FAKTURAPORTALEN - MANUAL

Raindanceportalen presenterar FAKTURAPORTALEN - MANUAL Raindance- version 2009 vår Frågor eller rapportera skanningfel: Marianne Aspenberg ankn 2998 Lösenord och behörigheter: Bijan Shafeie ankn 1365

INNEHÅLLSFÖRTECKNING Använd Ctrl funktionen och klicka för att komma direkt till önskat avsnitt vid digital läsning Inledning 5 Rutiner som måste tillämpas vid skanning 6 Rutiner som måste tillämpas vid skanning 7 Rutiner som måste tillämpas vid E-faktura 8 Daglig filinläsning i Raindance 9 Inloggning i Classic OBS! enbart för dig som har denna rättighet till Classic 10 Användare och behörigheter i FP 11 Beloppsbegränsa attester 11 Ansökan om behörighet attest och utanordningsregler 11 Att byta lösenord 12 Meddelande om fakturor via din E-post 14 Inloggning i Fakturaportalen 15 Popup-fråga om krypterad information JA eller NEJ? 16 Din inkorg och flikmenyn 17 Din inkorg forts 18 Din inkorg forts. 19 Mina inställningar 20 Fakturabilden, konteringflik, cirkulationsflik och fakturainformation 21 Granska fakturan KOM IHÅG INTRASTAT 22 2

Beställningsgodkänna en faktura 22 Kontera en faktura 23 Ändra en konterad rad 23 Sökning av konteringsbegrepp 24 Lägga till ett meddelande eller bifoga ett dokument med fakturan 25 Attestera fakturor 26 Ta bort attest 27 Utanordna först därefter signera 28 Ta bort en utanordning 29 Signering sker efter utanordning 29 Cirkulation 30 Cirkulation forts 31 Centralen 32 Centralen forts 33 Att ändra en faktura 34 Att lägga till INTRASTAT-uppgifter samt korrigera utb kod 35 Att makulera en faktura 36 Fakturahistorik 37 Fakturahistorik forts 38 Rutiner efter indragen registreringsrätt för lev.fakturor i Raindance Classic 39 Instruktioner för hantering av utländska fakturor 40 3

Instruktioner för utlägg i fakturaportalen ( SU 9065 och SU 9066 ) 40 Utlägg till mottagare med bank i annat land än Sverige 42 Leverantörsmeddelandets innehåll efter skanning av utlägg och förskott 44 Hantering av kreditfakturor 45 Bokning i Raindance av kreditfaktura 45 Kreditfakturor avseende anläggningar ( konto 1271) 45 Reglering i samband med utbetalning (huvudregeln) 45 Reglering via inbetalning till SU 45 Instruktioner ang. försättsblad för vissa fakturor och rekvisitioner (SU 9067) 46 Att söka faktura i FP 47 Avancerad sökfunktion 48 Alternativ fakturalayout för E-fakturor 49 Betalning via correspondentbank 50 4

Inledning Välkommen som användare i vårt ekonomisystem som på Stockholms universitet heter Raindance. Denna manual är anpassad till version 2009vår av Raindance. Som användare kan man ha behörighet i såväl Raindance Classic som Raindanceportalerna Fakturaportalen respektive Bokföringsportalen. Raindance Classic är uppbyggt av olika moduler, t.ex. reskontra (RK), anläggningar (AR), fakturaportalen (FP) med flera. För att arbeta med Fakturaportalen (FP) och leverantörsfakturorna behöver man inte ha tillgång till en klient som är kopplad till Raindance Classic utan FP anropas via en länkadress på Internet. Universitetets leverantörsfakturor skannas av Aditro AB som levererar fakturorna via fil varje vardag. Därefter ansvarar ekonomiavdelningen för att filerna blir inlästa i ekonomisystemet. Rejectpost 1 dvs. sådant som ej ska / kan skannas skickas till ekonomiavdelningen 2 ggr per vecka och distribueras via internposten till institutionerna. Därutöver, sedan 2008-07-01 ska alla fakturor mellan myndigheter hanteras som E-faktura. Med början HT2009 ansluts även privata leverantörer till E-faktura. Nedan visas ett flödesschema för leverantörsfakturorna. Original arkiveras av Aditro E-faktura från leverantör FAKTURA från leverantör Tolkning av faktura Textfil och bild till SU Itellas fakturaväxel INSTITUTION XX Utländska. fakturor + utlägg+ fakturor med fel adress Skanning av faktura Inläsning i Raindance E-faktura inläsning Skanningscentral Aditro AB Postöppning preparering buntning Skannade fakturor & E-fakturor till adm inkorg på institutionen. Rejectpost till SU ekoavd ca 2ggr per vecka Med internpost till inst. 1 Till exempel felaktiga fakturor som saknar orgnr eller facknummer, ordererkännanden, påminnelser, inkasso, böcker, biljetter 5

