Lathund Outlook 2013
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Kalender som startsida 2. E-post 2.1 - Skrivbordsavisering, ljudsignal och kuvert 2.2 - Läsfönster 2.3 - Markera, flytta, kopiera och ta bort meddelanden 2.4 - Sammanhängande markering 2.5 - Sortera mejl 2.6 - Spara bifogade filer 2.7 - Spara hela mejlet med bilagor 2.8 - Struktur på mapparna 2.9 - Skapa egna mappar 2.10 - CC-Mapp 3. Uppgifter & Flaggning 3.1 - isa Att göra listan ihop med kalender 3.2 - Skapa dina egna kategorier 3.3 - Flagga och kategorisera ett mejl 3.4 - Skapa en ny uppgift 4. Kalendern 4.1 - Några inställningar i kalendern 4.2 - Aktivera Att göra 4.3 - Ändra antal dagar i kalendern 4.4 - Boka i kalendern 4.5 - Återkommande möten 4.6 - Bokning av möten 4.7 - Öppna en annan persons kalender 5. Kontakter 5.1 - Registrera nya kontakter 5.2 - Dra ett e-postmeddelande till Kontakter 5.3 - Hämta en adress från Internet (vcard) 5.4 - Använd kontaktkortet aktivt 6. Anteckningar 6.1 - Skapa en ny anteckning 6.2 - Ändra storlekt på en anteckning 6.3 - Klassificering 7. Skapa goda Outlook vanor
1. KALENDER SOM STARTSIDA För att du skall fokusera på det som du har bedömt vara viktigt att göra för att nå dina mål så är det bra om du kommer direkt till ditt planeringsläge när du öppnar upp Outlook. i visar dig här hur du lägger upp kalenderns som startsida. älj fliken Arkiv/Alternativ 1. Klicka på rubriken Avancerat 2. Klicka på Bläddra 3. älj Kalender 4. Klicka OK 1 2 3
2. E-POST 2.1 - Skrivbordsavisering, ljudsignal och kuvert 2.2 - Läsfönster 2.3 - Markera, flytta, kopiera och ta bort meddelanden 2.4 - Sammanhängande markering 2.5 - Sortera mejl 2.6 - Spara bifogade filer 2.7 - Spara hela mejlet med bilagor 2.8 - Struktur på mapparna 2.9 - Skapa egna mappar 2.10 - CC-Mapp 4
2.1 Skrivbordsavisering, ljudsignal och kuvert Skivbordsavisering är ett meddelande som visas på Skrivbordet, längs ned till höger, när ett e-postmeddelande anländer till din Inkorg. Förutom aviseringen kan du höra en ljudsignal, ett kuvert kan visas i meddelandefältet och musmarkören kan förändras när ett nytt objekt anländer till din Inkorg. Gör på följande sätt för att inaktivera påminnelserna: älj fliken Arkiv/Alternativ 1. Klicka på rubriken E-post 2. Avmarkera följande alternativ: - avge ljudsignal - ändra musmarkören - visa ett kuvert i meddelandefältet - visa en skrivbordsavisering om ny e-post 1 2 2.2 Läsfönster Med hjälp av Läsfönstret kan du visa innehållet i ett e-postmeddelande. Du kan visa innehållet till höger eller längs ned på skärmen. Klicka på fliken isa. Klicka på Läsfönster under Layout. älj höger, nederkant eller av. 5
2.3 Markera, flytta, kopiera och ta bort meddelanden ill man markera flera e-postmeddelanden åt gången, t ex för att flytta eller radera dem, kan man ta hjälp av tangentbordet. Splittrad markering: ill du markera lite här och lite där, en s.k. splittrad markering, gör så här: Klicka på det första e-postmeddelandet. Håll ned <CTRL>-tangenten Klicka på övriga e-postmeddelanden. Observera att du inte ska hålla ned musknappen och dra, utan bara klicka på de objekt du vill markera. (Om du håller ned musknappen och drar samtidigt som du håller ned <CTRL>, blir dessa e-postmeddelanden kopierade.) När du markerat de e-postmeddelanden du önskar, släpp <CTRL> tangenten Ska du radera? Tryck <DELETE> Ska du flytta e-postmeddelanden? Håll musen över något av de markerade e-postmeddelanden, tryck ned musknappen (och håll den nedtryckt), dra till den mapp dit du önskar flytta e-postmeddelanden. 6
