BOOK-IT VERSION 9.0. Funktionsbeskrivning

Transkript

1 BOOK-IT VERSION 9.0 Funktionsbeskrivning Axiell Sverige AB, Box 24014, Lund. Besöksadress: Fältspatsvägen 4, Lund tel , e-post:

2 Innehåll Barn blir vuxen samt koppling till målsman... 3 Funktioner för skola

3 Barn blir vuxen samt koppling till målsman Övergripande beskrivning Med flera nya funktioner, som till exempel cirkulationsparametrar, meddelande och automatiserade jobb, kan du i BOOK-IT hantera övergången från barn till vuxen samt koppla barn till målsman. Funktioner Två nya cirkulationsparametrar hjälper till att hantera övergången från barn till vuxen: Åldersspärr, giltighetsdatum, som spärrar låntagarkontot den dagen låntagaren fyller 18, och/eller Åldersspärr, meddelande som skickar ut ett meddelande till låntagare den dagen de fyller 18. Meddelandet syns på låntagarens konto i BOOK-IT och i Arena/BOOK-IT PUB med texten: Hej! Du har fyllt år och vi vill gärna få kontakt med dig för att se över dina uppgifter i systemet. Välkommen att kontakta personalen. Meddelandet kan skickas ut via automatiserade jobb och texten går att ändra i fönstret Administration Grunddata Cirkulation Meddelandetexter. På låntagarkontot har det tillkommit en ny gruppruta som heter Målsman där du kan koppla barn till sin målsman. När påminnelser och räkningar går ut till barnet skickas det till kopplad målsman med texten: Avser <barnets namn> och därefter målsmans namn och adress. 3

4 På målsmans låntagarkonto heter grupprutan Målsman för och där ser du vilka barn som låntagaren är målsman för. När låntagaren fyller 18 och blir vuxen tar man bort kopplingen till målsman från barnets låntagarkonto. Man kan också söka fram alla låntagarkonton som är kopplade till en målsman i Mängd låntagare. 4

5 Förberedelser Gör så här om du önskar använda åldersspärr och/eller målsman. Åldersspärr Gå till fönstret Administration Parameterunderhåll Cirkulationsparametrar och sök fram de två parametrarna nedan. Du kan välja om du vill använda båda parametrar eller bara en av dem. Åldersspärr, giltighetsdatum. När barn blir vuxen kan du med hjälp av denna cirkulationsparameter spärra aktuella låntagarkonton den dagen de fyller 18 och blir myndiga. En förutsättning är att det i fönstret Grunddata Cirkulation Åldersgrupper finns en åldersgrupp med startår 18 år. Om det finns fler åldersgrupper än "Barn" och "Vuxen", så måste du ställa in parametern för "Vuxen". Du anger om låntagarens konto ska gå ut samma dag som låntagaren fyller år (1=ja), eller inte (0=nej). Åldersspärr, meddelande. När barn blir vuxen kan man med hjälp av denna cirkulationsparameter ange om du önskar lägga ett meddelande i låntagarens signalflik den dagen de fyller 18 (läs om Åldersgrupper ovan). Meddelandet syns i Arena/BOOK-IT PUB, med texten: Hej! Du har fyllt år och vi vill gärna få kontakt med dig för att se över dina uppgifter i systemet. Välkommen att kontakta personalen." Texten går att ändra i Meddelandetexter, textnyckel Meddelande Åldersspärr vuxen). I parametern anger du 0=inget meddelande ska gå ut, 1=meddelande går ut som genererar gul signal eller 2=meddelande går ut som genererar röd signal. 5

6 I fönstret Verktyg Automatiserade jobb anger du hur ofta jobbet ska ske. 0=inget meddelande ska gå ut, 1=meddelande går ut som genererar gul signal eller 2=meddelande går ut som genererar röd signal. Såhär ser meddelandet ut i BOOK-IT och i Arena/BOOK-IT PUB. 6

7 Målsman Målsman kopplar du på respektive barns låntagarkonto där du ser vem som är målsman med namn och låntagar-id, och på målsmans konto ser du vilka barn som är kopplade. Påverkan på befintliga rutiner Möjligheten att i Grunddata Cirkulation Åldersgrupper (kryssrutan Meddelande) markera att påminnelser och räkningar ska adresseras med Till målsman för är helt oberoende av funktionen att koppla barn till målsman. Tips och goda råd Du kan använda funktionen Automatiserade jobb för att fånga upp alla som fyller 18 år och du kan ändra intervallet för körningarna om du har särskilda önskemål. 7

