Referensmanual Leverantörsreskontra
Om referensmanualer Dessa referensmanualer är framtagna för att tillsammans med online-hjälpen ge information om Agresso Business World. Denna referensmanual omfattar funktionaliteten till och med ABW 5.5.3. Agresso har strävat efter att ge så komplett och korrekt information som möjligt. Den kan dock komma att ändras utan föregående meddelande. Agresso R&D AS påtar sig inget ansvar för eventuella felaktigheter som kan finnas i dokumentationen. Kontakta din lokala kundtjänst för Agresso om du har några frågor. Microsoft Excel, Microsoft Project, Windows och Microsoft SQL Server är antingen registrerade varumärken eller varumärken som tillhör Microsoft Corporation i USA och/eller andra länder. Alla andra märkesnamn, produktnamn och företagslogotyper är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör respektive ägare. Detta dokument innehåller information som tillhör och anses vara en affärshemlighet för Agresso R&D AS. Informationen får inte reproduceras i sin helhet eller i delar, spridas eller på annat sätt göras tillgänglig för tredje part, varken direkt eller indirekt. Reproduktion av denna dokumentation oavsett syfte är förbjuden utan föregående uttryckliga skriftliga tillstånd från Agresso R&D Oslo, Norge. Med ensamrätt. Agresso Business Software 1987-2009 Agresso R&D AS, Gjerdrums vei 4, 0401 Oslo, Norge.
Innehållsförteckning Leverantörsreskontra 1 Introduktion 2 Första inställningen 4 Översikt 4 Automatisk numrering 5 Betalningsvillkor 7 Intervall för åldersfördelat saldo 9 Reklamationskoder 11 Texttyper fakturabeskrivning 12 Leverantörsgrupper 13 Leverantörsregister 16 Ankomstregistrering och bokföring av leverantörsfakturor 20 Översikt 20 Ankomstregistrering av leverantörsfaktura 21 Bokföring leverantörsfaktura 26 Underhåll av öppna poster och rapporter 27 Översikt 27 SU02 Öppna poster 30 SU03 Reskontraspecifikation 32 SU04 Kontoutdrag 34 SU05 Periodiserad saldospecifikation 36 SU10 Åldersfördelat leverantörssaldo 38 Betalningar och betalningsförslag 40 Översikt 40 Manuell inbetalning 41 Betalning 42 Manuell matchning av öppna poster 44 SU18 Automatisk matchning 46 Underhåll av betalningsförslag 47 Underhåll av betalningsuppdrag 49 Ytterligare funktioner 52 Översikt 52 EI02 Import av fakturor 54 EI03 Bokföring av attesterade fakturor 57 iii
Leverantörsreskontra Innehåll I denna referensmanual får du en översikt över vad du kan göra med Leverantörsreskontra i Agresso Ekonomi, samt detaljerad information om de fönster som används för att utföra dessa uppgifter. I detta dokument visas endast de fönster som berörs. Se online-hjälpen för information om andra fönster. Det innebär att inte heller förutsättningar och menykommandon finns med här. Du hittar information om grundinställningar i ABW och gemensam funktionalitet i referenshandböckerna Grundinställning och Systemadministration. 1
Om Leverantörsreskontra Introduktion Processdiagram I Leverantörsreskontra, som är helt integrerat med Huvudboken, kan du hantera leverantörsfakturor och den följande betalningen av dem. Modulen innehåller verktyg för att spåra fakturor från mottagning (och innan, om du dessutom använder modulen Inköpsadministration i Logistik) och övervaka hela processen för betalning av den. Detta diagram förklarar Leverantörsreskontra och visar också de valfria alternativ som kan användas för att automatisera eller utöka funktionaliteten: Leverantörsgrupper och leverantörer Innan du kan registrera enskilda leverantörer i den här modulen måste du skapa leverantörsgrupper där leverantörer läggs upp. Här ska du bestämma gemensamma behandlingsregler för leverantörsskuldskonto, förskottskonto, valuta, betalningsvillkor och rabatter osv. Leverantörsgruppen kan ange fasta behandlingsregler för alla leverantörer inom gruppen, men leverantörsgruppens behandlingsregler kan även fungera som en mall. All leverantörsinformation kan delas mellan olika företag som använder Agresso. 2