2.4 Sammanhängande markering ill du markera en grupp av e-postmeddelanden som ligger efter varandra, gör så här: Klicka på det första e-postmeddelandet Håll ned <SKIFT> Klicka på det sista e-postmeddelandet. Ska du radera? Tryck <DELETE> Ska du flytta e-postmeddelanden? Håll musen över något av de markerade e-postmeddelanden, tryck ned musknappen (och håll den nedtryckt), dra till den mapp dit du önskar flytta e-postmeddelanden. 2.5 Sortera mejl För att lättare hitta ett mejl i en mapp kan det ibland vara bra att sortera mejlen utifrån olika data. Om du vill sortera utifrån datum, klickar du rubriken Mottaget, vill du sortera utifrån sändare, klicka du på Från. Det går att sortera på samtliga rubriker. 7
2.6 Spara bifogade filer Ofta får man meddelanden som inte innehåller så mycket mer än en bifogad fil. Om så är fallet kan du spara undan filen i på nätverket och därmed rensa bland meddelanden i Inkorgen. Öppna meddelandet med de bifogade filerna Markera en bilaga. (Du får nu en ny flik som heter erktyg för bifogade filer) 1. älj Spara alla bifogade filer. 1 älj med omsorg var filen ska ligga, du ska hitta filerna senare 2 Observera att du kan markera en eller flera filer genom att klicka med musmarkören på filerna. 1 2 2.7 Spara hela mejlet på en filstruktur Ofta finns det en instruktion i mejlet som beskriver något angående bifogade bilagor. Då kan man spara hela mejlet inklusive bilagor. Öppna mejlet och klicka på fliken Arkiv älj spara som och förflytta dig till det ställe där du vill lägga mejlet. Döp dokumentet och spara. 8
2.8 Struktur på mapparna Under Inkorgen finns mappar. En mapp är något du skapar för att få ordning på sparade e-postmeddelanden. Det är en fördel att spara sådant som hör ihop i samma mapp så man har allt på ett ställe. En mapp kan innehålla undermappar, men oavsett på vilken nivå i hierarkin mappen ligger, och vilken typ av meddelanden den innehåller, ser den alltid likadan ut. Dessutom sorteras mapparna i bokstavsordning. En mapp i Outlook För att flytta mapparna i din mappstruktur, markera mappen och dra den till önskat läge. OBS! Detta är nytt i Outlook 2013 2.9 Skapa egna mappar I mapplistan till vänster på skärmen finns ett antal standardmappar som följer med programmet när det installeras. Dessa mappar kan du inte ta bort eller byta namn på, däremot kan du komplettera dem med egna mappar. Att skapa en egen mapp är lätt: Högerklicka på Inkorgen eller på ditt nya E-postarkiv. älj Ny mapp. Alternativt väljer du menyn Arkiv/Mapp/Ny mapp. Skriv in ett namn och klicka OK. Markera de filer du vill flytta och dra med musen till den nya mappen. Observera att du även kan flytta filer från mappen Skickat till den egna mappen, och därmed samla all korre spondens i ett ämne/projekt på samma ställe. ill du byta namn/ta bort din egen mapp? Högerklicka på den! 9
2.10 CC-Mapp Eftersom CC (när du är satt som kopia på ett mejl) inte kräver något agerande, kan det vara skönt att dessa mail automatiskt hamnar i en separat mapp. Klicka på Regler och Skapa regler. älj Avancerat. älj alternativet När mitt namn finns med i rutan kopia och klicka nästa. älj alternativet flytta till mappen inkorg och klicka sedan på rubriken inkorg under steg 2 1 Klicka Ny 2 och döp mappen till CC 3 och klicka på OK. 4 älj alternativet utom när mitt namn finns i fältet Till och klicka nästa. Steg 1: Ange ett namn för denna regel. Tex CC-regel Steg 2: älj alternativ Kör denna regel nu på meddelande som redan finns i inkorgen och Tillämpa regeln och klicka på slutför Steg 3: älj slutför 2 3 1 4 10
