Manual Attestering av fakturor på webb Innehåll Förutsättningar...2 Mail och inloggning...3 Ekonomisk attest...5 Åtgärdsknappar för ekonomisk attestant... 10 Alternativ 1 - Fakturan är korrekt... 11 Alternativ 2 - Eskalera... 11 Alternativ 3 - Fakturan är felaktig... 11 Alternativ 4 - Parkera... 11 Ersättningshantering... 13 Uppföljning av fakturor på webben... 15 Logg arbetsflöde levfakt 1 Egna och åtgärdade... 16 Logg arbetsflöde levfakt 2 Åtgärdade åt andra... 17 Fråga arbetsflöde levfakt - Generell... 18 Fråga webbfakturor Kontobrytn.... 19 Länkar... 21 Information och manualer finns på www.kth.se/internt/projekt/efh
Förutsättningar Webbläsaren ska vara inställd för att tillåta sk pop-ups från kth.se-sidor. Webbläsaren skall vara "av nyare modell" dvs. det kan inte garanteras att systemet kommer fungera på äldre versioner av webbläsare. För att kunna se en grafisk modell har hur en faktura har flödat i systemet så måste programmet Adobe SVG Viewer finnas installerat på datorn. Detta finns gratis att ladda ner från Adobes hemsida. Vid inloggningsproblem skall lösenord till KTH.se kontot bytas. Gå till https://login.kth.se/changepassword.jsp för att byta lösenord. Om användaren inte använder sin @kth.se mailadress så skall en Forwardadress registreras under Mina sidor för anställda. http://www.kth.se/internt/utbildningsadministration/minasidor/anstallda.html Storleken per bilaga kan vara upp till 2 MB Information och manualer finns på www.kth.se/internt/projekt/efh 2
Mail och inloggning Du är fördefinierad i systemet, enligt aktuell delegationsordning, som ekonomisk attestant på den orgenhet som fakturan är konterad på. Du får mail till din kth.se mail att du har fakturor att hantera. Se mer under förutsättningar för att registrera en forwardadress. Styra mail till en särskild mapp I de flesta mailprogram kan du styra mail till en särskild mapp. Här visas hur du gör detta i Outlook. Stå på ett mail från den avsändare som du vill styra till en mapp. Klicka på Skapa regel enligt pilen. Nedanstående bild kommer upp och om du sätter ett kryss i rutan vid Från noreply@kth.se. Sätt även ett kryss i rutan vid Flytta e-post till mappen: Tryck på välj mapp där du vill samla mail från denna avsändare och tryck OK. Information och manualer finns på www.kth.se/internt/projekt/efh 3
Inloggning Klicka på länken i mailet för att logga in med dina kth.se uppgifter användarnamn och lösenord. Om du inte blir automatiskt inloggad måste du ange UG\ före ditt användarnamn exempel UG\BRITTH och ange lösenord. Om du har problem att logga in kan du behöva ändra ditt lösenord. Se mer under förutsättningar. Information och manualer finns på www.kth.se/internt/projekt/efh 4
Ekonomisk attest Under Mina uppgifter och uppgifter arbetsflöde finns din uppgiftslista där du då har fakturor att ekonomiskt attestera. Se inringat. Information och manualer finns på www.kth.se/internt/projekt/efh 5
Klicka på ekonomisk attest i uppgiftslistan, och nedanstående bild dyker upp. Vid denna symbol bredvid Mina uppgifter kan du minimera uppgiftslistan för att få större plats för attest leverantörsfaktura. För att få tillbaka huvudmenyn klickar du på symbolen (Se pil till vänster) Information och manualer finns på www.kth.se/internt/projekt/efh 6
