Projekt: Utformning av ekonomiservicekontorets stöd till universitetsadministrationen Projektledare: Roger Jansson Uppdragsgivare: Ulf Heyman

1 (2) 2008-06-24 Slutrapport Projekt: Utformning av ekonomiservicekontorets stöd till universitetsadministrationen Projektledare: Roger Jansson Uppdragsgivare: Ulf Heyman 1. Bakgrund och motiv Den 1 maj 2007 skapades ett ekonomiservicekontor för universitetsadministrationen genom att två personer flyttades från sina respektive avdelningar till ekonomienheten. Samtidigt skapades ett administrativt servicekontor. Tanken var att renodla arbetsuppgifterna till ekonomistöd eller administrativt stöd. För att minska sårbarheten organiserades ekonomiservicekontoret in i den befintliga Baltzargruppen som har hand om fakturaflödena för hela SLU och kontering för universitetsadministrationen. Sedan starten har ekonomiservicekontoret inte haft tid att göra något annat än att hantera fakturor, delvis på grund av sjukdom och semestrar och delvis på grund av personalomsättning i övrigt inom gruppen (två nyanställda). Dessutom är två personer för lite för att klara av det ekonomiarbete som tidigare gjordes ute på avdelningarna, på samma sätt som det gjordes då. Nya rutiner behöver utformas i samråd med avdelningarna men ekonomiservicekontoret har inte haft möjlighet att arbeta utåtriktat. Avdelningschefer med flera har därför inte fått det ekonomistöd som de tidigare hade. 2. Syfte - nytta med projektet Syftet med projektet är att universitetsadministrationens ekonomihantering ska fungera smidigt och chefer med flera ska få den ekonomiska information som de behöver för att styra sin verksamhet. 3. Mål - resultat av projektet Målet är att ta fram arbetsformer och rutiner för ekonomiservicekontorets stöd till avdelningarna. Det gäller både arbetet på kontoret och på avdelningarna; vilka arbetsuppgifter kontoret ska hjälpa till med, vart avdelningarna ska vända sig, krav på underlag vid olika typer av ärenden, checklistor etc. Samarbete och ansvarsfördelning mellan beslutsstödet för universitetsadministrationen, Anna Sjölander, och ekonomiservicekontoret ska också utarbetas. 4. Genomförande Roger Jansson och Marianne Eriksson har under perioden 2007-11 till 2008-04 intervjuat avdelningschefer och medarbetare inom universitetsadministrationen. Ekonomiservicekontoret har haft möten där projektet diskuterats och en löpande dialog har också förts med funktionsansvarig Maria Karlsson och ekonomichef Malin Larsson Lewin. 2008-06-24

2 (2) 2008-06-24 Informationen från intervjuerna och de interna diskussionerna sammanställdes i ett dokument som i sin tur låg till grund för en lathund. Ett avstämningsmöte hölls med chefen för processkontoret, Daniel Gillberg, och därefter skickades lathunden ut till fem Baltzaranvändare för att få ytterligare återkoppling. Efter att ha presenterat resultatet av projektet för den administrativa ledningsgruppen e-postades lathunden till avdelningscheferna för vidare distribution inom respektive avdelning. 5. Resultatet Lathunden som tagits fram bör effektivisera samarbetet mellan ESK och universitetsadministrationen. Den innehåller konkreta anvisningar om vad fakturamottagare bör göra för att lägga grund för en fortsatt snabb och korrekt hantering av fakturan i flödet. Det finns hänvisningar till vart man vänder sig i vissa frågor och beskrivningar hur man själv använder systemet. Kritik framfördes mot att lathunden saknade vissa grundläggande beskrivningar för den mer ovane Baltzaranvändaren. Dock görs en hänvisning i lathunden var sådan information kan hittas. Ansvarsfördelningen mellan ESK och UA-ekonomen Anna Sjölander berörs i den mån att det klargörs till vem man vänder sig för att för att få vissa rapporter och att kodplaner tillhandahålls av Anna Sjölander. 6. Ekonomisk slutrapport Kostnaden för en halvtids anställning fr o m 22 oktober 2007 t o m 30 april 2008 blev 122 360 kr inklusive LKP och universitetspåslag. I budgeten på 105 000 kr var inte universitetspåslaget inräknat. 7. Erfarenheter från projektet Vid uppstarten av projektet hade det varit bra med ett mer formellt möte där bland annat riktlinjer och mål utifrån projektplanen presenterats. Vidare saknades erfarenhet av projektledning och någon form av utbildning kunde ha varit givande. Gruppens sammansättning var i startskedet av projektet något oklar men när väl gruppen tagit form fungerade samarbetet bra och arbetsbördan har upplevts som jämt fördelad. Vissa gruppmedlemmar gjorde intervjuerna och förde anteckningar medan andra sammanställde och skrev rent det som framkommit. Lathunden är till stor del baserad på erfarenheter från det dagliga samarbetet med universitetsadministrationen. De möten där detta diskuterats har också varit ett tillfälle för ekonomiservicekontoret att se över interna rutiner vilket lett till en högre grad av inblick i och förståelse för varandras arbetsuppgifter. De intervjuade har varit positivt inställda till projektet och överlag på ett utförligt sätt gett sin syn på hur samarbetet med ekonomiservicekontoret fungerar eller borde fungera. I vissa fall har det dock varit svårt att få till stånd intervjutillfällen vilket medfört att arbetsfördelningen över tid blivit något ojämn. 2008-06-24