3. UPPGIFTER & FLAGGNING Allmänt om uppgifter: Du använder uppgifter för ärenden som du vill bevaka till dess att de är slutförda. Uppgiften kan förekomma en gång eller upprepas. En återkommande uppgift kan upprepas med jämna mellanrum eller upprepas på det datum när uppgiften ska vara slutförd. Du kan t ex skicka en rapport till någon den sista torsdagen i varje månad, eller få ett meddelande om att du ska ta kontakt med dina kunder när det har gått tre veckor sedan du senast hade kontakt. Allmänt om flaggning: Om du har ett mejl eller en person (kontaktkort) som du skall göra något med vid en viss tidpunkt kan du sätta en påminnelse (Flagga). Flaggningen används normalt när den information du behöver för att uträtta din uppgift redan finns i mejlet eller kontaktkort. Du skall inte själv dokumentera något. Om du får ett mejl som du skall spara och göra något med, kan du flagga det och sedan flytta det till rätt mapp i din inkorg. (OBS! Flaggningar fungerar enbart i din inkorg och mapparna du skapar därunder.) Allmänt om att göra: Uppgifter och flaggningar visas gemensamt i vyn Att göra. 3.1 - isa Att göra listan ihop med kalender 3.2 - Skapa dina egna kategorier 3.3 - Flagga och kategorisera ett mejl 3.4 - Skapa en ny uppgift 11
3.1 isa Att göra listan ihop med kalender Uppgifter och flaggningar visas gemensamt i vyn Att göra. Denna vyn kan man visa ihop med kalender och med inkorgen. I Att göra visar vi upp allt som skall göras. För att kunna värdera vad vi skall göra med det som finns i Att göra listan kan vi kategorisera dessa. För att visa Att göra listan ihop med inboxen alternativt kalendern. Gör såhär: 1. Gå till kalender alternativ inkorg. älj "Att göra fältet" under fliken "isa" 2. älj "Uppgifter 12
3.2 Skapa dina egna kategorier 1. Ställ dig i Att göra listan 2. Klicka på symbolen Kategorisera och välj Alla kategorier 3. älj Ny och skriv in tex 1.iktigt och välj t.ex. en röd färg. Klicka OK. Skapa de uppgifter som du behöver. När du är klar klicka OK. Ställ in så att "Att göra listan" sorterar på kategorier 4. Högerklicka på raden "Ämne för raden" 5. älj " Ordna efter" och "Kategorier 13
3.3 Flagga och kategorisera ett mejl Gör såhär: Öppna mejlet. Tryck på pilen Följ upp. älj anpassa och tala om när du vill ha en påminnelse eller inget datum (Inget datum = visa mejlet i att göra listan) Kategorisera din uppgift genom att klicka på "Kategorisera" 2 och välja rätt kategori från listan Stäng mejlet Flytta mejlet till din mappstruktur under Inkorgen 14
3.4 Skapa ny uppgift i att göra listan Klicka på vita rutan. Klicka här om du vill lägga till. 1 i navigeringsfönstret Fyll i information om din uppgift Skriv in ämnet för din uppgift älj när uppgiften ska vara klar (förfallodatum) och startdatum Här kan du skriva in mer text om uppgiften. Kategorisera din uppgift genom att klicka på Kategorisera välja rätt kategori från listan. 15
Olika vyer Klicka på någon av pilarna till höger på gruppen Aktuell vy älj vad och hur du vill visa dina Uppgifter och Att göra 16
4. KALENDERN 4.1 - Några inställningar i kalendern 4.2 - Aktivera Att göra 4.3 - Ändra antal dagar i kalendern 4.4 - Boka i kalendern 4.5 - Återkommande möten 4.6 - Bokning av möten 4.7 - Öppna en annan persons kalender 17
4.1 Några inställningar i kalendern älj fliken Arkiv/Alternativ Klicka på rubriken Kalender 1.Klicka bort bocken i rutan Standardpåminnelse 2.Klicka på knappen Lägg till helgdagar (älj helgdagar för Sverige etc) 3.Sätt en bock i rutan isa veckonummer i datumbläddringen 1 2 3 4.2 Aktivera Att göra När du har din kalender öppen kan du få en samlad bild på allt som du skall göra. I kalendervyn aktiverar du ett fält till höger som heter Att göra. I detta fällt visas alla Uppgifter & Flaggningar. (Se mer i kapitel 3. Uppgifter & Flaggning.) I gruppen Layout under fliken isa kan du välja Uppgifter. 18
