Innehållsförteckning till dokumenthanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden

Innehållsförteckning till dokumenthanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden ADMINISTRATION, CENTRAL FÖRVALTNING Nämndadministration 1 Allmän administration 1 Diariet 1 Särskilda handlingstyper 2 Ekonomi Se dok.plan för kommunstyrelsen Personal Se dok.plan för kommunstyrelsen FÖRSKOLEVERKSAMHET, CENTRALT Administration 2 FÖRSKOLEVERKSAMHET, LOKALT Administration 3 Barn 4 Ekonomi 4 Personal 5 GRUNDSKOLEVERKSAMHET, CENTRALT Administration 5 Elevregistrering 5 Resursfördelning/skolpeng 6 Skolskjuts 6 GRUNDSKOLEVERKSAMHET, LOKALT Administration 7 Ekonomi 8 Elevregistrering 8 Omdömen / betyg 8 Personal 9 Premier och stipendier 9 Prov och provsvar 10 Skolbibliotek 10 Skolhälsovård 10 Skolkurativ verksamhet 11 Skolsocial verksamhet 11 Undervisning 11

FRITIDSVERKSAMHET, CENTRALT Administration 12 FRITIDSVERKSAMHET, LOKALT inkl. Fritidsgård Administration 12 Café 1 13 Ekonomi 13 Fritidsgård 13 Fritidsklubb 13 Personal 13 GYMNASIEVERKSAMHET, CENTRALT Administration 13 Måltider 13 Statistik 13 Studievägledning 14 Uppföljning för ungdomar 18-20 år 14 KOMVUX Administreras av KCNO (Kunskapscentrum Nordost) ENHETEN FÖR STÖD OCH UTVECKLING (ESU) 15 KULTURSKOLA 17

Dokumenthanteringsplan för Barn- och utbildningsnämnden Giltig från den 1 januari 2011 Handling/handlingstyp Administration, central förvaltning Nämndadministration Kallelse till barn- och utbildningsnämndens sammanträden Gallras efter 1 år Per sammanträde Närarkiv Omgående Kallelse utgörs av föredragningslista och handlingar Barn- och utbildningsnämndens protokoll Kronologisk ordning Närarkiv Omgående Efter 5 år Svenskt Arkiv 80 Protokoll från nämndens utskott Kronologisk ordning Närarkiv Omgående Efter 5 år Register/innehållsförteckning till nämndens protokoll Årsvis, alfabetiskt och kronologiskt Närarkiv Efter årets slut Efter 5 år Levereras tillsammans med nämndprotokollen Förteckning över delegeringsbeslut Kronologisk ordning Tjänsterum Efter 1 år Efter 5 år Arkiveras årsvis. Förteckning över anmälningsärenden Gallras efter 1 år Kronologisk ordning Tjänsterum Närvarolista, kopia, från nämnd, utskott och ordförandeberedning Anslagsbevis Gallras efter 1 år Kronologisk ordning Tjänsterum Original till personalenheten; utgör arvodeslista Gallras efter anslagstidens utgång Allmän administration Skrivelser/handlingar av ringa värde registreras ej Gallras vid inaktualitet Kronologisk ordning Resp. tjänsterum Skrivelser/handlingar som ej utgör del av ärende, registreras som enstaka handlingar T.ex. reklam, kursinbjudningar som inte rör verksamheten. GÄLLER ÄVEN E-POST! Gallras efter 1 år Nummerordning/år Registrator T.ex. seminarier, nyhetsbrev poch information som rör den egna verksamheten. GÄLLER ÄVEN E-POST! För verksamheten viktiga dokument (t.ex. avtal, överenskommelser, kvalitetsredovisningar, tillsynsrapporter, observatörsrapporter) diarieförs Diarieförs; Se nedan. E-post E-postloggar Gallras vid inaktualitet, dock senast efter 2 år Gallras vid inaktualitet Kronologisk ordning E-post som behöver sparas längre än 2 år skall förvaras på annan plats. Viktiga meddelanden, oavsett adressering, vidarebefordras till registrator för diarieföring. Vidarebefordra eller besvara inte dd l d d k b l d i f ti S i täll t b Diariet Diarieförda ärenden Diarieplansordning/år Aktskåp Omgående Efter 5 år Vissa diarieförda ärenden ; se Särskilda handlingstyper/enkäter. Ärendekort Pappersuttag ur Winess, sorteras in i resp. akt i samband med leverans till Diarium, digitalt medium Se anm. Hanteras inom KLKs kansli Diarieplan, papper Se anm. Hanteras inom KLKs kansli dok plan grundskola 2011-11-07 1