Ekonomienheten PROMEMORIA Ekonomiservicekontoret 2008-04-02 J. Kjellström, S. Werner R. Jansson, M. Eriksson Samtliga chefer inom universitetsadministrationen Effektivare samarbete mellan Ekonomiservicekontoret och Universitetsadministrationen I verksamhetsplanen för 2008 är ett särskilt prioriterat uppdrag att bygga upp ett effektivt ekonomiservicestöd för universitetsadministrationen (UA). Målet är att utarbeta arbetsformer och rutiner för ekonomiservicekontorets (ESK) stöd till UA:s avdelningar. Detta dokument beskriver inledningsvis ESK:s roll och arbetsuppgifter mot SLU som helhet samt mot UA. Därefter presenteras UA:s synpunkter och önskemål vad gäller samarbetet med ESK. Dokumentet avslutas med förslag och åtgärder samt en checklista avsedd att ligga till grund för ett mer effektivt samarbete mellan ESK och UA. 1. Ekonomiservicekontorets arbete ESK ger idag, förutom stöd till UA, även stöd i olika former till övriga institutioner/avdelningar inom SLU. Dessutom förekommer kontakter med externa intressenter såsom kunder och leverantörer. 1.1 Stöd till SLU Hantering av fakturaloggen. Kontroll och distribution av fakturor, underhåll av leverantörsregistret. Supportarbete gällande Baltzar. Administrativa problem som ESK får kännedom om via mail, telefon eller felhanteringsinkorgen löses och följs upp. Nya Baltzaranvändare registreras, personer som bytt kostnadsställe eller slutat inaktiveras. Hantering av inkommande post. Inskanning av kvitton och bilagor, uppföljning av betalningspåminnelser och ofullständiga fakturor, vidarebefordran av exempelvis orderbekräftelser. Uttag av betalningsförslag och uppdrag rörande SLU:s utgående betalningar. Uppläggning av inventarier i anläggningsregistret.

1.2 Särskilt stöd till Universitetsadministrationen Intern och extern fakturering. I vissa fall skall även bilagor skannas in och vid Ultunabutikens fakturering av externa kunder måste orderunderlagen skickas via post. Kontering av leverantörsfakturor. Förutom själva bokföringen fungerar ESK även som rollbevakare och uppmärksammar dröjsmål med godkännande av fakturor. Rolladministratörer. Registrerar och ger behörighet åt nya Baltzaranvändare samt inaktiverar ej längre aktuella användare. Anläggningsregistret. ESK lägger upp anläggningar för hela SLU men utför en särskild service gentemot UA eftersom de inte behöver bifoga någon anläggningsblankett. Omföringar. Omfördelar kostnader och intäkter mellan UA:s kostnadsställen och projekt. Rapporter. På begäran sammanställer ESK rapporter i Agresso över UA:s finansiella information. 2 Universitetsadministrationens syn på samarbetet med Ekonomiservicekontoret Roger Jansson och Marianne Eriksson från ekonomienheten har under en tid intervjuat avdelningschefer och medarbetare inom UA. Syftet har varit att dels stämma av hur arbetet mellan avdelningarna och ESK fungerar idag och dels utreda om ytterligare hjälp av ESK önskas. Följande personer har intervjuats: Marianne Fredriksson (Ledningskansliet), Roger Pettersson och Jan Stockfors (SUS), Cecilia Wolkert (Infra), Stefan Lindqvist och Per-Olov Skatt (Infra), Caroline Sjöberg (JEP), Maria Fornstedt, Göran Johansson och Anneli Morberg (SLU Lokaler), Pernilla Björk och Anette Neldestam (Informationavdelningen). 2.1 Intervjutillfälle 1 En översyn av Baltzarflödena diskuterades. För att få en mer frekvent behandling av fakturor framfördes ett förslag om en gemensam slutattestantroll. Detta har idag införts och mängden fakturor som faller över till ESK som rollbevakare har också minskat. 2.2 Intervjutillfälle 2 Den/de intervjuade hade önskemål om att olika delar av ESK skall ha specifikt kundansvar mot UA:s olika avdelningar. En Baltzarkurs i ESK:s regi ansågs vara något som kunde vara behövligt. 2.3 Intervjutillfälle 3 Den/de intervjuade ansåg sig nöjda med den service som ESK erbjuder idag och hade inga förslag på förbättringsåtgärder.

