Innehållsförteckning (ctrl + klicka för att gå till önskad rubrik i dokumentet)

Proceedo Livsmedel

Innehållsförteckning (ctrl + klicka för att gå till önskad rubrik i dokumentet) Lathund för livsmedelsbeställningar... 4 Lägg in din leveransadress som förvalt värde... 4 Bocka i rutan Ej förattest vid beställning... 4 Ange rätt leveransdatum:... 4 Hantera orderbekräftelser... 4 Leveranskvittera, vid avvikelse skriv kommentar... 4 1 Systemkrav... 5 2 Användare... 5 2.1 Ny användare... 5 2.2 Inloggning... 5 3 Startsida... 5 4 Egna inställningar... 6 4.1 Favoriter och förvalt värde... 6 4.1.1 Favorit och förvalt värde - Kontering... 6 4.1.2 Favorit och förvalt värde Adresser... 7 4.2 Delegering... 8 4.2.1 Skapa en ny delegering... 8 4.2.2 Ta bort delegering...10 5 Inköp...11 5.1 Skapa beställning (inköpare)...12 5.1.1 Söka fram avtal/ artikel/vara...12 5.1.2 Lägga till artikel i varukorg...14 5.1.3 Ändra i varukorgen...15 5.1.4 Beställa med Ej förattest...15 5.1.5 Kontera varukorg...16 5.1.6 Leveransdatum...18 5.1.7 Avbryta beställning...20 5.1.8 Orderbekräftelse...22 5.1.9 Orderbekräftad med ändringar...22 5.1.10 Spara varukorg...23 5.2 Tidigare beställningar...25 5.3 Leveranskvittens...26 5.4 Manuell orderbekräftelse...27 5.5 Ordermatchning...29 Proceedo livsmedel ver 2_20160315 2

6 Fakturahantering...31 6.1 Referensnummer...31 6.2 Inkomna fakturor...31 6.3 Granskning...32 6.3.1 Fakturahuvud...32 6.3.2 Kontering...33 6.3.3 Delad kontering...34 6.3.4 Fakturaflöde...36 6.3.5 Orderinformation...37 6.3.6 Lägga till bilaga...37 6.3.7 Kommentarer...38 6.3.8 Visa faktura...40 6.3.9 Fakturahanteringsalternativ...41 Proceedo livsmedel ver 2_20160315 3

Lathund för livsmedelsbeställningar Lägg in din leveransadress som förvalt värde Bocka i rutan Ej förattest vid beställning Ange rätt leveransdatum: Arla -1 dag Övriga leverantörer, välj leveransdatum som stämmer överens med de dagar du har leverans från den samordnade varudistributionen. Hantera orderbekräftelser Leveranskvittera, vid avvikelse skriv kommentar Proceedo livsmedel ver 2_20160315 4

1 Systemkrav För att kunna köra Proceedo behöver följande komponenter vara installerade/aktiverade på datorn. Java (från version 7 och uppåt) Popupfönster skall vara tillåtna i webbläsaren, om popupfönster inte är tillåtna kommer inloggningsbilden inte att visas. 2 Användare 2.1 Ny användare För att få behörighet till systemet ska ansökan skickas in via blankett, utbildning av systemet sker via e- learning som avslutas med ett kunskapstest. 2.2 Inloggning Du måste vara inloggad på kommunens administrativa nät (på arbetsplatsen, via VPN tunnel eller inloggad via intranätet med så kallad två faktorsinloggning - ditt vanliga användarid+sms). Klicka på länken Proceedo nere i vänstra hörnet under Verksamhetssystem på Intranet så kommer du direkt till Proceedo som känner av vilken behörighet du har. Efter inloggning visas startbilden i Proceedo. 3 Startsida Efter lyckad inloggning visas Startsidan. Information Dina uppgifter Att hantera Välkomsttext Dina delegeringar Genvägar Meddelanden Proceedo livsmedel ver 2_20160315 5

