FÖRETAGETS GRAFISKA PROFIL och Microsoft Office
1 Innehållsförteckning Förord... 2 Företagets grafiska profil... 2 Färger... 2 Fonter (teckensnitt)... 2 Var börjar man? - PowerPoint... 2 Börja med att skapa färgpaletter och företagets teckensnitt... 3 Skapa temafärger... 3 Skapa Temateckensnitt... 6 Designa Presentationen för att skapa ett helhetstema... 8 Paketera allt som ett Tema... 9 Ordna den grafiska profilen i de övriga programmen.... 13 Word och den grafiska profilen... 13 Ställa in formatmallar... 15 Sidhuvud... 17 Sidfot... 20 FÖRETAGETS GRAFISKA PROFIL och Microsoft Office
2 Skapa och distribuera en grafisk profil Ett sätt att minimera behovet av mallar Förord I mitt arbete som utbildare har jag haft förmånen att få hjälpa många företag att distribuera sin grafiska profil. I och med Office 2007, så har detta blivit möjligt eftersom Microsoft byggt in verktyg för detta i sitt välkända kontorsprogrampaket. I detta dokument tänkte jag gå igenom hur man bygger upp en grafisk profil (eller som Microsoft kallar det Tema) som man sen kan distribuera till alla sina anställda. I detta dokument utgår jag från de sökvägar som Microsoft rekommenderar och du får själv avgöra om du vill avvika från deras rekommendationer eller inte. För att detta dokument skall bli så likt verkligheten som möjligt, så skall jag bygga upp en grafisk profil för låtsasföretaget Företaget AB. Företaget AB har tagit fram en grafisk profil som de vill distribuera. De har tagit fram vilka färger som de anställda skall använda sig av, samt att de har tagit fram en logotyp. Företagets grafiska profil Färger Företagets färger går i grönt och lila och man har bestämt att följande grundfärger är de, som de anställda har att rätta sig efter: Färg R G B Färg 1 Mörk lila 141 91 161 Färg 2 Mellan lila 192 144 211 Färg 3 Ljus lila 225 185 241 Färg 4 Mörk grön 0 150 64 Färg 5 Mellan grön 53 172 104 Färg 6 Ljus grön 127 221 167 Fonter (teckensnitt) Rubrik: Century Gothic Brödtext: Century Var börjar man? - PowerPoint Microsoft rekommenderar att man skapar Temat i PowerPoint, eftersom man då kan bygga klart hur företagets presentationsmall skall se ut. I detta kompendium kommer jag följa Microsofts rekommendation och öppnar därför PowerPoint. Jörgen Hansson SUNDSVALL 2015-05-23
3 Börja med att skapa färgpaletter och företagets teckensnitt Väl inne i PowerPoint, så börjar jag med att skapa grundkomponenterna som behövs för företaget. De kommer att behöva en färgpalett, samt att teckensnitten lagras någonstans. Skapa temafärger Bild 1 - Välj Design och klicka på expanderaknappen i gruppen Varianter. Bild 2 - Peka på Färger och välj Anpassa färger... FÖRETAGETS GRAFISKA PROFIL och Microsoft Office
4 Bild 3 - Ge den nya färgpaletten ett lämpligt namn Bild 4 - Välj Dekorfärg 1 och Fler färger Jörgen Hansson SUNDSVALL 2015-05-23
5 Bild 5 - Skriv in RGB-värdet för den första färgen Bild 6 - Upprepa för alla företagets färger och klicka sedan på Spara FÖRETAGETS GRAFISKA PROFIL och Microsoft Office
6 Om du tittar på Bild 6, så har jag inte lagt färgerna i den ordning som de presenteras i tabellen ovan, utan har valt att gå från en mörk lila till en ljusare variant av lila, sen lägger jag den ljusa gröna och går mot en mörkare grön, eftersom jag tycker om någon form av enhetligt mönster, men naturligtvis kan du skapa färgerna efter tycke och smak, så länge du respekterar företagets grafiska profil. Skapa Temateckensnitt Bild 7 - Gå nu in och skapa teckensnitt på liknande sätt Bild 8 - Ställ in vad rubrikerna samt brödtexten skall ha för inställning och ge inställningen ett lämpligt namn Jörgen Hansson SUNDSVALL 2015-05-23
