Offertförfrågan 2014-04-17 Försäljningsrätter till bussreklam i Sörmlands län Offertunderlag
1 Allmän orientering 1.1 Inledning (Myndigheten) är Sörmlands läns regionala kollektivtrafikmyndighet enligt lag (2010:1065) om kollektivtrafik och har det samlade ansvaret för kollektivtrafiken i länet. Myndigheten är organiserad i form av ett kommunalförbund och har Landstinget Sörmland och länets nio kommuner (Eskilstuna, Nyköping, Oxelösund, Katrineholm, Vingåker, Flen, Trosa, Gnesta och Strängnäs) som medlemmar. Myndigheten inbjuder Er härmed att lämna offert avseende försäljningsrätter till bussreklam i Sörmlands län enligt villkoren i detta offertunderlag. Offertunderlaget har följande bilagor: 1. Svarsformulär (underskrift av offerten samt checklista för acceptans av ställda krav) 2. Sammanställning som visar leverantörens erbjudna ersättning i form av årligt grundbelopp 3. Kontraktsvillkor 4. Montering av ramsystem samt återställning av bussarna 1.2 Uppdragets syfte och omfattning Detta uppdrag avser försäljningsrätter till bussreklam i Sörmlands län, dock ej den så kallade Trosabussen. Myndigheten har genom försäljningen av rätten till bussreklam i Sörmlands län för avsikt att knyta en leverantör till myndigheten som utför uppdraget i enlighet med villkoren i detta offertunderlag. För vidare informationen om uppdraget och dess omfattning, se offertunderlagets avsnitt 3 Uppdragsbeskrivning. Uppdraget startar senast tre månader efter det att avtal har tecknas. 1.3 Myndigheten och Länstrafiken Sörmland AB Som svar på ikraftträdande av lag (2010:1065) om kollektivtrafik etablerade Landstinget Sörmland och samtliga nio kommuner i länet Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet som den regionala kollektivtrafikmyndigheten i länet.
Myndighetens enda uppgift är att vara regional kollektivtrafikmyndighet enligt lagen om kollektivtrafik. Myndigheten ska svara för att den regionala kollektivtrafiken utförs på ett kvalitativt och kostnadseffektivt sätt så att den bidrar till regional utveckling, god miljö och tillgodoser invånarnas behov av kollektivtrafik. Myndighetens politiskt styrande organ, direktionen, består av 14 ordinarie ledamöter (samt 14 ersättare). Fem ledamöter utses av Landstinget Sörmland samt en vardera av respektive kommun. Myndigheten äger Länstrafiken Sörmland AB (Länstrafiken) till 100 procent.
2 Administrativa bestämmelser 2.1 Förfarande Uppdraget utförs genom att leverantören åtar sig att, med övertagandet av hela den affärsrisk som finns kopplad till en framtida försäljning av bussreklam, utföra uppdraget samt till Myndigheten erlägga den genom avtal överenskomna ersättningen i form av årligt grundbelopp. Givet detta är lagen (2007:1091) om offentlig upphandling inte tillämplig i detta fall. Ett sådant förfarande innebär att förfrågan kan genomföras utan krav på offert i viss form. Då Myndigheten likväl vill säkerställa att de grundläggande principerna om likabehandling, ickediskriminering, öppenhet och proportionalitet säkerställs ska offert lämnas i enlighet med vad som föreskrivs i detta underlag och dess bilagor. 2.2 Sista dag då offert ska vara inlämnat Offert ska vara Myndigheten tillhanda senast den 15 maj 2014. För sent inkommen offert prövas inte, utan kommer att förkastas. 2.3 Offertens giltighetstid Offerten ska vara giltig i tre (3) månader räknat från sista dagen för lämnande av offert. 2.4 Offertens form och innehåll Offerten ska vara skriftlig och upprättad på svenska språket. Offerten baseras på de förutsättningar som anges i detta offertunderlag och ska lämnas i enlighet med detsamma. Leverantören ska i offertunderlagets svarsformulär (bilaga 1) lämna efterfrågade uppgifter och intyga att offertunderlagets krav accepteras. I de fall det kopplat till ett krav efterfrågas vissa uppgifter ska dessa lämnas i separat bilaga. Observera att en offert som inte är komplett eller inte uppfyller samtliga ska-krav kommer att förkastas. Även för det fall motstridiga uppgifter lämnas kan Myndigheten komma att förkasta offerten. Offerten ska vidare vara undertecknat av behörig företrädare för leverantören. För att underlätta hanteringen av offerten är det, för det fall offert inte lämnas elektroniskt, ett önskemål att handlingar inte häftas ihop, utan sätts in i en pärm enligt nedanstående struktur, samt att plastade dokument och spiralbindning undviks.
