Handbok för Visma Proceedo Rapportgenerator 2014-02-28

Handbok för Visma Proceedo Rapportgenerator 2014-02-28

Innehåll 1 Inledning... 3 2 Tillgång till Rapportgenerator... 4 3 Rapportgeneratorn... 4 3.1 Standard rapporter... 4 3.2 Bygga egna rapporter... 5 3.2.1 Datakälla... 5 3.2.1 Tillgängliga kolumner... 5 3.3 Anpassa rapport innan n export... 6 3.3.1 Visa... 6 3.3.2 Funktion... 6 3.3.3 Filter... 6 3.3.4 Välj sortering... 7 4 Skapa och exportera rapport... 7 4.1 Spara rapporten... 8 5 Förslag på rapportuppsättningar... 8 6 Tillgängliga kolumner... 8 6.1 Datakälla: Orderrader... 8 6.2 Datakälla: Orderhuvud... 9 Sida 2 av 10

1 Inledning Rapportgeneratorn ger möjlighet att ta ut rapporter för uppföljning av hela din organisation eller genom att filtrera på GLN-koder även på en enhet eller förråd. Det finns några begränsningar som man måste beakta: man se inte beställningar gjort av externa leverantörer, dvs inte varor beställt av Apoteket AB:s personal som utför läkemedelsservice, påfyllning av läkemedelsautomater eller vätskevagnar. man se inte statistik för varor som beställs på annat sätt än genom Visma Proceedo tex cytostatika. om en vara/beställning är makulerad så kan den ändå finnas kvar i statistiken. Sida 3 av 10

2 Tillgång till Rapportgenerator Tillgång g till rapportgeneratorn ges till dem som har behörighet som lokal administratör i EK. Du hittar rapportfunktionen under fliken Rapporter. Rapporter Rapportgenerator 3 Rapportgeneratorn 3.1 Standard rapporter Det finns några standardrapporter som du kan välja. Dessa hittar du genom att bocka in rutan <visa delade rapportfrågor>. Delade rapporter markeras sedan i listan med en * innan rapportnamnet. För att välja en av dessa rapporter, markera den först i listan så att uppsättningen syns i högra fältet. Du kan sedan göra justeringar, tex filtrera för datum innan du trycker på <Skapa rapport> Sida 4 av 10

3.2 Bygga egna rapporter Du kan bygga dina egna rapporter genom att välja vilka kolumner du vill ha i uppsättningen 3.2.1 Datakälla Under datakälla kan du välja vilken datakälla du vill hämta ut rapportdata för (Orderrader eller orderhuvud). Beroende på datakälla så skiljer det sig på tillgängliga kolumner, i exemplet ovan har vi valt orderkälla:orderrader. För att byta datakälla, tryck på pilen och välj från listan. 3.2.1 Tillgängliga kolumner Beroende på datakälla visas här alla tillgänliga kolumner. Inte alla kolumner ger användbar information. Se listan under kapital 5 för beskrivning av resultatet. De som är gråmarkerade i listan ger inte relevant data för SLL. För att välja de kolumner som du vill ha i din rapport, markera det värde under Tillgängliga kolumner och klicka på singel pilen så läggs kolumnen över till höger. Du kan också välja att dubbelklicka på värdet så flyttar sig kolumnen också. Väljer du dubbelpil, tas alla kolumner med i rapporten. Du kan på samma sätt flytta tillbaka kolumner i de fall du vill ändra kolumnerna i din rapport. Genom upp och nerpil kan du välja i vilken ordning kolumnerna ska finnas i din rapport. Sida 5 av 10