Diarielista Ärendenummerordning/år Närarkiv Omgående Efter 5 år Upprättas en gång om året; sorteras in första arkivboxen per respektive år. Diarielista Diarieplansordning/år Närarkiv Omgående Efter 5 år Upprättas en gång om året; sorteras in första arkivboxen per respektive år. Systemdokumentation, diariesystem Förvaras hos systemansvarig, KLKs kansli Särskilda handlingstyper Enkäter samt svar Enkäter av ringa värde Ärendekort, Kronologisk ordning Aktskåp Diarieförs, samlingsnummer årsvis. Ärendekortet sorteras på dplplats övriga handlingar bland de diarieförda ärendena. efter 1 år Gallras omgående Kommuninterna remisser, t.ex. detaljplaneremisser från stadsbyggnadsnämnden Gallras efter 1 år Behöver ej registreras; anmäls i nämnd Minnesanteckningar från möten med olika grupper, original Gallras efter 2 år Kronologisk ordning Resp. tjänsterum Protokoll från arbetsmiljörond, skyddsrond, kopia Gallras efter 2 år Kronologisk ordning Skolenheterna skickar sina original till personalenheten T.ex. APT Förskoleverksamhet, centralt Administration Databas/registrering av uppgifter om barn (Extens) Gallras vid inaktualitet, dock ej förrän rapporter och listor enligt dokumenthanteringsplanen har tagits ut dator Register över placerade barn i förskola, pappersutskrift Anmälan till barnomsorgskö, papper Lista, digital, över digitala ansökningar Kölista, digital Inkomstuppgifter från vårdnadshavare Överenskommelse med föräldrar om placering 1) Per förskola och termin; 2) pnr-ordn total Gallras efter registrering i Extens Gallras 1 år efter placering Gallras 1 år efter Valfri ordning placering Gallras 3 år efter Kronologisk ordning inkomståret Gallras när barnet slutat förskolan Kronologisk ordning/förskolevis Uppsägning enskilda utövare Gallras efter 2 år Kronologisk ordning tjänsterum Omgående Efter 1 år Uttag på papper 15 sept och 15 febr varje år Registreras i Extens Registreras i Extens Ansökan om utökad tid i förskola samt tillstyrkan eller avslag (dispenser) Gallras efter 10 år Kronologisk ordning/år Arkiv dok plan grundskola 2011-11-07 2

Underlag för förskolepeng (bokföringssystem egen regi samt utbetaln underlag privat eller extern regi) Gallras efter 1 år Per månad och skolenhet Original till KLK, ekonomienheten Inkomstuppgift för reducering av avgift Gallras efter 1 år Kronologisk ordning Beslut om placering av barn från annan kommun i egen regi Gallras när placeringen upphört Per avdelning och skolenhet Verksamhetsberättelser från förskolorna Alfabetisk ordning/år Efter 1 år Efter 2 år Diarieförs Förskoleverksamhet, lokalt Administration E-postmeddelanden, inkommande och utgående Gallras vid inaktualitet, dock ej senare än 2 år Viktigheten bedöms av resp. förskolechef Enkäter Gallras vid inaktualitet Avser både personal- och föräldrarenkäter Minnesanteckningar från möten Gallras efter 2 år Platsansvarigmöten, Föräldramöten, APT-möten m.m. Protokoll från arbetsmiljörond Kronologisk ordning Handlingar rörande arbetsmiljö Gallras efter 1 år Kronologisk ordning i pärm Handlingar rörande verksamheten (personallistor, verksamhetsplaner, anteckningar från husmöten m.m.) Gallras vid inaktualitet Avdelningsvis Verksamhetsberättelser, kopia Gallras vid inaktualitet Original skickas in till central förvaltning dok plan grundskola 2011-11-07 3

Barn Platserbjudande Gallras när uppgifterna dataregistrerats Register över placerade barn (pappersutskrifter) Gallras vid inaktualitet Enhetsvis Pärm hos förskolechef Överenskommelse med föräldrar om 15- timmarsplacering Gallras vid inaktualitet Alfabteisk ordning per enhet Pärm hos förskoechef Barnpärm innehåller följande dokument: Avdelningsvis Pärm hos förskolans kontor Överenskommelser med föräldrar Gallras när barnet har slutat i förskolan Föräldraledighetsblankett Gallras när barnet har slutat i förskolan Omplaceringsönskemål Gallras när barnet har slutat i förskolan Gallras när barnet har Uppsägningsblankett, kommunala platser slutat i förskolan Lovblankett Gallras när barnet har slutat i förskolan Arbetsgivarintyg och studieintyg från förälder Gallras när barnet har slutat i förskolan Anteckningar från avslutningssamtal Gallras 5 år efter det att barnet har slutat i förskolan Register per förskola bevaras centralt Avtal om förskolepeng (underskriven av föräldrar och rektor) Gallras 1 år efter avslutad placering Per avdelning och skolenhet Avser placering såvl inom kommunen som i andra kommuner Uppsägning av placering Gallras 1 år efter avslutad placering Per avdelning och skolenhet Dagjournaler (närvarolistor) Gallras efter 5 år Kronologisk ordning/enhet Intyg om allergi, intyg från logoped m.m. Gallras när barnet har slutat i förskolan Alfabetisk ordning Tillstånd från förälder att behandla personuppgifter på Internet Tillstånd från förälder att behandla personuppgifter, exkl webbaserade uppgifter Ekonomi Dokumentskåp Avser placering såvl inom kommunen som i andra kommuner Alfabetisk ordning Förskolechef Bevaras i avvaktan på nya regler Gallras när barnet har slutat i förskolan Alfabetisk ordning Förskolechef Handlingar rörande barn mede behov av särskilt stöd: se Enheten för stöd och utveckling För ytterligare ekonomihandlingar, se dokumenthanteringsplan för KS Fakturakopior Gallras efter 1 år Följesedlar Gallras vid inaktualitet Om följesedeln utgör specifikation till fakturan skall den åtfölja fakturan. dok plan grundskola 2011-11-07 4