Myndigheten önskar att offerten redovisas enligt nedanstående struktur så att granskning och utvärdering av offerten kan ske på ett effektivt sätt. Flik 1: Av leverantören ifyllt svarsformulär (underskrift av offerten samt checklista för acceptans av ställda krav), bilaga 1 till offertunderlaget Flik 2: Sammanställning som visar leverantörens erbjudna ersättning i form av årligt grundbelopp Handlingsplan Försäljningsrätter till bussreklam i Sörmlands län Eventuell begäran om sekretess Eventuell hänvisning till annans kapacitet Ersättning utgår inte för kostnader förknippade med framtagandet och lämnandet av offerten. 2.5 Offertens avlämnande, märkning och adressering Offert skickas via e-post till kollektivtrafikmyndigheten@sktm.dll.se alternativt lämnas i kuvert märkt med texten Försäljningsrätter till bussreklam i Sörmlands län. För det fall offert lämnas i kuvert adresseras offerten till: Tingshusplatsen 2 611 10 Nyköping Under kontorstid, måndag-fredag 08.30-12.00, kan offert även lämnas i receptionen vid Tingshusplatsen 2 i Nyköping. 2.6 Tillgång till offertunderlaget Offertunderlaget annonseras via Myndighetens hemsida www.lanstrafiken.se/sormland samt distribueras via e-post. Offertunderlaget kan även erhållas direkt av Myndigheten efter förfrågan. 2.7 Upplysningar under offerttiden All kommunikation med leverantören sker via e-post till henrik.posse@lanstrafiken.se. Myndigheten ser det som mycket angeläget att ansvarig handläggare kontaktas, på ett så tidigt stadium som möjligt, om leverantören uppfattar att information av betydelse för att ta fram en korrekt och fullständig offert saknas eller om det finns risk för att missförstånd kan uppstå. Detta gäller även om underlaget upplevs som otydligt i något avseende.
Frågor eller begäran om förtydligande eller komplettering av offertunderlaget ska vara Myndigheten tillhanda senast fem (5) arbetsdagar innan sista dag för lämnande av offert. Svar ska lämnas av Myndigheten senast två (2) arbetsdagar innan sista dag för lämnande av offert. För att få förtydliganden eller kompletteringar med automatik krävs att leverantören lämnar uppgift om sin e-postadress till ansvarig handläggare. 2.8 Avtalsperiod Myndigheten avser att teckna avtal för en avtalsperiod om två (2) år från och med avtalstecknandet. Om parterna är överens kan avtalet förlängas två gånger med minst ett (1) år i sänder, alternativt en gång med två (2) år, dock längst till och med 30 juni 2018. 2.9 Villkor Avtal kommer att tecknas i enlighet med villkor i bilaga 3, Kontraktsvillkor. Kontraktsvillkoren ska accepteras i sin helhet av leverantören. 2.10 Offentlighet och sekretess Myndighetens verksamhet omfattas av den svenska offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär bland annat att alla handlingar normalt ska vara tillgängliga för den som önskar ta del av dem. Den som lämnar offert måste vara införstådd med att denna aspekt ingår som en förutsättning i samarbetet med Myndigheten. Skulle behov av sekretess föreligga för uppgift i offerten bör leverantören ange vad i handlingarna som är skyddsvärt, och vilken skada leverantören skulle lida om uppgifterna blev offentliga. Observera att det är Myndigheten som enligt offentlighets- och sekretesslagen beslutar om en uppgift ska sekretessbeläggas. Detta beslut kan överprövas av domstol.