Välkomsttext Här ser du information som administratörerna lägger in. Information Meddelanden Här visas information som administratörerna lägger in som t ex information om periodstängningar. Att hantera Här visas de uppgifter användaren har att hantera i systemet (beställningar, fakturor). Delegeringar - Här visas nuvarande och uppkomna delegeringar både till och från dig. Leverantörsavtal Här visas en lista över avtal som blivit upplagda i systemet för mindre än 60 dagar sedan (om man som användare är kopplad till avtalet). Genvägar Visar användarens personliga genvägar i systemet. 4 Egna inställningar Varje användare kan göra egna inställningar under Inställningar som finns längst upp till höger i bild, se nedan. 4.1 Favoriter och förvalt värde Inställningar för konteringsvärden och leveransadresser kan göras under Favoriter. 4.1.1 Favorit och förvalt värde - Kontering 4.1.1.1 Favoriter Det går att välja konteringsvärden som favoriter, detta innebär att valda värden visas högst upp i sökbilderna som används när man konterar en beställning eller faktura. Bocka i kolumnen Favorit för de värden du vill skall visas som favoriter. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 6

Kryssa i dina favoriter. Spara genom att klicka på Verkställ. 4.1.1.2 Förvalt värde Ett förvalt värde innebär att det valda värdet automatiskt läggs in i konteringsraden vid beställning och granskning av faktura, övrig autokontering som kan finnas påverkas inte av ditt val. Detta kan vara användbart om man t ex alltid använder sig av samma ansvar. Det förvalda värdet går att ändra i konteringsbilden. Om du t ex vill markera ett ansvar som ett förvalt värde som fylls i automatiskt vid kontering på beställningar och fakturor bockar du i kolumnen Förvald. Det valda värdet kommer automatiskt fyllas i vid kontering av beställning eller faktura. Det är endast möjligt att välja ett förvalt värde per konteringsdimension. Välj förvalt värde genom att bocka i kolumnen Förvald välj sedan Verkställ för att spara dina val. Se nedan. Du kan välja ett förvalt värde. Klicka här för att se en instruktionsfilm om favoriter och förvalt värde. 4.1.2 Favorit och förvalt värde Adresser Om du är inköpare och skall använda dig av leveransadresser kan du välja dina favoriter på samma sätt som med konteringsvärden. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 7

De adresser du markerar som favoriter kommer att visas högst upp när du letar på leveransadresser. Du kan även kryssa i ett förvalt värde om du vill att en specifik adress anges med automatik vid beställningar (det går att byta adress i beställningen även vid förvalt värde). Se nedan. För att spara dina inställningar klicka på knappen Verkställ längst ner till höger. 4.2 Delegering Delegering innebär att du delar sin behörighet till en annan användare under en bestämd tidsperiod. Varje användare kan själv delegera hela eller delar av sin behörighet till någon annan som ingår i samma förvaltning/organisation och har liknande arbetsuppgifter. Om behov finns av delegering utanför den grupp du tillhör ska du vända dig till supporten för Proceedo. 4.2.1 Skapa en ny delegering Välj Inställningar/Delegera, se nedan. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 8

Om det finns delegeringar så visas de i denna skärmbild. Inga delegeringar finns när denna bild är tom. För att skapa en ny delegering klicka på Ny delegering, se ovan. Nu visas en sökbild där du letar upp den person du vill delegera till. För att se vilka personer du har behörighet att delegera till klicka på Sök utan att fylla i något värde i sökrutan, se nedan. De personer som visas är de du själv kan delegera till. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 9

