BOOK-IT & WeLib på skolor. Förberedelser i BOOK-IT

Transkript

1 BOOK-IT & WeLib på skolor Förberedelser i BOOK-IT 1 Axiell Sverige AB, Box 24014, Lund. Besöksadress: Fältspatsvägen 4, Lund tel , e-post: axiellsverige@axiell.com,

2 2

3 Innehållsförteckning Grundläggande parametrar... 4 Kontoorganisation (KO) / enhet Avdelningar med standardplacering... 5 Bibut... 5 Användare, roller och katalogformat... 6 Låntagarkategorier... 6 Adressplatser... 8 Cirkulation... 8 Kalender... 8 Cirkulationsparametrar... 8 Reservationsregler... 9 Reservationskvitto... 9 Organisationsstrukturer Har du frågor om inställningar i BOOK-IT?

4 Grundläggande parametrar Ett antal grundläggande parametrar behöver anges för att komma igång med BOOK-IT på en skola. Hjälp När du har ett fönster öppet i BOOK-IT så kan du klicka på knappen F1, då öppnar sig onlinehjälpen just i det hjälpavsnitt som behandlar det fönster du är i. Kontoorganisation (KO) / enhet. Du behöver först bestämma hur strukturen i BOOK-IT ska se ut om skolorna inte redan finns registrerade i BOOK-IT. Om skolorna ska samsas i samma KO som kommunbiblioteket, så skapar du en enhet per skola enligt punkt 2. Om skolorna ska husera i en egen KO, så börjar du med att skapa en ny KO enligt punkt Administration Grunddata Allmänt Organisationsstrukturer: Lägg till lämplig övergripande kod för ny KO till exempel s för skolor. Välj Kontoorganisation i Org. Typ: och Admin Alla i Tillhör: 2. Administration Grunddata Allmänt Organisationsstrukturer: Lägg till lämpliga treställiga koder för de enheter som ska tillhöra den nya KO till exempel ska. Ange ett tydligt Kortnamn, till exempel Katedralskolan, i fältet. Detta presenteras i Expertsök i BOOK-IT. Ange, till exempel Katedralskolan, i fältet Namn, det är det som syns i WeLib. Välj Enhet i fältet Org. Typ: och den enställiga koden för kontoorganisationen som enheten ska tillhöra i fältet Tillhör: Andra grundläggande inställningar 3. Administration Grunddata Cirkulation Cirkulationsställen: Skapa cirkulationsställe för respektive ny enhet. Namnge dem till exempel Lånedisk. Här anger du också om du vill ha reservationskvitto. Markera kryssrutan Klar för reservationsmeddelande. Du bör också skapa ett cirkulationsställe på den enhet/skola som ska vara knuten till WeLib för att få statistik på till exempel reservationer och omlån som sker i WeLib. Läs mer om reservationskvitto på s Administration Användare. Registrera en användare, med rollen Systemadministratör, som tillhör den nya KO och en ny enhet samt ange cirkulationsställe. Denna användare får då tillgång till alla fönster i BOOK-IT. 5. Logga ut och logga in på nytt. 6. Administration Grunddata Allmänt Avdelningar, placeringar. Lägg till avdelningar till respektive enheter till exempel skav (Vuxen), skab (Barn). Markera de avdelningar som ska synas i WeLib i kryssrutan Externt. 7. Administration Grunddata Cirkulation Placeringar. Skapa eventuellt nya placeringar och ange de placeringar som hör till respektive avdelning. 4

