Användarguide kundportalen Apotek Hjärtat Vård & Omsorg Örebro Author: Erik Forsberg Created date: 2014-03-07 Last updated: 2015-09-17 Document name: Användarguide - kundportalen Version: 0.7 Status: <Tentative/Committed> Användarguide - kundportalen PAGE 1
Change Record Date Author Version Change Reference 2014-03-07 Erik Forsberg 0.1 Skapade dokumentet 2014-05-05 Erik Forsberg 0.2 Reviderade uppdateringar 2014-05-09 Erik Forsberg 0.3 Lade till nya stycken 2014-06-04 Erik Forsberg 0.4 Uppdaterade skärmdumpar och information för att stämma med nya uppdateringar i portalen 2015-09-04 Camilla 0.6 Uppdaterat med ny text och nya skärmdumpar Hallström 2015-09-17 Camilla Hallström 0.7 Uppdaterat text under Kundtjänst Distribution Name Position Latest version Review Name Position Date Användarguide - kundportalen PAGE 2
1 Innehåll 2 Anmäla ny kund & ändra behörighet för existerande kund... 4 3 Logga in... 5 3.1 Logga in på kundportalen:... 5 3.2 Möjliga orsaker till problem med att logga in:... 5 4 Startsidan... 6 4.1 Kundnummer - kontrollera att du beställer till rätt kundnummer... 6 5 Hjälp... 8 5.1 Hjälp ikonen... 8 6 Söka och lägga till artikel i varukorgen... 9 6.1 Sökfältet... 9 11 6.1.1 Artikelfilter filtrera, förfina din sökning... 12 6.1.2 Alternativt sätt att lägga till artiklar i kundvagnen... 13 6.2 Beställ direkt... 14 6.3 Skapa och beställa från mallorder, favoriter... 15 6.4 Katalogträdet... 18 7 Varukorg och utcheckning... 20 7.1 Visa/Dölj orderrader... 20 7.2 Visa/Dölj varukorg... 20 7.3 Till kassan... 22 7.4 Skicka order... 22 7.5 Skicka akutorder... 25 7.6 Skicka order för attest... 25 7.7 Attestera order... 27 8 Orderhistorik... 30 8.1 Ej levererade order... 30 8.2 Äldre order... 31 9 Kundtjänst & Hjälp... 32 10 Logga ut... 33 10.1 Logga ut ur portalen... 33 Användarguide - kundportalen PAGE 3
2 Anmäla ny kund & ändra behörighet för existerande kund För att anmäla en ny eller ändra behörigheter för en existerande kund behöver Rutin ska uppdateras Användarguide - kundportalen PAGE 4
3 Logga in 3.1 Logga in på kundportalen: 1. Börja med att starta din webbläsare (ex: Internet Explorer). 2. Navigera till sidan: https://ehandelvardomsorg.apotekhjartat.se/imiportal/ a. Det går även att hitta sidan via Apotek Hjärtats hemsida under Vård och Omsorg. 3. Fyll i fältet Användarnamn och Lösenord med giltiga login uppgifter och tryck på Enter/retur tangenten alternativt klicka på ok knappen. 4. Kundportalen öppnas nu i en ny ruta. 3.2 Möjliga orsaker till problem med att logga in: Användaruppgifterna är fel. Insticksprogram eller inställningar i webbläsaren som blockerar sidan från att öppna nya fönster. Webbläsaren stöds inte. Figur 1 - Webbportalens inloggningsskärm Användarguide - kundportalen PAGE 5
4 Startsidan 1 2 3 4 5 Figur 2 Startsidan, 1. Bakåt- och framåtpilar, 2. Användaruppgifter och kundnummer, 3. Logga ut knapp, 4 Undermeny, 5. Startsida 1. Bakåt och framåt pilar som kan användas i hela portalen. 2. Användaruppgifter, kontrollera så att rätt kundnummer används, se 4.1 nedan. 3. Logga ut knapp. Huvudmeny rad, förblir den samma portalen igenom. 4. Undermeny, ändras beroende på vilken huvudmeny som är aktiv. 4.1 Kundnummer - kontrollera att du beställer till rätt kundnummer Om du har behörighet att beställa till flera kundnummer är det viktigt att du börjar med att kontrollera att du beställer till rätt kundnummer. 1. Kontrollera vilket kundnummer som är aktivt. 2. Ändra kundnummer genom att klicka på Ändra knappen. 3. Den lilla kryssrutan klickas i om användaren önskar att det aktiva kundnumret ska vara standardkundnumret när denne loggar in. Användarguide - kundportalen PAGE 6