3.3 Anpassa rapport innan export När du väl valt de kolumner du vill ha i din rapport kan du, innan export, anpassa och filtrera rapporten. Visa Funktion Filter Sortering 3.3.1 Visa Du kan välja vilka kolumner du vill visa vid export. Tanken med detta är att du skall kunna jobba med att filtrera data (se vidare nedan), men ändå inte behöva exportera själva kolumnen och dess ingående data. 3.3.2 Funktion Genom att använda dig av Funktion kan du, beroende på vilket data som kolumenen innehåller, göra olika val. De val som kan förkomma är Minsta värde Största värde Antal Medelvärde (endast då kolumnen är av typen Tal) Summa (endast då kolumnen är av typen Tal) 3.3.3 Filter För att förfina din sökning kan du använda dig av filter, det kan vara ett specifikt värde eller då fältet är av typen Datum välja från och till datum. Är fältet av typen text kan textvärden omges med*. Separera flera filter med ;.. Exempel: för att begränsa resultat till beställningar för 3 artiklar använd filterterm *artikelnummer1*;*artikelnummer2* artikelnummer2*;*artikelnummer3*. Observera att fältet också tar hänsyn till stora och små bokstäver. Sida 6 av 10

Rapporter visar resultat för hela din organisation och inte bara det förråd du är inloggad på.om du vill begränsa resultatet till ditt förråd eller enhet, måste du inkludera GLN i rapportuppsättningen och sedan filtrera för just ditt/dina GLN-nummer i filterfunktionen. 3.3.4 Välj sortering Du kan välja hur du vill att rapporten skall sortera dina kolumner, du kan välja upp till tre olika kolumner för sortering, valen är stigande eller fallande. 4 Skapa och exportera rapport När du är klar med ditt urval klickar du på Skapa Rapport. Du får då upp ett nytt fönster där du kan namnge din rapport och välja om du vill får notifikation via e-mail när rapporten är klar. Rapporten läggs sedan i kö och kan hämtas upp i fliken Rapportlista. Här kan du söka upp din rapport, se status för den samt, när den är skapad, ladda ner den till Excel genom att trycka på gemet. Rapporten finns att hämta här i max 3 dagar innan den automatiskt tas bort. Sida 7 av 10

4.1 Spara rapporten Om du går tillbaka till fliken Rapportgenerator, kan du välja att Spara rapportuppsättningen.. Sparade rapporter syns i fältet till vänster. Du kan använda din sparade uppsättning eller göra ändringar i den, innan du skapar en ny rapport tex ändra datumintervall. 5 Förslag på rapportuppsättningar Några förslag till uppsättningarallt beställt under en viss tidsperiod Datakälla: Oderrader Kolumner: Orderdatum (filter: från och till datum), artikelnummer, artikelbeskrivning, beställd kvantitet, beställt nettobelopp, GLN (filter: GLN nummer för önskade förråd) För att kolla hur mycket beställt av några bestämda varor. Datakälla: Orderrader Kolumner: Orderdatum (filter: från och till datum), artikelnummer (filter valda varunummer *xxxxxx*;*xxxxxx*..), artikelbeskrivning, beställd kvantitet, beställt nettobelopp, GLN (filter: GLN nummer för önskade förråd) Kolla vad är beställt som express eller jourbeställning Datakälla: Orderrader Kolumner: Orderdatum (filter: från och till datum), ordernummer, artikelnummer, artikelbeskrivning, beställd kvantitet, beställt nettobelopp, distributionsegenskapsnyckel (filter: *e1* eller *j1*), GLN (filter: GLN nummer för önskade förråd) 6 Tillgängliga kolumner 6.1 Datakälla: Orderrader Ordernummer ordernummer Orderradnummer vilken rad på ordern som varan är Orderdatum datum ordern behandlades hos leverantör Beställningsnummer Beställningsdatum datum för beställning Artikelnummer varunummer Artikelbeskrivning varunamnet Produktgrupp används ej UNSPSC används ej Rekommenderad (tumme upp) X för rekommenderade varor Miljömärkningar används ej Beställningssätt används ej Formulärs-ID vilken formulärtyp som används för extemporebeställningar Pris Antal enheter i priset används ej Valuta SEK Momssats %moms på varan Enhetstyp alltid styck Automatisk leveranskvittens alltid nej Leverantörsnamn vilken katalog det är beställt ifrån Leverantörsmomsnummer Sida 8 av 10

