Sid 1 Bokbeställning ny modell Libris Bok över 5 000 kr. Beslut av förvärvschef Inköps ej Urval/ undersökning Kontaktbibl Broschyr Internet Leverantörs databas Diskussion med inst Diskussion kontaktbibl grupp Inköp Underlag lämnas till bokbeställare Kontroll - -pris Inköpsförslag kurslistor Inköps ej Först diskussion i gruppen Ev tillfrågas inst Urval/ undersökning Kontaktbibl Kontaktbibl/ bokbeställare hämtar boken i lokal avtalsbokhandel Följesedel (+ bok /TB) lämnas till Förvärvsavd / Förvärvsavd skapar order i ACQ Skapar order i ACQ Tar emot i ACQ Skickar följesedel till Förvärvsavd
Sid 2 Bokbeställning forts Finns bibliografisk post i Libris eller i ers databas Ja Posten förs över till Horizon Nej Order skapas i ACQ Beställningspost visas i lokala katalogen. Låntagare kan köa på boken. kan köa låntagare i lokala katalogen Order via EDIFACT Order via fax 3 avtalser Leverantör Order via e-post Leverantör Beställningspost syns i lokala katalogen men boken finns inte på hyllan. Beställd bok efterfrågas Infodisk/lånedisk svarar kund Lånedisk hänvisar till infodisk Infodisk kontrollerar eller vänder sig till förv avd Kontroll i ACQ Svar till frågeställare Reklamation
Sid 3 Bokleverans Rätt bok Prisregistrering och mottagning i ACQ om allt OK Bokleverans till vaktmästeriet Bokkartong till förv avd Ankomststämpel följesedel (original + kopia) Viktuppgift förs över till kopians framsida (utl lev) Uppackning av böcker till bokvagnar Kontroll i ACQ via registrering av följesedel/faktura. Kontroll av plastning, stöldmärkning och rabattsats. Ev slipsar läggs i Brandgul = ny upplaga Gul = bokvård Boken defekt Delleverans Prisregistrering i ACQ (ej mottagning) + anmärkning Ändra antalet vid mottagning i ACQ + anmärkning Kontaktar Kontaktar bokvård vid kö och mindre defekter Ny leveransbevakning datum ändras osv Fel bok Registrerar pris + Kontaktar för retur, kredit och ny leverans Övriga felaktigheter Kontakta Olika beroende på typ av fel Nyare upplaga Fel ISBN Undersökning
Sid 4 Bokleverans forts Röd slips läggs i boken Böckerna sorteras på bibliotek Böckerna mäts, och (en har stämplat alt klistrat etikett) Rapport från Horizon på antal böcker Böckerna ställs i kronologisk ordning i katalogdepå (, TB,, inst) Statistik (månadsvis) görs i Excel Böcker till, läggs i postback på vaktmästeriet Böcker ställs upp på hylla. Sorteras i 5 kategorier Fel bok forts Svar från Notering i ACQ. Bok + returbrev till vaktmästeri Vaktmästeri packar och skickar bok till Leveransbevakning Kreditfaktura från registeras i ACQ Ny bok utan följesedel. Ingen kredit behöver registreras Ny bok med följesedel Kontroll i ACQ Mottagning i ACQ Mottagning och prisregistrering i ACQ
Sid 5 Ej leverans Förv avd Leveransbevakning i ACQ Statusmeddelanden av typ Out of stock, Not yet received, Reprint via e-post Out of print meddelande via e- post Förv avd ändrar datum och gör Förv avd annulerar order, tar bort exemplaroch bibliografisk post i Horizon samt gör Kontaktbibl meddelas som fattar nytt beslut Om kontaktbibl hittar boken Antikvarisk sökning Förv avd (Sv) Förv chef (Utl) ny order i ACQ Beställningspost skapas i efterhand om beställning Leverantören meddelar orderstatus (Dawson, BTJ) Not yet published meddelande via e-post oftast inkl nytt datum Förv avd ändrar datum för bevakning och för Ingen beställning Inget meddelande från Reklamation genereras i ACQ (120 dagar utl 30-45 dagar sv) Förv avd går igenom reklamationslista (1 gång/vecka) Förv avd kontrollerar orderstatus i ens databas (Dawson) Förv avd skickar reklamation via fax Förv avd ändrar till nytt reklamationsdatum samt Leverantören meddelar orderstatus alt leverar Adlibris annulerar order direkt (levererar endast från lager) Förv avd annulerar order, tar bort exemplaroch bibliografisk post i Horizon samt gör meddelas kontrollerar Adlibris databas Boken fanns (fel ISBN) Bevakning Adlibris får meddelade från Adlibris att boken finns Ny order Adlibris kontrollerar övriga er Ny order Ny