Om du söker på ett specifikt namn och inte får någon träff innebär detta att du inte har rättighet att delegera till den personen. Om du behöver delegera till en person som inte visas i sökrutan kontakta supporten. Markera den person du vill delegera till och klicka på Ok, se ovan. Pesonen du valt hamnar i Administration av delegeringar, markera vilka delar och under vilken tidsperiod som din behörighet ska delegeras. I bilden nedan tilldelas rättigheten att Granska faktura under den valda tidsperioden. Klicka på Ok för att spara. Tips: Om ni är 2 st som beställer varor, lägg då in en längre period ex vis 6 månader s k stående delegering för att ni ska kunna se varandras beställningar och kunna leveranskvittera. Kom sen ihåg att förlänga vid behov. Bocka i leveranskvittera och granska faktura. Dina delegeringar visas alltid på startsidan, se nedan. Startbilden 4.2.2 Ta bort delegering För att ta bort en delegering gå till Inställningar/Delegeringar längst upp till höger. Nu visas listan över dina delegeringar, för att radera en delegering klicka på krysset i kolumnen Avsluta, se nedan. Detta avslutar delegeringen omedelbart. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 10

5 Inköp För att kunna beställa varor måste aktuellt avtal finnas upplagt i systemet. Alla leverantörer finns inte upplagda i systemet men det tillkommer fler leverantörer/avtal löpande. När ett nytt avtal blivit upplagt kommer det att visas på förstasidan under Nya leverantörsavtal, se nedan. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 11

5.1 Skapa beställning (inköpare) För att kunna skapa en beställning måste du ha behörighet som inköpare, välj Inköp/Skapa beställning, se nedan. 5.1.1 Söka fram avtal/ artikel/vara Det finns olika sätt att söka fram varor, gå till Inköp/Skapa beställning. 5.1.1.1 Söka på Avtal Om du vet inom vilken avtalskategori du ska beställa varor ifrån så sök i rutan Avtalskategorier, se nedan. Om du vet vilken leverantör du ska beställa ifrån så söker du på leverantör i rutan Avtal, se nedan. 5.1.1.2 Söka på Varor och tjänster Om du vill söka på artikel/vara skriver du del av ord eller produktgrupp ex vis frukt i sökrutan under fliken Varor och tjänster, se nedan. Du kan även söka direkt på artikelnummer. I detta fält söker man på artikelnamn/artikelnummer, det går även att välja en specifik leverantör. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 12

Tänk på att när du söker på en artikel så kommer alla leverantörer visas som har just den varan. söker du på köttbulle så kommer köttbullar att visas från samtliga avtal där det finns köttbulle som Exempel: En lista visas över produkten som sökningen har gjorts på, se nedan. Detaljerad information om artikeln. Tumme upp = Avtalad vara En avtalad vara har markering med tummen upp. För mer detaljerad information om en vara klicka på informationssymbolen, nu visas utökad information. En del varor kan det även finnas en bild. Dock har inte alla leverantörer möjligthet att skicka med bilder på sina produkter. I denna rutan finns även uppgift om leveranstid på beställningsvaror t ex leverans 7 dagar om det är beställningsvaror. För ännu mer information klicka på knappen Produktblad, se nedan. Du kan även beställa produkten via denna sida, se nedan. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 13

5.1.2 Lägga till artikel i varukorg För att lägga till en artikel i varukorgen klickar på plustecknet under kolumnen Beställ, du kan även ändra antal genom att klicka på fältet Antal och sedan skriva in önskat antal. Se nedan. Observera förpackningsstorlekarna när du beställer varor, det kan styck eller större förpackningar. När du har valt en artikel läggs den i varukorgen som visas längst ner i bild, se nedan. Varukorgen visas bara när man har valt en produkt, den visas inte när den är tom. Kontrollera totalbeloppet för en rimlighetsbedömning av din beställning för att undvika Proceedo livsmedel ver 2_20160315 14

felbeställning. 5.1.3 Ändra i varukorgen Efter det att artiklarna har lagts till i varukorgen kan du ändra antal och radera artikelrader. Om du vill ändra antal kan du göra detta genom att skriva in nytt antal i kolumnen Antal eller använda dig av och + tecknet. Om du vill ta bort en artikel klickar du på X för att radera raden helt från varukorgen. Se nedan. Klicka på knappen Fortsätt nere till höger för att gå vidare till kontering. När det gäller livsmedel så kommer artiklarna att få konto livsmedel (6440) med automatik. 5.1.4 Beställa med Ej förattest När det gäller beställningar av livsmedel så ska du ALLTID bocka i rutan Ej förattest för att beställningen ska gå direkt till leverantör. Fakturan kommer som tidigare att attesteras i efterhand. Tips: Ta för vana att alltid bocka i rutan Ej förattest först innan du går till kontering. Se nedan. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 15