Vid symbolen varje steg. på varje steg i flödet finns en kort instruktion om vad du förväntas göra i Här listas de fakturor som du behöver hantera. Den markerade fakturan syn också till höger på skärmen 1. Information leverantörsfaktura Här visas allmän information om fakturan. Leverantör, Förfallodatum, valuta, Total belopp och belopp att godkänna (nettobeloppet) dvs. totalbeloppet minus moms 2. Logg arbetsflöde Här visas tidigare kommentarer bl.a. uppmanas de som bifogar bilagor att skriva en kommentar om det eftersom det i denna bild inte syns om bilagor finns. Åtgärden distribuerad visar vem som centralt har läst in filen. 3. Detaljer leverantörsfaktura Här visas projektkonteringen. visar arbetsflödet dvs. vem som har haft fakturan. Om flera rader finns, skapas ett arbetsflöde per rad. Information och manualer finns på www.kth.se/internt/projekt/efh 7
Klicka på fakturabilden för att kontrollera fakturan, ett nytt fönster öppnas enligt nedan. Är fakturan flersidig bläddra med pilarna. Information och manualer finns på www.kth.se/internt/projekt/efh 8
Om du vill skriva ut alla sidor på denna faktura väljer du utskrift Fakturan öppnas i ytterligare ett nytt fönster. Högerklicka på fakturabilden och välj skriv ut. Information och manualer finns på www.kth.se/internt/projekt/efh 9
Eventuella bilagor till fakturan exempelvis representationsblankett finns under dokument och mappen Bilagor. Dubbelklicka på dokumentet för att se dem. Dubbelklicka på dokumentet för att se det. Åtgärdsknappar för ekonomisk attestant = Då fakturan ska attesteras av din överordnade, t ex vid representation, skall du eskalera fakturan. Fakturan skickas då till en fördefinierad arbetsledare. = Parkerar fakturan om du vill avvakta betalning. Fakturan ligger kvar i din uppgiftslista tills ny åtgärd väljs. = Faktura godkänd för betalning på angiven org och projekt = Om fakturan är felaktig i sak eller har fel projektkontering eller kanske skall betalas av annan skola inom KTH. Fakturan går till ekonomen som får hantera den. Kommentar måste lämnas. = Används ej av ekonomisk attestant, men knappen går ej att dölja. Sakattestant eller ekonom som tidigare i flödet har delat upp fakturan på fler rader eller fler konton använder avancerat läge för att splittra en rad. Kontrollera Belopp Projekt Information och manualer finns på www.kth.se/internt/projekt/efh 10
Alternativ 1 - Fakturan är korrekt Om fakturan är riktig och kostnaden ska debiteras angiven orgenhet och projekt väljer du ekonomisk attest och spara. Om fakturan är uppdelad på flera projekt eller konton är det, som i exemplet ovan, flera rader. Fakturan blir automatisk definitivbokförd och skickas till plusgirot. Där ligger den på betalningsbevakning till angivet förfallodatum. Alternativ 2 - Eskalera Om fakturan avser representation som du själv varit med på väljer du eskalera. Skriv in din kommentar och klicka på Eskalera. Fakturan går vidare till din fördefinierade arbetsledare för ekonomisk attest. Alternativ 3 - Fakturan är felaktig Om fakturan har fel projekt eller är helt felaktig, t ex om den ska betalas av en annan skola på KTH. Välj åter ekonom och skriv en kommentar Alternativ 4 - Parkera Om det finns oklarheter med fakturan, trots att sakattestanten godkänt fakturan, t ex om man avvaktar en slutkontroll kan fakturan parkeras välj uppgiftslista tills ny åtgärd görs.. Fakturan ligger då kvar i din Information och manualer finns på www.kth.se/internt/projekt/efh 11
Uppdatera uppgiftslista Efter ovanstående alternativ och åtgärder kan du uppdatera din uppgiftslista genom att klicka på Uppdatera uppgiftslista så ser du att den hanterade fakturan inte längre finns kvar i din uppgiftslista. Information och manualer finns på www.kth.se/internt/projekt/efh 12