3 Uppdragsbeskrivning 3.1 Inledning Uppdraget avser försäljningsrätter till bussreklam i Sörmlands län och omfattar in- och utvändig reklamskyltning på Myndighetens bussar i enlighet med den omfattning som närmare preciseras nedan. 3.2 Reklamutrustning och ytor Reklamutrustning Nuvarande utrustning för reklam består av dels ett ramsystem som är monterat på bussarnas utsida, dels fästanordningar för reklamskyltar på bussarnas insida. Utrustningen för reklam ska kostnadsfritt tas över av leverantören som därefter ska svara för drift och underhåll av utrustningen samt krav på återställande av bussarna vid avtalets slut samt därtill hörande övriga kostnader. Vid avtalsskrivning ska leverantören upprätta en aktuell inventeringslista över befintlig reklamutrustning. Reklamytor Följande ytor kan i dagsläget utnyttjas för reklam, och avser i dagsläget endast stadsbussar vad gäller busslångsida och bussbaksida: Busslångsida: utvändig långsida (vänster, liggande), ramar i mått 307x67 cm. Platser: 35 stycken i Eskilstuna och 7 stycken i Nyköping. Bussbaksida: utvändig baksida (liggande format), ramar i mått146,9x46,9 cm. Platser: 35 stycken i Eskilstuna och 1stycken i Nyköping. Fönsterplatsskyltar: invändiga fönsterskyltar, mått 50x32 cm (liggande format) där skyltarna är av 600-800 grams kvalitet. Antal skyltar kan variera mellan 4 till 7 stycken per fordon beroende på trafikavtal. Platser: Eskilstuna 45 stycken, Katrineholm 22 stycken, Nyköping 42 stycken och Strängnäs 20 stycken. Förarplatsskylt: placerad på väggen bakom föraren, mått 50x70 cm (stående format). Platser: Eskilstuna 45 stycken, Katrineholm 22 stycken, Nyköping 42 stycken och Strängnäs 20 stycken. Myndigheten vill i detta sammanhang påpeka att det i trafikavtalen finns olika busstyper, vilket kan innebära vissa inskränkningar för utformningen av reklamskyltarna. Önskar leverantören nyttja fler bussar i fordonsflottan för försäljning av reklam med ovan specificerad ytor och utrustning, exempelvis om leverantören önskar att alla stadsbussar i Eskilstuna har ramverk för busslångsida och/eller bussbaksida, sker detta i samförstånd med Myndigheten och först efter Myndighetens skriftliga godkännande.
Kostnaderna för uppsättning av nytt ramsystem inklusive drift och underhåll enligt första stycket ovan ska leverantören stå för. Uppsättning av nytt, eller utbyggnad av befintligt, ramsystem får inte medföra skador på bussarna eller risk för framtida rostangrepp eller dylikt. Utöver de ytor som beskrivs ovan får leverantören även disponera 5 bussbaksidor, så kallade Superbacks, för folierad reklam i Eskilstuna respektive Nyköping, det vill säga reklam som innebär att självhäftad folie anbringas på bussarnas hela baksida inklusive fönstren. Detta ska dock inte begränsa sikten bakåt från insidan på fordonet. Folierad reklam får inte anbringas på fönstren om dessa är nödutgångar. Vid varje förfrågan om att disponera bussbaksidor för folierad reklam ska leverantören först inhämta Myndighetens medgivande. Utöver vad som framgår ovan kan ytterligare bussbaksidor kunna komma att få disponeras av leverantören efter medgivande från Myndigheten. Reklam för så kallad helfolierad buss kan även, efter förfrågan, komma att tillåtas. Vid varje sådan förfrågan ska leverantören först inhämta Myndighetens medgivande. 3.3 Omfattning av reklamplatser Länets fordonspark är av skiftande karaktär och sträcker sig från mindre typ av servicelinjebussar till led- och boggiebussar. Nedan följer en tabell över antal fordon i respektive kommun. Antal fordon kan skifta något över tid beroende av eventuella förändringar i trafikens planering. Antal bussar per den 7 april 2014 är; Depå Landsbygd Stadstrafik Eskilstuna 20 46 Strängnäs 28 3 Katrineholm 27 2 Flen 18 0 Vingåker 10 0 Nyköping 52 16 Gnesta 5 0 Trosa 15 0 Summa 175 67
3.4 Villkor för skyltning Leverantörens arbete med uppsättning eller nedtagning av reklamen ska endast ske under fordonets garageuppehåll hos bussentreprenören. Uppsättning eller nedtagning av reklam ska föranmälas, och tid bokas, hos ansvarig person hos respektive bussentreprenör. Hur och när bussarna är tillgängliga för önskat arbete överenskoms i samförstånd med ansvarig hos respektive bussentreprenör. Reklam ska under inga omständigheter dölja Länstrafikens logotyp eller namnet Länstrafiken som enligt avtal ska finnas på fordonet. Reklamen ska inte heller dölja fordonets internnummer, bussentreprenörens företagsnamn eller annan relevant information eller påverka den teknisk utrustning som finns på fordonet. All reklam utvändigt ska ske i de ramar som finns monterade på bussarna och driftas och underhålls av leverantören. Leverantören ska vidare ansvara för uppföljning av kvalitén i uppsättning eller nedtagning av reklam. Med kvalitet avses i detta sammanhang att reklam ej monteras snett, foliering inte sker på bristfälligt preparat underlag eller dylikt. Leverantören ska svara för samtliga kostnader som uppkommer vid uppsättning eller nedtagning av reklam samt drift och underhåll av reklamutrustningen. De skador som eventuellt uppkommer i samband med uppsättning eller nedtagning av reklam, såväl vanlig- som foliereklam, ska bekostas av leverantören. Leverantören ska ansvara för att uppdraget utförs så att det uppfyller alla vid varje tillfälle tillämpliga och gällande lagar, författningar och Internationella Handelskammarens grundregler för reklam. Innehållet i reklamen ska vara i enlighet med svensk lagstiftning och god marknadsföringssed, vilket bland annat innebär att den inte är nedvärderande, diskriminerande, rasistisk eller på annat vis kan uppfattas som stötande. Vidare får det inte förekomma reklam för tobak eller alkoholhaltiga drycker. Reklam ska inte heller konkurrera med Myndighetens verksamhet. I tveksamma fall skall reklamen godkännas av Myndigheten.
