du kan gå direkt till de delar du vill kmma till m du föredrar det. Index Klargörande av några termer Vilken persnlig infrmatin samlar företaget in ch använder? Varför använder vi persnlig infrmatin m dig? Vad säger lagen m detta? Måste du ge ss den persnliga infrmatin vi ber m? Behandlar vi persnlig infrmatin m dig utan någn mänsklig inblandning alls? Hur länge behåller ni min persnliga infrmatin? Överför vi dina persnuppgifter till tredje parter? Överför vi dina uppgifter utanför den eurpeiska uninen? Vilka är dina rättigheter? Övervakning Hur är det med datasäkerheten när man använder Adecc-system? Hur kan du kntakta ss? Hur hanterar vi ändringar av denna plicy? Klargörande av några termer Till att börja med behöver vi tydliggöra hur vi använder vissa rd i denna plicy. Det kan tyckas självklart, men i denna plicy kallar vi dig Du. När vi talar m ss eller Företaget menar vi Adecc Sweden AB ( ), Bx 1570, SOLNA med tillhörande dtterblag ch varumärken. Företaget är en del av Adecc-kncernen, den största leverantören av HR-tjänster i världen. Via dess lika företag ch affärslinjer tillhandahåller Adecc-kncernen flera HR (Human Resurces)-aktiviteter sm t.ex. persnalrekrytering, utstatinering, lönetjänster, rekrytering ch urval, testningslösningar, karriärövergång, talangutveckling, träning ch utbildning, mplacering ch internatinell rörlighet ( våra aktiviteter ).

2 Dcument C För att genmföra våra aktiviteter använder företaget flera IT-system. I vissa fall tillhandahåller företaget en självserviceprtal ( Prtal ) för dess kandidater/persnal. Via prtalen kan du uppdatera dina egna register sm t.ex. kntaktuppgifter ch bankinfrmatin ch var du arbetar för en av våra kunder, timmarna du har arbetat. Slutligen är detta en plicy m infrmatin m människr sm du ch din familj. Den innefattar fakta m dig, men ckså åsikter m dig ch sm du har ( jag är en ftbllsälskare till exempel). Det handlar inte m infrmatin m företaget (även m de ibland överlappar varandra). Denna typ av infrmatin kallas ibland persnlig infrmatin, persnligt identifierbar infrmatin eller PII. Vi använder termen persnlig infrmatin i denna plicy. Vilken persnlig infrmatin samlar företaget in ch använder? Persnlig infrmatin sm företaget fta samlar in innefattar, men är inte begränsad till ditt namn, datum ch födelseplats, kntaktuppgifter ch kvalifikatiner (utbildning, utbildningskurser ch praktikplatser), ch all annan infrmatin du nämnde i ditt cv; m du lggar in till prtalen med ditt LinkedIn- eller annat mediaknt: din prfilinfrmatin; m du kntaktar ss, för vi i vissa fall register över den krrespndensen; feedback m dig från vår persnal ch tredje parter sm du arbetar med eller för ch annan bedömningsinfrmatin; när du ger feedback m andra, behåller vi ftast även den ch det är ckså persnlig infrmatin m dig (det är trts allt din åsikt); vi kan ckså samla in infrmatin m din användning av våra system inklusive (men inte begränsat till) din IP-adress, webbläsare, tidsstämpel, plats, lands trafikinfrmatin, platsdata, webblggar ch annan kmmunikatininfrmatin ch resurserna du får åtkmst till. Denna infrmatin gör våra system enklare att använda i framtiden; infrmatin m eventuella funktinshinder ch annan anpassning vi kan behöva göra för dig på arbetsplatsen; när du börjar arbeta för företaget ska vi ckså samla in: din könstillhörighet, natinalitet, kpia av ID-dkument, bevis på adress ch kpir av dkument sm styrker din rätt att arbeta på platserna du kmmer att arbeta på (visa, arbetstillstånd, etc.); infrmatin m lönelistr sm t.ex. din bankkntinfrmatin, natinellt försäkrings- eller scialförsäkringsnummer, skatteregistreringsnummer ch referensnummer, infrmatin m dina avgifter, din lön ch dina förmåner ch andra frivilliga avdrag du ber ss dra från din lön ch avgifter (sm t.ex. medlemskap i fackförenings- eller kyrkavgifter);