4.3 Ändra antal dagar i kalendern I gruppen Ordna på fliken Start i Kalendern klickar du på Dag, Arbetsvecka, Månad eller Schemavy. 4.4 Boka i kalendern En vanlig bokning i Kalendern gör du enklast på följande sätt: älj aktuell dag Dubbelklicka på den rad som motsvarar tiden för din bokning Ett bokningsfönster visas, där du anger vad du ska göra, plats samt start- och sluttid. Alla klockslag går att skriva över, dvs. det går bra att ange starttiden till t ex 15:25. 2 3 1 1. Ange ämne, eventuellt var du skall befinna dig, datum och tid. 2. Alternativ för bokningen A B C 19
A För att underlätta för alla vid t.ex. mötesförfrågan kan man ange statusen på bokningen här. Som standard blir bokningen Upptagen vilket innebär att man inte kan bokas in på möte under denna tid. Ledig använder man när du själv bara vill se vad du tänkt dig att göra vid denna tidpunkt. Hos dina kolleger visas denna tid som om du inte har något inbokat. Preliminärt innebär att bokningen inte är helt säker och att det kan tänka sig att du kan bokas in på annat. Arbeta någon annanstans betyder att du inte finns på kontoret. Det kan innebära att du har en restid in till din arbetsplats. Frånvarande är frånvarande när vi är lediga, sjuka etc. B Påminnelse innebär att du anger om, eller hur lång tid i förväg du vill få en påminnelse. C Återkommande Regelbundet återkommande möten/bokningar kan du lägga in med hjälp av knappen Återkommande. 20
4.5 Återkommande möten Några exempel på återkommande tider: 1 2 3 4 1. Här väljer du tidsintervallet på din bokning 2 och 3. älj hur ofta din bokning ska återkomma: Dag - som ger möjlighet att boka in telefontider, lunch, promenader eller annat som du återkommande gör varje dag ecka - återkommande möten en eller flera dagar per vecka. Genom att välja intervallet i rutan Upprepa var..:e vecka på: kan du bestämma om bokning är varje vecka (siffran 1), varannan vecka (siffran 2), var tredje vecka (siffran 3) eller något annat tidsintervall. I exemplet ovan sker mötet varannan vecka på fredagar mellan 09:00-12:00. Sista mötet är fredagen den 19 december Månad bokning en speciell dag varje månad, ex. månadsmöten År varför inte boka in födelsedagarna några år framåt? Begränsning av intervallet innebär att du väljer slutdatum för det sista mötet eller hur många gånger mötet ska vara. 3. Om du vill att bokningen ska vara privat så klicka på knappen i menyområdet. 4. För att anteckna mer information om uppgiften kan du skriva in text, infoga mejl, dokument i detta fält. 21
4.6 Bokning av möte De allra flesta bokningar du gör, gäller troligen bara dig. Men om du behöver kalla dina medarbetare till ett möte, gör du det via din egen Kalender. Börja med att dubbelklicka på den tid du tänker ha mötet i Kalendern. Fyll i ämne, tid, plats, osv. Klicka på Schemaläggningsassistenten i gruppen isa på fliken Möte. Med hjälp av Schemaläggningsassistenten hittar du den bästa tiden för ditt möte. Klicka på Lägg till andra och sedan på Lägg till från adressbok. Ange namnet på en person eller en resurs som du vill ha med på mötet i rutan Sök i dialogrutan älj deltagare och resurser. Om du söker med alternativet Fler kolumner klickar du på Sök. Klicka på namnet i resultatlistan och klicka sedan på Obligatorisk, alfri eller Resurser, och därefter på OK. De obligatoriska och valfria deltagarna visas i rutan Till på fliken Möte. Resurser visas i rutan Plats. Rutnätet ledig/upptagen visar om deltagarna är lediga. En grön lodrät linje visar mötets början, och en röd lodrät linje visar dess slut. 22