Personal För ytterligare personalhandlingar, se dokumenthanteringsplan för KS Personalpärm innehåller bl. a. följande dokument Alfabetisk ordning per Förskolechef enhet Tjänstledighet Gallras efter 1 år Semesteransökan Gallras efter 1 år T2 Gallras efter 1 år Anställningsavtal Gallras efter 1 år Friskvård/motion Gallras efter 1 år Läkarintyg, sid 2 Gallras omgående Sid 1 omgående Tystnadsplikt, kopia vid behov Original till personalakten Betyg/intyg, kopia vid behov Original till personalakten Lönetransaktionslistor Gallras efter 1 år Kronologisk ordning Förskolechef Sjuk- och friskanmälan (blankett) Gallras efter 2 år Kronologisk ordning Förskolechef Original till personalenheten Anteckningar från medarbetarsamtal Rehabiliteringsärenden; innehåller bl.a. protokoll från avstämningsmöten, utredning, rehabliteringsplan, beslut, avslut, riktlinjer Redovisning av barnfri tid Gallras när nästa upprättas Alfabetisk ordning Dokumentskåp Alfabetisk ordning Dokumentskåp Gallras efter vårterminens slut Förskolechef När ärendet är färdighandlagt skall det arkiveras i personalakten Grundskoleverksamhet, central förvaltning Administration Klasslistor Kronologisk ordning Assistent Efter 5 år Tas ut på central förvaltning, 2 ggr/år, på papper från och med 2009; klasslistor från tiden före 2009 bevaras på resp. skola. Skolkataloger (fotokataloger) Kronologisk ordning Assistent Efter 5 år Bevaras centralt från och med 2009; skolkataloger från tiden före 2009 bevaras på resp. skola Elevregistrering Elevdatabas, Extens Gallras 2 år efter avslutad skolgång Observera att vissa rapporter måste tas ut på papper innan gallring kan verkställas. Elevkort med elevens uppgifter från hela skolgången Pnr-ordning Tas ut efter avslutad skolgång. dok plan grundskola 2011-11-07 5

Beslut om ledighet utöver tio dagar per läsår Gallras efter avslutad skolgång Delegeringsbeslut Anhållan från förälder i annan kommun om skolgång i Vaxholm Gallras efter 1 år Kronologisk ordning Registreras i Extens Anmälan om inflyttad elev Personnummerordning Gallras efter 1 år Registreras i Extens Anmälan om utflyttad elev Personnummerordning Gallras efter 1 år Registreras i Extens Anmälan om byte av skola Personnummerordning Gallras efter 1 år Registreras i Extens Skolval Personnummerordning Gallras efter 1 år Registreras i Extens, 1 gång per termin Resursfördelning/skolpeng Underlag för skolpeng Gallras efter 1 år Per månad och skolenhet Utbetalningsunderlag från andra kommuner Gallras efter 1 år Kronologisk ordning Kopia till KLK, ekonomi Avtal med anna kommun/landsting ang. interkommunala placeringar Skolskjutsverksamhet tills vidare Delegeringsbeslut Ansökan från föräldrar om elevs behov av skolskjuts (taxi eller båt) Gallras efter 2 år Kronologisk ordning per skola Tjänsterum Beställning samt ändringsbeställning till entreprenör Gallras efter 2 år Kronologisk ordning Tjänsterum per skola Faktura från entreprenör, digital Se anm. Inga papperskopior; attesteras digitalt. Beställning av SL-kort och ö-kort Gallras efter kontroll Kronologisk ordning Kvitteringslista, SL-kort Gallras efter terminsslut Kronologisk ordning/enhet Kvitto för SL-kort, original Gallras efter terminsslut Kopia skickas med underlag till KLK, ekonomienheten Grundskoleverksamhet, lokalt Administration Protokoll eller minnesanteckningar från lokala Kronologisk ordning Rektorsexp Efter 3 år Skola - fritid, skola - näringsliv samverkansgrupper inom skolan Protokoll från arbetsmiljörond, skyddsrond, kopia Gallras efter 1 år Kronologisk ordning Rektorsexp Original till central förvaltning MBL-protokoll Kronologisk ordning Rektorsexp Omgående Protokoll från APT-möten Gallras vid inaktualitet Kronologisk ordning dok plan grundskola 2011-11-07 6