2.4 Intervjutillfälle 4 Den/de intervjuade ansåg att det var synd att vissa delar av UA lagts utanför ESK:s serviceområde då en mer centraliserad ekonomiadministration skulle underlätta arbetet. Den/de intervjuade önskade under sommaren få rapporter inför höstinventeringen. Även månatliga budgetuppföljningsrapporter baserat på en årlig beställning var av intresse. Vidare sågs fördelar med att mottagare ges kodarbehörighet då man med den behörigheten kommer åt att se namn på Kostnadsställen, projekt och fria fält i Baltzar. 2.5 Intervjutillfälle 5 En av de intervjuade tyckte att Baltzarsystemets tillgänglighet underlättade dennes arbete då det räcker att ha tillgång till en dator och internetuppkoppling för att behandla fakturor. Vad gäller kontering påpekades att det inom ESK sätts kostnadskonton något olika. Det kom fram att en av de intervjuade fått allt mer att göra sedan omorganiseringen av UA. 2.6 Intervjutillfälle 6 Möjligheten att få kodningsbehörighet sågs av den/de intervjuade som någonting positivt. En Baltzarkurs diskuterades då det inom avdelningen hade framförts önskemål om en sådan. Avdelningen hade själva tagit fram en mall för fakturering. Den/de intervjuade var intresserade av möjligheten att få rapporter, i synnerhet kvartalsvisa uppföljningsrapporter. Även möjligheten till en ny mailadress, esk@slu.se, diskuterades då den nuvarande baltzarsupport@slu.se upplevdes som avsedd för specifika baltzarärenden. 2.7 Intervjutillfälle 7 Den/de intervjuade diskuterade Baltzarflöden och hade önskemål om att vissa anställda inom avdelningen skall få kodarbehörighet. 3 Effektivisering av samarbetet Utifrån det som framkommit under intervjuerna har ESK tillsammans med Maria Karlsson och Malin Larsson Lewin diskuterat hur ESK på bästa möjliga sätt ska kunna tillmötesgå UA:s önskemål. Det har även förts diskussioner baserade på de erfarenheter som ESK har gällande det dagliga samarbetet med UA vilket har genererat ett flertal förslag på förbättringar. Samtliga punkter presenteras nedan. 3.1 Standardiserad faktureringsmall I dagsläget inkommer faktureringsunderlag i vitt skilda former, elektroniskt och via postgången. Medarbetare inom ESK som tidigare jobbat inom en viss avdelning får en stor arbetsbörda då endast de fullt ut kan dessa faktureringsrutiner. Kunskapsöverföring sker visserligen men det är ändå ett känsligt system vid till exempel sjukdom. En faktureringsmall skulle ge en jämnare fördelad arbetsbörda och minska sårbarheten. Vidare kan en mall i till