Figur 3 Startsidan ändra kundnummer Användarguide - kundportalen PAGE 7
5 Hjälp 5.1 Hjälp ikonen Genomgående i portalen finns små ikoner i form av frågetecken, om användaren klickar på en sådan kommer en ny ruta upp med information om det aktuella fältet. Denna information kan vara nyttig att läsa om det är så att användaren har kört fast och inte vet vad som förväntas av denne. Figur 4 Exempel på Hjälpikoner Användarguide - kundportalen PAGE 8
6 Söka och lägga till artikel i varukorgen Det finns olika sätt att söka upp och lägga till artiklar i varukorgen några av dessa beskrivs nedan. 6.1 Sökfältet 1. Klicka i sökfältet. 2. Sök fram önskad artikel, i detta fält kan sökningar göras på bland annat: a. Namn på läkemedlet. i. Även delar av namn samt styrkan på preparatet går att söka på. Var för sig eller i kombination. b. Artikelnummer=Varunummer c. EAN-kod/Streckkod. 3. Sökningen visas i huvudfältet Produktkataloger. I träfflistan som vissas i detta lägen kan du se vilken vara som är lagervara på sjukhusapoteket. Dessa är markerade med en grön cirkel. Dessa varor ska väljas i första hand. 4. Klicka på artikelnumret för att se mer information om artikeln. I denna detaljbild kan du se om läkemedlet är narkotikaklassat eller ett licensläkemedel. 5. När önskad artikel har hittats, fyll i kvantitetsfältet med antalet artiklar (förpackningar) som önskas beställas. 6. Klicka på Lägg till order knappen. 7. Observera att antalet orderrader räknades upp med 1 rad. 8. Om önskas kan användaren klicka på FASS knappen för att se artikeln i FASS.se. Användarguide - kundportalen PAGE 9
1 2 Figur 4-1. Söka artikel, 2. Lagerförda artiklar Användarguide - kundportalen PAGE 10
3 4 1 2 Figur 5-1. Beställningskvantitet, 2. Lägg till order knappen, 3. Räknaren som visar sammanlagda antalet orderrader, 4. Länk till FASS. Figur 6 Detaljbild artikel Exempel narkotikaklassat läkemedel. Användarguide - kundportalen PAGE 11
6.1.1 Artikelfilter filtrera, förfina din sökning Filtreringsfunktionen kan användas för att förfina din sökning. 1. Filtreringen kan ske på från och till pris. Fyll i rutor. 2. Filtrering kan även ske genom att textrutan benämning fylls i. Här kan man filtrera genom att fylla i styrka eller form, t.ex. 500 mg eller tablett. Endast ett ord kan användas. 3. När sökkriterier fyllts i klicka på Filter 4. Om filtreringen ska tas bort tryck på Rensa Figur 7 Filtrerad sökning 1. Filtersättning, 2. Filter, 3. Rensa Användarguide - kundportalen PAGE 12
6.1.2 Alternativt sätt att lägga till artiklar i kundvagnen 1. Klicka i sökfältet 2. Sök fram önskad artikel, i detta fält kan sökningar göras på bland annat: a. Namn på läkemedlet. i. Även delar av namn samt styrkan på preparatet går att söka på. Var för sig eller i kombination b. Artikelnummer=Varunummer c. EAN-kod/Streckkod. 3. Sökningen visas i huvudfältet Produktkataloger. 4. Fyll i fältet Kvantitet fältet med det antal som önskas beställas för raden med den önskade artikeln. a. Om fler artiklar i sökningen önskas beställas kan kvantitet fältet fyllas i för flera varor samtidigt. 5. Klicka på knappen Lägg till order. 6. Observera att antalet orderrader ökar med antalet rader där kvantitet angivits. Figur 8 Alternativ lägga artiklar i varukorg Användarguide - kundportalen PAGE 13