Rutiner som måste tillämpas vid skanning För att minska antal problem med fakturor som skannas använd nedanstående punktlista för genomgång då och då, de vanligaste felen härrör till nämnda punkter. Uppge den nya fakturaadressen vid varje beställning. Påtala för leverantören att leveransadressen är oförändrad. Tag för vana att även uppge institutionens kundnummer till leverantören när du ändrar fakturaadressen, universitetet är stort. Det är det sexsiffriga facknumret som är unikt och därför identifierar din institution vid filinläsning. (Det sexsiffriga facknumret används även som beställningsreferens vid e-faktura) Ny fakturaadress som måste anges på alla fakturor och kuvert som sänds till skanning Institutionsnamn Stockholms universitet Fack 710 _ ( alternativt Fack 450 _ ) R 017 ( alternativt R 054) 106 54 STOCKHOLM Organisationsnummer tillhörande leverantören måste finnas på alla fakturor som ska skannas. Saknas detta skannas inte fakturan utan kommer tillbaka till institutionen med rejectposten. OBS! Utländska leverantörsfakturor ska ej adressändras hos leverantören. 2 Dessa fakturor ska adressändras manuellt av institutionen ( institutionens riktiga adress stryks) samt märkas med leverantörens RDLEVID från Raindance som skrivs för hand någonstans i sidhuvudet på fakturan. RDLEVID söker du själv fram i Raindance Classic om du är ansvarig administratör för FP på din institution. Texten RDLEVID måste anges innan själva ID. Exempel: en amerikansk leverantörsfaktura måste märkas med texten RDLEVID US456 i sidhuvudet på fakturan, sedan skickas den till Posten för skanning. Var noga med att välja korrekt RDLEVID, en del utländska leverantörer finns med många RDLEVID i Raindance, se t.ex. Blackwell. OBS! Se vidare övriga instruktioner i lathunden för utländska fakturor innan skanning. Granska alltid bilagorna på skannade fakturor när det finns sådana det har hänt att bilagorna är fel eller tillhör andra fakturor. Detta ska alltid felanmälas till marianne.aspenberg@eko.su.se Var aktsam med att inte skriva / täcka över annan information på de utländska fakturorna när ni anger RDLEVID. Likaså om ni använder klisterlappar med nya fakturaadressen får denna inte klistras över någon annan information förutom den gamla fakturaadressen. 2 Undantaget leverantörerna Dawson, MWG Biotech samt Fermentas Gmbh som har svenska PG och ett stort antal fakturor till universitetet, dessa tre företag kan skicka sina fakturor direkt till skanning. 6

Rutiner som måste tillämpas vid skanning Fakturor från Eurocard och liknande ska ej adressändras hos leverantören utan ska skickas till institutionen dessa adressändras därefter manuellt av dig som är administratör och skickas sedan till skanningen med tillhörande kvitton som bilagor. Utlägg måste hanteras med särskild blankett, SU9065 och SU9066, med originalkvitton som bilagor. Alla utlägg ska kontrolleras och skickas till skanning av administratören. Kvitton måste alltid tejpas, använd beständig arkivtejp. Lämna ca 5 cm tomt i vänstermarginal för att minska risken för fel vid skanning. Består en faktura eller utlägg av flera sidor som ni skickar till skanning, häfta alltid ihop sidorna. Betalningsunderlag som inte fungerar som vanliga fakturor såsom inbetalningskort, Internetunderlag etc. hanteras med särskild blankett, SU9067. Skapa unika fakturanummer om det saknas fakturanummerfältet får ej lämnas tomt! Huvudregeln är alltid att leverantören ska kunna prestera en faktura med alla normala uppgifter enligt lagkrav. Fakturor som har extremt många bilagor ( > 30 ) kan bilagorna arkiveras på institutionen och fakturan som skannas ska då hänvisa till bilagorna och tvärtom så att de alltid kan kopplas ihop. Rådgör med ekonomiavdelningen från fall till fall. Huvudregeln är att vi skannar allt. Felrapportering Ska ske till Marianne Aspenberg på ekonomiavdelningen när era fakturor fått felinlästa värden ( t.ex. fel belopp) eller om bilagorna har blivit fel på något sätt eller saknas. Betala aldrig felaktigt skannade / inlästa fakturor utan att först samråda med ekonomiavdelningen. 7