I rutan Mötesförslag visas de bästa tiderna för ditt möte (då de flesta av deltagarna kan komma). älj en mötestid genom att klicka på ett av förslagen i rutan Mötesförslag eller genom att välja en tid i rutnätet ledig/upptagen. När du hittat en tid som passar alla (eller de flesta) på knappen Skicka. Mötesinbjudningen går via e-postmeddelanden till deltagarna. Om de accepterar din inbjudan, läggs bokningen automatiskt in i deras Kalendrar och ett bekräftelse meddelande skickas till dig. Om mötet skulle behöva ställas in, gör det inte enbart muntligt, utan via Kalendern. Gå till Kalendern och högerklicka på mötet. älj Ta bort. 4.7 Öppna en annan persons kalender Om en annan Microsoft Outlook-användare beviljar dig behörighet till sin kalender kan du öppna den i Outlook. Om du inte har behörighet skickas ett e-postmeddelande med en begäran till den andra användaren. OBS! Det krävs ett Microsoft Exchange Server-konto. 1. Gå till fliken Start, gruppen Hantera kalendrar. Klicka på Öppna kalender och sedan på Öppna delad kalender. 2. Skriv ett namn i rutan Namn eller klicka på Namn om du vill välja ett namn från adressboken. Den delade kalendern visas bredvid den kalender som redan finns i vyn. När du öppnar en delad kalender för första gången läggs den kalendern till i navigeringsfönstret. Nästa gång du vill visa den delade kalendern klickar du på den i navigeringsfönstret. Om den andra personen vars kalender du vill öppna inte har gett dig behörighet att visa den, uppmanas du att be den personen om behörighet. Om du klickar på Ja öppnas ett e-postmeddelande med delningsförfrågan automatiskt. I meddelandet ombeds personen att dela sin kalender med dig och du kan också välja att dela din egen standardkalender med personen i fråga. 23
5. KONTAKTER Förutom alla interna e-postadresser som finns upplagda i den Globala adresslistan, kan du registrera egna kontakter. Det kan vara både kunder och vänner, vars e-postadresser och telefonnummer du vill ha lättillgängliga. Uppgifterna registreras i s.k. kontaktkort, en form av elektroniska visitkort. Kontakterna samlar du i mappen Kontakter. Om du synkronisera din mobiltelefon är det oftast dessa adresser som du synkronisera. 5.1 - Registrera nya kontakter 5.2 - Dra ett e-postmeddelande till Kontakter 5.3 - Hämta en adress från Internet (vcard) 5.4 - Använd kontaktkortet aktivt 24
5.1 Registrera nya kontakter Börja med att klicka på knappen Kontakter 1 Klicka på knappen Nytt 2 längst upp till vänster på skärmen. (Observera att knappen ser annorlunda ut när du är i mappen Kontakter jämfört med Inkorgen) 2 1 Ett kontaktkort visas på skärmen. Börja med att fylla i kontaktens namn på vanligt sätt, dvs. Förnamn Efternamn. (Kontakten kommer sedan att sorteras i bokstavsordning efter efternamnet, så undvik helst att skriva in enbart smeknamn mm på vännerna. Det blir snabbt rörigt om man inte är konsekvent och håller ordning på förnamn, efternamn och smeknamn.) Fyll i e-postadress och andra eventuella uppgifter. Du kan lätt komplettera uppgifterna senare. Längst ned till höger finns möjlighet att tilldela kontaktkortet en kategori. Detta ger en bra möjlighet att strukturera och se dina kontaktkort på ett bra sätt. Spara ditt nya kontaktkort genom att klicka på knappen Spara och stäng. Ditt kontaktkort sorteras in i bokstavsordning. ill du senare komplettera dina uppgifter, gå till mappen Kontakter och dubbelklicka på kontaktkortet. 25
5.2 Dra ett e-postmeddelande till Kontakter Om du har e-postmeddelanden i din Inkorg, som du sparat bara för att ha kvar e-postadressen, är detta tips bra att lära sig utantill. Klicka på e-postmeddelandet i Inkorgen Klicka, håll ned och dra meddelandet till knappen Kontakter Du släpper musknappen när Kontakt knappen blir blå markerad Ett kontaktkort visas på skärmen. Ev. kan du behöva justera namnet på själva namnraden, men e-postadressen brukar bli korrekt. Klicka på Spara och stäng. (Nu kan e-postmeddelandet slängas?) 5.3 Hämta en adress från internet (vcard) På eniro.se respektive hitta.se kan du söka upp en person. Klicka på vcard och du får upp ett kontaktkort med den information som finns registrerat. issa företag lägger även ut vcard på sina hemsidor. Komplettera eventuell information i kortet och tryck spara. 26