3.5 Myndighetens rätt att nyttja reklamytor Två invändiga fönsterskyltplatser i varje buss, den första på vänster sida fram och den andra på höger sida längst bak, ska vara reserverade för Myndighetens eget nyttjande av platsen utan annan kostnad än för material och eventuell montering. Myndigheten äger därutöver rätt att, utan annan kostnad än materialkostnad och kostnad för montering, nyttja busslångsidor, bussbaksidor, Superbacks och förarplatsskyltar för halva fordonsflottan i stadstrafik (och i förekommande fall även halva fordonsflottan för landsbygd) den sista veckan i maj, den första veckan i juni och de två första veckorna i december varje år samt ytterligare fyra valfria veckor per år som ska bokas med minst två veckors framförhållning. Finns ingen bokning av reklamplats under en period ska leverantören meddela Myndigheten om detta. För det fall Myndigheten önskar nyttja denna reklamplats för eget syfte sker detta utan annan kostnad än materialkostnad och kostnad för montering. I detta sammanhang ska även nämnas att det i dagsläget finns folierade ytor med reklam relaterad till Myndighetens verksamhet under befintligt ramsystem. Denna ska vara synlig i det fall bokning av reklamplats saknas under en period och Myndigheten väljer att inte nyttja reklamplatsen enligt ovan. 3.6 Återställning av bussarna Vid nedmontering av ramsystem för reklam samt fästanordningar för reklamskyltar ska bussarna återställas till ett utseende motsvararande dess ursprungliga utseende. Leverantören ska ansvara för det faktiska återställandet av bussarna samt därtill hänförliga kostnader. Återställandet ska ske i enlighet med vad som framgår av bilaga 4 Montering av ramsystem samt återställning av bussarna. 3.7 Option Som tidigare angetts ovan under avsnitt 3.2 Reklamutrustning och ytor kan antal fordon med reklamplatser komma att utökas. Myndigheten har därutöver idag realtidsinformation inom stadszonen i Eskilstuna. En plan för att implementera realtid på alla fordon i länet finns, och ligger troligen ett till två år framåt i tiden.
För det fall planen på realtidsinformation i hela länet realiseras kan omfattningen av såväl reklamplatser som reklamytor komma att förändras, och skulle kunna involvera digitala skärmar eller andra lösningar. Myndigheten ska kunna utlösa option avseende rätten till försäljning av bussreklam i Sörmlands län omfattande utökad omfattning av såväl reklamplatser som reklamytor. Om option utlöses ska ersättningen för denna regleras i separat avtal.
4 Bedömning och utvärdering av inkomna offerter 4.1 Prövning av offert sker i fyra steg Prövning en av inkomna offerter genomförs i fyra steg: 1. Kontroll av om det föreligger skäl för att utesluta en leverantör, 2. kontroll av leverantören lämplighet (ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet), 3. kontroll av om kraven på tjänsten är uppfyllda, samt 4. utvärdering av offerten. Leverantören som klarar kvalificeringen, det vill säga kontrollen enligt stegen 1 till 3, går vidare till steg 4 och får sin offert utvärderad. Efter utvärderingen kan Myndigheten komma att inhämta handlingar som rör leverantörens lämplighet (kopia från kreditupplysningsföretag, kopia på ansvarsförsäkring). Myndigheten kan också komma att göra en leverantörskontroll hos Skatteverket (blankett SKV 4820). Om inte lämpliga offerter inkommer eller den erbjudna ersättning till Myndigheten är för låg i förhållande till vad som kan förväntas i branschen kan förfarandet komma att avbrytas. Förfarandet kan också avbrytas om det finns andra sakliga skäl för detta.