5.1.5 Kontera varukorg Innan beställningen kan skickas iväg till leverantören ska den konteras. Klicka på knappen Kontering.., se nedan. Nu visas konteringsbilden. Alla fält som har en stjärna framför sig är obligatoriska värden. Det går att skriva in värdet direkt i fältet genom att klicka på fältet, eller så använder du sökknappen som visas till höger om varje fält för att kunna söka fram t ex konto Proceedo livsmedel ver 2_20160315 16

Sökknapp. Om du använder sökknappen ser sökbilden ut enligt nedan. Skriv in det du vill söka på (nummer eller del av text) och klicka på Sök. Om du har valt favoriter under egna inställningar visas dessa alltid högst upp. Se nedan. Dina favoriter ligger alltid högst upp. Om valt värde ska användas på alla konteringsrader kryssa i denna. Dubbelklicka på önskad rad eller markera raden och klicka på Ok. Om det valda värdet skall gälla för alla rader som ska konteras kryssa i Sätt valt konteringsvärde på alla rader, se ovan. Det valda värdet läggs upp i konteringsraden. Fortsätt konteringen enligt ovan för de obligatoriska fälten (konto, ansvar och verksamhet). Kontera alla produktrader. Se exempel på färdigkonterad varukorg nedan. När konteringen är klar klicka på Ok, konteringsbilden försvinner och du kommer till beställningsbilden igen. Välj leveransadress och ge beställningen ett namn. Lägg gärna in leveransadressen som ett förvalt värde så den fylls i med automatik vid beställning. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 17

5.1.6 Leveransdatum Välj leveransdatum d v s det datum som du har leverans via samordnade varudistributionen. Exempelvis: har du onsdag som leveransdag så lägger du leveransdatum i beställningen till den onsdag du vill ha varorna levererade. Leveransdatum gällande Arla ange leveransdatum i Proceedo till en dag före leverans, t ex en leverans till onsdag 2 mars skall anges som leveransdatum: tisdag 1 mars i Proceedo. Beställningsstopp Proceedo håller inte reda på när det är beställningsstopp hos leverantörerna det måste ni själva hålla reda på, det är samma beställningsstopp som tidigare. Om beställning läggs för sent d v s efter stopptid t ex 14:45 så nekas ordern, men hos Martin & Server så flyttas ordern fram till närmast påföljande leveransdag, vilket kan vara en vecka senare. Detta framgår på orderbekräftelsen. För att välja datum klicka på kalenderfunktionen i fältet Leveransdatum nere till höger, se nedan. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 18

Nedan ser vi en komplett beställning med namn, artiklar, kontering och ett önskat leveransdatum. Innan du klickar på knappen Skicka kontrollera att du har kryssat i Ej förattest för att din beställning ska gå iväg till leverantören direkt. Det kommer upp en ruta med ordernummer att din order är skickad till leverantör. Du får dessutom ett mail med en orderkopia från Proceedo. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 19

5.1.7 Avbryta beställning Tips: Om du skulle ha missat att bocka i ej förattest kommer denna rutan upp istället (se nedan) och då måste du avbryta din beställning. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 20

Detta gör du under fliken Tidigare beställningar, markera din beställning och välj rutan Avbryt beställning nere till höger. Status ändras på beställningen till Avbruten. Du kan sen använda beställningen igen genom att söka fram den under Tidigare beställningar, se nedan. Markera beställning som du vill använda och klicka på Använd som mall, du har alla varor kvar i varukorgen och du behöver bara bocka i Ej förattest, trycka ok på konteringen och kontrollera att leveransdatumet stämmer, sedan klickar du på Skicka. Du kan nu se din beställning under Tidigare beställningar och vilken status den har. Du ser även flödet för beställningen längst ner. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 21

