Fritextbeställning och rekvisition Innehåll 1 Vad är en fritextbeställning?... 1 2 Vad är en rekvisition?... 1 3 Skapa en fritextbeställning... 1 4 Rekvisitionsformuläret... 2 5 Kontera beställningen... 3 6 Skicka och spara beställning... 4 7 Godkänd rekvisition... 4 8 Leveranskvittens av rekvisition... 5 1 Vad är en fritextbeställning? Formuläret för fritextbeställning är lämpligt att använda när inköp skall göras hos leverantör som inte finns i Lupin. Beställaren anger orderadress och ordersätt till leverantören innan ordern skickas. 2 Vad är en rekvisition? Formuläret för rekvisition är en typ av fritextbeställning och är lämpligt att använda när inköp skall göras över disk hos leverantör som inte finns i Lupin. Beställningen godkänns innan köpet och beställaren skriver ut en blankett med ett inköpsordernummer. Blanketten lämnas i butiken och leverantören fakturerar oss med hänvisning till inköpsordernumret. Fakturan från inköpet matchas med automatik mot ordern i Lupin om ordern leveranskvitterats 3 Skapa en fritextbeställning En ny beställning skapas genom att via huvudmenyn välja Inköp - Skapa beställning. Välj fliken Alternativ
Här finner du alla fritexformulär och de olika webbbutikerna som är knutna till Lupin Klicka på + tecknet under Beställ för att få fram formuläret. Om du inte har någon organisation inställd kommer en ruta upp där du behöver välja organisation Lunds universitet. Det är olika information som fylls i i de olika formulären nedan följer information om hur 4 Rekvisitionsformuläret Fyll formuläret: - leverantörens namn - kort beskrivning av köpet - beräknat belopp.- syftet med rekvisitionen Använd Bifoga-knappen för att bifoga underlaget. När du är klar välj OK Rekvisitionen läggs i varukorgen. När beställningen är klar klickar du på knappen Fortsätt.
5 Kontera beställningen Klicka på knappen kontering. När du ska ange ett konteringsvärde kan du ta fram en väljlista genom att klicka på de streckade raderna. I väljlistorna finns namn på alla kodsträngsdelar. Det går även att söka på namnet. För att få samma värde på alla konteringsrader sätt en bock i rutan Sätt vald konteringsinformation på alla rader. Om fler konteringsrader behövs, lägg till rad med plustecknet i kolumnen Dela. För att kontera fakturan är följande fält obligatoriska: Konto: Välj konto utifrån vad fakturan avser. Tänk på att om köpet gäller representation, anläggningstillgångar eller korttidsinvesteringar måste speciella konton väljas (se Lathunden Kontering av kostnader och moms). Aktivitet: Välj vilken aktivitet som ska belastas med kostnaden. Tre fält är frivilliga: Funktion: Används endast om din avdelning delar upp sina kostnader ytterligare. Tillgång/Fin: Värde 999 ska väljas om inköpet avser en stöldbegärlig tillgång som du vill ha över till anläggningsregistret. Får endast användas i kombination med 63xxx och 64xxx konton. Beskrivning: Här kan du skriva kortfattad information om vad köpet avser. Beskrivningen kommer att synas i uppföljningar i ekonomisystemet. När beställningen är färdigkonterad, stäng konteringsfönstret genom att välja OK.
6 Skicka och spara beställning Avsluta beställningen genom att 1. Namnge beställningen: Beställningen namn 2. Kontrollera leveransadress 3. Skriv eventuellt kommentar till godkännare 4. Kontrollera så att allt stämmer (ordervärde, fraktgränser, ange leveransdatum om det krävs) 5. Skicka beställningen Lupin skickar beställningen för godkännande. Efter godkännande kommer Sektion ekonomi att skapa betalningen. Beställningen kan också sparas och du kan fortsätta arbeta med den vid ett senare tillfälle (välj Spara). 7 Godkänd rekvisition Status på beställningen ser du under Tidigare beställningar. Beställningen har status Avvaktar godkännande tills den blivit godkänd. Godkännaren kan skriva ut rekvisitionen från godkännarformuläret, med ikonen under Skriv ut. Beställaren skriver ut den godkända rekvisitionen genom att från inköpsmenyn välja Leveranskvittens, markera ordern/rekvisitionen och sedan välja Visa order.
8 Leveranskvittens av rekvisition Leveranskvittens av rekvisition skiljer sig från en vanlig leveranskvittens av en beställning. Beställaren registrerar de varor som köpts med hjälp av rekvisitionen genom att själv lägga till rader och nödvändig information. Rekvisitionsordern har status Ej kvitterad, tills dess att information om köpet är angivet. Välj Ny kvittens för att lägga till information om köpet: - Hämtningsdatum - Eventuellt följesedelsnummer - Vara eller tjänst som köpts - Artikelnummer Enhetspris/ Antal/ Enhet Gäller köpet flera olika produkter och priser använd knappen Lägg till rad för att få fler rader och fyll i information enligt ovan. Avsluta sedan med OK. Leveranskvittens av rekvisitionsorder får status Delvis kvitterad och måste alltid avslutas manuellt. Välj Avsluta order och klicka Ja på meddelandet som kommer upp. Rekvisitionsordern får status Ofullständigt slutkvitterad.