Orderbekräftelse Rev

Transkript

1 Orderbekräftelse Rev Övergripande beskrivning När du beställer medier från vissa leverantörers webbplatser kan du få orderbekräftelser skickade direkt till ditt inköp i BOOK-IT. Därmed skapas en beställningspost med uppgift om antal beställda exemplar, pris och leveransdatum samt uppgift om beställande kontoorganisation/enhet/avdelning I skrivande stund fungerar detta för nätbokhandlarna AdLibris, Bokus, BTJ:s tjänst Media Direkt samt FörlagEtt. Nya funktioner Funktionen syns inte i BOOK-IT, utan anpassningarna för att kunna ta emot orderbekräftelser är gjorda i servern. När du beställer via AdLibris hemsida visas texten Lägg in din beställning i Axiell BOOK-IT. Genom att klicka på knappen Skicka sänder du beställningsposten till din egen inköpsmodul. När du beställer via Bokus hemsida visas texten BookIT-användare? Överför kundordern till ditt lokala BookIT-system: Genom att klicka på knappen Överför kundorder sänder du beställningsposten från Bokus till ditt inköp. När du beställer via BTJ Media Direkt hemsida skickas beställningsposten automatiskt till BOOK-IT. Om du även vill ha katalogposten markerar du kryssrutan BP (Bibliografisk post) i vyn över kundvagnen. När du beställer via FörlagEtts hemsida visas texten Klicka här för att lägga in din order i BOOK-IT. Därefter kommer du till en sida som säger såhär: Lägg in din beställning i Axiell BOOK-IT Innan du skickar in din beställning i Axiell BOOK-IT har du chansen att ange en anmärkningsrad för varje titel. Genom att klicka på knappen Skicka sänder du beställningsposten från FörlagEtt till ditt inköp. Påverkan på befintliga rutiner Vid beställning via AdLibris, Bokus, BTJ Media Direkt och FörlagEtts hemsida behöver du inte längre göra motsvarande beställning i BOOK-IT. Beställningsposten orderbekräftelsen - hamnar nämligen direkt i inköp, med titeluppgifter och beställande kontoorganisation/enhet/avdelning, standardplacering, pris, antal och beräknat

2 leveransdatum. Dessa uppgifter är kopplade till din inloggning i AdLibris, Bokus, BTJ Media Direkt och FörlagEtt som i sin tur är kopplade till ett kundnummer. Detta kundnummer ska vara kopplat till en enhet eller avdelning i fönstret Orderregler, se nedan under Förberedelser. Numera skickar alla leverantörer, utom FörlagEtt, med titelnummer i beställningsposten. Då kan beställningsposten kopplas ihop automatiskt med katalogposten och exspektansen blir synlig. FörlagEtts beställningsposter är bara sökbara i inköp och man behöver koppla ihop beställningsposten med en katalogpost för att få exspektansen synlig i Expertsök och OPAC. Detta gör du genom att importera posten (eller katalogisera titeln) och koppla dess titelnummer till beställningsposten i inköpsmodulen, via knappen Sök. Om du markerat kryssrutan BP för dina beställningar från BTJ Media Direkt visas exspektansen i Expertsök så fort katalogposten levererats. Förberedelser Kontakta AdLibris/BTJ/Bokus/FörlagEtt för att få kundnummer, användarnamn och lösenord och för att meddela dem namnet på er OPAC-server och eventuellt schema om biblioteket finns på Axiells hotell eller delar server med andra kommuner. Uppgifterna kan se ut såhär: opac.almtuna.se, schema bookit7. Om man inte delar server med andra bibliotek är schemat bookit0. Kontaktperson på FörlagEtt: Daniel Andersson (Daniel.Andersson@forlagett.se). Administration - Grunddata - Förvärv - Leverantörer Lägg upp AdLibris som leverantör. Kortnamnet ska vara AdLibris, det vill säga med versalt A och L. Lägg upp BTJ som leverantör. Kortnamnet ska vara BTJ-MD. Lägg upp Bokus som leverantör. Kortnamnet ska vara Bokus. Lägg upp FörlagEtt som leverantör. Kortnamnet ska vara ForlagEtt, det vill säga med versalt F och E. Administration - Grunddata - Förvärv - Orderregler Lägg upp en så kallad leverantörsrelation/er mellan AdLibris, BTJ Media Direkt, Bokus och FörlagEtt och ditt bibliotek i fönstret Orderregler. Din inloggning hos dessa leverantörer är kopplad till ett visst kundnummer, som ska anges i Orderregler. Samma kundnummer kan inte förekomma mer än en gång i fönstret Orderregler. Det är kundnumrets koppling till enhet eller avdelning som styr var titeln blir placerad i beställningsposten. Du kan inte koppla kundnumret till ett visst anslag i fönstret

3 Orderregler, men om du lägger orderreglerna på avdelningsnivå kommer det standardanslag som är kopplat till angiven avdelning att belastas. Detta kan du kolla i fönstret Administration - Grunddata - Allmänt Avdelningar. Tips och goda råd För att biblioteket ska få exspektans på de inköpta titlarna som saknar titelnummer får man koppla ihop den importerade, eller katalogiserade, katalogposten med orderbekräftelsen (=beställningsposten). Du kan söka fram alla beställningsposter som saknar titelnummer och därmed även saknar exspektans i Expertsök. Det gör du genom att välja alternativet Utan titelnummer i listrutan Söktyp i fönstret Inköp Beställning (Figur 1). Du kan kombinera sökningen med listrutan Leverantör och välja till exempel FörlagEtt. Figur 1 Först importerar (eller katalogiserar) du katalogposten för att sedan kunna koppla ihop beställningsposten med katalogposten. Gå in på respektive beställning, klicka på Sök (Figur 2) och ett nytt fönster öppnas (Figur 3). Klicka på knappen Sök i det nya fönstret en gång till.