5.1.8 Orderbekräftelse En orderbekräftelse kommer efter ca 30-60 min från leverantör. Kan vara längre tid från vissa leverantörer. Vissa leverantörer kan tyvärr inte skicka orderbekräftelser. När du får en order bekräftad med ändringar så krävs det att du tittar på den och hanterar den d v s godkänner eller avvisar och kontaktar leverantören och gör en ny beställning. Om du får en orderbekräftelse med ändringar så kan det vara en vara som är överstruken. Står det sen ett datum under avser det vilket datum som leverantören kan ha den i lager. Du måste alltid göra en ny beställning. Övriga varor som ej är överstrukna kommer att levereras. Orderbekräftelser som inte har några avvikelser behöver inte hanteras, se ovan. Orderbekräftelser hittar du under Leveranskvittens, markera aktuell order och öppna Orderbekräftelser i den nedre delen av bilden, se nedan. 5.1.9 Orderbekräftad med ändringar När en eventuell orderbekräftelse kommer från leverantören kan den innehålla förändringar. Under Inköp/Leveranskvittens ser man status, order med förändringar har status Avvaktar godkännande av orderbekräftelse. Markera ordern och klicka på fliken Orderbekräftelser och sedan knappen Hantera, se nedan. Nu visas artiklarna i ordern. De rader som är överstrukna innebär avvikelse mot ordern. I detta exempel ser vi att rad 6 Senapssill är överstruken, raden under visar samma artikel igen med ett nytt datum. Detta datum talar om när produkten är beställningsbar igen (denna produkt kommer INTE att levereras). Proceedo livsmedel ver 2_20160315 22

5.1.10 Spara varukorg Om du vill spara din varukorg för att fylla på den vid ett senare tillfälle innan den skickas iväg kan du göra detta genom att klicka på knappen Spara, se nedan. När du klickat på Spara visas denna bild. Namnge din beställning för att kunna känna igen den senare. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 23

Man kan spara beställningen i två olika varianter, se nedan. Spara beställningen till senare - du sparar beställningen för att kunna fortsätta fylla på varukorgen vid ett senare tillfälle. Spara som en ny egen mall - om du har en återkommande varukorg kan du använda denna variant för att snabbt skapa en ny beställningsmall, ge den ett namn så du lätt känner igen den. Tips: Gör gärna en mall som ex vis heter Mjölk lev månd. Denna kan du sen ta upp och komplettera för var vecka. Gäller framför allt återkommande varor. Det kommer inte att fungera med att ha stående beställningar längre och därför är detta ert alternativ. Markera önskat val och klicka Ok, din mall läggs under fliken Sparade beställningar, se nedan. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 24

När en sparad mall ska används markerar du mallen och trycker på knappen Använd beställning längst ner till höger och du kan fortsätta din beställning. Se nedan. 5.2 Tidigare beställningar Tidigare beställningar kan ses under Inköp/Tidigare beställningar, enligt nedan. Nu visas en lista på dina tidigare beställningar, se nedan. Om du vill söka på en viss status på beställning väljer du det i rullisten, se nedan Proceedo livsmedel ver 2_20160315 25

Resultatlistan uppdateras automatiskt när du har valt en status. 5.3 Leveranskvittens När beställningen är mottagaren ska en Leveranskvittens göras. Det är inköparen som är ansvarig för att mottagna varor ska leveranskvitteras. Detta är viktigt för att inkommande fakturor ska kunna matchas. På startsidan meddelas om man har en leveranskvittens att hantera, se nedan. Klicka på texten Leveranser och Order eller välj Inköp/Leveranskvittens, se nedan. Här ser du dina beställningar som väntar på leveranskvittens. I den övre delen har du rubriken på beställningen, markera den beställning som ska kvitteras och den visar detaljraderna längst ner. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 26