Registrering och bokföring av fakturor Underhåll av öppna poster Reverseringar Betalningar och betalningsförslag Sökningar och rapporter En leverantörsfaktura kan registreras på tre olika sätt: Med hjälp av fönstret Registrering av leverantörsfakturor kan leverantörsfakturor registreras och sparas utan bokföring i huvudboken. Registrerade fakturor kan i ett senare skede attesteras och bokföras så att de kan betalas. Alternativt kan leverantörsfakturor attesteras och bokföras direkt, utan ankomstregistrering. Bokförda fakturor kan ändras innan de betalas. Om Inköpsadministration används, bokförs fakturor direkt i leverantörsreskontran och i huvudboken från denna modul. Registrerade fakturor kan följas upp med hjälp av rapporter och sökfönster. När en registrerad faktura har attesterats kan den bokföras i huvudboken och leverantörsreskontran (den får ett nytt verifikationsnummer om olika serier har definierats för varje funktion). Fakturor som inte är helt matchade med betalningar, kreditnotor och förskottsbetalningar kan hanteras i ett separat fönster. Felaktiga transaktioner kan reverseras med en process för förslag, underhåll och bekräftelse. Se referenshandboken Kundreskontra för en detaljerad beskrivning av reverseringsprocessen. Betalningar anges först som betalningsförslag. I detta förslag väljs fakturorna ut automatiskt för betalning enligt de villkor som du bestämt. Förslaget kan sedan ändras till att omfatta nya fakturor, eller ta bort fakturor som ingår. Även betalningsbeloppen kan justeras. När väl betalningsförslaget har bekräftats kan valda fakturor betalas på något av följande sätt: Check (checkar kan skrivas ut automatiskt från Agresso). Skriftlig överföring (ett brev med detaljer för belopp och konton kan skivas ut automatiskt). Elektronisk betalning (OCR om banken stöder detta). Manuellt (betalningen kan bokföras och leverantören betalas manuellt). Om du väljer en automatisk betalningsmetod, kvitteras originalfakturan automatiskt och kursvinster, kursförluster och kontantrabatter beräknas och bokförs. Inbetalningar kan kvitteras manuellt mot utestående fakturor. Du kan använda sökningar för all leverantörsinformation, inklusive alla registrerade utestående och betalda fakturor. Genom en sökning kan du få följande typ av information: All tillgänglig information om originalfakturan. Matchande verifikationer. De huvudboksverifikaktioner som är kopplade till en faktura. Fakturans inköpsorder (från Inköpsadministration). Leverantörens betalningsstatistik 3
Första inställningen Översikt Inställning av fasta register och Leverantörsregister Innan du kan börja bokföra och behandla leverantörsfakturor måste du ange de villkor som Agresso ska använda i Leverantörsreskontra. Dessa innefattar numrering, påminnelser och kreditdetaljer, leverantörsgrupper samt faktiska leverantörer. Många av dessa anges i fönster som finns under Fasta register. Lägg märke till att många av dessa poster delas med Kundreskontra. De fönster som används för att utföra dessa åtgärder är: Autonumrering, som används för att definiera automatisk numrering av leverantörer och andra register, hittas i Agresso Gemensam. Detta fönster beskrivs nedan. Kreditvillkor, Intervall för åldersfördelat saldo, Reklamationskoder, Texttyper fakturabeskrivning, Leverantörsgrupper och Leverantör, som beskrivs i detalj nedan. 4