4 Figur 2 Figur 3

5 Om du får träff på fler poster (Figur 4), markerar du aktuell post och klickar på Koppla. Figur 4 Nu är titelnumret kopplat till beställningsposten (Figur 5). Figur 5 Klicka på Spara eller OK och exspektansen syns genast i Expertsök (Figur 6, B= beställd=exspektans) och i Arena/OPAC!

6 Figur 6

7 Inköpskorg Rev Övergripande beskrivning Inköpskorgen ger dig möjlighet att via drag and drop -teknik skicka titlar från Expertsök, Katalogisering, och/eller Inköp - Beställning direkt till en internetbokhandel och därefter få en beställningspost i inköpsmodulen. I skrivande stund är det endast AdLibris och Bokus som gjort anpassningar för denna funktion. Nya funktioner Fönstret Inköpskorg, under Förvärv Inköp. När du skickar beställningen från inköpskorgen väljer du i listrutan Leverantör om du ska skicka beställningen till AdLibris eller Bokus. Webbläsaren öppnar vald webbplats där du loggar in med användarnamn och lösenord. (Ditt bibliotek kan ha flera olika inloggningar kopplade till olika kundnummer.) Kataloginformationen från BOOK-IT matchas mot leverantörernas databaser och resultatet presenteras i en träfflista med uppgifter om vilka utgåvor som är tillgängliga. När du genomfört din beställning i AdLibris visas texten Lägg in din beställning i BOOK-IT. Genom att klicka på knappen Skicka sänder du beställningsposten från AdLibris till din egen inköpsmodul. När du genomfört din beställning i Bokus visas texten BookIT-användare? Överför kundordern till ditt lokala BookIT-system: Genom att klicka på knappen Överför kundorder sänder du beställningsposten från Bokus till din egen inköpsmodul. Vid beställning från LINK-lista via inköpskorgen kontrollerar systemet om katalogpost saknas, och om så är fallet beställs en post automatiskt och levereras under natten. Därefter visas exspektansen även i Expertsök. Vid beställning från Expertsök via inköpskorgen syns exspektansen omedelbart även där, eftersom posten redan finns i katalogen. Påverkan på befintliga rutiner Underlättar inköpen via webben avsevärt. (Se även funktionsbeskrivningarna Orderbekräftelse och Prisförfrågan.) Orderbekräftelser från AdLibris och Bokus använder ordernumret från respektive leverantör som listnummer, vilket innebär att du kan söka fram dem i fliken Sök/Översikt i Inköp - Beställning. Orderbekräftelser från AdLibris och Bokus använder ISBN som artikelnummer. Om du både beställer via LINK från BTJ, samt från AdLibris och Bokus via inköpskorgen ska du söka på titel- eller författaruppgifter istället för leverantör i inköpsmodulen för att kunna få en samlad översikt över beställningarna.

8 Förberedelser Se till att menyalternativet Inköpskorg finns tillgängligt för de roller som ska ha tillgång till det. Kontakta AdLibris och Bokus för att få kundnummer, användarnamn och lösenord och för att meddela dem namnet på er OPAC-server. Om BOOK-IT är installerat på en gemensam server och går mot ett särskilt schema ska även detta meddelas t.ex. bookit2. Port 80 måste vara öppen från OPAC mot Internet. Lägg upp AdLibris som leverantör i Grunddata Förvärv - Leverantörer. Kortnamnet ska vara AdLibris, dvs med versalt A och L. Ange Online som Ordertyp. Ange sökvägen i fältet URL: Välj AdLibrisOnline i listrutan Visningsformat. Lägg upp Bokus som leverantör i Grunddata Förvärv - Leverantörer. Kortnamnet ska vara Bokus. Ange Online som Ordertyp. Ange sökvägen i fältet URL: Välj AdLibrisOnline i listrutan Visningsformat. Lägg upp en s k leverantörsrelation/er mellan AdLibris och Bokus och ditt bibliotek i fönstret Orderregler. Din inloggning hos leverantörerna är kopplade till ett visst kundnummer, som ska anges i Orderregler. Du kan inte koppla samma kundnummer till AdLibris eller Bokus mer än en gång i fönstret Orderregler. Det är kundnumrets koppling till kontoorganisation/enhet/avdelning som styr hur orderbekräftelsen ser ut i beställningsfliken i fönstret Inköp - Beställning. Du kan inte koppla kundnumret till ett visst anslag i fönstret Orderregler, men om du lägger orderreglerna på avdelningsnivå kommer respektive anslag att belastas om avdelningen är kopplad till ett standardanslag i BOOK-IT. Tips och goda råd Om du väljer att beställa via ett kundnummer som är knutet till en viss enhet i orderreglerna, kan du använda knappen Fördela i beställningsfliken i fönstret Inköp Beställning för att i efterhand dela upp beställningarna på respektive avdelning.