Lista över delegeringsbeslut Se anm Skickas till utbildningsförvaltningen Register över inkommande och utgående post samt Efter 3 år Benämns olika hos skolorna, t. ex. postlista eller diarium viktiga upprättade handlingar Inkommande och utgående skrivelser /Gallras Kod-ordning/år Rektorsexp Efter 3 år Registreras enligt Norrtälje-modellen E-post Gallras vid inaktualitet Rektorsexp Viktiga meddelanden tas ut på papper och registreras; handlingar rörande elever med särskilda behov förvaras inlåst E-postloggar Gallras vid inaktualitet Meddelanden av tillfällig betydelse till och från hemmet Samtycke från förälder att publicera elevens bild på internet Skolans kalendarium Gallras vid inaktualitet tills vidare Gallras efter läsårets slut Alfabeisk ordning/klassrum Efter 3 år T.ex. informationsbrev Skoltidning Kronologisk ordning Efter 3 år Ett exemplar av varje produkt bevaras Skolans broschyrer och presentationsfoldrar Efter 3 år Ett exemplar av varje produkt bevaras Fotografier, fotoalbum (papper) Efter 3 år Notera uppgift om motiv, årtal och fotograf Digitala fotografier Se anm. Rutin under utarbetande Skolkataloger (fotokataloger) Efter 3 år Bevaras centralt från och med 2009; äldre skolkataloger bevaras hos resp. skolenhet. Inventarieförteckningar Gallras vid inaktualitet Nyckelkvittenser Gallras när nyckel återlämnas Matsedlar Gäller skolkök med egen tillagning Verksamhetsberättelser Årsordning Efter 3 år Kvalitetsrapporter, kopia Efter 3 år Original skickas till Skolverket - nämndärende Enkätundersökningar Gallras efter sammanställning Alfabetisk ordning/klass Sammanställning av enkätundersökning Kronologisk ordning Skolexpeditionen Läromedelsbeställningar inkl.följesedel Gallras efter betalning Efter 3 år Avser såväl elev- som föräldraenkäter Redovisas till utbildningsförvaltningen. dok plan grundskola 2011-11-07 7

Ekonomi För ytterligare ekonomihandlingar, se dokumenthanteringsplan för KS Fakturor, original Hanteras inom KLK, ekonomienheten Fakturor, kopia Gallras vid inaktualitet Original till KLK, ekonomienheten Handkassa, kopia Gallras vid inaktualitet Original redovisas till KLK, ekonomienheten Utdatalistor från ekonomisystemet Gallras vid inalktualitet Orderbekräftelser Gallras vid inaktualitet Följesedlar Gallras vid inaktualitet Behörighetstattester, kopia Gallras vid inaktualitet Original till KLK, ekonomienheten Elevregistrering Klasslistor Kronologisk ordning Hanteras centralt; tas ut ur Extens 2 ggr/år från och med 2009. Äldre klasslistorbevaras hos resp. skolenhet. Intyg om särskild kost Gallras efter läsårets Aktualiseras varje nytt läsår slut Placering av elev i särskid undervisningsgrupp Delegeringsbeslut Frånvaroregister Gallras vid inaktualitet Registreras i Dexter av resp handledare. Beslut om ledighet utöver tio dagar per läsår Gallras efter avlutad Rektorsbeslut skolgång Ledighetsansökan från elev Gallras vid läsårets slut Alfabetisk ordning Ledigheter över 10 dagar beslutas på delegation av skolchef. Tillstyrkan av ledighet utöver 10 dagar, kopia Gallras vid läsårets slut Original till utbildningsförvaltningen Medgivande av försöksperiod för elev i annan skolform Gallras när placeringen under högst sex månader. har upphört Delegeringsbeslut Valblanketter, elevens val Gallras efter avslutad skolgång i grundskola Klassvis Skolexpeditionen Valblanketter, F - åk 6 Gallras efter avslutad skolgång i grundskola Läsårsvis Skolexpeditionen Omdömen och betyg Lokalt utarbetade betygskriterier Förvaras tillsammans med betygskatalogerna Kopior av terminsbetyg Gallras efter 5 år Alfabetisk ordning/klass Skolexpeditionen dok plan grundskola 2011-11-07 8