Rutiner som måste tillämpas vid E-faktura Ett antal åtgärder görs av Ekonomiavdelningen innan en E-faktura kan levereras eller skickas. Leverantören/kunden ska vara routad i Itellas fakturaväxel och även vara upplagd i Raindance med så kallad partsinformation. Därefter meddelar Ekonomiavdelningen institutionerna när en leverantör/kund är produktionsklar och kan hantera E-faktura. Vid beställning ska beställarreferens alltid anges till leverantören. Institutionerna anger sina tilldelade unika facknummer som referens. Beställarreferens ska innehålla sex siffror varav prefix 710XXX eller 450XXX används. E-fakturan levereras från avsändande part (myndighet, företag ) via Itellas fakturaväxel och läses in löpande i Fakturaportalen (Raindanceportalen). Felrapportering ska till Marianne Aspenberg. 8

Daglig filinläsning i Raindance Aditro skannar in alla fakturor och skickar sedan en fil till universitetet som sedan läses in i Raindance av ekonomiavdelningen. Senast dagen efter fakturan skannats får universitetet filen, men den kan ibland anlända samma dag. Ekonomiavdelningen ombesörjer sedan att institutionens fakturor elektroniskt levereras till din institution dvs. till administratören. Fakturorna är redan ankomstregistrerade då de anländer till institutionen och momsen är konterad. Administratören på institutionen fördelar fakturorna vidare till respektive person som ska beställningsgodkänna, kontera och / eller attestera. Prefekt eller motsvarande utanordnar slutligen fakturorna. Fakturorna är då klara för betalning. E-fakturor som kommer från Itellas fakturaväxel läses in löpande i Raindance 3. Bilden nedan visar ett exempel över leverantörsfakturornas flöde på institutionen. Emma Administratör brevlåda Erik Attestant Siw Utanordnare Lena Attestant Till betalning 3 Kundfakturor som skickas som E-fakturor från universitetet skapas och får status definitiv av institutionen. Utgående E-fakturor skickas en gång i halvtimmen. 9

Inloggning i Classic OBS! enbart för dig som har denna rättighet till Classic När du är användare i fakturaportalen måste du fortsättningsvis använda begreppet enhet när du loggar in i Raindance Classic. Enhetsnumret = institutionsnummer. 10

Användare och behörigheter i FP Användarna i FP är grovt uppdelade i administratörer och övriga. Endast administratörer kan använda institutionens central och har tillgång till kommandot Ändra faktura. En administratör har inte per automatik attest- eller utanordningsrätt, men kan alltid beställningsgodkänna och kontera. En administratör kan vara fakturamottagare vilket innebär att alla fakturor som anländer till institutionen cirkuleras till administratören vid den dagliga filinläsningen. Övriga användare har som lägsta behörighet, precis som administratörer, kontering och beställningsgodkännande. Däremot måste attest och / eller utanordningsrätt beställas av ekonomiavdelningen. Beloppsbegränsa attester Det är även möjligt att tilldela en beloppsbegränsning för en attestant. Attestanten begränsas då, t.ex. med ett takbelopp på 10 000 kr, till att attestera som mest 10 000 kr per faktura. För att aktivera denna funktion, skicka en e-post till kent.kardell@eko.su.se med uppgifter om attestanten och beloppsgräns. Ansökan om behörighet attest och utanordningsregler För nyupplägg eller ändring av användare och behörigheter ska du skicka blanketten Beställning av användaridentitet för Raindance (SU 9063) till Bijan Shafeie på ekonomiavdelningen. Blanketten finns i blankettarkivet i mappen ekonomi. Förändringar av attest- och utanordningsrättigheter ska även meddelas Christer Niklasson på blanketten Beslut och förteckning över attestberättigade respektive utanordningsberättigade med tillhörande namnteckningar. Blanketterna finns i blankettarkivet i mappen ekonomi. Läs vidare i regelboken om attest- och utanordningsregler och deras innebörd. 11

