1 (17) INLOGGNING via länken som kommer med e-post meddelandet om att det finns en obehandlad faktura. E-post meddelande om obehandlad faktura sänds en gång per dag. Användaren kan även skapa adressen som favorit på sin internet sida eller som genväg (ikon) på skrivbordet. Inloggning även möjlig via styx på samma sätt som till Rondon. Adressen är: http://eofficeapp:8282/analyste/domain.aspx http://eofficeapp:8282/analyste/login.aspx (de som använder skilt användarid +lösenord)
2 (17) Om användarnamn och lösenord har öppnats för användaren (tex. användare med mac) öppnas detta fönster via e-post länken. Uppgifter om lösenord fås av ekonomiavdelningen.
3 (17) FAKTURANS GRANSKNING/GODKÄNNANDE Välj Arbetsflöde och sen arbetslista. Välj fakturor som väntar på behandling. Från arbetslistan kan du också välja fakturor som någon skickat till din kännedom informativ cirkulation eller se på fakturor som du tidigare behandlat gamla. (behandlade fakturor sparas 2 månader i gamla men finns samtidigt även i arkivet. Aktivera faktura genom att klicka på denna länk. (understreckad)
4 (17) Den valda fakturans uppgifter, fakturans bild och konteringsdel blir synliga på samma sida Fakturans bild öppnas genom öppna knappen. Du kan nu förstora bilden via knapparna som aktiverats. Även utskrift är möjlig Fakturan förstoras och visas lite olika beroende på hurdan dator du har. Du stänger den förstorade fakturabilden genom att trycka på krysset uppe till höger Eller genom att trycka på ok knappen nere till vänster, (följande bild)
5 (17)
6 (17) Om du själv är granskare och inget förval för godkännare syns i handläggar-rutan måste du lägga till nästa behandlare. Om nästa behandlare redan har valts syns behandlarens namn i arbetsflödets kedja. Efter att fakturan granskats och godkänts går den automatiskt till huvudanvändaren som för den till betalning. Handläggar-knappen
7 (17) Aktivera aktuell användare och välj hyväksyntä. Du kan samtidigt skicka fakturan till kännedom åt annan person
8 (17) FAKTURANS KONTERING Kontera fakturan via konterings-knappen. Om fakturan är färdigt konterad och rätt välj ok direkt Om flera konteringsrader behövs välj ny rad. Spara färdig kontering. 1.Välj konto, kostnst. från menyn eller skriv in uppgiften Vi behov fyll i aktuell projektkod,(koncernkod), momskod 2. Tryck alltid på spara när konteringsraden är klar. Välj ny rad, kontera och spara osv.i de fall då fakturan skall konteras med flera konton eller kostnadsställen. 3. Tryck på ok då konteringen är klar.
9 (17) När fakturan är färdigt behandlad kan du välja godkänn (hyväksy) eller godkänn, följande (hyväksy, seuraava) knapparna Genom godkänn, följande knappen hämtas följande obehandlad faktura automatiskt från arbetslistan. gå tillbaka (palaa) för dej tillbaks till arbetslistan. Om fakturan kräver utredning kan du välja att sätta den i väntande läge (aseta odottamaan), på så sätt går den inte automatiskt vidare till din förman trots att betalningsdatum närmar sig. Är fakturan fel och inte får gå till betalning kan den avvisas (hylkää). Fakturan returneras då till huvudanvändaren (reskontran) men kommentar krävs. Om fakturan inte hör till dej kan du skicka den till rätt person ( infoga behandlare) eller returnera den till huvudanvändare (reskontran). Du kan ta bort dej själv från cirkulationslistan med ta bort knappen.
10 (17) BILAGA BIFOGAS Vid fakturabehandlingen kan bilaga bifogas både av granskare och godkännare. Även huvudanvändare kan bifoga bilaga. Observera att kommentar på fakturan krävs om en bilaga bifogas fakturan. Aktivera lägg till knappen och hämta sida som skall bifogas med browse knappen. Ge en förklaring till den bifogade bilagan. SPARA! Bilaga bifogas: tryck på Lägg till/ändra knappen
11 (17)
12 (17) KOMMENTAR Du kan skriva en kommentar till fakturan om det är något du vill informera eller förtydliga gällande fakturan, Här kan du skriva in uppgift om vad fakturan gäller, vem som deltagit vid serveringar etc. Kommentaren följer med fakturan i arkivet. Infoga kommentar: tryck på Knappen. Skriv kommentar i kommentarfältet och godkänn genom att trycka på ok-knappen
13 (17) FRÅNVARO INSTÄLLNING Under frånvaro (semester el längre arbetsresa) kan fakturorna cirkuleras till en ersättare. Fakturan syns hos den som har varit frånvarande till kännedom. Om du är borta en längre tid och inte kan sköta om dina fakturor fyll i din frånvaro genom inställningar frånvaroinställningar. Fyll i frånvarotid och välj ersättare. Som ersättare fungerar närmaste förman, godkännande kan inte delegeras i sidled. Annan ersättare kan väljas genom att klicka på svarta pilen efter Ersättare.
14 (17) 1 ARKIV Från arkivet kan du söka fram gamla fakturor som du själv behandlat eller fått till kännedom. I Arkivet finns tre olika flikar, i vilka du kan mata in olika sökvillkor. Mata in önskat sökvillkor och tryck på sök ärenden knappen. Textfält kan söka namn som innehåller delar av ord mellan *, tex folkh* eller *folkh*
15 (17)
16 (17) Sökresultat-fönster. Fakturor enligt sökkriterierna listas i rutan. Du får fram uppgifterna om fakturan och fakturabilden genom att aktiver det understreckade fältet ( första kolumnen). Du kan ännu i detta skede bifoga bilagor och kommentarer om du så önskar.
17 (17) 2 UTLOGGNING Kontakten stängs genom att trycka på avsluta - knappen. Inloggningen föråldras även om du inte aktivt använder den logga in på nytt