Kopior av slutbetyg inkl bilagor (t.ex. intyg om anpassad studiegång) Beslut om anpassad studiegång Alfabetisk ordning/klass Skolexpeditionen Original till elev Delegeringsbeslut Terminsintyg Gallras vid inaktualitet Kronologisk ordning Skolexpeditionen Betygskataloger inkl. intyg om uppläst betyg Kronologisk ordning Skolexpeditionen Meddelanden rörande skolans kontakt med målsmän Gallras vid läsårets slut Kronologisk ordning Skolexpeditionen Anmälningar till prövning med bilagor Se anm Alfabetisk ordning Skolexpeditionen Anordnande av särskild prövning före skolpliktens Gallras vid inaktualitet upphörande Resultat av prövnig med anteckning om betyg/nytt betyg Betygsvarning Alfabetisk ordning Skolexpeditionen Gallras efter avslutad Alfabetisk ordning skolgång T.ex. intyg om fullföljd skolgång vid utlandsvistelse Skrivs in i datasystemet Dexter Registreras; inkommen skrivelse Delegeringsbeslut Har samma betydelse som betygskatalog Indivduella utvecklingsplaner (IUP) klassvis/portfolio Lämnas från F- 5-klass till 6-9-klass Skriftliga omdömen Gallras 5 år efter klassvis/portfolio Lämnas från F- 5-klass till 6-9-klass förmodad avslutad Personal För ytterligare personalhandlingar, se dokumenthanteringsplan för KS Utdrag ur belastningsregistret Se anm. Skickas till KLK, personalenheten Sekretessbevis/tystnadsplikt Se anm. Skickas till KLK, personalenheten Försäkran Gallras efter 2 år Alfabetisk ordning per skolenhet Sjuk- och friskanmälan (upprättas i 2 ex) Gallras efter 1 år Kronologisk ordning Ett exemplar skickas till KLK, personalenheten, en gång i veckan Tjänstgöringsbetyg, kopia Se anm. Skickas till KLK, personalenheten; original till arbetstagaren Läkarintyg Se anm. Skickas till KLK, personalenheten Anställningsavtal, kopia Gallras vid inaktualitet Alfabetisk ordning Original skickas till KLK, personalenheten Anteckningar från medarbetaresamtal Premier och stipendier Gallras när nästa upprättas Alfabetisk ordning Förteckningar över fördelning av premier och stipendier Kronologisk ordning Skolexpeditionen Efter 3 år Handlingar som redovisar villkor för premier och stipendier, t. ex. urkunder, kan finnas hos KLK. dok plan grundskola 2011-11-07 9

Övriga handlingar rörande fördelning och redovisning av premier och stipendier Gallras efter 2 år Kronologisk ordning Skolexpeditionen Prov och provsvar Nationella prov, elevens svar, svenska Alfabetisk Efter 1 år ordning/klass Nationella prov, elevens svar, övriga ämnen Gallras efter 5 år Alfabetisk Gallras under förutsättning att resultatsammanställning upprättats ordning/klass Resultatsammanställning av nationella prov Diarieförs Diagnostiska prov Gallras 5 år efter avslutad skolgång Alfabetisk ordning/klass Skriftliga tester och prov, elevens svar Gallras vid läsårets slut Alfabetisk ordning/klass Prov, frågeformulär, nationella prov Gallras efter 5 år Klassvis/skola Obs, sekretess! Prov, frågeformulär, övriga prov Gallras vid inaktualitet Klassvis/skola Skolbibliotek Författarregister/register över nyförvärv Kronologisk ordning Biblioteket Efter 3 år Kompletteras med uppgift om inköpsår Kassationslista Biblioteket Efter 3 år Utlåningslistor Läsårsvis per klass Biblioteket Efter 3 år Utgör statistik Handlingar rörande årets bokjury Gallras vid inaktualtiet Biblioteket Skolans bidrag skickas i original till Vaxholms stadsbibliotek Beställningar Gallras vid inaktualtiet Om de utgör fakturaunderlag skickas de till KLK:s ekonomienhet Bokfakturor, kopia Gallras vid inaktualtiet Original till KLK:s ekonomienhet Skolhälsovård Skolhälsovårdsjournaler Alfabetisk ordning per klass BHV-kort (BVC-kort) Födda före 1988, därefter se Skolhälsovårdsexp Skolhälsovårdsexp Personnummerordning Rekvisitioner Alfabetisk ordning Skolhälsovårdsexp Reversal med elevförteckningar Kronologisk ordning Skolhälsovårdsexp Skolhälsovårdsberättelser Kronologisk ordning Skolhälsovårdsexp 3 år efter avslutad 3 år efter avslutad Efter avslutad grundskola I och med att dok planen är Levereras till i personnummerordning. Original får inte sändas till friskolor eller till kommunala skolor i andra Levereras, enligt särskild rutin till Stockholms läns landstingsarkiv efter avslutad grundskola för barn födda 1988 och senare Avser leverans av BHV-kort till Stockholms läns landstingsarkiv Avser åren 1963-1993. Rutinen har upphört. dok plan grundskola 2011-11-07 10