Att byta lösenord Du måste byta ditt lösenord efter din första inloggning. Klicka på knappen Mina inställningar så hittar du fliken Allmänt. Ditt nya lösenord måste vara minst 6 tecken långt, därav minst 3 bokstäver och 1 siffra, t.ex. Portal5. Det måste också skilja sig tydligt från ditt gamla lösenord. Du kan inte byta från faktura1 till faktura2 etc. Till sist klickar du på Spara knappen. 12

Notera följande: 1) Man har 3 försök med sitt lösenord innan systemet låser för ytterligare försök. För att häva låsningen och få ett nytt lösenord måste du kontakta bijan.shafeie@eko.su.se. 2) Var aktsam med att spara lösenordet vid inloggning med hjälp av Windowsklienten. Detta innebär att du med tiden förmodligen glömmer bort ditt lösenord eftersom det per automatik alltid anges. 3) Efter 90 dagar måste lösenordet alltid bytas. 13

Meddelande om fakturor via din E-post När det finns fakturor som ska godkännas/attesteras eller utanordnas får du ett standardmeddelande via din e-post. Här ser du avsändare och fakturanummer. Det genereras en e-post per faktura. Du behöver endast använda en länk för att nå inloggningssidan, övrig e-post vid samma tillfälle kan du genast radera. Du kan stänga av e-postfunktionen via Mina inställningar, men då får du inte någon information när det finns nya fakturor i din inkorg. 14

Inloggning i Fakturaportalen Användare Lösenord Företag Ditt användarnamn Ditt lösenord Lämnas alltid blank vid inloggning i FP Klicka OK, du kommer då till din Inkorg (Observera att om du är inaktiv i Portalen c:a 30 minuter låses programmet. Avsluta genom att trycka på krysset längst upp till höger. Du måste då logga in igen.) 15

Popup-fråga om krypterad information JA eller NEJ? Det kan inträffa, pga. att FP innehåller krypterad information, att du får upp en popup-fråga när du arbetar i FP. Svara alltid på frågan dvs. kryssa inte bort frågan, du får då inte se fakturabilden. En del användare ska svara JA andra NEJ. Detta beror på vilken Adobeversion du har för frågan är olika formulerad! I exemplet nedan ska man svara JA. I den alternativa frågan i annan Adobeversion är svaret NEJ. Sidorna är alltjämt krypterade oavsett vad frågerutan påstår, därför ska du alltid acceptera att släppa igenom informationen som påstås vara osäker. 16

Din inkorg och flikmenyn Din inkorg med tillhörande arbetsflikar visas efter inloggning. Det är i inkorgen som fakturorna hamnar. Observera att tillgången till arbetsflikar och knappar ser olika ut beroende på vilken typ av behörighet man har. Du som har administratörsbehörighet har t.ex. tillgång till Centralen, det har inte övriga användare på din institution. 17

Din inkorg forts När du vill behandla alla fakturor klickar du på knappen Kontera/Attestera. När du är klar med en faktura kommer nästa upp med automatik om du trycker på knappen Nästa. När du vill behandla en särskild faktura, dubbelklickar du på den fakturan. För avslut tryck på knappen Tillbaka Förklaring av kolumnerna i inkorgen Faktura Fakturans löpnummer i ekonomisystemet Raindance Namn Leverantörens namn D.typ Dokumenttyp Belopp Fakturabelopp inkl. moms Valuta Fakturans valuta Väntat Antal dagar fakturan väntat i FP sedan den blev inläst i Raindance Förfaller Antal dagar kvar till förfallodag ett negativt tal = antal dagar förfallen Meddelande Meddelande till inkorgens ägare, hämtas från meddelanderaden vid cirkulation av en faktura, se vidare avsnittet Cirkulation sid.29 Status Ger information vid utanordning eller om fakturan är under utredning Alla kolumner kan sorteras i stigande och fallande ordning genom att klicka på rubrikerna. 18