Användning av fönster Skapa en automatisk nummerserie Automatisk numrering Använd detta fönster för att definiera automatisk numrering av register och för CS15 Inläsning av kund- och leverantörsuppgifter. Steg 1 2 Åtgärd Ange ID för nummerserierna, i fältet ID och sedan en beskrivning i nästa fält. Välj det register som nummerserien gäller för i fältet Register. Fältet Antal tecken visar automatiskt det maximala antal tecken du kan använda för valt register. 3 Ange om manuell tilldelning av nummer ska tillåtas för dessa nummerserier, genom att markera eller avmarkera kryssrutan Manuell. 4 5 Välj status Aktiv. I tabellen väljer du en datatyp som du vill använda, till exempel Fast. 6 Beroende på datatyp väljer du en komponent i nästa fält, till exempel ett relaterat begrepp. 7 8 För datatypen Räknare anger du från och till nummer i fälten Från nummer och Till nummer. Nästa nummer visas automatiskt. Visa också det antal tecken som ska använda för datatypen Relation i fältet Antal tecken. 9 Lägg till fler datatyper om det behövs. 10 Fönstret Automatisk numrering Välj Spara (F12) på Datamenyn. Lägg märke till att du kan kopiera en befintlig regel och använda den som mall för att skapa en ny regel. Detta är fönstret Autonumrering med ett exempel på numrering av leverantörs-id: 5
Fältförklaringar ID Ett ID för nummerserier, maximalt 12 tecken. Beskrivning En beskrivning av den nummerserie som du definierar. Huvudregister Namnet på det register som du vill skapa automatisk numrering för. Antal tecken Detta är ett informationsfält som anger det maximala antal tecken som finns tillgängliga för det register som du har valt. Manuellt Visar om manuell numrering ska tillåtas för detta register. Inställningarna är: Manuell numrering tillåts för detta register. Systemet tilldelar automatiskt nästa lediga och giltiga nummer. Status Status för serien. Giltiga värden är: Aktiv Spärrat Typ Den datatyp som ska användas för alla eller delar av nummerserien. Giltiga värden är: Relation Ett begrepp som är relaterat till registerbegreppet. Räknare En räknare. Separator Ett eller flera tecken som separerar delar av numret. Fast En fast sträng. Komponent Ett värde för den datatyp som valts i Typ. Du kan använda följande: Ett relaterat begrepp för datatypen Relation. Inget värde för datatypen Räknare om du vill ha sammanhängande nummer. Samma relaterade begrepp som det som har valts för Relation om du vill starta om räknaren för varje relationsvärde. Ett tecken för datatypen Separator. Ett eller flera alfanumeriska tecken för datatypen Fast. Nr från Det första värdet i en räknare. Detta fält gäller enbart alternativet Räknare. Nr till Det sista värdet i en räknare. Detta fält gäller enbart alternativet Räknare. Nästa nr Detta är ett informationsfält för alternativet Räknare. Det anger det första nummer som kommer att användas när ett nummer tilldelas. Antal tecken Antal tecken från relationen som du vill använda i numret. Lägg märke till att det totala antalet tecken inte får överskrida det maximala antal tecken som finns tillgängliga för registret. Detta fält gäller enbart alternativet Relation. 6
Användning av fönster Registrera betalningsvillkor Betalningsvillkor Använd detta fönster för att registrera, ändra och söka efter betalningsvillkor. Betalningsvillkor används vid beräkning av förfallodatum, förfallodatum för kassarabatt och rabattbelopp. Steg Åtgärd 1 Ange en unik alfanumerisk kod för de nya betalningsvillkoren samt en textbeskrivning. Denna beskrivning visas på fakturorna. 2 Ange fakturans förfallodatum med någon av följande två metoder: Ange antal dagar från fakturadatum till förfallodatum i fältet DgrFörf Ange antal fria månader (0 9) från fakturadatum i fältet FriMd samt antal dagar från utgången av fri månad till förfallodatum i fältet Förf.dat. Fönstret Betalningsvillkor 3 Om du vill att fakturor ska förfalla till betalning på den sista dagen i månaden efter månaden för fakturadatum ska du göra följande: Fältet DgrFörf måste innehålla värdet 0. Liksom tidigare, ange eventuella fria månader i fältet FriMd. 0 i kolumnen Förf.dat. anger att fakturan förfaller på sista dagen i månaden (den månad som fortfarande är baserad på fakturadatum och FriMd). 4 5 Ange eventuell procentsats för kontantrabatt i fältet Rabatt%. Ange antal dagar från fakturadatum till rabattdatum i fältet DgrRab, eller Ange antal fria månader (0 9) från fakturadatum i fältet FriRab samt antal dagar från utgången av fri månad till rabattdatum i fältet Rab.dat. Välj Spara (F12) på Datamenyn. 6 Registrera en beskrivning av betalningsvillkoren på alla de språk som du angivit på leverantörerna genom att välja kommandot Text på menyn Verktyg. Detta är Betalningsvillkor med villkor på engelska: 7