Klicka på knappen Ny kvittens längst ner till höger. Se ovan. Nu visas bilden för Leveranskvittens, se nedan. Om leveransen stämmer överens med beställningen behöver du endast klicka Ok. Om inte alla varor är levererade ange rätt antal i kolumnen Kvittera antal, beställningen får då status Delvis kvitterad. Se nedan. OBS! kom ihåg att skriva en kommentar om det är en differens mellan vad som är levererat och vad som är beställt. Skriv in avvikande antal. Fyll i nummer på följesedeln. Vid differens lämna en kommentar om differensen. Stämmer allt välj OK Tänk på att du alltid måste leveranskvittera dina varor. Fakturan går därefter för attest (om det är någon förändring går fakturan först till dig för s k ordermatchning). För att fakturan ska kunna matcha mot order så måste du leveranskvittera. 5.4 Manuell orderbekräftelse Om en leverantör inte har skickat en orderbekräftelse innan leveranser kommer och du behöver leveranskvittera kan du behöva göra en manuell orderbekräftelse. Markera din order och klicka på knappen Manuell se nedan. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 27

Nu visas denna Proceedo livsmedel ver 2_20160315 28

Klicka Ja, nu uppdateras order, den får nu status Ej kvitterad. Nu kan du leveranskvittera. 5.5 Ordermatchning När en elektronisk beställning görs skapas en order som sedan matchas mot fakturan. Om det har skett en förändring t ex: du har inte har fått de varor du har beställt, priset har ändrats eller leveranskvittens inte har gjorts, då krävs det att du kontrollerar fakturan. Du får då ett meddelande om att du har fakturor att hantera (på startsidan eller under Faktura/Hantera fakturor ), se nedan. Startsidan Faktura/Hantera fakturor Proceedo livsmedel ver 2_20160315 29

Det kan vara olika orsaker till att en faktura behöver hanteras. Det kan vara att leverantören fakturerar mer än vad som har leveranskvitterats. Det som är avvikande och inte stämmer med ordern/inleveransen visas i de röda rutorna. Nedan ser vi en faktura, de fält som har röd ram är de som är avvikande. Denna användare har även kommenterat att hen har varit i kontakt med leverantören och väntar på en kredit. För att acceptera denna avvikelse behöver användaren klicka på symbolen i den rödmarkerade rutan för att godkänna förändringen på fakturan, och sedan välja Acceptera fakturan och Ok. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 30

6 Fakturahantering Här beskrivs flödet för både skannade och e-faktura. Granskning och kontering Attest E-faktura Skannad faktura Matchning mot abonnemang Matchning mot order Konteringskontroll Ankomsthantering Klarmarkerad Slutbokning Ankomstregistrering Alla fakturor som ligger för åtgärd syns i samma inkorg, både skannade och e-fakturor och fakturor som skapas genom en order i Proceedo. Vilda fakturor är skannade fakturor och e-fakturor som inte är genererade via en beställning i systemet. 6.1 Referensnummer Vilda fakturor ska innehålla ett referensnummer som angivits vid beställning för att fakturan ska hitta rätt granskare i Proceedo, det är mycket viktigt att ange rätt referensid vid beställningen. Ett referensnummer kopplas till en granskare, om ett referensnummer ska få en ny granskare ska detta meddelas så att systemet blir uppdaterat med rätt information för att få träff i fakturaflödet. 6.2 Inkomna fakturor När en granskare har fakturor att hantera kommer ett mail en gång och dagen och så visas detta på startsidan. Det går att klicka i det blåa fältet för att komma till fakturahanteringen direkt, se nedan. Alternativt väljer man Faktura/Hantera fakturor, se nedan. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 31

Fakturor som behöver hanteras visas här. Använd filer för att se fakturor med annan status. Granskaren se de fakturor som behöver behandlas och vilken status de har. För att granska en faktura, dubbelklicka eller markera önskad rad och klicka på knappen Hantera nere till höger. 6.3 Granskning Vald faktura visas i en ny bild, se nedan. Denna sida innehåller all information som finns om fakturan. Det finns flera sidor som hör till aktuell faktura, Fakturahuvud, Ordermatch, Kontering, Fakturaflöde och Orderinformation. 6.3.1 Fakturahuvud Denna sida visar uppgifter om leverantören så som namn, org.nr mm. Här ser man även fakturanummer, fakturadatum, förfallodatum mm. Kontrollera att uppgifterna på denna flik stämmer överens med fakturan. Se nedan. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 32