Din inkorg forts. Förklaring av knappar. Byt företag är en högre rättighetsnivå, du ser inte den knappen i normalfallet. Kontera/Attestera Se föregående sida. Mina inställningar: Här kan du stänga din inkorg, hänvisa den till någon annan inkorg mm. Funktionen används med fördel vid semestrar etc. OBS! En inkorg måste vara tom för att den ska var möjlig att stänga. Det är under denna funktion som du också kan stänga av e-postfunktionen så att det inte skapas någon e-post när du får nya fakturor. Byte av lösenord sker också under denna funktion. Signering Används enbart av utanordnare. Med hjälp av lösenordet signerar utanordnaren som sista moment de utanordnade fakturorna, men de måste först utanordnas. 19

Mina inställningar Klicka på knappen Mina inställningar. Nu visas information om inkorgen. Under fliken Allmänt byter du lösenord. Status om inkorgen är öppen eller stängd. För att kunna stänga inkorgen får du inte ha några fakturor kvar om inkorgen är hänvisad till någon annan användare samt om frånvaro är noterat om e-posten är aktiverad ( alltid eller ingen) Knappen Flytta innebär att alla fakturor flyttas till den användare du valt att hänvisa till. Eskalera till chef används inte Alla användare har tillgång till sin egen inkorgs inställningar. Spara alla ändringar. 20

Fakturabilden, konteringflik, cirkulationsflik och fakturainformation Öppna en valfri faktura genom att dubbelklicka på raden. Man kan dela upp visningen i fyra delar: Fakturabilden - visas i Pdf-format 4 Konteringsflik Cirkulationsflik Fakturainformation Med hjälp av pilarna kan du förflytta dig i vertikalt och horisontellt i konteringsrutan genom att ställa markören på någon av pilarna. 4 Fakturabilden är i Adobe PDF och kan både förstoras och förminskas, sparas på din dator, skrivas ut och e- postas. Att e-posta fakturabilden kan med fördel användas då mottagaren saknar behörighet att använda FP. På så sätt kan denne ändå få se fakturabilden och ge dig information per e-post. 21

Granska fakturan KOM IHÅG INTRASTAT Innan du beställningsgodkänner och konterar fakturan ska du alltid granska att den är korrekt skannad och tolkad, att bilagorna är i sin ordning samt komplettera INTRASTAT uppgifterna på utländska fakturor från EU. Fel på fakturan eller bilagor ska alltid rapporteras till marianne.aspenberg@eko.su.se. Beställningsgodkänna en faktura Efter granskning och INTRASTAT arbetet klickar du i rutan beställningsgodkännande ovanför konteringsraden, se 1. Ditt namn syns då intill rutan = best.godkännande klart. 1. 22

Kontera en faktura 3. 2. 1. Kontrollera först att fakturan är Beställningsgodkänd. Gå sedan ned till konteringsrutan och fyll i konto, (enhet), aktivitet, (projekt), och belopp, se 1. Klicka sedan på knappen alternativt enter / returknappen för att bekräfta konteringen. Den bekräftade konteringen kommer att synas som en egen rad längst upp i konteringsfönstret. En faktura kan delkonteras av olika användare, men fakturan är inte färdigkonterad förrän beloppet vid Att kontera, se 2, visar 0.00 kr. OBS! Bevaka att begreppet Radtyp, se 3, behåller korrekt värde som normalt ska vara Kostn. Behöver du byta radtyp så klickar du på rullgardinen för att byta radtyp vid kontering av anläggningar, återbetalningar mm. Ändra en konterad rad Om du vill rätta en kontering, när du redan använt rutan klickar du antingen på den konteringsruta du önskar ändra eller om du vill börja om helt så slänger du hela den konterade raden med. Observera att en kontering som är attesterad inte kan ändras utan att den först avattesteras vilket enbart kan göras av den som har attesterat. 23

Sökning av konteringsbegrepp Om du behöver söka t.ex. ett konto eller en aktivitet så klicka på den blå kolumnrubriken. Samtliga rubriker som är blå är klickbara och du hamnar då i en tabell där du gör ditt val. I detta exempel vill vi söka ett konto. Klicka först på den blå rubriken konto. Skriv kontoslag före * i rutan kod eller skriv ett ord före * i rutan benämning och klicka OK för att få ett kontoförslag. OBS! Även passiva konton visas. Markera valt kontoslag. Klicka OK. Konteringen är klar. Nästa steg är antingen att du attesterar eller cirkulerar fakturan till attestanten. 24