Fältförklaringar Bet.villkor En unik, två tecken lång alfanumerisk kod för betalningsvillkor. Beskrivning En beskrivning av betalningsvillkoren. DgrFörf Beräknar antal dagar innan förfallodatum genom att addera antalet dagar direkt till fakturadatum. Om ett fast antal dagar anges i denna kolumn kommer de helt enkelt att läggas till fakturadatumet för att räkna fram förfallodatum. FriMd Fria månader. Alternativt sätt att beräkna förfallodag genom att lägga till ett antal s.k. fria månader (0 9) till fakturadatum och sedan lägga till antal dagar i nästa kolumn för att ge fakturan ett förfallodatum i följande månad. Kombinationen av dessa två fält används för att definiera betalningsvillkor, exempelvis när förfallodagen är den 15:e månaden efter fakturadatum. Förfallodatum Det datum i månaden efter de fria månaderna som fakturan ska förfalla till betalning. Rabatt% Rabatt för tidig betalning eller kassarabatt i procent. DgrRab Antal dagar från fakturadatum man kan använda rabatt vid tidig betalning (liknande DgrFörf ovan). FriRab Antal fria månader (0 9) som ska adderas till fakturadatum (liknande FriMd ovan) som ska användas för att beräkna rabatten vid tidig betalning. Rab.dat Datum i den månad efter fria månader före vilken man kan använda rabatt vid tidig betalning. Språk Språkkoden för betalningsvillkoret. 8
Användning av fönster Intervall för åldersfördelat saldo Detta fönster använder du för att definiera de tidsintervall som används vid åldersfördelning av saldo i fönstret Statistik. Registrera ett intervall för åldersfördelat saldo Steg Åtgärd Fönstret Intervall för åldersbaserat saldo 1 Välj ett giltigt språk i fältet. Intervallerna måste definieras för varje språk som ska användas. 2 Välj önskad profil. Agresso levereras med en profil kallad STANDARD. Användardefinierade profiler skapas enligt användarens önskemål. 3 Registrera intervallen som rader i tabellen. Varje intervall ska ha ett unikt löpnummer i fältet #. Värdena i fälten Förfallna dagar från och Förfallna dagar till ska följa samma sortering som löpnumren i #. 4 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Detta är fönstret Intervall för åldersbaserat saldo med en profil för ett företag vid namn VERMEER: Fältförklaringar Språk Giltig språkkod. Intervallen ska definieras för varje användarspråk. Profil Unik alfanumerisk kod (8 tecken). Systemparametern CU10_AGE_PROFILE definierar vilken profil som ska användas i Statistikfönstret. # Unikt löpnummer för intervallet. Anger sortering i fönstret Statistik. Titel Ledtext som visas i fönstret Statistik. Förfallna dagar från Intervall för att visa alla öppna poster som är förfallna med flera eller samma antal dagar som angivet värde. 9
Förfallna dagar till Intervall för att visa alla öppna poster som är förfallna med färre eller samma antal dagar som angivet värde 10