5 Markera de placeringar som ska synas i WeLib i kryssrutan Externt. Ange en standardplacering per enhet. Läs mer nedan samt se skärmdump. 8. Administration Kalender. Generera kalender för organisationen. Lägg in en normalsäsong samt alla lov och helgdagar när biblioteket är stängt. Läs mer i hjälpen: Avdelningar med standardplacering För att lokalisering av material på skolan ska fungera korrekt behöver du kontrollera att alla avdelningar på aktuella skolor har en standardplacering kopplad till sig. För att avdelningarna/placeringarna ska visas i WeLib ska du markera kryssrutan Externt, vilket också betyder att du kan låta bli att visa en avdelning/placering externt. Gå till fönstret Administration Grunddata Allmänt Avdelningar, Placeringar. Om det inte finns några placeringar alls i delfönstret Placeringar för avdelning börjar du med att markera de placeringar som ska knytas till avdelningen genom att markera placering för placering i delfönstret Placeringar. Sedan klickar du på < så de hamnar i delfönstret Placeringar för avdelning. För att ange en standardplacering (oftast den som heter 01), markera den och klicka på knappen Standard, då blir det en bock i kolumnen S. Bibut. Om skolorna har katalogposter från BTJ måste de skaffa en så kallad Bibut från Bibliotekstjänst (BTJ) för att kunna registrera medier i BOOK-IT, och för att importer av katalogposter och bibliografisk service från BTJ (om skolan har avtal om det) skall fungera utan problem. Observera också att Bibut krävs för alla enheter inom en installation med abonnemang på bibliografisk service, oavsett om man anser sig behöva BURK-poster eller inte. 5

6 Kontakta Marita Blomberg per e-post: Bibut ska sedan anges i BOOK-IT-klienten, läs vidare under Organisationsstrukturer på s. 10. Användare, roller och katalogformat. Registrera alla användare, de personer som ska arbeta i BOOK-IT, i fönstret Administration Användare. Datainspektionen förordar att användarna ska vara personliga. Man kan skapa en särskild roll med tillhörande behörigheter för skolbibliotekspersonalen, om det inte redan finns en roll som man tycker passar. Varje användare ska vara knuten till aktuell skola (enhet) och cirkulationsställe. Ett katalogformat knyts till varje användare - vi rekommenderar formatet Rubrik. Roll: Om du önskar att personalen bara ska kunna hantera den egna skolans exemplar i BOOK-IT vad gäller; lokalisering, utlån, omlån, återlämning och gallring tar du bort markeringen för Tillåtet att ändra andra enheter/grupper på aktuell roll för skolpersonalen. Standard är att kryssrutan är markerad på alla roller i systemet. Låntagarkategorier. Administration Grunddata Cirkulation Låntagarkategorier: För skolans KO skapar du de låntagarkategorier som är aktuella till exempel Elev, Lärare, Bibliotekarie. Då kan du ange olika cirkulationsparametrar för dessa kategorier att till exempel elever ska ha längre lånetid på ett visst material än lärare, eller vice versa. Det är också ett sätt att kunna söka fram bara lärare som har låntagarkonto på en viss skola. Alla låntagare måste vara knutna till en låntagarkategori. Klasser & elever. Administration Grunddata Allmänt Klasser. Om skolorna använder sig av funktionen Import låntagare ( så hämtas automatiskt all aktuell data om eleverna från kommunens elevregister (exempelvis Extens eller ProCapita) in till BOOK-IT. I annat fall får du registrera aktuella klasser och koppla dem till rätt skola för hand i BOOK-IT i detta fönster. Via Import låntagare skapas nya låntagarkonton för de elever som inte är registrerade i BOOK-IT/WeLib tidigare och funktionen uppdaterar också när eleven byter skola och/eller klass. 6

7 Om skolan inte importerar uppgifter om bland annat klass via elevregistret: klicka på Lägg till Skriv in klassens namn och klicka på OK. Markera den skola du vill koppla den nyregistrerade klassen till, klicka på < och klassen hamnar i fönstret Klasser per enhet och blir knuten till denna skola. Samtidigt blir den också valbar i fönster som Utlån, Sök låntagare och Reservation så du kan söka fram alla elever som går i en viss skola och klass. Om flera skolor använder 7