6.2 Beställ direkt Beställ direkt används när användaren redan vet vilket artikelnummer=varunummer artikeln som ska beställas har. 1. Om inte Hem skärmen visas klicka på Hem knappen, alternativt på apotekhjärtat logan. 2. Klicka i det första artikelnummer textfältet i beställ direkt delen till höger. 3. Fyll i artikelnummer på den artikel som önskas beställas. 4. Tryck på Tab knappen eller klicka i Kvantitet fältet som hör till det redan ifyllda Artikelnummer fältet 5. Fyll i den kvantitet som önskas beställas. 6. Fortsätt att fylla i artikelnummer och kvantitet fälten om fler artiklar önskas. 7. När användaren är nöjd med mängden artiklar, tryck på Lägg till order knappen. 8. Observera att Antal orderrader räknas upp med samma mängd artiklar som beställts. Tips: Om mer information önskas, klicka på Avancerad knappen. I detta läge kommer namnet på artikeln fram efter att du fyllt i artikelnumret och tryckt på Tab knappen. Användaren kan även se om där finns några anmärkningar på artikeln samt bruttopriset. Figur 9 - Beställ direkt Användarguide - kundportalen PAGE 14
Figur 10 - Beställ direkt avancerad 6.3 Skapa och beställa från mallorder, favoriter Skapa mall för mallorder=favoritlista En mall skapas utifrån en befintlig beställning. För att skapa en mall=favoritlista gör en beställning och lägg till order som beskrivs tidigare i avsnitt 6. 1. Välj visa Varukorg 2. Välj att namnsätta mallen genom att skriva i avsedd textruta. 3. Genom att bocka i rutan Spara kvantiteter går det spara de beställda kvantiteterna i mallordern för att kunna användas vid kommande beställningar via mall. 4. Välj Spara mallorder 5. Mallen är nu sparad och går att finna under Order och fakturor, Mallorder. Användarguide - kundportalen PAGE 15
1 3 2 Figur 11 Skapa mall för mallorder Beställ läkemedel med hjälp av Mallorder 1. Välj Order och fakturor i den övre listen. 2. Välj Mallorder i den vänstra marginalen. 3. Under Mallorder visas de mallar som finns skapade för aktuellt kundnummer. Klicka på namnet på den mall som önskas användas. Mallen öppnas. 4. Granska innehållet i mallordern och gör eventuella ändringar. 5. Om en eller flera rader önskas tas bort, klicka i rutan framför artikelnumret och tryck sedan Uppdatera mall så försvinner raden. 6. Om antalet beställda artiklar behöver fyllas i eller ändras, fyll i antal eller ändra siffran i fältet Kvantitet och klicka sedan på Uppdatera Mall 7. Om meddelande önskas lämnas till sjukhusapoteket på specifik produkt kan det göras här eller i Kassan. För beskrivning se avsnitt 7 punkt 2. i) Klicka på Text knappen för aktuell artikelrad. ii) Skriv den text som önskas skickas med orderraden i textboxen som nu visas. iii) Efter texten har matats in, tryck på det röda krysset i högra hörnet av textfältet. iv) Observera att rutan nu är i bockad och att textknappen har ändrats till Ändra. 8. Uppdatera mall: Om ändringar har gjorts i mallen sparas dessa genom att klicka på Uppdatera Mall Användarguide - kundportalen PAGE 16
1 9. Klicka på Skriv ut order om beställningen önskas skrivas ut a. Ordern öppnas nu i ett nytt fönster. b. För att skriva ut, klicka på Skriv ut knappen. 10. Det är möjligt att lägga till ny artikel i mallen. Klicka på Lägg till ny artikel. Fyll i önskat artikelnummer, klicka på TAB och sedan på Lägg till artikel. 11. För att beställa läkemedel klicka i rutan efter respektive artikel eller välj att klicka i rutan för alla. 12. Klicka på Lägg till order knappen. 13. Observera att antalet orderrader räknades upp med 1 rad. 14. Följ samma ordning som vid beställning utan mall. Se avsnitt 6 Varukorg och skicka order. 1 1 2 5 6 8 3 1 4 7 9 10 Figur 12 Mallorder, 1. Order och fakturor, 2. Mallorder, 3. Ta bort rader, 4. Uppdatera mall, 5. Ändra kvantitet, 6. Lägg till text specifik artikel, 7. Lägg till artikel, 8. Markera artiklar för beställning, 9. Skriv ut mall, 10. Lägg till order Användarguide - kundportalen PAGE 17