Användning av fönster Registrera reklamationskoder Fönstret Reklamationskoder Reklamationskoder Detta fönster använder du till att registrera reklamationskoder. Reklamationskoder kan användas tillsammans med leverantörsfakturor för att beskriva orsak till betalningsuppskov och dylikt. Registrera ett begreppsvärde för reklamationskoden samt en beskrivning och ange dess status som N. Välj Spara (F12) på Datamenyn. Detta är Reklamationskoder med exempelvärden: Fältförklaringar Begr.värde En reklamationskod. Beskrivning Beskrivning av reklamationen. Visas i fönstren för fakturaregistrering och i sökfönstren. O Giltigt värde för ett relaterat begrepp där något har blivit definierat i fönstret Begrepp. (V) Ett statistikvärdefält, till exempel relaterat till en timkurs, en kilometerkurs eller pris per kilo. Innehållet i detta fält definieras i fönstret Begrepp. Från period Från period. ÅÅÅÅPP (t.ex. 200401). Detta är den period som begreppet är aktivt från. Till period Till period. ÅÅÅÅPP (t.ex. 200412). Detta är den period som begreppet är aktivt till. Detta möjliggör kopplingen mellan två relaterade begrepp att vara aktiva under ett definierat periodintervall. S Status. Giltiga värden är: N Normal P Parkerad C Spärrad 11
Användning av fönster Registrera texttyper Texttyper fakturabeskrivning Detta fönster använder du till att definiera Texttyper fakturabeskrivning. Texttyper kan användas vid fakturabeskrivningar för både kund- och leverantörsfakturor. Registrera kod i fältet Begreppsvärde och en beskrivning för texttypen i fältet Beskrivning. Välj Spara (F12) på Datamenyn. Fönstret Texttyper fakturabeskrivning Detta är Texttyper fakturabeskrivning med definierade texttyper: Fältförklaringar Begr.värde Kod för texttyp. Beskrivning Beskrivning av texttypen. O Giltigt värde för ett relaterat begrepp där något har blivit definierat i fönstret Begrepp. (V) Ett statistikvärdefält, till exempel relaterat till en timkurs, en kilometerkurs eller pris per kilo. Innehållet i detta fält definieras i fönstret Begrepp. Från period Från period. ÅÅÅÅPP (t.ex. 200401). Detta är den period som begreppet är aktivt från. Till period Till period. ÅÅÅÅPP (t.ex. 200412). Detta är den period som begreppet är aktivt till. Detta möjliggör kopplingen mellan två relaterade begrepp att vara aktiva under ett definierat periodintervall. S Status. Giltiga värden är: N Normal P Parkerad C Spärrad 12
Användning av fönster Registrera en leverantörsgrupp Leverantörsgrupper Detta fönster använder du för att registrera, underhålla samt söka efter leverantörsgrupper. Varje leverantör kopplas till en leverantörsgrupp i fönstret Leverantör. Alla leverantörer i samma leverantörsgrupp delar samma kontrollkonto och förskottskonto. Gruppen kan också användas för att definiera gemensamma behandlingsregler för valuta, betalningsvillkor, räntefakturering och påminnelser. Leverantörsgruppen kan innehålla en eller flera leverantörer. Det finns ingen begränsning (i teorin) för hur många leverantörer som kan finnas i en leverantörsgrupp. Steg Fönstret Leverantörsgrupper Åtgärd 1 Ange en unik kod för leverantörsgruppen. Den får maximalt bestå av 2 tecken. 2 Leverantörsregistret kan definieras per företag eller delas av flera företag. Gruppens reskontrakonto ska vara registrerat i alla aktuella företag. 3 Annan information kan även registreras som fast på leverantörsgruppen. Denna information kan då inte ändras per leverantör eller faktura. 4 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Detta är fönstret Leverantörsgrupper med en grupp av inhemska leverantörer definierade: 13
Fältförklaringar alla flikar Leverantörsgrupp Unik alfanumerisk kod för gruppen (max 2 tecken). (Beskrivning) Namn på gruppen. Fältförklaringar fliken Grupp Betalningsvillkor Standardbetalningsvillkor för varje leverantör inom leverantörsgruppen. Detta fält används för att specificera de regler som beräknar fakturans förfallodatum och kassarabatt. Fast J/N Inställningarna är: Betalningsvillkoret är fast och kan inte ändras på leverantörs/fakturanivå. Betalningsvillkoret kan ändras på leverantörs/fakturanivå. Valuta Standardvaluta för varje leverantör inom leverantörsgruppen. En standardvaluta måste anges här. Följande alternativ finns i fältet Fast J/N: Fast J/N Inställningarna är: Valutakoden är fast och kan inte ändras på leverantörs/fakturanivå. Valutakod