Skolkurativ verksamhet In- och utgående skrivelser rörande elever Årsvis per elev Dokumentskåp hos In- och utgående skrivelser av allmän karaktär Gallras/raderas vid inaktualitet Dokumentskåp hos Anteckningar rörande elever Dokumentskåp hos Anmälningar till polis och socialtjänst, kopia Kronologisk ordning Dokumentskåp hos Skolsocial verksamhet Efter 3 år Efter 3 år Registerblad per elev. Digitala meddelanden tas ut på papper. Registreras Handlingar överlämnade för kännedom från föräldrar Gallras vid inaktualitet Alfabetisk ordning i elevvårdspärm Rektorsexp eller motsv Handingsplaner rörande kränkande behandling Se anm. Diarieförs T.ex. talutredning, utlåtande från PBU Handlingar rörande kränkande behandling, elevrelaterade handlingar Alfabetisk ordning/år Rektorsexp eller motsv In- och utgående skrivelser rörande elever Årsvis per elev Rektorsexp eller motsv In- och utgående skrivelser av allmän karaktär Gallras/raderas vid inaktualitet Rektorsexp eller motsv Anteckningar rörande elever Rektorsexp eller motsv Anmälningar till polis och socialtjänst, kopia Kronologisk ordning Rektorsexp eller motsv Protokoll från elevvårdskonferens Kronologisk ordning Rektorsexp eller motsv Undervisning Protokoll och handlingar från lokala styrelser och råd Kronologisk ordning Dokumentskåp Lokala arbetsplaner (med revideringar), kurs- eller timplaner, som visar tillämpningen av läroplanen Elevens val/profilval, erbjudande och beslut Kronologisk ordning per läsår Lärarschema Gallras när nytt schema Kronologisk ordning upprättas Klasschema Gallras när nytt schema klassvis upprättas Beslut om särskild undervisningsgrupp Efter 3 år Efter 3 år Efter 3 år Diarieförs Registerblad per elev. Digitala meddelanden tas ut på papper. Registreras T.ex. elevråd/skolråd, matråd, elevråd. Läroplaner och natioella kursplaner bevaras centralt av regeringen eller Statens skolverk. Utgör bilaga till lokal kursplan; delegeringsbeslut Delegeringsbeslut Läromedel, egenproducerat 1 ex av kompendier, foton, diabilder, ljudband, videoinspelningar eller multimediapresentationer som producerats på skolan Skolans utvärderingar Kronologisk ordning Registreras dok plan grundskola 2011-11-07 11

Beslut ang. elever med sjukhusundervisning resp. hemundervisning Beslut om anpassad studiegång för elev Delegeringsbeslut delegeringsbeslut; original till utbildningsförvaltningen. Ny rutin under utarbetande. Beslut för elev att få gå om årskurs, kopia Gallras vid inaktualtet Delegeringsbeslut; original till utbildningsförvaltningen. Lärarnas almanackor, om de innehåller noteringar om Gallras efter 1 år elever) Socialpedagogutredningar Alfabetisk ordning Åtgärdsprogram Anordnande (beslut) om språkval Gallras efter 1 år Delegeringsbeslut Fritidsverksamhet, central förvaltning Administration Beslut om placering av barn från annan kommun i skolbarnsomsorgsverksamhet i egen regit Avtal om fritidsplacering (underskriven av förälder och rektor) Gallras då placeringen upphört Gallras 1 år efter avslutad placering Per avdelning och skolenhet Avser placeringar såväl inom kommunen som i andra kommuner Uppsägning av fritidshemsplacering Gallras 1 år efter avslutad placering Inkomstsuppgift för reducering av avgift på fritidshem Gallras efter 1 år Kronologisk ordning Register över fritidsbarn, pappersutskrift 1) Per förskola och termin; 2) pnr-ordn total Fritidsverksamhet, lokalt (inkl fritidsgård, fritidsklubb och Café 1) Omgående Efter 1 år Uttag på papper 15 sept och 15 febr varje år Administration Verksamhetsplanering Kronologisk ordning Storstugan Efter 5 år Inkluderar Mål- och handlingsplan, arbetsplan, arbetsordning Verksamhetsberättelse Ingår i årsbokslut, som upprättas på Norrbergsskolan Hyreskontrakt Gallras 10 år efter det att kontraktet upphört Kronologisk ordning Storstugan Uthyrningskontrakt Gallras vid inaktualitet Kronologisk ordning Storstugan Nyckelkvittenser Gallras när nyckel återlämnats Kronologisk ordning Storstugan dok plan grundskola 2011-11-07 12

