Academedia Ekonomi LEVERANTÖRSFAKTUROR 2014
AcadeMedias leverantörsreskontra Team Alexandra Lindkvist (chef) Veronica Granfors Cecilia Hermanson Annelie Navin Misa Pavlovic
AcadeMedias leverantörsreskontra Team Alexandra Lindkvist (chef) Veronica Granfors Cecilia Hermanson Annelie Navin Misa Pavlovic Om oss Teamet består av 4 personer Gemensamt nummer och mejladress = ej personberoende Support måndag-fredag, kl. 8-16 Fakturahanteringssystem Opto Vi hanterar ca 134 000 fakturor/år och 31 bolag (exkl VUX)
Beställning av varor och tjänster Beställning av vara eller tjänst beställaren behöver veta vilken fakturaadress och fakturareferens som gäller
Beställning av varor och tjänster Beställning av vara eller tjänst beställaren behöver veta vilken fakturaadress och fakturareferens som gäller Fakturakrav att ge till leverantören
Fakturaadress Bolagsnamn AB HTG 4XXX FE 143 10569 STOCKHOLM Er referens: XXXXX
Vägen från beställning till faktura i Opto Skanning och tolkning av fakturorna Bankgirot (pappersfakturor och PDFfakturor)
Vägen från beställning till faktura i Opto Skanning och tolkning av fakturorna Bankgirot (pappersfakturor och PDFfakturor) E-fakturor Crediflow och ConrabOpto
Felaktig/ofullständig faktura Ankomstregistrering av fakturor som inte automatregistreras sker vid ny leverantör, felaktig fakturaadress eller avsaknad av korrekt fakturareferens. Viktigt att ange korrekt fakturaadress!
Exempel på felaktigheter i fakturaadressen
Kontering och attestering av fakturor Kontering och attest görs av verksamheterna. För mer detaljerad info se Attestinstruktion
Påminnelser, inkasson, kronofogdeärenden Administration av betalningspåminnelser, inkasson och eventuella kronofogdeärenden. Verksamheten driver eventuella tvister/ärenden gentemot leverantör, med oss som stöd.
Extra granskning av vissa fakturor Kontroll av leverantörsgruppen att kontering som gjorts på utvalda konton är redovisnings- och skattemässigt korrekt.
Betalning av fakturor Betalning av fakturor görs måndag, onsdag och fredag. Vi garanterar betalning av fakturor förutsatt att; fakturan är färdigattesterad av sista personen i flödet 5 dagar innan förfallodatum. Tänk på att det ofta är någon efter dig i flödet som också ska attestera fakturan.
Betalning av fakturor Betalning av fakturor görs måndag, onsdag och fredag. Vi garanterar betalning av fakturor förutsatt att; fakturan är färdigattesterad av sista personen i flödet 5 dagar innan förfallodatum. Tänk på att det ofta är någon efter dig i flödet som också ska attestera fakturan. Bokning av fakturorna som betalda görs först efter att återrapportering har kommit från banken
Support och administration Support till interna kunder och leverantörer Utbildar nya användare i process och i Opto
Support och administration Systemadministratörer överblickar verksamheternas kontobehörigheter. Skapar nya konton, korrigerar konteringsbehörigheter och avslutar konton. Två gånger per år går vi igenom alla behörigheter tillsammans med controller.
Redovisningsregler Inventarier Fakturor som konteras på konton som börjar på 12-, går till din redovisningsekonom för kontroll i Opto. Beloppsgränsen för inventarier är 22 200 kr. Kommentar på fakturan är ett måste i Opto. Exempelvis Renovering matsal HT 2011 Periodisering Kostnader ska periodiseras när beloppet överstiger 10 000 kr och det avser framåt i tiden. Perioden som avses ska framgå på fakturan. Om fakturan är konterad på olika kostnadsställen och konton gäller 10 000 kr/kst och konto. Lokalhyror konto 5010 periodiseras med särskilda nycklar i OPTO som börjar på h. Exempel: lokalhyra avseende januari-mars inkommer i december. Periodiseras med nyckel h3m1 Kostnaden fördelas då på tre månader med start nästkommande månad.
Redovisningsregler Avdragsgilla kostnader Fakturor som konteras på avdragsgilla konton stannar för kontroll. 7631/7632 90 kr/person + moms konteras som avdragsgill. Resterande belopp konteras som ej avdragsgill. En deltagarlista ska bifogas. Kringkostnader Om det varit kringkostnader, exempel bowling eller musik konteras ytterligare 180 kr/person på konto 7631 (utöver 90 kr/person+momsen). Julgåva Om 450 kr/person eller mindre konteras beloppet på 7693. Om beloppet överstiger 450 kr/person konteras hela beloppet på 7632.
Redovisningsregler 5831 Agenda på minst 6 h och deltagarlista ska finnas som bilaga. Om kostnaden inte ingår i konferenspaketet ska det inte konteras på konferens. (middag efter konferensen ska exempelvis konteras på 7631/7632) 6991/6992 Kontot ska bara användas om inget annat konto passar. Kostnaden är avdragsgill om den har med verksamheten att göra. 6981/6982 Bara serviceavgifter är avdragsgilla. (Beloppet på fakturan minus medlemsavgift=avdragsgillt, resten ej avdragsgillt)
Redovisningsregler Hyror Fakturor som konteras på hyreskonton stannar för kontroll. 5010- Lokalhyra. Bara själva lokalhyran konteras på detta konto, vid periodisering används en h-nyckel. Elen bryts ut och konteras på konto 5300. Elen ska periodiseras när den överstiger 10 000 kr oberoende av det totala beloppet på fakturan. 5011- Tillfällig hyra, exempelvis gymnastiksal eller förråd. 5012- Garagehyra.
Redovisningsregler Övriga konton 4460 Terminskort. Om kostnaden ska vidarefaktureras till kommunen ska det konteras på konto 1689. Fråga din redovisningsekonom om du är osäker. 1970 Uttag ska konteras på 1970. 6570 Kostnad uttag från bank 8420 Påminnelseavgift, räntekostnad, inkassokostnad. 7693 Exempelvis personalfika, blomma till personal. Beloppet kan variera beroende på hur många personer det berör. Kostnad för nyttjad inkassotjänst Vid de fall där vi har nyttjat en inkassotjänst för att driva in en skuld ska kostnaden konteras på konto 6490
Bokslut Vi stänger Opto den 1:a vardagen i månaden kl.17.00 det är viktigt att användarna inte går in och godkänner fakturor i Opto efter kl. 17, då det försvårar vårt arbete och skapar differenser som måste redas ut under bokslutskvällen. Vi skickar ut påminnelsemejl 1 till användarna en vecka innan, samt påminnelse nr 2 två dagar innan vi stänger systemet Finns info om bokslutet på Supportwebben Det är viktigt att så mycket som möjligt är konterat och attesterat innan vi stänger systemet och vi ber er tänka på detta i slutet på varje månad.
Beställning av Optokonton Du använder samma inloggningsuppgifter till Opto som du har till Servicecenter (IT-ärenden) och Supportwebben. Beställning av Optokonton görs på Servicecenter: Du kan beställa ett nytt konto, beställa ändring av ett befintligt konto samt beställa borttagning av ett konto. Observera att beställningar görs av närmaste chef till Optoanvändaren. Länk till Servicecenter: https://servicecenter.academedia.se För mer information och instruktion besök Supportwebben
Kontaktuppgifter Telefonnummer: 08-545 610 20 E-mail: leverantor@academedia.se Telefontider: Måndag-fredag 8-16 Lunchstängt 12.00-13.00