3 Dcument C din närvarustatistik, tid sm lagts på prjekt, utbildning, befrdran, utrednings- ch disciplinärenden; infrmatin m din användning av våra IT-system ch lkaler (inklusive CCTV ch dörrentrésystem); infrmatin m dina närstående ch anhöriga; reseinfrmatin (reseuppgifter, kreditkrtsinfrmatin, passnummer, utgifter sm uppkmmit) för förhandlingar m, arrangemang ch köp av alla reserelaterade aktiviteter (t.e.x. bkningar av flygresr, tåg, htell ch bil) ch ersättning för reseutgifter; ftn ch vider av ditt deltagande i utbildnings- eller liknande sessiner (du får möjlighet att be m att inte bli filmad eller ftgraferad); ch I vissa fall kmmer vi ckså att samla in känslig persnlig infrmatin (t.ex. uppgifter sm rör din hälsa). Varför använder vi persnlig infrmatin m dig? Företaget samlar in ch behandlar persnlig infrmatin: 1. för att ge dig den hjälp du förväntar dig sm t.ex. att hitta lämpliga uppdrag för dig att arbeta på, hjälpa dig med utbildning eller underlätta prceduren att söka nya uppdrag. Detta innefattar att hålla dig infrmerad m framtida arbetstillfällen via e-pst, telefn, pst ch/eller andra kmmunikatinsmetder; 2. att ytterligare utveckla ch förbättra våra system/prcesser; detta sker huvudsakligen i sammanhanget med nya IT-system ch -prcesser så att infrmatin m dig kan användas vid testningen av dessa nya IT-system ch -prcesser där pseuddata inte fullt ut kan återskapa driften av det nya IT-systemet; 3. för att genmföra undersökningar ch statistiska ch analytiska undersökningar till exempel för att jämföra effektiviteten i vår placering av kmpanjner hs kunder mellan lika affärssektrer ch gegrafiska mråden ch försöka identifiera faktrer sm kan påverka eventuella skillnader vi identifierar; 4. för att överföra data till tredje parter (se nedan); 5. där det är nödvändigt, att följa alla rättsliga skyldigheter; 6. när du arbetar för företaget, för att utföra våra skyldigheter gentemt dig sm arbetsgivare eller kund (i händelse av individuella utförare); ch 7. när du börjar arbeta för företaget: a. för att följa ditt anställningskntrakt eller tjänstekntrakt, ch alla andra kntrakt ch regler sm styr vårt anställningskntrakt ch alla andra avtalsrelatiner med dig; b. upprätthålla ch förbättra förvaltning av talang i allmänhet (inklusive för analys av arbetsstyrkan);

4 Dcument C Vad säger lagen m detta? c. utföra persnalaktiviteter (inklusive arbetsledning, frånvarhantering, utbildning/persnalhantering, utgiftshantering ch disciplinära prcedurer); d. hantera aktier ch andra tillgångar sm du kan ha rätt till; e. främja skydd ch ch säkerhet för persnal, lkaler, system ch tillgångar; f. övervaka efterlevnad av interna plicyer ch prcedurer; g. administrera kmmunikatins- ch andra system sm används av Adecckncernen (inklusive interna kntaktdatabaser); h. utreda eller svara på incidenter ch klagmål; i. efterleva skyldigheter ch rättigheter ch samarbeta med utredningar sm utförs av plis, myndigheter eller tillsynsrgan; j. m det tas ftn eller vider av utbildningstillfällen, för att rapprtera internt att utbildningstillfällena ägt rum ch deras innehåll (till exempel i interna uppdateringar) samt marknadsföra liknande tillfällen internt ch till tredje parter; eller k. delta i varje ptentiellt eller faktiskt köp eller försäljning, eller jint venture, av varje eller en del av en affärsverksamhet eller företag, sm en medlem av Adecc-kncernen vill delta i. Vi är skyldiga enligt lag att ha en lagenlig grund för att behandla infrmatinen vi har m dig. När du arbetar med eller via Adecc baseras vår behandling av persnlig infrmatin för alla dessa syften på grunder för behandling sm t.ex. utförandet av ett kntrakt till vilket den registrerade är en part (syften 1 ch 5-7), behandling sm är nödvändig för att följa juridiska eller lagstadgade skyldigheter (syfte 5-7) ch/eller behandling sm är nödvändig för Adeccs legitima intressen att utöva sina ch sin persnals grundläggande rättigheter att bedriva en affärsverksamhet på ett sätt sm inte tillbörligt påverkar dina intressen eller grundläggande rättigheter ch friheter (syften 1-4 ch 7). När behandling är nödvändig för Adeccs legitima intressen, säkerställer vi att behandling utförs på ett sådant sätt att våra legitima intressen uppväger en persns intressen. Vi ska endast behandla din persnliga infrmatin utöver dessa grunder med ditt samtycke (ytterligare en grund för behandling). Måste du tillhandahålla den persnliga infrmatinen vi ber m? Tillhandahållandet av din persnliga infrmatin är ett nödvändigt krav för att ingå ch/eller bibehålla vårt kntrakt med dig. Detta betyder att du är skyldig att tillhandahålla din persnliga infrmatin till ss. Om du inte tillhandahåller din persnliga infrmatin till ss, kan vi antingen inte genmföra anställningen eller leverantörsrelatinen med dig eller, åtminstne, så kmmer du kanske inte att kunna delta i vissa prcedurer sm t.ex. feedback eller karriärutveckling (sm kanske inte heller är i enlighet med ditt kntrakt med ss). Behandlar vi infrmatin m dig utan någn mänsklig inblandning alls?