7 Bild 9 - Välj en effekt som du tycker passar till din presentation Om du har följt dessa steg så har du nu en grundstomme i form av en färgpalett och ett temateckensnitt som kan användas av alla program i Office. FÖRETAGETS GRAFISKA PROFIL och Microsoft Office
8 Designa Presentationen för att skapa ett helhetstema Bild 10 - Välj fliken Visa och klicka på Bildbakgrund, för att komma åt att designa din PowerPoint Här rekommenderar jag att behålla de grundbilder som finns (de som Microsoft hittat på) bara för att kunna klä om vilken presentation som än har skapats med en tom PowerPoint. Bild 11 - Högerklicka mellan någon av de bilder som syns till vänster och välj Infoga layout, om du vill ha ytterligare val Jörgen Hansson SUNDSVALL 2015-05-23
9 Bild 12 - Använd Infoga platshållare för att designa den nya bilden När du designat upp alla bilder som finns i bakgrunden, så kan du stänga bakgrundsvyn. Paketera allt som ett Tema Bild 13 - Klicka på nedåtpil vid gruppen Teman FÖRETAGETS GRAFISKA PROFIL och Microsoft Office
10 Bild 14 - Klicka på Spara aktuellt tema Bild 15 - Döp filen till någonting lämpligt Jörgen Hansson SUNDSVALL 2015-05-23
11 När du nu har skapat designen på hur en PowerPoint-presentation skall se ut, så kan du i detta läge passa på att spara den fil, som skall distribueras till de anställda, för att PowerPoint automatiskt skall starta med denna layout. Så här gör du: Bild 16 - Markera den enda bild som just nu finns i PowerPoint-filen och tryck DELETE. En mall skall aldrig innehålla några OH-bilder, den skall egentligen bara innehålla själva strukturen och designen. FÖRETAGETS GRAFISKA PROFIL och Microsoft Office
12 Bild 17- Bilden visar hur en mall bör se ut när man sparar den. Som du ser finns inga OH-bilder alls i en mall Bild 18 - Spara filen med namnet Blank och se till att ställa in filformatet till PowerPoint-mall (se röd ram på bild) Jörgen Hansson SUNDSVALL 2015-05-23
13 Ordna den grafiska profilen i de övriga programmen. Word och den grafiska profilen När det kommer till ordbehandling så handlar mycket om den grafiska profilen att se till att logotypen ligger rätt, att rätt teckensnitt och färger används. Mycket av jobbet är redan klart, eftersom vi skapat ett Tema. Skapar vi ett tema i PowerPoint, så har vi tillgång till den i alla Officeprogram. Så det som återstår, är att användaren kanske vill kunna välja mellan ett par färdiga sidhuvudalternativ, sidfotsalternativ, försättsblad, etc. Bild 19 - Om du startar Word, väljer fliken Design och klickar på Teman, så bör du se ditt nyskapade tema Så om vi till exempel skall skapa en ny mall, så skall alla mallar vi gör, baseras på detta tema. Säg att vi skall göra en mall, som skall användas för att skriva de flesta grunddokument som företaget skall kunna skriva. En mall där innehållet inte är det viktiga, utan att den layout vi har valt är det viktiga. Då börjar vi med att ställa in det tomma papperet med det nya temat. FÖRETAGETS GRAFISKA PROFIL och Microsoft Office
14 Bild 20 - När vi ställt in temat, kan det hända att några av formatmallarna presenteras i färg. Detta kanske inte är önskvärt, men det går att ordna med ett par musklickningar Bild 21 - På fliken Design, kan vi ändra vilken formatuppsättning som används Bild 22 - En del av de formatuppsättningar som finns heter någonting med orden svartvitt i sig. Det är ett snabbt sätt att ställa in formatmallarna till att inte vara i färg Jörgen Hansson SUNDSVALL 2015-05-23