Figur 13 Lägg till artikel mallorder 6.4 Katalogträdet 1. Klicka på länken till det träd som syns i fältet Katalogträd i den vänstra marginalen. 2. Trädet bör nu ha expanderat så att underkategorierna visas. a. Dessa underkategorier visas också huvudfältet Produktkataloger också går att använda för navigering. 3. Navigera till den artikel som önskas beställas genom att fortsätta använda trädstrukturen i fältet Katalogträd. 4. Sökningen visas i huvudfältet Produktkataloger. 5. När önskad artikel har hittats klicka på artikelnumret 6. En ny vy visas, fyll i kvantitetsfältet med antalet artiklar som önskas beställas. 7. Klicka på Lägg till order knappen. 8. Observera att antalet orderrader räknades upp med 1 rad. Tips: för att underlätta sökandet i trädstrukturen kan användaren klicka på den lilla fyrkanten till höger om texten Katalogträd detta expanderar fältet så att all text syns, skulle användaren vilja minimera fältet igen klickar denne på de två fyrkanterna som nu syns på samma plats. Användarguide - kundportalen PAGE 18
Figur 14 - Katalogträd Användarguide - kundportalen PAGE 19
7 Varukorg och skicka order 7.1 Visa/Dölj orderrader Från var som helst i portalen kan användaren trycka på Visa/Dölj rader >> för att se vilka orderrader som finns i varukorgen. 1. Klicka på Visa/Dölj rader >> knappen i fältet uppe till höger. 2. En ruta öppnas som visar orderraderna i varukorgen. 3. För att dölja rutan klicka igen på Visa/Dölj rader >> knappen 7.2 Visa/Dölj varukorg Likt orderrader kan användaren ifrån vilken del av systemet som helst trycka på Visa/Dölj kundkorg >> för att visa kundkorgens innehåll och gå vidare för att skicka order: 1. Klicka på Visa/Dölj kundkorg >> knappen i fältet uppe till höger. 2. Kundkorgsvyn öppnas, i denna vy kan användaren: a. Ta bort orderrader, genom att klicka i checkboxen för raden/raderna som önskas tas bort och sedan trycka på Ta bort valda rader knappen. b. Spara ordern som mall för lättare kunna beställa samma artiklar vid senare tillfälle genom att trycka på Spara som mall knappen. c. Gå vidare till kassan genom att trycka på Till kassan >> knappen. 3. För att gå tillbaka till föregående vy klicka igen på Visa/Dölj kundkorg>> knappen. Användarguide - kundportalen PAGE 20
Figur 15 Antal orderrader, visa/dölj rader, visa/dölj varukorg, till kassan 1 2 Figur 16 Varukorg, 1. Markera artikel för borttag, 2. Val varukorg Användarguide - kundportalen PAGE 21
7.3 Till kassan Om användaren inte använder sig av metoden att ta sig till kassan som är beskriven i 7.2 Visa/Dölj varukorg 1. Klicka på Till kassan>> knappen i fältet uppe till höger, alternativt klicka på kundkorgsikonen. 2. Vyn för Kassan bör nu vara synlig. Figur 17 Till kassa 7.4 Skicka order 1. Börja med att granska informationen så att leveransadressen stämmer. Om den inte stämmer och du har behörighet att beställa till flera olika kundnummer kontrollera att du är inne och beställer på rätt kundnummer. a. Objektnummer, ordernummer och godsmärke behöver inte fyllas i. 2. Lämna meddelande till sjukhusapoteket a. Lämna meddelande till sjukhusapoteket som gäller hela ordern: i) Klicka på Text knappen under rubriken Orderuppgifter ii) Skriv den text som önskas skickas med ordern i textboxen som nu visas. iii) Efter texten har matats in, tryck på det röda krysset i högra hörnet av textfältet. iv) Observera att rutan nu är i bockad och att textknappen har ändrats till Ändra Användarguide - kundportalen PAGE 22