Ersättningshantering Ersättare måste vara inlagd i systemet för att du skall kunna aktivera den. Kontakta den som ansvarar för delegationsordningen på skolan för att få en ersättare inlagd för dig. När du är frånvarande en längre tid och vet att du inte kommer att kunna hantera dina fakturor på ett tag skall du aktivera din ersättare. I menyn finns rubriken Alternativ, klicka på den. Information och manualer finns på www.kth.se/internt/projekt/efh 13
Rubriken Tillfällig ersättare- Self service kommer upp, klicka på den. Nedanstående bild kommer upp och du kan se vem som är din ersättare. Du anger själv mellan vilka datum som du vill att din ersättare också skall se dina fakturor. Tryck på Spara. Viktigt att komma ihåg är att den som är uppsatt som ersättare får samma befogenheter som dig. Ersättaren ser de fakturor som du ser under tiden ersättaren är aktiverad. Fakturorna syns i bådas uppgiftslista tills de åtgärdas eller aktiveringstiden går ut. När din ersättare är aktiverad kommer denna bild att vara synlig, när du ska attestera fakturor, som informerar om att din ersättare också har tillgång att hantera dina fakturor. På samma sätt visas nedanstående bild när du får en faktura att hantera som ersättare för någon annan. Information och manualer finns på www.kth.se/internt/projekt/efh 14
Uppföljning av fakturor på webben Klicka på rapporter Under Globala rapporter/elektroniska fakturahantering/frågemallar finns ett antal frågor som söker fram fakturor på olika sätt. Information och manualer finns på www.kth.se/internt/projekt/efh 15
Logg arbetsflöde levfakt 1 Egna och åtgärdade Klicka på Logg arbetsflöde levfakt 1- Egna och åtgärdade I den här bilden kan du göra urval på en mängd parametrar. Det egna användarnamnet är redan ifyllt. Tryck bläddra för sök. Här listas de fakturor som du har åtgärdat. Tryck på ver.nr för att zooma ner till fakturabilden Information och manualer finns på www.kth.se/internt/projekt/efh 16
Här ser du fakturans fullständiga kontering. Klicka på fakturabilden för att se fakturan i ett nytt fönster. Logg arbetsflöde levfakt 2 Åtgärdade åt andra I menyn finns frågemallen Logg arbetsflöde levfakt 2 Åtgärdade åt andra Gör dina urval här och tryck på bläddra för att söka. Information och manualer finns på www.kth.se/internt/projekt/efh 17
Här listas fakturor där du varit ersättare för en annan attestansvarig. Fråga arbetsflöde levfakt - Generell I menyn finns också frågemallen Fråga arbetsflöde levfakt Generell där du kan söka på fakturor som finns i attestflödet. Du kan, som tidigare, göra urval på en mängd parametrar exempelvis verifikationsnr. Information och manualer finns på www.kth.se/internt/projekt/efh 18
Här kan du se hos vem fakturan är och i vilket steg den befinner sig. För att se fakturabilden, klicka på ver.nr. Fråga webbfakturor Kontobrytn. I den här frågan får du en överblick över de kostnader som belastat en org eller ett projekt avseende leverantörsfakturor. Du kan här göra urval på bl.a. period, en orgenhet och ett projekt. Tryck på bläddra för att söka Information och manualer finns på www.kth.se/internt/projekt/efh 19
Resultatet visar fakturakostnaderna per konto. Om du vill se fakturorna bakom en viss kostnad, klicka på + för att veckla ut och se verifikationerna. Det är viktigt att veta att andra kostnader som belastat orgenheten eller projektet som inte avser leverantörsfakturor inte syns här. Det som omförs i Agresso efter att fakturan bokförts syns inte heller här. Information och manualer finns på www.kth.se/internt/projekt/efh 20
Länkar Under Länkar finns webblänkar till manualer, blanketter och övrig information om Elektronisk fakturahantering som kan vara användbar för dig som användare. Information och manualer finns på www.kth.se/internt/projekt/efh 21