Inför nytt år. Inköp och periodika

Transkript

1 Inför nytt år Inköp och periodika 1 Axiell Sverige AB, Box 24014, Lund. Besöksadress: Fältspatsvägen 4, Lund tel , e-post: axiellsverige@axiell.com,

2 2

3 3 Årsskifteskörning, inköp Det är dags att göra en årsskifteskörning när beställningarna som har gjorts i år och ännu inte har anlänt, ska belasta nästa års (2017) anslag. Då överförs dessa beställningar till 2017 samtidigt som det läggs upp ett anslagsår för 2017 i fönstret Administration Grunddata Förvärv Anslag. Öppna fönstret Förvärv Inköp Årsskifteskörning. Du väljer vilken typ av körning du vill genomföra genom att markera ett av alternativen i grupprutan Typ av körning. Alternativet Skapa budgetår + överför beställningar innebär dels att du skapar ett nytt budgetår (med nya anslag), dels att du för över dina uteliggande beställningar så att de fortsättningsvis belastar det nya årets anslag. Detta alternativ bör du välja om du gör denna körning i samband med bibliotekets brytdatum för årets budget. Om du bara vill skapa ett nytt budgetår, väljer du alternativet Skapa budgetår. När du skapar ett nytt budgetår innebär det att anslagen från det gamla budgetåret "kopieras" till det nya budgetåret, och blir möjliga att belasta och justera. Om du i ett senare skede bara vill överföra beställningar måste du då välja alternativet Skapa budgetår + överför beställningar. Om budgetåret redan är skapat kommer endast beställningar att överföras. För att ange på vilket sätt de nya anslagsbeloppen ska skapas väljer du ett av de tre alternativen i grupprutan Budget. Alternativet Behåll skapar kopior av de gamla anslagen, och behåller samma belopp. Alternativet Nollställ nollställer beloppen,

4 4 medan alternativet Räkna om till X procent av ÅÅÅÅ års budget räknar om beloppen till en ny nivå i förhållande till det gamla budgetåret. Du anger vilket budgetår körningen ska hämta information från genom att välja årtal i listrutan Från:. På samma sätt anger du vilket budgetår körningen ska skapa (och eventuellt överföra beställningar till) genom att välja årtal i listrutan Till:. Sedan går du vidare och verkställer körningen genom att välja Kör. När bearbetningen är färdig väljer du Resultat... för att kontrollera resultatet av körningen. Fönstret Anslagsuppföljning öppnas och samtliga anslag för det nya budgetåret visas. Avsluta årsskifteskörningen genom att klicka på OK eller Spara. Nu har du skapat inköpsanslag för det kommande året. När du vill att det nya årets anslag ska komma upp som förvalt värde när du gör dina beställningar, ska du även ändra systemparametern DEF_BUDGET_YEAR.

5 5 Årskörning, periodika När årgångsposterna för kommande år är på plats i databasen ska du göra en årskörning. Årskörningen skapar ny årsvis information för alla poster med aktiva prenumerationer. Öppna fönstret Förvärv Periodika Årskörning. Ange det år du vill skapa ny årsvis information för, till exempel 2017, i fältet Nytt år. Om du vill att uppgifter från tidigare år ska kopieras anger du det år som ska kopieras ifrån i fältet Från år. Fälten som då kopieras automatiskt är Beställt belopp och Valuta. Vill du dessutom kopiera uppgifterna för fakturakontroll, dvs Faktura betald, ska du även markera denna kryssruta. Systemet söker automatiskt efter nya årgångsposter för det år du skapar årsvis information för och kopierar in dessa posters katalog-id. Om du markerat Faktura betald ska du även ange det budgetår som prenumerationerna ska belasta. Klicka på Starta för att sätta igång årskörningen. Du kommer att få en kontrollfråga om årskörningen skall sättas igång, och du får besked när körningen är klar. Kontrollera resultatet i delfönstret för årsvis information i fliken Titel i Periodika Prenumeration. Knappen Katalog ID ger dig möjlighet att hämta in katalog-id i efterhand, om årskörningen gjordes innan årgångsposterna för kommande år lagts in i katalogen. Ange aktuellt år i fältet Nytt år samt klicka på Katalog ID.

6 6 Bibliotek som inte använder årgångsposter För de bibliotek som inte använder årgångsposter, utan har samma katalogpost per tidskrift år för år, kopieras inte katalogid:et automatiskt utan du får manuellt kopiera in det titel för titel. Det gör du i Förvärv Periodika Prenumeration, i fliken Titel, klicka på Ändra i den årsvisa informationen och ange samma katalogid som för året innan. Utgivningsplan Det är bara den årsvisa informationen som berörs av årskörningen - inte själva utgivningsplanen. För att kunna ankomstregistrera tidskrifterna behöver du generera en ny utgivningsplan varje år för alla tidskrifter i modulen. I förväg Tidskrift för tidskrift gör du det i Förvärv Periodika Prenumeration, i fliken Titel, genom att klicka på Generera, och markera det aktuella året i delfönstret för årsvis information. Klicka på Generera, korrigera datum för utgivningsplanen och skriv in det första publikationsnumret för året, till exempel 2017:1, i fältet Första utgåva. Klicka på OK. Efterhand som tidskrifterna anländer Gå till fönstret Förvärv Periodika Ankomstregistrering, sök upp aktuell titel. Klicka på Generera, korrigerar datum för utgivningsplanen och skriv in det första publikationsnumret för året, till exempel 2017:1, i fältet Första utgåva. Klicka på OK. Läs mer utförligt under Utgivningsregler.

7 7 Prenumeration Du behöver bara lägga till en prenumeration i periodika-modulen om du ska börja prenumerera på en ny tidskrift, eller om ett bibliotek vill starta en prenumeration på en existerande tidskrift. Läs mer under Prenumeration. Anslagsuppföljning Om du använder anslagsuppföljning i BOOK-IT ska du ändra systemparametern DEF_PE_BUDGET_YEAR inför nytt budgetår. Ta bort årgångsposter När du ska gallra en hel årgång gör du det enklast i fönstret Mängd exemplar, därefter kan du ta bort katalogposten om det är aktuellt via Katalogisera, via mallar eller i Katalogisera, fritt. Det går inte att ta bort en katalogpost med en prenumeration som har kvar en avvikelse, men om du först ankomstregistrerar/lokaliserar tidskriftsnumret så går det sedan att ta bort katalogposten. Det går heller inte att ta bort en katalogpost med en prenumeration som bara är ankomstregistrerad om exemplaret även förväntas lokaliseras (enligt regelverket för prenumerationen). Gallra exemplar Du kan gallra en hel årgångs exemplar i Mängd exemplar. Du kan också gallra enstaka exemplar via Expertsök. Gallringen får genomslagskraft även i periodikamodulen, om exemplaret är registrerat från BOOK-IT 8.0, i fönstret Förvärv Periodika Prenumeration, fliken Prenumeration markeras kolumnen Ank. med Gallr på aktuellt exemplar.