kan ändras på leverantörs/fakturanivå. Om konteringsregeln på reskontrakontot anger en fast valuta, så kommer denna att gälla oavsett valutakod på leverantörsgruppen. Momssystem Momssystemet. Fast J/N Inställningarna är: Momssystemet är fast och kan inte ändras. Ger möjlighet att ändra momssystem vid registreringen. Om konteringsregeln på kontrollkontot anger en fast momskod, så kommer denna att gälla oavsett momskod på leverantörsgruppen. Skattetabell Standardmomskod för varje leverantör inom leverantörsgruppen. Inställningarna är: Momssystemet är fast och kan inte ändras. Ger möjlighet att ändra momssystem vid registreringen. Om konteringsregeln på kontrollkontot anger en fast momskod, så kommer denna att gälla oavsett momskod på leverantörsgruppen. Respit rabatt Det antal extra dagar efter förfallodatum som du fortfarande kan åtnjuta kassarabatt. Detta kan vara ett positivt eller negativt tal. Försenad betalning Antal extra dagar efter förfallodatum (betalningsdatum kommer att fördröjas med dessa antal dagar i betalningsrutinen). 14
Fältförklaringar fliken Konton Fältförklaringar fliken Kurskonto Öppna poster Detta definierar om bokförda betalningar kvitteras mot utestående fakturor enligt principen Öppna poster. Inställningarna är: Betalningar kvitteras mot öppna poster i leverantörsreskontra enligt principen Öppna poster. Betalningar kvitteras inte mot öppna poster vid uppdatering av leverantörsreskontran. Alla betalningar bokförs automatiskt som på kontoposter. Denna princip kräver en rapport som kvitterar kontoposter mot de äldsta fakturaposterna. Språk Detta definierar vilket språk som ska användas vid korrespondens med leverantörerna i leverantörsgruppen. Detta används i rapporter. Beskrivning Fri text för kommentarer. Konto Det huvudbokskonto som används för automatisk bokföring. Vid ankomstregistrering av leverantörsfaktura föreslås detta konto i bokföringsfönstret. Förskott Leverantörernas förskottskonto. Kontot som används här kan vara samma som styrkontot i föregående fält. Preliminär lev.skuld. Ankomstregistrerade (men inte bokförda) leverantörsfakturor. Preliminär kostnad Ankomstregistrerade (men inte bokförda) kostnader. Kassarabatt Konto för bokföring av kontantrabatt från leverantörer. Kursvinst Konto för kursvinst vid betalningar i utländsk valuta. Används vid automatisk bokföring av kursvinst i AGRTPS. Kursförlust Konto för kursförlust vid betalningar i utländsk valuta. Används vid automatisk bokföring av kursvinst i AGRTPS. Orealiserad kursvinst Konto för orealiserad kursvinst (ej inbetalt). Detta är ett resultatkonto som används vid omvärdering av leverantörs- eller kundreskontraposter. Omvärdering av reskontraposter utförs av serverprocessen GL15 Omvärdering av valuta i huvudboken. Orealiserad kursförlust Konto för orealiserad kursförlust (ej inbetalt). Detta är ett resultatkonto som används vid omvärdering av leverantörs- eller kundreskontraposter. Period. kursvinst Konto för periodiserad orealiserad kursvinst. Detta är ett balanskonto som används vid omvärdering av leverantörs- eller kundreskontraposter. Omvärdering av reskontraposter utförs av serverprocessen GL15 Omvärdering valuta i Huvudbok. Period. kursförlust Konto för periodiserad orealiserad kursförlust. Detta är ett balanskonto som används vid omvärdering av leverantörs- eller kundreskontraposter. 15