Lägga till ett meddelande eller bifoga ett dokument med fakturan 1. 2. Meddelande- respektive dokumentfunktionen illustreras med varsin ikon, meddelandeikonen är den vänstra med en penna. När det finns ett meddelande som tillhör fakturan är den vänstra ikonen röd. När det finns ett dokument kopplat till fakturan är den högra ikonen röd. Lägga till ett meddelande 1. Vill du infoga ett meddelande, t.ex. för att förtydliga innehållet i fakturan eller kommentera något i samband med fakturan, klicka på ikonen med pennan. Du får fram en ruta där du skriver ditt meddelande. Om det redan finns meddelanden klickar du på Skriv inlägg för att börja. Tänk på att när du sparat meddelandet går det aldrig att ta bort detta. Klicka sedan på SPARA. Stäng sedan fönstret. Det senaste meddelandet hamnar längst upp. Ikonen blir röd när det första meddelandet skapas. Därefter måste man titta om något nytt meddelande har lagts till. Bifoga ett dokument 2. Klicka på den högra ikonen med dokument och hämta det dokument från din hårddisk som du vill bifoga fakturan. Det kan t.ex. vara ett Word- eller exceldokument med en deltagarlista från en middag eller resa. OBS! Dokumentnamnet kan ha maximalt 30 tecken och inte innehålla å, ä eller ö. Välj Bifoga och sedan Stäng. Sedan kan du klicka på ikonen igen för att kontrollera att det har fungerat dvs. du ska nu kunna se ett bifogat dokument. 25

Attestera fakturor Du som är ATTESTANT ska kontrollera att fakturan är best.godkänt samt att den är korrekt konterad (de rader som du attesterar). Notera att det går att kontera en faktura fast den inte är beställningsgodkänd MEN för att kunna attestera krävs att ett beställningsgodkännande är utfört. En attest kan av säkerhetsskäl enbart avattesteras av den person som attesterat. 1. 1. Vill du ta bort eller ändra den föreslagna konteringen? För att ta bort konteringsraden klicka på se 1. alternativt klicka på den konteringsruta du önskar ändra så öppnas den. Gör sedan en ny kontering. 2. För att attestera klickar du på stämpeln på den rad som du vill attestera. Ska du attestera samtliga rader klickar du i kolumnen på stämplarna. 3. Du ser att din attest blivit bekräftad genom att din signatur syns i den första kolumnen (ATT), se 2 på nästa sida. När du är klar ska fakturan cirkuleras för utanordning. 26

2. Ta bort attest Attest kan endast tas bort av samma person som attesterat. Behöver du ta bort din attest klickar du en gång på din signatur, signaturen blir då blå. Sedan klickar du en gång till på signaturen, nu försvinner attesten och konteringen blir möjlig att ändra. 27

Utanordna först därefter signera Klicka på Kontera / Attestera knappen. Nu öppnas en faktura i taget för utanordning om du därefter väljer Nästa faktura. Fördelen med detta arbetssätt är att när du inte har fler fakturor att utanordna hamnar du per automatik i signeringsläge. 2. När du granskat fakturan och konstaterat att attesten är gjord av rätt person ska du utanordna fakturan. Om något är fel måste fakturan först returneras till attestanten innan konteringen kan ändras. En attest kan av säkerhetsskäl enbart avattesteras av den person som attesterat, gäller även utanordning. Attest respektive utanordning kan aldrig ske av samma person. För att utanordna hela fakturan klickar du på kolumnen UTA vid se 2. Din signatur syns därefter under rubriken UTA. 28

När din utanordning är klar väljer du Nästa faktura, finns inga fler fakturor kommer du till signeringsläget. Nu ska du slutligen signera dina utanordnade fakturor, se nästa sida. Ta bort en utanordning Du ser att din utanordning blivit bekräftad genom att din signatur syns under. Vill du ta bort din utanordning klickar du på kolumnen UTA. Din signatur blir då blå, du klickar sedan ännu en gång på samma plats, din signatur försvinner. Signering sker efter utanordning Genom att klicka på knappen Signering när du befinner dig i din inkorg kommer du att få upp ovanstående bild med de fakturor som har utanordnats av dig. Alternativt hamnar du i signeringsläget direkt efter att du har utanordnat en eller flera fakturor och sedan valt Nästa faktura. I signeringsläget visas de fakturor som du har utanordnat och som du signerar tillsammans. Du ska ange ditt lösenord och sedan klicka OK. Fakturan får nu status definitiv i reskontran och kan inte ändras. Fakturan är klar för betalning. 29