exempel excelformat distribueras elektroniskt med möjligheter att skapa en faktureringsinkorg. Två mallar för externa respektive interna fakturor bör finnas. 1 3.2 Kodning av dim 1, 2 och 4 Det bör tydliggöras att det ligger på fakturamottagarens ansvar att ange korrekt kostnadsställe, projekt och eventuellt fritt fält. Mottagaren gör en kontroll av föreslagen kontering och om den inte ska användas ska korrekt kontering anges i fritexten innan fakturan skickas vidare till ESK. Finns inget angivet utgår ESK att konteringsförslaget gäller. Fakturamottagare bör också själva få möjlighet att själva koda. Detta skulle minska dubbelarbete då två parter i flödet inte behöver skriva samma sak, först i fritexten och därefter i konteringsfältet. 3.3 Mer enhetlig kontosättning inom ESK Den befintliga kontoplanen bör gås igenom inom ESK i syfte att uppnå en mer konsekvent kontosättning inom gruppen. ESK har haft ett möte där detta diskuterades och det togs upp vilka konton som är aktuella och när de skall användas. 3.4 En ny mailadress Möjligheten att skapa en esk@slu.se inkorg undersöks. Med tanke på namnet finns risk att den nuvarande baltzar@slu.se skapar en osäkerhet om vilka frågor som bör ställas den vägen. Detta kan generera fler mail till personliga inkorgar vilket innebär risk för ojämn arbetsbelastning inom ESK samt ej åtgärdade ärenden vid frånvaro. 3.5 Specifikt kundansvar Att varje medarbetare inom ESK ska ha ett specifikt kundansvar är inte aktuellt i dagsläget. Detta ökar sårbarheten vid semester och sjukdom då ESK:s medarbetare inte skulle vara insatta i andra än sin egen avdelnings rutiner. 3.6 Baltzarkurs Några planer på en renodlad Baltzarkurs finns för närvarande inte. Däremot erbjuder sig ESK att på årlig basis hålla kortare genomgångar av baltzarsystemets funktioner vid något mötestillfälle hos respektive avdelning. Om detta önskas får avdelningschefen kontakta ESK och komma överens om hur och när detta skall ske. 3.7 Checklista över rapporter Budgetuppföljningsrapporter tillhandahålls av UA-ekonomen Anna Sjölander. För beställning av övriga rapporter får UA vända sig till ESK och baserat på de rapportbeställningar som UA lämnar in kommer ESK att sammanställa en checklista. Denna kommer att innehålla information om vilka rapporter som ska tas ut till vem och när dessa ska tillhandahållas. Ansvaret för detta kommer att schemaläggas inom ESK så att arbetsuppgiften utförs regelbundet. 1 Dessa mallar finns nu på ekonomienhetens hemsida

3.8 Upplägg av tillfälliga användare För att hindra att fakturor ligger obehandlade under en Baltzaranvändares frånvaro måste det läggas upp en tillfällig användare. Vid planerad frånvaro görs detta enklast av Baltzaranvändaren och bör ligga på dennes ansvar. Slutattestanter måste dock vända sig till ESK eftersom det rör sig om en delegering av attesträtt. 3.9 Anläggningsbeskrivning Vid registrering av en anläggning är UA undantagen regeln att bifoga en anläggningsblankett. För att ESK på ett korrekt sätt ska kunna registrera anläggningen krävs dock en beskrivning av produkten i Baltzars fritextfält. I många fall kan det annars vara svårt att avgöra vad det är för produkt, om det är stöldbegärligt och vilken avskrivningstid som ska gälla. 3.10 Översyn av ESK:s interna rutiner Under april månad kommer ESK att föra över sina rutinbeskrivningar till Arbetsplatsen och i samband med detta se över och uppdatera dessa. Som tidigare nämnts under 3.3 har rutiner för en mer konsekvent kontosättning införts. 4 LATHUND Utifrån ESK:s arbetsuppgifter samt vissa av de punkter som presenterades i kapitel 3, Effektivisering av samarbetet, har ESK tagit fram en lathund. 2 Denna ska fungera som stöd för UA så att de vet i vilka ärenden de kan vända sig till ESK samt vad som förväntas av dem för att samarbetet ska fungera så bra som möjligt. Den huvudsakliga målgruppen är alla inom universitetsadministrationen men lathunden fungerar även som ett stöd för ESK. Lathunden skall därför distribueras till samtliga inom UA och ESK. Se bilaga. 2 Lathunden har mailats till fem baltzaranvändare som ombads att senast den 11 april komma med synpunkter på hur de upplevde att arbeta efter den. Den 15 april hade endast en person svarat. Denne tyckte dock att lathunden kändes bra som stöd. Under arbetets gång har även chefen för processkontoret, som enligt egen utsago är en mer ovan Baltzaranvändare, haft synpunkter på lathundens utformning.