Externt leverantörs-id används ej Leverantörs-ID i kundens system används ej Avtalsnummer används ej Avtalskategori används ej Avtalsområde används ej Startdatum för avtal används ej Slutdatum för avtal används ej Beställd kvantitet antal förpackningar beställt Mottagen kvantitet används ej Avvikelse beställd mottagen kvantitet används ej Beställt nettobelopp nettobelopp Mottaget nettobelopp används ej Avvikelse beställt mottaget nettobelopp används ej Datum för senaste leveranskvittens används ej Leveransdatum används ej Leveransadress Adress Leveransadress Postnummer Leveransadress Ort Leveransadress Land Sverige för alla Ytterligare orderradsinformation t.ex. får ej bytas: pga utbyteslogiken Beställarens namn namn av den som lade ordern Beställarens användarnamn i Proceedo används ej Beställarens externa ID inkludera beställarens HSA-id Beställarens e-postadress Slutliga godkännarens namn används ej Slutliga godkännarens användarnamn i Proceedo används ej Slutliga godkännarens e-postadress används ej Konteringsradnummer används ej Konto används ej Kontobeskrivning används ej Kostnadsställe används ej Kostnadsställesbeskrivning Kontering positioner används ej Fritextkontering används ej Beskrivning fritextkontering används ej Organisation Organisationsnamn Organisationskod används ej Budget-id används ej Budgetnamn används ej Fakturerat antal används ej Distributionsegenskapsnyckel leveranssätt dvs. vald ledtid t.ex. N1(normalbeställning 1=ca. 68 timmar), N2 (normalbeställning 2= ca 22 timmar), N3 (normalbeställning 3= ca 6 timmar), J1 (jourbeställning), E1(expressbeställning) 6.2 Datakälla: Orderhuvud Ordernummer Leverantör Skapat datum Avtalsnummer Nettobelopp för beställningen Momsbelopp Valuta alltid SEK Beställare Beställarens förnamn Beställarens efternamn Beställarens inloggningsnamn Sida 9 av 10

Beställarens extern identifierare innehåller beställarens HSA-id Beställarens gruppnamn vilket förråd beställaren tillhör Beställarreferens Beställarens namn Köpande organisation Organisationens namn Köparens organisationskod Organisationens HSA-id Beställningsnummer Beställningsnamn beställningsnamn om man har namngivit den Köpande organisation GLN Organisationens GLN nummer Köpande organisation Namn kommer alltid med i rapporten Köpande organisation Attention Köpande organisation Gata tom Köpande organisation Postkod tom Köpande organisation Stad - tom Köpande organisation Landskod alltid SE Fakturaadress GLN Fakturaadress Namn Fakturaadress Attention Fakturaadress Gata Fakturaadress Postkod Fakturaadress Stad Fakturaadress Landskod alltid SE Slutadress GLN Förrådets GLN Slutadress Namn - Förrådsadress Slutadress Attention - Förrådsadress Slutadress Gata - Förrådsadress Slutadress Postkod - Förrådsadress Slutadress Stad - Förrådsadress Slutadress Landskod - alltid SE Omlastningsadress GLN - lastkajens GLN Omlastningsadress Namn - lastkajens adress Omlastningsadress Attention Omlastningsadress Gata Omlastningsadress Postkod Omlastningsadress Stad Omlastningsadress Landskod - alltid SE Leverantörsadress GLN Leverantörsadress Namn Leverantörsadress Attention Levernatörsadress Gata Leverantörsadress Postkod Leverantörsadress Stad Leverantörsadress Landskod Beställarens HSA ID Budget ID - tom Budget Namn - tom ERP ID - tom Ej förattest - tom Kundnummer hos leverantör - tom Leveranssättskod - vald ledtid Leverantörens avtalsnummer Leverantörs momsnummer Leverantörs organisationsnummer Orderformat Orderöverföringssätt Prislistenummer Önskat leveransdatum Organisation - Köpande organisation. Kan inte väljas bort Sida 10 av 10