8 samma klassbeteckning behöver du bara ange denna en gång och sedan koppla klassen till aktuella skolor. Adressplatser. Administration Grunddata Cirkulation Adressplatser: Du kan skapa fler adressplatser, till exempel om en elev bor på olika adresser hos sina föräldrar. Döp den andra till exempelvis till Bostad 2. Ange ett standardvärde för Adressplatser på KO i Administration Grunddata - Allmänt Organisationsstrukturer. Cirkulation För att cirkulationen ska fungera är det några parametrar som behöver anges i BOOK-IT. Kalender. Administration Kalender. Ange normalsäsong och avvikelser till exempel höst- sport- och sommarlov för hela KO. Eventuella avvikelser kan göras per skola (enhet). Generera kalendern för tre år. Läs mer i hjälpen: Cirkulationsparametrar. Administration Parameterunderhåll Cirkulationsparametrar. Här nedan ser du ett axplock av de cirkulationsparameterar som finns i systemet. Du behöver gå igenom alla på din kontoorganisation. 8

9 Lånetid ange vilken lånetid som gäller per KO, eventuella avvikelser per skola (enhet). Omlån, tillåtet vid status ange vid vilka olika förutsättningar du vill tillåta respektive inte tillåta omsättning. Det blir tvingande för omlån via WeLib. Max antal lån ange antal böcker som elever/lärare får låna samtidigt. Utlåningsstyrning - ange värdet 1 för de kategorier medier och/eller låntagare för vilka hemlån ska tillåtas och värdet 0 de kategorier medier och/eller låntagare för vilka hemlån ej ska tillåtas. Övertidsvarning ange antal dagar före lånetiden går ut som en övertidsvarning ska skickas via e-post eller sms (om skolan skickar ut via sms). Det finns ett antal cirkulationsparametrar som rör reservation. Till exempel hur länge man får låna en bok om det är reservationskö på den (reservationslånetid). Läs mer i hjälpen: Reservationsregler. Administration Reservationsregler. Ange per skola (enhet) vilka skolor som man får reservera medier på, alltså vilka man vill eventuellt vill ha reservationssamarbete med. Vanligtvis endast den egna skolan. Reservationskvitto. Ange per cirkulationsställe om du vill ha automatiskt reservationskvitto som kommer då en bok lämnas tillbaka och är reserverad till en annan person. På kvittot kan man se vilken skola och klass eleven/läraren tillhör, förutom sedvanliga uppgifter om namn, titel, exemplarnummer samt var och när exemplaret ska hämtas. För att skola/klass ska synas måste du ange detta för Res. kvitto i fönstret Administration Grunddata Cirkulation Meddelandemallar. Läs mer om meddelandemallar i funktionsbeskrivningen för skolor: 9

10 Organisationsstrukturer. Administration Grunddata Allmänt Organisationsstrukturer. Ange ett standardvärde för Adressplats på kontoorganisationen för skolan (om de har egen). Per enhet (skola) ska det värdet vara (Inget val gjort). Kontrollera att det finns standardvärden också för Land per enhet (skola). Om du vill att låntagare ska omfattas av SPAR-uppdatering eller uppdatering via elevregistret när du skapar en låntagare i BOOK-IT, ska kryssrutan för respektive uppdatering vara markerad. Om du har katalogposter från BTJ: Ange den så kallade Bibut per skola (enhet), som du har fått av BTJ, i fältet Bibut (BURK). Läs mer om Bibut på sidan 5. Har du frågor om inställningar i BOOK-IT? Om du är ansvarig för BOOK-IT i din kommuns skolor och har frågor kring inställningar i BOOK-IT, kontakta vår Support, support@axiell.com. Onlinehjälpen hittar du här: När du är i BOOK-IT kan du, som tidigare nämnts, alltid nå hjälpen via knappen F1, då öppnar sig onlinehjälpen just i det hjälpavsnitt som behandlar det fönster du är i. 10