15 Bild 23 - Efter jag valt någon av de som innehöll ordet svartvit, så är alla formatmallar ändrade till svartvita Nu återstår arbetet med att ställa in respektive formatmall till att matcha storlek för varje rubriknivå. Detta bör helst framkomma i den grafiska profilen. Ställa in formatmallar Att konfigurera sina formatmallar är ganska enkelt. Det enda du behöver göra är att högerklicka på den formatmall du vill ändra och välja ändra Bild 24 - På denna bild har jag högerklickat på Rubrik 1, så jag har fått fram snabbmenyn och är nu på väg att klicka på Ändra... FÖRETAGETS GRAFISKA PROFIL och Microsoft Office
16 Bild 25 - I dialogrutan finns en mängd olika "vanliga" inställningar vi kan ändra med ett par klickningar Bild 26 - Behöver du komma åt fler inställningar, så kan du klicka på knappen Format i dialogrutans nedre vänstra hörn Jörgen Hansson SUNDSVALL 2015-05-23
17 Det här är ett litet pillergöra, men det måste göras. Här ändrar vi inställningarna för alla formatmallarna, som vi vill att just den här mallen skall ha. Bild 27 - När alla formatmallar är ordnade, så sparar vi filen som en grundmall (eller något annat passande namn) Om vi sparar ner vår mall så vi får ett namn på den, kommer vi att kunna bygga in olika snabbdelar som användaren skall kunna välja på, när de har öppnat just denna mall. Sidhuvud Jag tänkte vi ska börja med att titta på två olika typer av sidhuvud, som våra användare skall få välja på i denna mall. Bild 28 - Välj fliken Infoga, Klicka på Sidhuvud och välj Redigera sidhuvud FÖRETAGETS GRAFISKA PROFIL och Microsoft Office
18 Bild 29 - Lägg in logotypen i sidhuvudet. Tryck CTRL + A, för att markera allt. Välj Infoga - Sidhuvud - Spara markering i sidhuvudgalleriet Bild 30 - fyll i dialogrutan. Observera att det kan vara bra att skapa kategorier, för att hålla reda på sina snabbdelar. Bild 31 - Observera att jag sparar inställningarna i den mall som jag håller på att bygga Jörgen Hansson SUNDSVALL 2015-05-23
19 För varje sidhuvud som skall finnas, så upprepas proceduren. Skapa sidhuvudet manuellt, tryck CTRL + A för att markera allt och sen sparar man sidhuvudet i sidhuvudgalleriet. Bild 32 - Här har jag lagt till en sidnumrering Bild 33 - När jag lagrar detta sidhuvud, ger jag den ett nytt namn men lägger den i samma kategori Bild 34 - Så när vi sen tittar under Infoga - Sidhuvud, bör vi se hur en lista med valmöjligheter skall börja växa fram. Kom ihåg att spara med jämna mellanrum. FÖRETAGETS GRAFISKA PROFIL och Microsoft Office
20 Sidfot Att skapa ett galleri av sidfotsval, fungerar på samma sätt som att skapa sidhuvud. Enda skillnaden är att vi använder sidfotsgalleriet. Här nedan följer en bildserie som visar hur jag skapar två exempel på sidfötter som jag vill att användaren skall ha tillgång till, i denna mall. Bild 35 - Börja med att välja Infoga - Sidfot - Redigera sidfot Bild 36 - Skapa den första sidfoten. Tryck CTRL + A för att markera. Välj Infoga - Sidfot - Spara markering i sidfotsgalleriet Jörgen Hansson SUNDSVALL 2015-05-23
21 Bild 37 - Fyll i dialogrutan (kom ihåg att utnyttja möjligheten att skapa kategorier) Upprepa proceduren för varje sidfot som skall finnas i mallen. Bild 38 - Här har jag skapat en sidfot med en tabell som innehåller kontaktinformation till företaget. Jag markerar allt och sparar markeringen i sidfotsgalleriet FÖRETAGETS GRAFISKA PROFIL och Microsoft Office
22 Bild 39 - Fyll i dialogrutan och klicka på OK Bild 40 - Under Infoga - Sidfot, så växer nu en lista fram med färdiga sidfotsval Detta är en introduktion i hur enkelt det är att komma igång att få in den grafiska profilen i Microsoft Office, och hur du kan komma igång med att skapa mallar som innehåller färdiga komponenter. Jag önskar dig all lycka till, när du nu skall börja bygga in er grafiska profil i Microsoft Office. /Exceljyrgas Jörgen Hansson SUNDSVALL 2015-05-23