Ekonomienheten 2008-04-16 Ekonomiservicekontoret Ekonomiservicekontorets stöd till universitetsadministrationen Ekonomiservicekontoret (ESK) utför följande tjänster till universitetsadministrationen (UA): Sköter kontering och kodning av UA:s fakturor i Baltzarsystemet. För att detta ska ske konsekvent och rättvisande förväntas du som fakturamottagare: o I fritexten skriva vad det är för vara/tjänst som avses då det inte tydligt framgår på fakturan. Då fakturan avser någon form av intern/extern representation ska även syftet med representationen anges. o Vid representation, kurser och konferenser, bifoga 1 deltagarlista eller ange deltagare i fritexten. o Bifoga 1 program vid kurser och konferenser. o I fritexten, i sifferform, ange önskat kostnadsställe, projekt och eventuellt fritt fält. Kontakta UA-ekonomen Anna Sjölander för att få en uppdaterad kodplan. Finns inget angivet antas konteringsförslaget gälla. Du som mottagare kan även få behörighet att själv registrera denna information direkt i Baltzarsystemet. Om detta önskas kan du vända dig till ESK. Fungerar som rolladministratörer i Baltzar. o På begäran av avdelningschefen registrerar ESK nya Baltzaranvändare vid till exempel nyanställningar och omplaceringar samt inaktiverar ej längre aktuella användare. Nödvändig information vid nyuppläggning av mottagare är: önskat användarnamn, giltig e-postadress samt önskat konterings- och flödesförslag. Maila uppgifterna till Baltzarsupport. För delegering av slutattesträtt måste blanketten Delegering av rätten att slutattestera 2 fyllas i och skickas underskriven till ESK. o På begäran lägger ESK in tillfälliga användare vid oförutsedda händelser såsom sjukdom. Vid planerad frånvaro är dock du som fakturamottagare skyldig att själv lägga in tillfällig användare av din roll. Detta görs i Baltzar under Administration Tillfällig användare. Om du är slutattestant är det ESK som lägger in den tillfälliga användaren. Eftersom det innebär en delegering av attesträtt måste blanketten Delegering av rätten att slutattestera 2 fyllas i och skickas underskriven till ESK. o Du som fakturamottagare och slutattestant förväntas att regelbundet ta hand om fakturorna i din Baltzarinkorg. ESK skickar en påminnelse om fakturorna legat obehandlade för länge. 1 För att bifoga ett dokument i Baltzar går man in i fakturabilden och klickar på knappen Fritext Browse OK OK. Det bifogade dokumentet syns sedan i fritexten som ett papper med ett gem på. 2 Blanketten finns att hämta på ekonomienhetens hemsida.

Lägger upp anläggningar i anläggningsregistret. För detta krävs att det finns en beskrivning av produkten i fritexten, till exempel dator eller kamera. ESK registrerar anläggningen enligt SLU:s riktlinjer om avskrivningstid. Finns det skäl att frångå riktlinjerna ska fakturan skickas till ESK via avdelningschefen som i fritexten godkänner detta. Önskemål om ändrad avskrivningskontering eller ändrat kostnadsställe ska skickas till invreg@slu.se. Skannar in bilagor i Baltzar till leverantörsfakturor. OBS! Häfta aldrig, tejpa kvitton på A4- papper men tänk på att ej tejpa över texten då tejpen äter upp texten. Fakturerar åt administrationen. Mall för faktureringsunderlag 2 ska användas i de fall fakturaunderlag skrivs manuellt. Omfördelar kostnader och intäkter mellan administrationens kostnadsställen och projekt i ekonomisystemet Agresso. För detta ändamål skall blanketten Omföring 2 användas. Blanketten ifylls med fördel i excelmallen men postas underskriven till ekonomienheten. Tar ut rapporter. På begäran tar ESK ut olika slags rapporter i Agresso, exempelvis gällande inventarier. Budgetuppföljningsrapporter tillhandahålls dock av UA-ekonomen Anna Sjölander. ESK kontaktas säkrast via baltzarsupport@slu.se eller esk@slu.se. Hit skickas också blanketter och underlag som inte kräver underskrift. Om du är en ovan Baltzaranvändare bör du läsa Minimanual allmän. Denna finner du på ekonomienhetens hemsida Baltzar Hur fungerar det? Bildspel Manualer. 2 Blanketten finns att hämta på ekonomienhetens hemsida.