Sid 6 Ekonomi Följesedel (kopia) samlas på förv avd Varje månad lämnas följesedlarna till ekonomiass Ekonomiass sammanställer följesedlar för tullstatistik i början på varje månad Tullstatistik skickas till UniServ för central Registrerad följesedel godkänns i ACQ Voucher, inkl kontering, tas ut ur ACQ och bifogas följesedel (original) och läggs i korg på förv avd Nattlig uppdatering i Hz Boksektionens chef tar ut lista ur ACQ på allt förvärv avslut dagen innan Följesedlarna/ fakturorna hämtas och kontrolleras mot lista. Attest på följesedel/faktura om OK (böcker) Attesterade följesedlar + voucher till ekonomiass Attesterad faktura till ekonomiass Ekonomiass för över konteringen till följesedeln Ekonomiass konterar fakturan Månadsfaktura kommer till förv avd och ankomststämplas Fakturor utan följesedel godkänns i ACQ Listan lämnas till periodicaavd för attest om periodica ingår Ev felaktigheter stryks på listan Ev ändringar pga fel. Följesedel åter till förv avd Ändring. Ny voucher när kostnad/ fel Månadsfaktura lämnas till ekonomiass för kontroll mot följesedlar och kontering. Månadsfaktura lämnas till förv chef för attest Följesedel saknas. Kontroll med förv avd Vid ofullständig fakturainformation biläggs originalföljesedel fakturan. Om fakturakopia inte finns kopieras originalfakturan Fakturan registreras i Agresso och original + kopia stämplas med verifikationsnr Kopia sätts i pärm sorterad per Utbetalningsförslag kan köras 2 gånger per vecka. Granskas av ekonom och utbetalningsbesked tecknas av ÖB/bitr ÖB Underskrivet utbetalningsförslag lämnas till ekonomiavd (VI) för sändning till plusgiro och utbetalning. Kopia på utbetalningsförslag samt originalfakturor arkiveras hos ekonomiass
Sid 7 Katalogisering I katalogdepå sorterat på: Rödslipsat LiU egen publ Alla katalogisatörer skall prioritera detta Böckerna placeras i katalogdepå sorterat per bibliotek samt på: Köpt Gåvor Spec kat Institutionsförvärv Pliktex. Lista ur Horizon på nya rödslipsade böcker kan tas ut Katalogisatören hämtar ett antal böcker Katalogiserar i Libris. Kontrollerar posten (ser andra upplagor, fler poster etc) Sekundärkatalogisering Kontrollerar SABkoder, ämnesord. Endast exemplarinfo läggs till. Oftast tillägg fler ämnesord och ev klassning. Primärkatalogisering Skapar helt ny bibliografisk post Katalogchef eller kollega tillfrågas vid oklarheter I boken görs följande: Ordningsord stryks under. Signum (bibliotek, uppställning) anges. Tryckår skrivs vid stämpel. Posten förs över till Horizon (batchuppdatering) Om även gammal post finns i Horizon slås posterna ihop Exemplarpost i Horizon uppdateras (6 fält) Materialtyp Streckkod Bibliotek Samling Hyllsignum Status (ändring till In Cataloging) Om låntagare dykt upp läggs röd slips i boken Om ny upplaga läggs brandgul slips i boken Sekundärkatalogiserade böcker Primärkatalogiserade böcker (ställs på särskild hylla i katalogdepån)? (Katalogiseringen kontrolleras av katalogchefen)? Ryggmärkning. Röd remsa = REF, REF KURS Vit remsa = övriga Till bokvård om gul slips Till infodisk om nyinköpt, brandgul slips (ny upplaga) eller REF Till lånedisk om REF KURS eller övrigt Bedömning ny upplaga, gallring
Sid 8 Bokvård Röd slips Lämnas till :s låneexp alt plastback till övr bibl Bok med gul slips kräver åtgärd t ex plastning Kontroll om boken är stöldmärkt. Om ej görs detta Institutionsböcker (CTD/FGJ) avlarmas Övrigt Ställs på bokvagn () Övrigt TB,, Sorteras per bibl, slips med biblioteksnamn i varje bok, buntas med gummiband och läggs i plastback på vaktmästeriet
Sid 9 Hantering i biblioteket Rödslipsat från bokvården Böckerna till låneexp TB/ Böckerna kommer i plastback med posten Återlämning i Horizon Ställs på vagn till köhylla Böckerna kommer i plastback med posten Ställs på bokvagn. Äldre upplaga REF KURS ändras till vanlig bok, ev gallring tidigare upplaga, skylthyllor TB Bedömning: Ny upplaga Gallring TB Bokvagn till info disk Återlämning i Horizon Sortering: -beställt (kvitto) Till vagn lånedisk Uppsättning på köhylla,, TB Böckerna kommer i plastback med posten Ställs på bokvagn. Gallra 3:e senaste upplaga, skylthyllor Sortering: -övrigt (kvar på bokvagn) TB Bedömning: Ny upplaga Gallring Uppsättning i bibl Böckerna står ca 1 vecka för att alla ska se nya böcker. Böcker på kö hämtas (plocklista). TB Uppsättning i bibl Finsortering. Referenschefen kontrollerar ryggmärkning, katalogisering, nya upplagor och gör ev gallring Gamla nykatalogiserade böcker Skönlitteratur, barnlitteratur flyttas till vagn i lånedisken Övriga litteratur ställs på hyllor för uppsättning eller skylthyllor Uppsättning i biblioteket Bedömning Ny upplaga Gallring Uppsättning i bibl