Cirkulation När du vill skicka en faktura till någon används begreppet Cirkulation. Klicka på fliken Cirkulation. Börja sedan alltid med att stryka ditt och eventuella andra namn genom att klicka på längst till vänster på raden. Det man gör med detta kommando är att ta bort fakturan från sin egen och andras inkorgar. 5 Sök mottagare 1 Ställ dig i det första fältet. 2 Klicka på förstoringsglaset, så får du upp en lista på din institutions användare och kan välja till vem fakturan skall cirkuleras. Alternativt kan du använda Alt Q ( för PC) när du står i fältet. 3 Markera användare och klicka OK. 5 Administratörernas inkorgar, tilldelas, om så är bestämt, samma fakturor vid den dagliga filinläsningen. Den administratör som då först hanterar en faktura kan sedan stryka övriga namn vid cirkulation eftersom fakturan har bearbetats. Ibland är dock de övriga administratörernas namn gröna och kan ej strykas. Låt dessa namn vara, cirkulationen fungerar ändå och fakturan ligger inte kvar hos den personen. 30

Cirkulation forts Meddelande I den högra kolumnen kan du skriva ett meddelande till mottagaren, max 30 tecken. Återigen, stryk ditt namn innan du skickar fakturan vidare. Brådskande Om du klickar på utropstecknet skickas texten Brådskande i rubriken på den e-post som genereras till mottagaren. Texten i e-posten lyder Var vänlig åtgärda omedelbart. Används restriktivt. När du vill cirkulera fakturan Börja med att bekräfta din valda mottagare och ev. meddelande med att trycka retur / enter på tangentbordet. Sedan väljer du antingen Nästa faktura eller Tillbaka för att komma vidare. ( Knappen Mall används enbart av ekonomiavdelningen. Knappen Sekretess används inte alls. Begreppet Ändra faktura kräver administratörsbehörighet och beskrivs på sidan 33) 31

Centralen Denna funktion kräver att man har administratörsrättighet i FP. För en överblick på institutionens fakturor i portalen klicka på Centralen. 32

Centralen forts Under rubriken Inkorgar kan du ta reda på vilka personer som har fakturor i sina inkorgar genom att klicka på Med innehåll. Vidare ser du om några inkorgar på institutionen är stängda (t.ex. vid semester) I centralen kan du även se under rubriken Översyn av dokument, hur många fakturor som förfallit, hur många fakturor som är på cirkulation mm. just på din institution. OBS! FÖRBJUDET OMRÅDE - ENBART FÖR EKONOMIAVDELNINGEN: Administratörsbehörighet ger viss tillgång till den övergripande centralens ankomstregisteringsfunktion. Du har ingen registreringsbehörighet för detta och det är ekonomiavdelningen som sköter registreringen. Här stannar alla fakturor som fastnar vid filinläsning och du ska aldrig använda dessa funktioner. 33

Att ändra en faktura Som administratör har du möjlighet att ändra och komplettera en fakturas ankomstregistrering under förutsättning att fakturan är preliminär (PREL). För att ändra en faktura klickar du på Ändra faktura. Du måste t.ex. granska alla utländska fakturor för att säkerställa att fakturor från EU-länder kompletteras med INTRASTAT uppgifter. Du kan bara ändra fakturor som har status Prel. Vid felaktigt inlästa värden t.ex. fel fakturabelopp eller moms 6 etc. meddela alltid marianne.aspenberg@eko.su.se om felets art. Bilagefel ska du alltid felanmäla till Marianne Aspenberg. 6 om fakturan har flera momsfält utan någon summering blir momsen alltid fel då tolkningen av momsfältet bygger på att momsen finns totalsummerad, detta är således inget fel som behöver rapporteras till ekonomiavdelningen 34