8 Funktioner för skola Övergripande beskrivning I denna beskrivning tar vi upp några olika funktioner som är särskilt anpassade för skolan. Du kan ange en begränsning, per roll, som innebär att det bara går att låna ut, återlämna, gallra och lokalisera bestånd som tillhör den enhet användaren är inloggad på. Menyvalet Byt cirkulationsställe tillåter inte byte av enhet/enhetsgrupp. Du kan koppla en låntagare till en enhet/skola och klass via särskilda listrutor och sedan kan du söka fram alla elever i en särskild skola och klass i fönstrena Sök låntagare, Mängd låntagare och Rapporter. Observera att de nya fälten för att ange skola och klass (istället för som tidigare i låntagarkategorier och låntagargrupper) inte är implementerat i FreeLib. Skola och klass syns även i påminnelser, reservationskvitton och på reservationslapp, under förutsättning att du har angivit det i fönstret Meddelandemallar. Funktioner I fönstret Administration Roller anger du om aktuell roll ska ha en särskild begränsning som innebär att BOOK-IT-användare med denna roll bara kan hantera eget bestånd, eller i förekommande fall, enhetsgruppens bestånd. I grunddatafönstret Administration Grunddata Allmänt Klasser anger du vilka klasser som är relevanta per kontoorganisation och därefter kopplar du respektive klass till aktuella skolor. 8

9 I fönstret Arkiv Rapporter och rapporten Cirkulation - Pågående lån kan du söka fram och skriva ut rapporten bland annat utifrån Enhet/skola och klass. I fönstret Administration Grunddata Cirkulation Meddelandemallar anger du om du vill att enhet/skola och klass ska synas på vissa kvitton och utskrifter. I fönstret Cirkulation Mängd låntagare kan du söka fram alla elever i en särskild skola och klass och eventuellt uppdatera dem i mängd till nästa årskurs. Ett annat sätt att uppdatera uppgifter om lärare och elever är att importera ett externt elevregister till BOOK-IT via tilläggsmodulen Import låntagare, läs mer i funktionsbeskrivningen Import låntagare. Förberedelser I fönstret Administration Roller är kryssrutan Tillåtet att ändra andra enheter/grupper markerad och ska avmarkeras om den aktuella rollen ska ha en särskild begränsning som innebär att BOOK-IT-användare med denna roll bara kan hantera eget bestånd, eller i förekommande fall, enhetsgruppens bestånd. Denna begränsning lämpar sig främst för skolbibliotek där reservationssamarbete inte finns. Detta innebär att det går att låna ut, återlämna, gallra och lokalisera bestånd som tillhör den enhet användaren är inloggad på. Menyvalet Byt cirkulationsställe tillåter inte byte av enhet/enhetsgrupp. 9

10 Gå till fönstret Administration Grunddata Allmänt Klasser. Här lägger du till alla aktuella klasser per kontoorganisation genom att klicka på Lägg till i grupprutan Klasser. Du anger till exempel bara klass 1A en gång och kopplar sedan denna klass till alla skolor där 1A finns. När du har angett alla aktuella klasser kopplar du dessa till respektive skola. Det innebär att du bara kan filtrera på rätt klasser per skola i olika listrutor till exempel när du vill söka fram alla elever i en särskild skola och klass i fönstrena Sök låntagare, Arkiv Rapporter och/eller i Mängd låntagare. För att koppla klasser till en skola markerar du den aktuella skolan/enheten i grupprutan Enhet och markerar sedan aktuell klass i grupprutan Klasser, som innehåller alla klasser som är registrerade i aktuell kontoorganisation, och klickar därefter på knappen < för att verkställa kopplingen. Du kan också dubbelklicka på klassen. Grupprutan Klasser per enhet visar de klasser som är kopplade till den aktuella skolan. Klasserna är unika per kontoorganisation i systemet. Om du önskar bryta en koppling mellan en skola och klass, markera den aktuella skolan och klassen i grupprutan Klasser per enhet och klicka sedan på knappen > för att verkställa bortkopplingen. Du kan också dubbelklicka på klassen. För att koppla elever/lärare till en skola och klass söker du upp deras befintliga låntagarkonto i Sök låntagare, och anger detta i fliken Allmänt. För nya elever/lärare anger du skola och klass i fönstretskapa låntagare. Du kan också få in uppgifterna med hjälp av modulen Import låntagare. 10

11 I fönstret Administration Grunddata Cirkulation Meddelandemallar markerar du i grupprutan Typ för påminnelser, reservationskvitto och-lapp om du vill att enhet/skola och klass ska synas på dessa utskrifter. Markera aktuell rad och klicka på Ändra, så aktiveras markeringen. 11

12 Tips och goda råd Om skolbiblioteket använder BOOK-IT, och inte FreeLib, rekommenderar vi att börja använda de nya funktionerna för skola och klass, för att återigen bara använda låntagarkategorier till det som de är ämnade för: att kunna göra avvikelser i olika parameterinställningar. 12