5 Kontroll och prövning av offert och leverantören 5.1 Kontroll av eventuell grund för uteslutning av leverantör (steg 1) Leverantören ska uppfylla alla formella krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Om sådana omständigheter som räknas upp i 10 kapitlet 1 och 2 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling skulle föreligga (till exempel konkurs, brister avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter, brott avseende yrkesutövningen) kommer leverantören uteslutas. Leverantören får inte heller anlita underleverantör hos vilken sådana omständigheter föreligger. Leverantören ska i bilaga 1 till offertunderlaget bekräfta att inga omständigheter föreligger som ska/får medföra uteslutning. 5.2 Prövning och kontroll av leverantörens lämplighet (steg 2) Leverantören ekonomiska och finansiella ställning Leverantören (och eventuell underleverantör) ska ha en så stabil ekonomi att uppdraget kan utföras med god kvalitet under hela avtalsperioden. Som utgångspunkt för bedömningen av ekonomisk stabilitet gäller att leverantörens rating enligt Creditsafe i Sverige AB inte ska understiga poängangivelsen 40 (kreditvärdig) vid utgången av senaste registrerade och avslutade räkenskapsår. Om leverantören inte är ratad av Creditsafe i Sverige AB, anses kravet vara uppfyllt, om en riskklassificering från annat affärseller kreditupplysningsföretag minst motsvarar värdet 40 enligt Creditsafe i Sverige AB. I de fall lägre riskklassificering redovisas, eller om leverantören är under bildande, kan leverantören ändå anses uppfylla detta krav om leverantören lämnat sådan förklaring att det kan anses klarlagt att leverantören innehar motsvarande ekonomisk stabilitet. Leverantören ska i bilaga 1 till förfrågningsunderlaget bekräfta att krav avseende ekonomisk ställning uppfylls samt på begäran kunna skicka utdrag från kreditupplysningsföretag som styrker detta. Leverantören (och eventuell underleverantör) ska ha en ansvarsförsäkring med ett, med hänsyn till uppdragets art och omfattning, betryggande ansvarsbelopp. Leverantören ska i bilaga 1 till förfrågningsunderlaget bekräfta att sådan ansvarsförsäkring finns samt på begäran kunna skicka handling som styrker detta. Leverantörens tekniska och yrkesmässiga kapacitet Leverantören ska ha god kännedom om de lagar, författningar, tillämpningsföreskrifter och övriga anvisningar som gäller för uppdraget.
Leverantören ska själv (eller tillsammans med i offerten redovisad underleverantör) ha tillräcklig kapacitet för att bemanna uppdraget under avtalsperioden. Leverantören ska i bilaga 1 till förfrågningsunderlaget bekräfta att ovan ställda krav avseende kapacitet uppfylls. Leverantören (och eventuell underleverantör) ska ha dokumenterade rutiner för kvalitetssäkring som säkerställer att det avtalade uppdraget genomförs med överenskommen inriktning och omfattning. Leverantören ska i bilaga 1 bekräfta att sådana kvalitetssäkringsrutiner finns samt på begäran kunna skicka handling som styrker detta. 5.3 Prövning av om kraven på tjänsten är uppfyllda (steg 3) Krav för uppdragets utförande I offertunderlagets avsnitt 3 ovan Uppdragsbeskrivning preciseras de ska-krav som leverantören ska uppfylla beträffande uppdragets utförande. Leverantören ska i bilaga 1 till förfrågningsunderlaget bekräfta att ovan ställda krav avseende uppdragets utförande uppfylls. Därutöver ska leverantören även ha en upprättad handlingsplan för uppdragets utförande, denna beskrivning ska ges in tillsammans med offerten. Leverantören ska i bilaga 1 bekräfta att sådan handlingsplan finns samt att beskrivningen är ingiven tillsammans med offert.
6 Utvärdering (steg 4) 6.1 Utvärdering, uppgifter till utvärderingen och utvärderingsmodell De leverantörer som uppfyller samtliga ska-krav i offertunderlaget utvärderas utifrån det av respektive leverantör angivna årliga grundbeloppet till Myndigheten för försäljningsrätterna till bussreklam i Sörmlands län. Leverantören ska i bilaga 2 Sammanställning som visar leverantörens erbjudna ersättning i form av årligt grundbelopp offerera ett fast årligt grundbelopp för att utföra uppdraget i enlighet med de krav som ställts i offertunderlaget. Den offert som kommer att antas är den som lämnat det högsta årliga grundbeloppet till Myndigheten för försäljningsrätterna till bussreklam i Sörmlands län. För det fall två offerter lämnat samma årligt grundbelopp kommer vinnande offert att utses efter lottning.