Att lägga till INTRASTAT-uppgifter samt korrigera utb kod Notera att alla utländska fakturor har grundinställningen Vara (kod 10) som utbetalningskod. Det måste du ändra om en utländsk faktura avser t.ex. en resa, konferens ( kod 22 ) eller tjänst ( kod 46). För att använda tabellsökningen under Övriga uppgifter för INTRASTAT ställer du dig i ett fält som du vill ändra / komplettera 7 och sedan klickar du på förstoringsglaset. OBS! När du ändrat eller lagt till en uppgift måste du först Spara innan du använder Tillbaka knappen. Slutkonteringsdatum = inläsningsdatum. 7 för varor ska vikt och varukod anges ( för vissa varor även kvantitet ) - för tjänster ska enbart varukod 999 användas, ingen vikt anges 35

Att makulera en faktura Normalt sett ska fakturor inte makuleras, utan har man fått fakturor som tillhör en annan institution vid universitetet ska den cirkuleras till Marianne Aspenberg, ange anv. namn MAS. I de fall en leverantör på felaktig grund skickat en faktura till institutionen som inte alls tillhör universitetet kan makulering komma ifråga men normalt ska då leverantören först prestera en kreditfaktura. Innan du makulerar skriv en kommentar i meddelandefunktionen där du förklarar anledningen till makuleringen. Makulerar gör du med knappen Makulera efter att först valt Ändra faktura. 36

Fakturahistorik Funktionen Historik visar en loggbok över fakturans hantering. 37

Fakturahistorik forts Du får nu upp en loggbok som visar det mesta som har skett med fakturan sedan den ankomstregistrerades (dvs. inläsning i Raindance via fil ). Du följer historiken genom att flytta markören nedåt. Det går inte att skriva in någon information på egen hand. När du är klar så stänger du rutan. 38

Rutiner efter indragen registreringsrätt för lev.fakturor i Raindance Classic 2007-04-30 upphörde möjligheten att registrera leverantörsfakturor manuellt i Classic vilket innebär att nedanstående rutiner tillämpas. 1) INKOMMANDE REKVISITIONER FRÅN EXTERNA MOTPARTER Ska hanteras med hjälp av försättsbladet SU 9067 "Försättsblad för rekvisitioner och vissa fakturor, rekvisitionen läggs som bilaga. OBS! Fakturadatum och förfallodatum för en rekvisition ska ha som mest 2 dagars skillnad, t.ex. 070301 och 070303. Alla rekvisitioner ska omedelbart göras klart för utbetalning. De har inte 30 dagars kredit! 2) UTGÅENDE REKVISITIONER FRÅN UNIVERSITETET TILL EXTERN MOTPART Får inte hanteras alls i reskontran / Raindance. Inga kundfakturor får skapas. 3) FÖRSKOTT (undantaget reseförskott som hanteras av Personalavdelningen) Ska hanteras med blankett " Rekvisition av förskott", SU88. Facknummer måste fyllas i och förfallodatum. OBS! Blanketten måste även undertecknas. Redovisning av förskott sker via Bokföringsportalen. 4) STIPENDIER = Levnadsbidrag utan krav på motprestation - enligt riktlinjer SU 301-2592-06 Hanteras via HR-plus hos personalavdelningen, kontakta Ellen Sharma för mer information. Inga stipendier alls får hanteras i Fakturaportalen. Även stipendier där resebidrag ingår tillsammans med annat bidrag ska hanteras i HR-plus. 5) RESEKOSTNADER / RESEBIDRAG Utbetalningar som enbart rör resekostnader / resebidrag ska hanteras som utlägg i FP och konteras i kostnadsklass 5XXX. Erforderliga underlag måste institutionen kräva in. Personnummer eller RDLEVID krävs, samt att personen är upplagd i leverantörsreskontran. 6) DEFINITIVA LEV.FAKTUROR SOM INTE SKA BETALAS Skicka en e-post till christer.niklasson@eko.su.se med uppgift om fakturanummer. Christer ordnar detta med en bokföringsorder, kopia skickas till institutionen för kännedom. 7) ÅTERBETALNINGAR TILL EXTERNA FINANSIÄRER Använd försättsblad SU 9067 Försättsblad för rekvisitioner och vissa fakturor. När du konterar välj radtyp återbf och det 25-konto som inbetalningen bokades på. Motpart och finansiär ska anges. 39