5 Dcument C Ja, det gör vi. Företaget använder autmatiska system/prcedurer ch autmatiskt beslutsfattande (sm t.ex. prfilering) för att tillhandahålla dig, ch våra kunder, de tjänster du önskar från ss. Till exempel när våra kunder söker jbbkandidater, kan vi genmföra en sökning i våra listr av kandidater med hjälp av autmatiska kriterier för att sammanställa en slutlista. Hur länge behåller ni min persnliga infrmatin? Företaget behandlar din persnliga infrmatin enbart så länge det finns ett gdtagbart ändamål med behandlingen. Vi behåller, i enlighet med denna utgångspunkt, inte känsliga persnliga uppgifter längre än vad sm rimligen är nödvändigt. Överför vi dina persnliga uppgifter till tredje parter? Sm nämns van, röjer vi vanligtvis dina uppgifter till tredje parter. Detta görs för att utföra de syften sm anges van. Vi gör detta under följande mständigheter: Till våra leverantörer. Vi kan till exempel anlita en everantör för att utföra vårt administrativa ch perativa arbete för att stödja vår relatin med dig. Leverantören/leverantörerna kmmer att mfattas av avtalsmässiga ch andra juridiska skyldigheter att bevara sekretessen för dina uppgifter ch att respektera din integritet ch kmmer endast att ha tillgång till de uppgifter de behöver för att utföra sina funktiner; dessa leverantörer är ftast IT-leverantörer (sm är värdar för eller stöder våra IT-system, inklusive infrmatin m dig), lkalförvaltningsföretag (sm tar hand m den fysiska säkerheten på våra byggnader ch därför behöver känna till dig för att tillåta tillträde till våra byggnader), HR-relaterade leverantörer (sm har hand m lönelistr eller förmåner för vår räkning, sm t.ex. arbetsplatscatering för kmpanjner ch kllegr), reseleverantörer (sm hanterar eller anrdnar resr för våra kmpanjner ch kllegr) eller leverantörer av finans- ch redvisninghantering för backffice (sm kan behöva hantera uppgifter m kllegr ch kmpanjner för att behandla skulder ch frdringar). Till medlemmar av Adecc-kncernen i andra länder. Dessa kan vara belägna i eller utanför den eurpeiska uninen; lika medlemmar av kncernen utför lika funktiner ch därför kan din infrmatin delas med dem av lika rsaker: infrmatin delas till medlemmar av Adecc-kncernen sm tillhandahåller ITfunktiner för Adecc-företagen världen över; dessa IT-funktiner är belägna i Frankrike, Prag ch Amsterdam infrmatin delas med huvudkntret i Adecc-kncernen I Schweiz för planering av arbetsstyrka, budgetering ch feedback; denna infrmatin kan ckså användas på huvudkntret i Schweiz för att föreslå nya möjligheter för dig inm Adecckncernen eller med kunder. infrmatin delas ckså med Adecc-kmpanjner världen över där du har uttryckt ett intresse för möjligheter på den marknaden, eller med medlemmar i Adecckncernen sm identifierar att du kanske har särskild kmpetens sm krävs eller behövs på den marknaden. En lista över länder där vi bedriver verksamhet är tillgänglig I funktinen välj ditt land på vår webbplats på Till våra kunder/framtida arbetsgivare: vi kmmer att dela dina uppgifter med våra kunder sm erbjuder jbb/uppdrag sm du kan vara intresserad av eller sm är