5.4 Använd kontaktkortet aktivt 2 3 5 4 1 Från kontaktkortet kan du sköta flera funktioner. 1. Textfält där du kan skriva datum och vad ni kom överens om. 2. Om du skall skicka mejl till personen klickar du på E-post och öppnar ett nytt mejl. 3. För att boka möte trycker du på Möte. älj tid och skicka en mötesförfrågan. 4. När du behöver en påminnelse rörande kontakten så kan du flagga kontaktkortet. 5. För att klassificera personen kan du använda dig av en eller flera kategoriseringar. Klicka på knappen Kategorisera och välj Alla kategorier för att namnge de kategorier du behöver. Använd gärna siffror i början på namnen för att få dem i den ordning du önskar. 27
6. ANTECKNINGAR Anteckningar har inget med planering att göra utan är endast ett ställe där man kan spara information som man behöver lätt tillgängligt. Exempel kan vara lösenord till olika hemsidor, konteringsnummer, portkoder etc 6.1 - Skapa en ny anteckning 6.2 - Ändra storlekt på en anteckning 6.3 - Klassificering 28
6.1 Skapa en ny anteckning Öppna Anteckningar. Klicka på ny anteckning. Kortkommando Du kan skapa en anteckning genom att trycka på Ctrl+Skift+N. Skriv texten i anteckningen. Alla ändringar du gör i anteckningen sparas automatiskt. Om du vill stänga anteckningen klickar du på krysset längst upp till höger i anteckningsfönstret. 6.2 Ändra storlek på en anteckning Gör något av följande om du vill justera storleken på en befintlig anteckning permanent: Dra det nedre högra hörnet av anteckningen tills anteckningen har önskad storlek. Om du vill maximera anteckningen så att den visas på hela skärmen dubbelklickar du på anteckningens överkant. Om du vill återställa en maximerad anteckning till den tidigare storleken dubbelklickar du på anteckningens överkant igen. 6.3 Klassificering Klicka på anteckningsikonen, Kategorisera och gör något av följande: Klicka på en färgkategori. Klicka på Alla kategorier för att öppna dialogrutan Färgkategorier och markera sedan kryss-rutan bredvid den färgkategori du vill koppla. 29
7. SKAPA GODA OUTLOOK ANOR ana kring IN-korg Sträva efter att IN-korgen ska vara tom varje dag Töm mappen Skickat varje vecka Ställ in att mappen Borttaget töms varje gång du avslutar Outlook ärdera vad du ska göra med varje nytt meddelande: Ta bort Spara Skapa uppgift eller flagga Skapa kalenderbokning Tveka inte att ta bort alla meddelanden som du verkligen inte behöver Ställ dig frågan; Behöver jag verkligen spara detta meddelande? Om svaret är Ja, dra meddelandet från Inkorgen till någon av dina mappar. Tänk även på att du ska ställa dig samma fråga för de meddelanden du skickar och svarar på. Om meddelandet du skickar är viktigt, flytta meddelandet från mappen Skickat till någon av dina mappar. Föranleder meddelandet en åtgärd från dig? Om så är fallet, skapa en uppgift genom att dra meddelandet från Inkorgen till Uppgifter. Ta sen bort meddelandet från Inkorgen. Alternativet är att du flaggar mejlet med uppgifter när du skall göra mejlet. Flytta mejlet till rätt mapp. Om meddelandet innehåller uppgifter ex. en mötestid, dra meddelandet till Kalendern. Ta sen bort meddelandet från Inkorgen Om meddelandet är en riktig mötesförfrågan, så svarar du på mötesförfrågan och tar sedan bort meddelandet (om det inte sker med automatik) Bifogade filer Spara de bifogade filerna på servern. Ta sedan bort meddelandet om det inte innehåller viktig information ana kring kalendern och uppgifter Ställ in kalendern med uppgiftslistan till höger och använd som din huvudsakliga arbetsvy för bästa överblick och fokusering under arbetsdagen. Ställ in Outlook idag så att du kan se dina Kalenderbokningar och Uppgifter som startsida när du öppnar ditt program på morgonen. 30