b. Lämna meddelande till sjukhusapoteket som gäller en specifik artikel i varukorgen v) Klicka på Text knappen för aktuell artikelrad. vi) Skriv den text som önskas skickas med orderraden i textboxen som nu visas. vii) Efter texten har matats in, tryck på det röda krysset i högra hörnet av textfältet. viii) Observera att rutan nu är i bockad och att textknappen har ändrats till Ändra 3. Extra bekräftelse via e-post: Klicka i valet E-Post om extra bekräftelse önskas via e-post. E-postadressen som bekräftelsen kommer att skickas till är den e-post som är ifylld i fältet till häger. Detta fält är förifyllt med den e- postadress som är registrerad på användaren. E-postadressen kan ändras. 4. Granska så att orderraderna stämmer överens med det som vill beställas. a. Om en rad/rader önskas tas bort, klicka i checkboxen framför artikelnumret och tryck sedan på Ta bort valda rader b. Om antalet beställda artiklar behöver ändras, ändra siffran i Kvantitet fältet. 5. Om texten Din order har ändrats. Tryck på 'Kontrollera/Spara'-knappen när du är klar. visas i vänstra hörnet klicka då på knappen Kontrollera/Spara när alla ändringar är klara. 6. Klicka på Skriv ut order om beställningen önskas skrivas ut a. Ordern öppnas nu i ett nytt fönster. b. För att skriva ut, klicka på Skriv ut knappen. 7. Orderkostand visas i högra hörnet. 8. Skicka order: När användaren är nöjd med att den information som visas stämmer trycker denne på Skicka order knappen. a. En ruta öppnas där det står: Tack för din order. Den har fått ordernummer XXXXXX och har skickats till vårt ordersystem b. Om användaren går tillbaka till Hem så ska ordern synas under Ej Levererade kategorien. Användarguide - kundportalen PAGE 23
3 1 4 6 2 5 8 7 9 Figur 18 Kassa, 1. Meddelande gällande hela ordern, 2. Meddelande gällande specifik artikel, 3. Extra bekräftelse e-post, 4. Markera borttag av rader, 5. Ta bort rader, 6. Ändra kvantitet, 7. Spara ändringar, 8. Skriv ut order, 9. Skicka order Användarguide - kundportalen PAGE 24
7.5 Skicka akutorder Beställningen följer ordningen på samma sätt som tidigare beskrivits i manualen under avsnitt 6 Söka och lägga till artikel i varukorg samt avsnitt 7.4 Skicka order. Är det en akut order där leverans önskas omgående ska rutan för akutbeställning kryssas i innan ordern skickas. I samband med en akutbeställning ska Apotek Hjärtat alltid kontaktas per telefon så att det kan ske en överenskommelse om när leverans kan ske. Figur 19 - Akutbeställning 7.6 Skicka order för attest Beställningen följer ordningen på samma sätt som tidigare beskrivits i manualen under avsnitt 5 Söka och lägga till artikel i varukorg samt avsnitt 6.4 Skicka order fram till punkt 8. Det som skiljer är att istället för knappen Skicka order så visas en knapp med texten Order klar i kassabilden. 1. När användaren är nöjd med att den information som visas i kassabilden stämmer klickar denne på Order klar. 2. En ruta öppnas där det står: Varukorgen väntar på attest (ordern skickades inte). Meddelande skickat till attestberättigade. 3. Ett mail skickas samtidigt till behörig attestant som sedan loggar in i Portalen och attesterar och skickar ordern för beställning. Se avsnitt 7.7 Attestera order 4. När beställningen är skickad av attestanten kan ursprunglig beställaren se ordern på startsidan under kategorin Ej Levererade. Användarguide - kundportalen PAGE 25