Användning av fönster Registrera en leverantör Fönstret Leverantör Leverantörsregister Detta fönster använder du för att registrera, ändra och söka efter leverantörsuppgifter. Leverantörsregistret innehåller användbar information om olika leverantörer. Detta register kan användas av flera företag. Steg 1 2 Åtgärd På fliken Leverantör anger du följande obligatoriska information: Ange ett unikt leverantörsnummer i fältet Leverantörsnr, eller lämna <NY> så att systemet tilldelar dig ett, förutsatt att nummerserier är definierade. Ange en beskrivning för leverantören i fältet bredvid leverantörsnumret. Välj en leverantörsgrupp i fältet Lev.grupp. Ange en text som hänvisar till leverantörsnamnet, i fältet Kortnamn. Denna text kan användas som sökvillkor i vissa fönster. Ange namn på referensen för denna leverantör eller annan referensinformation, i fältet Extern ref.. På fliken Adress anger du minst en adress. 3 Alla andra fält är valfria; fyll i dem vid behov och välj sedan Spara (F12) i menyn Data. Detta är registret Leverantör med leverantör 1000: 16
Fältförklaringar alla flikar Fältförklaringar fliken Leverantör Fältförklaringar fliken Faktura Leverantörsnummer Unik numerisk kod för leverantör. (Namn) Leverantörens namn. Uppdaterad Datum/tidpunkt för senaste ändring i leverantörsuppgifterna. Användare Användar-ID för den person som sist ändrade leverantörsuppgifterna. Lev.grupp Den leverantörsgrupp som leverantören tillhör. Land Leverantörens land. Org.nr Leverantörens företagsnummer/organisationsnummer. Momsreg.nr Leverantörens momsregistreringsnummer hos skattemyndigheterna. Söknamn Textfält för att ange en förkortning av leverantörens namn. Detta kan användas vid sökning i vissa fönster. Fältet är obligatoriskt. Extern ref Leverantörens referens (textfält) för vårt företag. Detta fält är obligatoriskt men kan användas även för andra typer av referenser. Text Ett textfält på högst 255 tecken för eventuell information som ska läggas till om leverantören. Skattetabell Anger relevant momskod för denna leverantör. Fast J/N Inställningarna är: Detta fastställer momskoden för leverantören. Detta ger möjlighet att göra ändringar vid registrering. Om leverantörsgruppen har en fast momskod blir leverantörsgruppens momskod automatiskt fast för leverantören. Momssystem Anger relevant momssystem för denna leverantör. Fast J/N Inställningarna är: Detta fastställer momssystemet för leverantören. Detta ger möjlighet att göra ändringar vid registrering. Om leverantörsgruppen har ett fast momssystem, blir leverantörsgruppens momssystem automatiskt fast för leverantören. Betalningsvillkor Anger relevanta betalningsvillkor för denna leverantör. 17
Fältförklaringar fliken Betalning Fast J/N Inställningarna är: Detta fastställer betalningsvillkoren för leverantören. Detta ger möjlighet att göra ändringar vid registrering. Om leverantörsgruppen har fast betalningsvillkor, blir leverantörsgruppens betalningsvillkor automatiskt fast för leverantören. Valuta Anger relevant valuta för denna leverantör. Fast J/N Inställningarna är: Detta fastställer valutakoden för leverantören. Detta ger möjlighet att göra ändringar vid registrering. Om leverantörsgruppen har en fast valuta, blir leverantörsgruppens valuta automatiskt fast för leverantören. Språk Leverantörens språkkod. Detta språk kommer att användas för generering av leverantörsspecifika rapporter. Rabattkod Rabattkoden. Ingen kontroll sker av fältet. Leverantörens rabattkod och produktens prisgrupp avgör vilken rabatt som används vid orderregistrering. Kreditgräns Anger den gräns som ska kontrolleras när en ny inköpsorder registreras. Kundnummer Om leverantören också är kund så är detta leverantörens kundnummer i Kundreskontra. Om leverantören inte är en kund ska du ange värdet 0 (noll). Huvudkontor Det gällande leverantörsnumret för leverantörens huvudkontor. Det registrerade leverantörsnumret föreslås som standard. Om leverantören ska kopplas mot ett annat leverantörsnummer på huvudkontoret ska leverantörsnumret användas. Observera att båda leverantörsnumren måste vara definierade innan de kan kopplas samman. Taxeringsuppgift Anger behov av kontrolluppgifter beroende på verksamhet används i samband med skatterapportering. Välj Inget uppgiftsbehov om du inte ska använda denna information för momsrapportering. Temporär Anger