6.3.2 Kontering Det är här kontering av fakturan ska göras av granskaren. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 33

För att kontera fakturan, klicka på det fält som ska konteras. För att fylla i värden kan man klicka direkt i fältet och skriva in t ex konto. Om du vill söka efter konton klicka på sökknappen. En sökbild visas för aktuellt värde. Dina favoriter hamnar alltid högst upp i sökbilden, fyll i nummer eller del av text du vill söka på och klicka Sök. För att använda ett värde från söklistan markera önskad rad och välj ok. Om samma värde ska användas för alla konteringsrader bockar man i rutan Sätt valt konteringsvärde på alla rader, se nedan. Efter valt värde klicka Ok, nu visas konteringsbilden igen med dina valda värden. 6.3.3 Delad kontering Det går att dela på konteringen. I fliken Kontering på aktuell fakturan finns knappen Lägg till rad, se nedan. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 34

Efter Lägg till rad läggs en konteringsrad till upp. Se nedan. Tänk på att dela upp beloppet så att ingen differens finns. Om fördelningen av kostnaden skapar differens visas ett felmeddelande. Det går inte att spara så länge det finns en differens på totalbeloppet. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 35

Om kontering sker på olika ansvar så kommer attesten ske på radnivå till respektive attestant. 6.3.4 Fakturaflöde Denna sida visar information om fakturans gång, klicka på de olika ikonerna för att få detaljerad information i rutan nedanför ikonerna, se nedan. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 36

6.3.5 Orderinformation Ingen information finns på denna sida när det är en vild faktura, det är endast om fakturan gäller beställning som gjorts i systemet. 6.3.6 Lägga till bilaga Det går att bifoga fil till fakturan, klicka på knappen Bifoga fil I dialogrutan som visas klicka på Lägg till för att lägga till en bilaga t ex en deltagarlista vid kurs eller konferens, det går även att skriva en kommentar. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 37

6.3.7 Kommentarer Kommentarer som finns på fakturan kan ses under Kommentarer. Leverantörskommentar är noteringar som kommer från leverantören. Fakturakommentarer är händelser som är kopplade till fakturan, t ex att en bilaga lagts till. Eller att man har skrivit in en egen kommentar, se nedan. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 38

För att lägga till en ny kommentar på fakturan skriv i fältet Ange kommentar, se nedan. Klicka Ok, nu sparas kommentaren och är synligt i fakturahuvudfliken. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 39

Fakturan går vidare till attestanten, i fakturalistan har fakturan ändrat status till Attest ej utförd.. 6.3.8 Visa faktura För att se fakturabilden klicka på Visa faktura. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 40

6.3.9 Fakturahanteringsalternativ Det finns olika alternativ för att markera fortsatt hantering av fakturan. Behandla senare Detta alternativ sparar fakturan för senare behandling och eventuella ändringar är sparade. Den ligger kvar med status Granskning ej utförd.. Acceptera fakturan När en faktura är konterad och granskad och den är klar för att skickas vidare till en attestant markerar man detta val och klickar Ok. Ange annan granskare Om fakturan ska skickas till en annan granskare. Markera valet och klicka Ok, nu visas en sökbild där man söker upp den granskare man vill skicka fakturan vidare till. Inte min faktura Om fakturan inte tillhör dig och du inte vet vem som ska ha den väljer du detta alternativ. Du Proceedo livsmedel ver 2_20160315 41

måste ange en kommentar då denna faktura går till administratör. Klicka Ok efter det att kommentaren skrivits in. Fakturan går till administratör för kontroll. Proceedo livsmedel ver 2_20160315 42