Figur 20 - Skicka order för attest Användarguide - kundportalen PAGE 26
Figur 21 Order skickad för attest 7.7 Attestera order När det görs en beställning som ska attesteras skickas ett mail till behörig attestant om att det finns en order att attestera. 1. Attestanten loggar in i Portalen enligt avsnitt 2 Logga in 2. Välj rätt kundnummer som ordern ska attesteras på. 3. Klicka på Order och fakturor i övre listen. 4. Klicka på Attestera order i vänstra listen. 5. Välj order som ska attesteras genom att klicka i rutan för Aktiv 6. Beställningen följer ordningen på samma sätt som tidigare beskrivits i manualen under avsnitt 7.4 Skicka order fram till punkt 8. 7. Det som skiljer är att istället för knappen Skicka order så visas en knapp med texten Attestera order i kassabilden. 8. När användaren är nöjd med att den information som visas i kassabilden stämmer klickar denne på Attestera order. 9. En ruta öppnas där det står: Tack för din order. Den har fått ordernummer xxxx och har skickats till vårt ordersystem. Användarguide - kundportalen PAGE 27
1 2 3 Figur 22 - Attestera order. 1. Välj rätt kundnummer, 2. Order och fakturor, 3. Attestera order Användarguide - kundportalen PAGE 28
Figur 23 - Attestera order kassa Användarguide - kundportalen PAGE 29
8 Orderhistorik 8.1 Ej levererade order På startsidan kan användaren se vilka senaste order denna har liggandes som väntar på att levereras. 1. Välj i listan vilken order som önskas granskas. 2. Klicka på ordernumret på orden som önskas öppnas. 3. Ordern har nu öppnats i en ny vy. 4. I denna vy kan användaren se information om när det är beräknat att ordern levereras. Figur 24 granskning ej levererad order Användarguide - kundportalen PAGE 30
8.2 Äldre order Om ordern som önskas granskas inte finns med i Ej levererade order listan på startsidan kan användaren söka efter order manuellt. 1. Tryck på menyknappen Order & Fakturor. 2. I menyn till höger kan användaren välja Öppna order (visas som standard) om ordern denne letar efter fortfarande är aktiv eller så väljer användaren Avslutade order för att söka bland stängda order. 3. För att specificera sökningen, fyll i sökalternativen som önskas. 4. Tryck på Sök knappen. 5. En lista med träffar visas. 6. Välj den order som är av intresse genom att klicka på ordernumret. 7. Ordern bör nu öppnats i en ny vy. Figur 25 menyval för sökningar av order Användarguide - kundportalen PAGE 31
9 Kundtjänst & Hjälp Kundtjänst (Region Örebro län): Lägger upp nya behöriga beställare (blankett) Tar bort behöriga beställare Administrerar nya och glömda lösenord (telefon 26400 menyval 1) Enheten för läkemedelsfrågor och Apotek Hjärtat svarar på användarfrågor kopplat till användningen av beställningssystemet. Under fliken Kundtjänst & Hjälp kan användaren hitta kontaktuppgifter vart denne kan vända sig vid problem eller om hjälp önskas. Figur 26 - Kundtjänst & Hjälp Användarguide - kundportalen PAGE 32
10 Logga ut 10.1 Logga ut ur portalen Var som i portalen kan användaren alltid klicka på logga ut knappen. 1. Klicka på logga ut knappen uppe till höger. 2. En ny vy med frågan om användaren är säker på att denne vill loga ut visas 3. Klicka på Logga ut knappen. 1 2 Figur 27 - Logga ut, 1. Logga ut steg 1, 2. Logga ut steg 2 Användarguide - kundportalen PAGE 33