Affischer, blad o likn med information till föräldrar Kronologisk ordning Storstugan Efter 5 år Ett exemplar av varje bevaras SBA -systematiskt brandskyddsarbete, handbok Gallras vid inaktualitet Storstugan Uppdateras kontinuerligt Besktningsporotokoll Gallras vid inaktualitet Kronologisk ordning Storstugan Avser t.ex. kyl/frys Utryckningsrapporter, brandlarm m.m. Gallras vid inaktualitet Kronologisk ordning Storstugan Café 1 Ekonomi Se under rubrikerna Administration och Ekonomi Se dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen Fritidsgård Ansökan om tillstånd för diskotek, samt beslut Kronologisk ordning Storstugan Efter 5 år Statisktik över antaltet diskobesökare Storstugan Registreras i väggalmanacka. Uppgiften bör föras in i verksamhetsberättelsen Fritidsklubb Ansökan om barnomsorg/skolbarnsomsorg med flera handlingar Storstugan Se Förskoleverksamhet centralt. Inventarielistor Gallras vid inaktualitet Kronologisk ordning Storstugan Uppdateras kontinuerligt Närvarolista Gallras efter 1 år Kronologisk ordning Storstugan Förteckning över besökare vid fritidsklubben Kronologisk ordning Storstugan Efter 5 år (upprättas vid terminsstart) Trivselregler Gallras vid inaktualitet Kronologisk ordning Storstugan Information till föräldrar, rutinmässig Gallras vid inaktualitet Kronologisk ordning Storstugan Personal Se dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen Gymnasieverksamhet, central förvaltning Protokoll och andra handlingar från gymnasieintagningen, för kännedom Gallras vid inaktualitet SYV Yttrande till gymnasieintagningen avs elever som sökt till skola utanför samverkansområdet Gallras efter avslutad skolgång i gymnasiet Kronologisk ordning Register över gymnasieelever (2 register) 1. Alfabetisk ordning 2. Pnr-ordning Måltidsadministration SYV Efter 5 år Här ingår ungdomar 16-20 år för vilka kommunen har uppföljningsansvar. Uttag på papper två gånger per år. Faktura från gymnasieskola Se anm. Skickas med underlag till KLK, ekonomienheten Överklagande betr. kostnad för skollunch Se anm. Skickas med underlag till KLK, ekonomienheten Statistik SCB-statistik Se anm. Laddas upp på SCB:s hemsida; inga uppgifter sparas. dok plan grundskola 2011-11-07 13

Månadsstatistik Gallras efter 1 år Lagras i O-mapp. Studievägledning SYV = studieoch yrkesvägledare Övergripande information om verksamheteten SYV Läggs ut på hemsidan Elevrelaterade handlingar om praktikplatser (Prao) Finns hos skolenheterna Information till förädrar och elever Gallras vid inaktualitet Kronologisk ordning SYV Uppföljning för ungdomar 16-20 år Ansökan till gymnasiet (kvittens) Gallras efter 5 år Pnr-ordning per år SYV Gäller även ev. omval Överklagande betr gymnasieansökan Se anm. Diarieförs Förteckningar över ungdomar under 20 år som deltagit i kommunens uppföljningsprogram Kronologisk ordning SYV Efter 5 år Med noteringar om kontakt och kontaktförsök Uttag på papper 2 ggr/år, pnr-ordning samt alfabetisk ordning Skrivelser ang uppföljningsansvar Se anm. Diarieförs, samlingsnummer per år Överenskommelse inför praktik Gallras när eleven fyllt 20 år Alfabetisk ordning SYV Ansökan till Kunskapscentrum Nordost Gallras när eleven fyllt Alfabetisk ordning SYV 20 år Studieplan, kopia Gallras vid inaktualitet Alfabetisk ordning SYV Originalet bifogas ansökan till Kunskapscentrum Närvaro vid praktik Gallras efter 1 år Kronologisk ordning SYV Används som underlag vid debitering av skollunch samt ansökanom bidrag hos CSN; skickas till KLK, ekonomienheten Information om studieuppehåll/avgång Avtal om placering och betalning Gallras efter terminens slut Alfabetisk ordning per år SYV Registreras i Extens. Underlag för uppföljningsförteckningen Rutin under utarbetande Ansökan om resebidrag/beslut om resebidrag SYV Delegeringsbeslut Ansökan om inackordering/beslut om inackordering SYV Delegeringsbeslut Anteckningar från möte med elev och/eller förälder Gallras vid inaktualitet Kronologisk ordning SYV Viktiga anteckningar diarieförs Skrivelser till och från föräldrar Gallras vid inaktualitet Kronologisk ordning SYV Viktiga skrivelser diarieförs Kvitton från ungdomar 16-20 år avs. busskort och litteratur, kopia Gallras efter 1 år Kronologisk ordning Systemansv Skickas med underlag till KLK, ekonomienheten Komvux Administreras av Kunskapscentrum Nordost (KCNO) dok plan grundskola 2011-11-07 14