6 Dcument C intresserade av din prfil, för kllegr kan detta vara där du arbetar på våra kunders arbetsplatser. De har kntraktsmässiga skyldigheter ch knfidentialitetsskyldigheter avseende dina uppgifter gentemt ss, ch gentemt dig; Vi kmmer att dela dina uppgifter med myndigheter, plis, tillsynsrgan eller brttsbekämpande myndigheter m vi, efter vårt gttfinnande, anser att vi är juridiskt skyldiga eller behöriga att göra det eller m det skulle vara klkt att göra det; ch Sm del av due diligence relaterad till (eller implementering av) en fusin, ett förvärv, byte av tjänsteleverantör eller annan affärstransaktin kan vi behöva röja dina uppgifter till den eventuella säljaren eller köparen, nya tjänsteleverantören ch deras rådgivare. Överför vi uppgifter utanför den eurpeiska uninen? Dina uppgifter kan överföras ch behandlas i ett eller flera andra länder, i eller utanför den eurpeiska uninen. En fullständig lista över de länder vi bedriver verksamhet i är tillgänglig i funktinen välj ditt land på vår webbplats på Vi ska endast överföra dina uppgifter utanför EU till länder sm Eurpakmmissinen trr erbjuder dig en adekvat skyddsnivå (en lista över dessa länder är tillgänglig här: ), eller där Adecc-kncernen har lämpliga säkerhetsåtgärder på plats för att försöka skydda sekretessen för din infrmatin (för vilka vi ftast använder en av frmerna för dataöverföringskntrakt sm är gdkända av Eurpakmmissinen, ch kpir av dessa är tillgängliga här: ). Vilka är dina rättigheter? Rätt till att få åtkmst till ch att erhålla en kpia av din persnliga infrmatin Du har rätt att begära bekräftelse av huruvida vi behandlar någn av din persnliga infrmatin. Där så är fallet, kan du få åtkmst till din persnliga infrmatin ch viss infrmatin m hur den behandlas. I vissa fall kan du be ss tillhandahålla en elektrnisk kpia av din infrmatin. Om det är ett självservice-system, uppmanar vi dig att gå dit ch uppdatera den själv. Rätt att krrigera din persnliga infrmatin Om du kan visa att persnlig infrmatin vi har m dig inte är krrekt, kan du be att denna infrmatin uppdateras eller krrigeras på annat sätt. Om det är ett självservice-system, uppmanar vi dig att gå dit ch uppdatera den själv. Rätt att glömmas brt/få uppgifter raderade Om vi inte behöver behålla eller behandla uppgifterna av någn annan rsak, kan du begära att vi slutar behandla eller begränsar behandlingen av eller raderar (viss eller all) din persnliga infrmatin.

7 Dcument C Rätt till invändningar I den mån företagets behandling av dina uppgifter baseras på företagets legitima intressen (ch ingen annan behandlingsgrund) eller rör direkt marknadsföring, har du rätt att invända mt att företaget behandlar dina uppgifter med hänvisning till din specifika situatin. Om du vill utöva någn av dina rättigheter, mejla ss på adecc.glbalprivacy@adecc.cm eller gdpr@adecc.se. När du mejlar ss för att utöva dina rättigheter, kan företaget be dig att identifiera dig själv innan de agerar på din begäran. Slutligen har du rätt att inge ett klagmål till dataskyddsmyndigheten på den plats där du br eller arbetar, eller på den plats där du anser att ett prblem avseende dina uppgifter har uppstått. Utför vi någn övervakning? I den utsträckning sm lagen tillåter, förbehåller sig Adecc rätten att granska, övervaka ch registrera åtkmst till, användning av ch innehåll i infrmatin sm finns i eller behandlas av dess IT-system. Vi gör detta för de syften (d)-(h) sm anges van men pekar specifikt på denna punkt i meddelandet så att du är medveten m att i synnerhet din användning av arbetsrelaterade ITsystem kan övervakas av andra. Hur är det med datasäkerheten när jag använder Adecc-system? Du ansvarar för att se till att dina inlggningsuppgifter till Adeccs system är säkra, i synnerhet lösenrdet sm du erhållit från ss eller sm du har valt. Dessa inlggningsuppgifter är avsedda för din egen användning. Du får inte delge någn/några annan/andra persn(er) dina autentiseringsuppgifter eller någn annan kntinfrmatin. Hur kan du kntakta ss? Om du har några frågr eller farhågr avseende vår sekretessplicy ch önskar mer infrmatin m hur vi skyddar din infrmatin (till exempel när vi överför den utanför Eurpa) ch/eller m du vill kntakta ss, mejla ss på adecc.glbalprivacy@adecc.cm eller gdpr@adecc.se. Hur hanterar vi sekretessplicyn? Villkren I denna plicy kan ändras emellanåt. Vi ska publicera alla viktiga ändringar i denna plicy via lämpliga meddelanden antingen på denna webbplats eller genm att kntakta dig genm andra kmmunikatinskanaler. The Adecc team

8 Dcument C V1 Januari 2018