om leverantören är en tillfällig leverantör. Inställningarna är: Fast leverantör (har ett eget register). Tillfällig leverantör. Du kan definiera ett eller flera leverantörsnummer för tillfälliga leverantörer. Tillfälliga leverantörer kan kopplas till en separat leverantörsgrupp. Meddelande Tillåter inmatning av text som kommer att visas när en faktura registreras eller bokförs till denna leverantör. Betalningsmetod Leverantörens betalningsmetod. Betalningsmetoden kan skrivas över på fakturanivån. Fast J/N Inställningarna är: Detta fastställer betalningsmetoden för leverantören. Detta ger möjlighet att göra ändringar vid registrering. Betalningsmottagare Visar betalningsmottagare (om detta är relevant). Detta används om företaget betalar via en tredje part och inte direkt till leverantören. 18
Fältförklaringar fliken Relation Fast J/N Inställningarna är: Detta fastställer mottagaren för leverantören. Detta ger möjlighet att göra ändringar vid registrering. Bankkonto Leverantörens bankkontonummer. Fältet är obligatoriskt. Annat konto Annat kontonummer. Postgironummer Leverantörens postgironummer. Fältet är obligatoriskt. Swift Swiftkod för leverantörens bank. Används vid utrikes- och valutabetalningar. Clearingnummer Clearingnummer för leverantörens bank. Används vid utrikes- och valutabetalningar. Bet.dagar Det antal dagar efter förfallodatum innan fakturor från denna leverantör ska betalas. Detta kan vara ett positivt eller negativt tal (ett negativt tal anger alltså att fakturorna kan ingå i ett betalningsförslag innan deras förfallodatum). Om du använder Respit rabatt och kör ett betalningsförslag med rapportparametrarna Från rabattdatumoch Till rabattdatum, ändras det ursprungliga rabattdatumet i den öppna posten enligt detta värde. Respit rabatt Respittid från förfallodatum för att ändå erhålla kassarabatt. Prioritet Leverantörens prioritet vid betalningar. Denna kan vara från 0 (noll) till 9, med 9 som högsta prioritet. Fakturor med en högre prioritet tas då med på betalningsförslaget före fakturor med lägre prioritet om betalningsbeloppet är begränsat. Status Leverantörens status. Giltiga värden är: Aktiv leverantören är öppen för bokföring. Spärrad leverantören är spärrad. Inga åtgärder är tillåtna på denna leverantör. Parkerad leverantören är parkerad (kan återställas till Aktiv). Du kan bokföra denna leverantör, men inte betala. (Utgången) Datum då leverantören spärrades (genom att sätta status till Spärrad). Relation Det relaterade begreppet definierat som en relation för leverantören. Rel.värde Ett giltigt värde för det relaterade begreppet. Varje relaterat begrepp kan endast ha ett värde. Beskrivning Beskrivningen av värdet i fältet Rel.värde. 19
Metoder Verifikationstyper Ankomstregistrering och bokföring av leverantörsfakturor Översikt I Agresso finns det två sätt att mata in leverantörsfakturor: Fakturor registreras när de mottas från leverantörer (genom snabb eller standardregistrering) men bokförs inte direkt. De registrerade fakturorna kan därefter attesteras och bokföras i huvudboken och leverantörsreskontran. Fakturorna bokförs direkt i huvudboken och leverantörsreskontran utan att gå igenom den tidiga registreringsprocessen. Båda metoderna kan alltid användas i Agresso. Fönstren Registrering av leverantörsfakturor och Bokföring av leverantörsfakturor beskrivs båda i detalj nedan. Innan du börjar registrera leverantörsfakturor, bör du verifiera att ditt system har en verifikationstyp med behandlingskod 7 för registrering av leverantörsfakturor (21 för snabbregistrering) och att det finns en öppen verifikationspost för de verifikationsserier som den är kopplad till. Använd Verifikationstyper och Verifikationsposter i Agresso Gemensam. Kontrollera också att det finns en separat verifikationstyp med behandlingskod 3 för bokföring av leverantörsfakturor. 20