Enheten för stöd och utveckling (ESU) Avser samtliga skolformer Skrivelser och information för kännedom Gallras vid inaktualitet Kronologisk ordning Handläggare Minnesanteckningar från möten Gallras vid inaktualitet Kronologisk ordning/grupp Handläggare Verksamhetsberättelser, original Dpl-ordning Dokumentskåp hos registrator Avtal (köp av platser) Dpl-ordning Dokumentskåp hos registrator Efter 5 år Efter 5 år T.ex. nätverksgrupp, förskolechefsgrupp, esu-grupp, Diarieförs; kopia lämnas till skolchef Diarieförs; kopia i elevakt Tilläggsbelopp för extraordinära stödåtgärder (Bildar akter avs. barn/elever med behov av särskilt stöd) alfabetisk ordning/ enhet Dokumentskåp hos handläggare Efter avslut Efter det att eleven fyllt 20 år Handlingarna diarieförs; förvaras och arkiveras i dokumentskåp i elevakt för barn/elever med behov av särskilt stöd. Sorteras i personnummerordning före leveras till Ansökan om tilläggsbelopp, med bilagor Beslut, kopia Original till sökande Överklagan från skola Beslutsskrivelse/tjänsteutlåtande Protokollsutdrag Dom Utvärdering (blankett) Särskola ( Bildar akter ) Dokumentskåp hos handläggare Efter det att eleven fyllt 20 år Ansökan från förälder Psykologisk utredning Läkarutlåtande Social utredning Pedagogisk utredning Modersmål (Bildar akter) Dokumentskåp hos handläggare Avser även studiehandledning Ansökan från förälder Anställningsbeslut (timanställning) Se anm. Skickas till personalavdelningen, KS Närvaroredovisning Avslagsbrev dok plan grundskola 2011-11-07 15

Sorteringsordning Förskolepsykologens minnesanteckingar Gallras vid inaktualitet, dock senast när barnet börjar f-klass Per skolenhet Talpedagogens elevakter Årsordning Talpedagog Efter avslut Efter det att eleven fyllt 20 år Blankett Utredningar Tester Gallras vid inaktualitet, dock senast när eleven slutat grundskolan Anteckningar Sorteras i personnummerordning före leverans till Specialpedagogens elevakter: avser även IT-pedagog (skoldatatek) Kronologisk ordning Specialpedagog Efter avslut Efter det att eleven fyllt 20 år Sorteras i personnummerordning före leverans till Försättsblad Ansökan Utlåningshandling Utvärdering av elev och lärare Anteckningar, observationer Gallras vid inaktualitet, dock senast när eleven slutat grundskolan Kopior av handlingar från skolor (åtgärdsprogram m m) Gallras före leverans till Skolpsykologens journaler (journalanteckningar, utlåtanden och testprotokoll m fl handlingar) Dokumentskåp Efter avslut Efter det att eleven fyllt 20 år Journalanteckningar skrivs i Word och tas ut på papper samt signeras. Journalerna sorteras i personnummerordning före leverans till dok plan grundskola 2011-11-07 16

Sorteringsordning Kulturskola Anmälningar till kulturskolan (underskriven av målsman) Handlingarna förvaras på kulturskolans expedition Gallras vid inaktualitet Instrumentordning Registreras i Extens Elevdatabas (Extens), applikation Kulturskolan Gallras vid inaktualitet Får ej förrän rapporter enligt nedan tagits ut på papper Elevregister, pappersutskrift Terminsvis Efter 5 år Arkivrapport Schema Gallras efter läsårets Terminsvis per lärare slut Närvarouppgifter (elever) Gallras efter 1 år Per grupp Ansvarsförbindelser för instrumentuthyrning (underskriven av målsman och lärare) Gallras efter 1 år alt. återlämnas (se anm.) Per instrument Återlämnas vid återlämnande av instrument Intyg om deltagande i undervisningen, kopia Gallras efter 1 år Kronologisk ordning Original till elev Kö-listor Gallras efter 1 år Kronologisk ordning Uppsägning av plats i kulturskolan Gallras efter 1 år Kronologisk ordning Registreras i Extens Instrumentregister Uppdateras kontinuerligt. Tas ut på papper en gång om året. Inventarieförteckningar Se anm. Upphörd rutin - ersatt 2003 med instrumentregister Noter Själv Ej allmänna handlingar Förteckning över noter Uppdateras kontinuerligt; ett ex av varje förteckning bevaras Inspelning av konserter, CD-skivor Ange orkesterns namn och konsertens datum Foldrar, program (konserter och andra musikaliska aktiviteter), affischer, fotografier Skrivelser, inkl e-postmeddelanden, av rutinmässig karaktär Loggar Kronologisk ordning Ett arkivexemplar av varje bevaras Gallras vid inaktualitet Kronologisk ordning APT-protokoll/motsvarande Gallras efter 1 år Kronologisk ordning Protokoll rörande speciella projekt bevaras Verksamhetsberättelser, original Kronologisk ordning Kopia till utbildningschefen Debiteringsändringar, kopia Gallras efter 1 år Kronologisk ordning Debiteringslistor (från KLK, ekonomienheten) Gallras efter 1 år Kronologisk ordning dok plan grundskola 2011-11-07 17